procedimiento baja de elementos

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Código : PFI.26
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 1 de 21
Revisó:
Jefe División Financiera
Jefe Sección de Inventarios
Profesional Planeación
Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Resolución N° 1858
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las actividades que deben seguirse para dar de baja de los
inventarios de la Universidad todos los bienes devolutivos mayores,
menores, libros e intangibles por daño, deterioro, obsolescencia, robo,
hurto entre otros.
Aplica a todos los bienes devolutivos mayores, menores, libros e
intangibles
NORMATIVIDAD

Resolución 816 de 2004, por la cual se aprueba el Manual para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de
Santander.

Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la
Universidad Industrial de Santander.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Acta de Entrega: Documento donde certifica que los bienes subastados fueron entregados al proponente.

Concepto Técnico: Concepto emitido por la División de Mantenimiento Tecnológico, en donde se justifica la baja de elementos.

DCPI: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión

DSI: División de Servicios de Información

Elementos dados de Baja: Corresponde a elementos descargados de los inventarios de la Universidad y que ninguna UAA los requiera o no son
indispensables para la Universidad.

Inspección Ocular: Inspección realizada por un funcionario de Inventarios y de Control Interno y Evaluación de Gestión, en caso de presentarse robo,
hurto o pérdida de los bienes.

SIF: Sistema de Información Financiero

Subasta: Venta de bienes muebles dados de baja de los Inventarios de la Universidad, adjudicados al proponente que haya presentado la mejor oferta
y cumpla con las especificaciones de los términos establecidos.
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Código : PFI.26
Versión : 05
Página 2 de 21
CONSIDERACIONES

Los elementos devolutivos mayores deben estar físicamente marcados con su respectivo número de inventario para realizar el trámite de baja, si los
elementos no se encuentran marcados debe solicitar a la Sección de inventarios realizar la marcación correspondiente.

Los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos a dar de baja deben contar con el concepto técnico emitido por la División de Mantenimiento
Tecnológico.

Cuando se presente robo, hurto o pérdida de los bienes, el servidor responsable debe reportar la novedad oportunamente a la Sección de Inventarios

En caso de robo, hurto o pérdida de los bienes dentro de las instalaciones de la Universidad, el responsable del bien comunicará lo ocurrido al servicio
de vigilancia, con el objeto que rinda el informe correspondiente.

Cuando se presenten muebles y enseres dados de baja que correspondan a bienes de madera que presenten alto grado de deterioro o cuando el
elemento se encuentre completamente averiado, se procederá a su destrucción y se hará el levantamiento del acta respectiva.

Cuando el Servidor responsable de los bienes acepta la cancelación del valor de reposición, el Director o Jefe de la UAA determina si existe la necesidad
de adquirir el bien nuevamente, teniendo en cuenta que debe cumplir con las mismas características o mejorar las condiciones del bien faltante. De lo
contrario, el dinero permanecerá en el fondo para la adquisición de equipos que requiera la UAA.

Si el elemento a reponer no se encuentra en el mercado y/o la UAA no lo requiere, se estudia la posibilidad de recibir otro elemento que responda con
las necesidades de la unidad a la cual se encuentra adscrito el servidor.

Las subastas cuyo precio base sea menor a 50 SMMLV serán realizadas por la División Financiera a través del Jefe de la Sección de Inventarios, según se
establece en el artículo 52 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad.

Las sedes regionales deben enviar al Jefe de la Sección de Inventarios la relación de los elementos a dar de baja con la descripción del bien, número de
inventario para elementos devolutivos mayores y concepto técnico para los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos.
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 3 de 21
Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Identifica necesidad de
dar de baja los elementos
¿Elementos dados de
baja por su estado?
No
1. Identifica necesidad de dar de baja los elementos.
Servidor responsable
de los elementos
2. Después de revisar los elementos y constatar que su
estado se puede calificar en desuso, obsolescencia, avería,
daño o deterioro; establece la justificación para darlo de baja.
Servidor responsable
de los elementos
1
Pág 14
Si
2. Establece justificación
de baja
¿Elementos se encuentran
contaminados con
residuos peligrosos?
No
2
Pág.4
Si
3. Informa a la Sección de
Inventarios y al PGIR
3. Informa a la Sección de Inventarios y al PGIR, mediante
documento escrito los elementos a dar de baja ,
especificando número de inventario, descripción y
localización.
4. Realiza inspección de
verificación
4. Realiza visita de inspección para verificar el estado de los
elemento y diligencia el formato de baja de elementos
contaminados con residuos peligrosos - FFI.15.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios y
Delegado del PGIR
5. Informa a la Empresa
Gestora de Residuos
5. Solicita a la Empresa Gestora de Residuos la recolección de
los elementos.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
1
Servidor responsable
de los elementos
FFI.15. Baja de
elementos
contaminados con
residuos peligrosos
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 4 de 21
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
6. Entrega los elementos a la Empresa Gestora de Residuos.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios y
Delegado del PGIR
FFI.15. Baja de
elementos
contaminados con
residuos peligrosos
7. Una vez diligenciado el FFI.15, se registra los elementos en
el SIF al código de bajas, y se procede al borre físico, con el
objeto de descargarlos del inventario del responsable.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
8. Si los elementos cuya baja se tramita corresponden a
equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos, solicita
a la División de Mantenimiento Tecnológico la revisión de los
elementos.
Servidor responsable
de los bienes
Procedimiento de
Mantenimiento
Tecnológico
9. Entrega elemento en la
bodega junto con los
documentos soporte
9. Los elementos ubicados en la sede central se entregan en
la bodega, junto con los documentos soporte
Servidor responsable
de los bienes
FFI.13. Recibo equipos
electrónicos y
eléctricos en la bodega
de inventarios
10. Recibe y verifica los
elementos y los
documento soporte
10. Recibe y verifica los elementos y sus respectivos números
de inventario, y los documentos soporte.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
1
6. Entrega los elementos a
la Empresa Gestora de
Residuos
7. Traslada elementos al
código de bajas
FIN
2
¿Equipos eléctricos,
electrónicos y/o
electromecánicos?
No
3
Pág 13
Si
8. Mantenimiento
Tecnológico
7
2
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 5 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
11. Traslada elementos al
código de bajas
11. Realiza el cambio de los elementos en el SIF al código de
bajas, con el objeto de descargarlos del inventario del
responsable.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
12. Informa a la comunidad
los elementos que están en
condiciones de uso
12. Informa a la comunidad universitaria a través de los
medios de comunicación interna de la Universidad, los
elementos que se encuentren en condiciones de uso.
Jefe Sección de
Inventarios
DIAGRAMA DE FLUJO
2
¿Los elementos son
requeridos por algún
otro servidor?
No
4
pág 6
Si
13. El servidor interesado
solicita el traslado de los
elementos a su inventario
13. Solicita a la Sección de Inventarios el traslado de los
elementos a su inventario.
Servidor de la
Universidad
14. Verifica la solicitud de
traslado
14. Para realizar el traslado verifica con la Sección de
Inventarios los números de los elementos y solicita el
traslado.
Servidor de la
Universidad
15. Hace efectivo el
traslado
15.Una vez revisado lo anterior procede a hacer efectivo el
traslado de los elementos en el SIF, descargándolos del
estado bajas y trasladándolos al inventario del servidor.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
FIN
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 6 de 21
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
16. Si los elementos pueden ser donados por la Universidad a
otras instituciones públicas, sigue el procedimiento PFI.22,
establecido por la Universidad.
Jefe Sección de
inventarios
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
4
¿Los elementos pueden
ser donados a otras
instituciones?
Si
16. Procede a realizar la
donación de los elementos
No
PFI.22 Donación de
Bienes Muebles
Realizada por la
Universidad
PFI. 22
FIN
17. Procede a realizar el
proceso de subasta
17. Una vez lo considere conveniente procede a realizar el
proceso de subasta.
Jefe Sección de
Inventarios
18. Imprime el listado de
elementos a dar de baja
18. Imprime listado de baja de elementos devolutivos
mayores, menores, libros e intangibles.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
19. Envía al Jefe de la División Financiera el listado de
elementos que se encuentran para baja.
Jefe Sección de
Inventarios
Listado de elementos a
dar de baja
19. Envía listado de
elementos
Listado de elementos
3
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAIA DE ELEMENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 7 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
20. Da VoBo para dar de baja los elementos relacionados en
el listado.
Jefe División
Financiera
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
20. Da VoBo al listado
21. Elabora proyecto de
resolución para la venta de
los bienes
22. Envía documentos
21. Elabora proyecto de resolución solicitando autorización
para la venta de los bienes dados de baja.
Jefe Sección de
Inventarios
22. Envía a Secretaría General el proyecto de resolución.
Jefe Sección de
Inventarios
Proyecto de Resolución
23. Revisa, asigna número
y firma
23. Revisa, asigna número y firma resolución. Remite a
Rectoría para su aprobación.
Secretario(a) General
24. Estudia y firma
resolución
24. Estudia y firma resolución de aprobación de venta de los
bienes dados de baja.
Rector
25. Publica la Resolución
aprobada
¿Monto de la subasta
es mayor a 50 SMMLV?
Si
4
25. Publica en Intranet la Resolución aprobada
No
5
pág 12
Auxiliar de Secretaria
General
Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAIA DE ELEMENTOS
Página 8 de 21
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
4
26. Envía a la Dirección de
Contratación la resolución
26. Envía a la DCPI, los siguientes documentos:



Resolución
Autorización de baja
Listado de elementos a
dar de baja
Carta especificando el
monto de la subasta

Resolución
Autorización de baja
Listado de los elementos dados de baja para ser
subastados.
Carta relacionando el monto de la subasta firmada por el
Jefe de la Sección de Inventarios.
Jefe Sección de
Inventarios
27. Revisa documentos
27. Revisa documentos y elabora los términos preliminares.
Profesional de la DCPI
28. Solicita publicación de
términos en la Web
28. Solicita a DSI la publicación de los términos preliminares
en la página web por un período de dos (2) días hábiles como
mínimo.
Profesional de la DCPI
29. Publica términos
preliminares
29. Publica términos preliminares en la pagina web de la
Universidad.
Funcionario DSI
30. Analiza las observaciones realizadas por escrito a los
términos preliminares por parte del proponente, y si lo
considera pertinente modifica los términos definitivos.
Profesional de la DCPI
¿Observaciones a los
términos preliminares?
No
Si
30. Si lo cree conveniente
realiza modificación a los
términos definitivos
5
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 9 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
31. Levanta acta de
apertura
31. Levanta acta de apertura, la cual es firmada por el
Ordenador del Gasto.
Profesional de la DCPI
32. Publica términos
definitivos y acta de
apertura
32. Publica en la página web de la Universidad los términos
definitivos y acta de apertura de convocatoria, dando inicio a
la subasta pública.
Funcionario DSI
33. Visita técnica
33. Realiza visita técnica con el objeto de observar el estado
de los elementos.
Proponente de la
subasta
34. Realiza aclaraciones e
informa
34. En caso de recibir observaciones a los términos
definitivos, analiza y si modifica los términos, realiza las
respectivas aclaraciones.
Profesional DCPI
35. Solicita publicación n la
Web
35. Solicita a la DSI la publicación de las aclaraciones a los
términos definitivos.
Profesional DCPI
36. Publica aclaraciones a
los términos definitivos
36. Publica aclaraciones a los términos definitivos en la pagina
web de la Universidad.
Funcionario DSI
37. Cierra convocatoria y
se hace la apertura de la
urna
37. Se cierra la convocatoria y se procede a la apertura de la
urna, la cual se encuentra ubicada en la Oficina de Dirección
de Contratación y Proyectos de Inversión
DCPI, Secretaria General y
Control Interno y
Evaluación de Gestión
DIAGRAMA DE FLUJO
5
¿Observaciones a
los términos?
No
Si
6
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 10 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
38. Presenta los
documentos jurídicos
38. Presenta los documentos jurídicos para participar en la
subasta y los deposita en la urna.
Proponente de la
subasta
39. Se hace la subasta al
alza
39. Una vez presentados los documentos se realiza la subasta
al alza junto con los proponentes.
DCPI, Secretaria General y
Control Interno y
Evaluación de Gestión
40. Levanta acta de
audiencia
40. Levanta acta de audiencia pública de postulaciones, la cual
contiene nombre, cédula o nit del proponente y valor
ofrecido en la subasta.
Profesional DCPI
DIAGRAMA DE FLUJO
6
Acta de audiencia
41. Adjudica el contrato y
elabora acta
41. Elabora acta de adjudicación y solicita publicación en la
página web de la Universidad. El acta es firmada por el
Director de Contratación, el Jefe de la División Financiera y el
Jefe de la Sección de Inventarios.
Dirección de
Contratación y
Proyectos de Inversión
42. Publica adjudicación de
la subasta
42. Hace publicación en la página web de la adjudicación de la
subasta.
Funcionario DSI
43. Envía acta de
adjudicación
43. Envía acta de adjudicación al Jefe de la División Financiera.
Profesional DCPI
44. Recibe y envía acta a
inventarios
44. Envía copia a los Jefes de las Secciones de Inventarios y
Contabilidad, informando sobre la adjudicación de la oferta.
Jefe División
Financiera
Acta de adjudicación
7
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Código : PFI.26
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 11 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
45. Cancela valor
45. Cancela el lote de los bienes subastados, según las
condiciones establecidas en los términos de referencia (Ver
Procedimiento Ingresos por Bancos).
Proponente de la
subasta
PFI.11
Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento
PFI.11
46. Presenta el recibo de
pago
46. Presenta el recibo de pago al Jefe de la Sección de
Inventarios.
DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
7
6
Recibo de pago
47. Recibe documento y verifica con la Sección de Tesorería
que se haya realizado el pago correspondiente, es decir que
el valor consignado corresponda al valor de la oferta.
48. Entrega lote de los
bienes subastados
48. Entrega al proponente favorecido el lote de bienes
subastados.
Acta de entrega
Proponente de la
subasta
Nota: En la sedes, el proponente presenta el recibo de pago
al Coordinador de Sede y lo envía junto con un informe
detallado del proceso de adjudicación de subasta al Jefe de la
Sección de Inventarios.
47. Verifica el pago
49. Elabora acta de
entrega de los bienes
PFI.11 Ingresos por
Bancos
Jefe Sección de
Inventarios
Jefe Sección de
Inventarios y/o
Coordinador de Sede
49. Elabora acta de entrega de los bienes subastados, la cual
es firmada por el Jefe de la Sección de Inventarios y/o
Coordinador de Sede, según el caso y el proponente
favorecido.
Jefe Sección de
Inventarios y/o
Coordinador de Sede
50. Envía copia del acta al Jefe de la División Financiera y de la
Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Anexa
el recibo de pago a la Dirección de Contratación y Proyectos
de Inversión.
Jefe Sección de
Inventarios
Recibo de pago
50. Elabora acta de
entrega de los bienes
FIN
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 12 de 21
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
5
51. Elabora el acta de apertura de convocatoria dando inicio a
la subasta pública e informa a las sedes el proceso de
apertura. El acta es firmada por el Jefe de la División
Financiera.
51. Elabora acta de
apertura
Jefe Sección de
Inventarios
52. Elabora los términos de referencia.
Jefe Sección de
Inventarios
53. Solicita a la DSI la publicación de los términos en la página
web por un período de cinco (5) días hábiles como mínimo.
Jefe Sección de
Inventarios
54. Publica términos en la página web de la Universidad.
Funcionario DSI
55. Si lo cree conveniente
realiza modificaciones a
los términos
55. Analiza las observaciones presentadas por escrito a los
términos por parte del proponente y si lo considera necesario
modifica los términos y realiza las respectivas aclaraciones.
Jefe Sección de
Inventarios
56. Solicita publicación en
la Web
56. Solicita a la DSI la publicación de las aclaraciones a los
términos definitivos.
Jefe Sección de
Inventarios
57. Publica aclaraciones a
los términos definitivos
57. Publica aclaraciones a los términos definitivos en la pagina
web de la Universidad.
Funcionario DSI
58. Cierra convocatoria y
recibe ofertas
58. Cierra la convocatoria de acuerdo con los términos
definitivos y recibe las ofertas de los proponentes en sobre
sellado.
52. Elabora términos de
referencia
53. Solicita publicación de
términos en la Web
54. Publica términos
¿observaciones
a los términos ?
Si
8
No
Jefe Sección de
Inventarios y/o
Coordinador de Sede
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 13 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
59. Presenta oferta y
anexa documentos
jurídicos
59. Presenta oferta y anexa los documentos jurídicos para
participar en la subasta.
Proponente de la
subasta
60. Se hace la subasta al
alza
60. Una vez presentados los documentos se realiza la subasta
al alza junto con los proponentes.
Jefe División Financiera
y/o Coordinador de
Sede
61. Levanta acta de
audiencia
61. Levanta acta de audiencia pública de postulaciones, la cual
contiene nombre, cédula o nit del proponente y valor
ofrecido en la subasta.
Jefe Sección de
Inventarios
DIAGRAMA DE FLUJO
8
Acta de audiencia
62. Adjudica la subasta y
elabora acta
62. Elabora acta de adjudicación y solicita publicación en la
página web de la Universidad. El acta es firmada por el Jefe de
la División Financiera.
Acta de adjudicación
Nota: En las sedes el acta de adjudicación es firmada por el
Coordinador de Sede y enviada al Jefe Sección de Inventarios.
63. Publica adjudicación de
la subasta
6
Pág 11
63. Publica en la página web la adjudicación de la subasta.
Jefe Sección de
Inventarios y/o
Funcionario encargado
Funcionario DSI
3
¿Muebles y enseres?
No
7
pág 4
Si
64. Informa a la Sección de
Inventarios
9
64. Informa a la Sección de Inventarios mediante documento
escrito los elementos a dar de baja, especificando número de
inventario, descripción y localización.
Servidor responsable
de los elementos
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 14 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
65. Realiza visita de inspección para verificar el estado de los
elemento
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
66. Diligencia el formato
FFI.14
66. Diligencia el acta de baja por destrucción de elementos de
madera
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
67. Solicita el traslado de
los elementos al molino
67. Solicita a la División de Planta Física al traslado de los
elementos al molino.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
PRF.05
Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento
PRF.05
DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
9
65. Realiza inspección de
verificación
¿Los elementos
se encuentran en mal
estado?
No
7
pág 4
Si
68. Procede a la
destrucción de los
elementos
68. Procede a la destrucción de los elementos
PRF.05 Servicio de
Transporte
Funcionario División
de Planta Física
FIN
1
69. Comunica al jefe
inmediato
70. Comunica al
responsable del servicio
de vigilancia
10
Robo, hurto o pérdida de elementos devolutivos
69. Informa por escrito a su Jefe inmediato, coloca el
denuncio ante la autoridad competente, y envía copia de la
comunicación al Jefe de la Sección de Inventarios.
70. Comunica lo ocurrido al responsable del servicio de
vigilancia, para que rinda el informe correspondiente, cuando
el robo, hurto o pérdida sea en las instalaciones de la
Universidad.
FFI.14. Acta de baja
por destrucción de
elementos en madera
Servidor responsable
de los elementos
Servidor responsable
de los elementos
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 15 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
71. Realiza inspección administrativa o inspección ocular junto
con un funcionario de la Dirección de Control Interno y
Evaluación de Gestión.
Jefe Sección de
Inventarios
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
10
71. Realiza inspección
administrativa
72. Elabora acta de
inspección
Acta de inspección
administrativa
73. Envía documentos a la
Sección de Inventarios
Informe Responsable del
bien
Denuncio
Informe de la empresa de
vigilancia
Dos cotizaciones
Formato de reporte de
siniestros
72. Elabora acta de inspección, especificando fecha y lugar
donde ocurrió el hecho, fecha del reporte del hecho, fecha
en que se practica la inspección, detalles y circunstancias del
caso, número de inventario, descripción del elemento, y
nombre y firma de las personas que intervinieron en la
inspección.
73. Envía a la Sección de Inventarios los siguientes
documentos:

Informe del servidor responsable del bien detallando los
hechos y las especificaciones de los elementos.

Constancia del denuncio ante la fiscalía, en caso de que el
elemento se encuentre prestado, adjuntar el formato de
préstamo diligenciado.

Informe de la empresa encargada del servicio de
vigilancia.

Formato de Reporte de Siniestros a la Compañía de
Seguros – FFI.11

Dos cotizaciones de los elementos reportados
Jefe Sección de
Inventarios
Servidor responsable
de los elementos
74. Verifica la
documentación
74. Verifica la documentación entregada por el servidor
responsables de los elementos
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
75. Registra cuenta de
responsabilidad
administrativa
75. Registra en el SIF, la cuenta de responsabilidad
administrativa a nombre del servidor responsable de los
elementos.
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
11
Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
FFI.11 Reporte de
Siniestros a la
Compañía de Seguros
Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 16 de 21
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
11
76.
Envía a la compañía aseguradora los siguientes
documentos para iniciar el trámite de reclamación:
76. Envía documentos
para iniciar trámite de
reclamación




Documentos soporte para
la reclamación


¿Acepta reclamación?
No
Jefe Sección de
inventarios
Copia del acta de la inspección ocular.
Denuncio e informe del responsable.
Cotizaciones actualizadas del bien.
Listado del inventario de los elementos en donde
aparece la información del bien afectado (número de
inventario, descripción del elemento, fecha de
adquisición, nombre del responsable y valor de compra).
Declaración del servicio de vigilancia.
Carta de reclamación solicitando el pago del siniestro y
registro fotográfico en caso de ser necesario.
8
Pág 19
Si
77. Informa el valor a
cancelar
77. Si acepta la reclamación, informa el valor a cancelar a la
Sección de Inventarios y envía recibo de indemnización y hoja
de liquidación.
Asesor Compañía
de Seguros
Recibo de indemnización
Hoja de liquidación
78. Informa a la compañía
aseguradora el fondo de la
UAA donde debe realizar
el pago
12
78. Informa a la compañía de seguros el código del fondo de
la UAA donde debe realizar el pago, la entidad financiera y el
número de la cuenta a la cual debe realizar la transferencia.
Jefe Sección de
inventarios
Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Página 17 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
79. Realiza el pago
79. Realiza el pago correspondiente a través transferencia
electrónica.
Asesor Compañía
de Seguros
PFI.11
Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento
PFI.11
80. Reporta el concepto
de pago, valor y fondo
donde cancela
80. Reporta a la Sección de Tesorería el concepto de pago,
valor y fondo donde cancela el dinero.
81. Informa al responsable
el remanente a cancelar
81. Informa al responsable de los elementos, el valor del
remanente a cancelar y el fondo.
Jefe Sección de
inventarios
82. Cancela remanente
82. Cancela el valor del remanente en el fondo de la UAA
correspondiente
Servidor
responsable de los
elementos
PFI.10
Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento
PFI.10
83. Estudia caso
83. Estudia el caso a partir del acta de inspección
administrativa e inicia la investigación administrativa
84. Comunica a las UAA
correspondientes
84. Informa el inicio de la investigación administrativa al
servidor responsable de los elementos, la Dirección de
Control Interno y Evaluación de Gestión, la Sección de
Contabilidad y a la UAA respectiva.
DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
12
9
13
PFI.11 Ingresos por
Bancos
Jefe Sección de
inventarios
PFI.10 Ingresos por
Caja
Jefe Sección de
Inventarios
Jefe Sección de
Inventarios
Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 18 de 21
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
13
85. Realiza la investigación administrativa en forma breve y
sumaria, de conformidad con las reglas previstas para
actuaciones administrativas iniciadas de oficio por la
Universidad.
85. Realiza la investigación
administrativa
Jefe Sección de
Inventarios
86. Informe del fallo de la investigación administrativa a la
Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión,
Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, Sección de
Contabilidad, responsable del elemento en el inventario y al
Jefe inmediato.
Jefe Sección de
inventarios
87. Traslada la cuenta de
responsabilidad
administrativa a fiscal
87. Traslada la cuenta de responsabilidad administrativa a
responsabilidad fiscal a nombre del funcionario responsable
del bien.
Jefe Sección de
Contabilidad
88. Traslada el caso a la
autoridad interna
competente
88. Si se establece o se infiere la posible existencia de faltas
disciplinarias o de comisión de ilícitos, se da traslado a la
autoridad interna competente.
Jefe Sección de
inventarios
89. Cancela la cuenta de responsabilidad administrativa
Jefe Sección de
inventarios
86. Informa el fallo de la
investigación
¿Hubo responsabilidad
administrativa?
No
Si
FIN
89. Cancela la cuenta de
responsabilidad
administrativa
FIN
Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
Código : PFI.26
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Versión : 05
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 19 de 21
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
90. Comunica al responsable de los elementos la respuesta
dada por la compañía de seguros en relación a la no
aceptación de la reclamación, y el valor de reposición del
elemento o la opción de reposición con elementos de
similares o superiores características.
Jefe Sección de
inventarios
91. Si acepta la cancelación del valor de reposición, realiza
el pago al fondo de la UAA donde ocurrió el siniestro.
Servidor responsable
de los elementos
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
8
90. Informa la respuesta
de la compañía de seguros
¿Acepta cancelar valor
de reposición?
No
Si
91. Cancela valor de
reposición
El Director o Jefe de la UAA determina si existe la necesidad
de adquirir nuevamente el bien o si se dejan los recursos en el
fondo para adquisición de otros equipos que requiera la
unidad.
PFI.10
PFI.10 Ingresos por
Caja
Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento
PFI.10
9
Pág 17
92. Repone el bien
9
Pág 17
92. Si el servidor responsable entrega los elementos con
similares o superiores características.
Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
Servidor responsable
de los elementos
PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Código : PFI.26
Versión : 05
Página 20 de 21
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
1
FECHA DE
APROBACIÓN
Octubre 11 de 2004
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del procedimiento (Resolución No. 886 de 2004)
Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento
Control de Documentos
Inclusión del alcance y definiciones
Complemento e inclusión de las consideraciones
Especificación de los responsables de las actividades
Se incluyó la decripción de las actividades del proceso de la subasta de los bienes,
realizada actualmente por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.
Se realizaron las modificaciones respectivas en cuanto a la normatividad según el
Manual de Inventarios

2
Diciembre 04 de 2007





3
Octubre 07 de 2008
Inclusión de las actividades del proceso de subasta que realiza la División Financiera a
través del Grupo de Inventarios cuando el monto es inferior a los 50 SMMLV, de acuerdo
a lo establecido en el artículo 52 del Manual Normativo y Procedimental para la
Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad.

4
Noviembre 19 de 2009
Inclusión de las siguientes dos consideraciones para aclarar el proceso de subasta en las
sedes:
- Las sedes regionales deben enviar al Jefe del Grupo de Inventarios la relación de los
elementos a dar de baja con la descripción del bien, número de inventario para elementos
devolutivos mayores y concepto técnico para los equipos eléctricos, electrónicos y/o
electromecánicos.
- Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de
comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes.
 Inclusión del Coordinador de Sede en algunas actividades como responsable.
 Descripción de las actividades del proceso de subasta de los bienes realizada por las
sedes.
 Complemento de las actividades 43, 46, 48, 59.
PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO
PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS
Código : PFI.26
Versión : 05
Página 21 de 21
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
5
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS


Cambio en la numeración de las actividades


Inclusión de la abreviatura DCPI

Eliminación de la consideración: Para el proceso de subasta en las sedes, el
Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación
de la venta de los bienes

Inclusión de consideraciones asociadas al manejo de los equipos contaminados con
residuos peligrosos.

Eliminación de la consideración: Para el proceso de subasta en las sedes, el
Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación
de la venta de los bienes

Modificación de algunas actividades, entre ellas si el elemento corresponde a muebles y
enseres, hay que diligenciar el formato FFI.14 y PRF.05.

Eliminación del memorando para el traslado de los elementos requeridos por el
servidos, modificó la actividad 12 y eliminó la 13.


Inclusión de la donación de los elementos a otras instituciones.

Cambio en la numeración de las actividades
Diciembre 10 de 2013
Cambio de responsables Jefe Grupo de Inventarios a Jefe Sección de Inventarios y
Auxiliar Inventarios por Auxiliar Administrativo de Inventarios.
Modificación de la consideración En caso de robo, hurto o pérdida de los bienes dentro
de las instalaciones de la Universidad, el responsable del bien comunicará lo ocurrido al
servicio de vigilancia, con el objeto que rinda el informe correspondiente.
Modificación del proceso de subasta incluyendo las actividades contenidas en el
procedimiento PFI.11 y PFI.10.