Tratamiento Contable de los gastos aplicando las cuentas del Plan

IV
Tratamiento Contable de los gastos aplicando las
cuentas del Plan Contable General Empresarial
Área Contabilidad y Costos
(modificado)
Ficha Técnica
Autor: C.P. Toño Gaytán Ortiz
Título:Tratamiento Contable de los gastos aplicando
las cuentas del Plan Contable General Empresarial (modificado)
Fuente: Actualidad Empresarial, Nº 222 - Primera
Quincena de Enero 2011
1.Introducción
Como ya es conocido el Plan contable
General Empresarial entro en vigencia el 1
de enero de 2011, esto según la Resolución
Nº 042-2009-EF/94 del Consejo Normativo
de Contabilidad, por lo que es necesario seguir difundiendo la aplicación de las cuentas
del PCGE de acuerdo a la naturaleza de la
operación, para ello se tendrá en cuenta lo
mencionado en el Marco Conceptual para
la Preparación y Presentación de Estados
Financieros y las NIIF.
2. Definición
¿Qué se entiende por gastos?
El gasto es definido en el párrafo 70
del Marco Conceptual: “Gastos son los
decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del período
contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien
de nacimiento o aumento de los pasivos,
que dan como resultado decrementos en
el patrimonio neto, y no están relacionados con las distribuciones realizadas a los
propietarios de este patrimonio”.
- Ejemplo de la disminución de los
beneficios económicos en forma de
salidas del valor de los activos:
El reconocimiento del costo de ventas
en el momento de la entrega de las
mercaderías al cliente, contablemente
se carga la cuenta 69 Costo de venta,
como gasto, y se abona a la cuenta de
existencias como salida de un activo.
- Ejemplo de la disminución de los
beneficios económicos en forma de
disminución del valor de los activos:
La depreciación del activo fijo, por lo que
se carga a una cuenta de gastos y se abona
a una cuenta de activo.
- Ejemplo de la disminución de los
beneficios económicos en forma de
nacimiento o aumento de pasivos:
El aumento de las cuentas por pagar por
efecto de la diferencia de tipo de cambio se carga a la cuenta 676 Diferencia
N° 222
Primera Quincena - Enero 2011
de cambio como gasto del período con
abono a la cuenta de un pasivo.
El consumo de agua potable del área de
administración se reconoce con cargo a la
cuenta 63 servicios prestados por terceros
con abono a la cuenta de pasivo.
¿En qué momento se debe reconocer
un gasto?
El Marco Conceptual en su párrafo 82
indica: “Se denomina reconocimiento al
proceso de incorporación, en el balance o
en el estado de resultados, de una partida
que cumpla la definición del elemento
correspondiente” en virtud a ello en el
párrafo 94 menciona los requisitos a tener
en cuenta para reconocer un gasto: “Se
reconoce un gasto en el estado de resultados cuando ha surgido un decremento
en los beneficios económicos futuros,
relacionado con un decremento en los
activos o un incremento en los pasivos,
y además el gasto puede medirse con
fiabilidad. En definitiva, esto significa
que tal reconocimiento del gasto ocurre
simultáneamente con el reconocimiento
de incrementos en las obligaciones o
decrementos en los activos”.
Además los gastos deben reconocerse en
aplicación del principio de devengado o
base de acumulación, esto esta mencionado en el párrafo 22 del Marco Conceptual.
Por su parte el párrafo 28 de la NIC 1,
indica que las empresas cuando utilicen la
base contable de acumulación (Devengo)
reconocerán las partidas como gastos
cuando satisfagan las definiciones y los
criterios de reconocimiento previstos para
tales elementos en el Marco Conceptual.
3.Las cuentas contables contenidas en el Plan Contable
Empresarial para el reconocimiento de gastos
El PCGE a clasificada las cuentas de gastos
en el elemento 6 Gastos por naturaleza,
este elemento agrupa las cuentas de la
60 hasta la 69. Comprende las cuentas
de gestión clasificadas por su naturaleza
económica, las que representan consumos
de beneficios económicos. Incluye las
compras; la variación de existencias; los
gastos de personal; los gastos por servicios
de terceros; los gastos por tributos; otros
gastos de gestión; la pérdida por medición de activos y pasivos no financieros
al valor razonable; los gastos financieros;
la valuación por deterioro de activos y
provisiones; y el costo de ventas.
Para la determinación del resultado del
ejercicio económico, las cuentas de este
elemento se cancelan directamente con
las otras cuentas del Elemento 8 Saldos
Intermediarios de Gestión.
Los gastos acumulados por su destino,
v.g., gastos de administrar, vender, entre
otros, se reconocen en el elemento 9,
de acuerdo con la clasificación que sea
apropiada a la entidad, transfiriéndolas
por la cuenta 78 Cargas cubiertas por
provisiones y 79 Cargas imputables a
cuentas de costos y gastos.
En la descripción del elemento 9 el PCGE
hace la siguiente precisión: En lo que
hace a los gastos por función, las cuentas
de gastos por naturaleza 62 Gastos de
personal, directores y gerentes; 63 Gastos de servicios prestados por terceros;
64 Gastos por tributos; 65 Otros gastos
de gestión; y 68 Valuación y deterioro
de activos y provisiones, se trasladan a
cuentas de acumulación por función, de
acuerdo con la presentación que resulte
más adecuada a las actividades de cada
empresa, y de acuerdo con requerimiento
de organismos supervisores, en los que les
sea aplicable.
Los gastos acumulados en las cuentas:
66 Pérdida por medición de activos
no financieros al valor razonable y 67
Gastos financieros, no requieren una
acumulación por función, sino más bien,
en diversos casos, una presentación en
líneas separadas, después del resultado
de operación y antes del resultado antes
de participaciones e impuestos.
Clasificación de los gastos por su naturaleza según el Plan Contable General
Empresarial:
- El consumo de bienes se clasificará a
las cuentas 60 y 61.
- Gastos por servicio de personal, de
terceros, de gestión y tributos se clasificarán a las cuentas: 62; 63; 64 y
65 respectivamente.
- Partidas por medición de activos no
financieros al valor razonable se clasificarán a la cuenta 66.
- Los gastos financieros se clasifican a
la cuenta 67.
- Depreciación, amortización, agotamiento, provisiones y valuaciones
por deterioro, se clasifican a la
cuenta 68.
Las cuentas del elemento 6 tienen saldo
deudor con excepción de la cuenta 61
Variación de existencias que tiene un
saldo acreedor.
Actualidad Empresarial
IV-9
IV
Aplicación Práctica
Cuentas del Elemento 6 Gastos por Naturaleza
60
Compras
65
Otros gastos de gestión
601
Mercaderías
651
Seguros
652
602
Materias primas
603
Materiales auxiliares, suministros y repuestos 653
604
Envases y embalajes
609
Regalías
Suscripciones
654
Licencias y derechos de vigencia
Costos vinculados con las compras
655
Costo neto de enajenación de activos
inmovilizados y operaciones discontinuadas
61
Variación de existencias
656
Suministros
611
Mercaderías
658
Gestión medioambiental
612
Materias primas
659
613
Materiales auxiliares, suministros y repuestos 66
Otros gastos
Pérdida por Medición de activos no
financieros al valor razonable
4. Sus clientes le depositaron a su cuenta
corriente S/. 800,000.00, por el que
se debe considerar el ITF.
5. También vende uno de sus activos
inmovilizados cuyo valor en libros
es de S/. 50,000.00 neto de depreciación, depreciación acumulada
S/. 40,000.00. el valor de mercado
del bien es S/. 58,000.00
6. Recibe un financiamiento a 4 meses
de una entidad financiera la cantidad
de S/. 30,000.00 y un interés de
S/. 4,000.00
Solución:
Los registros contables serían los siguientes:
614
Envases y embalajes
661
Activo realizable
62
Gastos de personal, directores y gerentes
662
Activo inmovilizado
621
Remuneraciones
67
Gastos financieros
622
Otras remuneraciones
671
Gastos en operaciones de endeudamiento y otros
623
Indemnizaciones al personal
672
Pérdida por instrumentos financieros
derivados
624
Capacitación
673
Intereses por préstamos y otras obligaciones
625
Atención al personal
674
Gastos en operaciones de factoraje
(factoring)
626
Gerentes
675
Descuentos concedidos por pronto pago
627
Seguridad, previsión social y otras contribu676
ciones
Diferencia de cambio
601Mercaderías
628
Retribuciones al directorio
677
Pérdida por medición de activos y pasivos financieros al valor razonable
6011 Mercaderías
Manufact.
629
Beneficios sociales de los trabajadores
678
Participación en resultados de entidades
relacionadas
63
Gastos de servicios prestados por terceros 679
40TRIB., CONTRAPRESTAC.
Y APOR. AL SIST. PRIV.
DE PENS. Y SALUD 95,000.00
Otros gastos financieros
631
Transporte, correos y gastos de viaje
68
Valuación y deterioro de activos y
provisiones
632
Asesoría y consultoría
681
Depreciación
633
Producción encargada a terceros
682
Amortización de intangibles
634
Mantenimiento y reparaciones
683
Agotamiento
635
Alquileres
684
Valuación de activos
636
Servicios básicos
685
Deterioro del valor de los activos
637
Publicidad, publicaciones, relaciones públicas 686
638
Servicios de contratistas
69
Provisiones
639
Otros servicios prestados por terceros
691
Mercaderías
Gastos por tributos
692
Productos terminados
641
Gobierno Central
693
Subproductos, desechos y desperdicios
Servicios
642
Gobierno Regional
694
Gobierno Local
695
Gastos por desvalorización de existencias
644
Otros gastos por tributos
Enunciado:
La empresa Agayros S.A.C., dedicada a
la comercialización de electrodomésticos,
en el mes de enero tiene las siguientes
operaciones:
IV-10
Instituto Pacífico
1. Compra mercaderías por un importe
de S/. 500,000.00 + IGV
2. Los importes de los servicios públicos
son: agua S/. 900.00, luz S/. 1,500.00
y teléfono S/.2,000.00, los importes
no incluyen IGV.
3. Planilla de remuneraciones se compone de los siguientes conceptos:
- Sueldos - Asignación familiar - AFP - Retención Renta de 5.ª DEBEHABER
60COMPRAS 500,000.00
401Gobierno Central
4011 IGV
42CUENTAS POR PAGAR
COMERCIALES - TERCEROS 421Fact., Boleta y Otros
Comprob. por Pagar
595,000.00
4212 Emitidas
—————— 2 ——————
643
Con el caso práctico pretendemos explicar
la aplicación de lo mencionado líneas arriba
con referencia al Marco conceptual y las NIIF.
—————— 1 —————— x/xPor la adquisición de mercadería
Costo de ventas
64
Caso Práctico
La operación 1 se trata de la compra
de mercaderías, para su registro se
emplean las cuentas contables 60 y
61. Para ello se aplica lo estipulado
en la NIC 1: Presentación de Estados
Financieros y la NIC 2: Existencias,
referida al reconocimiento del costo de
las mercaderías compradas.
S/. 60,000.00
S/. 1,200.00
S/. 7,650.00
S/. 2,400.00
20MERCADERíAS 500,000.00
201Mercaderías
Manufact.
2011 Mercaderías
Manufact.
20111 Costo
61VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 500,000.00
611Mercaderías
6111 Mercaderías
Manufact.
x/xPor el traslado de la mercadería al
almacén
La operación 2 es referida a los gastos que
se incurren por el consumo de servicios
públicos, para registrar estos gastos se
tiene en consideración la NIC 1: Presentación de Estados Financieros y el Marco
conceptual de las NIIF.
N° 222
Primera Quincena - Enero 2011
Área Contabilidad y Costos
—————— 1 —————— DEBEHABER
63GASTOS POR SERVICIOS
PRESTADOS POR TERC.4,400.00
636Servicios Básicos
6361 Energía Eléctrica
6363 Agua
6364 Teléfono
40TRIB., CONTRAPRESTAC.
Y APOR. AL SIST. PRIV. DE
PENS. Y SALUD 836.00
401Gobierno Central
4011 IGV
42CUENTAS POR PAGAR
COMERCIALES - TERCEROS
5,236.00
421Fact., Boleta y Otros
Comprob. por Pagar
4212 Emitidas
x/xPor el reconocimiento del gasto
por los servicios básicos.
—————— 2 ——————
91GASTOS DE
ADMINISTRACIÓN4,400.00
911Gastos de Administrac.
79CARGAS IMPUT. A CUENTA
DE COSTOS Y GASTO 4,400.00
791Cargas Imput. a Cta.
de Ctos. y Gastos
x/xPor el traslado del gasto a gastos
por función.
La operación 3 es referida al reconocimiento
de los gastos relacionados con los trabajadores para tal fin se aplica el Marco conceptual,
la NIC 19: Beneficios a los trabajadores.
—————— 1 —————— DEBEHABER
62GASTOS DE PERSONAL,
DIRECTORES Y OTROS 621Remuneraciones
61,200.00
6211 Sueldos y Salarios
Seg. y Prev. Soc.y Otras
627 Contribuciones
5,508.00
6271 Régimen de
Prestaciones de Salud
40Trib., Contraprestac.
y Apor. Al SPP Y Salud
401Gobierno Central
4017 Impuesto a la Renta 2,400.00
40173 Renta 5a Categoría
403Instituciones Públicas 5,508.00
4031 EsSalud
407Administradoras de
Fondos de Pensiones 7,650.00
4071 AFP 12.5%
(divisionaria sugerida)
41REMUNERACIONES Y
PARTICIPACIÓN POR PAGAR
51,150.00
411Remuneraciones
por Pagar
4111 Sueldos y Salarios
por Pagar
x/xPor el reconocimiento del gasto
de personal.
N° 222
Primera Quincena - Enero 2011
—————— 2 —————— DEBEHABER
91GASTOS DE ADMINIST. 66,708.00
911Gastos de Administ.
79CARGAS IMPUT. A CUENTA
DE COSTOS Y GAST.
66,708.00
791Cargas Imput. a Cta.
de Ctos. y Gastos x/xPor el traslado del gasto a gastos
por función.
La operación 4 es referente al reconocimiento del ITF, para el reconocimiento se tiene en
cuenta el párrafo 7 del Marco conceptual.
—————— 1 —————— DEBEHABER
10EFECTIVO Y EQUIVALENTE
DE EFECTIVO
799,600.00
104Ctas. Ctes. e Instit. Fin.
1041Ctas. Ctes. Operativas
64GASTOS POR TRIBUTOS400.00
641Gobierno Central
6412 ITF
12CUENTAS POR COBRAR
COMERCIALES - TERCEROS
800,000.00
121Fact., Boleta y otros
Comprob. por Cobrar
1212 Emitidas en Cartera
x/xPor el depósito en cta. cte. y su
afectación del ITF 0.05%.
—————— 2 ——————
91GASTOS DE ADMINIST. 400.00
911Gastos de Administ.
79CARGAS IMPUT. A CUENTA
DE COSTOS Y GAST. 400.00
791Cargas Imput. a Cta.
de Ctos. y Gastos x/xPor el traslado del gasto a gastos
por función.
El punto 5 se refiere a la venta de un
activo inmovilizado, en ella interviene la
cuenta 65 Otros gastos de gestión para dar
de baja el bien en libros, para tal registro
se considera la NIC 16 Propiedad, planta
y equipo, párrafos del 67 al 72.
—————— 1 —————— DEBEHABER
65OTROS GASTOS DE
GESTIÓN 50,000.00
655Costo Neto de Enaj.
de Act. Inmov. y Operac.
Discon.
6551Costo Neto de Enaj.
de Activos Inmovilizados
65513 Inm. Maq. y Equipo
39DEPREC., AMORTIZACIÓN
Y AGOTAM. ACUM.40,000.00
391Depreciación Acumulada
3913 Inmuebles, Maquinaria
y Equipo - Costo
33INM., MAQ. Y EQUIPO
90,000.00
334Equipo de Transporte
3341 Vehículos Motorizados
33411 Costo
x/xPor la baja de libros del activo
vendido.
—————— 2 —————— IV
DEBEHABER
91GASTOS DE ADMINIST. 50,000.00
911Gastos de Administ.
79CARGAS IMPUT. A CUENTA
DE COSTOS Y GAST.
50,000.00
791Cargas Imput. a Cta. de
Ctos. y Gastos x/xPor el traslado del gasto a gastos
por función.
—————— 3 ——————
16CUENTAS POR COBRAR
DIVERSAS - TERCEROS 69,020.00
165Venta de Activo Inmov.
1653 Inm. Maq. y Equipo
40TRIB., CONTRAPREST. Y
APOR. AL SIST. PRIV. DE
PENS. Y SALUD
11,020.00
401Gobierno Central
4011 IGV
75OTROS INGR. DE GESTIÓN
58,000.00
756Enajenación de Activos
Inmovilizados 7563 Activos Adquiridos en
Arrendamiento Financiero x/xPor la venta del activo inmovilizado.
La última operación del caso está referido
al reconocimiento de un gasto de financiamiento (intereses), para lo cual se debe
aplicar el Marco conceptual, la NIC 1: Presentación de Estados financieros, NIC 23:
Costo de financiamiento, entre otras normas.
—————— 1 —————— DEBEHABER
10EFECTIVO Y EQUIVALENTE
DE EFECTIVO 30,000.00
104Cuentas Corrientes e
Instituciones Fin. 1041 Ctas. Ctes. Operativas
37ACTIVO DIFERIDO
4,000.00
373Intereses Diferidos
3731 Intereses No Devengados
en Transacciones con Terceros
45OBLIGACIONES FINANCIERAS 34,000.00
451Prést de Inst Financ y Otras
Entidades 4511 Instituciones Financieras
x/xPor el préstamo recibido de una
entidad financiera.
—————— 2 ——————
67GASTOS FINANCIEROS 1,000.00
673Intereses por Préstamos
y otras Obligac 6731 Prestamos de Instituciones
Financieras y Otras Entidades
67311 Instituciones Financieras
37ACTIVO DIFERIDO 1,000.00
373Intereses Diferidos
3731 Intereses No Devengados
en Transacciones con Terceros
x/xPor los intereses devengados en el
primer mes.
Actualidad Empresarial
IV-11