código de conducta - Kimberly

CÓDIGO DE CONDUCTA
SEPA QUÉ ES LO CORRECTO.
HAGA LO CORRECTO.
1
Índice
Por qué tenemos un Código de Conducta........................................................................................................................... 4
El Código rige para todos..................................................................................................................................................... 4
Comparta sus inquietudes sin temor ................................................................................................................................... 5
Política contra las represalias............................................................................................................................................... 5
Informar en forma honesta ................................................................................................................................................... 5
Recursos para realizar preguntas o informar sobre inquietudes ......................................................................................... 6
Violaciones de prácticas contables y controles internos ..................................................................................................... 7
Línea del Código de Conducta ............................................................................................................................................ 7
Obligaciones de los líderes de equipo y otras personas que reciben informes de posibles violaciones al Código .......... 8
Violaciones al Código de Conducta ..................................................................................................................................... 8
Conducta con Nuestros Equipos.......................................................................................................................................... 9
Libertad de asociación......................................................................................................................................................... 9
Diversidad e inclusión y no discriminación .......................................................................................................................... 9
Derechos humanos globales.............................................................................................................................................. 10
Seguridad en el lugar de trabajo........................................................................................................................................ 11
Respeto en el lugar de trabajo ........................................................................................................................................... 12
Violencia en el lugar de trabajo .......................................................................................................................................... 12
Alcohol y drogas ................................................................................................................................................................ 13
Conducta frente a otros ...................................................................................................................................................... 14
Nuestra empresa ................................................................................................................................................................ 14
Clientes y proveedores ...................................................................................................................................................... 14
Consumidores..................................................................................................................................................................... 15
Confidencialidad de la información de consumidores y empleados ................................................................................. 15
Medios sociales .................................................................................................................................................................. 16
Competencia ...................................................................................................................................................................... 16
Información sobre la competencia ..................................................................................................................................... 17
Entorno................................................................................................................................................................................ 18
Gobierno............................................................................................................................................................................. 18
Haciendo Negocios a nivel Internacional........................................................................................................................... 19
Conducta frente a nuestra compañía ................................................................................................................................. 20
Los recursos y la información de nuestra Compañía ......................................................................................................... 20
Conflictos de intereses ....................................................................................................................................................... 20
Información confidencial .................................................................................................................................................... 22
Uso de recursos de la compañía ....................................................................................................................................... 24
Regalos, entretenimiento y otros favores ........................................................................................................................... 25
Regalos, entretenimiento o favores a funcionarios públicos ............................................................................................. 27
Retención de registros ....................................................................................................................................................... 28
Informes financieros ........................................................................................................................................................... 29
Prevención de fraudes ....................................................................................................................................................... 30
La política de Kimberly-Clark es hacer lo correcto ............................................................................................................ 31
Números de la línea del código de conducta .................................................................................................................... 32
2
Estimados empleados de Kimberly-Clark:
Durante años, se ha reconocido a Kimberly-Clark
como una compañía que hace lo correcto. En los
últimos años, hemos recibido numerosos premios
por nuestras prácticas de manejo ético, que incluyen
la distinción como una de las “Compañías más
éticas del mundo” según lo determinó Ethisphere. Me
siento muy orgulloso de que nuestros empleados de
Kimberly-Clark se enorgullezcan de nuestra reputación.
Uno de nuestros principales valores es ser “auténtico”,
lo que en Kimberly-Clark significa que continuaremos
con nuestra herencia de honestidad, integridad y de
hacer lo correcto con coraje. Eso es siempre lo que
hemos hecho y es la norma que seguiremos respetando
en el futuro.
Una reputación es un activo valioso. En el mundo
informado y conectado en el que trabajamos hoy en
día, las acciones de una compañía —y las acciones de
sus empleados— están más controladas que nunca.
Ahora existe en gran desafío de esperar que todos
los empleados de Kimberly-Clark, en cualquier lugar y
todos los días, se apeguen siempre a los estándares de
nuestro Código de Conducta en todo lo que hacen Y es
eso lo que espero, porque es ese el tipo de compañía
en la que todos queremos trabajar.
Invito a todos a tomarse el tiempo necesario para leer
y comprender el Código de Conducta de KimberlyClark. Hagan preguntas sobre su contenido. Respétenlo
y procuren que sus compañeros de trabajo hagan lo
mismo. Si todos lo hacemos, seguiremos preservando
una tradición de más de 140 años en Kimberly-Clark.
Atentamente,
Thomas J. Falk
Presidente y Director
Ejecutivo
Como Tom menciona en su carta, nuestra reputación
como compañía y como personas es un activo valioso.
En mi función como Asesor Jurídico General, es mi
responsabilidad trabajar con ustedes para proteger
esa reputación. Asegurarse de comprender lo que
exigen las leyes de los territorios en donde operamos
solo forma parte de lo que Kimberly-Clark espera de
nosotros como empleados. En muchas situaciones,
Kimberly-Clark espera más de lo que la ley exige.
El Código de Conducta de Kimberly-Clark es una
guía valiosa sobre cuestiones éticas que a veces
pueden surgir en su relación con compañeros de
trabajo, clientes, proveedores, competidores y el
público en general. Por lo tanto, tómense el tiempo
de leer el Código y pensar en cómo se aplica a
ustedes y su trabajo. Asegúrense de comprender sus
responsabilidades en función del Código, incluso la de
informar sospechas de violaciones y de cooperar en
investigaciones de la Compañía.
Si tienen preguntas o inquietudes, el Código identifica
los recursos disponibles para que obtengan respuestas.
Si sienten la necesidad de hablar acerca de una
situación para alcanzar una solución apropiada, hablen
con el líder de su equipo, su especialista en recursos
humanos o cualquier integrante del Departamento
Legal. También pueden comunicarse con la Línea del
Código de Conducta si desean preservar su anonimato.
Asimismo, pueden comunicarse directamente conmigo
en cualquier momento si tienen alguna pregunta o
inquietud relacionada con el cumplimiento del Código
de Conducta y las normas de integridad y ética de la
Compañía. Es nuestra reputación, trabajemos juntos
para protegerla.
Atentamente,
Thomas J. Mielke
Asesor Jurídico General
3
Por qué tenemos un Código de Conducta
En Kimberly-Clark, proporcionamos los elementos
esenciales para una vida mejor. Nuestros valores de One
K-C son los principios e ideales que han hecho que nos
convirtamos en lo que somos hoy y definen el tipo de
compañía que queremos ser en el futuro. Somos:
Auténticos – en Kimberly-Clark, creemos en que
tenemos que continuar con nuestra herencia de
honestidad, integridad y de hacer lo correcto con
coraje. Nos esforzamos por ser una de las compañías
más exitosas del mundo, que se dedica a ganar a
través de trabajo duro y juego limpio.
Responsables – asumimos la responsabilidad por
nuestra compañía y nuestro futuro. Establecemos
ambiciosas metas para nuestras compañías y nosotros
mismos y luego nos esforzamos por superarlas. Nos
sentimos personalmente responsables por alcanzar
nuestro potencial tanto individual como de equipo.
Innovadores – nuestros fundadores establecieron
una cultura que alentaba el espíritu empresarial,
la experimentación en desarrollo de productos y
la creatividad en marketing. Nosotros seguimos
comprometidos con nuevas ideas que agreguen valor
para nuestros clientes y socios. Reconocemos que lo
mejor de hoy es el punto de referencia que debemos
sobrepasar mañana.
Preocupados – todo esto, además de un verdadero
respeto mutuo y la preocupación por las comunidades
donde vivimos y trabajamos, convierte a KimberlyClark en una compañía en la que las personas desean
trabajar y con la cual desean hacer negocios en todo el
mundo.
Creemos que la manera en que hacemos nuestros
negocios es tan importante como los negocios que
hacemos. Hacer negocios con integridad y altos
estándares éticos es la manera de Kimberly-Clark
de hacer negocios. El Código de Conducta refuerza
nuestros valores al brindar pautas para tratar con
clientes, proveedores, otros empleados, competidores
y el público en general con integridad y de un modo
ético y apropiado. Para nuestro éxito es esencial
vivir conforme a estos valores y demostrar nuestros
comportamientos de One K-C con respecto a crear
confianza, tomar decisiones, ganar sistemáticamente,
pensar como el cliente, mejorar de forma continua y
crear talento.
El Código no puede describir todas las leyes,
reglamentaciones o políticas de Kimberly-Clark que
rigen para nosotros o para una situación específica. En
lugar de ello, el Código crea un marco de normas éticas
dentro del cual deben operar todos los empleados. Con
frecuencia, estas normas son más elevadas que las
obligaciones legales mínimas. El Código es una guía de
referencia importante para nosotros en nuestro esfuerzo
por realizar nuestros negocios de un modo ético y
apropiado.
En un mundo que cambia rápidamente, donde innovar
es clave para ganar en el mercado, queremos que
nuestros equipos asuman riesgos calculados para
ganar. Al mismo tiempo, estamos comprometidos con
nuestros valores, nuestros comportamientos de One
K-C y hacer lo correcto. El Código brinda la guía que
necesitan nuestros empleados.
Como empleado de Kimberly-Clark, es importante
que como primer paso lean y comprendan el Código
de Conducta para que conozcan nuestra historia,
nuestra cultura y nuestras expectativas. Nada es más
fundamental para su éxito en Kimberly-Clark que
comprender y demostrar las normas éticas que se
explican en nuestro Código.
EL CÓDIGO RIGE PARA TODOS NOSOTROS
Cada uno de nosotros tiene la obligación de leer y
comprender el Código de Conducta, que rige para
todos los empleados de Kimberly-Clark en todo el
mundo. El Código también rige para los miembros
del Directorio de Kimberly-Clark Corporation. Si una
costumbre, cultura o ley local establece una norma
diferente a lo exigido por este Código, debe pedir
asesoramiento al Departamento Legal.
Cada uno de nosotros es responsable de cumplir
con el Código, de informar de cualquier sospecha de
violaciones al Código y de cooperar con la Compañía
en la investigación de posibles violaciones.
4
COMPARTA SUS INQUIETUDES SIN TEMOR
INFORMAR EN FORMA HONESTA
Si se entera de algún incumplimiento del Código de
Conducta, pueden existir muchas razones para que no
quiera contarle a nadie. Quizás no esté seguro de lo
que pasó. Quizás sienta miedo de “causar problemas”
o de que alguien se “vengue”. Quizás piense que es
responsabilidad de otra persona.
Esto significa que cree de buena fe que se ha violado
el Código de Conducta, aunque no sea posible
verificar la violación real. La presentación de un
informe contra otra persona para obtener ventaja en un
conflicto personal o para tomar represalia o intimidar
no constituye lo que llamamos informar en forma
honesta. Los informes deshonestos conforme al Código
de Conducta constituye en sí una violación a dicho
Código. Si cree que alguien está tomando represalias
en su contra, infórmelo del mismo modo que lo haría
con una violación del Código.
Pero lo correcto es hablar. Si no se siente cómodo
utilizando su nombre, puede compartir su inquietud
de forma anónima. Los empleados que presentan
sus inquietudes cumplen una función importante en
la preservación de un lugar de trabajo ético. Tiene la
responsabilidad de compartir la información, de forma
tal que la Compañía pueda responder rápidamente y
tomar las medidas apropiadas. Una de las formas más
importantes en las que puede marcar una diferencia es
estando atento a cualquier actividad ilegal o no ética en
el lugar de trabajo e informándola de inmediato.
POLÍTICA DE NO REPRESALIAS
Nuestra compañía está comprometida con la protección
de los derechos de aquellos que informan de buena fe
problemas con el Código de Conducta. Nuestra compañía
no tomará represalias contra una persona que:
•
Informa
lo que cree que constituye una violación a
nuestro Código, nuestras políticas o la ley.
• Presenta
una pregunta sobre cumplimiento o busca
consejo sobre una práctica, decisión o acción
particular de la compañía.
• Coopera
en una investigación de una posible violación.
No puede perder su trabajo o sus beneficios, ni ser
descendido, suspendido, amenazado, acosado o
discriminado por presentar una inquietud relacionada
con el Código de Conducta en forma honesta o por
participar sinceramente en una investigación realizada
por la Compañía. Los empleados que participaron como
investigadores de cualquier violación también quedan
protegidos conforme a esta política de no represalias.
P. Cada país tiene su cultura y sus leyes. ¿El
Código rige para todos por igual?
R. Sí. La conducta establecida en el
Código rige para todos los empleados en
todo el mundo, independientemente de la
ubicación. Si una costumbre, cultura o ley local
establece una norma diferente a lo exigido
por este Código, debe pedir asesoramiento al
Departamento Legal.
P.
Vi al líder de mi equipo haciendo algo
que parecía no ético, pero tengo miedo de
informar de la sospecha de violación. ¿Tendré
algún problema o afectaré su reputación al
informar de mi sospecha?
R. No. No puede meterse en problemas ni
afectar la reputación del líder de su equipo
por solo informar de su sospecha. No se le
responsabilizará por las sospechas informadas
de manera honesta, incluso si se descubriera
que son infundadas. Las investigaciones
se realizan en forma objetiva, imparcial y
confidencial para garantizar la protección de
la reputación de los empleados. Todas las
inquietudes relacionadas con el Código y los
informes de represalias se investigarán a fondo.
5
RECURSOS PARA REALIZAR PREGUNTAS O
INFORMAR SOBRE INQUIETUDES
También puede comunicarse con la oficina del asesor
jurídico general de Kimberly-Clark en:
Informar sobre las sospechas de violaciones al Código de
Conducta es fundamental para que la Compañía pueda
determinar adecuadamente si existe un problema que
debe solucionarse. Por este motivo, todos tenemos la
obligación de comunicar cualquier sospecha de violación
al Código de Conducta. Presente todas las inquietudes
en el nivel y función apropiados de acuerdo con el
Protocolo para informar y escalar problemas del Código
de Conducta. Si tiene alguna pregunta acerca del Código
o sospecha de alguna violación, existen varios recursos a
su disposición.
El líder de su equipo.
Le aconsejamos que presente sus preguntas e
inquietudes al líder de su equipo. Si no desea informar
al líder de su equipo acerca de su inquietud, o si cree
que el líder de su equipo no ha tomado una medida
apropiada, también puede acudir a:
Otro líder de equipo.
Cualquier integrante del equipo de Seguridad Global.
Correo: Kimberly-Clark Corporation
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
EE.UU.
Atención: Departamento Legal
Fax: +1-972-281-1492
Jefe de cumplimiento y ética en:
Teléfono: +1-920-721-6731
Correo: Kimberly-Clark Corporation 2001
Marathon Avenue Neenah,
WI 54956
U.S.A.
Atención: Jefe de cumplimiento y ética
Fax: +1-920-225-3126
Cualquier integrante del Departamento de Recursos
Humanos.
Puede comunicarse con el representante de Recursos
Humanos de su unidad de negocios o país.
Correo electrónico: [email protected]
Tel.:
Correo: Tel.: +1-972-281-1216
Fax:
+1-888-288-8216
(EE.UU. y Canadá)
+1-443-716-2301
(cobro revertido internacional)
Kimberly-Clark Corporation
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
EE.UU.
Atención a: Departamento de
Seguridad Global
+1-972-281-1236
Cualquier integrante del Departamento Legal.
Puede comunicarse con el jefe de abogados de su
unidad de negocios o país, o con cualquier integrante
del Departamento Legal con el que haya trabajado.
Línea del Código de Conducta.
La Línea del Código de Conducta se describe en
mayor detalle en la siguiente página. Puede informar de
inquietudes utilizando la Línea del Código de Conducta en
forma anónima. Tenga en cuenta que, de acuerdo con las
leyes aplicables, la Línea del Código de Conducta puede
no estar disponible en determinados países.
P.
Tengo una inquietud, pero no se menciona
en el Código de Conducta. ¿Esto significa que
no hay ningún problema?
R. El Código de Conducta no puede
contemplar todas las cuestiones o
situaciones éticas. Si algo no le parece
correcto, consulte al líder de su equipo o a una
de las demás personas mencionadas en la
sección de Recursos.
6
VIOLACIONES DE PRÁCTICAS CONTABLES
Y CONTROLES INTERNOS
No cumplir con las prácticas de contabilidad, control
interno de contabilidad o auditoría de la compañía
puede tener consecuencias graves para Kimberly-Clark
y sus accionistas. Si tiene inquietudes con respecto a
estas cuestiones, debe informarlas a:
Asesor Jurídico General
Tel.:
+1-972-281-1216
Correo: Kimberly-Clark Corporation
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
EE.UU.
Atención: Asesor Jurídico General
Fax: +1-972-281-1492
-O-
LÍNEA DEL CÓDIGO DE CONDUCTA.
Para garantizar que todos los empleados puedan informar
de las inquietudes en forma anónima, se ha establecido
una Línea del Código de Conducta. Esta Línea le permite
informar de inquietudes por teléfono o Internet. Su
información será recibida por una compañía profesional
que es independiente de Kimberly-Clark y que también
recibe informes en relación con los Códigos de Conducta
de muchas otras compañías.
•Esta
línea está disponible las 24 horas del día, los 365
días del año.
• Puede
informar de su inquietud en cualquier idioma.
• Puede
entregar su informe de forma anónima en caso
de que escoja hacerlo por Internet.
Línea telefónica
EE.UU.: +1-800-482-6020
Chairman of the Audit Committee
Fuera de los EE.UU.: Acceda a la lista de números en el
siguiente enlace:
Correo: Kimberly-Clark Corporation
PO Box 619100
Dallas, TX 75261-9100
EE.UU.
Atención: Corporate Secretary
Fax: +1-972-281-1578
Números telefónicos globales para
inquietudes sobre el Código de Conducta
-O-
Sitio Web para informarce sobre inquietudes sobre el
codigo de conducta
Línea de Internet
Línea del Código de Conducta.
7
OBLIGACIONES DE LOS LÍDERES DE EQUIPO
Y OTRAS PERSONAS QUE RECIBEN INFORMES
DE POSIBLES VIOLACIONES AL CÓDIGO
Los líderes de equipo y otras personas que reciben
informes de posibles violaciones al Código desempeñan
una función importante en el cumplimiento del Código de
Conducta. Kimberly-Clark recomienda a los integrantes de
equipos hablar con sus líderes acerca de sus inquietudes.
Los líderes de equipo y otras personas que reciben
informes de posibles violaciones al Código deben estar
preparados y saber cómo manejar cualquier inquietud
o informe relacionado con el Código de Conducta. Los
líderes de equipo deben:
VIOLACIONES AL CÓDIGO DE CONDUCTA
Las violaciones al Código de Conducta constituyen
infracciones graves. Las violaciones al Código, a las
políticas o a las leyes pueden redundar en medidas
disciplinarias que pueden llegar hasta el despido.
Todo depende del tipo de violación y lo grave que sea.
Cuando las violaciones al Código también constituyan
violaciones a la ley, puede quedar sometido a multas,
penalidades, procesamiento penal u otros recursos
legales que imponga un organismo público o la corte.
•Asegurarse
de conocer y comprender el Código y
actuar conforme a él.
• Tomar medidas para poner fin a las violaciones al
Código o la ley por parte de los integrantes del equipo.
• Informarles
a los integrantes de su equipo de
que está a su disposición para analizar cualquier
inquietud que tengan.
• Tomar
con seriedad las preguntas o inquietudes de
los integrantes del equipo.
Una vez que se informe sobre una posible violación al
Código de Conducta, debe:
•Pedir
asesoramiento antes de responder, si lo
necesita.
•
Presente
todas las inquietudes en el nivel y función
apropiados de acuerdo con el Protocolo para informar
y escalar problemas del Código de Conducta.
•
Apoyar
a los integrantes del equipo que presenten
inquietudes honestamente y tratarlos con respeto.
•
Hacer
que los integrantes del equipo nunca sientan
que sus inquietudes son ignoradas.
•
Asegurarse
de que no se ejerzan represalias contra
ninguna persona por informar una sospecha de
violación al Código.
8
Conducta frente a los equipos
LIBERTAD DE ASOCIACIÓN
Asumimos el compromiso de respetar el derecho de nuestros
empleados a la libertad de asociación, lo que incluye:
•
El
derecho a organizarse de conformidad con las
leyes y prácticas nacionales.
Kimberly-Clark
cree que nuestro éxito
depende de la confianza y
el respeto mutuos. El trabajo
en equipo es un valor que
nos guía en todo lo que
hacemos.
•
El
derecho a las negociaciones colectivas a través de
representantes elegidos por ellos.
•
El
derecho de sus representantes electos a tener
acceso razonable a nuestros empleados para
representarlos.
• El
derecho a participar en otras actividades
protegidas.
•
El derecho a no participar en tales actividades.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política sobre Derechos humanos en
el trabajo; Instructivos de la política sobre derechos
humanos en el trabajo.
DIVERSIDAD E INCLUSIÓN Y NO
DISCRIMINACIÓN
Nuestro compromiso es contar con un personal globalmente
diverso a través de una política de igualdad de oportunidades
laborales. Asumimos el compromiso de:
•
Reclutar,
ascender y respaldar el desarrollo
profesional de un personal globalmente diverso.
• Contratar,
capacitar, ascender y compensar a los
empleados en función de sus capacidades, logros,
experiencia y conducta, sin importar su raza, etnia,
color, sexo, orientación sexual, edad, religión, credo,
nacionalidad, identidad sexual, discapacidad,
categoría de veterano u otras categorías protegidas
por las leyes aplicables.
• Reconocer
y utilizar la diversidad de los talentos,
capacidades y experiencias mutuas.
• Estar
abiertos a todas las perspectivas y ayudar
a otros a sentirse cómodos al expresar dichas
perspectivas.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Pautas para grupos de recursos de
empleados; Herramientas de diversidad; Página de inicio de
Diversidad e inclusión; Política sobre derechos humanos en el
trabajo; Instructivos de la política sobre derechos humanos en
el trabajo; Política sobre diversidad y desarrollo de recursos
humanos; Declaración de la compañía en materia de acoso
sexual y otras conductas inapropiadas
9
DERECHOS HUMANOS
Kimberly-Clark tiene el compromiso de reconocer los
derechos humanos en forma global. Hemos establecido
ciertos estándares diseñados para proteger los derechos
humanos y también esperamos que nuestros proveedores
y socios comerciales sigan estos estándares:
•Permitir
la libertad de asociación y las negociaciones
colectivas.
• Proteger
contra trabajo infantil.
• Proteger
contra trabajos forzados y abuso de mano
de obra.
• Prohibir
la discriminación.
• Cumplir
con el horario laboral, el sueldo y las leyes de
beneficios.
• Proporcionar
• Proteger
• Prohibir
un lugar de trabajo seguro y saludable.
el medio ambiente.
la corrupción y los sobornos.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Cumplimiento de estándares sociales;
Política sobre derechos humanos en el trabajo;
Instructivos de la política sobre derechos humanos en el
trabajo; Política sobre diversidad y desarrollo de recursos
humanos; Declaración de la compañía en materia de
acoso sexual y otras conductas inapropiadas.
P.
Escuché al líder de mi equipo hacerle a un
compañero de trabajo una broma relacionada con
la religión que lo hizo sentir incómodo. No quiero
meterme en el medio. ¿Qué debo hacer?
R. Infórmelo. Todos los empleados tienen
derecho a un lugar de trabajo en el que sus
compañeros de trabajo y líderes de equipo los
traten con dignidad y respeto. Debe informar
de la situación a su representante de RR.HH. o
utilizando la Línea del Código de Conducta, aunque
hacerlo pueda incomodarlo. Recursos para realizar
preguntas o informar sobre inquietudes
P.
Siento que no me otorgan un ascenso
debido a mi género. ¿Qué debo hacer?
R. Infórmelo. La política de Kimberly-Clark
exige que las decisiones de empleo se tomen
sin tener en cuenta el género del candidato.
Si siente que no recibió un trato justo, debe
informar de su inquietud. Recursos para realizar
preguntas o informar sobre inquietudes
CONSEJO DE CONDUCTA
Si ve o se entera que un proveedor viola alguna
de estos estándares sobre derechos humanos,
infórmelo.
10
SEGURIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO
En Kimberly-Clark, creemos que las lesiones y
enfermedades ocupacionales pueden prevenirse y
eliminarse. Ninguna meta de producción, ahorro de los
costos, ahorro de tiempo o ventaja competitiva amerita
una lesión de ningún tipo. Asumimos el compromiso de:
•Garantizar
que la seguridad sea lo principal para
nuestro valor fundamental de “preocupación”.
• Integrar en nuestra investigación e ingeniería, desarrollo
de productos, fabricación, entrega y actividades
de ventas la creencia de que todas las lesiones y
enfermedades ocupacionales pueden prevenirse.
• Brindar
un lugar de trabajo que cumpla o supere las
leyes y reglamentaciones en materia de seguridad e
higiene ocupacionales.
• Establecer
normas y pautas técnicas en materia de
seguridad e higiene ocupacionales, basándonos en
las mejores prácticas.
• Luchar por mejorar continuamente nuestro desempeño
en materia de seguridad e higiene ocupacionales.
• Esperar
que todo el personal de Kimberly-Clark
contribuya en la mejora de la seguridad.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política internacional sobre seguridad e
higiene laboral
CONSEJO DE CONDUCTA
Recuerde estos tres compromisos básicos
con la seguridad en el lugar de trabajo al
realizar sus actividades cotidianas:
1.“Cuídese”. Me negaré a realizar cualquier
acción que considere insegura o a llevar a
cabo cualquier tarea para la que no esté
debidamente capacitado o no tenga las
herramientas adecuadas.
2.“Cuide a sus compañeros de trabajo”.
Confrontaré de inmediato a cualquier persona
que realice o esté por realizar una acción o
tarea que yo considere insegura, e impediré
que alguien realice una tarea para la que no
esté debidamente capacitado.
3.“Escuche a sus compañero de trabajo”.
Dejaré inmediatamente Io que esté haciendo si
alguien me confronta en relación con una tarea
que esté realizando. Solucionaré la inquietud con
respeto y buena voluntad, solicitando asistencia a
otra persona, si es necesario, antes de continuar.
P.
Mi líder de equipo sugirió utilizar una
práctica insegura para acelerar la línea de
producción. Sé que nuestras metas son muy
importantes, pero no creo que el nuevo proceso
sea seguro. ¿Qué debo hacer?
R. Infórmelo. Nunca ponga en riesgo la
seguridad. Ninguna meta de producción, ahorro
de los costos, ahorro de tiempo o ventaja
competitiva amerita una lesión de ningún tipo.
Todo empleado tiene derecho a negarse a
realizar cualquier trabajo que razonablemente
perciba que es peligroso para su salud o
seguridad. Recursos para realizar preguntas o
informar sobre inquietudes 11
RESPETO EN EL LUGAR DE TRABAJO
VIOLENCIA EN EL LUGAR DE TRABAJO
Asumimos el compromiso de brindar a nuestros
empleados un entorno de trabajo sin acoso sexual,
intimidaciones ni otras conductas inapropiadas.
Asumimos el compromiso de tener un lugar de trabajo
sin violencia. Cada uno de nosotros:
Algunos ejemplos de acoso sexual e intimidación son:
•Las
insinuaciones sexuales indeseadas, los pedidos
de favores sexuales y cualquier otra conducta física o
verbal de naturaleza sexual.
• Las
charlas, bromas, fotos y comentarios ofensivos
que hagan referencia a la raza, color, sexo,
orientación sexual, identidad sexual, edad, religión,
credo, nacionalidad, discapacidad, categoría de
veterano u otras categorías protegidas.
Algunos ejemplos de conducta inapropiada son:
•
Gritar o explotar de furia.
• Insultar.
• Blasfemar
respecto de otra persona.
• Amenazar
e intimidar a otros.
• Burlarse/ridiculizar
• Excluir
•
Debe
informar cualquier acto, ya sea físico o
psicológico, que amenace o dañe a un empleado de
un modo violento o potencialmente violento.
• No
debe cargar ni usar un arma mientras se
encuentre en las instalaciones de la compañía o esté
desempeñando sus funciones en la compañía.
Toda situación informada que contenga incluso la más
leve posibilidad de constituir violencia en el lugar de
trabajo, aunque sea una broma, será evaluada por
Recursos Humanos y Seguridad Global.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política internacional sobre seguridad
en materia de violencia en el trabajo.
a alguien en público.
intencionalmente a una persona de un grupo.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política sobre derechos humanos en
el trabajo; Instructivos de la política sobre derechos
Humanos en el trabajo; Declaración de la compañía
en materia de acoso sexual y otras conductas
inapropiadas.
12
ALCOHOL Y DROGAS
Todos tenemos el compromiso de mantener un lugar de
trabajo libre de alcohol y drogas.
•
No
venda, consuma ni esté bajo la influencia de
alcohol, medicamentos sin receta, narcóticos o
cualquier otra “sustancia controlada” según lo
definido por las leyes penales mientras esté en
el trabajo, excepto cuando se sirvan bebidas
alcohólicas en conexión con un evento autorizado.
• Participe
en los programas de concientización de
Kimberly-Clark para informarse acerca de los riesgos
del abuso de sustancias y las adicciones.
• Comuníquese
con el Programa de Asistencia al
Empleado confidencial local de Kimberly-Clark si
cree que el abuso de drogas o alcohol puede estar
afectando su desempeño laboral o el desempeño de
otros.
• Todos
los empleados están sujetos a evaluaciones, si
la ley local así lo permite, si el empleado parece estar
bajo la influencia de drogas o alcohol en el trabajo, o
cuando la compañía tenga una razón para creer que
un empleado ha violado esta política.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política sobre alcohol, drogas y otras
sustancias controladas; Instructivos de la política sobre
alcohol, drogas y otras sustancias controladas.
P. Soy líder de equipo. Uno de los
integrantes de mi equipo y yo cenamos con la
representante de un proveedor. El integrante de
mi equipo hizo varios comentarios insinuantes
a la representante. Creí que era un asunto
personal y no dije nada. ¿Hice lo correcto?
R. No. Si tolera una conducta inapropiada
de un integrante de su equipo, está dando el
mensaje de que es aceptable. Su equipo debe
comportarse del mismo modo en una cena
de negocios que en la oficina. Debe brindar
orientación al integrante del equipo acerca de
la conducta apropiada.
P.
Escuché que un compañero de trabajo
amenazaba a otro empleado, quien ahora tiene
miedo de informar del incidente. ¿Qué debo
hacer?
R. Informar el incidente de inmediato.
Kimberly-Clark no tolerará actos ni amenazas
de violencia e investigará todos los informes.
Usted tiene la responsabilidad de actuar
cuando sepa de una amenaza o riesgo para
cualquiera de sus compañeros. Recursos para
realizar preguntas o informar sobre inquietudes
13
CONDUCTA FRENTE A OTROS
CLIENTES Y PROVEEDORES
Asumimos el compromiso de conducirnos con honestidad en nuestros negocios con clientes y proveedores.
Nuestra empresa
La honestidad en los negocios
ha sido un valor fundamental de
Kimberly-Clark desde la fundación
de la Compañía. Creemos que
la honestidad y la honradez
construyen relaciones duraderas.
Existen muchas formas en las que
seguimos siendo fieles a este valor
en el entorno de hoy en día.
•No
confunda, mienta, engañe ni se aproveche
deshonestamente de los clientes o proveedores.
• Si
sabe de un error, ya sea a favor de Kimberly-Clark
o no, corríjalo.
• Siga
los procesos de contratación de Kimberly-Clark
antes de designar proveedores.
• Compre
a proveedores y venda a clientes basándose
en motivos comerciales apropiados, tales como
calidad, precio, servicio, confiabilidad, compromiso
con la sustentabilidad y derechos humanos.
• Al
comprar productos o servicios en nombre de la
Compañía, trate a todos los posibles proveedores de
forma imparcial y honesta.
• Nunca
indique a ningún proveedor que nuestra
relación con él puede verse afectada por favores
personales, regalos o donaciones a obras benéficas.
(consulte Regalos, entretenimiento y otros favores en
este Código).
• No
ofrezca regalos, entretenimiento o favores para
obtener o mantener un negocio (consulte Regalos,
entretenimiento y otros favores en este Código).
• Los
proveedores de Kimberly-Clark deben cumplir
con todas las leyes, reglas, reglamentaciones y
exigencias locales y nacionales aplicables para la
fabricación y distribución de nuestros productos y
suministros y para la provisión de servicios. Todos
los contratos y órdenes de compra de Kimberly-Clark
deben exigir que los proveedores se adhieran a los
Estándares de Cumplimiento Social del Proveedor
(“SSCS”, por su sigla en inglés).
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Manual de Compras de Kimberly-Clark;
Estándares de Cumplimiento Social del Proveedor.
14
CONSUMIDORES
Nunca debe poner en riesgo la calidad o seguridad del
producto.
•
La
reputación que posee Kimberly-Clark en cuanto
a la seguridad y calidad de sus productos es uno
de nuestros activos más valiosos. Asumimos el
compromiso de brindar productos seguros y que
satisfagan a nuestros clientes.
• Nuestra
principal preocupación son la salud,
seguridad y bienestar de nuestro consumidor.
Cumpliremos o superaremos las exigencias legales
y reglamentarias y los estándares de la industria
en cuanto a seguridad y calidad del producto.
Trabajamos todos los días para ganar la confianza de
nuestros clientes a través de todas nuestras acciones
y decisiones.
• Nuestro
compromiso es elaborar productos seguros
y de alta calidad en todas nuestras marcas.
Mantenemos la confianza del consumidor mediante
el diseño y fabricación de productos superiores,
comenzando con la compra de la materia prima y
continuando hasta el uso del producto acabado por
parte del cliente.
• Cada
uno de nosotros desempeña un papel para
entregar a los clientes de los productos seguros y de
alta calidad que esperan. Conozca los estándares,
políticas y procedimientos de calidad que se aplican
a los productos y actividades en su ubicación.
• Nunca
haga nada que pudiera perjudicar la confianza
que ponen los clientes en nosotros o que pudiera
poner en riesgo la calidad o seguridad de nuestros
productos.
• Si
ve algo que podría afectar de manera negativa
la calidad o seguridad de un producto de KimberlyClark, infórmelo de inmediato al líder de equipo o al
departamento de seguridad de productos/calidad
de su instalación, unidad de negocios o unidad
corporativa.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
DE CONSUMIDORES Y EMPLEADOS
Como parte de nuestro trabajo diario, muchos de
nosotros tenemos acceso a informacion personal
de identificacion de nuestros empleados y de los
consumidores de nuestros productos. Las leyes de
cada pais imponen responsabilidades a la empresa
y a nuestros empleados con el fin de proteger y de
usar en forma legal dicha informacion de identificación
personal. Si no cumplimos con estas responsabilidades,
ello podría derivar en medidas por parte del gobierno,
daño a nuestra reputación, posibles demandas, multas
y penalidades. Esta información debe mantenerse
de forma confidencial y utilizarse de acuerdo con los
términos de nuestra Política Corporativa e Instructivos
de la política sobre confidencialidad de la información.
Para obtener más información, consulte Política sobre
confidencialidad de la información e Instructivos.
P. Recibimos materia prima en nuestra línea de
producción. El material no se veía como aquel
con el que suelo trabajar; creo que podría estar
contaminado. Mi líder de equipo dijo que este
pedido es urgente y que no debo preocuparme y
solo utilizarlo. ¿Qué debo hacer?
R. Detenerse e informarlo. Nunca haga
nada que crea que pudiera poner en riesgo la
calidad o seguridad de nuestros productos.
Ninguna meta de producción o medida de
ahorro de tiempo vale la pena si ello pone en
riesgo la confianza que nuestros consumidores
han puesto en nosotros. Detenga lo que está
haciendo y contacte al líder de calidad de la
instalación para determinar si el material es
seguro y cumple con nuestras especificaciones
de calidad. Recursos para realizar preguntas o
informar sobre inquietudes
Para obtener información, lea la siguiente
documentación: Política de calidad sobre productos y
servicios; Instructivos de la política de calidad sobre
productos y servicios; Política sobre productos y
servicios de Seguridad de la compañía; Instructivo de
la política de seguridad sobre productos y servicios;
Sistema de gestión de la calidad.
15
MEDIOS SOCIALES
Los redes social son una importante vía de
comunicación tanto personal como de negocios. Sin
embargo, debemos tener cuidado y consideración al
momento de publicar y compartir algo por Internet.
•
No
debe esperar que haya privacidad si participa en
medios sociales mientras trabaja o utiliza equipos de
Kimberly-Clark.
• Solo
aquellos empleados autorizados pueden utilizar
los medios sociales a nombre de Kimberly-Clark.
Si usted no está autorizado, al momento de hacer
publicaciones debe identificarse como empleado de
Kimberly-Clark y dejar claro que cualquier opinión
expresada es suya y no representa el pensamiento de
Kimberly-Clark.
• Al
usar medios sociales (o similares), tenga cuidado
de nunca divulgar información confidencial o de
propiedad de Kimberly-Clark, incluidos secretos
comerciales, información de propiedad intelectual,
con derecho de autor o de marca comercial.
• Sea
cortés, respetuoso y use su buen juicio en lo
que dice por Internet. Nunca publique algo que sea
difamatorio, discriminatorio, acosador o de represalia.
Si tiene preguntas respecto a publicar algo en Internet,
puede contactar a su líder de equipo, de Recursos
Humanos o al Departamento Legal para obtener
asistencia. Para obtener más información, lea la
siguiente documentación:
Pautas para medios sociales de Kimberly-Clark.
COMPETENCIA
Asumimos el compromiso de una competencia justa para
cumplir con las leyes antimonopolio (también conocidas
como leyes sobre defensa de la competencia) en todos los
países, estados y localidades donde hacemos negocios.
Competimos enérgicamente y de forma ética. Para ello
tomamos decisiones independientes acerca de cómo
competir que no signifiquen un trato injusto para los clientes
o que minen la libre competencia en el mercado.
Las penalidades por violaciones a las leyes antimonopolio
pueden ser graves e incluyen daño a la reputación,
altas multas y cárcel. Cada vez más países comparten
información para aplicar estos tipos de leyes, por lo
que una investigación en un país puede expandirse
rápidamente a muchos más.
En general:
•
Nunca trate temas con competidores que pudieran afectar
las decisiones de precios o marketing, como precios,
condiciones de ventas, planes comerciales, márgenes,
costos, ofertas, capacidad de producción, niveles de
inventario, promociones comerciales o descuentos.
• Nunca
acuerde con competidores fijar precios, limitar
la producción o las ventas o dividir territorios, clientes
o proveedores.
• En aquellos casos en que tengamos un importante
poder de mercado, no debemos abusar de ese
poder monopolizando, atando (vender un producto
solo si el comprador adquiere un segundo producto),
discriminando precios inadecuadamente entre clientes
distribuidores de la competencia, fijando precios bajo el
costo o rehusándose a suministrar productos.
• No
exija a nuestros clientes que vendan los nuestros
productos a los precios que fijamos. Podemos sugerir
un precio de reventa, pero no podemos obligar al
cliente a que lo utilice.
• No
se ponga de acuerdo con otras compañías para
boicotear a proveedores o clientes.
• Comuníquese
con el Departamento Legal para
obtener asesoramiento específico acerca de las leyes
de su país y para informar cualquier conversación
inapropiada con competidores.
Para obtener más información, lea lo siguiente:
Política antimonopolio; Instrucciones de la política
antimonopolio.
P.
Mientras hablaba con una amiga que
trabajaba en Kimberly-Clark, supe que ahora
trabaja para un competidor. Me preguntó
acerca de próximas introducciones de
productos y precios promocionales, además
ofreció compartir conmigo el plan de marketing
y precios de su compañía. ¿Está bien que
tenga esta conversación con ella?
R. No, debe terminar la conversación y ponerse en
contacto inmediatamente con el Departamento Legal.
Siempre debe tener precaución si se encuentra en
una reunión con un competidor, ya que esto puede dar
la impresión de algo inapropiado. Si se encuentra en
una reunión de este tipo, nunca debe hablar acerca
de temas de negocios como aquellos que menciona,
ya que la conversación podría conducir a un acuerdo
inadecuado o a la apariencia de un acuerdo o fijación
de precios inadecuado. Si se plantea el tema de
fijación de precios, salga de la habitación de inmediato
y póngase en contacto con el Departamento Legal.
16
INFORMACIÓN SOBRE LA COMPETENCIA
Durante las actividades comerciales normales, se
obtiene de forma rutinaria información acerca de
otras compañías, incluidos clientes, proveedores y
competidores. Exponerse a este tipo de información sobre
la competencia es algo común en un entorno de negocios
competitivo. No obstante, existen límites legales y éticos
para la obtención de información de este tipo:
•
No
debemos tratar de adquirir información a través de
medios inadecuados, como sobornos o una vigilancia
oculta de nuestros competidores.
• No
debemos contratar a un empleado de un
competidor para obtener información confidencial
ni incentivar a los empleados de competidores para
que divulguen información confidencial acerca de su
empleador.
• Si
le ofrecen información acerca de un competidor
que crea que puede ser confidencial, debe
preguntar si es confidencial y cómo se obtuvo. Si
no tiene la certeza de si la información se obtuvo
adecuadamente, póngase en contacto con el
Departamento Legal.
• Si
se ofrece material escrito y tiene la clasificación
de “secreto”, “confidencial” o “de propiedad”, o si
determina de otra forma que es confidencial, no
debe aceptarlo, tomar nota inmediatamente de lo
que ocurrió y luego ponerse en contacto con el
Departamento Legal.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Conflictos de intereses, regalos y
divulgación de información confidencial; Instructivos
sobre conflictos de intereses, regalos y divulgación de
información confidencial; Estándares internacionales
de tecnologías de información; Centro de información
sobre la competencia de K-C; Confidencialidad:
Acuerdo de exclusividad; Política de administración de
registros; Control de acceso; Información de propiedad.
P. Escuché acerca de una reunión que un
competidor realizará en una feria comercial a la
que asistiré. No creo que me permitan asistir si
saben que soy de Kimberly-Clark. ¿Puedo ir si
me hago pasar por un cliente?
R. No. Obtener información acerca de un
competidor ocultando su verdadera identidad
nunca es apropiado. Reunir información acerca
de los competidores es una actividad comercial
legítima cuando se hace en forma lícita y ética.
También debe consultar con el Departamento
Legal antes de reunirse con un competidor, ya
que dichas interacciones pueden presentar
inquietudes sobre antimonopolio.
P. Como ayuda para hacer un mejor trabajo
en Kimberly-Clark, conservé varios documentos
que usé en mi empleo anterior, los cuales
describen diversos procesos ahí utilizados.
¿Puedo usarlos en Kimberly-Clark?
R. Depende. Si los documentos contienen
información confidencial o de propiedad
exclusiva, no puede usarlos ni compartirlos
con Kimberly-Clark. Kimberly-Clark espera que
todos los empleados respeten los acuerdos
de confidencialidad o de no divulgación, u
otras obligaciones de confidencialidad con
su empleador anterior. Si no está seguro,
verifíquelo con su empleador anterior y si aún
no tiene la certeza, hable con el Departamento
Legal antes de aceptar, usar o compartir
información sospechosa.
17
MEDIO AMBIENTE
Kimberly-Clark tiene el compromiso de operar su
negocio de una forma que proteja el medio ambiente
y promueve el uso sustentable de recursos naturales.
Cada uno de nosotros:
• Debe
conocer y respetar las leyes y reglamentaciones
aplicables.
• Debe
conocer y cumplir con todas las políticas de
Kimberly-Clark, incluyendo Protección del medio
ambiente, Minimización de residuos y eliminación
de vertederos, y Eficiencia energética y reducción
de gases de efecto invernadero, además de los
estándares adoptados como parte del Sistema
corporativo de administración de medio ambiente,
salud y seguridad.
• Debe apoyar el uso sostenible de los recursos
naturales, lo que incluye la conservación del agua,
la reducción y reutilización beneficiosa o reciclaje de
los residuos y la conservación de la energía. Nosotros
evaluamos regularmente el desempeño en estas áreas
y desarrollamos planes de acción para asegurar el
cumplimiento de exigencias ambientales y para mitigar
el uso que hacemos de los recursos naturales.
Se espera que todos los empleados actúen como
ciudadanos responsables y guardianes del medio
ambiente, lo que hacen adhiriéndose a leyes,
reglamentaciones y estándares relacionados con el
medio ambiente.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política de protección del medio
ambiente; Instructivo de protección de la biósfera;
Política sobre minimización de residuos y eliminación
de vertederos; Política sobre eficiencia energética y
reducción de gases de efecto invernadero; Política
de obtención de fibras; Instructivo de la política
de obtención de fibras y sitio de SharePoint de
sustentabilidad global.
ORGANISMOS PÚBLICOS
Al ser una compañía global, Kimberly-Clark está sujeta
a las leyes de todos los países en los que tenemos
operaciones. Asumimos el compromiso de cumplir
con todas las leyes, normas y reglamentaciones
gubernamentales aplicables. Es importante recordar
que el estándar mínimo aceptable es cumplir con
el Código. Cuando haya disposiciones locales o
específicas que sean pertinentes y exijan estándares
de conducta aún más altos, se aplicarán las reglas más
exigentes (por ejemplo, al interactuar con profesionales
de asistencia médica). Además, a veces muchos
países aplican sus leyes a operaciones de la compañía
y a personal fuera de sus fronteras. Consulte siempre
con nuestro Departamento Legal si no está seguro de
qué leyes rigen para su situación.
Asimismo:
•Tenga
cuidado de dejar claro que no habla ni actúa
en nombre de Kimberly-Clark a menos que lo hayan
autorizado para hacerlo.
• Si
un funcionario público se comunica con usted
en relación con su trabajo, o si le piden que brinda
información en relación con una averiguación
o investigación de un organismo público, debe
contactar al Departamento Legal o a un integrante
de nuestro personal de Asuntos Reglamentarios para
obtener asesoramiento.
• No se comunique con departamentos o funcionarios
públicos para influenciar ninguna legislación,
reglamentación o toma de decisiones en nombre de
Kimberly-Clark sin consultar al Departamento Legal.
Muchos países poseen leyes que reglamentan o incluso
prohíben este tipo de actividad (consulte Regalos,
entretenimiento y otros favores en este Código).
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política sobre declaraciones públicas
con implicancia para la compañía; Instructivo de la
política sobre declaraciones públicas con implicancia
para la compañía; Política anticorrupción; Instructivo de
la política anticorrupción.
P.
He visto actividades en Kimberly-Clark
que pueden comprometer el medio ambiente o
crear un peligro para el medio ambiente. ¿Qué
debo hacer?
R. Infórmelo al líder de su equipo. Si tiene
conocimiento de alguna posible violación a la
ley o las políticas o los procedimientos de la
compañía, es su responsabilidad informarlo.
Se investigará el incidente o condición y, si es
necesario, se corregirá. Recursos para realizar
preguntas o informar sobre inquietudes
18
NEGOCIOS
A NIVEL
INTERNACIONAL
Al ser una compañía global que
frecuentemente mueve personal,
productos, tecnología, software,
información, dinero, equipos y piezas
de repuesto entre fronteras nacionales,
estamos comprometidos con acatar
todas las leyes y reglamentaciones
aplicables independientemente
de donde estemos
ubicados.
Si participa en el movimiento de personal, productos,
tecnología, software, información, dinero o equipos
entre fronteras:
•Debe
conocer y cumplir con todas las leyes y
reglamentaciones aplicables sobre importación/
exportación.
• No
debe participar en ninguna conducta prohibida.
• Debe
informar al Departamento Legal todas las
solicitudes relacionadas con boicoteos.
Contacte al Departamento Legal o al Departamento de
Exportaciones para obtener una asistencia actualizada
en caso de que no tenga certeza con respecto a sus
obligaciones.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: El Manual de Kimberly-Clark sobre
controles de exportaciones y sanciones económicas;
Herramienta de clasificación de asistencia médica;
Herramienta de clasificación de consumidores;
Herramienta de clasificación de telas no tejidas;
Herramienta de clasificación de profesionales; Lista de
alerta para control de exportaciones de tecnología de
la información; el Manual antiboicot de Kimberly-Clark y
Programas de seguridad de la cadena de suministro.
P.
Estamos dando inicio a un nuevo sitio web
de comercio electrónico para vender productos
directamente a los consumidores. Para
administrar eficientemente la base de datos con
información de los consumidores, queremos
contratar un proveedor de servicio situado en
otro país. ¿Esto representaría un problema?
R. Depende. Consulte con el Departamento
Legal. Si la base de datos que contiene
información de consumidores se va a compartir
con el proveedor de servicio en un país
diferente, puede que haya cuestiones sobre
confidencialidad de la información. Cada país o
región tiene diferentes estructuras reglamentarias
para asegurar que se mantenga la privacidad
de la información personal. En algunos países, si
exportamos datos de consumidores de un país a
otro podríamos estar violando reglamentaciones
sobre privacidad.
19
CONDUCTA FRENTE A NUESTRA COMPAÑÍA
NUESTRA INFORMACIÓN
Y RECURSOS DE LA COMPAÑÍA
Cada uno de nosotros tiene la obligación de proteger
los recursos de la Compañía y evitar conflictos de
intereses con la Compañía.
CONFLICTOS DE INTERESES
Al desempeñar las actividades comerciales de la
compañía, cada uno de nosotros debe actuar en función
de los intereses de la compañía y debe evitar cualquier
conflicto de intereses real, posible o percibido. Un conflicto
de intereses surge cuando los intereses, actividades o
relaciones personales interfieren con nuestra actividad
y lealtad hacia Kimberly-Clark. Algunos conflictos de
intereses son evidentes, como aceptar un soborno a
cambio de otorgar un negocio con Kimberly-Clark a un
proveedor. Otros conflictos de intereses pueden ser menos
evidentes, como realizar negocios con una empresa que
pertenece a un familiar cercano, incluso si dicha empresa
parece ofrecer el mejor valor. Cualquier inquietud que tenga
con respecto a conflictos de intereses reales, posibles o
percibidos debe discutirla con el líder de su equipo o el
Departamento Legal. Cada uno de nosotros:
•Debe evitar las acciones que creen —o incluso parezcan
crear— conflictos de intereses con la compañía.
• Nunca
debe usar su cargo en Kimberly-Clark para
obtener una ganancia personal inadecuada.
• Si cree que usted, un familiar, otro empleado de Kimberly-
Clark o socio comercial de Kimberly-Clark tiene un
conflicto de intereses real, potencial o percibido, póngase
en contacto con el líder de su equipo o el Departamento
Legal y pida que revisen la relación.
Estos son algunos ejemplos de conflictos de intereses
potenciales o reales:
Empleo fuera de la Compañía
•Usted
o un familiar cercano es empleado de un
competidor, proveedor o cliente, le brinda servicios o
recibe pagos de él.
• Usted
tiene un empleo o intereses comerciales fuera
de la compañía que interfieren en su capacidad de
hacer su trabajo en Kimberly-Clark (por ejemplo,
hacen que pase que debe dedicar a Kimberly-Clark
en su empleo fuera de la compañía).
• Lleva
a cabo negocios paralelos para su beneficio
personal (no para Kimberly-Clark) con algún
proveedor, cliente o contratista de Kimberly-Clark.
Intereses financieros
•Usted
o un familiar cercano tiene una inversión u
otro interés financiero en un proveedor, competidor o
cliente privado de Kimberly-Clark.
• Usted
o un familiar poseen más del 1% de las
acciones de un competidor, proveedor o cliente de
Kimberly-Clark.
P.
Un amigo mío que es propietario de un
proveedor de Kimberly-Clark me pidió que
invierta en su compañía. ¿Puedo hacer esta
inversión siempre que declare mi interés en
Kimberly-Clark?
R. No. La inversión en un proveedor de
Kimberly-Clark constituye un conflicto de
intereses y la divulgación de dicho interés no
elimina este conflicto.
P.
Un proveedor me ha invitado a participar
como orador en uno de sus encuentros. ¿Esto
está bien?
R. Depende. Obtenga la aprobación del líder
de su equipo antes de dar charlas en eventos
externos. No divulgue ninguna información
confidencial al presentarse ante personas ajenas
a la compañía. No acepte ningún pago si esto
pudiera causar un conflicto de intereses, como
por ejemplo, que el proveedor obtenga un
tratamiento favorable por parte de Kimberly-Clark.
• Usted
o un familiar cercano poseen una empresa que
tiene una relación comercial con Kimberly-Clark.
20
Estos son algunos ejemplos de conflictos de intereses
potenciales o reales:
Servicio Público
•Usted
es voluntario de una entidad benéfica u otra
organización que está considerando una cuestión
que involucra a Kimberly-Clark.
recauda dinero para obras de beneficencia
durante el horario laboral (excepto cuando KimberlyClark lo patrocine).
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política sobre conflictos de intereses,
regalos y divulgación de información confidencial;
Instructivo de la política sobre conflictos de intereses,
regalos y divulgación de información confidencial;
Manual de contratación y administración de suministros.
• Usted
• Usted
pide a clientes o proveedores que realicen
donaciones de beneficencia (excepto cuando
Kimberly-Clark lo patrocine).
• Clientes
o proveedores le piden que realice
donaciones de beneficencia (excepto cuando
Kimberly-Clark lo patrocine).
Discursos y presentaciones
•Le
ofrecen honorarios por dar discursos o hacer
presentaciones en relación con su trabajo para
Kimberly-Clark.
Relaciones personales
•Usted
supervisa a un familiar cercano o su pareja, o
es supervisado por un familiar cercano o su pareja.
• Usted
está pensando en contratar a un familiar cercano o a su pareja como empleado o contratista.
Comisiones
•Usted
está pensando en aceptar un nombramiento
para una comisión, pero le preocupa que el
compromiso pueda interferir en su trabajo.
• Usted
forma parte de una comisión que está
analizando una decisión que puede afectar a
Kimberly-Clark.
Relaciones políticas
•Usted
trabaja en una campaña política durante el
horario laboral.
expresa opiniones políticas en un entorno donde
u audiencia puede pensar que está hablando en
nombre de Kimberly-Clark.
P.
Mi hermano es contratista eléctrico y se
encuentra cerca de una de nuestras fábricas.
Desea brindar servicios a la fábrica. ¿Puede
brindar servicios en las instalaciones de
Kimberly-Clark?
R. Depende. Su hermano puede presentarse
en Kimberly-Clark para ofrecer sus servicios,
siempre que usted no sea el responsable de
procurar dichos servicios y usted no participe
en el proceso de selección. La compañía de
su hermano deberá pasar por el proceso de
selección establecido y reunir los criterios de
Kimberly-Clark. Debe informar al líder de su
equipo acerca de esta situación.
P.
Mi esposa es dueña de una compañía
que ha proporcionado durante muchos años
servicios de logística para la fábrica donde
me desempeño como gerente de compras.
Informé a Kimberly-Clark acerca de esto
cuando comencé a trabajar en Kimberly-Clark y
me dijeron que no había ningún problema. Sin
embargo, en los últimos dos años el negocio
de mi esposa ha crecido significativamente
y su compañía ahora proporciona un 70% de
los servicios de logística de la fábrica. ¿Sigue
estando todo bien?
R. Depende. Aquí hay un claro conflicto de
intereses que puede ser dañino para
Kimberly-Clark. Debe dirigirse al Departamento
Legal para obtener más asistencia.
•
Usted
• Usted
realiza contribuciones o pagos a partidos o
candidatos políticos en nombre de Kimberly-Clark.
CONSEJO DE CONDUCTA
No envíe por correo electrónico fotografías de
procesos, equipos o maquinaria de la
compañía a terceros sin previa autorización.
21
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Nuestras compañías operan en una variedad de
mercados complejos y competitivos. Todos los empleados
necesitan tener en cuenta que la información confidencial
y los secretos comerciales deben protegerse de la misma
manera que se hace con otros activos de la compañía.
La información confidencial debe mantenerse en estricta
confidencialidad y que debe tenerse una prudencia
razonable al tratar dicha información para evitar una
divulgación involuntaria o inadecuada.
Asumimos el compromiso de proteger la información
confidencial. Al realizar nuestro trabajo, muchos tenemos
acceso a información confidencial, la cual incluye:
•Planes
comerciales, incluyendo posibles
adquisiciones o disposiciones.
• Estrategias
de precios.
• Información
• Solicitudes
financiera.
de patentes o marcas registradas.
• Desarrollo
o investigación de productos e información
sobre desarrollos.
•
Sea
cauteloso al hablar de los negocios de la
compañía en público, como en elevadores, aviones y
restaurantes, y al usar teléfonos celulares.
•No
use su computadora portátil en un avión para
trabajar con asuntos de la compañía cuando alguien
pueda ver la pantalla.
•Derive
cualquier pregunta de inversores, analistas
o de los medios a Comunicaciones Corporativas o
Relaciones con Inversores.
• Derive
las preguntas externas que parezcan solicitar
información confidencial al Departamento de
Seguridad Global.
• No
deje que nadie acceda a las instalaciones de la
Compañía sin la adecuada autorización por escrito.
• No
use información no pública acerca de KimberlyClark para negociar acciones o títulos valor.
• Consulte
con el Departamento Legal en caso de que
tenga preguntas acerca de si es apropiado comprar
o vender acciones de la compañía.
No divulgue ninguna información comercial confidencial
a nadie fuera de la compañía, incluso a miembros
de su propia familia, a menos que dicha divulgación
sea para un fin comercial legítimo, esté debidamente
autorizada, incluyendo -si corresponde-, que esté
sujeta a un acuerdo de confidencialidad escrito. Esta
información no debe utilizarse de ninguna otra forma
que para el desempeño de los deberes laborales de
alguien. Incluso al interior de la compañía y entre los
compañeros de trabajo, la información confidencial solo
debe compartirse cuando se necesite.
Las herramientas mediáticas tales como sitios de
redes sociales, blogs o wikis están sujetas a las
mismas normas que cualquier otra comunicación. No
publique información acerca de adquisiciones, retiros
de productos del mercado, cambios organizacionales,
relaciones con los clientes o proveedores, información
financiera o información personal de los empleados
(dirección, números de teléfono, números de
identificación del empleado, etc.), ya que una vez
publicada, esta información puede estar disponible
para cualquier persona del mundo, incluidos nuestros
competidores, incluso si la publicación se elimina
después. Debe asumir que la información de la
compañía es confidencial a menos que tenga la certeza
de que es la propia compañía quien hizo pública la
información. Además, todos los archivos, registros e
informes creados o adquiridos en el transcurso del
empleo pertenecen a la compañía.
La divulgación de información comercial, como
adquisiciones, retiros de productos del mercado,
cambios organizacionales, relaciones con los clientes
o proveedores, información financiera o información
personal de los empleados (dirección, números de
teléfono, números de empleados) o cualquiera otra
información sensible fuera de la compañía podría
perjudicar la posición competitiva de la compañía y
a sus accionistas. Colabore en la protección de la
información confidencial:
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Procedimientos de negociación con
información confidencial; Política sobre declaraciones
públicas con implicancia para la compañía; Instructivo
de la política sobre declaraciones públicas con
implicancia para la compañía; Política de contratación;
Instructivo de la política de contratación; Administración
de registros corporativos; Política de creación, retención
y destrucción de registros; Pauta de Seguridad Global
sobre información de propiedad y Política sobre
confidencialidad de la información.
• Información
• Métodos
sobre empleados y salarios.
de fabricación.
22
P.
Tengo un blog personal donde comparto
mis ideas y sentimientos con mis amigos. ¿Qué
debo tener en cuenta antes de incluir cualquier
información relacionada con el trabajo?
R. Tenga cuidado. Las herramientas
mediáticas tales como blogs, wikis y sitios de
redes sociales están sujetas a las mismas normas
que cualquier otra comunicación. No divulgue
ninguna información comercial confidencial. Por
ejemplo, no escriba acerca de adquisiciones,
retiros de productos del mercado, cambios
organizacionales, relaciones con los clientes o
proveedores, información financiera, información
personal de los empleados (dirección, números
de teléfono, números de identificación del
empleado) ni cualquier otra información privada o
confidencial.
P.
Recientemente hice una presentación
ante la gerencia senior acerca de la posible
adquisición de una compañía. El equipo a
cargo del proyecto solicitó que coloque esta
presentación en un sitio de Sharepoint. ¿Esto
está bien?
R. Tenga cuidado. Antes de colocar
información confidencial en un sitio de
Sharepoint, tiene la responsabilidad de
asegurarse de que el acceso esté restringido
de manera que solo puedan verla el equipo a
cargo del proyecto y otro personal autorizado.
Si alguna vez tiene acceso a información en un
sitio de Sharepoint que cree que debería estar
restringida, debe notificarlo de inmediato al
Departamento Legal.
CONSEJO DE CONDUCTA
Tenga cuidado de lo que comparte fuera de
Kimberly-Clark. En algunas circunstancias,
incluso compartir el nombre, número de
teléfono y la dirección de correo electrónico de
un colega puede considerarse inapropiado.
Podría perjudicar a la compañía, crear
problemas legales e incluso perjudicar a su
colega. Contacte al Departamento Legal antes
de sacar de la compañía cualquier información
potencialmente confidencial de Kimberly-Clark.
23
USO DE LOS RECURSOS DE LA COMPAÑÍA
Asumimos el compromiso de proteger los recursos que
están bajo nuestro control. Los recursos de la compañía
incluyen, a modo de ejemplo:
• Equipos,
maquinaria, herramientas y repuestos.
• Inventario
y suministros de productos.
• Teléfonos,
copiadoras y máquinas de fax.
• Computadoras,
computadoras portátiles, teléfonos
celulares, tabletas, impresoras y otros recursos
tecnológicos.
• Sistemas
y herramientas de acceso a correo
electrónico e Internet.
• Información
y registros confidenciales.
• Invenciones
e ideas.
• Marcas
comerciales, derechos de autor y patentes.
• Secretos
y planes comerciales.
• Cuentas
por cobrar.
• Relaciones
comerciales.
• Reputación.
Cada uno de nosotros:
•Debe
utilizar los recursos de la compañía de
forma responsable para garantizar que no se usen
indebidamente o se desperdicien; siempre respetar y
proteger la reputación de la compañía.
• Debe
administrar adecuadamente los presupuestos,
gastos y otros fondos.
• Debe seguir las normas y políticas de gastos Kimberly-
Clark en materia de viajes, las cuales están pensadas
para maximizar la eficiencia y minimizar los costos.
• Debe estar atento a los procedimientos de seguridad y estar
alerta ante situaciones que puedan provocar pérdidas, robos
o uso indebido de los recursos de la compañía.
• Debe
hacer un uso personal mínimo de los recursos
de Kimberly-Clark. Se permite el uso personal
ocasional de las computadoras para enviar correo
electrónico o acceder a Internet, copiadoras,
máquinas de fax y teléfonos, siempre que dicho uso
no lo distraiga de sus responsabilidades laborales
y que se adapte a las políticas y procedimientos de
Kimberly-Clark.
• No debe permitir que otras personas, incluidos amigos
familiares, usen los recursos de Kimberly-Clark.
computadora de Kimberly-Clark y nunca debe dar su
contraseña a nadie.
• En
las computadoras y dispositivos móviles de
Kimberly-Clark solo debe usarse software con
licencia. No debe copiarse software de un dispositivo
a otro a menos que la licencia del software lo permita.
• Debe tratar los activos de la compañía con cuidado y evitar
cualquier uso que pueda provocar pérdidas o daños.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Instructivo sobre actividades financieras
corporativas; Política sobre el uso aceptable de Internet;
Política sobre el uso de correo electrónico; Pautas
para el uso del correo electrónico; Política de recursos
de sistemas de información; Política sobre ideas no
solicitadas; Pautas para la protección de activos y
bienes; Procedimientos de seguridad; Declaración de
responsabilidad; Política sobre confidencialidad de la
información; Estándares de TI globales.
P.
Acabo de recibir un correo electrónico
de mi líder de equipo donde se mofa de la
apariencia de otro empleado. Creí que era
divertido y lo envié a otras personas de mi lista
de contactos. ¿He mal utilizado recursos de la
compañía el enviar este correo electrónico?
R. Sí. El envío o reenvío de correos electrónicos
con chistes o contenido inapropiados constituye
un mal uso de recursos de la compañía y, por
lo tanto, representa una violación al Código de
Conducta. Si recibe estos correos electrónicos,
elimínelos. Y si se siente cómodo hablando con
su líder de equipo, déle sus comentarios y pídale
que no envíe más correos de ese tipo.
P.
Estoy haciendo trabajo voluntario para un
hospital local. Todos los meses necesitan que
haga copias de folletos. Si traigo papel de mi
casa, ¿puedo usar los equipos de la oficina?
R. Depende. Puede aceptarse el uso
incidental ocasional, pero esto parece ser una
actividad regular. Aunque usted use su propio
papel, de todos modos usaría los recursos de
Kimberly-Clark, como los cartuchos, la tinta y
la banda ancha. Por ello, debe verificar con el
líder de su equipo o con el Departamento Legal
para determinar si esto va en el interés de
Kimberly-Clark.
• Debe
usar siempre su propia ID de usuario
y contraseña mientras se encuentre en una
24
REGALOS, ENTRETENIMIENTO
Y OTROS FAVORES
La aceptación o entrega de regalos, entretenimiento u
otros favores puede crear un conflicto de intereses potencial,
percibido o real o incluso puede violar las leyes locales.
“Regalos, entretenimiento y otros favores” significa cualquier
cosa de valor. Algunos ejemplos son: comidas, alojamiento,
descuentos, premios, viajes, boletos, dinero -en cualquiera
de sus formas-, acciones o productos de Kimberly-Clark.
En la política local de su región podrá encontrar el monto
máximo para regalos, entretenimiento y otros favores, que
puede aceptar o entregar.
Aceptación de regalos, entretenimiento o favores
IEs posible que durante sus actividades laborales en KimberlyClark reciba ofrecimientos de regalos, entretenimiento u otros
favores de sus clientes, proveedores, vendedores u otros
contactos comerciales. Aunque puede sentir que al aceptar
estas cosas no se vería afectada su conducta, esto hace que
algunas personas sientan que deben hacer algo a cambio.
Esto podría afectar la capacidad para tomar decisiones
comerciales objetivas en función de los intereses de KimberlyClark. Para impedir dichas situaciones, debe cumplir con las
siguientes pautas:
En general, los únicos tipos de regalos o entretenimiento que
puede aceptar de cualquier persona que tenga o pueda
tener una relación comercial con Kimberly-Clark son:
•Regalos
infrecuentes de escaso valor, tales como
lapiceras, calendarios o pequeños artículos de
promoción relacionados con el negocio.
• Comidas
ocasionales de precio razonable con un
contacto comercial.
• Asistir
a deportes locales, al teatro o a otros eventos
culturales con un contacto comercial.
Si no tiene la certeza en cuanto a si es adecuado o no
aceptar un regalo, comida o evento, trate el tema con el
líder de su equipo o contacte al Departamento Legal.
Cada uno de nosotros no debe:
•Aceptar
nada de un contacto comercial que pueda
hacernos sentir que debemos hacer, o prometer
hacer, algo a cambio.
•
Aceptar
nada a cambio de otorgarle a alguien un
egocio con Kimberly-Clark.
.
Si recibe algo que no reúne estas pautas, debe
devolverlo y explicar que nuestra política no permite
conservarlo. Si devolverlo violaría una costumbre social,
consulte al líder de su equipo o a Recursos Humanos
acerca de si puede donarlo a una obra de beneficencia
u otra solución. Si no está seguro de si el regalo,
entretenimiento o favor ofrecido viola estas pautas
o la política local, consulte al líder de su equipo o al
Departamento Legal.
P.
Ofrezco a un proveedor una costosa
entrada para el Mundial de Fútbol a costo de
Kimberly-Clark y después acepto del mismo
proveedor una entrada aún más costosa a las
Olimpiadas. ¿Eso está bien?
R. No. Las dos cosas están mal. No debe
ofrecer regalos costosos a proveedores, y solo
porque le dieron un regalo costoso no tiene que
aceptar un regalo aún más costoso.
P.
Un proveedor que desea realizar negocios
con Kimberly-Clark me lleva a almorzar al
menos dos veces al mes. ¿Esto está bien?
R. Depende. No hay problema en aceptar
invitaciones a almorzar si se está encontrando
para hacer un negocio, pero las comidas
frecuentes o extravagantes pueden dar la
impresión de crear un conflicto de intereses.
Consulte al líder de su equipo si un proveedor
constantemente lo invita a almorzar. Informe al
proveedor acerca de la existencia del Código
y solo tenga almuerzos ocasionales con
proveedores.
P. Un proveedor ofreció enviarme a mi hogar
los materiales excedentes de un proyecto
que terminó. El proyecto finalizó y KimberlyClark simplemente desecharía los materiales
excedentes de todos modos. ¿Esto está bien?
R. No. Nunca acepte artículos de
proveedores de Kimberly-Clark para uso
personal.
25
Ofrecimiento de regalos, entretenimiento o favores
Asumimos el compromiso de ganar negocios en función
de las características, beneficios y calidad superiores
de nuestros productos y servicios. Ofrecer regalos,
entretenimiento o favores para ganar o mantener un
negocio no es ético y puede ser ilegal. No obstante,
existen casos en los que puede ofrecerse un regalo o
entretenimiento modesto a un contacto comercial para
crear o mantener una relación comercial y la buena
voluntad, pero este debe ser algo mínimo.
En general:
•No
ofrezca regalos, entretenimiento ni favores a la
misma persona o compañía, excepto que lo haga
ocasionalmente.
• Limite
los regalos, entretenimientos y favores a lo que
sea razonable y apropiado según las circunstancias.
• No
ofrezca regalos, entretenimiento ni favores si lo
está haciendo para que la otra persona se sienta
obligada a otorgarle un negocio a Kimberly-Clark.
• No
ofrezca regalos ni entretenimientos que puedan
parecer una violación al compromiso asumido por
nosotros de respetarnos mutuamente
• Asegúrese
de no estar violando la política de regalos
y entretenimiento de la otra compañía.
• Nunca
proporcione efectivo, cheques, giros postales,
certificados de regalo, préstamos ni otros tipos de
dinero o equivalente de dinero.
• Asegúrese
de cumplir con la política local aceptable
de su región o país.
CONSEJO DE CONDUCTA
Aceptar regalos costosos de un proveedor,
incluido un juego de vajilla italiano o chino
por un valor de 500 dólares, dio origen a
desvinculaciones.
26
REGALOS, ENTRETENIMIENTO O FAVORES
A FUNCIONARIOS PÚBLICOS
Casi todos los países poseen leyes para prevenir
los sobornos y la corrupción. Además, las leyes
anticorrupción de algunos países pueden aplicarse
no solo a acciones que realicen empleados de
Kimberly-Clark dentro de estos países, sino también
a acciones que realicen en países extranjeros
subsidiarias de Kimberly-Clark y otros que trabajan
a nombre de Kimberly-Clark o para ella. La violación
de dichas leyes anticorrupción podría hacer que la
Compañía reciba sanciones severas y podría perjudicar
significativamente nuestra reputación.
No debe ofrecer, prometer o entregar, ya sea de manera
directa o indirecta, nada de valor, sin importar el monto,
para inducir o influenciar la decisión de un funcionario
público o para garantizar una ventaja inapropiada.
Algunos ejemplos de pagos que pueden estar
prohibidos son los pagos en efectivo, regalos, comidas,
entretenimiento, oportunidades comerciales, productos
de la Compañía, ofertas de empleo y contribuciones a
organizaciones benéficas, entre otros. Además, no debe
realizar “pagos de facilitación” o “pagos de agilización”
a funciones públicos. Todas estas actividades podrían
considerarse sobornos o corrupción.
Si el funcionario público se considerara un profesional
de asistencia médica, podrían aplicarse normas aún
más estrictas para las interacciones con dicha persona.
No entregue o acepte sobornos e impida que otros
lo hagan. El Departamento Legal puede brindar
asesoramiento acerca de lo que prohíbe el Código o la
ley. Kimberly-Clark también ha adoptado varias políticas
que brindan más orientación.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política sobre conflictos de intereses,
regalos y divulgación de información confidencial;
Instructivo de la política sobre conflictos de intereses,
regalos y divulgación de información confidencial;
Política anticorrupción; Instructivo de la política
anticorrupción y Pautas para la interacción con
profesionales de asistencia médica.
P. ¿Quién es un funcionario público?
R. Un funcionario público es cualquier
persona empleada por cualquier gobierno,
empresa del Estado o partido político, como
por ejemplo, agentes, inspectores de medio
ambiente y salud, oficiales de aduana,
empleados postales, integrantes de un cuerpo
legislativo y empleados de hospitales estatales.
P.
La única forma en que puedo obtener
una visa a tiempo para hacer un viaje de
negocios a otro país es si realizo un pago extra
a un funcionario de la embajada de ese país.
¿Puedo hacerlo?
R. No. Las leyes de la mayoría de los países
prohíben este tipo de pagos y la compañía
prohíbe que se hagan en cualquier país.
P.
El alcalde de nuestra ciudad vendrá
a visitar la planta para la ceremonia de
inauguración de nuestras nuevas instalaciones.
¿Puedo entregarle como obsequio una bolsa
llena de muestras de nuestros productos?
R. Depende. Muchas leyes locales y códigos
de ética prohíben a los funcionarios aceptar
regalos, aunque sean pequeños. La prohibición
en materia de regalos a funcionarios públicos
está contemplada por la ley sobre prácticas
de corrupción en el extranjero (Foreign Corrupt
Practices Act) de los EE.UU. y se aplica siempre
que están destinados a influenciar una decisión.
Dado que esta es un área complicada y las
sanciones pueden ser severas, debe consultar al
Departamento Legal antes de ofrecer regalos a
un funcionario público.
P.
Me dijeron que debía pagar un monto
adicional a un oficial de aduana para poder pasar
productos por la aduana. ¿Puedo hacerlo?
R. No. Las leyes de la mayoría de los países
prohíben este tipo de pagos bajo cualquier
circunstancia, y la Compañía también prohíbe
este tipo de pagos en cualquier país.
27
RETENCIÓN DE REGISTROS
Asumimos el compromiso de crear registros de la
Compañía que presenten de forma exacta y honesta
nuestras actividades y transacciones, y luego mantener
dichos registros durante el tiempo requerido por la
ley o conforme a nuestros cronogramas de retención
de registros. Nuestros cronogramas de retención
de registros pueden encontrarse en el sitio web de
administración de registros corporativos.
Algunos ejemplos de registros de la compañía son:
•Contratos.
R. No. Todos debemos desechar registros,
• Facturas.
• Registros
• Informes
• Libretas
P.
Nuestra política de retención de registros
establece que solo deberíamos mantener
correos electrónicos durante cierto tiempo,
pero me gustaría transferir todos mis correos
electrónicos a una memoria miniatura y
guardarlos para siempre. No ocuparía espacio
de almacenamiento de Kimberly-Clark. ¿Está
bien considerando que sé que necesitaré
algunos de mis correos electrónicos después
de que haya expirado el período de retención?
de empleo.
de gastos.
como los correos electrónicos, cuando la
ley o nuestros cronogramas de retención de
registros establezcan que ya no es necesario
mantenerlos.
de laboratorio.
• Documentación
• Informes
de fabricación y producción.
• Registros
• Pruebas
de calidad.
de investigación y desarrollo.
• Registros
• Informes
de importación/exportación.
ambientales.
de actividades de ventas.
De conformidad con lo exigido por las leyes aplicables,
la compañía posee políticas sobre la administración, el
mantenimiento y la retención adecuados de los registros,
y cada uno de nosotros es responsable de cumplir con
tales políticas. Esto significa que los registros deben
ser veraces y correctos, deben mantenerse y estar a
disposición de aquellas personas que los necesiten
para sus trabajos, y deben eliminarse adecuadamente
cuando ya no sea necesario mantenerlos en virtud de la
ley o según lo requerido por nuestros cronogramas de
retención de registros.
28
INFORMES FINANCIEROS
Kimberly-Clark tiene el compromiso de proporcionar una
divulgación de información financiera veraz, precisa y
oportuna. La presentación de información financiera
requiere el más alto estándar de veracidad y honestidad.
La integridad de la contabilidad y los registros
financieros de la compañía se basa en la precisión
y totalidad de información básica que respalda las
entradas en los libros y cuentas de la compañía. El
daño efectuado a la reputación de la compañía y sus
inversores por la presentación de informes fraudulentos
o engañosos puede ser severo.
Los informes financieros deshonestos pueden dar
origen a sanciones civiles o penales a las personas
involucradas y a la compañía. La presentación de
información falsa o engañosa en informes financieros
internos o externos está estrictamente prohibida.
Todos los empleados tienen el deber de garantizar
nuestra integridad financiera:
•
Garantice
que las transacciones estén debidamente
autorizadas y que se registren de manera oportuna.
• Proteja
debidamente los activos de la compañía y
compare regularmente los registros de activos con los
activos reales.
• Envíe,
o apruebe, solo gastos de negocios válidos
para su reembolso.
• Siga
las instrucciones sobre finanzas corporativas
para asegurar la precisión y confiabilidad de los
registros contables.
• Tome
decisiones contables basado en las normas de
contabilidad y las políticas de Kimberly-Clark.
• No
haga declaraciones o entradas falsas o sin
fundamento en los libros y registros de nuestra
compañía o en alguna declaración pública, ni en
alguna correspondencia interna o externa.
Si se da cuenta de que hay alguna omisión, falsificación
o inexactitud de información registrada, comunique
de manera inmediata la información de acuerdo con
Protocolo para informar y escalar problemas del Código
de Conducta.
Para obtener más información, lea la siguiente
documentación: Política de creación, retención y
destrucción de registros; Administración de registros
corporativos; Políticas y prácticas contables;
Instrucciones sobre finanzas corporativas; Política de
control interno; Reembolso de gastos
(CFI 27-50); Política sobre reembolso de gastos;
Política anticorrupción.
P.
Es casi fin de año y me queda dinero en mi
presupuesto. ¿Puedo pagar por anticipado un
gasto que sé que tendré el año que viene, para
que se aplique al presupuesto de este año?
R. No. Debe registrar los gastos en el período
contable correcto. Cargue las actividades en
el año en el que se produzcan. Si debe pagar
por anticipado este año una actividad que se
producirá el próximo año, comuníquese con
su equipo de finanzas local para registrar el
concepto como un gasto prepagado.
P.
El líder de mi equipo nos pidió que
trabajáramos todas las horas que fuera necesario
para alcanzar nuestra meta de producción,
pero parece haber una “norma no escrita” que
establece que las horas extra están prohibidas y
sólo debemos introducir las 40 horas en nuestros
informes de horas. ¿Qué debo hacer?
R. Infórmelo. Siempre debe informar las
horas reales que trabaje, de conformidad
con las políticas, las leyes y los acuerdos de
negociación colectiva locales. Si su equipo
está trabajando horas extra, debe informarlas
con exactitud. Si no se ha aprobado el trabajo
en horas extra, debe dejar de trabajar cuando
finalice su turno. Nunca trabaje “fuera de
horario”. Recursos para realizar preguntas o
informar sobre inquietudes
P.
La líder de mi equipo me pidió que prepare
una orden de compra de 40.000 dólares, pero
ella sólo tiene autoridad para aprobar hasta
20.000. ¿Puedo dividir el pedido en dos
órdenes de compra para evitar tener que
obtener la aprobación de un nivel más alto?
R. No. Cree la orden de compra de 40.000
dólares y obtenga las aprobaciones necesarias.
Si le incomoda enfrentarse con la líder de su
equipo, infórmelo al Departamento Legal o la
Línea del Código de Conducta. Recursos para
realizar preguntas o informar sobre inquietudes
29
PREVENCIÓN DE FRAUDES
Todas las actividades fraudulentas están estrictamente
prohibidas. Kimberly-Clark espera que los empleados:
•Actúen
con honestidad e integridad al trabajar con
materiales, fondos y sistemas de informes financieros
de la compañía.
• Prevengan,
detecten e informen sobre fraudes.
Algunos ejemplos de fraude son los siguientes:
•Robar
dinero en efectivo, artículos de inventario,
productos u otros activos.
• Uso
de fondos de la compañía para comprar equipos,
suministros o materiales par beneficio personal.
• Recibir
dinero o regalos de proveedores a cambio de
otorgarles un negocio con Kimberly-Clark.
• Presentar
pedidos de reembolso falsos o engañosos.
• Seguir
percibiendo la indemnización por accidente ó
enfermedad cuando el trabajador ya está reintegrado
de su licencia.
• Cancelar
activos o deudas recuperables.
• Usar
los activos de la Compañía para beneficio
personal.
• Registrar
P.
Un cliente me pidió que registre ventas este
mes para entregas que haremos el próximo
mes. ¿Qué debo hacer?
R. No lo haga. Esto puede afectar nuestros
resultados financieros y se considera fraude.
Analícelo con el líder de su equipo, para que
sepan las dificultades que está enfrentando con
este cliente.
P.
Durante el fin de semana, usé
accidentalmente mi tarjeta de crédito
corporativa para echar bencina a mi vehículo
personal. ¿Voy a tener problemas?
R. No. Todos cometemos errores. Solo
asegúrese de indicar esto en su siguiente
informe de gastos y entregue el pago para
cubrir los gastos. Sin embargo, si este es un
problema habitual, pueden tomarse medidas
disciplinarias.
ventas antes de que la venta se entregue/
gane.
• Falsificar
las tarjetas de registro de horas o el informe
de horas.
• Efectuar
entradas no válidas en el sistema contable.
• Autorizar
o recibir pagos por artículos no recibidos o
servicios no prestados.
• Autorizar
o recibir pagos por horas no trabajadas o
gastos no efectuados y documentados.
• Falsificación
de cualquier tipo.
30
La política de Kimberly-Clark es hacer lo correcto
Leer el código es solo el comienzo. Esperamos que
todos actúen de forma ética, legal y cumpliendo todo
el tiempo con el Código de Conducta. La política de
Kimberly-Clark es hacer lo correcto. Cada uno de
nosotros es responsable de cumplir con el Código
de Conducta, de informar de cualquier sospecha
de violaciones a sus preceptos y de cooperar con la
Compañía en la investigación de posibles violaciones.
Nadie puede perder su trabajo o sus beneficios, ni
ser descendido, suspendido, amenazado, acosado o
discriminado por presentar de buena fe una inquietud
relacionada con el Código de Conducta.
El Código tiene por objeto brindar orientación sobre
lo que es correcto en el trato con los clientes, los
proveedores, otros empleados, los competidores
y el público en general. Existen diversos recursos
disponibles para responder a sus preguntas o para
informar sobre violaciones a los preceptos normativos
de la compañía; Consulte la sección Recursos para
realizar preguntas o informar sobre inquietudes del
Código.
31
NÚMEROS DE LA LÍNEA DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
País
Código de acceso
Número gratuito
Austria.................................................................. 0800-200-288..................................................................... 800-482-6020
Ecuador (Andinatel)............................................. 1-999-119........................................................................... 800-482-6020
Ecuador (Pacifictel).............................................. 1-800-999-119.................................................................... 800-482-6020
Guatemala............................................................ 138-126 o 999-91-90.......................................................... 800-482-6020
Honduras ............................................................. 800-0123 ............................................................................ 800-482-6020
India ..................................................................... 000-117 .............................................................................. 800-482-6020
Japón (KDDI) ....................................................... 00-539-111 ........................................................................ 800-482-6020
Japón (Softbank) ................................................. 00-665-5111 ...................................................................... 800-482-6020
Nicaragua ............................................................ 1-800-0164 ........................................................................ 800-482-6020
Paraguay ............................................................. 008-11-800 ........................................................................ 800-482-6020
Rusia .................................................................... 8^10-800-110-1011 ........................................................... 800-482-6020
Rusia (Moscú) ..................................................... 363-2400 ............................................................................ 800-482-6020
Arabia Saudita ..................................................... 1-800-10 ............................................................................ 800-482-6020
Turquía ................................................................. 0811-288-0001 .................................................................. 800-482-6020
Ucrania ................................................................ 8 ^ 100-11 ......................................................................... 800-482-6020
Venezuela ............................................................ 0 800 2255 288 .................................................................. 800-482-6020
Vietnam ................................................................ 1-201-0288 ........................................................................ 800-482-6020
La marca “^” que aparece en algunos códigos significa que debe esperar el segundo tono de marcado.
País .............................................. Número gratuito
País .............................................. Número gratuito
Argentina ...................................... 0-800-444-3594
Argentina ...................................... 0-800-444-3594
Australia ........................................ 1-800-082-171
Bahréin.......................................... 8000-4149
Bélgica.......................................... 0800-7-2974
Bolivia ........................................... 800-100420
Brasil ............................................. 0800-891-4205
Canadá.......................................... 1-800-482-6020
Chile ............................................. 1230-020-5512
China (Norte) ................................ 10-800-711-0649
China (Sur) ................................... 10-800-110-0590
Colombia ...................................... 01-800-912-0114
Costa Rica .................................... 0-800-011-1094
República Checa .......................... 800-142-323
República Dominicana ................. 1-800-482-6020
El Salvador ................................... 800-6267
Alemania ....................................... 0800-181-5936
Grecia ........................................... 00-800-11-008-3594
Hong Kong ................................... 800-903071
Hungría ......................................... 06-800-18318
Indonesia ...................................... 001-803-1-008-3594
Israel ............................................. 180-941-3594
Italia .............................................. 800-788427
Jamaica ........................................ 1-800-482-6020
Corea ............................................ 00798-1-1-008-3594
Malasia ......................................... 1-800-81-2478
México .......................................... 001-800-482-6020
Países Bajos ................................. 0800-022-0375
Nueva Zelanda ............................. 0800-450-245
Panamá ........................................ 01-800-482-6020
Perú .............................................. 0800-5-2697
Filipinas ........................................ 1-800-1-111-0083
Polonia .......................................... 0-0-800-111-1626
Portugal ........................................ 800-811-807
Singapur........................................ 800-110-1537
Sudáfrica ...................................... 0800-980072
España ......................................... 900-97-1068
Suiza ............................................. 0800-561-031
Taiwán ........................................... 00-801-10-4085
Tailandia ....................................... 001-800-11-008-3594
Trinidad y Tobago ......................... 1-800-482-6020
Reino Unido .................................. 0-0808-234-7569
Uruguay ........................................ 000-411-008-3594
Cómo marcar los números con “código de acceso”
1. Marque el código de acceso.
2. Espere el tono o las instrucciones.
3. Marque el número gratuito.
Si su país no se encuentra en la lista, use el formulario
de informe web, que se encuentra en el sitio:
https://iwf.tnwgrc.com
32
“Hacer lo correcto
todos los días y
comprometerse con nuestro
Código de Conducta es ayudar
a construir un lugar de trabajo
positivo y productivo. Es este el
lugar de trabajo que todos nos
merecemos”.
- Thomas J. Falk
Presidente y
Director Ejecutivo
® Marca comercial registrada y *marca comercial de Kimberly-Clark Worldwide, Inc. Neenah, WI 54956. © 2014 KCWW N.º de formulario: COC0001
www.kimbery-clark.com
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