Disposición del Canciller - New York City Department of Education

NEW YORK CITY DEPARTMENT
Disposición
OF
EDUCATION
del Canciller
Categoría:
ESTUDIANTES
Número:
A-815
Asunto:
ADMINISTRACIÓN Y RESPONSABILIDAD EN EL PROGRAMA DE SERVICIOS ALIMENTARIOS ESCOLARES
Página:
1 de 1
Fechal:
23/Ago/2005
RESUMEN DE CAMBIOS
La presente disposición reemplaza a la A-815 anterior con fecha del 21 de julio de 2004.
Proporciona información básica sobre los procedimientos necesarios relacionados con la
responsabilidad para el Programa de servicios alimentarios escolares.
Cambios:
•
Esta disposición ha sido actualizada de manera que se agrega otro método para el
control de la responsabilidad.
•
La disposición agrega nuevos procedimientos para el control de la responsabilidad a
seguir por los directores en instalaciones que incluyen varias escuelas o varios
programas.
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23/Ago/2005
EXTRACTO
Los servicios de desayuno y almuerzo en las escuelas públicas deben
comenzar el primer día de clase y deben ofrecerse todos los días de clase,
incluso los días de media jornada administrativa. Esta disposición brinda
información básica sobre los procedimientos para el control de la
responsabilidad destinados a justificar todos los reclamos de reembolso
presentados por el Departamento. Si no se aplican los procedimientos
apropiados, la pérdida potencial de ingresos podría afectar negativamente a
los programas educativos y de nutrición. Es obligación de todo el personal
involucrado en el Programa de comidas escolares familiarizarse con estas
instrucciones y cumplir con ellas.
I.
RESPONSABILIDAD
A.
B.
II
Por medio de la presente, la responsabilidad se define como aquellos métodos y
procedimientos que se usan para cumplir con lo siguiente:
1.
Proporcionar un conteo diario y documentado desde el punto de servicio (POS, por
sus siglas en inglés) del número de desayunos y almuerzos que se sirven a los
estudiantes de acuerdo con su categoría de calificación (gratuito, de precio reducido
o de precio completo), independientemente de donde se consuman las comidas, p.
ej.: en la cafetería, los salones de clase, etc.
2.
Garantizar que las comidas contengan los componentes alimentarios necesarios:
tres de cuatro componentes obligatorios en el desayuno; y tres de cinco
componentes en el almuerzo
El conteo documentado de comidas reclamadas para el reembolso se realiza en el punto
de servicio, el cual se define como el punto en el transcurso de los servicios alimentarios
donde se pueda determinar, de manera precisa, que se ha servido una comida
reembolsable a un estudiante que reúne los requisitos necesarios para recibirla. Se
deben estipular cuáles serán las vías para recaudar el dinero y para documentar su
entrega en el caso de aquellos participantes que deberán pagar sus comidas a precio
reducido o completo.
DOCUMENTACIÓN RELACIONADA CON LOS REQUISITOS
A.
Siempre se debe contar con los procedimientos administrativos para la identificación
según la categoría de calificación de cada estudiante que utilice los servicios alimentarios.
Dichos procedimientos deberán incluir maneras de identificar a aquellos estudiantes que
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han perdido o han sufrido el robo de su credencial o talonario de comidas. Los requisitos
reunidos de todos los estudiantes deben documentarse a través del sistema Automatizar
las escuelas (ATS, por sus siglas en inglés), o bien, en forma automática por
computadora, o bien en forma manual por medio de la solicitud SD1041 o la carta de
certificación directa (consulte la Disposición del Canciller A-810).
1.
B.
III.
El ATS constituirá la base para el control de la responsabilidad con respecto a las
comidas de todos los estudiantes; y, a través de la Liga eléctrica de Rocky Mountain
(RMEL, por sus siglas en inglés) del ATS, se generará directamente una lista
completa de identificadores para las comidas estudiantiles.
En septiembre, las escuelas pueden seguir utilizando las listas de comidas o el listado
completo con respecto a la categoría de calificación del año anterior hasta el 21 de
octubre de 2005. Por lo tanto, las escuelas públicas deberán guardar desde el comienzo
de las clases sus listas de comidas o listados completos con respecto a la categoría de
calificación generados por el ATS y usarlos solamente hasta la fecha indicada.
1.
A mediados de septiembre, todas las designaciones anteriores de los códigos de
comida serán retiradas (borradas) del ATS y a través del sistema computerizado se
cotejarán los datos de todos los estudiantes con la información suministrada por la
Administración de Recursos Humanos sobre los participantes de los programas
asistencia pública (Asistencia temporaria para familias necesitadas [TANF, por sus
siglas en inglés]) y cupones para alimentos. En todo caso en que se produzca una
correspondencia automática, el ATS le asignará un código al estudiante por medio
del cual éste tendrá el derecho de recibir el almuerzo gratuito, independientemente
de que su familia presente o no una solicitud de almuerzo escolar.
2.
A partir del 24 de octubre de 2005, las listas de comidas y otras herramientas de
verificación de la categoría de calificación en el punto de servicio (p. ej.: listas de
clases, credenciales de identificación y talones de comida) serán generadas por
medio del informe RMEL del ATS, y el criterio de calificación deberá basarse en la
información del año en curso. Las escuelas no pueden usar listas escritas a mano.
MÉTODOS OBLIGATORIOS PARA EL CONTROL DE LA RESPONSABILIDAD
A.
Pueden usarse únicamente los siguientes métodos para el control de la responsabilidad,
todos los cuáles deberán acordar con los códigos de comidas del año en curso reflejados
en el ATS:
1.
Una lista de clases codificada del RMEL en el ATS (se puede usar en todas las
escuelas)
2.
Credenciales de comidas permanentes con una lista numerada (se puede usar en
todas las escuelas)
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3.
4.
B.
C.
IV.
Talonario (se puede usar en escuelas intermedias, secundarias júnior y secundarias)
Sistema electrónico en el punto de servicio
Más allá del método que se utilice, algunas funciones permanecerán iguales.
1.
El director o su representante designado debe determinar primero si el estudiante
reúne los requisitos necesarios. Para ello, deberá usar algún mecanismo autorizado,
tal como la codificación automática a través del ATS, un formulario SD1041 o una
carta de certificación directa válida.
2.
El método que se elija para el control de la responsabilidad no debe basarse en la
apariencia física de la credencial, el talonario, etc. que revele la categoría de
calificación del estudiante.
3.
Después de proporcionar los servicios del día, el cajero o el miembro del personal
designado por el director deberá calcular el número total de comidas servidas por
categoría de calificación, e informar del conteo a la persona responsable de
completar el informe de comidas servidas (MIE-1).
4.
En las instalaciones donde funcionan varias escuelas u otros programas cuyas
comidas servidas se incluirán en el mismo reclamo de reembolso (formulario para el
informe de comidas servidas “MIE-1”), los directores deberán designar un miembro del
personal para que realice un control de responsabilidad independiente desde el punto
de servicio. Este miembro del personal informará, todos los días, sobre la participación
estudiantil según las pautas expuestas anteriormente y luego proporcionará el conteo
final al principal miembro designado del personal escolar.
5.
La documentación pertinente se debe conservar por tres años, más el año en curso.
En la Oficina de Alimentación Escolar (Office of SchoolFood) estarán disponibles
descripciones escritas en que se detallan los métodos de responsabilidad autorizados. El
personal del área de alimentos escolares también está disponible para brindar
asesoramiento acerca de todos los requisitos y acerca de cuál método puede ser el más
apropiado para cada situación específica. De tener alguna duda, el director deberá
consultar el supervisor de alimentación escolar asignado a la escuela.
PROCESO DE COMIDAS ESCOLARES UNIVERSALES
A.
Primer año o año base:
1.
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La escuela debe hacer llegar una solicitud de almuerzos (SD1041) a cada
estudiante de la escuela.
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B.
2.
También debe certificar las solicitudes de almuerzo estudiantiles según la categoría
de calificación que corresponda (gratuito, de precio reducido o pagado) de acuerdo
con las pautas federales actuales y la Disposición del Canciller A-810.
3.
La escuela debe implementar uno de los métodos para el control de la
responsabilidad delineados anteriormente.
4.
La escuela debe garantizar que diariamente en el punto de servicio todos los
desayunos y almuerzos estudiantiles se presenten en el reembolso de manera
precisa según la categoría de calificación (gratuito, precio reducido o pagado),
basándose en el conteo de comidas obtenido por medio del sistema de control de la
responsabilidad.
5.
El método para el control de la responsabilidad debe implementarse todos los días
al servirse el desayuno y almuerzo, incluyendo los días de media jornada y los días
de excursión. Asimismo, se deberá implementar en los salones de clases y otros
lugares donde se sirvan las comidas.
6.
No se recaudará dinero por el desayuno ni el almuerzo, excepto en el caso de
ventas a la carta para estudiantes y adultos.
7.
Se deberá completar un formulario MIE-1 (informe de comidas servidas) y un
formulario MIE-2 (hoja de registro del dinero recibido en efectivo), los cuales
deberán presentarse ante el supervisor de alimentación escolar el lunes siguiente a
la semana del servicio.
8.
La escuela debe archivar todos los documentos (solicitudes, listas, talones,
formularios MIE-1 y MIE-2, listados completos, etc.) por tres años, más el año en
curso, si el establecimiento no está autorizado a servir comidas universales. Si la
escuela sí está autorizada para ello, se deberán guardar los documentos durante el
mismo lapso luego del término del ciclo de comidas universales.
Años 2 a 4 (luego de la autorización del Departamento de Educación del Estado [SED,
por sus siglas en inglés] como escuela con comidas universales)
1.
Todos los días en el punto de servicio el miembro del personal designado por el
director deberá contar el número de desayunos y almuerzos completos servidos a
los estudiantes. Se deberá usar un contador electrónico para obtener el conteo de
comidas. Las bandejas, la leche, las porciones de comida o los métodos de
deducción no son métodos aceptables para contar las comidas.
2.
Al término de cada día, el miembro del personal designado por el director deberá
informar a la persona que prepara el formulario MIE-1 del número total de
desayunos y almuerzos completos servidos a los estudiantes. Este número sólo se
registrará en el renglón correspondiente al total.
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3.
V.
Las comidas que se sirven a los estudiantes y se incluyen en el reclamo de
reembolso deben ser comidas completas. La comida debe contener los
componentes alimentarios necesarios. Por ende, los desayunos estudiantiles
reembolsables deben contener al menos tres de los cuatro componentes
alimentarios. Los almuerzos estudiantiles reembolsables deben contener al menos
tres de los cinco componentes alimentarios.
PUBLICACIÓN DE AVISO DE VENTA DE CREDENCIALES O TALONES DE COMIDAS
DIARIOS
A.
Las escuelas que no sean escuelas con comidas escolares universales deberán colocar
un aviso a plena vista de todos en la cafetería con el fin de garantizar que las
credenciales y los talones de comidas diarios estén disponibles para la venta con
anterioridad a la comida. El aviso debe decir:
CREDENCIALES O TALONARIOS DE COMIDAS DIARIOS DISPONIBLES PARA LA
VENTA TODOS LOS DÍAS.
(DAILY MEAL CARDS OR STUBS ARE AVAILABLE FOR PURCHASE DAILY.)
B.
VI.
VII.
Este aviso también deberá incluirse en los anuncios que se leen a los estudiantes en su
salón de clases principal.
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA PARA EL CONTROL DE LA DE RESPONSABILIDAD
A.
Bajo ninguna circunstancia podrá el director o su representante designado poner en
marcha ningún método para el control de la responsabilidad que no se especifique en
esta disposición. De preferir algún otro método, el nuevo método propuesto deberá
remitirse a la dirección de la Oficina de Alimentación Escolar que figura al final de la
presente disposición para que se evalúe y reciba la autorización por escrito del SED.
B.
Si un organismo federal o estatal niega un reclamo de reembolso debido a que una
escuela en particular no ha utilizado un método autorizado para el control de la
responsabilidad o no ha implementado algún otro requisito de los programas de
desayuno, almuerzo u otro programa alimentario, la pérdida de ingresos resultante se
repondrá de los fondos de la carga impositiva del distrito escolar o del departamento
educativo responsable.
PRESENTACIÓN DE LOS DATOS RELACIONADOS CON LOS DESAYUNOS Y
ALMUERZOS
A.
Todos los directores o sus representantes designados deberán certificar la participación y
recaudación de dinero en efectivo por el desayuno y almuerzo de su escuela. Para ello,
deberán presentar semanalmente un formulario de informe de comidas servidas (MIE-1)
y una hoja de registro del dinero recibido en efectivo (MIE-2) con un cheque adjunto a la
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Oficina de Alimentación Escolar a fin de preparar el reclamo de reembolso estatal y
federal.
VIII.
B.
Desde el primer día del año escolar, la escuela deberá efectuar un sistema autorizado de
control de la responsabilidad. El estatus de calificación del estudiante del año anterior
tendrá vigencia hasta el 21 de octubre de 2005 o hasta cuando se elabore un nuevo
criterio de calificación en el nuevo año escolar, según lo que ocurra primero.
C.
Todas las credenciales permanentes, los talonarios, las listas, los boletos o las
credenciales de almuerzos diarios, los formularios MIE-1 y MIE-2, así como cualquier
otro tipo de documento (p. ej.: recibos de cajas registradoras) asociado con el método
para el control de la responsabilidad de la escuela deben archivarse en la escuela por
tres años, más el año en curso y deberán estar disponibles para su revisión por parte de
auditores de la ciudad, el estado y el gobierno federal durante las horas de clase
habituales.
PEDIDOS DE INFORMACIÓN
Todas las consultas relacionadas con la presente disposición deberán dirigirse al
Departamento de Auditoría Interna de la Oficina de Alimentación Escolar:
Teléfono
(718) 707-4250
T&I1492 (Spanish)
Office of SchoolFood
Internal Audit Unit
NYC Department of Education
44-36 Vernon Boulevard
Long Island City, NY 11101
Fax
(718) 349-5463