Dirección Nacional de Logística

Instituto Nacional de
Defensa Civil
INDECI
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN
NACIONAL DE LOGISTICA
1
ESQUEMA DE CONTENIDO
I. Función General
3
II. Funciones Específicas
3
III. Organigrama Estructural
4
IV. Cuadro para Asignación de Personal
5
V. Hoja de Especificaciones de Funciones
6
2
I. Función General (Art. 66° del ROF)
Es el órgano encargado de planificar, organizar, coordinar, dirigir y
supervisar la Política Nacional de Defensa Civil relacionada con el proceso
del sistema de abastecimiento y control patrimonial, así como supervisa y
evalúa su ejecución en cuanto a la adquisición, almacenamiento,
conservación, mantenimiento y transporte de los recursos logísticos y en su
caso proponer la normatividad correspondiente.
II.
Funciones Específicas (Art. 67° del ROF)
a. Planear, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las
actividades inherentes al abastecimiento del INDECI, de conformidad
con los dispositivos legales vigentes;
b. Adquirir bienes y servicios necesarios para la atención de
emergencias tomando en cuenta las recomendaciones hechas por
los organismos técnicos del INDECI;
c. Proponer, establecer e implementar los sistemas más adecuados
para el transporte oportuno de los recursos logísticos del INDECI y
de los bienes donados para la atención de los damnificados de las
zonas afectadas por desastres en el ámbito nacional;
d. Proponer los procedimientos técnicos para la adecuada organización
y administración de los almacenes del INDECI;
e. Proponer la normatividad correspondiente que permita asegurar los
mínimos niveles de stocks en los diferentes órganos del INDECI para
una oportuna y adecuada atención de las emergencias;
f. Administrar las actividades inherentes al control patrimonial del
INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes;
g. Normar, evaluar y controlar los procedimientos técnicos para la
conservación y mantenimiento del patrimonio del INDECI;
h. Administrar las actividades de apoyo de transporte con flota pesada
para las operaciones logísticas que ejecuta el INDECI;
i. Normar, evaluar y supervisar a las Direcciones Regionales del
INDECI en materia de su competencia
j. Participar en la formulación de la estructura programática y del
presupuesto del Instituto, en coordinación con la Oficina de
Planificación y Presupuesto;
k. En coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto,
mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil;
l. Participar en la preparación de la población con el fin de crear y/o
promover una cultura de prevención de Defensa Civil;
m. Expedir las resoluciones directorales correspondientes en materia de
su competencia;
n. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI.
3
III
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
JEFATURA
SUB JEFATURA
DIRECCIÓN NACIONAL
DE LOGÍSTICA
UNIDAD DE
ABASTECIMIENTO
UNIDAD DE CONTROL
PATRIMONIAL
4
IV.- Cuadro para Asignación de Personal (R.S. N° 241-2003-PCM)
SITUACION DEL CARGO
Nº De
CARGOS
Orden
CLASIFICADOS
CODIGO
CARGOS
ESTRUCTURALES
TOTAL
Bonificación
NECESARIO
Espec. al Cargo
Presupuestado
Sin
Presupuesto
DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA
132
DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO III
D5-05-295-3
1
1
133
SECRETARIA I
T1-05-675-1
1
1
134
TECNICO ADMINISTRATIVO III
T5-05-707-3
1
1
135
OPERADOR PAD III
T4-05-595-3
1
1
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
136
DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I
D3-05-295-1
1
1
137
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV
P6-05-338-4
1
1
138
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III
P5-05-338-3
1
1
139
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II
P4-05-338-2
1
1
140
ASIST. ADMINISTRATIVO II
P2-05-066-2
1
1
141
TECNICO ADMINISTRATIVO III
T5-05-707-3
1
1
142
TECNICO ADMINISTRATIVO III
T5-05-707-3
1
1
UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL
143
144
DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV
D3-05-295-1
P5-06-338-4
1
1
1
145
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III
P5-05-338-3
1
1
146
ASISTENTE ADMINISTRATIVO I
P1-05-066-1
1
1
147
TECNICO ADMINISTRATIVO III
T5-05-707-3
1
1
148
TECNICO ADMINISTRATIVO III
T5-05-707-3
1
1
149
TECNICO ADMINISTRATIVO II
T4-05-707-2
1
1
150
AUXILIAR SISTEMA ADMINISTRATIVO I
A3-05-160-1
1
1
19
17
5
1
2
V.- HOJAS DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
HBOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III
Nº de Orden: 132
Código: D5-05-295-3
CARGO ESTRUCTURAL
•
Director Nacional de Logística
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Planear, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades
inherentes al Sistema Nacional de Abastecimiento del INDECI, de
conformidad con los dispositivos legales vigentes.
Formular y proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del
INDECI.
Adquirir bienes y servicios necesarios para la prevención y atención de
desastres, así como para el desarrollo de la gestión institucional, tomando
en cuenta las recomendaciones hechas por Direcciones Nacionales,
Jefaturas de Oficinas, Direcciones Regionales y demás unidades orgánicas
del INDECI.
Proponer las normas y procedimientos técnicos necesarios para la
adecuada organización y administración de los almacenes del INDECI.
Proponer, establecer e implementar los sistemas más adecuados para el
transporte oportuno de los recurso logísticos del INDECI y de los bienes
donados para la atención de los damnificados de las zonas afectadas por
desastres en el ámbito nacional.
Proponer las acciones necesarias que permitan asegurar los niveles
mínimos de stocks en los almacenes adelantados para una oportuna y
adecuada atención de las emergencias.
Administrar las actividades inherentes al control patrimonial del INDECI de
conformidad con los dispositivos legales vigentes.
Normar, evaluar y controlar los procedimientos técnicos para la
conservación y mantenimiento del patrimonio del INDECI.
Administrar las actividades de apoyo de transporte con flota pesada para
las operaciones logísticas que ejecuta el INDECI.
Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la actualización del
Plan Nacional de Defensa Civil en el ámbito de su competencia.
Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la actualización del
Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional en el ámbito de
su competencia.
6
•
•
•
•
•
•
•
Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la propuesta de
Estructura Programática, Actividades, Proyectos, Componentes y Metas de
abastecimientos a ser consideradas en el presupuesto institucional.
Coordinar, supervisar y evaluar las acciones que realicen las Direcciones
Regionales y Direcciones de Defensa Civil en materia de abastecimiento y
control patrimonial.
Expedir las resoluciones directorales que son materia de su competencia.
Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son
asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones
de control previo y simultáneo que le corresponde.
Formular el Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de
su respectivo órgano.
Evaluar en forma periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de
Trabajo Anual de su respectivo órgano.
Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
•
Depende de la Alta Dirección
Tiene mando directo sobre las Unidades de Abastecimiento y de Control
Patrimonial.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
•
Titulo profesional universitario en la especialidad de Administración,
Contabilidad, Ingeniería industrial o especialidades afines.
Colegiatura Profesional.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.
Amplia experiencia, mínimo 15 años en labores de su especialidad
profesional.
7
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
SECRETARIA I
Nº de Orden: 133
Código: T1-05-675-1
CARGO ESTRUCTURAL
•
Secretaria
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia
interna y externa, recibida y/o remitida por la Dirección Nacional.
• Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada
y archivada en la Dirección Nacional, y efectuar el seguimiento de la misma,
hasta concluir el respectivo trámite de gestión.
• Administrar el archivo y el acervo documentario de la Dirección Nacional.
• Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de
competencia funcional de la Dirección Nacional
• Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada
con el ámbito de competencia funcional de la Dirección Nacional.
• Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o
privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener
información de la Dirección Nacional.
• Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados a
la Dirección Nacional.
• Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el
cumplimiento de las actividades de la Dirección Nacional.
• Otras funciones que le asigne el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
• Depende del Director Nacional de Logística.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
•
Título de Secretaria de un Instituto Superior o entidad autorizada.
Capacitación y buen manejo de programas informáticos.
Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas.
Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 5 años.
8
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
TÉCNICO ADMINISTRATIVO III
Nº de Orden: 134
Código: T5-05-707-3
CARGO ESTRUCTURAL
•
Técnico Administrativo
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Revisar la documentación sustentatoria para el pago de obligaciones en las
fases de compromiso y devengado del SIAF, suscribiendo los recuadros
correspondientes y colocando el sello de control previo.
Recabar la documentación pendiente, a fin de completar el expediente que
sustente el registro del compromiso y posteriormente el registro del
devengado, a cargo de la operadora del SIAF.
Verificar la secuencia de la documentación y subsanar los errores y
omisiones que eventualmente se presenten en la factura, orden de compra,
orden de servicio, contrato, guía de remisión, certificado de calidad, acta de
conformidad, etc.
Coordinar con los proveedores la corrección de las inconsistencias,
subsanables de acuerdo a ley, que se presenten en los documentos
sustentatorios para la fase de devengado, en cuanto a omisiones, fechas,
firmas, cantidades, sellos y otros.
Mantener un registro de control de las facturas y otros documentos por
pagar pendientes de trámite, especificando la causa; debiendo efectuar las
acciones pertinentes que permitan efectuar el pago oportuno a los
proveedores.
Efectuar la investigación, búsqueda y evaluación de los reclamos de pagos
por bienes y/o servicios de ejercicio anteriores, debiendo gestionar la
tramitación de la Resolución Jefatural para el pago por devengados.
Elaborar estadísticas de las causas más frecuentes de inconsistencia, a fin
de adoptar las medidas correctivas que cada caso amerite.
Preparar y actualizar el Manual de Procedimientos de Control Previo Logístico.
Otras funciones que le asigne el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Director Nacional de Logística
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
Título no universitario vinculado a la Administración o Economía.
Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional.
Experiencia mínima 3 años en labores de su especialidad técnica.
9
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
OPERADOR PAD III
Nº de Orden: 135
Código: T4-05-595-3
CARGO ESTRUCTURAL
•
Operador PAD
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
Elaborar y/o formular las órdenes de compra (O/C) y ordenes de
servicios (O/S) por fuentes de financiamiento y de acuerdo a los procesos
de adquisición.
Formular la documentación
de trámite para remitir a la Oficina de
Administración las O/C y O/S para su proceso presupuestal y registro
en el SIAF; copias de éstas deben ser entregadas al Almacén para su
recepción, control, registro de entrada y salida de bienes, así como a la
Unidad de Control Patrimonial.
Formular los oficios y otros documentos de trámite para remitir a la
Oficina de Administración la órdenes de misión, de acuerdo a las normas
vigentes.
Conciliar con la Oficina de Administración la ejecución de las
adquisiciones de bienes y servicios.
Elaborar cuadros, reportes y otros documentos propios de su actividad.
Otras funciones que le asigne el Director Nacional de Logística
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Director Nacional de Logística.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
Estudios integrales de computación y sistemas
Capacitación especializada en el área de estadística y otras de su
competencia
Experiencia en el manejo de base de datos
10
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I
Nº de Orden: 136
Código: D3-05-295-1
CARGO ESTRUCTURAL
•
Jefe de la Unidad de Abastecimiento
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Planificar los procesos de adquisición de bienes o contratación de servicios,
para lo cual autoriza y regula la apertura de un expediente que contenga
todas las incidencias del proceso de adquisiciones o contratación.
Coordinar y supervisar el proceso de abastecimiento de acuerdo a la
normatividad legal vigente.
Normar y supervisar la recepción, conservación y mantenimiento apropiado
de los bienes almacenados, así como el despacho a las áreas usuarias o
zonas en emergencia.
Proponer la adquisición de los recursos logísticos mas adecuados, así como
los volúmenes mínimos y máximos de suministros, para atender los
estados de emergencia locales, regionales o nacional.
Formular , y proponer para su aprobación, las bases, especificaciones
técnicas y expedientes en general referidos a los procesos de compra por
Licitaciones Publicas y Adjudicaciones Directas.
Evaluar los niveles de existencia de los almacenes, a efectos de prever un
stock mínimo y dinamizar la entrega de bienes de lenta distribución.
Supervisar y evaluar los controles establecidos en el área de almacenes.
Supervisar los procesos de adquisiciones de bienes y contratación de
servicio, a fin que éstos se realicen de acuerdo a los procedimientos y
condiciones establecidas en la Ley y Reglamento de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.
Actuar como Secretaría Técnica en los procesos logísticos desarrollados a
través de los Comités Especiales.
Evaluar y proponer la respuesta a los recursos impugnativos interpuestos
por los postores participantes en los procesos de Licitaciones y Concursos
Publicos.
Supervisar la ejecución del apoyo logístico otorgado a los damnificados y
afectados por desastres, y efectuar la correspondiente evaluación
preliminar.
11
•
•
•
•
•
•
•
•
Organizar y ejecutar el transporte aéreo o terrestre de los bienes del
almacén central a los diferentes almacenes ubicados en los ámbitos
regionales.
Participar en la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones del INDECI.
Proponer
directivas,
normas
y
procedimientos
administrativos
correspondientes a su ámbito de competencia funcional.
Participar en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan
Operativo Institucional en las materias de su competencia funcional.
Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son
asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones
de control previo y simultáneo que le corresponde.
Participar en la formulación del Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de
Trabajo Anual de su respectivo órgano.
Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el
Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano.
Otras que le asigne el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
•
Depende del Director Nacional de Logística.
Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad Abastecimiento.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
•
Título profesional universitario en Administración o carreras afines que
incluya estudios relacionados con la especialidad.
Colegiatura profesional.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.
Amplia experiencia, mínima de 10 años en labores de su especialidad
profesional.
12
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV
Nº de Orden: 137
Código: P6-05-338-4
CARGO ESTRUCTURAL
•
Jefe del Almacén General
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Recepcionar los artículos adquiridos a los diversos proveedores en el marco
del Plan Anual de Adquisiciones, verificando las cantidades, calidad y
cumplimiento de las especificaciones técnicas, dando para ello la
conformidad a las respectivas órdenes de compra.
Conservar, mantener y controlar los artículos almacenados, cuidando que
éstos se depositen en ambientes adecuados en forma separada, ordenada
y con las medidas de seguridad y protección necesarias.
Realizar el control administrativo y contable de los artículos que ingresan,
salen y permanecen en stock en los locales asignados al Almacén General.
Programar y despachar artículos a los almacenes de las sedes regionales
de acuerdo con el Plan Logístico para Atención de Emergencias, así como
para aquellas zonas en donde no se cuente con almacén o en las que los
almacenes descentralizados no cuentan con stock suficiente para atender
las emergencias ocurridas.
Controlar y registrar los stocks y movimientos de los almacenes de las
sedes regionales, los cuáles deben ser reportados al Módulo del Sistema
Nacional de Prevención y Administración de Desastres (SINPAD).
Determinar, programar y solicitar la recepción de los artículos que se
encuentren en niveles mínimos de stocks en almacén.
Atender los requerimientos de materiales de oficina, limpieza, entre otros,
para el normal funcionamiento de las Direcciones y Oficinas del INDECI.
Reportar mensualmente el movimiento del Almacén General a la Dirección
Nacional de Logística y Oficina de Administración
Realizar inventarios periódicos con el fin de mantener un adecuado control
sobre los artículos en stock en los almacenes; así como, corroborar el
correcto control administrativo-contable de los artículos que ingresan, salen
y/o permanecen en stock.
Centralizar la información de adquisiciones de bienes y servicios, tanto de la
sede central como de las sedes regionales, para ser registradas en el
Sistema de Confrontación de Operaciones Autodeclaradas (COA).
13
•
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el
Director Nacional de Logística..
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
•
Título profesional universitario en la especialidad de Administración o
Ingeniería Industrial.
Colegiatura profesional.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional.
Amplia experiencia, mínimo 7 años en sistemas administrativos y manejo de
personal.
14
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III
Nº de Orden: 138
Código: P5-05-338-3
CARGO ESTRUCTURAL
•
Especialista Administrativo
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
Formular las especificaciones técnicas de los proceso de selección para la
contratación de servicios no personales.
Llevar el control de la documentación administrativa correspondiente a la
ejecución de los procesos de selección y contratación de servicios no
personales.
Analizar y estar actualizado con las normas legales vigentes para la
contratación de servicios no personales.
Consolidar los requerimientos de las diferentes áreas para la ejecución de
los procesos de selección de servicios no personales.
Recepcionar, revisar, clasificar y registrar los recibos, informes y actas de
conformidad de los servicio no personales.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el
Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
•
Título profesional universitario en Administración o Economía.
Colegiatura profesional.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional.
Amplia experiencia, mínimo 5 años en sistemas administrativos y logísticos.
15
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II
Nº de Orden: 139
Código: P4-05-338-2
CARGO ESTRUCTURAL
•
Especialista Administrativo
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
•
Elaborar y formular documentos internos y externos relacionados a los
Procesos de Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa
Pública, Adjudicación Directa Selectiva y Adjudicación por Menor Cuantía,
destinados al abastecimiento de los almacenes para la atención de
emergencias de acuerdo al Plan Logístico.
Elaborar contratos relacionados a los procesos d e adquisiciones de bienes y
servicios destinados al abastecimiento de los almacenes para la atención de
emergencias de acuerdo al Plan Logístico para la Atención de Emergencias.
Elaborar y formular proyectos de Resoluciones Jefaturales, informes
técnicos y otros, vinculados con los procesos de selección y contratación
antes indicados.
Formular Convenios Interinstitucionales (almacenes adelantados, de
cooperación Interinstitucional, de cesión de uso, etc) con instituciones
públicas y privadas a fin de dinamizar el proceso logístico institucional.
Efectuar el seguimiento y monitoreo de los contratos vigentes, supervisando
el cumplimiento de las cláusulas contractuales, vigencias, renovaciones,
resoluciones, fianzas, etc.
Revisar y analizar permanentemente las normas legales vinculadas con los
procesos de selección y contratación.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el
Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
•
Título profesional universitario en Administración de Empresas o Derecho.
Colegiatura profesional.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional.
Amplia experiencia, mínimo 4 años en sistemas administrativos y logísticos.
16
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
ASISTENTE ADMINISTRATIVO II
Nº de Orden: 140
Código: P2-05-066-2
CARGO ESTRUCTURAL
•
Asistente Administrativo
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
Formular las bases y
especificaciones técnicas de los bienes y
componentes del Plan Logístico y Plan de Adquisiciones del INDECI,
adquiridos mediante Licitación Pública Nacional y Concurso Público.
Brindar soporte técnico en las adquisiciones, almacenamiento, control de
calidad y distribución de los bienes adquiridos por el INDECI.
Realizar coordinaciones técnicas con Organismos de Certificación e
Inspección, públicos y privados, acreditados ante INDECOPI, DIGESA y
otros organismos para la certificación de la calidad de las raciones frías de
alimentos.
Remitir las bases de los procesos públicos de selección, para su trámite a
la Oficina de Tesorería y posterior venta a los postores.
Remitir información sobre las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y
Adjudicaciones Directas Públicas a la Contraloría General de la República
en cumplimiento de la Directiva Nº 02-2001-CG.
Efectuar el trámite administrativo de las liquidaciones de contratos de los
bienes y servicios adquiridos mediante procesos públicos.
Llevar el control de la documentación administrativa correspondiente a la
ejecución de los proceso de selección por Licitaciones y Concursos
Públicos.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el
Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
Título profesional universitario en Administración o Economía.
Colegiatura profesional.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional.
17
•
Amplia experiencia, mínimo 3 años en sistemas administrativos y logísticos.
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
TÉCNICO ADMINISTRATIVO III
Nº de Orden: 141
Código: T5-05-707-3
CARGO ESTRUCTURAL
•
Técnico Administrativo
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
Controlar el archivo de NEAS y PECOSAS, que registran el movimiento
diario del Almacén General.
Llevar el archivo de documentos diversos de la Unidad.
Distribuir y entregar artículos de oficina y limpieza solicitados por las
diferentes Direcciones y Oficinas del INDECI.
Entregar y recepcionar documentos varios despachados entre la sede
central y el Almacén General.
Participar en la toma de inventarios mensuales que se realizan en los
locales del Almacén General y en los inventarios anuales a nivel nacional.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el
Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
Título no universitario vinculado a la Administración.
Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional.
Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.
18
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
TÉCNICO ADMINISTRATIVO III
Nº de Orden: 142
Código: T5-05-707-3
CARGO ESTRUCTURAL
•
Técnico Administrativo
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
•
•
•
•
•
Actualizar diariamente el movimiento de Almacén.
Tener actualizadas las tarjetas de control visible, registrando en ellas el
movimiento diario de artículos almacenados en los locales del Almacén
General.
Controlar el ingreso de artículos que internan los proveedores, así como el
despacho de artículos a los almacenes de las sedes regionales.
Efectuar selectivamente inventarios de control y participar en los inventarios
mensuales que se realizan en los locales del Almacén General.
Participar en la toma de inventarios anuales a nivel nacional.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o
Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
Título no universitario vinculado a la Administración.
Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional.
Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.
19
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I
N° de Orden: 143
Código : D3-05-295-1
CARGO ESTRUCTURAL
•
Jefe de la Unidad de Control Patrimonial
FUNCIONES ESPECIFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dirigir, controlar y supervisar la administración de los bienes patrimoniales
del INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes.
Dirigir y coordinar la elaboración del inventario físico del patrimonio
institucional e Integrar la Comisión de Inventario.
Integrar el Comité de Gestión Patrimonial y formar parte de la Comisión de
Verificación de bienes en calidad de préstamo.
Supervisar la elaboración de los documentos de aceptación de donaciones
nacionales e internacionales.
Dirigir y controlar los procedimientos de cesión en uso de los bienes del
INDECI a entidades públicas y/o privadas.
Formular, coordinar y controlar la aplicación de criterios, mecanismos y
procedimientos para la alta, baja y enajenación de bienes patrimoniales.
Coordinar con la Superintendencia Nacional de Bienes Nacionales la
actualización en el Sistema de los Movimientos, Altas y Bajas de Bienes
Inmuebles que forman parte del patrimonio del INDECI.
Coordinar con las Direcciones y Oficinas de la Sede Central, Direcciones
Regionales y Direcciones de Defensa Civil la ejecución de actividades
orientadas a la conservación, cautela física y seguridad de los bienes
patrimoniales de la institución.
Proponer
directivas,
normas
y
procedimientos
administrativos
correspondientes a su ámbito de competencia funcional.
Participar en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan
Operativo Institucional en las materias de su competencia funcional.
Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son
asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones
de control previo y simultáneo que le corresponde.
Participar en la formulación del proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de
Trabajo Anual de su respectivo órgano.
Participar en la evaluación periódica el cumplimiento del Presupuesto y el
Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano.
20
•
Otras que le asigne el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
•
Depende del Director Nacional de Logística.
Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad de Control Patrimonial.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
•
Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con
Administración o Economía.
Colegiatura profesional.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.
Amplia experiencia, mínima de 10 años en labores de su especialidad
profesional.
21
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV
N° de Orden: 144
Código : P5-06-338-4
CARGO ESTRUCTURAL
•
Especialista Administrativo
FUNCIONES ESPECIFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
Dirigir y supervisar el proceso de toma de inventarios y su respectiva
actualización, de cada órgano de la institución, a nivel de sede central y
órganos desconcentrados.
Dirigir la formulación de un registro de bienes sobrantes y faltantes de
inventario, elaborando la documentación necesaria para su regularización.
Formular la documentación correspondiente a los bienes a ser dados de
baja.
Supervisar la formulación semestral del cuadro de control físico de
inventarios de los bienes a cargo de las Direcciones y Oficinas, para fines
de verificación del buen uso y estado de conservación.
Supervisar y verificar la información administrativa que se remita a la
Superintendencia de Bienes Nacionales.
Integrar la Comisión de Inventario.
Verificar la conservación, cautela física y seguridad de los bienes
patrimoniales de la Institución.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o
Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
•
Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la
especialidad.
Colegiatura profesional.
Capacitación especializada en el área.
Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional.
22
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III
N° de Orden: 145
Código : P5-05-338-3
CARGO ESTRUCTURAL
•
Especialista Administrativo
FUNCIONES ESPECIFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
Coordinar la actualización mensual del inventario de bienes del activo fijo,
en base a los documentos relacionados al movimiento de bienes.
Elaborar los inventarios, y actualizarlos semestralmente, de los diversos
ambientes físicos.
Efectuar la codificación de los bienes patrimoniales que permita su oportuna
identificación y ubicación.
Coordinar con el área de Contabilidad la conciliación mensual de los bienes
del activo fijo que son dados de alta y baja.
Coordinar con las Direcciones Regionales y Direcciones de Defensa Civil la
información relacionada con bienes del activo fijo, con fines de actualizar el
inventario general del INDECI.
Integrar la Comisión de Inventario.
Verificar la conservación, cautela física y seguridad de los bienes
patrimoniales de la institución
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o
el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
•
Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la
especialidad.
Colegiatura Profesional.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.
Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional.
23
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES
ASISTENTE ADMINISTRATIVO I
N° de Orden: 146
Código : P1-05-066-1
CARGO ESTRUCTURAL
•
Asistente Administrativo
FUNCIONES ESPECIFICAS
•
•
•
•
•
•
Cumplir con las disposiciones contenidas en las Directivas que norman los
procedimientos para la correcta y oportuna administración de los bienes
donados con carácter asistencial y/o destinados a apoyar acciones por
desastres naturales.
Llevar y actualizar el Libro de Registro y Control de Donaciones Nacionales
e Internacionales.
Proyectar y proponer la Resolución Jefatural de aceptación de donaciones
nacionales e internacionales, así como llevar el registro de éstas..
Formular el proyecto de Decreto Supremo, adjuntando la documentación
sustentatoria requerida, cuando el Perú efectué donaciones al extranjero a
través del INDECI para apoyar acciones por desastres naturales..
Remitir trimestralmente a los órganos del INDECI, así como a la Contraloría
General de la República, a la PCM y otras entidades públicas, información
relacionada con las Donaciones Nacionales y Extranjeras recibidas y/o
efectuadas.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o
el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende directamente del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
Grado académico de bachiller universitario.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.
Experiencia mínima de 1 año en labores de su especialidad profesional.
24
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES
TECNICO ADMINISTRATIVO III
N° de Orden: 147
Código : T5-05-707-3
CARGO ESTRUCTURAL
•
Técnico Administrativo.
FUNCIONES ESPECIFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Llevar y mantener actualizado el Libro de Registro de Inventario de Bienes
Patrimoniales.
Coordinar con el área de Contabilidad a fin de efectuar la conciliación
contable de los bienes patrimoniales, y mantener actualizado los archivos.
Coordinar con el área de Almacén la fin de efectuar la codificación de los
bienes incorporados al patrimonio institucional.
Recopilar y consolidar por separado las Ordenes de Compra, Ordenes de
Servicio, PECOSAS y NEAS, para el registro y salida de bienes.
Realizar el control y seguimiento de los bienes internados en el almacén,
determinando las causas que lo produjeron e informando al área de
Inventarios para su actualización.
Recepcionar y registrar los bienes que sean internados por las diferentes
dependencias del INDECI, clasificando aquellos que por el tiempo de uso
deban ser dados de baja.
Mantener en custodia los bienes que se encuentren en proceso de baja y
transferencia, en espera de la Resolución de la Superintendencia de
Bienes Nacionales.
Mantener actualizada la información de los bienes inmuebles que son de
propiedad del INDECI, así como aquellos que se encuentren en cesión de
uso.
Integrar la Comisión de Inventario.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o
el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
Título en Educación Técnica no universitaria, en la especialidad.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.
25
•
Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES
TECNICO ADMINISTRATIVO III
N° de Orden: 148
Código : T5-05-707-3
CARGO ESTRUCTURAL
•
Técnico Administrativo
FUNCIONES ESPECIFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
Mantener actualizado el Libro de Registro de los bienes que hayan sido
otorgados en calidad de cesión en uso a entidades públicas y/o privadas y
personas naturales.
Formular y proponer convenios de cesión en uso, así como controlar su
ejecución, renovarlos y/o actualizarlos.
Controlar las PECOSAS por entrega de bienes de activo fijo que se
encuentran en calidad de cesión en uso.
Formar parte de la Comisión de Verificación de bienes en calidad de
préstamo e integrar la Comisión para la toma de inventarios.
Efectuar el alta y baja de vehículos, elaborando la documentación
correspondiente de acuerdo a las normas legales vigentes.
Archivar los expedientes técnicos de cada vehículo, así como mantener
actualizado el cuadro de vehículos a nivel nacional.
Solicitar, con la debida anticipación, los estados de relevo a las Direcciones
Regionales, Direcciones de Defensa Civil y Unidades Orgánicas de la Sede
Central, para su revisión, observación, conclusiones y recomendaciones.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o
el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
Título en educación técnica no universitaria, en la especialidad.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.
Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.
26
HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES
TÉCNICO ADMINISTRATIVO II
N° de Orden:149
Código : T4-05-707-2
CARGO ESTRUCTURAL
•
Técnico Administrativo.
FUNCIONES ESPECIFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
Procesar las órdenes de compra, de servicios y otros documentos, para la
actualización del Sistema de la Superintendencia de Bienes Nacionales y
del Margesí del INDECI.
Procesar, clasificar y archivar el movimiento de bienes de activo fijo a nivel
nacional.
Procesar, clasificar y archivar los documentos de alta, baja y convenios de
bienes de activo fijo.
Ejecutar y controlar el desarrollo de los sistemas de información de
logística, compatibilizándolo con la Unidad de Control Patrimonial.
Actualizar y emitir de reportes de la información procesada en el sistema de
inventarios de la Superintendencia de Bienes Nacionales.
Registrar, clasificar y procesar mensualmente los bienes del activo fijo por
tipos, para su conciliación con el área de Contabilidad.
Integrar la Comisión de Toma de Inventario.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o
el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
Título en educación técnica no universitaria, en la especialidad.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.
Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.
27
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES
AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I
N° de Orden: 150
Código : A3-05-160-1
CARGO ESTRUCTURAL
•
Auxiliar Administrativo
FUNCIONES ESPECIFICAS
•
•
•
•
•
•
•
•
:
Registrar, clasificar y archivar la documentación activa de la Unidad de
Control Patrimonial.
Formular y tramitar la documentación correspondiente a la sede central, y
sedes regionales.
Mantener actualizada la documentación activa y pasiva de la Unidad de
Control Patrimonial.
Mantener al día el Libro de Registros de los documentos institucionales.
Registrar, procesar, clasificar y controlar la documentación que ha
ingresado a la Unidad de Control Patrimonial, así como determinar aquella
documentación que se encuentra pendiente de trámite.
Redactar y digitar documentos de acuerdo a las indicaciones y referencias.
Atender y tomar nota de las llamadas telefónicas.
Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o
el Director Nacional de Logística.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
•
Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.
REQUISITOS MINIMOS
•
•
•
Título en Educación Técnica no universitaria, en la especialidad.
Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.
Experiencia mínima de 1 año en labores de su especialidad técnica.
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