POLÍTICAS DE CONTROL OPERATIVO PARA LA RECEPCIÓN Y

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Revisión No. 01
Secretaría de Administración
Dirección de Programación y Control Presupuestal
Departamento de Control Operativo
Fecha: 11/10/07
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POLÍTICAS DE CONTROL OPERATIVO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
POLITICAS GENERALES
• Toda documentación para pago deberá turnarse a la Dirección de Programación y
Control Presupuestal, al área correspondiente, para su análisis, validación, sello y
elaboración del contra recibo o la autorización de pago en efectivo según sea el caso.
Dirección de Programación y Control Presupuestal
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Usuario
Validación de
documentos
Departamento de Control Presupuestal
Emisión
y entrega
del
Contra Recibo
Usuario
• Los documentos presentados para su pago deberán cubrir los requisitos fiscales que
señala la Ley del Código Fiscal de la Federación, así como observar las políticas
institucionales establecidas y solo se realizarán pagos con facturas y documentos
originales y vigentes.
• Tanto la documentación comprobatoria como la póliza de gastos presentada para su
trámite no deberán presentar tachaduras ni enmendaduras, en caso contrario
procederá su devolución.
• No se aceptarán ni comprobantes ni pólizas conteniendo gastos acumulados de meses
anteriores.
• La documentación contará con sello y firma del responsable del área que esté
solicitando el pago de los bienes o servicios requeridos, además de las que a
continuación se solicitan:
• Los eventos académicos deberán contar con el visto bueno del Secretario de
Docencia.
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• Para eventos deportivos y acciones organizadas para alumnos se requerirá del
visto bueno del Secretario de Rectoría de la U.A.E.M.
• Los eventos culturales se presentarán con el visto bueno del Secretario de Difusión
Cultural de la U.A.E.M.
• La edición e impresión de material se presentará con el visto bueno de la Dirección
de Divulgación Cultural y de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
• Los trámites relacionados con acciones de extensión y vinculación tendrán el visto
bueno del Secretario de Extensión y Vinculación Universitaria.
• Los pagos por concepto de sueldos, gratificaciones, compensaciones, viáticos,
tiempo extra y honorarios, contarán con el visto bueno del Director de Recursos
Humanos de la U.A.E.M.
• Respecto al pago de mantenimiento de equipo de transporte universitario, éste
deberá contener el Visto Bueno del Jefe del Departamento de Servicios Generales
de la U.A.E.M.
• Los gastos relacionados con el mantenimiento de instalaciones, así como de
servicios de carácter técnico, deberán contener el visto bueno del Director de Obra
Universitaria.
• Referente al pago de servicios proporcionados por el área de cómputo, deberán ser
presentados con el visto bueno del Director de Servicios de Cómputo.
• Aquellos gastos que tengan relación con la Dirección de Estudios del Nivel Medio
Superior deberán presentarse con el Visto Bueno del titular de esa área.
• La recepción de documentos para su trámite se efectuará de 9:00 hrs. a 14:00 hrs.
para todos los usuarios y, adicionalmente, de 17:00 hrs. a 20:00 hrs. para usuarios
foráneos.
•
Los comprobantes presentados para su trámite, que sean a cuenta de ingresos
extraordinarios, programas autofinanciables y/o proyectos específicos, deberán
presentarse fuera del gasto normal, ajustándose a los lineamientos que para tal fin se
han establecido.
•
El trámite de gastos efectuados por las diferentes dependencias universitarias, como:
Luz, teléfono, exámenes recepcionales, exámenes extraordinarios y a título de
suficiencia, puesto que se trata de erogaciones estrictamente indispensables por su
naturaleza, no requieren la autorización expresa de la secretaría Administrativa de la
UAEM, salvo que se trate de importes que sean visiblemente excesivos, en cuyo caso
deberán someterse a la autorización de dicha Secretaría.
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POLÍTICAS ESPECIFICAS
PAGO DE DOCUMENTOS EN EFECTIVO
• El trámite para la autorización de pagos en efectivo, hasta por un monto de $500.00 se
realiza en la Dirección de Programación y Control Presupuestal, en la cual se valida,
sella y autoriza el documento soporte del gasto, remitiéndolo al usuario para su
presentación ante la Tesorería de la U.A.E.M. para su cobro, habiéndose presentado
con la firma de la Unidad Responsable que genere el gasto.
ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS
• Las facturas que se presenten para trámite de pago por parte de la Dirección de
Recursos Materiales y Servicios Generales y la Coordinación de Recursos Etiquetados,
deberán venir relacionadas y acompañadas por requisición y pedido debidamente
requisitados, y deberán contar con la descripción detallada de la marca, modelo y
número de serie cuando se trate de la
adquisición de bienes. En el caso de la Dirección de Divulgación Cultural y la Dirección
de Comunicación Universitaria, deberán tramitar sus facturas únicamente con la
relación respectiva.
• Las facturas que respalden la adquisición de activos deberán contar con el sello y
resguardo correspondiente al área de Bienes Patrimoniales.
• En el caso de pagos por anticipos a proveedores, deberá presentarse original o copia
de la requisición y pedido(en caso de contar con la copia de la factura anexarla).
• Tratándose de facturas que respalden pagos derivados de ingresos extraordinarios o
de recursos etiquetados, deberán traer la especificación exacta del proyecto,
programa, rubro y meta en los casos que lo requieran, para su correcta aplicación, así
como el visto bueno del coordinador del proyecto de que se trate.
MANTENIMIENTO Y OBRA
•
Para el trámite de pago de mantenimiento a edificios requerido por las Unidades
Responsables, tanto correctivo como preventivo y mantenimiento de equipo de
transporte deberá ser turnada a la Dirección de Programación y Control Presupuestal,
la relación de facturas anexando la solicitud de servicio correspondiente.
•
Tratándose específicamente de anticipos de obra, las facturas presentadas deberán
acompañarse del contrato de obra respectivo.
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GASTOS A COMPROBAR
• La solicitud de gastos a comprobar se efectuará para eventos a realizarse en un
período inmediato, tomando en consideración el lapso autorizado para su
comprobación; así mismo, deberá ser tramitado con cinco días hábiles de anticipación
como mínimo a la fecha en que serán utilizados los recursos.
• Los recursos solicitados mediante esta vía se destinarán a cubrir los gastos
exclusivamente en el concepto señalado por el propio interesado, los cuales pueden
referirse al gasto operativo de la dependencia en cuestión para un periodo definido, o
para una actividad o evento a realizar en una fecha próxima tomando en cuenta la
fecha límite para su comprobación debiéndose tramitar de forma independiente un
evento de otro.
• La solicitud de recursos se deberá realizar para un solo tipo de gasto, es decir, no
mezclar gastos de servicios personales con gasto de operación como es el caso de:
• Servicios personales: Fichas por concepto de pago a sinodales por participación en
exámenes recepcionales.
• Gasto Corriente: Fichas por asistencia u organización de Cursos, Congresos, etc.
• Los días para recibir las fichas de gastos a comprobar para su trámite, serán los
señalados en el calendario expedido para tal fin por el Departamento de Control
Operativo, y en horario de 9:00 hrs. a.m. a 14:00 hrs. p.m.
• Las fichas de gastos a comprobar deberán contener:
• Fecha de impresión
• Importe en número y letra en moneda nacional
• Concepto entendible y detallado del gasto a efectuar señalando su motivo o
justificación, enunciando la unidad responsable que efectuará el gasto y cada uno
de los conceptos del mismo que va a ser afectado, así como el lugar y fecha del
evento o acción a realizar; tratándose de eventos específicos quién o quiénes
asistirán.
• Nombre y R.F.C. del responsable de efectuar la comprobación del gasto (sólo
podrán ser el Director o Subdirector Administrativo de la dependencia)
• Unidad Responsable, proyecto, fondo, función y cuenta contable, con su respectivo
importe, de acuerdo al catálogo respectivo vigente.
• En caso necesario y de acuerdo a la naturaleza del gasto, Visto Bueno de la
dependencia correspondiente (Secretaría de Docencia, Secretaría de Rectoría,
Secretaría de Difusión Cultural, Secretaría de Extensión y Vinculación Universitaria,
Dirección de Obra Universitaria, Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales, Dirección de Servicios de Cómputo, Secretaría de Investigación y
Estudios Avanzados).
• Lapso en el que el responsable de efectuar la comprobación la realizará (a más
tardar 30 días naturales)
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• Solicitó (Nombre y firma del Director, Coordinador o Responsable del área
solicitante)
• Autorizó (Nombre y firma del Director, Coordinador o Responsable del área
solicitante)
• La comprobación del gasto autorizado deberá hacerse a más tardar dentro de los
treinta días naturales contados a partir de la fecha de expedición del contra-recibo.
• Para efectuar dicha comprobación, el responsable elaborará una póliza contable
debidamente codificada correspondiente a los gastos efectuados, soportándola con
documentos originales que reúnan los requisitos de carácter fiscal señalados por la
S.H.C.P y con la justificación correspondiente en aquellos documentos mayores a
$300.00, debiendo presentar la copia de la ficha de gastos a comprobar que generó el
trámite.
• Tratándose de fichas de gastos a comprobar complementarias, éstas no deberán
exceder el 50% del importe originalmente solicitado, debiendo presentar, también, la
copia de la ficha de gastos a comprobar que generó el trámite.
•
•
No se aceptarán fichas de gastos a comprobar por conceptos para los cuales existe la
dependencia facultada para atender los requerimientos de acuerdo a su competencia
(Dirección de Obra Universitaria, Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales, Viajes Intersol, Dirección de Servicios de Cómputo, Dirección de Recursos
Humanos), como pueden ser:
•
Adquisición de activos fijos.
•
Adquisición de boletos de avión
•
Servicios de redes y comunicaciones
•
Sueldos, tiempo extra, participación de exámenes (extraordinarios, título de
suficiencia y de oposición), excepto tratándose de dependencias académicas
foráneas.
•
Honorarios
•
Arrendamientos
Las comprobaciones de referencia se harán durante el ejercicio fiscal vigente (30 días
naturales a más tardar), de manera que al cierre del mismo deberá haber comprobado
en su totalidad los folios asignados. Si por algún motivo el usuario no pudo realizar sus
comprobaciones como se indica y las presenta en el ejercicio siguiente, la afectación
presupuestal y contable se realizará en el nuevo ejercicio.
FONDOS FIJOS
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• El fondo fijo asignado para cada una de las dependencias universitarias se destinará
para gastos menores, eventuales y emergentes.
• Para la apertura o reapertura de fondo fijo, el responsable elaborará una ficha de salida
en efectivo, con el monto que le haya sido autorizado, firmada por el Director,
Coordinador o responsable de la dependencia de que se trate.
• Para el reembolso del fondo fijo el responsable elaborará la póliza contable
correspondiente.
• Dicha póliza deberá presentarse debidamente codificada, registrando la cuenta de
gasto respectiva, el importe sin separar el IVA, desglosando el importe de las facturas
por cada uno de los proveedores registrados en el padrón de la Universidad, y
anexando los comprobantes soporte del gasto con su respectiva tabulación.
• Dichos comprobantes deberán cubrir los requerimientos fiscales establecidos, así
como estar expedidos a nombre de “Universidad Autónoma del Estado de México”, y
contener los siguientes datos: Fecha del gasto, domicilio, R.F.C., IVA desglosado y la
justificación del gasto; en caso de no ser así se procederá a la devolución de los
mismos.
• La póliza y sus comprobantes deberán estar sellados y firmados por el Director,
Coordinador o responsable de la dependencia de que se trate, cuidando que el sello no
oculte información sobre el gasto efectuado.
• El importe total de la póliza no excederá el monto mensual autorizado, de lo contrario
se procederá al descuento correspondiente.
• No serán aceptados fondos fijos extraordinarios
• No se aceptarán comprobantes con fecha anterior o posterior al mes que se está
comprobando.
• No serán aceptados comprobantes de gastos por concepto de sueldos, honorarios,
tiempo extra, gratificaciones, compensaciones, consumo de gasolina, arreglos florales,
gastos de períodos vacacionales, obsequios a título personal u oficial, pasteles,
inserciones en periódicos y revistas y papelería de uso personal.
• Se anexarán los tickets correspondientes a las facturas de tiendas de autoservicio, en
donde se encontrarán detallados los artículos adquiridos.
• Los días para recibir las pólizas de fondo fijo serán los señalados en el calendario
correspondiente.
• Para la cancelación del fondo fijo asignado a la dependencia de que se trate, ésta
deberá elaborar la póliza correspondiente, anexando los comprobantes soporte del
gasto y turnarla a esta Dirección para su registro, posteriormente la presentará a la
Dirección Financiera para la cancelación respectiva.
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FONDOS REVOLVENTES
• La dependencia universitaria a la que se le asigne fondo revolvente, se sujetará al
importe que le haya sido autorizado.
• Para su reembolso deberán tomarse en cuenta las disposiciones para fondos fijos, solo
que para su recepción podrán presentarse cualquier día de la semana en el horario
establecido, excepto en los días que se reciben fondos fijos.
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C.P. José Antonio Rivera García
Director de Programación y Control Presupuestal
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C.P. Ma. De los Angeles Flores Romero
Jefe del Departamento de Control Operativo
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