Concepto para SIC - Archivo General de la Nación

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- 1423/2016/OFICIO - 120
Bogotá D.C., 6 de abril de 2016 16:29
No. 2-2016-01579
Doctor
WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO
Jefe Oficina Asesora Jurídica
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Carrera 13 No. 27-00.
Ciudad.
REFERENCIA: ÁMBITO DE APLICACIÓN LEY 594 DE 2000.
Respetado doctor Burgos:
Para determinar cuáles son las entidades privadas que se encuentran obligadas al
cumplimiento de la Ley 594 de 2000, pertinente conocer el ámbito de aplicación de la Ley 594
de 2000.
A. DE LOS SUJETOS OBLIGADOS AL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000.
Se encuentran mencionados en el artículo 2º de la Ley 594 de 2000:
Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus
diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los
demás organismos regulados por la presente ley.
B. DE LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS –
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
La jurisprudencia ha desarrollado las siguientes definiciones.
1. Función Pública.
Se trae como referencia lo expresado por el Consejo de Estado:
El manejo que generalmente se hace de la función pública se ha reducido
exclusivamente al ámbito del derecho administrativo, para significar la relación que une
al servidor público con la administración, y en tal sentido entonces se entiende, con
carácter totalmente restringido como, el conjunto de regímenes de administración
laboral aplicables a las personas que prestan sus servicios al Estado, cuando es lo
cierto que, el concepto de función pública tiene una connotación mucho mayor.
En efecto, función pública es toda actividad ejercida por los órganos del Estado
para la realización de sus fines y, excepcionalmente, por expresa delegación
legal o por concesión, por parte de los particulares; pero, “es de señalar que la
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función pública significa una actividad de Estado que no puede jamás concebirse como
análoga a la de un particular, aun cuando se tratara de una empresa1; (…). (Resaltado
fuera de texto).
2. Función Administrativa.
En el mismo sentido, el Consejo de Estado define la función administrativa como:
De modo que la naturaleza de la función administrativa está determinada ante todo
por su origen y su inmanencia al Poder Público, en cuanto es sustancialmente
expresión o forma suya de manifestarse, y no porque se trate de actividad
desarrollada por el Estado, o regulada, vigilada y controlada por el mismo cuando la
presten los particulares, caso este en el cual tales mecanismos de intervención
estatal no convierten per se la actividad o el servicio de que se trate en función
administrativa pues, (…). La función administrativa es siempre actividad del
poder estatal, sea que se realice por órganos o autoridades públicas o por
particulares, de allí que éstos, en ese caso, adquieran el carácter de autoridades,
(…)2. (Resaltado fuera de texto).
3. Relación entre Función Pública y Función Administrativa.
Reiterando la misma línea jurisprudencial, la misma Corporación judicial se ha pronunciado así:
En desarrollo de esta idea, la misma decisión atribuye a esta actividad el carácter
de función administrativa, como especie dentro del género función pública3.
(Resaltado fuera de texto).
4. Los particulares y el cumplimiento de funciones públicas.
A partir de la Ley y de la jurisprudencia, se pueden identificar las siguientes categorías.





Particular, persona natural o jurídica que cumple funciones públicas.
Particular, persona natural o jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe
función pública.
Particular que administra fondos o recursos de naturaleza u origen públicos.
Particular que administra recursos fiscales y parafiscales de naturaleza u origen
públicos.
Particulares que administran, ejecutan concesiones con el Estado.
1
CONSEJO DE ESTADO. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Primera. Sentencia de Agosto 05 de 1999.
Radicado ACU-798. C.P. Germán Rodríguez Villamizar.
2
CONSEJO DE ESTADO. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Primera. Sentencia de Marzo 20 de 2003.
Radicado 15001-23-31-000-2002-2006-01(AG-065). C.P. Manuel Santiago Urueta Ayola.
3
CONSEJO DE ESTADO. Sala Plena de lo Contencioso Administrativo. Sentencia de Marzo 24 de 2009. Radicado
25000-23-25-000-2004-00739-01. (IJ) AP. C.P. Mauricio Torres Cuervo.
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
Los Partidos, Movimientos Políticos o Grupos Significativos de Ciudadanos4.
5. Información, documentos o archivos sujetos al cumplimiento de la Ley 594 de 2000.
Identificadas las anteriores categorías de particulares que cumplen o desempeñan funciones
públicas, es importante destacar que ellos deben acatar la Ley 594 de 2000, respecto de la
información producida o directamente relacionada con el ejercicio de la función que les fue
otorgada, delegada o concesionada. En tal sentido el Consejo de Estado ha expresado:
El sujetar a estos particulares a la Ley 594 de 2000 encuentra justificación en el
entendido que en razón de la función pública que ejercen, sus actividades deben
estar debidamente registradas y organizadas para que de esta forma tanto la
administración como los ciudadanos puedan acceder y servirse adecuadamente de
la información contenida en los archivos derivados de la función5. (Resaltado
fuera de texto).
C. DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 2.8.2.3.1. DEL DECRETO 1080 DE
2015.
La referenciada disposición, a su tenor literal expresa:
Artículo 2.8.1.3.1. Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el
Estado. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo
vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado,
preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de
orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada
sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.
Parágrafo 1°. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus
respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las
entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo
establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa
coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
El ámbito de aplicación del artículo 2.8.2.3.1., se encuentra delimitado por el artículo 2º de la
Ley 594 de 2000, así como por el artículo 2.8.2.1.1. del Decreto 1080 de 2015, Título II,
Patrimonio Archivístico, Capítulo I, Sistema Nacional de Archivos, el cual presenta el siguiente
texto:
Artículo 1°. Ámbito de Aplicación. El presente decreto se aplica a las entidades y
organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional,
departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indígenas, de los
territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás que se creen por ley; las
4
CONSEJO DE ESTADO. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Quinta. Sentencia de Agosto 13 de 2009.
Radicación número: 11001-03-28-000-2006-00011-00. (3944-3957). C.P. Filemón Jiménez Ochoa.
5
CONSEJO DE ESTADO. Sala de Consulta y Servicio Civil. Sentencia de Enero 29 de 2015. Radicado
11001030600020140011200. C.P William Zambrano Cetina.
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entidades privadas que cumplen funciones públicas; las entidades del Estado en las
distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
Se precisa entonces que, el ámbito de aplicación del artículo 2.8.2.3.1. del Decreto 1080 de
2015, en relación con las personas naturales o jurídicas de derecho privado, comprende los
particulares que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Así mismo, no se encuentran obligadas a someterse a sus directrices, las personas naturales o
jurídicas de derecho privado que no cumplan funciones públicas o presten servicios públicos.
D. CONCLUSIONES
Para determinar si una persona natural o jurídica de derecho privado se encuentra obligada al
cumplimiento de la Ley 594 de 2000, la naturaleza de la misma no es el único criterio a
considerar. Determina sí son sujetos obligados a acatarla, sí éstas cumplen funciones públicas
o prestan servicios públicos.
Si la entidad privada no cumple funciones públicas o no presta servicios públicos, ésta no se
encuentra obligada al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones que se han
expedido para su reglamentación, incluido lo dispuesto en el artículo 2.8.2.3.1. del Decreto 1080
de 2015, obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado.
En consecuencia, no todas las Entidades vigiladas por el Estado deben sujetarse lo ordenado
en la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones reglamentarias.
Cordialmente,
MARÍA CLARA MOJICA RODRÍGUEZ
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Archivo General de la Nación
Copia: N/A.
Proyectó: Arturo Daniel López Coba – Abogado Contratista. Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental.
Revisó: Natasha Eslava Vélez. Subdirectora de Patrimonio Documental.
Archivado en: OAJ.
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