Ficha Datos

Sistemas de Información I
Silvia S. Storni
Ficha Datos
Grupo Ordenar y filtrar
− Orden de A a Z
Permite ordenar la lista actual por valores de menor a mayor (numérica o alfabéticamente),
usando la columna que contiene la celda activa.
− Orden de Z a A
Ordena la lista actual por valores de mayor a menor (numérica o alfabéticamente), usando la
columna que contiene la celda activa.
− Ordenar
Permite ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a
menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos)
en una o varias columnas. También se puede ordenar por una lista personalizada (como
Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o
el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de
columnas, pero también es posible ordenar por filas.
Abre el cuadro de diálogo Ordenar que permite ordenar por más de una columna o fila
cuando tienen datos que desea agrupar por el mismo valor y después ordenar otra columna
o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y otra Empleado, se puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos
los empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por empleado (para mostrar
los empleados en orden alfabético dentro de cada departamento). Se puede ordenar hasta
un máximo de 64 columnas o filas.
− Ordenar
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− Agregar nivel
Permite agregar otra columna por la cual ordenar.
− Eliminar nivel
Quita de la matriz la regla seleccionada.
− Copiar nivel
Duplica la regla seleccionada.
− Subir - Bajar
Permiten alterar la prioridad de ordenación.
− Mis datos tienen encabezado
Permite establecer si la primera fila de la matriz será considerada para los encabezados
de columnas en cuyo caso no forma parte del rango a ordenar o si es parte del rango del
mismo. Esta opción no está disponible cuando se ordena por filas de izquierda a derecha.
− Opciones
Abre el cuadro de diálogo Opciones de ordenación.
− Distinguir mayúsculas de minúsculas
Permite especificar una ordenación que diferencie
las mayúsculas de las minúsculas
− Orientación
Permite cambiar la orientación de la ordenación de
arriba abajo (por columnas) ó de izquierda a derecha (por filas).
− Ordenar de arriba hacia abajo
Permite ordenar las filas utilizando los valores de
una columna.
− Ordenar de izquierda a derecha
Permite ordenar las columnas utilizando los valores
de una fila.
− Columna
Permite seleccionar la columna–fila por la cual se realizará el orden. Si la casilla de
verificación Mis datos tienen encabezado esta tildada en este cuadro de lista aparecerán los encabezados de las columnas si no aparecerá la palabra columna con la letra que idéntica a la misma.
− Ordenar según
Permite seleccionar el tipo de ordenación. Se puede optar por Valores, Color de celda, Color de fuente y Icono de celda
− Criterio de ordenación
Permite seleccionar el criterio: pueden ser A a Z, Z a A. o Lista personalizada. Si alguna columna o fila no cumple con el criterio seleccionado quedará al final. Cuando se
selecciona Lista personalizada… se abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel en
la ficha Más frecuentes opción Modificar listas personalizadas.
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− Filtro
Filtros permite en forma rápida y fácil buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar
con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los
rangos: −Filtro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples −Filtro avanzado, para
criterios más complejos o que no se pueden realizar con Filtro A diferencia de la ordenación,
el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea
mostrar, pero permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
− Filtro
Permite mostrar sólo aquellas filas de una lista que contienen un cierto valor o que satisfacen un conjunto de criterios. El comando Filtro aplica flechas
a los rótulos de las columnas que despliegan listas, que se permite elegir si se desea ordenar (en forma ascendente o descendente o por color), borrar el filtro, aplicar un filtro predefinido o personalizado
o el elemento de la lista el que se desea mostrar los registros.
Excel destaca los elementos filtrados con marcas visuales. Los números de filas filtradas se
muestran en azul. Las flechas de Filtro automático en las columnas que contienen valores
seleccionados también aparecen con
el botón de filtro.
Cuando se aplique un filtro a una columna, los únicos filtros disponibles para las demás columnas serán los valores visibles del rango filtrado actualmente. Sólo aparecen las 1000
primeras entradas únicas de una lista al hacer clic en la flecha.
− Orden ascendente – descendente
Permite utilizar el campo seleccionado para ordenar en el
sentido seleccionado sin importar que se haya usado o no
ese campo para realizar algún filtro.
− Ordenar por color
Permite utilizar los patrones de color establecidos en la columna para realizar el ordenamiento o permite abrir el
cuadro de diálogo Ordenar para establecer un orden personalizado.
− Borrar filtro de….
Permite quitar un filtro aplicado a una columna.
− Filtrar por color
Permite utilizar los patrones de color establecidos en la co3
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Números
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lumna para realizar el filtrado.
− Filtro de (texto, número o fecha)
Presenta una lista de opciones preestablecidas de acuerdo
al tipo de dato que contenga la columna y permite abrir el
cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
Fechas
Textos
Autofiltro personalizado Permite filtrar por un criterio o combinación de dos criterios personalizados.
En los cuadros de lista de la izquierda, se hayan las opciones igual o no igual, contiene o no contiene, es mayor que, es menor que, es mayor o igual que o es menor
o igual que. En el cuadro de la derecha se puede seleccionar una de las opciones de
la lista desplegable o colocar un número o una letra dependiendo el tipo de dato de
la columna. Cuando en el cuadro de la izquierda, se haya seleccionado comienza
por o no comienza por, o en termina con o no termina con, se debe introducir un
texto con el cual se desea que se realice la comparación en el cuadro de la derecha
Si se necesita buscar texto que comparten algunos caracteres pero no otros, se puede utilizar un carácter comodín. Los comodines pueden usarse como criterios de comparación
para filtros, así como para buscar y reemplazar contenido.
Se utiliza
? (signo de interrogación)
* (asterisco)
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
Para buscar
Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
Un número de caracteres Por ejemplo, *este
buscará "Nordeste" y "Sudeste"
Un signo de interrogación, un asterisco o una
tilde. Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".
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Si se desea agregar otro criterio, se debe hacer clic en Y u O, y repetir el paso anterior. La
opción Y establece que ambos criterios se deben cumplir para que se aplique el filtro, con
la opción O basta que se cumpla un criterio para que se aplique el filtro.
− Seleccionar todo
Permite marcar o desmarcar todas las opciones de la lista de valores distintos de la columna.
− (Vacías) o (No vacías)
Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la columna que desea filtrar
contiene una celda vacía.
− Borrar
Permite quitar todos los filtros y el orden establecido con el comando autofiltro sin deshabilitar el comando.
− Volver a aplicar
Para las tablas, los criterios de filtro y de ordenación se guardan en el libro para que pueda
volver a aplicar el filtro y llevar a cabo una ordenación cada vez que lo abra. Sin embargo, para los rangos de celdas, en el libro únicamente se guardan los criterios de filtro y no los de ordenación. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, se debe utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.
− Avanzadas
Los filtros avanzados son una herramienta para crear reportes a partir de una tabla de datos
con criterios de selección que no pueden ser logrados con las opciones de Filtros.
El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtros en los siguientes aspectos:
• Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en lugar del menú de Filtros en cada columna.
• Los criterios se escriben en un rango de criterios independiente en la misma hoja de
cálculo, sobre o por debajo del rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Excel utiliza el
rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen
de los criterios avanzados.
Ventajas
ƒ La primera ventaja es la variedad de criterios, es decir, la posibilidad de filtrar una
tabla combinando varios criterios de varios campos usando condiciones “Y” conjuntamente con condiciones “O”.
ƒ La segunda ventaja de los filtros avanzados es la posibilidad de sacar el resultado
del filtro en otro lugar. De esta manera la tabla se mantiene intacta mientras que el
resultado se refleja en otra zona de la hoja.
ƒ La tercera ventaja está dada por la posibilidad de que al sacar el resultado en otra zona también se puede elegir los campos (columnas) que se quieren visualizar en la tabla filtrada.
Para poder hacer un filtro avanzado Excel necesita saber tres cosas:
1. dónde está la tabla de datos original
2. dónde está el “rango de criterios” y
3. dónde se copiará, si se desea sacar el resultado del filtro en otro lugar.
¿Qué es un rango de criterios?
Es un conjunto de celdas donde se pondrán las condiciones para filtrar la tabla. En principio
se puede decir que consiste en los nombres de campos (rótulos de columna) por los que se va
a filtrar y debajo los criterios. Debe que existir al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.
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Sisteemas de Infoormación I
Silvia
S
S. Storrni
Loos criterios pueden ser muchos y muy
m y comp
plejos. La reegla que se debe tenerr en cuenta es,
e
sii los criterioos están esccritos en la misma
m
fila el conectorr es “Y” y sii los criterio
os están esccritoos en distintta fila es “O
O” (Access aplica
a
la miisma técnicaa en los critterios de su
us consultas)).
− Filtrar la lista sin moverla
m
a ottro lugar
Permite filtrar el ranggo ocultandoo las filas qu
ue no cumpplen los criteerios en la misma
m
tablaa.
− Copiar a otro lugar
Permite filtrar copianndo las filas que cumpleen los criterrios a otra áárea de la hoja
h de cálcuulo
que se estaablece en Copiar
C
a:
Enn cuadro dee diálogo Filltro Avanzaado se encueentran los trres elementos mencion
nadas antes:
− Rango dee lista:
Permite esstablecer el rango dondde se encuen
ntra tabla original
o
que se desea filltrar.
− Rango dee criterios:
Permite esstablecer el rango dondde se encuen
ntran los criiterios definnidos por el usuario.
− Copiar a::
Permite esstablecer el rango dondde se copiaráá la lista de filas que cuumplen el criterio.
c
Si se desea incluir toddas las coluumnas de la tabla originnal bastará ccon marcar la esquina superior izquuierda del área
á donde se
s quiere peegar las filass filtradas.
Si se deseea seleccionnar solo alguunas colum
mnas de la taabla originaal, se deberáá colocar enn la
zona de deestino los róótulos de coolumnas que se deseann obtener y sseleccionarllos en esta opo
ción.
Se puede utilizar
u
nom
mbre de ranggos para Ra
ango de lista, Rango d
de criterios y Copiar a.
a
− Sólo regisstros únicoss
Muestra filas
fi únicas que
q cumpleen los criterios y excluyye filas quee contienen elementos dud
plicados. Si
S no especiifica un ranngo de criterrios, esta oppción ocultaa todas las fiilas duplicaddas
de la lista..
Operadores de
O
d comparacción
Enn los criteriios se puedeen compararr dos valorees utilizandoo los siguientes operad
dores. El ressultaado es un vaalor lógico: VERDADE
ERO o FAL
LSO.
Operadoor de comparación
Signiificado
= (signo igual)
Iguall a
> (signo mayor que))
Mayoor que
Menoor que
< (signo menor que))
>= (signoo mayor o iggual que)
Mayoor o igual qque
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Operador de comparación
<= (signo menor o igual que)
<> (signo distinto de)
Significado
Menor o igual que
Distinto de
Utilización del signo igual para escribir texto o un valor
Dado que el signo igual (=) se utiliza para indicar una fórmula cuando se escribe texto o un
valor en una celda, Excel evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad para texto o un valor, se
debe escribir los criterios como expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de
criterios:
=''= entrada''
En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. se debería escribir:
En la celda se escribe En la celda se escribe Excel evalúa y muestra
Mesa consola
="= Mesa consola"
= Mesa consola
213
="=213"
=213
Criterios utilizando una fórmula
Se puede usar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula y no el dato que se encuentra en la celda como lo hace por defecto. Para esto se deben tener en cuenta lo
siguientes:
• La fórmula se debe dar como resultado VERDADERO o FALSO.
• No se debe utilizar los rótulos de columnas para las etiquetas de los criterios. Se pueden
dejar las etiquetas de criterios en blanco o usar una etiqueta que no sea ningún lo rótulo de
columna incluida en el Rango de lista.
Si en la fórmula se usa un nombre de rango en lugar de una referencia de celda relativa,
Excel mostrará un valor de error (como #¿NOMBRE? o #¡VALOR!) en la celda que contiene el criterio. Este error debe ignorarse ya que no afecta a la manera en que se filtra el
rango de lista.
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• Si la fórmula que se usa en los criterios, utiliza la primera dirección de celda de una co-
lumna, tiene que estar con dirección relativa para hacer referencia a la primera celda correspondiente al rango de datos y evalúe cada una, para el resto del rango.
• Todas las demás referencias usadas en la fórmula tienen que ser referencias absolutas.
1. Ejemplo: Si se desean ver las ventas de la última quincena de los meses pares los criterios se pueden definir:
2. Ejemplo: Si se desean ver las compras del cliente Díaz, Aurelio José de cantidades mayores a 10 y del cliente Andino, Segundo Manuel mayores o iguales 15 los criterios se
pueden definir de cualquiera de las dos formas siguientes:
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3. Ejemplo: Si se desean ver las ventas realizadas los días Miércoles y Viernes el criterio
se pueden definir:
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En este ejemplo a los datos de la columna C se le ha dado nombre de rango Fecha
4. Ejemplo: Si se desean ver los clientes cuyos nombres comiencen con M el criterio se
pueden definir:
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Grupo Herramientas de datos
− Texto en columna
Se puede tomar el texto en una o varias celdas, y dividirlo por varias celdas. Por ejemplo, si se
tiene una columna de nombres completos, puede dividir dicha columna en columnas de nombre y apellidos independientes.
Cuando se tiene un texto que se desea dividir en varias celdas de la hoja, se puede utilizar el
Asistente para convertir texto en columnas. Este asistente ayudará a colocar cada palabra del
texto en una columna diferente.
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Al seleccionar el comando Texto en columnas se mostrará el primer paso del asistente el cual
guía por todo el proceso, previo a lo cual se debe seleccionar el rango de celdas en al cual se
encuentran los textos a dividir.
En el paso 1 permite seleccionar la opción Delimitados si un carácter, es el que delimite la separación de los contenidos que se desea colocar en diferentes columnas o De ancho fijo si la
división se va hace teniendo en cuenta un cierta cantidad de caracteres.
Una vez hecha esta selección debemos pulsar el botón Siguiente para ir al paso 2 del proceso. En
este paso se debe elegir el carácter por el cual necesitamos hacer la división de la cadena de text
en el caso de haber seleccionado Delimitados y el ancho de cada columna en De ancho fijo. En el
ejemplo, es una coma y por lo tanto se debe seleccionar dicha opción en la sección Separadores.
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Al seleccionar la opción coma, la vista previa de los datos mostrará la manera en que será dividido el texto de las celdas seleccionadas. Al pulsar el botón Siguiente se accede al paso final del
proceso donde se tendrá acceso a algunas configuraciones sobre el formato de los datos y
el Destino de manera que el texto dividido se ubique a partir de la dirección que se establece
aquí. De no colocarse nada lo hará a partir de la primera celda del rango seleccionado. Al pulsar
el botón Finalizar, el texto de la celda A1 se dividirá en varias columnas, colocando el apellido
en una celda y los nombres en otra.
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− Quitar duplicados
Cuando se usa el comando Quitar duplicados, los datos duplicados se eliminarán de manera
permanente. Antes de eliminar los duplicados, es una buena práctica copiar los datos originales a otra hoja de cálculo para que no pierda ninguna información.
El cuadro de diálogo Quitar duplicados permite seleccionar los campos o columnas que se
deben tener en cuenta para considerar que un registro o linea está duplicado.
Al seleccionar los campos y Aceptar aparecerá un mensaje indicando la cantidad de valores
duplicados encontrados que se quitarán y cuantos serán los que quedarán en la tabla.
Al Aceptar la tabla queda definitivamente con los valores únicos. Una vez que se llega a este
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paso no acepta cancelar, pero si no es lo que se deseaba, se puede hacer uso de la opción de Deshacer.
Grupo Esquema
− Subtotales
Calcula subtotales para las columnas seleccionadas e inserta una fila de subtotal por cada
cambio en la columna seleccionada y un total general al final de la lista.
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Antes de trabajar con este comando se debe Ordenar la matriz por las columnas a las que se
les vaya a calcular los subtotales. La matriz debe tener rótulos de columna en la primera fila.
Si se considera la matriz anterior y se desea sacar subtotales por marca y tipo se deberá ordenar de la siguiente manera:
El cuadro de diálogo Subtotales presenta las siguientes opciones:
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− Para cada cambio en:
Permite especificar la columna que contiene los grupos para los cuales se desea se calculen
los subtotales.
− Usar función:
Permite seleccionar la función que se usará para calcular los subtotales. En forma predeterminada, Microsoft Excel usa la función Suma para valores numéricos o la función Cuenta para valores de texto. El subtotal calculado aparecerá debajo de la columna seleccionada
en el cuadro “Agregar subtotal a”.
Esta función
Suma
Cuenta
Promedio
Máx
Mín
Producto
Cuenta núm.
Desvest
Desvestp
Var
Varp
Devuelve este valor en la fila de subtotal
La suma de los valores
La cantidad de valores que no son blanco
El promedio de los valores en el grupo del subtotal
El valor numérico más grande en el grupo del subtotal
El valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal
El producto de todos los valores del grupo del subtotal
La cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos en el
grupo del subtotal
Una estimación de la desviación estándar de una población basado
en una muestra, donde el grupo del subtotal es la muestra
La desviación estándar de una población, donde el grupo del subtotal es toda la población
Una estimación de la varianza de una población basada en una
muestra, donde el grupo del subtotal es la muestra
La varianza de una población donde el grupo del subtotal es toda la
población
− Agregar subtotal a
Permite especificar la columna que se utilizará para el cálculo y en la que aparezca el subtotal. Se puede seleccionar más de una columna.
− Reemplazar subtotales actuales
Permite reemplazar todos los subtotales de la lista con los nuevos subtotales seleccionados.
Si se desactiva esta opción se conservarán los subtotales actuales e insertarán los nuevos
subtotales.
− Salto de página entre grupos
Inserta automáticamente un salto de página antes de cada grupo de datos para los cuales se
hace un subtotal.
− Resumen debajo de los datos
Ubica las filas titulares y la fila del total general debajo de los datos asociados. Si se desactiva esta opción se insertarán las filas de subtotal y del total general encima de los datos detallados.
− Quitar todos
Permite eliminar todos los subtotales de la matriz actual.
Con lo seleccionado en el cuadro de diálogo anterior se obtiene:
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Si se desea agregar otro subtotal por Tipo se debe seleccionar lo siguiente:
Con lo seleccionado en el cuadro de diálogo anterior se obtiene lo siguiente:
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El esquema que se encuentra a la derecha de la matriz con subtotales permite mostrar un
resumen solamente de los subtotales y de los totales generales u otro nivel de detalle, seleccionando alguno los símbolos de esquema
que aparecen junto en la parte superior
izquierda de la ventana. Los símbolos y se permiten mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.
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