PGH-01 VINCULACION DE PERSONAL EN PLANTA_OK

Código
PGH-01 v.04
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Vinculación de Personal en Planta
1. Objetivo y Alcance
Determinar los pasos para la vinculación del personal Docente Tiempo Completo y
Administrativo de la Universidad de Pamplona.
Inicia con la recepción de la autorización por parte del Ordenador del Gasto o con el acta
de Comité de Asignación y reconocimiento de Puntaje y termina con la inclusión en la
nómina.
2. Responsable
Los responsables de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente
documento es el (la) Líder del Proceso de Gestión de Talento Humano, Secretaría
General, Vicerrectoría Académica, Comité de Puntaje, Técnico responsable de
Vinculación y Técnico responsable de Nómina de la Universidad de Pamplona.
3. Definiciones
3.1 Docente
Es quien se dedica profesionalmente a la enseñanza, bien con carácter general, bien
especializado en una determinada área de conocimiento, asignatura, disciplina
académica, ciencia o arte.
3.2 Personal Administrativo
Persona que se dedica a labores no docentes.
3.3 Vinculación
Forma mediante la cual se incorpora por el tipo de contrato laboral a que haya lugar a una
persona natural para que cumpla determinadas funciones, previo cumplimiento de
requisitos en un sitio determinado.
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Luz Stella Vélez Celis
Firma
Libardo Álvarez García
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
15 de julio de 2013
Fecha
16 de julio de 2013
Fecha
05 de agosto de 2013
Código
PGH-01 v.04
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Vinculación de Personal en Planta
N° DE
ACTIVIDAD
ACTIVIDADES
1
RECEPCIÓN AUTORIZACIÓN DE
VINCULACIÓN POR PARTE DEL
ORDENADOR DEL GASTO
(ADMINISTRATIVOS) O EL ACTA DE
COMITÉ DE ASIGNACIÓN Y
RECONOCIMIENTO DE PUNTAJE
DOCENTES)
TIEMPOS
RESPONSABLE
FORMATOS
FGH-06
“Solicitud de
Vinculación de
Personal”
Cuando se trate de personal que va a
ser vinculado como administrativo se Cada vez que
recibe el autorizado por el(a) ordenador se requiera
(a) del gasto, ya sea por correo
vincular
electrónico o en medio físico y se personal de
registra en el formato de control de
planta
documentos recibidos.
Profesional
Universitario
responsable de la
Vinculación
1.2
El Líder del Proceso de Gestión de
Talento Humano verifica el cumplimiento
de los requisitos establecidos en el
Manual de Funciones.
Cada vez que
se requiera
vincular
personal de
planta
Líder del Proceso
N/A
1.3
Cuando se trate de Docentes que van a
ingresar a la planta, luego de surtido el
Cada vez que
concurso se recibe en esta dependencia
se realice
el Acta del Comité de Asignación de
concurso
puntaje, por correo electrónico o en
docente
medio físico y se registra en el formato
de control de documentos recibidos.
Profesional
Universitario
responsable de la
Vinculación
FGH-08 “Control
de Documentos
Recibidos”
Profesional
Universitario
responsable de la
Vinculación
FGH-18 “Paz y
Salvo de
Vinculación
Cargos
Administrativos”
1.1
2
2.1
2.2
FGH-08 “Control
de Documentos
Recibidos”
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN
DOCUMENTOS PARA VINCULACIÓN
Se recibe de parte del aspirante la
documentación y se verifica de acuerdo
a lo establecido en el IGH-02
“Requisitos
de
Vinculación
de
Personal”.
Se
validan
dichos
documentos por vía electrónica o por
teléfono.
1 día para la
recepción de
los
documentos
2 días para la
Se entrega al aspirante el paz y salvo de verificación de
vinculación.
los
En caso de no cumplir con los requisitos documentos
se informará al aspirante y le serán
devueltos los documentos.
3
ELABORACIÓN DE ACTOS
ADMINISTRATIVOS
3.1
Con la autorización y la verificación de
los documentos se procede a proyectar
la resolución y se remite a la Rectoría
para su firma dejando evidencia en el
respectivo formato.
2 días
Profesional
Universitario
responsable de la
Vinculación
FGH-09 “Control
de Salida de
Documentos”
Código
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Vinculación de Personal en Planta
3.2
3.3
4
4.1
5
5.1
Con el paz y salvo de vinculación la
persona se dirige a la Secretaría
General quien se encarga de notificar y
en el evento en que el aspirante acepte
posesionarlo en el cargo y esta
dependencia remite las novedades y
copia de las resoluciones notificadas al
proceso de Gestión del Talento Humano
mediante FGH-01 “Novedades de
Nómina” y se registra en el FGH-08
“Control de Documentos Recibidos”.
De acuerdo a
lo establecido
en el FGH-58
“Planificación
actividades
del Proceso
Recibidas las novedades procede a
de Gestión
activar el cargo en el sistema, y
del Talento
posteriormente lo remite al Técnico
Humano”
responsable de las novedades de
nómina para que se realice la asignación
salarial en el aplicativo, de acuerdo a la
planta de personal
vigente o la
resolución
de
asignación
y
reconocimiento de puntaje.
La resolución notificada es escaneada,
subida al aplicativo y archivada en la 2 días hábiles
hoja de vida del servidor público.
Secretaría
General
FGH-18 “Paz y
Salvo de
Vinculación
Cargos
Administrativos”
FGH-01
“Novedades de
Nómina”
Profesional
Universitario
responsable de la
Vinculación
Técnico
Administrativo
responsable
nómina y/o
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
responsable de la
Vinculación
FGH-08 “Control
de Documentos
Recibidos”
FGH-58
“Planificación
actividades del
Proceso de
Gestión del
Talento Humano”
N/A
Auxiliar
Administrativo
responsable del
Archivo
INGRESO DE DATOS AL APLICATIVO
De acuerdo a
lo establecido
en el FGH-58
Procede a ingresar los datos de acuerdo “Planificación
a lo establecido en el IGH-01 “Ingreso actividades
de Datos al Sistema”
del Proceso
de Gestión
del Talento
Humano”
AFILIACIÓN A SEGURIDAD SOCIAL Y
ARL
Se diligencia los formatos externos de
Seguridad Social y ARL, se remiten
mediante carta o se diligencian en línea 2 días hábiles
si la EPS, AFP y ARL donde se
encuentre afiliado el docente lo permite.
Profesional
Universitario
responsable de la
Vinculación
Profesional
Universitario
responsable de la
Vinculación
FGH-58
“Planificación
actividades del
Proceso de
Gestión del
Talento Humano”
FGT-14 “Carta”
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6
INCLUSIÓN EN LA NÓMINA
6.1
Se procede a incluir al vinculado en la
nómina.
7
ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN
7.1
2 días hábiles
La documentación generada en el
presente procedimiento es archivada
20 días hábiles
según las Tabla de Retención
Documental.
Técnico
Administrativo
responsable de la
Nómina
N/A
Auxiliar
Administrativo
responsable del
Archivo
N/A
5. Documentos de Referencia
•
•
•
•
•
NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
MECI Modelo Estándar de Control Interno
IGH-01 “Ingreso de Datos al Sistema”
IGH-02 “Requisitos de Vinculación del Personal”
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
02
03
7. Anexos.
“No aplica”.
Naturaleza del
Fecha de
Cambio
Aprobación
Modificación
del
Procedimiento, con el fin de
17 de Octubre de 2007
disminuir trámites y por el
cambio de roles.
Traslado del manejo de OPS
al proceso de Adquisición de
30 de abril de 2008
Bienes y Servicios
Se
modifican
todas
la
actividades del procedimiento
7 de julio de 2010
según acta N° 02 del 7 de
julio de 2010
Actualización del documento
según lo descrito en el acta
16 de julio de 2013
de reunión N° 20 del 02 de
agosto de 2013.
Fecha de
Validación
25 de Octubre de
2007
2 de mayo de 2008
12 de julio de 2010
5 de agosto de
2013