area auditoria viii - Actualidad Empresarial

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INFORME ESPECIAL
Auditoría al Sistema de Tesorería del Sector Público (Parte I) ..................................................................... VIII-1
Auditoría al Sistema de Tesorería del
Sector Público (Parte I)
C.P.C. Juan Francisco Alvarez Illanes
Miembro del Staff Interno de la Revista Actualida Empresarial
Comisión de
Auditoría
Equipo encargado
de auditar al
Área de Tesorería
• Revisión de los EE.FF en la parte
pertinente a la cuenta caja - bancos y
el Estado de Flujos de efectivo.
• Evaluación de los sistemas de registro, información y control de tesorería.
• Aplicar los procedimientos de revisión analítica; análisis del origen de
los recursos, aplicación y destino de
los recursos, análisis comparativo, etc.
• Efectuar pruebas de cumplimiento
unidad de caja, utilización del flujo
de caja, conciliaciones bancarias, medidas de seguimiento, verificar el uso
de formularios, sellos restrictivos, depósitos oportunos, etc.
• Aplicar pruebas detalladas de transacciones y saldos, confirmar montos, recursos financieros en poder
de terceros, saldos, etc.
Inicio del
proceso
Ejecución de
Auditoría
Financiera
• Instalación del equipo encargado de tesorería.
• Emisión de las cartas de requerimiento de
información.
• Comprensión de las operaciones del Área
de Tesorería (aplicación de los cuestionarios de control, interno, entrevistas al personal, observación, etc.).
• Diseño de procedimientos de revisión y
pruebas de materialidad.
- Aplicación de comparaciones, cálculos,
indagaciones, inspecciones y observaciones.
• Evaluación del control interno y su estructura.
• Evaluación del riesgo de Auditoría.
• Aplicación del plan de Auditoría en la
parte pertinente (objetivos específicos).
En base a los resultados de la evaluación
del riesgo de Auditoría, de los cuestionarios de control interno y de la aplicación
de las pruebas de materialidad se deberá:
• Realizar exámenes a las áreas críticas.
• Aplicando los programas de Auditoría.
• Las respectivas pruebas de control.
• Las pruebas sustantivas:
- Arqueos-confirmaciones-conciliacionesrevisión de transacciones - cortes de
movimiento - comprobación de valua
ciones y valoraciones , etc.
REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN
Lima, 30 de Enero del 2005
CARTA N° ............ - 2005/Alvarez y Llosa S.C. Sociedad de Auditoría
Señor:
ASUNTO: REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN N° 01
REF.: OFICIO N° DE EXAMEN A LOS EE.FF.
Tengo el agrado de dirigirme a usted a fin de solicitarle información a efectos de realizar la auditoría a los
EE.FF. de los periodos 1993-2004; por lo que, se requiere con suma urgencia los siguientes documentos de gestión y otros. Para nuestro archivo permanente, representación, evaluación documentaria:
TESORERIA
1 . Manual de Organización y funciones.
2 . Manual de Procedimientos.
3 . Relación de cuentas corrientes y de ahorro
del periodo a examinar.
4 . Libro Caja Bancos.
5 . Registro Auxiliares por Cuenta Corriente y Fuente de Financiamiento.
6 . Conciliaciones Bancarias.
7 . Archivo de notas de cargo y abono.
8 . Archivo de papeletas de depósito Bancario.
9 . Archivo de extractos Bancarios.
10. Archivos de comprobantes de pago del periodo a examinar.
11. Archivo de comprobantes de ingreso o recibos de Ingreso a Caja de los meses de enero
a diciembre del 2003-2004.
12. Flujos de Caja Financiero de enero a diciembre 2003-2004.
13. Análisis de Gastos pagados por adelantado y
anticipos concedidos.
14. Libro Auxiliar de Rendiciones del FPPE o reportes mensuales de rendiciones del FPPE.
15. Relación de préstamos obtenidos y sus respectivas resoluciones de aprobación.
16. Resolución auditoritativa del Director de Tesorería para firma de cheques.
17. Relación de Cartas Fianzas recibidos durante
el periodo a examinar.
18. Diagramas de flujo de las operaciones que
realiza el área de Tesorería.
19. Cuadro detallado de la organización del área
de Tesorería.
20. Relación de funcionarios y directores que tuvieron y tienen la administración de tesorería,
con indicación de cargo, periodo y dirección
domiciliaria actual.
21. Copia de los informes emitidos por acciones
de control y auditoría efectuados al Área de
Tesorería.
22. Otros documentos relativos al área.
VIII
AUDITORÍA FINANCIERA-PROCEDIMIENTOS
Auditoría a Caja - Bancos
La Auditoría que se ha de realizar a la Cuenta Caja - Bancos, básicamente se refiere al
Activo representado por dinero en efectivo y/o valores (equivalente de efectivo) de
los cuales se puede disponer en cualquier
momento saldos de caja o saldos que se
encuentren depositados en bancos, debiéndose verificar.
a. Contenido de la Cuenta
Incluye el dinero en efectivo existente
en caja y en las cuentas corrientes bancarias y/o otros valores equivalentes de
efectivo, se trata de activos que tienen
poder cancelatorio legal e ilimitado y
son utilizados en el giro habitual de
las operaciones.
b. Valuación
Las disposiciones en moneda nacional,
se determinan por su valor nominal. Las
disponibilidades en moneda extranjera
se revelan al tipo de cambio de cierre del
periodo aplicable a las transacciones de
compra o tipo de cambio compra, estas
últimas generan un resultado de. nominado diferencia. de cambio.
c. Aspecto de exposición
Los saldos de caja y bancos se pondrán como disponibilidades de corto
plazo en función de características ,de
liquidez y poder cancelatorio. Consideraciones de Auditoría sobre aspectos significativos.
Debe considerarse el impacto que puedan causar en el trabajo de Auditoría:
• Verificar el método de identificación y exposición de las restricciones sobre saldos de caja y bancos.
• Verificar el método de identificación y contabilización de los acuerdos de saldos compensatorios.
• Presentación y análisis de los sobre giros bancarios.
• Tratamiento de valores a depositar en el circuito de registro contable y su reflejo en los EE.FE.
d. Objetivos de la Auditoría caja - bancos
• Objetivos Generales:
- Formarse una opinión sobre la
razonabilidad de las cuentas de
tesorería al conjunto de los EE.FF.
(Balance General, F-I y Estados de
Flujos de Efectivo, F-4).
- Comprobar que los recursos financieros, existen y se encuentran disponibles para su utilización en las actividades y proyectos de la entidad (Aseveración es: existencias e integridad).
- Comprobar que el registro y control
de las transacciones financieras y los
saldos bancarios se concilian con los
registrados, en los libros auxiliares
(aseveraciones: valuación, presentación y revelación).
• Objetivos Específicos
- Evaluar la razonabilidad de los sistemas de control interno establecidos por la entidad en las transacciones de tesorería.
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PRIMERA QUINCENA - NOVIEMBRE 2004
AREA
AUDITORIA
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VIII
INFORME ESPECIAL
PRIMERA QUINCENA - NOVIEMBRE 2004
- Verificar que los fondos de tesorería son auténticos y no existen omisiones.
- Revisar las conciliaciones bancarias
realizadas a la fecha del cierre para
evaluar la razonabildad de los saldos de tesorería.
- Comprobar los saldos de mayor
auxiliar, balance constructivo y los
registros auxiliares de bancos.
- Verificar los ingresos, transferencias de fondos y pagos en los últimos días del ejercicio y primeros
del ejercicio siguiente para clasificar si el periodo de registro ha sido
el acumulado.
- Verificar si los saldos corresponden a: la cuenta respectiva el periodo y el importe.
- Comprobar la adecuada clasificación de los saldos que no son de
libre disposición.
- Verificar que las notas a los EE.FF
auditados contienen la información mínima requerida.
- En cuanto a los sobre giros bancarios, verificar su razonabilidad a las
necesidades de la entidad.
- Asegurase que el efectivo se haya
registrado de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
- Comprobar que el efectivo se haya
presentado y revelado adecuadamente en el balance general (F-I) Y
el Estado de flujos de efectivo (F-4).
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
El equipo de Auditoría debe brindar especial
atención a los procedimientos de control
establecidos en el objeto de asegurar integridad, validez y exactitud de los fondos.
A. Verificar la adecuada segregación de funciones
• Los empleados que manejan dinero
en efectivo, deben tener supervisión
continua, por personas responsables
y se debe realizar arqueos sorpresivos.
• Los empleados que manejan fondos
no deben tener acceso a los registros
contables.
B. Comprobar el adecuado control sobre la
captación de ingresos diarios
• Verificar la segregación de funciones entre el empleado que realiza el cobro
(tesorería) y ,el empleado que emite los
recibos de ingresos (áreas de rentas).
• Comprobar si se elabora un reporte
diario de ingresos emitido por la oficina de rentas y el ingreso recibido por
caja y si el reporte por caja coinciden
con el depósito a bancos.
C. Verificar el adecuado control sobre la
emisión de cheques y/o salidas diarias de
efectivo
Comprobar, si previamente a la emisión de cheques respectivo se realiza
control previo de la compra o servicio
que se paga, mediante la revisión de
los documento sustentatorios, autorizaciones efectuados, conformidad de
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INSTITUTO
DE
la recepción de bienes y/o servicios.
D. Verificar si los comprobantes de pago
están debidamente autorizados, firmados, sellados y sustentados
E. En cuanto a los talonarios de cheques,
estos deben estar custodiado por personas responsables y afianzadas.
F. Los cheques anulados deben ser parcialmente destruidos, guardando en
el talón la numeración del cheque que
justifique dicha anulación.
G. Comprobar la elaboración periódica de
las conciliaciones bancarias.
H. Comprobar él control establecido para
la recepción de dinero en efectivo.
I. Respecto a los sobregiros bancarios, verificar si existen adecuada autorización.
J. Fondo para Pagos en Efectivo (Fondo
Fijo) (NTCI 230-10)
K. Fianzas; el manejo de fondos y/o cheques requiere estar afianzado (230-04).
L. Firmas mancomunadas. Los cheques
deben ser expedidos siempre con dos
firmas.
LL. Firmas Autorizadas. A través de la Alta
Dirección y funcionarios responsables
se autorizan las firmas.
M.Verificar si los depósitos son diarios.
N. Lo recaudado y otros tipos de captación de ingresos deben depositar al
día siguiente en forma permanente.
O. Arqueos. De caja periódicos y conciliaciones bancarias en forma regular.
EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CONTROL
Factores de riesgo
Procedimientos de Auditoría a aplicar
1. La Entidad realiza cambios continuos de cuentas
corrientes y de ahorros.
2. Los montos transferidos entre bancos (Transferencias internas) son frecuentes no se encuentran adecuadamente autorizados.
3. Realización de transferencias de egresos de fondos
significativos cercanas al cierre del periodo.
4. Volumen, tipo y valor de ingresos y egresos de
fondos que fluctúan significativamente.
5. La protección física del efectivo en caja no son
adecuados.
6. Las conciliaciones bancarias son inoportunas o no
son adecuadamente revisadas.
7. Los cheques pendientes de cobros no son adecuadamente controlados ni se realizan un adecuado
seguimiento.
8. Las cobranzas significativas de las cajas periféricas
no son inmediatamente transferidas y depositadas
a caja central.
9. No existen autorizaciones y límites de aprobación
de egresos de fondos.
10. Ausencia de ajustes en las partidas de conciliación
originan errores.
11. Los documentos provisionales se consideran como
parte de la rendición del FEPP.
12. Falta de unidad de caja en la administración de
fondos.
13. Existencia de faltantes de efectivo en forma periódica.
1. Se deberá rastrear y analizar las autorizaciones verificando la causas que las motivan.
2. Revisar y analizar las transferencias internas e indagar
sobre su frecuencia, su motivación y autorización.
3. Revisar la documentación sustentatoria de transacciones significativas y efectuar pruebas de corte de las
operaciones.
4. Análisis detallado de operaciones relevantes, comprobación de origen y destino de los fondos.
5. Inspeccionar las seguridades que se han establecido
para proteger los fondos en efectivo.
6. Efectuar reconciliaciones bancarias y comprobar los
saldos bancarios especialmente los que se revelan en
los EE.FF. al cierre del ejercicio.
7. Verificar y rastrear los cheques pendientes de cobro
y recomendar su anulación en los casos comprobados de pérdida o sustracción.
8. Conciliar la integración y depósito de cajas periféricas
para comprobar que no tengan lugar irregularidades en el manejo de fondos.
9. Indagar la frecuencia y los beneficiarios de los egresos
y la aplicación del gasto para comprobar la veracidad
de las transacciones e integridad de las transacciones.
10. Verificar el control sobre entradas y salidas diarias de
efectivo.
11. Inspeccionar el depósito integro e inmediato de la
captación de los recursos financieros.
12. Verificar la aprobación de las firmas autorizadas y
que éstas deben ser mancomunadas.
13. Verificar la autorización previa de las salidas de dinero
mediante cheques y su correspondiente sustentación
documentaria.
14. Indagar sobre las políticas establecidas para la segregación adecuada de funciones, custodia, pago de
fondos, registro y control.
15. Comprobar la fianza otorgada para el personal que
maneja dinero en efectivo.
16. Verificar la existencia de registros adecuados con la
finalidad de obtener información oportuna.
17. Confirmar el establecimiento de arqueos periódicos
y sorpresivos.
18. Verificar la existencia de conciliaciones periódicas.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD A VERIFICAR
Aseveraciones
Veracidad
Integridad
Valuación y Exposición
Existencias
Cuantificación
Disponibilidad
INVESTIGACIÓN EL PACÍFICO
Acciones a realizar/comprobar/y verificar que:
Los saldos de caja representan efectivo en mano o entregado en depósito a bancos y los
saldos negativos de bancos, representan sobre giros o avances en cuenta corriente.
Todos los saldos de Caja y Bancos están adecuadamente representados e íntegramente
contabilizados en los registros correspondientes.
Los saldos de Caja - Bancos reflejan los hechos y circunstancias que afectan valuación,
incluyendo las modificaciones en el tipo de cambio de los saldos en moneda extranjera. Las
disponibilidades ha sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descritas y se han expuesto
en todos sus aspectos necesarios para una adecuada comprensión.
Inspeccionar que los activos y pasivos señalados y revelados en los estados financieros existen
a una fecha dada.
Verificar que las transacciones señaladas han sido registrados por su monto apropiada y los
ingresos y gastos han sido asignados al periodo que corresponden.
Los fondos no deberán estar comprometidos o restringidos.
... continuará en la siguiente edición