CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Ciclo PHVA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Dirección Estratégica
PROCESO
DE01 - Formulación Estratégica
TIPO DE PROCESO
Estratégico
RESPONSABLE
Jefe Oficina Asesora de Planeación
OBJETIVO
Formular las orientaciones estratégicas y tácticas que permitan de manera coordinada, encaminar los esfuerzos individuales hacia el logro de los objetivos institucionales.
Ciclo PHVA
Proveedor
Instituciones Estatales, Funcionarios
de la SIC
Gobierno Nacional, Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo,
Departamento Nacional de Planeación,
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público y Alta Dirección de la SIC.
Entradas
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Normatividad vigente y metodologías, pautas
Funcionarios de la SIC y/o particulares
de comportamiento generales, parámetros Establecer pautas de comportamiento y parámetros para la solución
que presten servicios a la SIC
de conflictos en la SIC. Establecer disposiciones voluntarias de
para la solución de conflictos, normas de
Código de Etica y de Buen Gobierno
autorregulación de aquellos que ejercen el gobierno en la SIC
conducta, mecanismos e instrumentos que
Proceso GT02-Permanencia y Desarrollo
adoptan los funcionarios de nivel directivo
del Talento Humano
Plan Nacional de Desarrollo y Políticas de
Gobierno, estrategias, lineamientos
sectoriales e institucionales
Plan estratégico: Identificación marco de referencia/ recopilación
observaciones/elaboración plan estratégico/ aprobación plan
estratégica. Concretar objetivos, estrategias y lineas de acción que
tendrán particular énfasis y prioridad institucional y que apuntan a
dar cumplimiento a los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo
Plan estratégico
Gobierno Nacional, Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo, entes de
control y vigilancia, dependencias SIC,
ciudadanía en general.
HACER
Gobierno Nacional (Congreso de la
República) ,Ministerio de Hacienda y
Credito Público (MHCP)
Dirección Financiera SIC
Normatividad vigente ,
Circular Externa del Ministerio de Hacienda y
Establecer los lineamientos para la elaboración de la programación
Credito Público (MHCP)
presupuestal de la SIC para cada vigencia fiscal: Propuesta
presupuestal de mediano plazo, Inscripción y actualización en el
BPIN, Anteproyecto de presupuesto, Vigencias futuras, Plan de
Necesidades presupuestales
Compras (SICE)
Programación Presupuestal
Dirección Administrativa (Contratación),
Dirección Financiera (Contable,
Presupuestal y Tesorería)
Plan Estratégico
Establecimiento plan de trabajo/ diseño propuesta de programación
Superintendente de Industria y
a nivel de dependencia/ revisión propuesta plan de acción / análisis
Comercio, Oficina Asesora de
de coherencia y correspondencia/ consolidación programación
Informes de seguimiento, Informes de control
Planeación SIC, Oficina de Control
anual/ revisión, aprobación y firmas acuerdos de gestión/
Interno, Plan de mejoramiento suscrito por la
Interno SIC, Contraloría General de la
modificaciones plan de acción. Programar las actividades que la SIC
Contraloría General de la República,
República, Departamento Nacional de
se propone cumplir en una vigencia específica, de acuerdo con el
Proyectos de Inversión y lineamientos alta
Planeación y Alta Dirección de la SIC.
Plan Estratégico institucional
dirección SIC.
Superintendente de Industria y Comercio,
Departamento nacional de Planeación,
Entes de control y vigilancia
Ministerio de Hacienda y Credito Público
(MHCP)
Plan estratégico institucional
Plan de acción anual
Superintendente de Industria y Comercio,
Oficina Asesora de Planeación SIC,
Oficina de Control Interno SIC,
Contraloría General de la República,
Departamento Nacional de Planeación,
entidades de vigilancia y control,
entidades públicas y la ciudadanía en
general.
Proceso DE02 - Revisión Estratégica
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y Comercio,
Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para SGA,
partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y Comercio,
Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Ciclo PHVA
Actividades
VERIFICAR
Proveedor
Entradas
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por
la Dirección
Salidas
Cliente y partes interesadas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
ACTUAR
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones correctivas
y preventivas
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
En la construcción del código de ética se garantizará la participación de los actores internos de la SIC.
El código de ética hará parte fundamental de la inducción de funcionarios de la SIC.
Las faltas cometidas contra el código de ética harán parte de los cargos en las investigaciones administrativas adelantadas en la SIC.
La programación presupuestal se formulará teniendo en cuenta el plan estrategico de mediano y largo plazo así como el plan de acción previsto para la siguiente vigencia, de tal manera que en el
mes de marzo la alta dirección haga comparable las cifras presentadas como anteproyecto de presupuesto con el valor de los recursos necesarios para los proyectos y programas de la siguiente
vigencia.
Para la formulación presupuestal será insumo los resultados de los estudios económicos sectoriales focalizados en los efectos sobre la demanda de los servicios que presta la entidad , con el fin de
que el valor del anteproyecto solicitado responda a las necesidades que reclama el país.
Las delegaturas y direcciones serán las responsables de las definiciones en la formulación de planes estrategicos orientados a : la mejora en los tiempos de respuesta, la mejora en la calidad de los
servicios y la mejora en el alcance y cobertura de los servicios prestados, en tal sentido, los planes de acción anuales presentados deberán contener siempre estos objetivos.
La programación anual de la SIC incluirá en lo sucesivo: un formulario que recoja por cada una de las dependencias, los factores o condiciones ambientales y de salud ocupacional y el vinculo con los
controles que se vienen teniendo para administrar la exposición al riesgo en caso de ausencia deberá hacerse notar claramente la necesidad de creación o modificación de control, la consolidación de
ellas por toda la entidad retroalimentará este proceso para sus ajustes y mejoras ( plan de mejoramiento ).
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Dirección Estratégica
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Dirección Estratégica
PROCESO
DE02 - Revisión Estratégica
TIPO DE PROCESO
Estratégico
RESPONSABLE
Jefe Oficina Asesora de Planeación
OBJETIVO
Realizar monitoreo sistemático del proceso operativo y estratégico con base en los índices previamente establecidos, de manera que se permita medir los resultados de los procesos institucionales.
Ciclo PHVA
Proveedor
Proceso DE01 - Formulación
Estratégica
Entradas
Plan de Acción Anual
Actividades
PLANEAR
Establecer una orientación metodológica para la formulación y
actualización de instrumentos de medición a partir de los cuales se
puede observar la situación y las tendencias de cambio que
presentan los planes, programas, proyectos y procesos de la SIC
respecto de los objetivos trazados
Salidas
Cliente y partes interesadas
Indicadores y Planillas de
Seguimiento gestión
Superintendente de Industria y
Comercio, Organismos de Control,
Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, Dependencias de la SIC,
Oficina de Control Interno, Oficina
Asesora de Planeación, Ciudadanía en
General
Informe de Indicadores
Superintendente de Industria y
Comercio, Organismos de Control,
Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, Dependencias de la SIC,
Oficina de Control Interno, Oficina
Asesora de Planeación, Ciudadanía en
General
Informe Seguimiento gestión
Superintendente de Industria y
Comercio, Organismos de Control,
Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, Dependencias de la SIC,
Oficina de Control Interno, Oficina
Asesora de Planeación, Ciudadanía en
General
HACER
DE02 - Revisión Estratégica
Indicadores y Planillas de Seguimiento
gestión
Seguimiento gestión: Solicitud reportes/ reporte logros/
consolidación información/ verificación consistencia información/
elaboración y presentación informe de seguimiento/ evaluación
cumplimiento plan
Dependencias, Oficina Asesora de Información sistema de trámites, resultados
Planeación, Oficina de Control Interno actividades realizadas, cuadros de control
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por
la Dirección
ACTUAR
Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Los informes de indicadores y de seguimiento de gestión son por política de autocontrol, responsabilidad en primer orden de las jefaturas respecto de los procesos a su cargo.
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Para todos los efectos de reporte de indicadores y de metas deberán tener como fuente única y oficial el sistema de tramites de la entidad y el sistema de propiedad industrial respecto de esta
delegatura.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Dirección Estratégica
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Dirección Estratégica
PROCESO
DE03 - Estudios y Metodologías de Supervisión
TIPO DE PROCESO
Estratégico
LIDER PROCESO Y ÁREA
Jefe Oficina Asesora Planeación
OBJETIVO
Elaborar estudios económicos que sirvan de soporte para la toma de decisiones en la Entidad, así como establecer las actividades para el desarrollo e implementación de modelos de
supervisión que contribuyan al cumplimiento de la funciones asignadas en materia de inspección y vigilancia.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Definir directrices y lineamientos para la realización de estudios
económicos / Establecer un esquema de trabajo para hacer
Gobierno Nacional, Ministerio de
Información de la SIC (Plan estratégico,
Comercio, Industria y Turismo, entes coyuntura económica, políticas del gobierno seguimiento a los productos esperados / Identificar y proponer
métodos cuantitativos y cualitativos de análisis y modelación para
de control y vigilancia, dependencias
nacional, requerimientos de las
el desarrollo de las diferentes tareas relacionadas con los
SIC, ciudadanía en general.
Dependencias)
productos esperados
Información requerida para la
realización de los estudios
económicos
Proceso DE03 - Estudios y
Metodologías de Supervisión
Dependencias de la SIC que
efectuén tareas de supervisión,el
sistema de gestión de calidad, otras Información de la labor de supervisión de la
instituciones a nivel nacional e
SIC, información estadística sobre
Establecer los principios y linemamientos en el desarrollo e
internacional encargadas de la labor
comportamiento de los sectores o
implementación de un modelo de supervisión estratégico
de supervisión, sectores de la
agremiaciones empresariales,
transversal que oriente las acciones que en materia de inspección
recomendaciones, documentos técnicos
economia vinculadas con las
y vigilancia lideran las diferentes Delegaturas.
actividades de supervisión de la SIC, sobre el tema, experiencias en otras partes
universidades, catedráticos o
del mundo.
expertos en temas de supervisión y
vigilancia.
Manual de Supervisión
Procesos que realicen labores de
Supervisón
Compilar, procesar y analizar la información requerida para la
Información requerida para la realización de
realización de los estudios económicos / Recoger y presentar los
los estudios económicos
principales resultados de las investigaciones y estudios
económicos / Difundir los resultados de los estudios económicos
Herramientas estadísticas, económicas y
así como fortalecer la capacidad técnica de la Superintendencia
econométricas
de Industria y Comercio al crear espacios de discusión /
Informes de coyuntura
Conferencias y seminarios
Documentos de trabajo para los
diferentes procesos de la SIC
Participación en foros académicos
nacionales e internacionales
Publicación de productos a la
comunidad en general
Cliente interno/ cliente externo
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
HACER
Proceso DE03 - Estudios y
Metodologías de Supervisión
Representante de la Dirección para
el Sistema de Gestión Ambiental
(SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para
Orientaciones y metodología de gestión en
el Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Ciclo PHVA
Actividades
VERIFICAR
Proveedor
Entradas
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Superintendente de Industria y
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
Comercio, Delegados, Directores,
Acciones correctivas y preventivas
preventivas
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
i) Consulta de información estadística en fuentes oficiales (ej. DANE, DNP, Ministerios), ii)La solicitud de requerimientos de información a externos se realiza por medio de carta oficial de la
Superintendencia y el modo de entrega es un CD en sobre sellado. iii) El manejo de la información solicitada por medio de requerimientos es centralizada por el funcionario designado para el
estudio correspondiente. iv) La información entregada por terceros, es únicamente utilizada para el objeto del estudio definido por el Grupo de Estudios Económicos en línea con las funciones
de la SIC.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Dirección Estratégica
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Sistema Integral de Gestión
PROCESO
SC01-Formulación del Sistema de Integral de Gestión
TIPO DE PROCESO
Estratégico
LIDER PROCESO Y ÁREA
Jefe Oficina Asesora Planeación
Identificar, mantener, mejorar y gestionar los procesos de la Entidad y sus interrelaciones contribuyendo a la eficacia, eficiencia y efectividad Institucional para el logro de los objetivos.
OBJETIVO
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Manual del SIGI (Calidad, Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional)
Establecer y documentar el Sistema Integral de Gestión
Institucional - SIGI
Alta Dirección
Plan de Acción, Cronograma de actividades
Política y Objetivos del Sistema
Integral de Gestión Institucional SIGI
SC01-Formulación del Sistema de
Integral de Gestión
Mapa de procesos
Establecer los procesos, secuencia e interacción, así como los
criterios, métodos, disponibilidad de recursos e información para
asegurar la eficacia y eficiencia de la operación y el control de los
procesos.
Documentos Sistema Integral de
Gestión Institucional - SIGI
Mapa de riesgos
HACER
SC01-Formulación del Sistema de
Integral de Gestión
Manual del SIGI (Calidad, Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional), Política y
Objetivos del Sistema Integral de Gestión
Institucional - SIGI, Mapa de procesos,
Documentos Sistema Integral de Gestión
Institucional - SIGI, Mapa de riesgos
Actualizar y Divulgar de la información del SIGI
Informes sobre la gestión de los
procesos de la Entidad y sus
interrelaciones
Funcionarios de la SIC, entidades de
vigilancia y control, y demás partes
interesadas
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
1. Todos los documentos del Sistema Integral deben estar bajo la responsabilidad de un funcionario
2. Los documentos serán revisados por lo menos una vez al año.
3. Debe existir un mínimo de uniformidad (Lenguaje, estructura, nivel de detalle) en la elaboración de los documentos.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Sistema Integral de Gestión
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Sistema Integral de Gestión
PROCESO
SC02- Seguimiento Sistema de Gestión
TIPO DE PROCESO
Estratégico
LIDER PROCESO Y ÁREA
Jefe Oficina Asesora Planeación
OBJETIVO
Permitir el mejoramiento continuo mediante la recopilación ordenada y sistemática de la información, el seguimiento de indicadores, el monitoreo y análisis de los procesos y la
implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento.
Ciclo PHVA
Proveedor
Responsables de los procesos
Entradas
Necesidad de establecer los lineamientos
necesarios para asegurar el seguimiento y
análisis de procesos
Actividades
PLANEAR
Salidas
Identificar productos no conformes, definir controles,
responsabilidades y autoridades, y dar tratamiento adecuado
Producto No Conforme
Realizar un tratamiento a las no conformidades reales o
potenciales detectadas interna o externamente
Acciones correctivas y preventivas
Realizar las auditorias para el SIGI
Auditorias del Sistema de Gestión
Cliente y partes interesadas
SC02- Seguimiento Sistema de Gestión
HACER
CS01 - Atención al ciudadano y
comunicaciones
Audiencia pública, informes de gestión
SC02- Seguimiento Sistema de
Gestión
Resultados de auditorias, Base de datos de
retroalimentación del usuario institucional,
desempeño de procesos, estado de
acciones correctivas y preventivas, acciones
de seguimiento de revisiones previas,
cambios que podrian afectar el SIGI,
recomendaciones para la mejora, resultados
de la gestión y riesgos
Solicitar la información pertinente a fin de revisar el Sistema de
Gestión de Calidad a intervalos planificados para asegurar su
conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad y
realizar la Revisión por la Dirección
Alta Dirección de la SIC, Departamento
Administrativo de la Función Pública,
Informe de Revisión por la Dirección
Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, Otras partes interesadas
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Las auditorias del SIGI son programadas anualmente según las necesidades detectadas por los responsables del proceso, el Representante de la Dirección para la Calidad y el
Superintendente de Industria y Comercio. Las revisiones por la Dirección serán participativas para todos los líderes de proceso.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Sistema Integral de Gestión
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Atención al ciudadano y comunicaciones
PROCESO
CS01 - Atención al ciudadano y comunicaciones
TIPO DE PROCESO
Estratégico
RESPONSABLE
Jefe Oficina de Servicios al Consumidor y Apoyo Empresarial - Jefe Oficina Asesora de Planeación - Coordinador de Notificaciones y Certificaciones (Secretaría General)
OBJETIVO
Trazar los lineamientos de la comunicación interna y externa que desarrolla la SIC, al igual que determinar las herramientas mínimas que se deben involucrar en las labores comunicacionales
para permitir la comunicación a los diferentes grupos de interés de la Entidad. Brindar la prestación de servicios de información para los usuarios de los servicios institucionales. Informar a las
entidades de control y a la ciudadanía en general, sobre las acciones y resultados alcanzados en el ejercicio de las funciones asignadas a la Superintendencia, durante un período específico.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
PLANEAR
Dependencias de la SIC.
Necesidades de información sobre temas de
competencia de la SIC, solicitudes de la
ciudadanía en materia de información y
comunicación.
Establecer los lineamientos de Comunicación interna y externa
para el desarrollo de sus actividades en la SIC. estrategias de
comunicación/comunicación interna/ comunicación externa/
publicaciones/ información
Salidas
Cliente y partes interesadas
Comunicados de prensa, boletines,
entrevistas, información a la
ciudadanía, edición y publicación de
cartillas, libros, textos, información
publicada en intrasic, entre otros.
Ciudadanía, empresarios, inventores,
vigilados, academia
Atender a los ciudadanos que solicitan trámites o servicios bajo
los principios, pautas de comportamiento, normas básicas y
Información suministrada, trámites y
procedimientos de la SIC. Servicios de atención al público: SUIT/
servicios prestados
Consulta/horario/ gaceta/ antecedentes marcarios/ certificaciones/
puntos de atención / canales de atención
Empresarios, consumidores, usuarios
servicios comunicaciones, academia,
inventores, centros de investigación y
desarrollo, cámaras de comercio,
cliente interno.
HACER
Cliente Externo, Oficina deservicios
al consumidor y apoyo empresarial,
Centro de documentación e
Información
Solicitudes de información, normatividad,
hojas de vida de trámites y servicios e
información dependencias.
Dependencias misionales, Secretaría
General
Actos administrativos y jurisdiccionales
expedidos por la SIC y normatividad
Dependencias SIC
Información sistema de trámites, resultados
actividades realizadas, cuadros de control,
informes auditorías, planes de
mejoramiento, ejecución presupuestal,
infromes financieros, informes de gestión
Comunicar un auto, resolución, providencia o sentencia a
usuarios, a fin de establecer un vínculo y surtir los efectos
Notificaciones (auto, resolución,
Usuarios de los trámites institucionales
previstos en la ley como garantizar el derecho de defensa,
providencia o sentencia), actos
y terceros afectados por las decisiones
teniendo en cuenta las funciones jurisdiccionales y administrativas relacionados con temas disciplinarios
tomadas. Funcionarios de la SIC.
de la SIC. Comunicar actos administrativos de temas disicplinarios.
Rendición de cuentas: Informes/ audiencia pública/ gobierno en
línea/ informes entes de control/ acuerdos de gestión
Audiencia pública, informes de
gestión
Cliente interno, entidades de vigilancia
y control, entidades públicas y la
ciudadanía en general.
SC02- Seguimiento Sistema de Gestión
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Realizar una vez al año la rendición de cuentas con la participación de todas las àreas de la Entidad
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Atención al ciudadano y comunicaciones
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia normas de libre mercado
PROCESO
PC01 Vigilancia y Control Libre Competencia
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para la Protección de la competencia - Coordinador Grupo de Integraciones empresariales
OBJETIVO
Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de promoción de la competencia.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Planificar las actividades de control y vigilancia para verificar el
cumplimiento de las normas de promoción de la competencia.
Fichas de Plan de Acción por
proceso
PC01 Vigilancia y Control Libre
Competencia
HACER
PC01 Vigilancia y Control Libre
Competencia
Gremios, DANE, DNP, Empresas
especializadas en estudios
económicos, Empresarios, y
sistemas de información
Entes reguladores y Entidades
públicas
Elaboración de estudios de mercado en el analisis y evaluación de
integraciones empresariales.
Integraciones empresariales: Concepto previo
Superfinanciera:admisión/ análisis/decisión.
Notificación de una operación de integración: admisión examen de
forma/ acuse de recibo.
Preevaluación de una integración- FASE I: admisión/
Solicitud presentada y normatividad vigente requerimientos o correcciones/ decisión por no tener que informar/
orden publicación/ intervención de terceros/ decisión. FASE II:
comunicación a intervinientes/ comunicación a entres de control/
requerimiento/ pruebas/ análisis y elaboración de estudio/ decisión/
recursos/ seguimiento a condicionamientos
Fichas de Plan de Acción por proceso
Solicitud de concepto, proyecto de Acto
Administrativo y anexos, datos de mercado
y normatividad vigente.
Análisis solicitud proyecto, recolección información, emisión
concepto
Estudios de Mercado, Actos
administrativos, oficios
Concepto o informe del análisis sobre
abogacía de la competencia
Delegado, Despacho SIC, Grupo
Integraciones Económicas, Terceros
Ente regulador y entidades públicas
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Todas las acciones que correspondan al proceso de vigilancia y control de la Delegatura de Protección de la Competencia se harán de acuerdo a la Normatividad Vigente, en ese sentido para
Integraciones Empresariales: Ley 1340 de 2009, Resolución 35006 de 2010, Resolución 52778 de 2011. Normatividad abogacía: Art 7 Ley 1340 de 2009, Decreto 2897 de 2010,
Resolución44649 de 2010.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia normas de libre mercado
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia normas de libre mercado
PROCESO
PC02 Investigaciones Administrativas Libre Competencia
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado Protección de la Competencia - Coordinador Grupo Protección de la Competencia
OBJETIVO
Identificar, investigar y sancionar las conductas que obstruyen o restringen la libertad económica y monitorear el cumplimiento de los acuerdos pactados que garantizan la libre competencia.
Identificar, investigar y sancionar las conductas de competencia desleal facultades administrativas previstas en las disposiciones legales sobre la materia.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
PC02 Investigaciones Administrativas
Libre Competencia
Dar trámite a las averiguaciones preliminares e investigaciones
administrativas relacionadas con conductas presuntamente
constitutivas de prácticas comerciales restrictivas de la
competencia. Investigaciones administrativas prácticas
comerciales restrictivas: admisión/ preliminares/ apertura
investigación/ conciliación/ pruebas/ decisión/ recurso/medidas
cautelares/ garantías/ seguimiento
Actos administrativos
Empresarios, Gremios, Entidades
Estatales, Universidades, personas
naturales que realicen una actividad
económica.
Dar trámite a las averiguaciones preliminares e investigaciones
administrativas relacionadas con conductas presuntamente
constitutivas de competencia desleal. Investigaciones
administrativas competencia desleal: admisión/ preliminares/
apertura investigación/ conciliación/ pruebas/ decisión/ notificación/
recurso/ garantías /seguimiento/ medidas cautelares
Actos administrativos
Empresarios, Gremios, Entidades
Estatales, Universidades, personas
naturales que realicen una actividad
económica.
Planificar las actividades para identificar, investigar y sancionar
las conductas que obstruyen o restringen la libertad económica y
monitorear el cumplimiento de los acuerdos pactados que
garantizan la libre competencia; así como Identificar, investigar y
sancionar las conductas de competencia desleal facultades
administrativas previstas en las disposiciones legales sobre la
materia.
HACER
PC02 Investigaciones Administrativas
Libre Competencia
Empresarios
Empresarios
Fichas de Plan de Acción por proceso
Denuncias, pruebas, sistemas de
información, estudios de mercado y
normatividad vigente
Denuncias, pruebas, sistemas de
información, estudios de mercado y
normatividad vigente
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Evacuar los casos en el menor tiempo y con la mayor calidad posible.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia normas de libre mercado
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia Cámaras de Comercio
PROCESO
CC01 Vigilancia y Control Cámaras de Comercio
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para la Protección de la Competencia - Director Cámaras de Comercio
OBJETIVO
Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas que regulan las cámaras de comercio.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Planificar las actividades para realizar actividades de control y
CC01 Vigilancia y Control Cámaras de
vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas que regulan Fichas de Plan de Acción por proceso
Comercio
las cámaras de comercio.
HACER
CC01 Vigilancia y Control Cámaras de
Comercio
Fichas de Plan de Acción por proceso
DANE, Cámaras de Comercio,
sistemas de información, normas
vigentes, comerciantes.
Solicitud, normatividad vigente, información
estadística, informes cámaras de comercio,
datos de mercado.
Cámaras de Comercio, sistemas de
información
Información Cámaras de Comercio y
normatividad vigente.
Cámaras de Comercio
Solicitud de Reformas a los reglamentos
internos de las cámaras de comercio, Acta
Cámaras de Comercio, sistemas de
información y normatividad vigente.
Cámaras de Comercio, sistemas de
información
Informe Cámaras de Comercio y
normatividad vigente.
Atender la solicitud del representante de un grupo de comerciantes,
que tienen la iniciativa de tramitar la creación de una cámara de
comercio. admisión/ recaudo de pruebas/ emisión concepto o
informe
Vigilar las elecciones de las juntas directivas de las cámaras de
comercio y resolver las impugnaciones que se presenten contra las
mismas. solicitud/ decisión/ resolución recusaciones, recursos de
reposición.
Informe
Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, Comerciantes
Informe vigilancia elección juntas
directivas cámaras de comercio
Cámaras de comercio
Actos administrativos
Determinar la procedencia de las reformas de reglamentos o
estatutos de las cámaras de comercio, que ellas presentan para su comunicación ó actos administrativos
aprobación previa. dmisión/decisión/ notificación/ recursos
Cámaras de comercio
Evaluar la información solicitada a las cámaras de comercio en los
formatos establecidos y determinar acciones a seguir. admisión
Informes de evaluación a las cámaras
informes/ requerimiento/ evaluación/ comunicación de resultados/
Cámaras de comercio, entes de control
de comercio
actuaciones de la SIC frente a los resultados/ resumen de reunión de
junta directiva
Ciclo PHVA
Actividades
Salidas
Director Cámaras de Comercio,
Programación de visitas, pruebas, sistemas
Funcionario comisionado, sistemas de
de información y normatividad vigente.
información
Verificar y hacer seguimiento al eficiente cumplimiento de las
funciones públicas que realizan las cámaras de comercio; en
especial, en lo que guarda relación con el manejo de los registros
públicos que le han sido delegados por el Estado.
Informes de Inspecciones
administrativas a las cámaras de
comercio
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Proveedor
Entradas
Cliente y partes interesadas
Cámaras de comercio
VERIFICAR
Funcionarios del proceso
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por
la Dirección
ACTUAR
Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
REQUISITOS
Hacer una adecuada vigilancia a las Cámaras de Comercio.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Cámaras de Comercio
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia Cámaras de Comercio
PROCESO
CC02 Tramites Administrativos Cámaras de Comercio
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para la Protección de la Competencia - Director Cámaras de Comercio
OBJETIVO
Identificar, investigar y sancionar el incumplimiento a las normas que regulan a las cámaras de comercio.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para Identificar, investigar y sancionar el
incumplimiento a las normas que regulan a las cámaras de
comercio.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
CC02 Tramites Administrativos
Cámaras de Comercio
HACER
CC02 Tramites Administrativos
Cámaras de Comercio
Fichas de Plan de Acción por proceso
Atender una denuncia interpuesta por una persona natural o
jurídica respecto al incumplimiento por parte de un comerciante de
matricularse en el registro mercantil y renovar dicha matricula o
cuando se omita la inscripción de un establecimiento de comercio.
Denuncia, registro en las cámaras de
Cámaras de Comercio, comerciantes,
comercio, pruebas, sistemas de información Investigación contra personas que ejercen el comercio sin estar
comunidad
inscritos en el registro mercantil: admisión/ apertura investigación/
y normatividad vigente.
pruebas/decisión/notificación/ recursos
Actos administrativos
Atender una denuncia interpuesta por una persona natural o
jurídica o iniciadas de oficio respecto al incumplimiento, por parte
Denuncia, pruebas, sistemas de información
de las Cámaras de Comercio de las normas o instrucciones que
y normatividad vigente.
las regulan. admisión/ apertura investigación/
pruebas/decisión/notificación/ recursos
Actos administrativos
Atender las solicitudes de revocatorias y recursos interpuestos
contra actos expedidos por las Cámaras de Comercio. Admisión/
pruebas/decisión/notificación/ recursos
Actos administrativos
Denunciante
Denunciante, comerciantes
Solicitud, actos expedidos por las cámaras
de comercio, sistemas de información y
normatividad vigente
Comerciantes
Cámaras de Comercio, comerciantes
Cámara de comercio, comerciante
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Evacuar los casos en el menor tiempo y con la mayor calidad posible.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Cámaras de Comercio
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Avaluadores
PROCESO
AV01 Avaluadores
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para la Protección de la Competencia - Director Cámaras de Comercio
OBJETIVO
Llevar el registro de avaluadores y atender la solicitudes de designación.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Planificar las actividades para llevar el registro de avaluadores y
atender la solicitudes de designación.
Fichas de Plan de Acción por
proceso
AV01 Avaluadores
Atender las solicitudes de designación de avaluadores de bienes
inmuebles, en los procesos de reestructuración empresarial.
Admisión/ evaluación propuestas/ decisión/ notificación/ recursos
Comunicación ó acto administrativo
Empresario en acuerdos de
reestructuración, avaluadores
Efectuar la inscripción y actualización de información en el registro
nacional de avaluadores. Admisión/ registro
Registro avaluadores
Avaluadores
HACER
AV01 Avaluadores
Fichas de Plan de Acción por proceso
Empresa solicitante, Oficina de
Tecnología e Informática
Solicitud, registro avaluadores, propuesta
avaluadores, sistemas de información,
normatividad vigente
Solicitante
Solicitud inscripción, sistemas de
información, normatividad vigente
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Mantener la información actualizada para prestar un mejor servicio.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Avaluadores
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia administrativa disposiciones de protección al consumidor
PROCESO
PA01 Trámites administrativos Protección del Consumidor
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado de Protección al Consumidor - Director de Investigaciones Protección al Consumidor - Director de Investigaciones Proteccion Usuarios de Servicios de Comunicaciones
OBJETIVO
Identificar, investigar y sancionar las posibles violaciones a las normas de protección al consumidor y servicios de comunicaciones en desarrollo de facultades administrativas.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para identificar, investigar y sancionar
las posibles violaciones a las normas de protección al consumidor
y servicios de comunicaciones en desarrollo de facultades
administrativas.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
PA01 Trámites administrativos
Protección del Consumidor
HACER
PA01 Trámites administrativos
Protección del Consumidor
Denunciante, denunciado, otra
Entidad o SIC
Denunciante , sistemas de
información
Fichas de Plan de Acción por proceso
Atender las denuncias de oficio o a petición de parte por presunta
violación a las normas legales vigentes en materia de protección al
consumidor. Admisión/ averiguación preliminar/ apertura
Denuncia, pruebas, sistemas de información
investigación/ pruebas/ decisión/ notificación/ recursos/
y normatividad vigente.
acreditación cumplimiento/ solicitud modificación
Atender los recursos de apelación interpuestos por usuarios de los
Apelación, actos expedidos por operadores prestadores de servicios de comunicaciones y servicios postales
ante los operadores por respuestas que no satisfacen las
servicios de comunicaciones y servicios
peticiones realizadas. Admisión/ pruebas/ decisión/ notificación/
postales, sistemas de información y
recursos/ acreditación cumplimiento/ revocatoria directa/ solicitud
normatividad vigente
aclaración o modificación
Actos administrativos
Consumidores
Usuarios servicios de comunicaciones y
servicios postales
Actos administrativos
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Todos los asuntos de competencia de la Delegatura de Protección al Consumidor se tramitaran de acuerdo a la normatividad vigente.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia administrativa disposiciones de protección al consumidor
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia administrativa disposiciones de protección al consumidor
PROCESO
PA02 - Vigilancia y control protección del consumidor
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado de Protección al Consumidor - Director de Investigaciones Protección al Consumidor - Director de Investigaciones Proteccion Usuarios de Servicios de Comunicaciones
OBJETIVO
Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de protección al consumidor y servicios de comunicaciones.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para realizar actividades de control y
vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de
protección al consumidor y servicios de comunicaciones.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por proceso
PA02 - Vigilancia y control protección del
consumidor
HACER
PA02 - Vigilancia y control protección
del consumidor
Fichas de Plan de Acción por proceso
Ejercer funciones de control y vigilancia en relación con la
protección del consumidor a través de visitas de verificación o
Informes campañas de Inspección inspección, requerimientos de información, y formulación de
visitas, informes requerimiento de
Prestadores de servicios de
Datos mercado, Informes, pruebas, estudios, mecanismos de control. Regulación: Identificación temas prioritarios/ información, resoluciones o circulares
comunicaciones y servicios postales;
desarrollo plan de investigación/ análisis de la información/
sistemas de información y normatividad
instructivas.
fabricantes, importadores y
presentación propuesta/ vigilancia cumplimiento mecanismos de
vigente
proveedores de bienes y servicios.
control.
Consumidores
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Representante de la Dirección para el
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Salidas
Cliente y partes interesadas
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y Comercio,
Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para SGA,
partes interesadas.
Superintendente de Industria y Comercio,
Prácticas y controles en seguridad y
Funcionarios de la SIC,
salud ocupacional
Representante de la Dirección para SySO,
partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por
la Dirección
ACTUAR
Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Todos los asuntos de competencia de la Delegatura de Protección al Consumidor se tramitaran de acuerdo a la normatividad vigente.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia administrativa disposiciones de protección al consumidor
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia Administrativa protección de datos personales
PROCESO
PD01 Trámites Administrativos Protección de Datos Personales
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para la Protección de Datos personales - Director de Investigación de Protección de Datos Personales
OBJETIVO
Identificar, investigar y sancionar las posibles violaciones a las normas de protección de datos personales en desarrollo de facultades administrativas.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Planificar las actividades para identificar, investigar y sancionar las
posibles violaciones a las normas de protección de datos
Fichas de Plan de Acción por proceso
personales en desarrollo de facultades administrativas.
Cliente y partes interesadas
PD01 Trámites Administrativos
Protección de Datos Personales
HACER
PD01 Trámites Administrativos
Protección de Datos Personales
Fichas de Plan de Acción por proceso
Atender las denuncias por presunta violación de la protección de
datos personales con respecto a la información crediticia, comercial
y la proveniente de terceros países y adelantar los procesos
Denuncia, pruebas, sistemas de información,
respectivos
de acuerdo con el procedimiento legalmente aplicable.
Titular de la información, Fuente de la respuestas a solicitudes de información y
Admisión/ averiguación preliminar/ apertura investigación/ pruebas/
información, operador de la
solicitud de explicaciones, recursos de
información, legislador
reposición, revocatoria directa y normatividad decisión/ notificación/ recursos/ acreditación cumplimiento/ solicitud
modificación /revocatoria directa
vigente.
Titular de la información, Fuente de la
Apelación, pruebas, sistemas de información
información, operador de la
y normatividad vigente.
información
Atender los recursos de apelación interpuestos contra las
decisiones adoptadas por la Dirección, relacionadas con el uso y
manejo de las bases de datos. Recursos / pruebas/ decisión/
notificación/ acreditación cumplimiento/ solicitud aclaración o
modificación
Acto administrativo
Oficio de traslado por competencia
Oficio de traslado de la queja
(Operadores y fuentes)
Oficio de archivo por no mérito
Acto administrativo
Operadores, fuentes y usuarios de
información financiera, crediticia,
comercial, de servicios y proveniente de
terceros países.
Operadores, fuentes y usuarios de
información financiera, crediticia,
comercial, de servicios y proveniente de
terceros países.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección
la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Sólo algunos funcionarios, a criterio del Director, tienen clave y usuario para acceder a las centrales de riesgo para consultar el historial crediticio de los titulares de información. El uso de la clave
y usuario se ajustan a unos requerimientos de seguridad.
Brindar atención eficaz al cliente externo y partes interesadas en las denuncias presentadas, las cuales se atenderán en un tiempo máximo de ocho (8) días hábiles para su admisión ante la
Dirección.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Administrativa protección de datos personales
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia Administrativa protección de datos personales
PROCESO
PD02 Vigilancia y control protección de datos personales
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para la Protección de Datos personales - Director de Investigación de Protección de Datos Personales
OBJETIVO
Realizar actividades de control y vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de protección de datos personales
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para realizar actividades de control y
vigilancia para verificar el cumplimiento de las normas de
protección de datos personales
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
PD02 Vigilancia y control protección de
datos personales
Informes campañas de Inspección visitas, informes requerimiento de
información, resoluciones.
Operadores, fuentes y usuarios de
información financiera, crediticia,
comercial, de servicios y proveniente de
terceros países.
HACER
PD02 Vigilancia y control protección
de datos personales
Fichas de Plan de Acción por proceso
Ejercer funciones de control y vigilancia en relación con la
protección de datos a través de visitas de verificación o
inspección, requerimientos de información, y formulación de
Informes, pruebas, estudios, sistemas de
Operadores, fuentes y usuarios de
mecanismos de control. Órdenes e instrucciones: Identificación
información, respuestas a solicitudes de
información financiera, crediticia,
temas prioritarios/ desarrollo plan de investigación/ análisis de la
información y solicitud de explicaciones,
comercial, de servicios y proveniente
información/ presentación propuesta/ vigilancia cumplimiento
recursos de reposición, revocatoria directa y
de terceros países y legislador
mecanismos de control.
normatividad vigente
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Salidas
Cliente y partes interesadas
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y Comercio,
Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para SGA,
partes interesadas.
Superintendente de Industria y Comercio,
Prácticas y controles en seguridad y
Funcionarios de la SIC,
salud ocupacional
Representante de la Dirección para SySO,
partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
ACTUAR
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Las visitas de inspección deben contar con la presencia de una abogado y un ingeniero de sistemas, con el fin de verificar el cumplimiento de normas y de la seguridad de la información.
Se realizará la planeación de la visita.
En cada inpección se revisará la informacíón pertinente y en cumplimiento de las normas de protección de datos personales, se podrán realizar requerimientos legales y ordenar la práctica de
pruebas.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia Administrativa protección de datos personales
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Asuntos jurisdiccionales - protección del consumidor y competencia desleal
PROCESO
AJ01 Trámites Jurisdiccionales - Competencia Desleal
TIPO DE PROCESO
Misional
LIDER PROCESO Y ÁREA
Delegatura Asuntos Jurisdiccionales- Grupo Competencia Desleal
OBJETIVO
Decidir sobre actos de competencia desleal descritos en la ley 256 de 1996, con el fin de decretar la deslealtad del acto de competencia y que el demandado realice una indemnización por los
perjuicios causados.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para decidir sobre actos de competencia
desleal descritos en la ley 256 de 1996, con el fin de decretar la
deslealtad del acto de competencia y que el demandado realice
una indemnización por los perjuicios causados.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
AJ01 Trámites Jurisdiccionales Competencia Desleal
Sentencias, autos
Demandante, demandado, empresarios
HACER
AJ01 Trámites Jurisdiccionales Competencia Desleal
Demandante y demandado
Fichas de Plan de Acción por proceso
Atender las acciones interpuestas por las personas naturales o
jurídicas que participen o demuestren su intención de participar en
el mercado, cuando sus intereses económicos resulten afectados
Demanda, pruebas, sistemas de información por actos de competencia desleal. Diligencias preliminares de
comprobación/ medidas cautelares/ demandas/ incidente
y normatividad vigente.
liquidación de perjuicios/
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Toda la documentación allegada por el solicitante debe cumplir con los requisitos del articulo 26 de la Ley 256 de 1996 para iniciar el trámite.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Asuntos jurisdiccionales - protección del consumidor y competencia desleal
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Asuntos jurisdiccionales - protección del consumidor y competencia desleal
PROCESO
AJ02 Trámites Jurisdiccionales - Protección Del Consumidor
TIPO DE PROCESO
Misional
LIDER PROCESO Y ÁREA
Delegatura Asuntos Jurisdiccionales- Grupo Efectividad de la Garantía
OBJETIVO
Decidir sobre demandas interpuestas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles violaciones a las normas de protección del consumidor - facultades jurisdiccionales.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Planificar las actividades para decidir sobre demandas interpuestas
ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles
Fichas de Plan de Acción por proceso
violaciones a las normas de protección del consumidor - facultades
jurisdiccionales.
Cliente y partes interesadas
AJ02 Trámites Jurisdiccionales Protección Del Consumidor
HACER
AJ02 Trámites Jurisdiccionales Protección Del Consumidor
Demandante y demandado
Atender las demandas de personas naturales o jurídicas, contra el
productor y/o proveedor de los bienes o servicios adquiridos por la
presunta violación de las normas de garantía o de protección al
consumidor - Facultades jurisdiccionales. Admisión/ apertura
Demanda, pruebas, sistemas de información
investigación/ conciliación/ pruebas/ decisión/
y normatividad vigente.
recurso/incumplimiento de orden/ terminación anormal del proceso/
seguimiento
Fichas de Plan de Acción por proceso
Sentencias, autos
Consumidores
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección
la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Cumplir con lo establecido en el artículo 148 de la ley 446 de 1998, aplicando el procedimiento previsto en la Parte Primera, Libro I, Título I del Código Contencioso Administrativo, y para lo no
previsto en este procedimiento, se seguirá lo dispuesto en el Proceso Verbal Sumario consagrado en el Código de Procedimiento Civil.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Asuntos jurisdiccionales - protección del consumidor y competencia desleal
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Administración Sistema de Propiedad Industrial
PROCESO
PI01 Registro y Depósito de Signos Distintivos
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLES
Delegado para la Propiedad Industrial - Director de Signos Distintivos
OBJETIVO
Decidir sobre las solicitudes de registro o depósito de un signo distintivo.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por proceso
PI01 Registro y Depósito de Signos
Distintivos
Atender las solicitudes de registro de marcas de productos y
servicios y lemas comerciales con o sin oposiciones y decidir
respecto a la registrabilidad bajo los parámetros señalados por la
norma comunitaria. Admisión/ examen de forma/ publicación/
examen de fondo/ notificación /recurso/ certificado de registro.
Actos administrativos
Empresarios
Planificar las actividades para decidir sobre las solicitudes de
registro o depósito de un signo distintivo.
HACER
PI01 Registro y Depósito de Signos
Distintivos
Fichas de Plan de Acción por proceso
Solicitante, opositores
Solicitud, sistemas de información y
normatividad vigente.
Solicitante
Solicitud, sistemas de información y
normatividad vigente.
Atender las solicitudes de registro de depósito de nombre o enseña
comercial y decidir respecto a su concesión, bajo los parámetros
señalados por la norma comunitaria. Admisión/ examen de forma/
examen de fondo/ notificación /recurso
Actos administrativos
Empresarios
Solicitante
Solicitud, sistemas de información y
normatividad vigente.
Expedir un acto administrativo que decide si se cancela o no, un
registro de signo distintivo. Admisión/ examen de forma/ examen de
fondo/ notificación /recurso
Actos administrativos
Empresarios
Solicitante
Solicitud, sistemas de información y
normatividad vigente.
Realizar la inscripción de afectaciones en el registro de propiedad
industrial. Admisión/ examen de forma/ examen de fondo/
notificación /recurso
Actos administrativos
Empresarios
Solicitud, sistemas de información y
normatividad vigente.
Atender las solicitudes de declaración de protección de una
denominación de origen y decidir respecto a la registrabilidad bajo
los parámetros señalados por la norma comunitaria. Admisión/
examen de forma/ publicación/ examen de fondo/ notificación
/recurso
Actos administrativos
Empresarios
Solicitante
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
VERIFICAR
Funcionarios del proceso
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por
la Dirección
ACTUAR
Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Los estudios de forma de las solicitudes de registro de marcas y lemas comerciales no podrán sobrepasar el término de tres (3) meses desde su radicación. Los trámites asociados al estudio de
registrabilidad de marcas y lemas comerciales no deben sobrepasar los siete (7) meses contados a partir de la fecha de su radicación cuando no se han presentado oposiciones u ocho (8) meses si
se han presentado oposiciones. Los trámites asociados a cancelaciones de registros de marcas y lemas deberán resolverse en un plazo maximo de cuatro (4) meses contados a partir la fecha de
su radicación. Los trámites asociados al depósito de nombres y enseñas comerciales sin requerimiento no podrán exceder el término de dos (2) días contados a partir de la fecha de su
presentación y con requerimiento no podrán sobrepasar el término de dos meses y medio (2,5). Los trámites asociados a la inscripción de afectaciones en el registro de la propiedad industrial no
podrán superar los dos (2) días contados a partir de la fecha de su radicación.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Administración Sistema de Propiedad Industrial
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Administración Sistema de Propiedad Industrial
PROCESO
PI02 Concesión de Nuevas Creaciones
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para la Propiedad Industrial - Director de Nuevas Creaciones
OBJETIVO
Decidir sobre las solicitudes de protección de nuevas creaciones para que obtener la patente o registro correspondiente.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
PI02 Concesión de Nuevas Creaciones
Atender las solicitudes de concesión de título de patente de
invención y decidir respecto a su patentabilidad bajo los
parámetros señalados por la norma comunitaria. Admisión/
examen de forma/ publicación/ oposición/ solicitud examen de
patentabilidad/ examen de patentabilidad/ notificación /recurso/
diploma
Diploma y Actos administrativos
Empresarios, inventores, academia,
centros de investigación y desarrollo
Solicitante
Solicitud, bases de datos nacionales e
internacionales y compilación de normas.
Atender las solicitudes de concesión de título de patente de
modelo de utilidad y decidir respecto a su patentabilidad bajo los
parámetros señalados por la norma comunitaria. Admisión/
examen de forma/ publicación/ oposición/ solicitud examen de
patentabilidad/ examen de patentabilidad/ notificación /recurso/
diploma
Diploma y Actos administrativos
Empresarios, inventores, academia,
centros de investigación y desarrollo
Solicitante
Atender las solicitudes de registro de diseño industrial y decidir
Solicitud, bases de datos nacionales e respecto a su registro bajo los parámetros señalados por la norma
internacionales y compilación de normas. comunitaria. Admisión/examen de forma/ publicación/ examen de
fondo/ notificación/ recurso/ diploma
Diploma y Actos administrativos
Empresarios, inventores, academia,
centros de investigación y desarrollo
Solicitante
Solicitud, bases de datos nacionales e
internacionales y compilación de normas.
Atender las solicitudes de registro de esquema de trazado de
circuitos integrados. Admisión/ examen de forma/ publicación/
oposición/examen de registrabilidad/ notificación y/o
comunicación/ recurso/ diploma
Diploma y Actos administrativos
Empresarios, inventores, academia,
centros de investigación y desarrollo
Solicitante
Solicitud, sistemas de información y
normatividad vigente.
Atender las solicitudes de inscripción, el cambio de domicilio, o de
nombre, traspaso y licencia de uso de una patente, o de un
registro de diseño o de un esquema de trazado y modificación de
reivindicaciones de las patentes
Actos administrativos
Empresarios, inventores, academia,
centros de investigación y desarrollo
Solicitante
Solicitud, sistemas de información y
normatividad vigente.
Inscripciones en el registro de una nueva creación: admisión/
examen de forma/ examen de fondo/ notificación / recursos
Actos administrativos
Empresarios, inventores, academia,
centros de investigación y desarrollo
Planificar las actividades para decidir sobre las solicitudes de
protección de nuevas creaciones para que obtener la patente o
registro correspondiente.
HACER
PI02 Concesión de Nuevas
Creaciones
Fichas de Plan de Acción por proceso
Solicitante
Solicitud, bases de datos nacionales e
internacionales y compilación de normas.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para
el Sistema de Gestión Ambiental
(SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para
Orientaciones y metodología de gestión en
el Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Superintendente de Industria y
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
Comercio, Delegados, Directores,
Acciones correctivas y preventivas
preventivas
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
La política de Operación de la Direccción de Nuevas Creaciones establece que para la producción de los oficios, requerimientos y actos administrativos, se debe realizar una revisión, control
y aprobación de los documentos tanto jurídicos como técnicos con el objeto de mejorar la eficiencia del proceso de Nuevas Creaciones. Las anteriores funciones están a cargo de las
coordinaciones de los grupos de trabajo adscritos a la dirección; además de funcionarios que tiene formación en derecho y por el Director de la dependencia.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Administración Sistema de Propiedad Industrial
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Administración Sistema de Propiedad Industrial
PROCESO
PI03 Transferencia de Información Tecnológica Basada en Patentes
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para la Propiedad Industrial - Coordinador Grupo Banco de Patentes
OBJETIVO
Adelantar actividades de suministro de información que permitan el estudio de la actividad innovadora en un sector específico, tomando como base la información técnica contenida en los
documentos de patentes.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para adelantar actividades de suministro
de información que permitan el estudio de la actividad innovadora
en un sector específico, tomando como base la información
técnica contenida en los documentos de patentes.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
PI03 Transferencia de Información
Tecnológica Basada en Patentes
Informe
Empresarios, inventores, academia,
Centros de investigación y desarrollo
HACER
PI03 Transferencia de Información
Tecnológica Basada en Patentes
Fichas de Plan de Acción por proceso
Solicitante
Solicitud, Base de datos nacionales e
Internacionales, sistemas de información.
Prestar el servicio de información que permita el estudio de la
actividad innovadora en un sector específico, tomando como base
la información técnica contenida en los documentos de patentes.
Admisión/ búsqueda / documento final
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
ACTUAR
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Cada funcionario debe contar con un usuario y una contraseña para ingresar a las bases de datos de propiedad industrial y a la base de datos comercial adquirida por la SIC. Esta contraseña
es personal e intransferible y es reponsabilidad de cada funcionario el buen uso de las mismas.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Administración Sistema de Propiedad Industrial
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal
PROCESO
RT01 Trámites Administrativos Reglamentos Técnicos y Metrología Legal
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal - Directora de Investigaciones para la Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal
OBJETIVO
Identificar, investigar y sancionar las posibles violaciones a los reglamentos técnicos y la metrología legal.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Planificar las actividades para identificar, investigar y sancionar las
RT01 Trámites Administrativos
posibles violaciones a los reglamentos técnicos y la metrología Fichas de Plan de Acción por proceso
Reglamentos Técnicos y Metrología Legal
legal.
HACER
RT01 Trámites Administrativos
Reglamentos Técnicos y Metrología
Legal
Fichas de Plan de Acción por proceso
Investigaciones sobre posibles violaciones a las disposiciones
sobre temas relacionados con Reglamentos Técnicos, Metrología
Legal, Precios e hidrocarburos.- Facultades administrativas:
admisión/ averiguación preliminar/ prohibición preventiva/ apertura
Ministerios generadores de
Denuncia, pruebas, sistemas de información investigación/ pruebas/ decisión/ notificación/ recursos/ acreditación
reglamentación técnica, Denunciado,
cumplimiento/ solicitud modificación.
y normatividad vigente.
Denunciante, Comerciante
Acto administrativo
Establecimientos de comercio o titulares
de instrumentos de medición sujetos a
control y vigilancia de reglamentos
técnicos, hidrocarburos, metrología legal y
precios; Cliente interno.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y Comercio,
Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para SGA,
partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Superintendente de Industria y Comercio,
Prácticas y controles en seguridad y
Funcionarios de la SIC,
salud ocupacional
Representante de la Dirección para SySO,
partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección
la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Las investigaciones pueden comprender a todos los actores o agentes del Subsistema Nacional de Calidad o contra aquellos que esten directamente o indirectamente implicados en el
cumplimiento de Reglamentos Técnicos o disposiciones de Metrología Legal. En el caso de Hidrocarburos las investigaciones comprometen a las estaciones de servicio vehícular y fluvial, en
atención a la cantidad y calidad de los combustibles liquidos derivados del petroleo que se distyribuyen o suministran a los consumidores.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Vigilancia de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal
PROCESO
RT02 Vigilancia y Control de Reglamentos Técnicos, Metrología Legal y Precios
TIPO DE PROCESO
Misional
RESPONSABLE
Delegado para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal - Directora de Investigaciones para la Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal
OBJETIVO
Recaudar información mediante verificación directa, requerimientos, toma de muestras, reportes de ensayos, tendientes a establecer el cumplimiento de los requisitos previstos en la
reglamentación técnica colombiana, para contar con elementos probatorios y así adelantar las actuaciones a que hubiere lugar. De igual manera, contar con herramientas metodológicas y
técnicas para el efectivo desarrollo de las funciones de control y vigilancia de Reglamentos Técnicos, Metrología Legal y Precios.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Planificar las actividades para Recaudar información mediante
verificación directa, requerimientos, toma de muestras, reportes de
ensayos, tendientes a establecer el cumplimiento de los requisitos
previstos en la reglamentación técnica colombiana, para contar con
RT02 Vigilancia y Control de
elementos probatorios y así adelantar las actuaciones a que
Fichas de Plan de Acción por proceso Reglamentos Técnicos, Metrología Legal
hubiere lugar. De igual manera, contar con herramientas
y Precios
metodológicas y técnicas para el efectivo desarrollo de las
funciones de control y vigilancia de Reglamentos Técnicos,
Metrología Legal y Precios.
HACER
RT02 Vigilancia y Control de
Reglamentos Técnicos, Metrología
Legal y Precios
Fichas de Plan de Acción por proceso
Visitas: Planeación, programación, logística y ejecución de las
Denunciante, Ministerios generadores
visitas de inspección, relacionadas con denuncias interpuestas
de reglamentación técnica, Oficina de Equipo y viaticos para la realización de la ante esta Superintendencia, o con el plan mensual de campañas
Tecnología e Informática, Direcciones visita, Instrumentos de verificación, formatos de verificaciones.
Administrativa y Financiera, Grupo actas, sistemas de información, denuncias,
Talento Humano, Laboratorio de
reglamentación vigente.
Instrumentos.
Requerimiento documental: Planeación, programación y realización
de requerimientos documentales bajo los parámetros establecidos
sobre la demostración de la conformidad, control metrológico
Denunciante, Ministerios generadores Sistemas de información, herramientas de
colombiano y precios, a establecimientos de comercio,
de reglamentación técnica, Oficina de
cómputo, denuncias, reglamentación
relacionados con denuncias interpuestas ante esta
Tecnologia e Informática.
vigente.
Superintendencia, o con el plan mensual de campañas de
verificaciones.
Informe de visita
Informe evaluación información
Actas
Establecimientos de comercio o titulares
de instrumentos de medición sujetos a
control y vigilancia de reglamentos
técnicos, hidrocarburos, metrología legal y
precios; Cliente interno.
Informe
Establecimientos de comercio o titulares
de instrumentos de medición sujetos a
control y vigilancia de reglamentos
técnicos, hidrocarburos, metrología legal y
precios; cliente interno.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Ministerios recolectores de
información, Ministerios o entidades
estatales generadoras de la
reglamentación sobre precios,
denuncias.
Medios digitales contenedores de la
información suministrada por Ministerio,
sistemas de información, herramientas de
cómputo, reglamentación vigente.
Recepción de información proveniente de los Ministerios, para
alimentar las investigaciones sobre el posible incumplimiento a las
normas de precios en Colombia. Análisis y alistamiento de la
información recepcionada.
Informe
Ministerio; Cliente interno,
establecimientos de comercio sujetos a
control de precios.
Ministerios generadores de
reglamentación técnica, Oficina de
Tecnología e Informática.
Sistemas de información, herramientas de
cómputo, reglamentación vigente.
Recolección de la información suministrada por las visitas de
inspección y/o los requerimientos documentales. Análisis,
documentación y sistematización del mismo para su entrega.
Informe
Establecimientos de comercio o titulares
de instrumentos de medición sujetos a
control y vigilancia de reglamentos
técnicos, hidrocarburos, metrología legal y
precios; Cliente interno.
Ministerios o entidades estatales
generadoras de normatividad
metrológica, Fabricantes,
Sistema de información, herramientas de
importadores, titulares de los
computo, reglamentación vigente, solicitud e
instrumentos de medición sometidos
información aportada por el interesado.
a control metrológico, Oficina de
Tecnologia e Informática, Direcciones
Administrativa y Financiera.
Aprobación del modelo, diseño o prototipo del instrumento de
medición sometido a control metrológico, próximo a ser
comercializado en el territorio Colombiano.
Acto Administrativo
Fabricantes, importadores y titulares de
los instrumentos de medición sometidos a
control metrológico; Cliente interno.
Ministerios generadores de
reglamentación técnica, oficina de
Sistemas de información, plataforma web,
tecnologia, fabricantes e
herramientas de computo, reglamentación
importadores de productos y/o
vigente, información aportada por el
servicios sujetos a control y vigilancia
interesado.
de reglamentos técnicos.
Registro de los fabricantes e importadores de productos y/o
servicios sometidos a control y vigilancia de reglamentos técnicos,
en la base de datos de la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Registro
Fabricantes e importadores de productos
y/o servicios sujetos a control y vigilancia
de reglamentos técnicos ; Cliente interno.
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y Comercio,
Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para SGA,
partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y Comercio,
Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Salidas
Cliente y partes interesadas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección
la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y Comercio,
Delegados, Directores, Coordinadores de
Grupo, Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Realizar visitas de verificación en cualquier momento sin necesidad de previo aviso y/o solicitar la realización de pruebas para determinar el cumplimiento de un Reglamento Técnico y/o
disposiciones de Metrología Legal ante laboratorios acreditados . En el caso de Control de Precios adelantar las investigaciones según reportes depuerados de información provenientes de los
diferentes Ministerios.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Vigilancia de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión del Talento Humano
PROCESO
GT01 - Selección de Talento Humano
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaría General - Coordinador Grupo Talento Humano
OBJETIVO
Garantizar la vinculación de recurso humano idóneo que se ajuste a los perfiles definidos en el manual de funciones y competencias laborales, de acuerdo con los requerimientos institucionales.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Planificar las actividades para garantizar la vinculación de recurso
humano idóneo que se ajuste a los perfiles definidos en el manual de
Fichas de Plan de Acción por proceso
funciones y competencias laborales, de acuerdo con los
requerimientos institucionales.
Cliente y partes interesadas
GT01 - Selección de Talento Humano
HACER
GT01 - Selección de Talento Humano
Solicitante, Secretaría General,
candidatos al cargo.
Fichas de Plan de Acción por proceso
Solicitud proceso, manual de funciones y
competencias laborales, hojas de vida,
entrevista.
Seleccionar y vincular a la planta de personal de la SIC.
Resolución de nombramiento,
comunicación de nombramiento y acta
de posesión, registro en sistemas de
información, afiliaciones, comunicación
de funciones e inducción.
Nuevo funcionario, Dependencia a la que
ingresa el funcionario, Grupo de Talento
Humano, Grupo Administrativo, Oficina
de Tecnología e Informática y Entidades
del Sistema de Seguridad Social.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para SGA,
partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones correctivas
y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por
la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
REQUISITOS
Políticas de Operación:
- Sólo se proyectan resoluciones de nombramientos, previa realización del proceso de preselección.
- Sólo se proyectan resoluciones de nombramientos provisionales y encargo, previa autorización de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
- Sólo se proyectan resoluciones de nombramientos ordinarios, previa trámite de meritocracia.
- Sólo se posesionan en un cargo candidatos que cumplan los requisitos establecidos en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión del Talento Humano
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión del Talento Humano
PROCESO
GT02-Permanencia y Desarrollo del Talento Humano
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaría General - Coordinador Grupo Talento Humano
OBJETIVO
Garantizar el desarrollo integral del talento humano.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Planificar las actividades para garantizar el desarrollo integral del
Fichas de Plan de Acción por proceso
talento humano.
Cliente y partes interesadas
GT02-Permanencia y Desarrollo del
Talento Humano
HACER
GT02-Permanencia y Desarrollo del
Talento Humano
Fichas de Plan de Acción por proceso
Jefes/coordinadores de dependencia
Normatividad vigente, procedimientos,
información suministrada por los
jefes/coordinadores
Talento Humano, Entidades
Promotoras de Salud y Bienestar
Establecer las funciones específicas de los empleados que
conforman la planta de personal de la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Realizar actividades de bienestar y capacitación, con el fin de
promover la mejora en el clima organizacional, mejorar la calidad
de vida de los funcionarios y su grupo familiar., así como
Necesidades de capacitación, plan de
desarrollar sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y
mejoramiento individual, expectativas de
bienestar, encuesta de clima organizacional. competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficiencia
personal, grupal, organizacional y el mejoramiento en la
prestación de los servicios.
Funcionarios, FESINCO
Solicitud dependencia y/o Funcionario,
solicitud autoridades judiciales, hoja de vida,
situaciones administrativas, normatividad
vigente.
Registrar en el aplicativo de nómina de manera oportuna y segura
todas aquellas situaciones de tipo administrativo y proceder con la
liquidación de la nómina de los funcionarios de la Superintendencia
de Industria y Comercio, para garantizar la realización del trámite
en tiempo y forma que aseguren su pago, previa autorización de
las instancias correspondientes.
Jefe dependencia/ lider de proceso,
Secretaría General
Formatos de calificación, normatividad
vigente, evidencias.
Evaluar el desempeño de los funcionarios de la Superintendencia
de Industria y Comercio de carrera administrativa, en período de
prueba, y los demás que las disposiciones legales señalen
Manual Específico de Funciones y
Competencias Laborales
Funcionarios, Grupo de Talento
Humano, entes de control
Plan de bienestar y Plan de
capacitación
Funcionarios SIC.
Nomina
Grupo Talento Humano
Funcionario SIC, Dirección Financiera,
Oficina de Tecnología e Informática.
Informe evaluación del desempeño
Superintendente de Industria y
Comercio.
Funcionario SIC
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Decreto o resolución de comisiones
internacionales o nacionales
Superintendente
Presidencia, Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo
Talento Humano Funcionario SIC,
Dirección Financiera
Jefe dependencia/ lider de proceso,
Secretaría General
Solicitud, sistemas de información y
normatividad vigente.
Dar trámite a las solicitudes internas de comisiones de servicios
y/o estudios, nacionales o internacionales.
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección
la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
- Sólo se tramitan novedades de personal, previo cumplimiento de requisitos establecidos en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales.
- Sólo se liquidan y registran novedades de personal precedidas de un acto administrativo expedido por la autoridad que corresponda o autorización del funcionario.
- Sólo se dan incentivos a los funcionarios que se encuentren en el nivel sobresaliente.
- Sólo se tramitan comisiones, previa solicitud y justificación por parte de la Dependencia solicitante.
- Sólo se llevan a cabo actividades de bienestar y capacitación previa asignación de recursos.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión del Talento Humano
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión del Talento Humano
PROCESO
GT03-Control Disciplinario Interno
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaría General - Grupo Control Disciplinario Interno
OBJETIVO
Interpretar y aplicar la Ley Disciplinaria que rige a los servidores y ex servidores públicos de la SIC, adoptando las medidas necesarias para el buen funcionamiento de la administración
pública.
Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para interpretar y aplicar la Ley
Disciplinaria que rige a los servidores y ex servidores públicos de
la SIC, adoptando las medidas necesarias para el buen
funcionamiento de la administración pública; así como conocer y
fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se
adelanten contra sus servidores.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
GT03-Control Disciplinario Interno
Actos administrativos
Funcionario SIC, Grupo Talento
Humano, Procurarduría, Contraloría,
Fiscalía y los sujetos procesales
HACER
GT03-Control Disciplinario Interno
De oficio, quejoso, funcionarios de la
entidad, Procuraduría General de la
Nación , Contraloria General de la
República y demás organismos de
control
Fichas de Plan de Acción por proceso
Quejas, pruebas, normatividad vigente,
informes
Llevar a cabo los procesos disciplinarios de competencia del
Grupo de Control Disciplinario Interno de la SIC. Evaluación queja/
procedimiento ordinario/ ejecución de la sanción/ procedimiento
verbal/ impedimentos y recusaciones/ notificaciones/
comunicaciones/ recursos
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
El Grupo de Control Disciplinario Interno de la entidad tiene competencia para investiga a todos los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio con excepción del
Superintendente y la Secretaria General los cuales son investigados por la Procuraduría General de la Nación, conforme la Ley 734 de 2002.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión del Talento Humano
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión del Talento Humano
PROCESO
GT04 - Seguridad y Salud Ocupacional
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaría General - Coordinador Grupo Talento Humano
OBJETIVO
Establecer y ejecutar actividades tendientes a promover buenas prácticas de seguridad y salud ocupacional en la Entidad.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para establecer y ejecutar actividades
tendientes a promover buenas prácticas de seguridad y salud
ocupacional en la Entidad.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
GT04 - Seguridad y Salud Ocupacional
Sistema de Gestión de la seguridad y
salud en el trabajo, matriz de S&SO
Cliente interno/ cliente externo
(proveedores y vistantes)
HACER
GT04 - Seguridad y Salud
Ocupacional
Funcionarios, contratistas, entidades
de manejo de riesgos y emergencias,
EPS, ARP, Fondo de Pensiones
Fichas de Plan de Acción por proceso
Identificación y valoración de riesgos, Ejecución de actividades de
Medicina Preventiva y del Trabajo, Seguridad Industrial e Higiene
Industrial.
Normas internacionales y nacionales
Orientaciones y metodología de
gestión en seguridad y salud
ocupacional
Todos los procesos del SIGI
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
REQUISITOS
Sólo se realizan actividades y/o jornadas, previa identificación de necesidades, riesgos e impacto.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión del Talento Humano
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Documental
PROCESO
GD01-Gestión Documental
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaria General - Coordinador Grupo Centro de Documentación e Información
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la Gestión del manejo documental que involucre la administración de archivos, retención y conservación de documentos, recepción y distribución de
correspondencia.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para la Gestión del manejo documental
que involucre la administración de archivos, retención y
conservación de documentos, recepción y distribución de
correspondencia.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
GD01-Gestión Documental
Inventarios documentales, actas
cómite de archivo, informes de
archivo, tablas de retención
documental
Funcionarios SIC, dependencias,
Archivo General de la Nación
Correspondencia
Dependencias SIC
Entidades de vigilancia y control,
entidades públicas y la ciudadanía en
general.
HACER
GD01-Gestión Documental
Dependencia, Secretaría General,
Dirección Administrativa, Centro de
Documentación e Información
Solicitantes de trámites y servicios,
Oficina de Tecnología e Informática,
Secretaría General
Fichas de Plan de Acción por proceso
Establecer los controles necesarios para el adecuado
almacenamiento, identificación, protección, recuperación, tiempo
Archivos de las dependencias, manual de de retención y disposición de los registros de las actividades de la
SIC. Archivo institucional/ organización de archivos/ préstamo
archivo y retención documental, Manual de
documentos/ reconstrucción de expedientes/ transferencia
Correspondencia y Sistema de Trámites,
documental/ eliminación de documentos/ tabla de retención
sistemas de información y normatividad
documental/ fondos documentales
vigente.
Solicitudes, correspondencia, sistema de
trámites, Manual de Correspondencia y
Sistema de Trámites y normatividad
vigente.
Recibir, radicar, distribuir y despachar correspondencia tanto
interna como externa. Sistema de trámites/ flujo documental/
firmas autorizadas/ correspondencia
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Todos los usuarios internos que soliciten en prestamo expedientes deben confirmar el recibido el mismos día de la entrerega. Todas las solicitudes deben ser realizadas por el sistema de
trámites. Las dependencias deben devolver las planillas de radicación diaria una vez sea verificada la documentación, el mismo día.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Documental
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Administrativa
PROCESO
GA01 - Contratación
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaria General - DirectorAdministrativo - Coordinador Grupo Contratos
OBJETIVO
Contratar los bienes y servicios que requiere la Superintendencia de Industria y Comercio, para su normal operación, dando cumplimiento a las normas legales vigentes.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para contratar los bienes y servicios que
requiere la Superintendencia de Industria y Comercio, para su
normal operación, dando cumplimiento a las normas legales
vigentes.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
GA01 - Contratación
HACER
GA01 - Contratación
Fichas de Plan de Acción por proceso
Dependencias
Programación prespuestal, Planes de
compras, solicitudes de cotizaciones,
estudios de mercado, estudios de
conveniencia, sistemas de información y
normatividad vigente.
Paises interesados, Organismos
internacionales, Acción Social,
Cancillería Colombiana
Solicitudes, información, planes, programas,
proyectos, recursos, convenios.
Dar trámite a las solicitudes de adquisición de bienes y servicios
relacionadas en los planes de compras a partir de una gestión
clara, ágil y cimentada en los parámetros de transparencia,
economía, responsabilidad y eficiencia que a la vez facilite el
control de la contratación. Etapa precontractual/Etapa
contractual/Etapa post contractual/modalidades de contratación/
convenios
Dependencias, entidades de vigilancia
y control, contratistas, proveedores
Contrato, compra de bien o servicio
servicios y bienes, entidades públicas y
la ciudadanía en general.
Adelantar las actividades relacionadas con cooperación
internacional. Proyectos de cooperación, viablidad, demada de
cooperación, oferta de cooperación, fuentes de cooperación
Paises interesados, Organismos
internacionales, Acción Social,
Informe del proyecto de cooperación Cancillería Colombiana, Dependencias,
internacional
entidades de vigilancia y control,
entidades públicas y la ciudadanía en
general.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Los estudios o documentos previos de la contratación son el fundamento de los procesos de contratación, ellos contienen el objeto, las condiciones técnicas, de plazo y modo en las cuales se
debe cumplir con la prestación por lo anterior, todo proceso de contratación debe contar con los mismos.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Administrativa
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Administrativa
PROCESO
GA02 - Inventarios
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaria General - DirectorAdministrativo - Coordinador Grupo Administrativo
OBJETIVO
Llevar el registro de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Cliente y partes interesadas
Planificar las actividades para llevar el registro de los bienes de
propiedad de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Fichas de Plan de Acción por
proceso
GA02 - Inventarios
Inventario
Dirección Administrativa, Dirección
Financiera, Entes de control y vigilancia
HACER
GA02 - Inventarios
Funcionarios SIC, Grupo
Administrativo, Grupo Fianciero,
Oficina de Tecnología e Informática
Fichas de Plan de Acción por proceso
Administración del almacén/ control valuativo de los bienes/
control físico de los bienes/ actualización de los bienes/
Registros de almacén, contratos, sistemas procedimientos administrativos/ baja de bienes muebles/ siniestros
de información y normatividad vigente.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
REQUISITOS
Realización de inventarios a funcionarios de bienes devolutivos en servicio para cotejar contra saldos en el aplicativo y saldos contable
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Administrativa
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Administrativa
PROCESO
GA03 - Servicios Administrativos
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaria General - DirectorAdministrativo - Coordinador Grupo Administrativo
OBJETIVO
Proporcionar al interior de la Entidad los servicios administrativos necesarios y disminuir el impacto ambiental de la Entidad para el cabal cumplimiento de las funciones asignadas y el logro de los
objetivos trazados.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Planificar las actividades para proporcionar al interior de la Entidad
los servicios administrativos necesarios y disminuir el impacto
Fichas de Plan de Acción por proceso
ambiental de la Entidad para el cabal cumplimiento de las funciones
asignadas y el logro de los objetivos trazados.
Cliente y partes interesadas
GA03 - Servicios Administrativos
HACER
GA03 - Servicios Administrativos
Funcionarios encargados de realizar
actividades de servicios generales,
Outsoursing
Fichas de Plan de Acción por proceso
Solicitudes , contratos.
Mecanismos de acción y protocolos en caso
Funcionarios encargados de realizar
de contingencias, que permitan salvaguardar
actividades de servicios generales,
vidas humanas, los archivos de la entidad, y
Outsoursing
el restablecimiento del servicio
Solicitud servicios de mantenimiento, utilización instalaciones/
ingreso o retiro de bienes/ suministro de elementos de consumo/
administración vehículos oficiales/ seguridad y vigilancia/ servicios
de aseo y cafetería/ plan ambiental
Garantizar la continuidad de la prestación del servicio en caso de
una eventualidad generada por diferentes factores, y minimizar la
cantidad de tiempo requerido por la SIC para recuperarse de una
interrupción y facilitar el proceso de recuperación.
Aspectos relacionados con aseo,
Funcionarios SIC, entidades encargadas
cafetería, mantenimiento y logística.
de temas ambientales
Plan ambiental
Acciones técnicas, de seguridad y
organizacionales para atender
contingencias
Funcioanrios SIC, usuarios servicios y
trámites SIC
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
VERIFICAR
Funcionarios del proceso
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por
la Dirección
ACTUAR
Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Dar cumplimiento al cronograma establecido para la solicitud de pedidos de los elementos en el software del Outsourcing con el fin de garantizarv la continua prestación de los servicios .
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Administrativa
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Financiera
PROCESO
GF01 - Gestión Contable
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaria General - Director Financiero
OBJETIVO
Dar cumplimiento a las políticas, principios, metodologías y procedimientos con los cuales la Superintendencia de Industria y Comercio, da registro a las operaciones y transacciones
económicas que afectan su situación patrimonial en sus resultados y en su composición.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para dar cumplimiento a las políticas,
principios, metodologías y procedimientos con los cuales la
Superintendencia de Industria y Comercio, da registro a las
operaciones y transacciones económicas que afectan su situación
patrimonial en sus resultados y en su composición.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
GF01 - Gestión Contable
Estados financieros
Dirección Financiera, Entidades de
vigilancia y control de entidades
públicas, presupuesto y tesorería
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
HACER
GF01 - Gestión Contable
Contratistas, dependencias SIC
Representante de la Dirección para
el Sistema de Gestión Ambiental
(SGA)
Fichas de Plan de Acción por proceso
Registrar a las operaciones y transacciones económicas que
afectan su situación patrimonial en sus resultados y en su
composición. Asociación de registros por transacción/compra de
bienes o servicios/ nómina/ aportes al sistema de seguridad social/
provisión para prestaciones sociales/mesadas pensionales/ cálculo
Registros, facturas, sistemas de información actuarial/ ingresos por servicios prestados/ contingencias por
demandas y sentencias/movimiento activos fijos/ depreciación y
y normatividad vigente.
amortizaciones/ conciliaciones/ Valoración y desvalorización de
inmuebles/ recursos entregados en administración/inversiones/
informes.
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Representante de la Dirección para
el Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Entrega de la información de almacén a contabilidad debe ser reportada los cinco (5) primeros días de cada mes.
Adicional de los Back up que realiza la Ofina de Sistemas, el Grupo de Contabilidad realiza copia de seguridad semanal de todo el aplicativo DOS y GW.
Validaciones en los perfiles contables y aprobador en el SIIF.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Financiera
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Financiera
PROCESO
GF02 -Gestión Presupuestal
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaría General - Director Financiero
OBJETIVO
Dar cumplimiento a las políticas, principios, metodologías y procedimientos en cuanto hace a la gestión, registro y control de la ejecución presupuestal.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para dar cumplimiento a las políticas,
principios, metodologías y procedimientos en cuanto hace a la
gestión, registro y control de la ejecución presupuestal.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
GF02 -Gestión Presupuestal
HACER
GF02 -Gestión Presupuestal
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público (MHCP), DNP
Representante de la Dirección para
el Sistema de Gestión Ambiental
(SGA)
Fichas de Plan de Acción por proceso
Registrar y controlar la ejecución presupuestal de gastos e
ingresos, aplicando las políticas, principios, metodologías y
procedimientos en el cumplimiento y desarrollo de las funciones de
la SIC. Tareas y perfiles SIIF/ Control ejecución presupuestal/ Registros en el SIIF/ CDP/ Registros
órdenes de pago/ presupuesto/ desagregación del presupuesto/
Presupuestales/ informes de
Decreto liquidación del presupuesto,
expedición
CDP/
registros
presupuestales
ejecuciòn
proyectos de inversión, pagos a realizar por
compromisos/modificaciones desagregación presupuesto/
la SIC y normatividad vigente.
traslados presupuestales/adiciones presupuestales/ programación
mensualizada PAC/modificaciones PAC/ pago de cuentas
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Oficina Asesora de
Planeación, Entidades de vigilancia y
control de entidades públicas,
Secretaria General.
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Representante de la Dirección para
el Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Se efectuarán consultas periódicas del avance en la ejecución del presupuesto, para garantizar la adecuada operación institucional.
Por medio de la revisión de los documentos de ordenación del gasto y el objeto a contratar se puede identificar claramente el tipo de contratación.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Financiera
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Financiera
PROCESO
GF03-Gestión de Tesoreria
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Secretaria General - Director Financiero
OBJETIVO
Dar cumplimiento a las políticas, principios, metodologías y procedimientos en cuanto a la gestión de tesorería.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Planificar las actividades para dar cumplimiento a las políticas,
principios, metodologías y procedimientos en cuanto a la gestión de Fichas de Plan de Acción por proceso
tesorería.
Cliente y partes interesadas
GF03-Gestión de Tesoreria
HACER
GF03-Gestión de Tesoreria
Fichas de Plan de Acción por proceso
Usuarios de trámites y servicios,
bancos o entidades financieras
Ingresos financieros, Movimientos
financieros
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Salvaguardar los recursos financieros de la entidad, promoviendo la
eficiencia y eficacia del control de gestión financiera institucional.
Ingresos/ recursos nación/inversiones/ determinación del saldo a
invertir/ constitución de títulos TES/ Rendición de títulos TES/
comité de inversión/programación mensualizada
PAC/modificaciones PAC/ pago de cuentas.
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Recibos de caja, registros de los
pagos, informes de tesorería e
inversiones.
Entidades de vigilancia y control de
entidades públicas, Entidades
Financieras, Ministerio de Hacienda y
Crédito Püblico.
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección
la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Programar con las áreas los recursos que se requieren durante cada mes a fin de cumplir con el pago oportuno de las obligaciones de la Entidad y efectuar las correspondientes solicitudes de
modificación del PAC dentro de las fechas establecidas por el MHCPTN
Presentar el informe de inversiòn al comitè de inversiones con antelaciòn suficiente a los miembros del comite para el proceso de toma de decisiones.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento del proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Financiera
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión tecnologías de la Información y la Comunicación
PROCESO
GS01 Administración Sistemas de Información
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Jefe Oficina de Tecnología e Informática
OBJETIVO
Operar el sistema integral de información automatizado optimizando los canales de comunicación interna y externa de la entidad.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
DE01 - Formulación Estratégica
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para operar el sistema integral de
información automatizado optimizando los canales de
comunicación interna y externa de la entidad.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por proceso
GS01 Administración Sistemas de
Información
HACER
GS01 Administración Sistemas de
Información
Fichas de Plan de Acción por proceso
Oficina de tecnología e Informática
Sistemas de información, software de
seguridad y normatividad vigente.
Oficina de tecnología e Informática
Funcionarios SIC
Entidades del estado
Establecer políticas y directrices relacionadas con la seguridad
Usuarios internos y externos de los
informática y tecnológica que posee la Superintendencia de
Sistemas e información segura y confiable servicios informáticos que presta la
Industria y Comercio mediante la evaluación de riesgos,
Entidad
amenazas y vulnerabilidades.
Optimización uso de: La pagina web,
sistema de actos administrativos y cobro
Establecer políticas generales para el manejo de recursos coactivo, consulta de actos administrativos,
informáticos con el fin de minimizar los riesgos en la pérdida
generación de edictos, prestamo de
de información, aumentar los niveles de eficiencia y
Equipos informáticos, software, hardware,
expedientes a usuarios internos,
Usuarios internos y externos de los
productividad de los funcionarios de la Superintendencia de
Sistemas de información y normatividad
administración de copias de seguridad, servicios informáticos que presta la
Industria y Comercio, prolongar la vida útil de los equipos de manejo de antivirus, notificación de actos
vigente.
Entidad
cómputo y aprovechar al máximo los Sistemas de Información
administrativos via internet, manejo del
y las herramientas Institucionales
correo electrónico, manejo de internet e
intranet, sistema proceso contencioso
administrativo.
Requerimientos sistemas de información y
normatividad vigente.
Atender las solicitudes relacionadas con los sistemas de
información de la Superintendencia de Industria y Comercio
Sistemas de información
Usuarios internos y externos de los
servicios informáticos que presta la
Entidad
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de
gestión ambiental, aplicar los programas de gestión y otros
controles aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Prácticas y controles en seguridad y salud Comercio, Funcionarios de la SIC,
ocupacional
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a
la Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación,
verificar cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de
control realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de
Revisión por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones
correctivas y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo,
Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo,
Funcionarios de la SIC, y partes
interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Las políticas relacionadas con infraestructura tecnológica, uso de herramientas informáticas, sistemas de información y servicios informáticos están consignados en los manuales de
Seguridad Informática, Uso de Recursos informáticos y Requerimientos de Sistemas de Información.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión tecnologías de la Información y la Comunicación
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Jurídica
PROCESO
GJ01 Cobro Coactivo
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Jefe Oficina Asesora Jurídica - Coordinador Grupo Cobro Coactivo
OBJETIVO
Adelantar la recuperación de los créditos fiscales u obligaciones a favor de la Nación, originados en actos administrativos que prestan mérito ejecutivo proferidos por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Planificar las actividades para adelantar la recuperación de los
créditos fiscales u obligaciones a favor de la Nación, originados en
Fichas de Plan de Acción por proceso
actos administrativos que prestan mérito ejecutivo proferidos por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Cliente y partes interesadas
GJ01 Cobro Coactivo
HACER
GJ01 Cobro Coactivo
Fichas de Plan de Acción por proceso
Hacer efectiva la recuperación de los créditos fiscales originados en
actos proferidos por la Superintendencia de Industria y Comercio,
Dependencias, DIAN, CIFIN,
que presten mérito ejecutivo por jurisdicción coactiva, siguiendo
Superintendencia Financiera,
para
tal fin el procedimiento establecido por la Ley. Preliminares
Cámaras de comercio, oficinas de
Actos administrativos expedidos por la SIC ,
título ejecutivo/ cobro persuasivo/ cobro coactivo/ medidas
tránsito, oficinas de registro de
información entidades relacionadas, sistemas cautelares/ práctica diligencia de secuestro/ Acuerdo de pago y
Instrumentos Públicos, otras
de información y normatividad vigente.
garantías/ terminación del procesos coactivo/ terminación anormal
entidades o instituciones que sean
del proceso coactivo
necesarias conforme a la naturaleza
del obligado
Mandamientos de pago, avisos de
cobro, acuerdos de pago, actos
administrativos
Morosos, Dirección Financiera,
Entidades de vigilancia y control de
entidades públicas
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Representante de la Dirección para el
Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por
la Dirección
ACTUAR
Necesidad de establecer acciones correctivas Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
En cuanto a los Convenios con CIFIN y DATAREDITO, el Coordinador y la(s) persona(s) que designe para el manejo y uso de la respectivas bases de datos, teniendo en cuenta que su uso es de
carácter oficial - SIC, debiéndose utilizar con las medidas de seguridad que se requieren y establecidas para las funciones propias de cobro del GTCC.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Jurídica
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Jurídica
PROCESO
GJ02 Gestión Judicial
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Jefe Oficina Asesora Jurídica - Coordinador Grupo Gestión Judicial
OBJETIVO
Proteger los intereses de la entidad adelantando las acciones de coordinación, gestión y atención de los diferentes asuntos y procesos que se tramitan ante las diferentes entidades de la rama
judicial.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para proteger los intereses de la entidad
adelantando las acciones de coordinación, gestión y atención de
los diferentes asuntos y procesos que se tramitan ante las
diferentes entidades de la rama judicial.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
GJ02 Gestión Judicial
Informes, Base de Datos e Indicador
de Prevención daño antijurídico
Entidades de vigilancia y control de
entidades públicas, Demandante,
Comité de Conciliación SIC,
Proceso Gestión judicial, Proceso
Contable, Presupuestal y Tesorería
HACER
GJ02 Gestión Judicial
Fichas de Plan de Acción por proceso
Juzgados, demandantes
Sentencias, conciliaciones y demandas
vigentes y requerimientos judiciales
Demandante
Demanda, necesidad de conciliación,
sistemas de información y normatividad
vigente.
Aplicar los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos
(MASC), dentro del marco legal normativo para la solución de
conflictos en los cuales sea parte o tenga interés la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Conciliaciones
Entidades de vigilancia y control de
entidades públicas, Demandante,
Comité de Conciliación SIC,
Proceso Gestión judicial
Demanda y su notificación, sentencias,
sistemas de información y normatividad
vigente.
Proteger los intereses litigiosos de la Entidad, contestando la
demanda con los argumentos técnicos y legales a que haya lugar
para la la adecuada defensa de la Entidad, aportando pruebas a
fin de desvirtuar las pretensiones del demandante, argumentando
alegatos de conclusión y cumpliendo la sentencia expedida por el
despacho judicial. Notificación / contestación demanda/ pruebas/
alegatos/ sentencia/ cumplimiento sentencia/apelación/ alegatos
de segunda instancia
Procesos contenciosos, civiles y
penales
Entidades de vigilancia y control de
entidades públicas, Demandante,
Comité de Conciliación SIC,
Rama judicial, Procuraduría general
de la nación, y Procesos SIGI
Facilitar a las diferentes dependencias de la Entidad y al Comité
de Conciliación la debida evaluación de las causas generadoras
de las demandas instauradas contra la misma, y sentencias en
contra, la unificación de criterios de prevención y la
implementación de acciones preventivas.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Rama judicial, Procuraduría general
de la nación, dependencias y
compilación de normas.
Acción constitucional, sistemas de
información y normatividad vigente.
Dar respuesta a las acciones de tutela, acciones populares,
acciones de cumplimiento y acciones de grupo notificadas a la
entidad. Admisión/ preliminar/ decisión
Acciones constitucionales, acción de
tuttela, acción popular y acción de
cumplimiento
Entidades de vigilancia y control de
entidades públicas, Demandante,
Comité de Conciliación SIC
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
ACTUAR
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
i). El análisis que realiza el abogado a los temas sometidos al Comité de Conciliación de la Entidad son de carácter confidencial, ii). la Secretaría del Grupo de Gestión Judicial, acompañada
de la coordinación controlan los términos judiciales, sin perjuicio de la responsabilidad que le atañe al profesional apoderado del proceso, así como de los expedientes asignados para su
estudio y control. iii). Esta Dependencia cuenta con un sistema de información litigiosa denominado 'Litigando', entidad encargada de la vigilancia de los procesos judiciales, la clave para
acceder a dicha información es de uso personal e intransferible por parte de los abogados.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Jurídica
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Jurídica
PROCESO
GJ04 Derechos de Petición
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Jefe Oficina Asesora Jurídica - Coordinador Grupo Certificaciones y Notificaciones
OBJETIVO
Atender los derechos de petición de interés general o particular que sean presentados a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Expedir certificaciones y constancias a los usuarios, conforme las solicitudes presentadas.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Planificar las actividades para Atender los derechos de petición de
interés general o particular que sean presentados a la
Superintendencia de Industria y Comercio, así como expedir
Fichas de Plan de Acción por proceso
certificaciones y constancias a los usuarios, conforme las
solicitudes presentadas.
Cliente y partes interesadas
GJ04 Derechos de Petición
HACER
GJ04 Derechos de Petición
Peticionario
GJ04 Derechos de Petición
Fichas de Plan de Acción por proceso
(Oficina Juridica)
La Oficina Asesora Jurídica atenderá las consultas realizadas a la
SIC en tiempos acordes a lo estipulado en la normatividad vigente.
Admisión, decisión.
Consulta, Petición de informaciónsistemas
de información y normatividad vigente.
Conceptos, oficio de respuesta
Empresa, consumidores, entes de
vigilancia y control, entidades del
Estado, ciudadanía en general
Atender las solicitudes de certificaciones que son requeridas a la
SIC. Admisión, decisión.
Certificaciones
Empresa, consumidores, entidades del
Estado, ciudadanía en general
Fichas de Plan de Acción por proceso
(Grupo de Certificaciones y Notificaciones)
Solicitante
Solicitud de certificación, pagos necesarios,
sistemas de información y normatividad
vigente.
Solicitante
Solicitud copias, pagos necesarios, sistemas
de información y normatividad vigente.
Atender las solicitudes de copias que son requeridas a la SIC.
Admisión, decisión
Copias para entregar
Empresa, consumidores, entidades del
Estado, ciudadanía en general
Solicitante
Solicitud de listados, pagos necesarios,
sistemas de información y normatividad
vigente.
Atender las solicitudes de listados que son requeridas a la SIC.
Admisión, decisión
Listados
Empresa, consumidores, entidades del
Estado, ciudadanía en general
Atender las quejas, reclamos y/o sugerencias que se presenten.
Admisión, decisión, seguimiento.
Respuesta al quejoso
Traslado de Queja
Informe PQRF
Empresa, consumidores, entidades del
Estado, ciudadanía en general, Entes
de control y vigilancia, Grupo procesos
disciplinarios.
Procesos SC02- Seguimiento Sistema
de Gestión y CI01 Control Interno
Empresas, comerciantes,
consumidores, inventores, academia,
ciudadanía en general
Queja o reclamo, pruebas, normatividad
vigente.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección
la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
La respuesta a la consulta debe ser clara, concisa y completa, por lo tanto, la respuesta debe abarcar los interroganntes o dudas que tenga el peticionario.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Jurídica
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Gestión Jurídica
PROCESO
GJ05 Regulación Jurídica
TIPO DE PROCESO
Apoyo
RESPONSABLE
Jefe Oficina Asesora Jurídica - Coordinador Grupo de Regulación
OBJETIVO
Adelantar y participar en el tramite y expedición de los diferentes tipos de proyectos normativos, realizando el seguimiento correspondiente, así como mantener actualizado el compendio de
regulaciones expedidas por la SIC.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Planificar las actividades para adelantar y participar en el tramite y
expedición de los diferentes tipos de proyectos normativos,
realizando el seguimiento correspondiente, así como mantener
actualizado el compendio de regulaciones expedidas por la SIC.
Salidas
Cliente y partes interesadas
Fichas de Plan de Acción por
proceso
GJ05 Regulación Jurídica
HACER
GJ05 Regulación Jurídica
Congreso de la República,
Ministerios.
Dependencias SIC
Fichas de Plan de Acción por proceso
Adelantar seguimiento al trámite de los proyectos de ley, acuerdos Informe de seguimiento legislativo.
y otras normas expedidas por diferentes organismos de las ramas
Leyes, decretos y acuerdo
Proyectos de ley, proyectos de decreto,
del poder público. Selección proyectos/ presentación
aprobados con las observaciones de
acuerdos, Conpes sistemas de información
observaciones/ seguimiento
la SIC
y normatividad vigente.
Expedir actos administrativos de carácter general, incluidos
Propuestas de reglamentaciones -Circulares aquellos que modifican la Circular Única. Elaboración proyecto
acto administrativo/ revisión y aprobación acto administrativo/
y Resoluciones-, sistemas de información y
divulgación/ actualización circular única/ control y archivo/ Edición
normatividad vigente.
del Boletín Juridico/ actualizaciones.
Acto administrativo Resoluciones/Circulares -
Dependencias de la SIC
Ciudadanía en general, consumidores,
usuarios de trámites y servicios,
vigilados
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Representante de la Dirección para
el Sistema de Gestión Ambiental
(SGA)
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental, aplicar los programas de gestión y otros controles
aplicables al proceso
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Representante de la Dirección para
el Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO)
Orientaciones y metodología de gestión en
seguridad y salud ocupacional
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Políticas de Operación:
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión
por la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Informe de Revisión por la Dirección
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Expedicion de Actos Administrativos de carácter genera: i. Cada vez que se expida un Acto Administrativo de carácter general se requiere del visto bueno de cada uno de los involucrados. /
ii. Seguimiento Legislativo: Cada vez se radiquen proyectos de Ley que incidan directa o indirectamente con la funciones asigadas a la SIC, el funcionario del grupo debe poner en
conocimiento a la misional afectada para que sea ella la que determine el impacto negativo o positivo de dicho proyecto.
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Macroproceso Gestión Jurídica
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
MACROPROCESO
Sistema de Control Interno
PROCESO
CI01 Control Interno
TIPO DE PROCESO
Control y Evaluación
RESPONSABLE
Jefe Oficina de Control Interno
OBJETIVO
Evaluar los componentes del sistema de control interno, adoptados por la entidad en el ejercicio de la función administrativa en todos sus procesos y el cumplimiento cabal de los roles
asigandos y lo definido en la ley 87 de 1993.
Ciclo PHVA
Proveedor
DE01 - Formulación Estratégica
Entradas
Plan de acción anual
Actividades
PLANEAR
Salidas
Planificar las actividades para evaluar los componentes del
sistema de control interno, adoptados por la entidad en el ejercicio
de la función administrativa en todos sus procesos y el
Fichas de Plan de Acción por proceso
cumplimiento cabal de los roles asigandos y lo definido en la ley 87
de 1993.
Cliente y partes interesadas
CI01 Control Interno
HACER
CI01 Control Interno
Fichas de Plan de Acción por proceso
Todos los procesos de la
Superintendente de Industria y
Comercio.
Resultados de anteriores auditorias,
requisitos legales y reglamentarios,
importancia de los procesos, prioridades de
la Alta Direcciòn.
CI01 Control Interno
Representante de la Dirección para el
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Definir cronograma de auditorias anuales.
Superintendente de Industria y
Comercioy funcionarios de la SIC
CI01 Control Interno
Cronograma de auditorias y Plan de Acciòn Evaluaciones del sistema de control interno a traves de a ejecuciòn
de auditorias.
Anual.
Orientaciones y metodología de gestión
ambiental
Cronograma de auditorias
Participar en actividades definidas en el programa de gestión
ambiental
Superintendente de Industria y
Informe de Auditoria, Planes de
Comercio, Procesos SIC, Contraloría
mejoramiento e informes de
General de la República y Presidencia,
seguimiento al plan de mejoramiento.
Departamento.
Prácticas y controles ambientales
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SGA, partes interesadas.
Ciclo PHVA
Proveedor
Entradas
Representante de la Dirección para el
Orientaciones y metodología de gestión en
Sistema de Seguridad y Salud
seguridad y salud ocupacional
Ocupacional (SySO)
Actividades
Salidas
Cliente y partes interesadas
Participar en las actividades definidas en el programa de
seguridad y salud ocupacional
Prácticas y controles en seguridad y
salud ocupacional
Superintendente de Industria y
Comercio, Funcionarios de la SIC,
Representante de la Dirección para
SySO, partes interesadas.
VERIFICAR
Sistema de Trámites y SIGI
Información de actividades operativas y
actividades con cronograma
Reportar información de las actividades realizadas en el mes a la
Oficina Asesora de Planeación
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Realizar Comité de Gestión y Comité de Coordinación, verificar
cumplimiento y establecer acciones
Proceso de Sistema de Control
Interno, Seguimiento sistema de
gestión
Comunicación fechas de auditoria interna,
programación auditorias del SIGI
Atender la auditoria y entregar la información necesaria
Entes de Control
Comunicación fechas de auditoria externa
Entregar la información necesaria para que los entes de control
realicen las auditorias que corresponda
Proceso Revisión Estratégica
Seguimiento
Funcionarios del proceso
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Seguimiento
Necesidad de establecer acciones
correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
Recopilar información de la vigencia y entregarla a la Oficina
Asesora de Planeación para que consolide informe de Revisión por Informe de Revisión por la Dirección
la Dirección
ACTUAR
Diligenciar el Plan de Mejoramiento con las acciones correctivas y
preventivas
Acciones correctivas y preventivas
Superintendente de Industria y
Comercio, Delegados, Directores,
Coordinadores de Grupo, Funcionarios
de la SIC, y partes interesadas.
REQUISITOS
Políticas de Operación:
* Todo informe final de auditoria que contenga hallazgos debera ser incluidos en un Plan de Mejoramiento con el fin generar acciones correctivas o preventivas para mitigar su ocurrencia.
*Todos los procesos sujetos de auditoria deberan cumplir con los terminos indicados para dar respuesta a los requerimientos de Control Interno.
* Promover
el Autocontrol a los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio.
* Se realizaran cambios a un
informe de auditoria preliminar, unicamente basado en las pruebas documentales que allegue el auditado en la respuesta al informe preliminar.
Legales y normativos
Recursos
Riesgos
Documentos de Referencia
Ver normograma asociado a cada Manual o procedimiento de este proceso
Humanos, Tecnológicos (Software y Hardware), Financieros y de Infraestructura (Equipos de Computo y de comunicaciones, Instalaciones Fisicas, etc.)
Ver Matriz de Riesgo y Control en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/Sistema de Gestión de Calidad SGC / Mapa de Riesgos
Ver documentos del proceso en INTRASIC/ Sistema Integral de Gestión Institucional/ Proceso CI01 Control Interno