GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
DIVISIÓN NACIONAL DE TESORERÍA
ACTA MODIFICACIÓN No. 001 - T
PROCESOS DE TESORERÍA ADOPTADOS MEDIANTE RESOLUCIÓN DE LA GERENCIA NACIONAL
FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA No. 329 DEL 31 DE JULIO DE 2006
FECHA:
21 de agosto de 2007
NOMBRE DEL PROCESO:
Conciliar bancos
CÓDIGO DEL PROCESO:
TESCTR04v02
DEPENDENCIA QUE SOLICITA
LA MODIFICACIÓN:
División Nacional de Tesorería
FUNCIONARIO RESPONSABLE
DE REALIZAR LA MODIFICACIÓN: Socorro Cardozo Miranda, Jefe División Nacional de Tesorería
FECHA ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN
DEL PROCESO:
31 de julio de 2006
PROBLEMA DETECTADO: Las diferentes tesorerías de la Universidad envían a la División Nacional de
Tesorería en forma mensualizada dos (2) formatos para informar sobre las partidas pendientes por depurar.
En uno de estos formatos se relaciona en forma separada la información del número de partidas y en el otro,
la suma de valores débito y crédito por cada una de las cuentas bancarias, lo cual no permite relacionar los
valores débito y crédito y su debida correspondencia con la cantidad de partidas. Asimismo, no es posible
consolidar la información de manera ágil debido a la presentación del informe. Además, aunque estos
formatos son enviados mensualmente a la División Nacional de Tesorería, no están indicados en ninguno de
los procesos adoptados.
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO: Se requiere adicionar al proceso de “conciliar bancos” las actividad 6, 7
y 8, tal como se detalla en el proceso anexo. Asimismo se incluye el formato de “Partidas pendientes por
depurar” que permite identificar número de partidas como de valores que éstas representan, con el fin de
llevar un control más preciso de la política interna de la Universidad que indica que no se pueden tener
partidas con antigüedad superior a dos (2) meses. Así mismo, se establecen las directrices a seguir para su
envío de la información a las dependencias competentes.
De igual manera es una herramienta que da respuesta a los requerimientos efectuados por parte de entes
externos de control sobre el tema.
Carrera 45 No. 26-85, EDIFICIO URIEL GUTIÉRREZ, piso 4 Oficina 453
Teléfono (s): 57 (1) 3165454 Conmutador: 57 (1) 3165000 Ext. 18180
Telefax: 57 (1) o 3165564
Correo electrónico: [email protected]
Bogotá Colombia, Sur América
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BENEFICIOS RESULTANTES LUEGO DE LA MODIFICACIÓN:
•
El nuevo formato de “Partidas pendientes por depurar”, junto con las directrices sobre el envío a
dependencias internas para revisión del informe, permite llevar un control más preciso durante la
respectiva vigencia sobre el tema, generando entre otros beneficios el que la elaboración del informe
de final de año sea menos traumática toda vez que los entes de control solicitan este informe en
desarrollo de las auditorías que realizan a la Universidad.
•
Se minimiza los tiempos de elaboración de los informes en atención a que se unifican los dos (2)
reportes hasta ahora utilizados.
•
El agregar la información correspondiente a la suma de dinero que representan el número de
partidas, sirve de herramienta para el análisis que debe efectuar cada tesorería respecto a los
recursos que permanecen ociosos por cuanto no han sido registrados en QUIPU pese a que están
depositados en las cuentas bancarias de la Universidad.
ANEXOS:
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Proceso “Conciliar bancos” en Microsoft Office Visio, (versión 31 de agosto de 2006).
Formato “Relación detallada de partidas pendientes por depurar” (versión 30 de enero de 2006).
Formato “Informe Conciliaciones Bancarias” (versión 30 de enero de 2006)
Proceso “Conciliar bancos” en Microsoft Office Visio, (versión 21 de agosto de 2007).
Formato de “Partidas pendientes por depurar” e instructivo para su elaboración, (versión 21 de
agosto de 2007).
Dada en Bogotá, D.C., a los veintiún (21) días del mes de agosto de 2007
(Original firmado por)
SOCORRO CARDOZO MIRANDA
Jefe División Nacional de Tesorería
Fecha de impresión: 22/08/2007
Elaboró: Nohora Judith Rojas Rojas
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