procedimiento alta, codificación y personalización de activos fijos

 PUNTOS DE INTERÉS 
PROCEDIMIENTO ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Septiembre de 2012 5 IF‐P50‐PR01 Sí tiene alguna inquietud comuníquese con La Oficina de Activos Fijos a la extensión 5253 OBJETIVO Realizar el alta, plaqueo y personalización de los activos fijos recibidos por la Universidad a través de las diferentes modalidades, para asegurar un adecuado control y custodia de los activos mediante el sistema de información PeopleSoft. ALCANCE Inicia con la recepción del documento que soporta la llegada del activo fijo a la Universidad hasta el archivo del formato Movimiento definitivo de activos fijos (IF‐P50‐F03). DEFINICIONES Alta de activos: Proceso mediante el cual los activos son asignados a una unidad incluyendo toda la información inherente al activo, registrándolos en el módulo de AM y su vez son habilitados para el uso de las Unidades en su gestión. PeopleSoft Modulo de AM‐Activos Fijos: Sistema a través del cual la Oficina de Activos Fijos realiza todas las transacciones de registro, control, seguimiento e historia de todos los activos fijos de la Universidad. Plaqueo: Es el procedimiento operativo en el cual un funcionario de la Oficina de Activos Fijo, sitúa el número de inventario en el activo fijo de la Universidad. Personalización: es el procedimiento en el cual se obtiene la firma del responsable que quedará a cargo del activo fijo. Índice de Flujo de Procedimiento CONDICIONES GENERALES
Alta, Codificación y Personalización de  La oficina de Activos Fijos asignará inicialmente responsable de los activos al Director o Jefe de la Unidad en aquellos casos en que no Activos Fijos está establecido el responsable final.  La Oficina de Activos Fijos será la Unidad responsable de dar el alta de los activos fijos de la Universidad en el Módulo de PeopleSoft. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente,
salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
Oficina de Organización y Métodos Página 1 de 4 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Septiembre de 2012 5 IF‐P50‐PR01 PROCEDIMIENTO ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Documentos soporte requeridos para dar el alta de los activos fijos al sistema PeopleSoft, de acuerdo al origen del activo: 
Compra (Factura de Venta) 
Premio (Acta o carta de otorgamiento del premio). 
Donación (Carta de intención del donante y acta de donación) 
Descuento Comercial (Remisión y/o factura). 
Cambio (Remisión) 
Recuperación (Certificado de avalúo). 
Por dación en pago (Carta de intención y/o escritura) 
Reposición (Carta de intención o factura). 
Permuta (Carta de intención y/o escritura) 
Compra por importación (Liquidación de la importación). 
En construcción (Acta de iniciación de la obra o del montaje) 
Donación por importación (Carta de intención del donante y 
Ensamblado (Acta de iniciación del montaje) 
Remate (Carta de otorgamiento) 
Aporte (Carta de intención). 
Para custodiar (Carta de intención del préstamo) 
Canje (Carta de intención). Liquidación de la importación). Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 4 PROCEDIMIENTO
Alta, Codificación y Personalización de Activos Fijos INICIO
Auxiliar I 1
Oficina de Activos Fijos
Reciben los documentos que soportan la llegada del activo fijo a la Universidad.
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
2
Realiza el alta en el sistema de información con base en los documentos soportes.
Se realiza automático o manual?
Manual Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
3
Con base en los documentos soportes registra en el sistema y genera el ID del activo.
Oficina de Organización y Métodos 4
CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Septiembre de 2012 5 IF‐P50‐PR01 ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
8
Genera el reporte de creación de voucher y verifica contra los documentos soportes.
Diligencia el formato “Movimiento Definitivo de Activos Fijos (IF‐P50‐
F03)”
9
Hay inconsistencias en la información?
Automático Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Solicita a las unidades la aclaración del error.
6
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Genera la interface del módulo AP al módulo AM y el ID del activo.
7
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Realiza personalización del activo fijo correspondiente y si aplica actualiza los datos del activo.
Sí
5
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Genera sticker de inventario para el activo fijo.
No
10
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Realiza la asignación del responsable en el sistema de información.
11
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
12
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Asigna y registra una carpeta nueva.
Archiva en la carpeta de los usuarios los documentos correspondientes.
No
Los usuarios tienen carpeta?
Sí
FIN
Página 3 de 4 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Septiembre de 2012 5 IF‐P50‐PR01 PROCEDIMIENTO ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS REVISADO POR APROBADO POR Jefe Oficina de Activos Fijos Director de Recursos Físicos Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 4