H 1 Elaboración Resolución de Caja Menor cada año Jefe de

FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
LOTERIA DE BOGOTA
VERSION: PRO-330-232-5
1 DE 2
AREA: UNIDAD DE RECURSOS FISICOS
RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS FISICOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR
OBJETIVO: Controlar y administrar la Caja Menor de la Entidad, de acuerdo con la normatividad vigente.
ALCANCE: Inicia con la elaboración de la Resolución de la Caja Menor y finaliza con el giro del cheque
PHVA
No.
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
TIEMPOS
AREA
FLUJOGRAMA
UNIDAD DE RECURSOS
FISICOS
SECRETARIA
GENERAL
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
INICIO
H
1
Elaboración
Resolución de Caja
Menor cada año
Jefe de Unidad
5d
Resolución
V
2
Disponibilidad
Jefe de Unidad
2d
Solicitud de
Disponibilidad
3
Recibir Solicitud de
Servicios Varios
Responsable Caja
Lotería de Bogotá en
Menor
los casos en que esta
sea requerida
1d
4
Verificar sí en el
Rubro que se va
afectar existe
Disponibilidad
Presupuestal
2d
H
V
Responsable Caja
Menor
Resolución de cada año
especificando los rubros que se
van afectar
El monto de la Disponibilidad se
solicita por el total de la Caja
Menor
Para compra se debe diligenciar
Solicitud de servicios el formato de solicitud de
varios Lotería de
elementos debidamente firmado
Bogotá
por el Jefe de la Unidad o Área
respectiva.
Requerimientos
FIN
NO
SI
H
5
Se elabora el recibo
de Caja Menor
provisional por la
compra que se va a
efectuar
H
6
Se Recibe la factura
original
Responsable Caja
Menor
1d
7
Se diligencia el recibo
de Caja Menor, se
registra en el libro de Responsable Caja
Caja Menor y se
Menor
actualiza en el
sistema los gastos.
1d
H
Responsable Caja
Menor
2d
Se diligencia:
Recibo de Caja Menor En las compras Recibo de Caja
provisional
Menor provisional.
Se entrega la
factura y/o
Cuenta de
Cobro original
A
Facturas originales
Recibo de Caja Menor
Libro de Caja Menor
Actualización en el
sistema
Se legaliza el Recibo de Caja
Menor Provisional con la factura
de compra
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
LOTERIA DE BOGOTA
VERSION: PRO-330-232-5
1 DE 2
AREA: UNIDAD DE RECURSOS FISICOS
RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS FISICOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR
OBJETIVO: Controlar y administrar la Caja Menor de la Entidad, de acuerdo con la normatividad vigente.
ALCANCE: Inicia con la elaboración de la Resolución de la Caja Menor y finaliza con el giro del cheque
PHVA
No.
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
TIEMPOS
AREA
FLUJOGRAMA
UNIDAD DE RECURSOS
FISICOS
SECRETARIA
GENERAL
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
H
8
Contabilizar los gastos
de acuerdo al rubro en
Responsable Caja
el formato(sistema) de
Menor
legalización de Caja
Menor
H
9
Clasificar las facturas
y recibos de Caja
Responsable Caja
Menor de acuerdo con
Menor
los gastos
3d
Facturas, recibos de
caja
H
Archivar las facturas y
Responsable Caja
10 recibos de acuerdo
Menor
con los rubros
2d
Soportes Caja Menor
H
Se pasa la carpeta
con todos los soportes
11 que hacen parte del
reembolso de Caja
Menor
Jefe de Unidad
1d
Carpeta con todos los
soportes para el
reembolso de Caja
Menor
V
Revisión y
verificación de los
soportes para la
12 elaboración de la
Orden de Pago y
reintegro de Caja
Menor
Jefe de Unidad
3d
Documentos soporte
H
13 Entregar soportes
Responsable Caja
Menor
1d
Soportes Caja Menor Para elaborar orden de pago
H
14
Secretaria
General/ Jefe
Unidad Financiera
3d
H
Recibir y Girar
15 reembolso de caja
menor
Tesorería
2d
Revisar y aprobar la
Orden de Pago de
acuerdo con los
soportes
ELABORADO POR:
1d
A
Facturas, recibos de
caja
Ordenes de pago
FIN
REVISADO POR:
Comprobante de giro
APROBADO POR: