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METAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
PLAN DE ACCIÓN
Eficacia
en la
Productividad
Personal™
Esta sección del programa La Eficacia en la Productividad Personal
te da la oportunidad de mantener una lista progresiva de las metas que fijas
para mejorar tu productividad personal y profesional. Utiliza la Lista Maestra
de Metas para Mejorar la Productividad en el transcurso del programa,
para controlar tu progreso y ver todas tus metas de un vistazo. Para tu
conveniencia se han colocado unas Hojas de Planificación de Metas en
blanco detrás de la Lista Maestra de Metas para Mejorar la
Productividad.
LISTA MAESTRA DE METAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
(formulario 7.1)
La Lista Maestra de Metas para Mejorar la Productividad
(formulario 7.1) está detrás del separador Metas Para Mejorar la
Productividad en tu Manual. Allí es donde escribes tus metas. Si utilizas el
planificador My-Tyme, puedes escribir tus metas en el formulario Lista de
Metas Prioritarias ubicado detrás del separador amarillo Metas. Puedes
escribir tu lista de metas en cualquiera de esos dos lugares, pero lleva tus
metas contigo mientras trabajas en el programa La Eficacia en la
Productividad Personal.
Ten en cuenta los siguientes estimuladores de pensamientos
mencionados abajo, al identificar tus metas personales. Puede que algunos
de ellos no estén relacionados con tu situación; puede que otras metas
muy pertinentes para ti no estén enumeradas. También revisa tus respuestas
al Cuestionario de Auto-Evaluación y las metas de productividad que
has identificado en los formularios de Actividades de Máximo Rentabilidad
en la Lección Uno y el Desafíos a la Productividad en la Lección Tres.
Ten en cuenta estos formularios al elaborar tu Lista Maestra de Metas
para Mejorar la Productividad.
1. Una comunicación más eficaz de la visión estratégica, la misión
y las metas
2. Entusiasmo intensificado del equipo para la misión de la empresa
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Desempeño mejorado hacia las metas
Aumento del beneficio neto
Negociaciones más favorables
Reuniones más productivas
Reducción de las quejas de los clientes
Respuestas más rápidas a los problemas y/o solicitudes
de los clientes
Mayor volumen de ventas
Mayor cooperación del equipo
Flujo uniforme de información entre y dentro de los
departamentos
Reducción del número de conflictos inter-personales
Reducción de la rotación de personal
Disminución de errores
Añade a esta lista y revísala según vayas trabajando con el programa
La Eficacia en la Productividad Personal. Al identificar tus propias metas,
haz una estimación de la cantidad de dinero que tu compañía ganará/ahorrará
cuando se logre cada meta.
HOJA DE PLANIFICACIÓN DE METAS
El formulario titulado Hoja de Planificación de Metas está diseñado
para facilitar una planificación que produzca resultados — resultados
exitosos. Sigue utilizando este proceso toda tu vida para obtener un
desarrollo personal y profesional que sea satisfactorio y significativo. Es el
proceso — no el formulario — el que es vital para tu progreso.
Área
Escribe el área de la vida que esté afectada por esta meta. Algunas
metas afectan a varias áreas de la vida. Por ejemplo, una meta de
comprar una casa nueva es importante para la vida de tu familia, pero
también implica metas financieras.
Fecha de Hoy
Escribe la fecha del primer día en que empezaste a llenar el formulario.
Meta
Declara aquí, en el menor número de palabras posible, la meta exacta
que deseas alcanzar. Recuerda mencionar la meta de una manera
específica, medible, alcanzable, realista y tangible (E.M.A.R.T.).
Después podrás idear las acciones específicas. Ten en cuenta estas
directrices al escribir tus metas E.M.A.R.T.
• “E” significa ESPECÍFICA. Una meta es específica cuando está
claramente definida. Una meta específica tiene muchas más
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posibilidades de ser alcanzada que una meta general. Para fijar una
meta específica, pregúntate a ti mismo:
•
•
•
•
•
•
QUIÉN:
QUÉ:
DÓNDE:
CUÁNDO:
CUÁLES:
POR QUÉ:
¿Quién está implicado?
¿Qué quiero lograr?
Identifica un sitio.
Establece un plazo de tiempo.
Identifica necesidades y limitaciones.
Especifica las razones, la finalidad o los
beneficios de alcanzar la meta.
METAS
GENERAL
ESPECÍFICA
“Organizarme”
“Programar
minutos
diariamente para planificar y
establecer metas
ininterrumpidamente.”
“Ponerme en forma”
“Inscribirme en un club
deportivo y hacer ejercicio tres
veces por semana.”
“Ganar más dinero”
“Solicitar un aumento
del
% para el
(fecha) al adquirir más
responsabilidades.”
“Tener calidad de
vida familiar”
“Dedicar unos 30 minutos más
por semana únicamente a
escuchar y hablar con
(esposa, hijo, otros).”
“Aprender música”
“Comprar entradas para asistir
a todos los conciertos
sinfónicos del año.”
“Mejorar mi salud”
“Mantener mi peso ideal de
y bajar el colesterol por
debajo de 200 para el
(fecha).”
“Establecer una
identidad espiritual/
ética más profunda
para mí”
“Programar un almuerzo
mensual con una persona que
me sirva de modelo o mentor.”
“Aumentar mis
conocimientos
de gestión”
“Leer un libro de gestión este mes
que esté relacionado con algún
proyecto/proceso en el que estoy
trabajando actualmente.’’
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• “M” significa MEDIBLE. Una meta es medible cuando puede ser
cuantificada. Establece criterios concretos para medir el progreso
hacia el logro de cada meta que fijes. Cuando mides tu progreso, te
mantienes en curso, cumples las fechas marcadas y experimentas
el regocijo de haberlo alcanzado, que te estimula a continuar los
esfuerzos necesarios para alcanzar tu meta.
Para determinar si tu meta es medible, haz preguntas tales como ...
¿Cuánto? ¿Cuántas? ¿Cómo podré saber cuándo la he logrado?
• “A” significa ALCANZABLE. Una meta es alcanzable cuando es
humanamente posible lograrla. Cuando identificas las metas que
son más importantes para ti, empiezas a deducir las formas de
hacerlas realidad. Desarrolla las capacidades, habilidades y
posibilidades financieras para alcanzarlas. Empiezas a ver
oportunidades que previamente hayas ignorado y que te acerquen
a alcanzar tus metas.
Puedes alcanzar prácticamente cualquier meta que te fijes —
siempre que planifiques tus etapas prudentemente y fijes un plazo
de tiempo que te permita llevar a cabo esas etapas. Las metas que
te puedan haber parecido lejanas y fuera de tu alcance,
eventualmente pasan a estar más cerca y a ser alcanzables — no
porque tus metas se encojan, sino porque tú progresas y te estiras
para enfrentarlas. Al enumerar tus metas, construyes una imagen
de ti mismo. Te ves a ti mismo como merecedor de estas metas, y
desarrollas los rasgos y personalidad que te permiten poseerlas.
• “R” corresponde a REALISTA. Para que una meta sea realista tiene
que representar algo por lo que seas capaz y estés dispuesto a
trabajar. Una meta puede ser al mismo tiempo elevada y realista.
Eres la única persona que puede decidir cuan alta deberá ser tu
meta. Pero asegúrate de que todas las metas representan un
progreso sustancial. Una meta elevada es normalmente más fácil
de alcanzar que una pequeña, ya que este última ejerce una pequeña
fuerza motivadora. Algunos de los trabajos más duros que hayas
realizado jamás, en realidad te han parecido fáciles porque fueron
una labor placentera.
Una meta es realista cuando verdaderamente crees que puede lograrse
con el tiempo y recursos que tienes disponibles.’’ Otros medios de
saber si tu meta es realista, es por ejemplo, determinar si has
alcanzado algo similar en el pasado o preguntarte qué condiciones
deberán existir para que logres esta meta.
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• “T” corresponde a TANGIBLE. Una meta es tangible cuando la
puedes experimentar con uno de los sentidos, es decir: gusto, tacto,
olfato, vista u oído. Cuando tu meta es tangible, o cuando unes una
meta intangible a una tangible, tienes más posibilidades de hacerla
específica y medible y consecuentemente alcanzable.
Las metas intangibles son tus metas para los cambios internos
necesarios para alcanzar metas más tangibles. Ellas son las
características de la personalidad y los modelos de comportamiento
que deberás desarrollar para allanar el camino hacia el éxito en tu
carrera o para alcanzar algún otra meta a largo plazo. Ya que las
metas intangibles son vitales para mejorar tu eficacia, presta mucha
atención a las maneras tangibles de medirlas. Hazte esta pregunta,
‘‘Qué evidencia de logro habrá cuando haya alcanzado esta meta?’’
Los Beneficios de Alcanzar esta Meta y/o las Pérdidas a Evitar
Haz una lista en este apartado de los beneficios que obtendrás o
pérdidas que evitarás cuando alcances esta meta. Incluye beneficios
concretos tales como mayores ingresos o cosas que poseerás. Haz
una lista de las pérdidas que serán evitadas tales como la pérdida de
cuota de mercado, la obsolescencia de los productos o servicios de la
compañía o la reducción de los ingresos actuales.
También incluye los beneficios intangibles que se obtendrán o las
pérdidas que se evitarán. Como ejemplos de beneficios intangibles se
incluyen el disfrutar de un mayor respeto de tus compañeros o familia,
de un sentido de logro, o de mejores relaciones con tu familia y con
tus compañeros de trabajo. Las pérdidas intangibles podrían incluir un
mayor estrés negativo, una salud debilitada o una pérdida de respeto
personal.
Es importante identificar tanto los beneficios a ser ganados como las
pérdidas a ser evitadas ya que éstos son los dos factores que impulsan
la motivación. Mientras que los beneficios son probablemente los
mejores motivadores a largo plazo, a corto plazo las personas muchas
veces actúan más rápida y decisivamente para evitar pérdidas.
Posibles Obstáculos/Posibles Soluciones
Si sabes lo que debes esperar, puedes planificar objetivamente cómo
superar (o eludir) un obstáculo. Piensa en obstáculos probables y
formula posibles soluciones o acciones para superarlos. Añade estas
estrategias en el apartado Acciones Específicas para Alcanzar Esta
Meta.
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Al evaluar los obstáculos existentes actualmente también aumentas
tu conocimiento de las limitaciones en las que debes funcionar. Para
elegir las medidas más eficaces, tienes que tener en cuenta
limitaciones tales como el presupuesto, las preferencias de otros
miembros del equipo y las condiciones de mercado. El decidir como
manejar estas limitaciones con lógica y eficacia, debería influir en las
acciones que elijas.
Acciones Específicas para Alcanzar esta Meta
Enumera las acciones concretas diarias que deberás adoptar para
hacer realidad tu meta. Muchas metas dependen de que se lleven a
cabo una serie de acciones específicas que deben realizarse en orden
correlativo, una después de la otra. Después de enumerar las
acciones, indica el orden en el que deberán realizarse. Algunos de
estos pasos pueden incluso ser divididos en otros más pequeños y
detallados. Señala una fecha límite para cada acción. Cuando estudies
cada una de las acciones, anota la fecha en la columna Fecha
Revisada. Al terminar una acción, anota la fecha de terminación en la
columna Fecha Completada. Esto te da un control claramente visible
de tu progreso.
Fecha Límite
Después que hayas terminado tu lista de Acciones Específicas para
Alcanzar esta Meta y el orden en el que deberán realizarse, puedes
predecir cuánto tiempo te va a llevar el realizar el trabajo completo.
Vuelve al principio de este formulario y anota la Fecha Límite Final en
el espacio correspondiente.
Método de Seguimiento del Progreso
Identifica una manera tangible para evaluar o medir tu progreso. Esto
te proporciona un sentido de realización que incluso te motiva más.
¿Se Ajusta Esta Meta A Mis Valores?
La meta que identifiques deberá tener un significado personal para ti y
ser consecuente con tus valores. Cuando estas dos condiciones se
cumplen, disfrutas de un sentido de utilidad y de un alto nivel de
motivación para trabajar hacia tu meta. Además, disfrutas de un sentido
profundo de realización tan pronto consigues la meta.
¿Merece la Pena?
Ahora que ya sabes lo que te va a costar en tiempo, esfuerzo y dinero
alcanzar tu meta, hazte una pregunta muy importante: ¿Merecen la
pena el tiempo, el esfuerzo y el dinero necesarios para alcanzar
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esta meta? Si tu contestación es “Sí,” ponte a trabajar y disfruta de
los beneficios del logro. Si tu contestación es “No,” puedes descartar
la meta sin tener un sentimiento de duda sobre lo que “deberías haber
hecho.” Sabes que la meta no encaja en tus valores, necesidades,
deseos o prioridades actuales. Descartarlo es tu derecho y tu privilegio.
Algunas veces tu contestación a esta importante pregunta es “Sí, pero
más adelante.” Algún otra meta puede ser más urgente en este
momento, así que esta meta puede esperar hasta una fecha posterior.
Guarda cada Hoja de Planificación de Metas y reactívala en el
momento adecuado.
Afirmaciones para Apoyar esta Meta
Cuando decidas proseguir una meta, ¡escribe algunas afirmaciones
especiales para apoyar tu decisión y ayudarte a actuar con entusiasmo!
Haz tus afirmaciones en sentido positivo. Exprésalas en primera
persona y en tiempo presente para darles el impacto de tu compromiso.
Léelas y repítelas varias veces al día para animarte a adoptar las
actitudes que describen. Leer o repetir las afirmaciones aumenta la
confianza en tu capacidad para liderar y tener éxito.
Visualización
Para reforzar tu compromiso y fe en tu capacidad para lograr tu meta,
utiliza la última sección de la Hoja de Planificación de Metas para
decidir cómo incorporarás la Visualización en la prosecución de tu
meta. Decide los temas de visualización que utilizarás y cómo los
aplicarás. También puede serte útil el usar el formulario completo de
Visualización provisto en tu Plan de Acción. Recuerda, ¡ver para creer!
Fecha Completada
Cuando hayas logrado tu meta, anota la fecha en el espacio Fecha
Completada. Celebra tu éxito y disfruta de los beneficios que te
corresponden por haber establecido una meta y haber trabajado hasta
lograrla.
Al buscar una mejora permanente, tanto profesional como personal, es vital para ti establecer metas de productividad específicas.
Establecer metas específicas mejora tu capacidad; ves resultados
casi inmediatos. Recuerda ...
Para llegar a cualquier destino necesitas saber hacia
dónde te diriges y así poder planificar el mejor camino
para llegar allí.
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