Reglamento de Comunicaciones Escritas

UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
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TITULO PRIMERO
GENERALIDADES
Artículo 1 El presente Reglamento establece los procedimientos y pautas técnicas a seguir para el
correcto uso de las comunicaciones escritas al interior de esta Casa Superior de
Estudios.
Artículo 2 Tiene por objetivo orientar y uniformizar el proceso de formulación y correcto uso de las
comunicaciones escritas, propendiendo a su simplificación.
Artículo 3 El Reglamento de Comunicaciones Escritas se ha elaborado teniendo presente:
a) Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General;
b) Decreto Legislativo N° 276 y sus reglamentos; y
c) R.C.R.9828-96-UNFV del 13-dic-96, Aprueba la Directiva 03-96-OCR-UNFV ¨
Administración de los trámites documentarios.
Artículo 4 Es de aplicación en todas las dependencias académicas y administrativas de la
Universidad Nacional Federico Villarreal y su cumplimiento es responsabilidad de los
funcionarios hasta el segundo nivel organizacional.
TITULO SEGUNDO
DISPOSICIONES ESPECIFICAS
CAPITULO I
DE LAS CLASES DE DOCUMENTOS
Artículo 5 Entre las comunicaciones escritas más usadas en la Universidad tiene las siguientes:
a) CARTA. Es el documento mediante el cual las autoridades establecen
comunicación con personas naturales o entidades del sector privado nacional o
internacional (Anexo 01).
b) CREDENCIAL. Documento expedido por el Jefe inmediato o autoridad de la
Universidad que acredita al funcionario o servidor que ha sido comisionado en
servicio, a ejecutar una determinada función en una dependencia de la
Universidad o entidad pública o privada. (Anexo 02).
c) DIRECTIVA. Forma de comunicación interna de carácter normativo, que se expide
con el fin de dar una orientación o dirección específica a las actividades a realizar, de
conformidad con políticas, programas o cronogramas de trabajo.
Las disposiciones específicas de la Directiva son flexibles en cuanto a sus
denominaciones y contenido, debiéndose adaptar a las necesidades de cada asunto.
Las acciones que se disponen pueden ser técnicas, académicas o administrativas, de
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ámbito específico o general de la Universidad. (Anexo 03)
d) HOJA DE TRAMITE. Documento impreso en formato A5 en el que se enumera
la secuencia de acciones para el trámite de un expediente, dándose indicaciones,
recomendaciones o instrucciones para su estudio, atención o procesamiento (Ver
anexo 04 e instrucciones).
Asimismo, la autoridad o jefe de unidad orgánica hasta el segundo nivel
organizacional, podrá en el rubro proveído disponer acciones y precisar y/o dar
ordenes adicionales.
e) INFORME. Es el documento interno que se utiliza para hacer una exposición
pormenorizada de un asunto específico a pedido de un superior, similar o a iniciativa
propia (Anexo 05).
f) MEMORANDUM. Es el documento de uso interno que se emplea para impartir
órdenes, recomendar situaciones, remitir documentos o comunicar asuntos a otras
dependencias y/o funcionarios de rango inferior o similar. Es un documento de
redacción breve y precisa, que no debe de exceder de una página de tamaño
normalizado A5. (Anexo 06).
g) OFICIO. Es un documento que se utiliza para efectuar gestiones, hacer y responder
consultas o remitir documentos entre autoridades de la Universidad o de otras
entidades de la
h) Administración Pública, sobre asuntos relacionados con sus funciones. Debe
referirse en lo posible a un solo asunto a fin de facilitar su trámite y archivo. (Anexo
07)
La misma comunicación dirigida a varios destinatarios se denomina: Oficio
Múltiple.
i) OFICIO CIRCULAR. Se utiliza para dar órdenes o normas de trabajo dentro de la
Universidad. El esquema o contenido del oficio circular y del oficio múltiple es
similar al del Oficio, excepto el indicativo en donde se le agrega la palabra
"MULTIPLE" o "CIRCULAR" en mayúsculas.
j) REGLAMENTO. Es el documento técnico - normativo de uso interno que describe
con detalle y en forma ordenada y sistemática la información y/o instrucciones sobre
la organización, funciones, procedimientos académicos o administrativos, relaciones
laborales, derechos, deberes o competencias que se consideren necesarias
reglamentar para la marcha administrativa de la Universidad. Se desarrolla en
títulos, capítulos y artículos. (Ver anexo 08 e instrucciones).
k) RESOLUCION. Dispositivo legal que resuelve asuntos técnicos y/o
administrativos dando término al proceso mediante el cual se han acumulado y
estudiado hechos y circunstancias, tomando una decisión, la cual es firmada por la
máxima autoridad de la Universidad o funcionario autorizado. (Anexo 09).
l) SOLICITUD. Documento de efectos administrativos que es presentado por parte
interesada; se utiliza para gestionar ante las autoridades de la Universidad algún
beneficio, derecho o servicio. Va dirigido al funcionario correspondiente citándose el
cargo. (Anexo 10) Debe contener según el recurrente, los datos personales
siguientes: Nombres y Apellidos completos, número del documento de identidad
personal, número del código del trabajador docente – administrativo o carné
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universitario, indicar si es docente administrativo activo o cesante, alumno o
egresado, dependencia o facultad donde labora o estudia y domicilio actual.
La Oficina de Trámite Documentario y Archivo antes de admitir la solicitud debe
revisar que los datos antes indicados estén completos, caso contrario debe proceder
a anotarlos en
presencia de la parte interesada; asimismo debe verificar el cumplimiento de los
requisitos exigidos según lo solicitado y tener en cuenta lo dispuesto en la Directiva
sobre Administración de los Trámites Documentarios (Directiva 03-96-OCRUNFV).
La Universidad de conformidad con las Leyes: Procedimiento Administrativo
General y de Modernización del Estado no exigirá como requisitos documentos que
obren en el legajo personal o expediente completo del recurrente o causante.
CAPITULO II
DE LAS PARTES INTEGRANTES
Artículo 6 Las comunicaciones escritas (Carta, informe, memorándum, oficio y solicitud) contienen
tres partes:
♦ El encabezamiento;
♦ El texto; y
♦ El término
Artículo 7 EL ENCABEZAMIENTO comprende:
El Membrete. Es el impreso que va en la parte superior céntrica del papel. Ver art.28
a) Denominación del Año. Es el nombre que el Poder Ejecutivo mediante Decreto
Supremo denomina al año calendario y cuyo nombre en mayúsculas y entre comillas
debe considerarse en la parte superior céntrica de la primera página de toda
comunicación escrita externa.
b) Lugar y fecha. Se escribe en la parte superior derecha de la primera página,
colocándose en primer término el lugar geográfico seguido de una coma; luego el día
en números arábigos, el mes calendario en letras y el año en números arábigos. A los
días que contienen un dígito se les antepone el número cero (0). Ejm. San Miguel,
02 de febrero de 1999.
Es recomendable que la parte que corresponde a la fecha, debe dejarse en blanco
hasta que el documento sea firmado.
c) El Indicativo. Es la parte que identifica al documento y va subrayado.
Comprende la denominación que va en mayúsculas (Oficio, Directiva, informe, etc.),
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el número correlativo del documento seguido de un guión, los dos últimos dígitos del
año en curso (durante el primer año del siglo XXI recomendamos anotar los cuatro
dígitos) y las siglas de la dependencia que formula el documento.
Ejemplos.:
Oficio Nº 001-99-OCR/ONP
Oficio N° 002-2000-OCR/ONP
d) Destinatario. En este rubro se anotará el nombre de la persona a quien va dirigido
el documento, anteponiendo el término señor y el título profesional (Abogado,
Ingeniero, etc.).
En renglón aparte se precisará el Cargo y el lugar donde se envía.
En caso de no conocerse el nombre del funcionario a quien va dirigido el documento,
se consignará con mayúsculas el cargo. Ejemplo:
SEÑOR DOCTOR
LUCIANO RODRIGUEZ TALLEDO
DIRECTOR GENERAL DE PERSONAL
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
e) Asunto. Corresponde al resumen del contenido del documento o el motivo por el
cual se genera. Ejm.:
ASUNTO: Opinión sobre estructura orgánica
f) Referencia. En este rubro debe anotarse el o los documentos que dan origen o
sustentan el contenido de la comunicación.
Ejm. Referencia: D.S. 008-96-PCM
Artículo 8 EL TEXTO es la parte principal y sustantiva de la comunicación escrita, por tanto, su
redacción debe ser clara y precisa conteniendo el menor número de párrafos posibles, el
documento debe referirse a un solo asunto, caso contrario, debe detallarse cada uno.
La redacción debe efectuarse con coherencia guardando orden lógico en la exposición de
los hechos. Asimismo, debe desarrollarse con la mayor imparcialidad, transparencia,
reduciendo al mínimo la retórica y utilizando los términos con propiedad.
Artículo 9 EL TERMINO es la parte final del documento que contiene lo siguiente:
a) Antefirma. Es el párrafo de despedida del documento. Ejm.: "Es propicia la
oportunidad ..."
Luego se anotará : ¨ Atentamente ¨
b) Firma. Es el nombre con rúbrica de la persona que remite el documento y se pone al
pie del escrito. En caso que sólo estampe su rúbrica deberá anotarse la Post Firma,
la cual consiste en escribir el nombre, apellidos; los funcionarios que ocupan cargos
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jefaturales anotarán además la denominación del cargo.
c) Sello. El sello circular de la dependencia que genera el documento, se ubica en la
parte lateral izquierda de la firma y/o rúbrica.
d) Con Copia. Luego de la firma y al margen izquierdo se anotará c.c. seguido de dos
puntos (:) y las siglas de las unidades orgánicas o personas que han de tener
conocimiento del documento. Ejm. cc : Legajo Personal
e) Pie de Página. Se indicará las iniciales en mayúsculas del jefe, especialista o técnico
que elabora la comunicación seguido de una línea diagonal y las iniciales en
minúsculas de la persona que mecanografía el documento.
Ejm. JBB/smf
Artículo 10 Las Resoluciones contienen cuatro (4) partes:
♦ Visto
♦ Considerativa
♦ Base Legal
♦ Resolutiva
Artículo 11 Visto, es el párrafo explicativo o sustentatorio que contiene el asunto que se trata y/o
los antecedentes. Ejemplo:
Visto el Proyecto de Reglamento de Organización y Funciones presentado por la
Oficina de Racionalización.
Visto la solicitud presentada por don Raúl Medina Torres de fecha y lo opinado con
informe N° ........ de la Oficina Central de Personal....
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Artículo 12 La parte considerativa contiene las especificaciones con argumento de hecho y derecho
que son concordantes y sustentan la parte resolutiva.
Artículo 13 La Base Legal contiene las disposiciones legales y administrativas que sustentan la
acción resolutiva y la facultad para resolverla.
Artículo 14 La cuarta y última parte se enumera en artículos luego del término "
SE RESUELVE ".
La redacción debe iniciarse en tiempo indefinido.
Ejm.: Artículo 1º Aprobar, designar, nombrar, etc.
El (los) artículo(s) siguientes son ampliatorios o aclaratorios del primero.
El último artículo es para derogar o dejar en suspenso disposiciones anteriores que se
oponen o interponen a lo resuelto.
La resolución concluye con las palabras en mayúsculas "REGÍSTRESE Y
COMUNÍQUESE", dejándose el espacio necesario para la firma. La post-firma va
mecanografiada.
Finalmente se precisa con copia y se anota pie de página.
Artículo 15 Para la formulación de una resolución se debe tener presente lo siguiente:
♦ La redacción de un párrafo no debe concluir al término de la página, salvo que sé
de fin a la resolución.
♦ En caso de continuar en la segunda página debe utilizarse el dorso de la primera
página.
♦ Si es más extensa, debe continuar en otra hoja sin membrete de resolución.
♦ El membrete de resolución sólo irá en la primera página.
♦ Debe anotarse el número de la página (a partir de la segunda) en la parte superior
céntrica, así como los signos de continuación de página.
♦ Debe contener el margen izquierdo necesario para las visaciones correspondientes.
(Ver artículo 19).
♦ El mecanografiado debe ser limpio y sin enmendaduras y;
♦ Debe contener el número necesario e indispensable de copias.
Artículo 16 Concluida la redacción debe remitirse para las visaciones de los funcionarios que
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intervienen o tienen relación con lo resuelto, luego llevarla al Despacho de la
autoridad que va a firmar la resolución, luego de firmada, se numera, se anota la
fecha, se distribuye y finalmente se archiva.
CAPITULO III
DE LOS MARGENES DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS
Artículo 17
Las comunicaciones escritas elaboradas en papel bond tamaño normalizado A4
(oficios, cartas, informes, reglamentos, directivas) contendrán los márgenes siguientes:
(Anexo 11).
♦
♦
♦
♦
Superior: 2.5 cm. Ajustable según tamaño del membrete.
Inferior: 2.5 cm.
Derecho : 3.0 cm.
Izquierdo: 4.0 cm.
Artículo 18 El Memorándum, formulado en papel bond tamaño normalizado A5, contendrá los
márgenes siguientes : (Anexo 12)
♦
♦
♦
♦
Artículo 19
Superior :
Inferior:
Derecho:
Izquierdo:
1.5 cm.
1.5 cm.
2.0 cm.
3.0 cm.
Las resoluciones se formularán en papel bond tamaño oficio y contendrán los
márgenes siguientes :
♦
♦
♦
♦
Margen Superior
En la primera página
: 6.0 cm
En las pág. posteriores : 5.0 cm
Margen Inferior :
4.0 cm
Margen Derecho :
3.0 cm.
Margen Izquierdo :
4.5 cm.
CAPITULO IV
DE LA REMISION Y FIRMA
Artículo 20 Para la remisión de los documentos se tendrá en cuenta:
a) Las comunicaciones escritas dirigidas al exterior de la Universidad que
comprometan las políticas de la Alta Dirección sólo podrán ser firmadas por el
Rector o Vice Rectores, aún cuando hayan sido formuladas en alguna dependencia
del segundo nivel organizacional.
b) Las comunicaciones escritas dirigidas a otras entidades, referidas a coordinación,
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intercambio de información o documentación que no comprometa a la Alta
Dirección, así como aquellas que son de su competencia, podrán ser firmadas por los
Decanos, Secretario General o Jefes de Oficina Central.
c) Si el Jefe de la Oficina destinataria es de mayor nivel jerárquico que el Jefe que
formula la comunicación escrita, está será elevada para la firma del funcionario que
tenga el mismo nivel jerárquico que el destinatario. En este caso, el Jefe que formula
la comunicación visará las copias antes de la firma respectiva (Ver Art. 21°).
d) En caso de ausencia del titular de la unidad orgánica, firmará por delegación
expresa (escrita) el funcionario encargado, anteponiendo a la post-firma de titular la
letra "p" (por) anotando su nombre y cargo.
e) Las comunicaciones escritas que guarden relación con dos o más unidades
orgánicas se atenderán en coordinación, adoptándose la alternativa más conveniente.
f) Los Jefes de Oficina firmarán las comunicaciones escritas sólo en los casos que
sean dirigidas a jefes de igual jerarquía, al superior jerárquico o a solicitud expresa
de las autoridades de la Alta Dirección, en estos dos últimos casos la respuesta se
hará mediante informe, con copia al superior jerárquico.
CAPITULO V
DE LA VISACION, AUTENTICACION Y CERTIFICACION
Artículo 21 LA VISACION de documentos es un acto administrativo mediante el cual él (los)
funcionario(s) o Directivos responsables y/o participantes con responsabilidad
jefatural en la elaboración o contenido de una Resolución, Reglamento o Directiva dan
conformidad técnica mediante su rúbrica y sello circular.
La visación se efectuará en el margen izquierdo de cada página del documento,
tratando de guardar armonía de ubicación en cada una de ellas.
Artículo 22 La CERTIFICACION DE DOCUMENTOS Es el acto administrativo mediante el
cual la persona autorizada (Secretario General y Secretario de Facultad) luego de
confrontar la copia fotostática o transcripción del documento frente al original, firma y
sella en el anverso y reverso de la misma. Con la autenticación el documento adquiere
el mismo valor que el original.
El Jefe de una unidad orgánica hasta el segundo nivel organizacional puede con su
firma y sello dar fe de que una fotocopia es copia fiel del documento que se ha
generado en la oficina y obra en el archivo ( Ver artículo 128º de la Ley 27444, Ley
del Procedimiento Administrativo General ).
Artículo 23
El Secretario General de la Universidad es el único encargado y responsable de
certificar los diplomas de Grados y Títulos, así como de otros documentos oficiales
para uso externo.
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TITULO TERCERO
DE LAS ESPECIFICACIONES DE LOS MATERIALES
CAPITULO I
DE LOS MATERIALES
Artículo 24 Para la formulación de Resoluciones se empleará papel bond tamaño oficio. Para las
comunicaciones escritas corrientes, tales como: Oficios, Oficios Múltiples, Oficios
Circulares, Cartas, informes, reglamentos, directivas y similares, papel bond tamaño
normalizado A4 de 297 mm. por 210 mm. Para Memorándum y Hoja de Trámite se
utilizará papel bond tamaño normalizado A5 de 210 mm. por 148 mm.
Artículo 25 El papel bond a utilizarse en las comunicaciones escritas internas se hará de acuerdo a
lo siguiente :
a)
La Alta Dirección, Secretaría General, Decanatos y Jefaturas de órganos
desconcentrados, papel bond de 80 y 60 gr. membretado .
b)
Las demás dependencias de la Universidad, papel bond de 60 gr. membretado
sólo en la primera hoja.
c)
Para la elaboración de Resoluciones, papel bond de 80 gr. membretado, tamaño
oficio.
d)
Para carátulas y contra carátulas de documentos oficiales, papel bond de 120gr.
Artículo 26 Para las comunicaciones escritas dirigidas al exterior de la Universidad se
utilizará papel bond :
♦ De 80 gr. con membrete para la Alta Dirección, Secretaría General, Decanatos
y Jefaturas de órganos desconcentrados.
♦ De 60 gr. con membrete para las Oficinas Centrales y demás dependencias de
las Facultades.
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Artículo 27 En las comunicaciones escritas internas y externas se tendrá en cuenta lo siguiente
:
♦ Papel Copia ( tamaño A4 y A5 ). Se utilizará como hojas interiores de las
comunicaciones escritas, de color blanco transparente de 30 gr.
♦ Papel Bulky (tamaño oficio). Con membrete para transcripción de
Resoluciones; sin membrete para elaborar documentos de trabajo borradores y
su utilización se hará por ambas caras.
♦ Papel Fotocopia (tamaño oficio y A4). Se utilizará por ambas caras para la
reproducción de documentos.
♦ Papel carbón (tamaño oficio y A4). De color negro, se utilizará para reproducir
documentos en máquina de escribir o impresora.
CAPITULO II
DE LA DESCRIPCION Y UBICACION DEL MEMBRETE
Artículo 28 El membrete a utilizar en las comunicaciones escritas tendrá las características
según diseño siguiente: Universidad Nacional Federico Villarreal en letras Times
New Roman y el Slogan en letras Book Antigua, todo en negritas.
Universidad Nacional
Federico Villarreal
Profesionales formando profesionales
Artículo 29 El membrete en los sobres se ubicará en la parte céntrica superior a 10 mm. del
borde. Ver Título Tercero/Capítulo III.
Artículo 30
Sólo para la Alta Dirección, Secretaría General, Decanatos y Jefaturas de
órganos desconcentrados se adicionará al membrete oficial considerado en el
artículo 28º, la denominación que identifique a la dependencia en letras
mayúsculas de 2 mm., imprimiéndose en la parte céntrica superior a 5 mm. del
membrete; las demás dependencias de la Universidad escribirán la denominación
de su unidad orgánica a máquina de escribir o en impresora por computadora.
Asimismo, a los oficios, cartas o credenciales dirigidas al exterior de la
Universidad se les adicionará con máquina de escribir o impresora al pie de la
primera página con letras pequeñas a 20 mm., la dirección, teléfono y fax de la
unidad orgánica, separado del texto por una raya horizontal (Ver Anexos 01, 02 y
07).
Artículo 31
Por ningún motivo los papeles de uso oficial de la Universidad contendrán
impresos distintos a los aprobados en los artículos 28°, 29° y 30° del presente
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reglamento, a excepción de la Estela de Raymondi que se usará en papel continuo.
La Oficina Central de Logística y Servicios Auxiliares efectuará seguimiento
selectivo e informará sobre el particular a la Alta Dirección.
CAPITULO III
DE LOS SOBRES
Artículo 32
Las comunicaciones escritas externas serán enviadas en sobres de color blanco
tamaño oficio membretados.
En la parte superior derecha se indicará el documento que se envía, subrayado. Al
centro se anotará el destinatario en mayúsculas, el cargo, la dirección y código
postal. (Anexo 13).
Artículo 33
Para las comunicaciones escritas internas que sean de carácter clasificado o
personal, se utilizarán sobres tamaño oficio de color blanco, sin membrete.
Las comunicaciones escritas internas que no sean de carácter clasificado, serán
dobladas en tres partes indicando el destinatario en el lomo y asegurándolas con
una grapa. (Anexo 14).
Artículo 34
Los sobres de papel bond membretados de 80 gr. color blanco tamaño oficio de
215 mm. por 109 mm. se utilizarán para comunicaciones externas de poco
volumen de la Alta Dirección, Secretaría General, Decanatos y Jefaturas de
órganos desconcentrados, Oficinas Centrales y dependencias de Facultades.
Artículo 35
Para el envío de tarjetas, invitaciones, esquelas, cartas etc. la Alta Dirección,
Secretaría General, Decanatos y Jefaturas de órganos desconcentrados, utilizarán
sobres membretados de 80gr. de 170mm. por 135mm.
Artículo 36 Para el envío de comunicaciones escritas que no puedan o deban doblarse,
cuando el volumen de los documentos lo requiera o cuando se remitan folletos,
revistas o similares, se utilizará sobres manila tamaño oficio de 381 mm. por 247
mm.
Artículo 37 Los sobres manila membretados sólo serán para envíos de documentos a otras
entidades del Sector Público o Privado efectuados por la Alta Dirección,
Secretaría General, Decanatos, Oficinas Centrales y Jefaturas de órganos
desconcentrados.
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CAPITULO IV
DEL COLOR DE CINTA DE MAQUINA Y TAMPON
Artículo 38°
Las máquinas de escribir eléctricas o mecánicas, así como, las impresoras de
computadoras utilizarán cinta de color negro.
Artículo 39°
Los tampones-almohadilla para sellos contendrán tinta líquida de color azul y
rojo.
Artículo 40°
Para el uso de sellos circulares, ovalados, y de post-firma, se utilizará el
tampón con tinta líquida de color azul; el color rojo se utilizará para sellos
rectangulares (Urgente, Reservados, Personal, etc.).Ver R.C.R. 9191 del
02.10.96 Reglamento General para el uso y control de sellos.
TITULO CUARTO
DE LA RESPONSABILIDAD Y SANCIONES
Artículo 41 Los funcionarios y servidores de la Universidad están obligados a desempeñar sus
funciones con la más absoluta imparcialidad emitiendo opiniones técnicas, informes
y resoluciones de conformidad con la normatividad vigente.
Artículo 42 Los funcionarios y servidores de la Universidad están obligados a guardar
absoluta reserva de los escritos que revistan tal carácter, aún después de haber
cesado en el cargo.
Asimismo, no deberán efectuar declaraciones públicas sobre
institucionales, salvo que se encuentren expresamente autorizados.
asuntos
Artículo 43 El funcionario y servidor de la Universidad que adultere, inser-te o haga insertar,
omita o suprima, destruya u oculte parcial o totalmente un documento público
será sancionado de conformidad con el Capítulo V "Del Régimen Disciplinario"
del D.Leg. 276 y su reglamento, aprobado con D.S. 005-90-PCM, así como con
lo establecido en el Capítulo II del Título V de la Ley 27444 Ley del
Procedimiento Administrativo General y artículos 427º al 433º del Código Penal.
Artículo 44 El funcionario y servidor de la Universidad que viole una comunicación escrita de
carácter confidencial, reservado o secreto, el que extravíe de su destino
intencionalmente o el que publique indebidamente una comunicación no destinada
a la publicidad será sancionado de conformidad con el Capítulo V del D.L. 276 y
su reglamento, aprobado con D.S. 005-90-PCM, así como con lo establecido en
el Capítulo II del Título V de la Ley 27444 Ley del Procedimiento Administrativo
General y artículos 161º, 163º y 164º del Código Penal.
Artículo 45
El funcionario y servidor de la Universidad que a cambio de la prestación de
servicios oficiales solicite o reciba dádivas, promesas o cualquier otra ventaja
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personal para hacer o dejar de hacer sus obligaciones será sancionado de
conformidad con el Capítulo V "Del Régimen Disciplinario" del D.L. 276 y su
reglamento, aprobado con D.S. 005-90-PCM, así como de conformidad con el
artículo 37° del D. Legislativo 757, 27° y artículos 393°, 394° y 400° del Código
Penal.
DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS,
COMPLEMENTARIAS Y FINALES
PRIMERA. En tanto se agote la existencia en stock las dependencias podrán usar
útiles de escritorio de distintas especificaciones a las señaladas en el
presente reglamento. La Oficina Central de Logística y Servicios
Auxiliares informará al Vice Rector Administrativo sobre el particular
a fin de que se adopten las medidas más convenientes.
SEGUNDA. Los docentes y trabajadores administrativos son responsables de
cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en el presente reglamento.
TERCERA. La Secretaría General de la Universidad queda encargada de evaluar
permanentemente el contenido del presente reglamento, y de
proponer las modificaciones y/o actualizaciones que estime
convenientes a fin de asegurar su continua unidad y aplicabilidad.
CUARTA.
La Oficina General de Auditoría Interna y la Oficina Central de
Logística y Servicios Auxiliares velarán por su correcta aplicación.
QUINTA.
Derógase o en su caso déjese en suspenso las disposiciones que se
opongan al presente reglamento.
SEXTA.
El presente reglamento es de aplicación a partir del día siguiente de
su aprobación.
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ANEXOS
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UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
ANEXO Nº 01
ESQUEMA DE CARTA
(Tamaño de Papel A4)
Lima, ...... de .................... de .........
Carta Nº ..........................
Señor Doctor:
......................................
......................................
(Dirección o Domicilio)
.......................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.
Atentamente,
Firma
........................................
(Post Firma)
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ANEXO Nº 02
ESQUEMA DE CREDENCIAL
(Tamaño de Papel A4)
El Jefe de la Oficina Central de Recursos Humanos, otorga la presente:
CREDENCIAL:
Al Señor ..............................................................................................
......................................................................................................................., personal
asignado en ............................................................................... quien ha sido
comisionado para ................................................................................
.......................................................................................................
por
lo
que
agradeceré brindar las facilidades del caso.
Lima, .......... de ................... del...........
Firma
.................................................
(Post Firma)
Jr. Carlos Gonzáles Nº 285- San Miguel Teléfono 464-1424
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ANEXO Nº 03
ESQUEMA DE DIRECTIVA (A4)
DIRECTIVA Nº ........
“ ............................................................................................”
I. GENERALIDADES
1.1 Finalidad
...........................................................................................................
1.2 Objetivo
...........................................................................................................
1.3 Base Legal
..........................................................................................................
1.4 Alcance
...........................................................................................................
II. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
2.1 ................................................................................................................
2.2 ................................................................................................................
III. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
3.1 ................................................................................................................
3.2 ................................................................................................................
San Miguel, ...... de ............. de .........
Firma
..................................
(Post Firma)
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ANEXO Nº 04
UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL
HOJA DE TRAMITE
DE LA DEPENDENCIA DE:
EXPEDIENTE:
FECHA:
NOMBRE ( ) DEPENDENCIA ( ) RAZON SOCIAL ( )
PASE A:
ACCIONES
05. DIFUNDIDO
ACCIONES
01.
02.
03.
04.
REVISAR
ATENDER
ATENDIDO
DIFUNDIR
FECHA
06. COORIDNAR
07. TRANSCRIBIR
08. CONOCIMIENTO
09. OPINAR/INFORMAR
PROVEIDO Nº..........
No desglosar del expediente
/
/
HORA:
TRAMITE: INTERNO ( )
EXTERNO ( )
HORA
FOLIOS
FIRMA DEL
REMITENTE
10. DEVOLVER INTERESADO
11. REMITIR ANTECEDENTES
12. PROYECTAR RESOLUCION
13. ADJUNTAR ANTECEDENTES
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INSTRUCCIONES HOJAS DE TRAMITE
Para agilizar el expediente, recomendamos llenar a manuscrito y letra de imprenta.
PARA SER LLENADO POR LA SECRETARIA, PERSONAL DE TRAMITE
DOCUMENTARIO O MESA DE PARTES:
DE LA DEPENDENCIA
EXPEDIENTE Nº.
FECHA Y HORA
TRAMITE
INTERNO
EXTERNO
Anotar el nombre de la dependencia donde se
inicia el trámite
Anotar el número correlativo de donde se inicia el
trámite
Anotar la fecha y hora de inicio del trámite.
Anotar con un aspa (X) si corresponde trámite
interno o externo
Presentado por autoridades, servidores y alumnos
de la UNFV, indicando nombre y/o dependencia.
Presentado por persona, organización a entidad
ajena a la UNFV, indicando nombre a razón social.
PARA SER LLENADO POR LA AUTORIDAD O JEFE DE LA
DEPENDENCIA.
PASE A
ACCIÓN
Anotar la dependencia a donde se deriva el
expediente y/o nombre del funcionario o servidor
a quien se le encarga.
Anotar el número de la acción que se ordena
ejecutar. Ejm. Revisar y Coordinar, anotar 1 y 6.
FECHA
Indicar el día y mes que se da la orden de acción.
FOLIOS
Escribir en números arábigos la cantidad de
PAGINAS del expediente enviado
Rubrica de la autoridad o funcionario que dispone
la acción.
FIRMA
ACCIONES
Este rubro contiene 14 acciones posibles para el
trámite. La no prevista se anotará en el Nº 15.
PROVEÍDO
De uso de autoridades hasta el 2do. nivel
organizacional, para disponer acciones precisas
y/o dar ordenes adicionales. Las indicaciones
deben ser cortas para posibilitar otros proveídos al
dorso según trámite del expediente. En el recuadro
anotar el número que corresponde según el cargo
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UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
jefatural que dispone la acción.
.
ANEXO Nº 05
ESQUEMA DE MEMORANDUM
(Tamaño de Papel A5)
MEMORANDUM Nº ..........
Al
: ...........................................................................................
Asunto
: ...........................................................................................
Referencia : ............................................................................................
Fecha
: ..........................................................................................
Me dirijo a usted ..........................................................................
................................................................................................................
...............................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
.............................................................................................................................
.......
Atentamente,
Firma
..................................
(Post Firma)
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UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
ANEXO Nº 06
ESQUEMA DE INFORME
(Tamaño de Papel A4)
INFORME Nº. ..........................................
Al
: ...............................................................................
Asunto
: ...............................................................................
Referencia : ...............................................................................
Fecha
: ...............................................................................
==================================================
Me dirijo a usted
............................................................................................
.............................................................................................................................
....
I.
ANTECEDENTES:
................................................................................................................
.............................................................................................................................
....
II.
ANALISIS
................................................................................................................
................................................................................................................
III.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
................................................................................................................
................................................................................................................
Es todo cuanto tengo que informar a Ud. para los fines que estime
conveniente.
Atentamente,
Firma
.............................................
(Post Firma)
Anexos
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UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
ANEXO Nº 07
ESQUEMA DE OFICIO
(Tamaño de Papel A4)
Oficio Nº ..........................
Lima, ...... de .................... de .........
Señor Licenciado
Carlos Villanueva Salazar
Jefe de la Oficina de Planeamiento
Facultad de Ingeniería Civil
Presente
Referencia: ...................................
Es grato .......................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
...............................................................
Es propicia la oportunidad ...........................................................
.............................................................................................................................
.................................................................................
Atentamente,
Firma
...............................................
(Post Firma)
Jr. Carlos Gonzáles Nº 285- San Miguel Teléfono 464-1424
UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
ANEXO Nº 08
ESQUEMA DE REGLAMENTO
(Tamaño de Papel A4)
“REGLAMENTO DE ....................................................”
TITULO PRIMERO
GENERALIDADES
De la finalidad, objetivo, base legal y alcance
Artículo
..............................................................................................................
TITULO SEGUNDO
DISPOSICIONES ESPECIFICAS
CAPITULO I
“D e las .................................................”
Artículo
...........................................................................................................
CAPITULO II
“D e las .................................................”
Artículo
.............................................................................................................
Artículo
..............................................................................................................
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES
PRIMERA
..............................................................................................................
SEGUNDA
..............................................................................................................
Anexos
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UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
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INSTRUCCIONES SOBRE REGLAMENTO
Para desarrollar los rubros del Reglamento se debe tener presente los
siguiente:
GENERALIDADES: Indicar las acciones que se pretenden alcanzar a corto
y mediano
FINALIDAD: Indicar la razón fundamental por el cual se ha elaborado
OBJETIVO: Indicar el o los resultados que Reglamento pretende alcanzar.
BASE LEGAL: Precisar el o los dispositivos legales que sustentan el
desarrollo del Reglamento.
ALCANCE: Indicar el ámbito de aplicación de cumplimiento
DISPOSICIONES ESPECIFICAS: Describir con detalle y en forma lógica,
ordenada y sistemática cada aspecto puntual que da esencia al reglamento.
DISPOSICIONES
TRANSITORIAS: Considerar
todas
aquellas
disposiciones que deben aplicarse temporalmente para la adecuada
implementación.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS: Precisar todas aquellas
disposiciones que coadyuven a la mejor aplicación de las normas
desarrolladas.
DISPOSICIONES FINALES: Señalar aquellas disposiciones que quedan
derogadas, modificadas o en suspenso con la aplicación del nuevo
Reglamento.
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UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
ANEXO Nº 09
ESQUEMA DE RESOLUCIONES
(Tamaño de Oficio)
“RESOLUCION ..................................Nº..................”
Vis
Lima, ........ de ....................... del .........
Visto .............................................................
CONSIDERANDO:
Vo
.
Parte
Considerativa
Que, ............................................................
................................................................................
Que, ............................................................
...............................................................................
Vo
De conformidad con ...................................
....................... y con las visaciones de acuerdo a Ley.
Base Legal
SE RESUELVE: Firma
Vo
.................................................
(Post Firma)
Artículo 1º ..............................................................
................................................................................
Artículo 2º ..............................................................
................................................................................
Regístrase y comuníquese.
Firma
.................................................
(Post Firma)
c.c.
Parte
Resolutiva
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UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
ANEXO Nº 10
ESQUEMA DE SOLICITUD
(Tamaño de Papel A4)
SOLICITO: ..........................
................................................
SEÑOR DIRECTOR .......................................................................
S.D.
(Nombre, DNI, Domicilio) .........................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
................................................................, ante usted con el debido respeto
me presento y digo:
Que,
............................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..............................................
Por lo expuesto:
Solicito a usted acceder a mi solicitud por ser de justicia
Lima, ...... de ................ de ..........
Firma
.................................................
(Post Firma)
Se adjunta
..........................
...........................
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ANEXO Nº 11
PAPEL NORMALIZADO A4
(MEMBRETE)
( 2.5 cm.)
Horizontales
(3.0 cm.)
Horizontales
(4.0 cm.)
(2.5 cm.)
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UNFV / Reglamento de Comunicaciones Escritas
ANEXO Nº 12
PAPEL NORMALIZADO A5
(MEMBRETE)
MEMORANDUM Nº .....................................................................................
AL
: ...................................................................................
ASUNTO
: ...................................................................................
REFERENCIA
: ....................................................................................
FECHA
:
.....................................................................................
===================================
(1.5 cm)
(2.0 cm.)
(3.0 cm.)
(1.5 cm.)
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ANEXO Nº 13
MODELO DE ROTULACION DE SOBRE
OF. 020-2002-UNFV/OCPL
Señor Doctor
César Garrido Lecca
Director de Personal
Universidad Nacional del Sur
Calle 1 y Urb. Los Precursores
ILO - MOQUEGUA
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ANEXO Nº 14
MODELO DE DOBLES DE PAPEL
Señor Doctor
César Garrido Lecca
Presente
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