manual PARA aliados estratÉGICOS

APARTADÓ ARAUCA BARRANCABERMEJA BOGOTÁ BUCARAMANGA CALI CARTAGO ESPINAL ENVIGADO
IBAGUÉ MEDELLÍN MONTERÍA NEIVA PASTO PEREIRA POPAYÁN QUIBDÓ SANTA MARTA VILLAVICENCIO
LINEA ÚNICA NACIONAL 018000-420101
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FAA3-2 Versión 1, Mayo 2012
INTRODUCCIÓN
Apreciado
ALIADO ESTRATÉGICO
La Universidad Cooperativa de Colombia se está transformando en una institución
de educación superior de talla mundial. Actualmente está en un proceso de
mejoramiento continuo, orientado hacia la calidad, la acreditación y a la
consolidación, bajo los pilares del capital humano, la infraestructura tecnológica y
física, para ofrecer servicios de alta calidad.
Para alcanzar este objetivo es necesaria la participación de aliados estratégicos
que provean oportunamente bienes y servicios de calidad, a través de una relación
transparente, confiable, basada en prácticas sanas que permitan el beneficio
mutuo.
Este Manual pretende orientarlo sobre los procesos y procedimientos de Compras,
de una manera clara, que facilite la comunicación y el flujo eficiente del proceso;
contribuyendo así a la consolidación de alianzas estratégicas.
Nuestra Institución es abierta y participativa con la pequeña, mediana y grande
empresa, contribuyendo al desarrollo empresarial y siguiendo sus principios
cooperativos.; puesto que está comprometida con el planeta, la recuperación y
conservación del ambiente y las generaciones futuras, por lo cual fomenta el uso
de materiales y suministros que ayuden a su conservación.
Actualmente los procesos y procedimientos de compras se han documentado en
el Sistema de Gestión Integral (SGI) de la Universidad, basados en la Norma ISO
9001:2000.
El Sistema de Información Oracle Peoplesoft, Campus Solutions, denominado por
la Universidad “Timonel”, pretende integrar nuestros procesos del ciclo de vida del
estudiante, la Información Financiera, el Recurso Humano y la Gestión
Documental. Dentro de la información Financiera, está el Módulo de Compras, el
cual recientemente entra en producción, optimizando los procesos de compra, su
seguimiento y control.
Lo invitamos a conocer este manual y convertirse en nuestro aliado estratégico.
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1. ACERCA DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
1.1 Quiénes Somos
«Somos una Institución de Educación Superior de propiedad social, formamos
personas competentes para responder a las dinámicas del mundo, contribuimos a la
construcción y difusión del conocimiento, apoyamos el desarrollo competitivo del país a
través de sus organizaciones y buscamos el mejoramiento de la calidad de vida de las
comunidades, influidos por la economía solidaria que nos dio origen»
1.2 Hacia Dónde Vamos
En el año 2022 seremos una universidad de docencia con investigación,
reconocida como una de las instituciones educativas más importantes a
nivel nacional, ejercemos actividades con vocación hacia la excelencia,
evidenciada en la certificación de procesos, acreditación nacional e
internacional, con un equipo humano competente y un modelo de gestión
innovador que se apoya en infraestructura física y tecnológica pertinente,
comprometidos con la construcción de espacios de desarrollo personal y
profesional para la comunidad universitaria y abierta al mundo.
1.4 La Dirección Nacional De Compras
La Dirección Nacional de Compras se creó por medio de la Resolución
Rectoral No. 194 del 10 de marzo de 2012, como responsable de negociar
los bienes y servicios requeridos y establecer políticas que aseguren un
proceso de abastecimiento eficiente, transparente y rentable, que minimice
los riesgos.
Es el área encargada de planear las compras a nivel nacional, de presentar
las opciones de compra al Comité Nacional de Compras y de realizar las
negociaciones respectivas; cuenta con un equipo profesional en constante
capacitación, que permite lograr los objetivos institucionales.
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1.5 Nuestro Proceso de Compras: La política nacional de compras establece
los parámetros reglamentarios internos para ejecutar el proceso de compras de
menor y mayor cuantía.
1.6.1 Proceso para Gestionar Compras de Cuantía Menor
1.6.1
Proceso para Gestionar Compras por Cuantía Mayor
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1.7.1 Objeto de nuestra relación estratégica con proveedores
Usted es un aliado fundamental para el desarrollo de la Universidad
Cooperativa de Colombia, por lo cual nuestro objetivo es mantener
relaciones comerciales de confianza, responsabilidad y beneficio mutuo,
que nos permitan el óptimo funcionamiento y ejecución de la academia y
los diferentes proyectos de la Institución; con el fin de lograr los más altos
estándares de desempeño y calidad, a través de la promoción de las
mejores prácticas.
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Nuestros criterios de negociaciòn son:
2. Condiciones para ser Nuestro Aliado Estratégico
Para registrarse como Proveedor de la Universidad Cooperativa de Colombia,
usted debe:
2.1 Cumplir con los siguientes Requisitos:





Tener una empresa o negocio legalmente constituido.
Si es persona natural, cumplir con los requisitos de ley.
Ofrecer productos y servicios de calidad que atiendan efectivamente las
necesidades de la Universidad.
Garantizar oportunidad en las entregas.
Tener capacidad para brindar oportuno soporte y garantías sobre los
bienes o servicios adquiridos.
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

Ofrecer agilidad en las repuestas a cotizaciones y efectividad en el
acompañamiento comercial.
Analizar las fortalezas mutuas para proponer nuevas oportunidades de
negocio.
2.2 Presentar su empresa y catálogo de bienes o servicios:
Envíe información sobre su empresa y su catálogo de productos o servicios por
medio digital al correo electrónico [email protected]. Si ya es nuestro
proveedor, actualice sus datos y catálogo de productos o servicios, cada seis
meses.
2.3 Regístrese como Nuestro Proveedor
Si ha iniciado un proceso de negociación por primera vez con la Universidad,
usted deberá remitir al correo electrónico [email protected], los siguientes
documentos en formato PDF; y remitir los de requisito original a la dirección
Carrera 42 49-95 en Medellín, con destino a la Dirección Nacional de Compras.
DOCUMENTOS PARA REGISTRO DE
PERSONA NATURAL
DOCUMENTOS PARA REGISTRO DE
PERSONA JURÍDICA
• Diligenciar el formato Registro
Inicial del Proveedor (original)
• Rut
• Fotocopia de la cédula de
ciudadanía
• Estados financieros del último
período, si está obligado a llevar
contabilidad
• Declaración de Renta actualizada,
si está obligado a Declarar
• Certificado bancario- cuenta para
realizar pagos electrónicos
• Diligenciar el formato Registro
Inicial del Proveedor establecido
por la Universidad. (original)
• Certificado de Cámara de
Comercio (original)
• Rut
• Fotocopia de la cédula de
ciudadanía del Representante
Legal
• Estados financieros del último
período
• Declaración de Renta actualizada
• Certificado bancario- cuenta para
realizar pagos electrónicos
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2.4 Evaluación Inicial del Proveedor
La selección y evaluación inicial de nuestros proveedores se realiza de acuerdo a
los siguientes criterios:






Legalidad
Referencias
Calidad
Información Financiera
Competitividad
Forma de pago
3. Condiciones para presentar las propuestas comerciales
La Dirección de Compras es el área de la Universidad encargada de
representar al cliente Universidad Cooperativa de Colombia y de realizar
solicitudes de ofertas comerciales a los proveedores, a fin de atender las
necesidades de la Institución a nivel nacional. Las Subdirecciones
Financieras de la Universidad están autorizadas para realizar compras de
menor cuantía definidas por la Institución.
Nuestras peticiones de oferta siempre se realizarán desde nuestro correo
institucional y así mismo, por política debemos recibir sus respuestas de
cotización desde el correo que se ha referenciado oficialmente en su
registro de proveedor.
Se tiene un tiempo máximo de ocho máximo de ocho días (8) calendario
para recibir respuestas de cotización.
Las listas de precios para la Universidad deben actualizarse cada vez que
haya cambios y se dará por aceptada una vez se haga el respectivo análisis
por parte de la Universidad.
Requisitos para presentar su propuesta comercial a nuestra Institución:
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Presentación
• Debe ser de forma escrita, cuidando cumplir todos los requisitos estipulados por la
Universidad para la presentación de propuestas.
Contenido
•
•
•
•
•
•
•
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•
•
•
•
•
•
La cotización deberá considerar los siguientes
campos
Consecutivo
Fecha
Datos del destinatario
Especificaciones del bien o servicios
Unidad de medida en que viene su presentación
Precio
Valor del IVA y flete discriminado, si aplica
Forma de Pago
Tiempo de entrega expresado en días calendario
Condiciones de entrega: especificaciones de empaque
Garantías
Anexos de Fichas Técnicas
Validez de la propuesta
Datos de contacto del asesor responsable
Envío
Ayúdenos a cuidar el ambiente
• Estamos en la cultura de "Oficina sin papel, Universidad con memoria", por lo cual
unicamente recibimos sus cotizaciones de forma digital al correo [email protected]
Expectativas
•
•
•
•
•
•
•
Propuestas de Valor, que cumplan las necesidades y expectativas de la Universidad
Calidad
Asesoría, acompañamiento técnico y comercial
Cumplimiento
Compromiso y buen servicio postventa.
Proactividad y capacidad para proponer alianza
Cobertura
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4. Formalización de Pedidos:
Posterior al proceso de análisis, verificación de las propuestas comerciales, y a la
decisión de compra, todas las adquisiciones de la Universidad se formalizan a
través del formato establecido de orden de pedido, el cual deberá cumplir con los
siguientes aspectos, para que usted pueda proceder:

Estar diligenciado completamente y originado desde el correo electrónico
institucional. El formato está diseñado para brindarle información completa
sobre los artículos solicitados, términos de referencia y especificaciones,
valor de la compra, condiciones comerciales, responsable de aprobación y
persona responsable de la recepción de la compra.

Recuerde que las únicas dependencias autorizadas para emitir pedidos y
modificarlos son: la Dirección Nacional de Compras y en el caso de
cuantías menores, las Subdirecciones Financieras de cada una de las
sedes.

Las ordenes de pedido se remiten desde nuestro correo institucional
@ucc.edu.co, al correo electrónico registrado por el proveedor. Favor
abstenerse de gestionar pedidos provenientes de otro medio.

En caso de cualquier inquietud o solicitud de rectificación de la orden de
pedido, diríjase al funcionario autorizado con quién realizó la negociación.

Ante el incumplimiento de algunas de las condiciones por parte del
proveedor, la Universidad se reserva el derecho de cancelar una Orden de
Pedido, servicio o contrato, total o parcialmente, sin que esto origine costo
alguno a nuestro cargo. Asimismo, de solicitar indemnización a que haya
lugar por los perjuicios causados a la Universidad.

Para las compras que requieren contrato, se oficializará remitiendo los
documentos comerciales e información correspondiente a la Secretaría
General de la Universidad para su elaboración, quien a su vez, coordinará
con el proveedor el tema de póliza y la formalización.

La vigencia de precios se aplicará de acuerdo con lo especificado en la
respectiva oferta comercial presentada por el proveedor. No se aceptarán
modificación de valores posterior a la emisión del pedido.
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5. Entrega de Bienes o Servicios
La Universidad cuenta con su compromiso y responsabilidad en la entrega de los
bienes o servicios adquiridos, tenga en cuenta los siguientes aspectos al momento
de realizar su entrega:
5.1 Responsables de Recepción
La Universidad especifica en cada orden de pedido el responsable de recibir el
bien o servicio, por lo cual usted deberá proceder con la entrega únicamente a la
persona indicada, salvo casos excepcionales autorizados por el aprobador de la
compra.
Es indispensable que al momento de entregar el bien o servicio, quede constancia
firmada de la entrega, así mismo se radique la factura en la Unidad de
Correspondencia de la sede, adjuntando la constancia de recibido a satisfacción,
antes de la fecha de corte contable de la Universidad.
5.2 Empaque y transporte de los productos. Asegúrese de:

Que el empaque utilizado garantice la conservación del producto durante
su transporte y almacenamiento.

Que los datos del destinatario estén completos y legibles, indicado como
responsable de la recepción la persona especificada en la orden de pedido.

Si el empaque utilizado para el producto tiene carácter devolutivo, esta
condición debe especificarse en la oferta comercial y estar indicada en el
respectivo empaque.

Informar a la Universidad si su empresa realizará la entrega de los bienes
adquiridos directamente o si es por medio de transportadora.

Cuando el transporte se contrate con una transportadora, el proveedor debe
garantizar el buen estado del vehículo y su procedencia, así como el
cumplimiento de la documentación legal del Ministerio de Transporte. En
caso de tratarse de sustancias controladas o peligrosas cumplir con la
documentación
requerida
por
entidades
gubernamentales
correspondientes.
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
Si la entrega se trata de productos químicos, productos controlados por la
DNE, reactivos, materiales tóxicos, debe cumplir además con los siguientes
requisitos:
El producto debe venir identificado con su nombre, número de lote, fecha
de fabricación, vencimiento no menor a un año y rotulación de seguridad.
La entrega debe corresponder, en lo posible, a un mismo número de lote de
fabricación.
Adjuntar el certificado de análisis y ficha técnica.

La Universidad tiene la facultad de realizar las pruebas de calidad
necesarias para comprobar la conformidad del producto, servicio y obra,
con los requisitos especificados en el documento de compra. Esta
verificación se tendrá en cuenta en el proceso de calificación final del
proveedor y para el proceso de pago.
5.3 Tiempos de entrega
Los bienes o servicios deben despacharse puntualmente, calculando que su
entrega sea oportuna, salvo solicitud o autorización escrita por la Dirección
Nacional de Compras.
En el caso de servicios u obras la fecha de inicio y finalización debe cumplirse de
acuerdo con lo estipulado en la propuesta comercial.
5.4 Horario de atención
El horario de atención de la Universidad a nivel nacional que debe tener en cuenta
para programar sus despachos, es:
Lunes a viernes: 8:00 a.m. -12:00 a.m.
2:00 p.m. – 6:00 p.m.
Las entregas fuera de estos horarios y días, deben acordarse en forma escrita con
el responsable de la recepción.
5.5 Gestión de cambios o devoluciones
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Ante cualquier necesidad de devolución o cambio, el funcionario responsable de la
negociación, le informará formalmente por escrito.
La Universidad no se responsabiliza por solicitudes o directrices impartidas por
funcionarios diferentes a los autorizados por la institución para la gestión de
compras, excepto que se autorice en forma escrita.
6. Facturación y pagos
Para una efectiva gestión de su pago, tenga presente:

La factura debe estar elaborada a nombre de LA UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA con NIT 860.029.924-7 y cumplir con todos
los requisitos de ley.

La factura debe contener el número de orden de pedido. Los datos de la
orden de pedido deben coincidir con los consignados en la factura. En caso
de cualquier diferencia, debe adjuntarse una comunicación formal con la
justificación correspondiente, de otra forma la Universidad no podrá recibirla.

Las facturas correspondientes a la compra de bienes o servicios deben
radicarse únicamente en la Unidad de Correspondencia de la sede,
adjuntando el recibido a satisfacción.

La Universidad realiza los pagos en forma oportuna, por medio de
transferencia electrónica.

Las consultas sobre pagos deben hacerse a las tesorerías de la sede
responsable de la compra. En el caso de compras para Direcciones
Nacionales, a la Tesorería Nacional.
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7. Calificación del proveedor
Los proveedores son aliados estratégicos para la Universidad, que le permiten
cumplir con sus objetivos de calidad. Para esto ha establecido un sistema de
calificación de proveedores en el sistema de información TIMONEL a partir de sus
entregas o servicios y dentro de los siguientes parámetros:

Puntualidad

Cantidad/ Recepción

Calidad
8.1
Responsabilidades con nuestros Proveedores

Proporcionar información oportuna, completa y necesaria durante todo el
proceso de compra.

Seleccionar aquellos proveedores que por su compromiso con la calidad y
cumplimiento de nuestros criterios de selección, sean los adecuados para
que la Universidad pueda cumplir con sus objetivos.

Evaluar los proveedores con el fin obtener un alto grado de confiabilidad y
fortalecer las relaciones con los proveedores que lo ameriten.

Contribuir al establecimiento de alianzas estratégicas para el beneficio
mutuo.

Cumplir oportunamente los compromisos de pagos adquiridos con el
proveedor, de conformidad con las fechas establecidas en los contratos, en
las órdenes de pedido, en las facturas o en los documentos de cobro
equivalente.

Entregar oportunamente de los certificados a que haya lugar.

Garantizar el acompañamiento de un funcionario responsable durante el
proceso de compra.
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8.2 Responsabilidades con la Universidad

Garantizar la calidad de los productos y servicios proporcionados a la
Universidad Cooperativa de Colombia.

Establecer y mantener un Sistema de Aseguramiento de Calidad, que
garantice la entrega oportuna de los productos y servicios de acuerdo con
lo solicitado.
Proporcionar oportunamente la información requerida por la Universidad
tales como: cotizaciones, hojas técnicas, especificaciones, métodos de
prueba, garantías, tiempo de entrega, entre otras.


Informar oportunamente las circunstancias que afecten las condiciones
inicialmente pactadas para la compra de los bienes o servicios.

Dar inmediata solución a los problemas de calidad que se presenten.

Proporcionar información estadística sobre la relación comercial con la
Universidad.

Permitir la realización de visitas de verificación de Calidad en sus
instalaciones cada vez que la Universidad lo considere pertinente, para
analizar temas de interés asociados al avance de un contrato o al programa
de desarrollo de proveedores, de estas actividades deberán quedar
soportes escritos.

Informar por escrito, a la Universidad Cooperativa de Colombia sobre
cualquier cambio de tipo legal como: razón social, tipo de empresa,
embargos, concordato, fusión, liquidación, escisión, venta, cambio de
domicilio y otros que puedan afectar el cumplimiento de los compromisos
adquiridos con la Universidad.

Nombrar un asesor comercial para la Universidad, el cual sea el canal de
comunicación y negociación válido.

Gestionar y entregar valores agregados únicamente a través de la Dirección
Nacional de Compras.
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9. Contáctenos
Dirección Nacional de Compras
NOMBRE
Aracelly Holguín Zapata
Paula Andrea Sánchez
Usma
Viviana Tamayo Flórez
Diana María Tobón Ortíz
Lizeth Carmona Carmona
CARGO
Directora
Especialista
TELÉFONO
4446065 EXT.4438
4446065 EXT. 4181
Especialista
Analista
Analista
4446065 EXT. 4187
4446065 EXT. 4195
4446065 EXT. 4587
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