med prox a vencer sin carta de compromiso

INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL
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UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACION DE LA GESTION
ORGANIZACIÓN Y METODOS
4.- PROCEDIMIENTO DE MEDICAMENTOS PROXIMOS A VENCERSE Código:
SIN CARTA DE COMPROMISO.
DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL
1. Introducción
El procedimiento Administrativo para identificar los medicamentos próximos a vencerse
“Sin Carta de Compromiso”, identifica de manera general la actividad del proceso y el
grado de detalle descritos en orden cronológico el conjunto de operaciones que deben
realizarse para el uso y manejo de los medicamentos próximos a vencer sin carta de
compromiso.
Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los
mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que deben
realizarse para efectuar el proceso de medicamentos próximos a vencerse sin carta de
compromiso, identificando el responsable de cada actividad
El grado de detalles con el que fue elaborado, es útil para actividades de capacitación e
inducción sobre todo cuando se trata de empleados de recién ingreso al Instituto y permite
tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional
2. Objetivo
Contar con un proceso Administrativo que identifique las instancias administrativas y
defina el conjunto de pasos a realizar para identificar medicamentos próximos a vencer
sin carta de compromiso y a la vez reducir el porcentaje de vencimientos en los
almacenes del IHSS
Establecer el mecanismo idóneo para identificar los medicamentos próximos a vencer,
“Sin Carta de Compromiso”
3. Alcance
Este documento es aplicable a Nivel Central, Local, Hospitalario y Regional, por todas las
dependencias operativas que participan en este proceso.
Elaborado por: Lic.
Ignacio A. Flores/ Lic.
Keila Rosalía Pinto F
Cargo: Analista O y M
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe O y M
Fecha de
Elaboración
19-01-2011
18/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración
27-11-13
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
NO. 613-UPEG-13
Fecha de
Elaboración
7-01-2011/
17/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
27-11-13
Firma
Firma
Organización y Metodos
Fecha de
Elaboración:
2-12-13
Edición
No.
Firma
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ORGANIZACIÓN Y METODOS
4.- PROCEDIMIENTO DE MEDICAMENTOS PROXIMOS A VENCERSE Código:
SIN CARTA DE COMPROMISO.
DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL
4. Definiciones
MEDICAMENTO POR VENCER SIN CARTA DE COMPROMISO: Medicamento
que al momento de su ingreso a los almacenes del IHSS, cuenta con el tiempo de vida útil
requerido por la institución y que por tanto no tiene ningún respaldo para reclamos por
vencimiento.
5. Referencias
Documentos Internos
 Medicamentos próximos a vencer Sin Carta de Compromiso
 Memorando informando sobre medicamentos próximos a vencer
 Reporte de sistema de inventario de medicamentos próximos a vencer sin
carta de compromiso
 Documento de ingreso al Almacén Central
6. Responsabilidad y Autoridades
Es responsable por la supervisión y velar por el cumplimiento de este procedimiento la
Gerencia Administrativa y Financiera, Dirección Médica Nacional a través de la Unidad
Técnica de Farmacia y el Departamento de Control de Bienes.
Es responsable por la correcta implementación el Jefe del Departamento de Almacen
Central, los Jefes de Bodegas, los Sub-Gerentes Regionales y el personal operativo que
participa en dicho proceso.
La Unidad de Auditoría Interna, efectuará fiscalización para verificar que el mismo se
efectúa correctamente.
Elaborado por: Lic.
Ignacio A. Flores/ Lic.
Keila Rosalía Pinto F
Cargo: Analista O y M
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe O y M
Fecha de
Elaboración
19-01-2011
18/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración
27-11-13
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
NO. 613-UPEG-13
Fecha de
Elaboración
7-01-2011/
17/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
27-11-13
Firma
Firma
Organización y Metodos
Fecha de
Elaboración:
2-12-13
Edición
No.
Firma
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4.- PROCEDIMIENTO DE MEDICAMENTOS PROXIMOS A VENCERSE Código:
SIN CARTA DE COMPROMISO.
DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL
7. Procedimiento
DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL
Área de Medicamentos
(Oficial farmacéutico)
7.1 Identifica medicamentos próximos a vencer sin carta de compromiso de manera trimestral en
el sistema de inventario..
7.1.1 Trimestralmente en el sistema identifica los medicamentos próximos a
vencerse sin carta de compromiso.
7.2 Emite reporte de medicamentos próximos a vencer (Reporte de medicamentos próximos
a vencer)
7.2.1 Emite reporte de todos los medicamentos próximos a vencerse que no están
amparados por carta de compromiso
7.2. 2. El reporte de los medicamentos próximos a vencer sin carta de compromiso
contiene la siguiente información
a. código
b. Descripción
c. Unidad
d. Lote
e. Cantidad en existencia
f. Fecha de expiración
g. Fabricante
h. Proveedor
i. Tipo de ingreso (licitación, compra local, donación, otros)
7.2.3 Elabora memorado a la Jefatura del Departamento de Almacén Central, con la
información del reporte previo visto bueno del Regente Farmacéutico
Jefe Departamento de Almacen Central
7.3 Recibe informe de medicamentos próximos a vencer sin carta de compromiso, elabora y
envía circular a Unidades Médicas Asistenciales del IHSS, a la Dirección Médica
Nacional y Unidad Técnica de Farmacia (memorando informe de medicamentos
próximos a vencer)
7.3.1 Revisa el informe de medicamentos próximos a vencer sin carta de
compromiso
7.3.2 Elabora y envía circular para todas las Unidades Médicas Asistenciales
del IHSS adjuntando el listado de los medicamentos próximos a vencer
para su promoción
Elaborado por: Lic.
Ignacio A. Flores/ Lic.
Keila Rosalía Pinto F
Cargo: Analista O y M
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe O y M
Fecha de
Elaboración
19-01-2011
18/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración
27-11-13
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
NO. 613-UPEG-13
Fecha de
Elaboración
7-01-2011/
17/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
27-11-13
Firma
Firma
Organización y Metodos
Fecha de
Elaboración:
2-12-13
Edición
No.
Firma
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ORGANIZACIÓN Y METODOS
4.- PROCEDIMIENTO DE MEDICAMENTOS PROXIMOS A VENCERSE Código:
SIN CARTA DE COMPROMISO.
DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL
7.3.3 Elabora y envía memorando a la Dirección Médica Nacional y la
Unidad Técnica de Farmacia a fin de informar y promocionar dichos
medicamentos dentro de la Institución
DIRECCION MEDICA NACIONAL
UNIDAD TECNICA DE FARMACIA
7.4 Promociona ante otras unidades del IHSS la lista de los medicamentos próximos a
vencer
7.4.1 Elabora y envía memorando u oficio ante otras unidades del IHSS que
no tienen en su programación algún medicamento de la lista para que
lo puedan solicitar al Almacén Central, previa autorización
UNIDADES MÉDICAS ASISTENCIALES.
SERVICIO DE FARMACIA
Jefe de Farmacia
7.5 Reciben información y elaboran memorando de promoción de dichos productos a los
Médicos asistenciales, (Memorando de promoción)
7.5.1 Elabora memorando de promoción de los medicamentos próximos a
vencer a todos los médicos asistenciales informando de las cantidades
en existencia y su fecha de vencimiento
MÉDICOS ASISTENCIALES
7.6. Revisan listado de medicamentos próximos a vencer, identificando los que puedan
utilizar en el tratamiento de pacientes (listado de medicamentos)
7.6.1 Los médicos asistenciales revisan el listado de medicamentos próximos a
Vencer, identificando los que pueden ser utilizados en el tratamiento de los
Pacientes
7.6.2 Informan a la Jefatura de Farmacia los medicamentos identificados para su
Consumo
Servicio de Farmacia
Jefe de Farmacia
7.7 Efectúa el cálculo de las cantidades de medicamentos que podrían consumir de
acuerdo con el estándar de consumo, elabora y envía requisición a Almacén Central,
(Estándar de consumo, requisición)
7.7.1 Los Jefes del Servicio de Farmacia de las unidades médicas asistenciales
Elaborado por: Lic.
Ignacio A. Flores/ Lic.
Keila Rosalía Pinto F
Cargo: Analista O y M
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe O y M
Fecha de
Elaboración
19-01-2011
18/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración
27-11-13
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
NO. 613-UPEG-13
Fecha de
Elaboración
7-01-2011/
17/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
27-11-13
Firma
Firma
Organización y Metodos
Fecha de
Elaboración:
2-12-13
Edición
No.
Firma
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ORGANIZACIÓN Y METODOS
4.- PROCEDIMIENTO DE MEDICAMENTOS PROXIMOS A VENCERSE Código:
SIN CARTA DE COMPROMISO.
DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL
elaboran y envían al Almacén Central la requisición solicitando los
medicamentos que están próximos a vencer, los que se van a utilizarse en
su unidad respectiva.
7.7.2 Reciben los medicamentos próximos a vencer y comunican nuevamente a los
Médicos la existencias del medicamento en Farmacia, para que procedan a
la prescripción del mismo a los pacientes.
7.7.3 Si después de cumplida la fecha de vencimiento del producto queda existencia
del mismo, debe elaborar reporte y notificar al Almacén Central y
Departamento de Control de Bienes
DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL
Jefe Departamento de Almacén Central
7.8 Emite reporte de medicamentos vencidos que envía a la Dirección Médica Nacional,
Gerencia Administrativa y Financiera y Departamento de Control de Bienes
7.8.1 Una vez cumplida la fecha de expiración de los medicamentos que ingresaron sin
carta de compromiso y realizada las gestiones de promoción y consumo, deberá
emitir reporte de medicamentos vencidos a través del sistema de control de
inventario
7.8.2 El reporte de medicamentos contiene la siguiente información
1.- Código
2.- Descripción
3.- Unidad
4.- Lote
5.- Cantidad en existencia
6.- Fecha de expiración
7.- Fabricante
8.- Proveedor
9.- Tipo de ingreso (licitación, compra lozal, donación, otros)
10.- Observaciones
7.8.3 El informe será remitido a la Dirección Médica Nacional. Gerencia Administrativa
y Financiera y el Departamento de Control de Bienes
7.9 Fin del procedimiento
Elaborado por: Lic.
Ignacio A. Flores/ Lic.
Keila Rosalía Pinto F
Cargo: Analista O y M
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe O y M
Fecha de
Elaboración
19-01-2011
18/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración
27-11-13
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
NO. 613-UPEG-13
Fecha de
Elaboración
7-01-2011/
17/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
27-11-13
Firma
Firma
Organización y Metodos
Fecha de
Elaboración:
2-12-13
Edición
No.
Firma
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SIN CARTA DE COMPROMISO.
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7 Diagrama de Flujo
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
MEDICAMENTOS PROXIMOS A VENSERCE SIN CARTA DE COMPROMISO
DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL
Area de Medicamentos
Oficial Farmacéutico
Jefe Departamento de
Almacén Central
UNIDADES MÉDICAS ASISTENCIALES
DIRECCION MEDICA NACIONAL
UNIDAD TECNICA DE FARMACIA
SERVICIO DE FARMACIA
JEFE DE FARMACIA
MEDICOS ASISTENCIALES
INICIO
7.1.- Identifica
medicamentos proximos
a vencer de manera
trimestral en el sistema
de inventario
7.4.- Promociona ante
otra unidades del IHSS
la lista de los
medicamentos próximos
a vencer
Memorando de
promoción
7.2.- Emite reporte de
medicamentos próximos
a vencer
Reporte de
medicamentos
próximos a vencer
7.3.- Recibe informe de
medicamentos proximos
a vencer sin carta de
compromiso, elabora y
envía circular a
Unidades Médcas
Asistenciales del IHSS, a
la Direccón Médica
Nacional y a la Unidad
Técnica de Farmacia
7.5.- Reciben
información y elabora
memorando de
promoción de dichos
productos a los Médicos
Asistenciales
Memorando de
promoción
Memorando informe de
medicamentos próximos
a vencer
7.6.- Revisan listado de
medicamentos proximos a
vencer, identificando los
que puedan utilizar en el
tratamiento de pacientes
Listado de medicamentos
7.7.- Efectúa el calculo
de las cantidades de
medicamentos que
podrian consumir de
acuerdo con el estandar
de consumo, elabora y
envía requisición a
Almacén Central
Estandar de
consumo
7.8.- Emite reporte de
medicamentos vencidos
y remite a la Dirección
Médica Nacional,
Gerencia Administrativa
y Financiera y
Departamento de
Control de Bienes
Requisición
Reporte de
medicamentos
vencidos
FIN DEL PROCESO
ORGANIZACIÓN Y METODOS
Elaborado por: Lic.
Ignacio A. Flores/ Lic.
Keila Rosalía Pinto F
Cargo: Analista O y M
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe O y M
Fecha de
Elaboración
19-01-2011
18/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración
27-11-13
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
NO. 613-UPEG-13
Fecha de
Elaboración
7-01-2011/
17/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
27-11-13
Firma
Firma
Organización y Metodos
Fecha de
Elaboración:
2-12-13
Edición
No.
Firma
Pagina No. 7
INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACION DE LA GESTION
ORGANIZACIÓN Y METODOS
4.- PROCEDIMIENTO DE MEDICAMENTOS PROXIMOS A VENCERSE Código:
SIN CARTA DE COMPROMISO.
DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL
8 Anexos
9 Historial y revisiones
Revisión No.
Fecha
Documento
nuevo
1
19-01-11
2
09-10-2013
3
27-11-13
17-09-2013
Descripción y/o
ítems modificados
Documento nuevo
Actualizado
por
Lic.
Ignacio
Flores
Memo 2277-DMSS- Lic.
Keila
IHSS-2013/3619Rosalía Pinto
gayf-2013
Figueroa
MEMO
4558
GAYF-2013
Memorando
No.

5304-GAYF-13
Autorizado
por:
Elaborado por: Lic.
Ignacio A. Flores/ Lic.
Keila Rosalía Pinto F
Cargo: Analista O y M
Supervisado por: Lic.
Mercedes Midence
Refrendado por: Lic.
Jose Ramon Bertetty
Aprobado por: Lic. Jose
Ramon Bertetty
Autorizado por: Ing.
Claudia Izaguirre
Cargo: Jefe O y M
Fecha de
Elaboración
19-01-2011
18/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración
27-11-13
Cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluación
de la Gestión en memorando
NO. 613-UPEG-13
Fecha de
Elaboración
7-01-2011/
17/sept/2013
Cargo: Gerente
Administrativo y
Financiero en
memorando No. 5304GAYF-13
Fecha de
Firma
Elaboración:
27-11-13
Firma
Firma
Organización y Metodos
Fecha de
Elaboración:
2-12-13
Edición
No.
Firma