PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

CODIGO:
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
“ARROZ ORION”
VERSION:
PAGINAS
FECHA DE APROBACION:
ELABORÓ
Coordinador del SGC
Fecha:
REVISÓ
Dirección
Fecha:
APROBÓ
Dirección
Fecha:
1. OBJETO:
Indicar la forma de cómo en ARROZ ORION se realizan las actividades de solución
de problemas que afecten la armonía del sistema de Gestión de la Calidad
mediante la implantación de Acciones Correctivas y Preventivas
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la implementación de Acciones Correctivas y
Preventivas generadas en los diferentes procesos del sistema de gestión de calidad de
la organización ARROZ ORION.
3. RESPONSABLE:
El encargado de Calidad es responsable de cumplir, hacer cumplir y mantener
actualizado el presente procedimiento. Los jefes de área son responsables de cumplir
lo establecido en él.
4. CONTENIDO:
4.1 ACCIONES CORRECTIVAS:
Las Acciones Correctivas se implantan para la solución de No Conformidades o
problemas detectados en el Servicio, y en el sistema de Gestión de calidad, cuando la
magnitud del problema detectado, la frecuencia de ocurrencia o los riesgos de no
corregirlo afecten el nivel de satisfacción de los usuarios internos o externos.
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CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
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APROBACION:
4.2 ACCIONES PREVENTIVAS:
Las Acciones Preventivas se implantan para la solución de no conformidades o
problemas Potenciales detectados que generen un riesgo en el servicio o en el sistema
de Gestión de calidad.
4.3 FUENTES DE GENERACION DE ACCIONES:
4.3.1. PARA DEFINIR ACCIONES CORRECTIVAS:
Las fuentes utilizadas para la generación de acciones correctivas pueden ser las
siguientes:
 Resultados de Auditorias internas o externas de Calidad
 Resultados del desempeño de los proveedores
 Resultados de los Desempeños de los procesos, mostrado en los indicadores de
Gestión.
 Reportes de no conformidad de impacto o sistemáticos.
 Solicitud de la Vicerrectoría Administrativa
 Resultados de las revisiones por la dirección
4.3.2. PARA DEFINIR ACCIONES PREVENTIVAS:
Las fuentes utilizadas para la generación de acciones preventivas pueden ser las
siguientes:
 Resultados de Auditorias internas o externas de Calidad (recomendaciones o
aspectos por mejorar)
 Resultados de los Desempeños de los procesos, mostrado en los indicadores de
Gestión.
 Solicitud de la Vicerrectoría Administrativa
 Resultados de las revisiones por la dirección
 Cambios en la normatividad legal que puedan llegar afectar a la Universidad.
4.4 METODOLOGÍA PARA LA DEFINICIÓN E IMPLANTACIÓN DE
ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
La metodología para el levantamiento, implementación, seguimiento son las
siguientes:
ACTIVIDAD
PUNTOS DE
CONTROL
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTACION
RESPONSABLE DE LA
DIRECCION
AUDITOR DE CALIDAD
Formato XX
Define el problema
consolidando la mayor
información posible para
conocer mejor el problema.
RESPONSABLE DE LA
DIRECCION
AUDITOR DE CALIDAD
Formato XX
Entrega la descripción de
la acción correctiva y/o
preventiva a los
responsables, quienes serán
los dueños de los procesos
donde se genere la no
conformidad.
INICIO
LEVANTAMIENTO DE
ACCION PREVENTIVA
Y/O CORRECTIVA
ACCION
PREVENTIVA Y/O
CORRECTIVA
DUEÑOS DE PROCESOS Formato XX
ANALISIS DEL
PROBLEMA
ENTREGA DE
PLAN DE
ACCION
NO
VERIFICACION
PLAN DE
ACCION
5 hábiles para la
entrega del plan de
acción
Mediante lluvias de ideas
y/o pareto, se raliza el
análisis del problema y se
identificacan las causas.
Luego se procede a
establecer un plan de
acción.
DUEÑOS DE PROCESOS Formato XX
Entrega de plan de acción a
gestión de calidad para su
respectivo análisis
RESPONSABLE DE LA
DIRECCION
AUDITOR DE CALIDAD
Verificación plan de
acción. Fechas de
seguimiento y cierre de
acción preventiva y/o
correctiva
SI
SI
SEGUIMIENTO Y
CIERRE DE LA ACCION
PREVENTIVA Y/O
CORRECTIVA
RESPONSABLE DE LA
DIRECCION
AUDITOR DE CALIDAD
PLAN DE ACCION
Para cerrar una no
conformidad se deben
tener en cuenta los
siguientes aspectos:
actividades establecidas en
el plan.
dichas actividades, para lo
cual se revisa si el
problema se ha vuelto a
presentar; si esto es así, se
replantea la acción.
ARCHIVO
DE
ACCION
FIN
RESPONSABLE DE LA Formato XX
DIRECCION
AUDITOR DE CALIDAD
Archivo cronológico
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4.5 SEGUIMIENTO Y CIERRE A LA IMPLANTACIÓN DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS:
El responsable del levantamiento de las acciones debe realizar el seguimiento a las
mismas por medio de revisiones periódicas. La evidencia de este seguimiento se
registra en el formato establecido.
Según las fechas establecidas en el plan de acción, el responsable (responsable de la
Dirección y/o auditor de calidad) programa una fecha en la cual se realice el cierre
de la acción. Para que una acción correctiva y/o preventiva se cierre se deben tener
en cuenta los siguientes aspectos:
 Haber cumplido con las actividades establecidas en el plan.
 Verificar la eficacia de dichas actividades, para lo cual se revisa si el problema se
ha vuelto a presentar; si esto es así, se replantea la acción.
 Si el plan de acción tomado es eficaz se procede a cerrar la acción correctiva y/o
preventiva con las firmas de cierre.
4.DEFINICIONES:
Acción Correctiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una No
Conformidad, defecto u otra situación no deseable existente con el propósito que no
vuelva a ocurrir.
Acción Preventiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una No
Conformidad, defecto u otra situación no deseable potencial, para evitar que
ocurra.
Problema: Situación que se presenta al encontrar una inconsistencia ya sea en
producto o proceso.
Funcionabilidad: Capacidad de una pieza o producto de cumplir la función para
la cual fue diseñado y fabricado.
Auditoría Interna de Control: Cargo responsable de hacer control interno de la
Universidad de las diferentes áreas que la componen
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Procedimiento Control de los Documentos código XX
Procedimiento “Auditoria Interna de Calidad código XX
Procedimiento Control de Producto no Conforme
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6. REGISTROS:
- Acciones correctivas y/o Preventivas XX
- Reporte de no Conformidad XX
7. CONTROL DE CAMBIOS:
No
FECHA
REV
1
DESCRIPCION
Literal 4.4 se cambia de una forma descriptiva narrativa de
05/04/2
explicar las actividades que componen el procedimiento, ahora la
013
explicación se realiza mediante flujograma.