Formulación Cuentas por Pagar.XLS

INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de Medellín
Entidad: Municipio de Medellín
Representante Legal: Sergio Fajardo Valderrama
NIT Municipio: 890,905,211-1
Periodo informado:
Fecha de Suscripción: Enero 12 de2006
Hallazgo N°
Código
hallazgo
Descripción hallazgo
1
La Cuenta Adquisición de Bienes y Servicios registra documentos que
corresponden a transacciones con fecha correspondiente a las vigencias del
2003 y 2004, y que dada la antigüedad de las mismas no debería aparecer a la
fecha como partidas abiertas o pendientes de compensar, depurar o de cruzar
con la cuenta acreedor, entre otras situaciones.
2
Se tienen operaciones pendientes por legalizar en el sistema SAP, que fueron
inicialmente realizadas en forma manual en la Tesorería y sobre las cuales
existen documentos de los cuales en algunos casos se encuentran identificados,
pero aun están pendientes de depurar la transacción, como determinar el estado
real de la misma, confrontar, validar la operación para luego entrar a compensar
el documento(s) con la correspondiente cuenta contable asociada al acreedor.
3
Identificación de errores en la generación de documentos KN, sin tener claridad
a que cuenta(s) debían cargarse los saldos realmente, con saldos errados o por
transacciones SAP que no correspondían, tal es el caso de los anticipos (KN),
solicitudes de anticipos (KA) llegaban a Tesorería y allí eran contabilizados como
un documento KN (cuenta por pagar) hasta que Contabilidad fuera amortizando
el anticipo, pero dado a que las amortizaciones no se estaban realizando y no se
podían visualizar en SAP la amortización de los mismos, la Consultoría decidió
anular todos los documentos que habían sido creados inicialmente y cargar o
ingresar al sistema unos nuevos KN, con un proceso y transacción diferente que
permitiera visualizar las respectivas amortizaciones, situación que conllevó a que
varios de los documentos fueran doblemente cargados al sistema. Lo que hace
necesario que cada caso sea analizado individualmente y poder anular los
carques repetidos.
4
Saldos errados cargados en la cuenta de proveedores; documentos (KG) por
concepto de abonos a cuentas por pagar a entidades descentralizadas los
cuales cuando se efectuó el cargue en SAP de la información con los saldos
pendientes, la Tesorería creo un documento KG, toda vez que de otra forma el
sistema no permitía los abonos parciales. y a la fecha aun existen varios de
estos documentos que requieren ser analizados puesto que se visualizan
documentos con saldos tanto negativos como positivos, lo que evidencia la
existencia de partidas abiertas o pendientes de depurar, compensar o
descompensar (anular el registro inicial) y así poderse finalmente efectuar la
eliminación del KG creado inicialmente.
5
La incorrecta causación de las facturas (RE) de proveedores y acreedores ha
originado que se identifiquen en la cuenta documentos sin compensar o por
depurar
6
En igual forma se observan partidas por concepto de embargos, es decir
documentos KE, como aún pendientes por compensar, así como pagos por
transferencia, documentos ZP y pagos con cheque, documentos KZ, los cuales
corresponden realmente a los saldos pendientes por pagar, dado que la
Tesorería al momento de realizar el pago toma este tipo de documento como
referencia para poder identificar el saldo que queda pendiente de cancelar hasta
tanto se termine de pagar la totalidad de la cuenta, ya que una vez finalizada la
obligación deben quedar compensados con la cuenta por pagar registrada en
Contabilidad; situación que no es lo suficientemente clara toda vez que al hacer
lectura de los reportes en SAP las partidas registradas aparecen abiertas y con
saldos tanto negativos como positivos, lo cual incide en el saldo de la cuenta
Acción correctiva
Objetivo
Finalizar la depuración de
las partidas abiertas de
cuentas por pagar
Estados financieros reflejen un
generadas en el año 2003información razonable y confiable.
2004 de la cuenta
adquisición de bienes y
servicios.
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Descripción de las Unidad de medida Dimensión de la
Metas
de las Metas
meta
Partidas depuradas 100% de partidas
en un 100%
depuradas
100%
Fecha iniciación
Metas
Enero 1 d e2006
Fecha terminación Plazo en semanas
Metas
de la Acción
Julio 31 de2006
22
Responsable
Jefe Unidad de
Caja
Jefe
de Presupuesto
Contadaduria
General
Hallazgo N°
Código
hallazgo
7
8
9
Descripción hallazgo
Acción correctiva
El proceso desarrollado y orientado al nuevo Implantar el proceso de
esquema de operación con SAP para Cuentas cuentas por pagar ya
por Pagar no se encuentra adoptado por la documentado en el 2005.
Entidad, lo que no permite determinar
responsables para situaciones anómalas que se
puedan presentar en desarrollo de las
actividades y tareas del proceso.
Objetivo
Descripción de las Unidad de medida Dimensión de la
Metas
de las Metas
meta
Normalización del proceso de cuentas por Publicacion
pagar de acuerdo adaptado al nuevo del proceso
sistema de información que permita
determinar los responsables de cada una
de la stareas.
En la Subcuenta 242505 - Transportes y
Acarreos
se
ha
venido
contabilizando
documentos por concepto de nómina de
docentes pertenecientes a los meses de enero,
abril, marzo de 2005, los cuales no corresponden
a este concepto. En nuestro concepto las
transacciones
obedecen
a
obligaciones
laborales, Subcuenta 250590, lo que distorsiona
Integración del módulo HR
la cifra contable que registra cada uno de los
con presupuesto,
grupos contables tales como Cuentas por Pagar
contabilidad y tesorería.
Información integrada y confiable.
y el de Salarios y Prestaciones Sociales.
Revisar las cuentas por
Correcta aplicación del Plan General de
pagar generadas en la
Contabilidad Pública
causación de la nomina y
En la Subcuenta 246002000 se encuentra realizar la reclasificación
contabilizado el documento nro.1200025022 por que de a lugar.
valor de $322,299,197 cuya cuenta asociada no
es la correcta, toda vez que en el concepto de la
transacción es un Reajuste nómina docentes de
mayo de 2005, lo cual desde el punto de vista
contable corresponde, es a una Obligación
laboral que seria del grupo 25, lo que conlleva a
sobreestimar el saldo de la cuenta 24 y
subestimar el de la cuenta 25,
SERGIO FAJARDO VALDERRAMA
ALCALDE
GUILLERMO EDUARDO CARMONA MOLANO
SECRETARIO DE EVALUACIÓN Y CONTROL
El Secretario de Evaluación y Control, suscribe el presente Pland e Mejoramiento con el fin de realizar su seguimiento,
de conformidad con lo dispuesto con el artículo 12 de la Ley 87 de 1993
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Oficial Publicación
realizada
Intranet
Fecha iniciación
Metas
Fecha terminación Plazo en semanas
Metas
de la Acción
1
Junio de 2006
Junio de 2006
44
en
Funcionarios
Capacitados
Funcionarios
100
febrero 1 de 2006
diciembre
2006
Modulo integrado
Modulo
1
febrero 1 de 2006
Junio de 2006
114
Enero de 2006
Hasta tanto se logre
la integración de
todas las nóminas
en los diferentes
módulos de SAP
Causación contable
de
las
nóminas Nominas
revisadas
31
Responsable
Equipos
Procesos
de 44
de
Equipos
de
Procesos/Responsa
bles
de
cada
22
Subsecretario
Tecnología en
Información
Contadora General