POLÍTICAS DE CONTROL OPERATIVO PARA LA RECEPCIÓN Y

Políticas de Control Operativo
Revisión No. 01
Secretaría de Administración
Dirección de Programación y Control Presupuestal
Fecha: 27/03/08
POLÍTICAS DE CONTROL OPERATIVO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE
DOCUMENTOS DE GASTO CORRIENTE
POLITICAS GENERALES
1) Toda documentación para su trámite deberá turnarse a la Dirección de Programación
y Control Presupuestal para su análisis, validación, sello y elaboración del contra
recibo o la autorización de pago en efectivo, según sea el caso.
Dirección de Programación y Control Presupuestal
Validación de
documentos
Usuario
Emisión
y entrega
del Contra
Recibo y/o
documento
autorizado para
pago en efectivo
Usuario
2) Los documentos presentados para su trámite deberán cubrir los requisitos fiscales que
señala la Ley del Impuesto sobre la Renta y el Código Fiscal de la Federación, así
como observar las políticas institucionales establecidas y solo se realizarán trámites
con facturas, documentos originales y vigentes.
3) Tanto la documentación comprobatoria como la póliza de gastos presentada para su
trámite no deberán presentar tachaduras ni enmendaduras, en caso contrario
procederá su devolución.
4) No se aceptarán ni comprobantes ni pólizas conteniendo gastos acumulados de
meses anteriores, salvo en el caso de fondos fijos.
5) La documentación contará con sello de la dependencia y firma del responsable del
área que esté solicitando el trámite , además de las que a continuación se solicitan, en
los casos que lo ameriten:
• Los eventos académicos deberán contar con el visto bueno del Secretario de
Docencia.
• Para eventos deportivos y acciones organizadas para alumnos se requerirá del
visto bueno del Secretario de Rectoría de la U.A.E.M.
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• Los eventos culturales se presentarán con el visto bueno del Secretario de Difusión
Cultural de la U.A.E.M.
• La documentación que se refiere a la edición de libros y revistas e impresión de
carteles, folletos, boletines, y mantas, entre otros, se tramitarán con el visto bueno
de la Dirección de Divulgación Cultural y de la Dirección de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
• Los trámites derivados de actividades relacionadas con la extensión y vinculación
institucional tendrán el visto bueno del Secretario de Extensión y Vinculación
Universitaria.
• Los trámites por concepto de pago de sueldos, gratificaciones, compensaciones,
viáticos, tiempo extra y honorarios, entre otros, contarán con el visto bueno del
Director de Recursos Humanos de la U.A.E.M.
• Respecto al trámite para el pago de mantenimiento de equipo de transporte
universitario, éste deberá contener el visto bueno del Jefe del Departamento de
Servicios Generales y Transportes de la U.A.E.M.
• Los trámites relacionados con el mantenimiento de instalaciones, así como los
servicios de carácter técnico, deberán contener el visto bueno del Director de Obra
Universitaria.
• Referente a los trámites que tienen que ver con los servicios que proporciona la
Dirección de Servicios de Cómputo, deberán contar con el visto bueno del Director
de dicha dependencia.
• Aquellos trámites que tengan relación con la Dirección de Estudios del Nivel Medio
Superior deberán presentarse para su trámite con el Visto Bueno del titular de dicha
área.
6) La recepción de documentos para su trámite se efectuará de 9:00 hrs. a 14:00 hrs.
para todos los usuarios y, adicionalmente, de 17:00 hrs. a 20:00 hrs. para usuarios
foráneos.
7) El trámite de gastos efectuados por las diferentes dependencias universitarias, como:
Luz, teléfono, exámenes recepcionales, exámenes extraordinarios y a título de
suficiencia, entre otros, puesto que se trata de erogaciones
estrictamente
indispensables por su naturaleza, no requieren la autorización expresa de la
Secretaría de Administración de la UAEM, salvo que se trate de importes que sean
visiblemente excesivos, en cuyo caso deberán someterse a la autorización de dicha
Secretaría.
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POLÍTICAS ESPECÍFICAS
TRÁMITE DE DOCUMENTOS PARA PAGO EN EFECTIVO
1) El trámite para la autorización de pagos en efectivo (Comprobante de pago y/o ficha
de Gastos a comprobar) hasta por un monto de $500.00 se realiza en la Dirección de
Programación y Control Presupuestal, en la cual se valida, sella y autoriza el
documento, remitiéndolo al usuario para su presentación ante la Tesorería de la
U.A.E.M. para su cobro, habiéndose presentado con la firma del responsable y sello
del Centro de Costos que efectúa el trámite.
ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS
1) Las facturas que se presenten para trámite por parte de la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios Generales deberán contener la descripción detallada del bien o
servicio proporcionado. Tratándose exclusivamente de la adquisición de bienes,
contendrán la marca, modelo y número de serie. Así mismo deberán acompañarse de
la requisición y pedido correspondientes. Para su recepción deberán presentarse con
la relación respectiva.
2) Tratándose de los trámites efectuados por la Coordinación de Recursos Etiquetados,
las facturas deberán tomar en cuenta los requisitos del párrafo anterior, y
adicionalmente, deberán detallar el proyecto, la meta y el rubro respectivos,
recibiéndose en esta Dirección con la relación correspondiente.
3) En el caso de la Dirección de Divulgación Cultural y la Dirección de Comunicación
Universitaria, deberán tramitar sus facturas con los soportes correspondientes y la
relación respectiva.
4) Las facturas que respalden la adquisición de activos deberán contar con el sello y
resguardo correspondiente al área de Bienes Patrimoniales.
5) En el caso de trámites para pagos por anticipos a proveedores, deberá presentarse la
copia de la requisición y pedido(en caso de contar con la copia de la factura anexarla).
6) Tratándose de facturas que respalden trámites derivados de ingresos extraordinarios,
deberán traer la especificación exacta del proyecto, programa, rubro y meta en los
casos que lo requieran, para su correcta aplicación, así como el visto bueno del
coordinador del proyecto de que se trate.
7) En los casos antes citados deberán presentar su documentación ante esta Dirección
de acuerdo al calendario formulado para tal fin.
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MANTENIMIENTO Y OBRA
1) Para el trámite de pago de mantenimiento a edificios requerido por las Unidades
Responsables, tanto correctivo como preventivo, deberá ser turnada a la Dirección de
Programación y Control Presupuestal, de acuerdo al calendario establecido, la
relación de facturas anexando la requisición correspondiente.
2) Tratándose específicamente de anticipos de obra, las facturas presentadas deberán
acompañarse del contrato de obra respectivo.
3) En referencia al trámite de pago de estimaciones de obra, se requerirá únicamente
presentar la factura que haga referencia en su contenido al contrato de obra
correspondiente.
GASTOS A COMPROBAR
1) La solicitud de gastos a comprobar se efectuará para eventos a realizarse en un
período inmediato, tomando en consideración el lapso establecido para su
comprobación; así mismo, deberá ser tramitado con cinco días hábiles de anticipación
como mínimo a la fecha en que serán utilizados los recursos.
2) Los recursos solicitados mediante esta vía se destinarán a cubrir los gastos
exclusivamente en el concepto señalado por el propio interesado, los cuales pueden
referirse al gasto operativo de la dependencia en cuestión para un periodo definido, o
para una actividad o evento a realizar en una fecha próxima, debiéndose tramitar de
forma independiente un evento de otro.
3) La solicitud de recursos se deberá realizar para un solo tipo de gasto, es decir, no
mezclar gastos de servicios personales con el gasto de operación. Tal es el caso de:
• Servicios personales: Fichas por concepto de pago a sinodales por participación en
exámenes recepcionales.
• Gasto Corriente: Fichas para cubrir el gasto operativo de la dependencia por
asistencia u organización de cursos, congresos, etc.
4) Los días para recibir las fichas de gastos a comprobar para su trámite, serán los
señalados en el calendario expedido para tal fin, y en horario de 9:00 hrs. a 14:00 hrs.
para todos los usuarios y, adicionalmente, de 17:00 hrs. a 20:00 hrs. para usuarios
foráneos.
5) No se aceptarán fichas de gastos a comprobar por conceptos para los cuales existe la
dependencia facultada para atender los requerimientos de acuerdo a su competencia
(Dirección de Obra Universitaria, Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales, Viajes Intersol, Dirección de Servicios de Cómputo, Dirección de Recursos
Humanos), como pueden ser:
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•
Adquisición de activos fijos.
•
Adquisición de boletos de avión.
•
Servicios de redes y comunicaciones.
•
Sueldos, tiempo extra, participación de exámenes (extraordinarios, título de
suficiencia y de oposición), excepto tratándose de dependencias académicas
foráneas.
•
Honorarios.
•
Arrendamientos.
6) Las fichas de gastos a comprobar deberán contener:
• Fecha de impresión.
• Importe en número y letra en moneda nacional.
• Concepto entendible y detallado del gasto a efectuar señalando su motivo o
justificación, enunciando la unidad responsable que efectuará el gasto y cada uno
de los conceptos del mismo que va a ser afectado, así como el lugar y fecha del
evento o acción a realizar; tratándose de eventos específicos quién o quiénes
asistirán.
• Nombre y R.F.C. del responsable de efectuar la comprobación del gasto (sólo
podrán ser el Director o Subdirector Administrativo de la dependencia).
• Unidad responsable, proyecto, fondo, función y cuenta contable, con su respectivo
importe, de acuerdo al catálogo respectivo vigente.
• En caso necesario y de acuerdo a la naturaleza del gasto, Visto Bueno de la
dependencia correspondiente (Secretaría de Docencia, Secretaría de Rectoría,
Secretaría de Difusión Cultural, Secretaría de Extensión y Vinculación Universitaria,
Dirección de Obra Universitaria, Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales, Dirección de Servicios de Cómputo, Secretaría de Investigación y
Estudios Avanzados).
• Lapso en el que el responsable de efectuar la comprobación la realizará (a más
tardar 30 días naturales).
• Solicitó (Nombre y firma del Director, Coordinador o Responsable del área
solicitante).
• Autorizó (Nombre y firma del Director, Coordinador o Responsable del área
solicitante).
7) Tratándose de fichas de gastos a comprobar complementarias, éstas no deberán
exceder el 50% del importe originalmente solicitado, debiendo presentar, también, la
copia de la ficha de gastos a comprobar que generó el trámite.
8) La comprobación del gasto autorizado deberá hacerse a más tardar dentro de los
treinta días naturales contados a partir de la fecha de expedición del contra-recibo.
9) Para efectuar dicha comprobación, el responsable elaborará una póliza contable
debidamente codificada correspondiente a los gastos efectuados, los cuales
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corresponderán únicamente a los rubros contables que fueron afectados en la ficha de
gastos a comprobar tramitada, soportándola con documentos originales que reúnan
los requisitos de carácter fiscal señalados por la S.H.C.P y con la justificación
correspondiente en aquellos documentos mayores a $300.00 (Trescientos pesos
00/100M.N.), debiendo presentar la copia de la ficha de gastos a comprobar que
generó el trámite.
10) Las comprobaciones de referencia se harán durante el ejercicio fiscal vigente, de
manera que al cierre del mismo el usuario deberá haber comprobado en su totalidad
los folios asignados.
FONDOS FIJOS
1) El fondo fijo asignado para cada una de las dependencias universitarias se destinará
para gastos menores, eventuales y emergentes.
2) Para la apertura o reapertura de fondo fijo, el responsable elaborará una ficha de
salida en efectivo, con el monto que le haya sido autorizado, firmada por el Director,
Coordinador o responsable de la dependencia de que se trate.
3) Para el reembolso del fondo fijo el responsable elaborará la póliza contable
correspondiente.
4) Dicha póliza deberá presentarse debidamente codificada, registrando la cuenta de
gasto respectiva, el importe sin separar el IVA, desglosando el importe de las facturas
por cada uno de los proveedores registrados en el padrón de la Universidad, y
anexando los comprobantes soporte del gasto con su respectiva tabulación.
5) Dichos comprobantes deberán cubrir los requerimientos fiscales establecidos, así
como estar expedidos a nombre de “Universidad Autónoma del Estado de México”, y
contener los siguientes datos: Fecha del gasto, domicilio, R.F.C., IVA desglosado y la
justificación del gasto; en caso de no ser así se procederá a la devolución de los
mismos.
6) La póliza y sus comprobantes deberán estar sellados y firmados por el Director,
Coordinador o responsable de la dependencia de que se trate, cuidando que el sello
no oculte información sobre el gasto efectuado.
7) El importe total de la póliza no excederá el monto mensual autorizado, de lo contrario
se procederá al descuento correspondiente.
8) No serán aceptados fondos fijos extraordinarios.
9) No serán aceptados comprobantes de gastos por concepto de sueldos, honorarios,
tiempo extra, gratificaciones, compensaciones, consumo de gasolina, arreglos florales,
obsequios a título personal u oficial, pasteles, inserciones en periódicos y revistas y
papelería de uso personal.
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10) No se aceptarán gastos efectuados en períodos vacacionales, sábados, domingos y
días feriados.
11) Se anexarán los tickets correspondientes a las facturas de tiendas de autoservicio, en
donde se encontrarán detallados los artículos adquiridos.
12) Los días para recibir las pólizas de fondo fijo serán los señalados en el calendario
correspondiente.
13) Para la cancelación del fondo fijo asignado a la dependencia de que se trate, ésta
deberá elaborar la póliza correspondiente, anexando los comprobantes soporte del
gasto y turnarla a esta Dirección para su validación, posteriormente la presentará a la
Dirección de Recursos Financieros para la cancelación respectiva.
FONDOS REVOLVENTES
1) La dependencia universitaria a la que se le asigne fondo revolvente, se sujetará al
importe que le haya sido autorizado, pudiendo solicitar su reembolso el número de
veces que se requiera durante el periodo mensual correspondiente, tomando en
cuenta la suficiencia presupuestal.
2) Para su reembolso deberán tomarse en cuenta las disposiciones establecidas para
fondos fijos, solo que para su recepción podrán presentarse cualquier día de la
semana en el horario establecido, excepto en los días que se reciben fondos fijos.
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C.P. José Antonio Rivera García
Director de Programación y Control Presupuestal
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C.P. Ma. De los Angeles Flores Romero
Jefe del Departamento de Control Operativo
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