CAPTAC-DR Determinación y Aprobación del Presupuesto

DETERMINACION Y APROBACION DEL PRESUPUESTO FINANCIERO ANUAL
EN LOS CENTROS REGIONALES
Esta nota tiene como objetivo aclarar el procedimiento que los Centros Regionales,
incluyendo CAPTAC-DR, siguen para determinar y aprobar su presupuesto financiero
anual. Este último presenta—solamente para información del Comité de Dirección—la
cuantificación del Plan de Trabajo (en semanas-hombre) validado por el Comité, tomando
en cuenta los recursos disponibles según determinado en el presupuesto plurianual (5 años)
del Documento Programático.
Cada ciclo de financiamiento del centro tiene un presupuesto plurianual de 5 años que fue
determinado por el FMI—Oficina de Administración de Proyectos, actualmente el Instituto
de Desarrollo de la Capacidad, en colaboración los departamentos de asistencia técnica y
geográficos—y propuesto a donantes y países beneficiarios para constituir el centro y/o
financiar un nuevo ciclo de financiamiento de 5 años. Cada donante y país beneficiario firma
con el FMI una carta de entendimiento (“LoU” en ingles), comprometiéndose a financiar al
centro en un monto especifico. El presupuesto plurianual cuantifica la estrategia de asistencia
técnica y capacitación a mediano plazo contenida en el Documento Programático, el cual fue
acordado por todas las partes interesadas (países beneficiarios, donantes y el FMI).
El presupuesto plurianual coloca límites al presupuesto anual (ver abajo). El centro presenta
este último durante la reunión del Comité de Dirección para información de sus miembros, a
diferencia del Plan de Trabajo Anual de Asistencia Técnica y Capacitación en semanashombre que es presentado para validación del Comité.
El presupuesto anual en dólares americanos se determina según los siguientes pasos:
1) El FMI—anteriormente la Oficina de Administración de Proyectos, y actualmente el
Instituto de Desarrollo de la Capacidad luego de la reciente fusión de dicha Oficina
con el Instituto del FMI—determina el presupuesto anual global en dólares tomando
en cuenta que el mismo sea sostenible dentro del ciclo de 5 años de financiamiento, y
evitando que haya una concentración del gasto a comienzos y/o al final del ciclo.
2) Los expertos residentes del centro elaboran el Plan de Trabajo anual en semanashombre sobre la demanda de asistencia técnica y capacitación recibida de los países
beneficiarios y los tres consejos regionales—primera versión del Plan.
3) Esta primera versión es compartida para comentarios y coordinación con el FMI
(sede) —Instituto de Desarrollo de la Capacidad y departamentos de asistencia
técnica y áreas geográficas. Al mismo tiempo, se informa y solicita a otros
proveedores claves de asistencia técnica a la región comentarios al Plan de Trabajo—
segunda versión
4) La segunda versión del Plan de Trabajo en semanas-hombre es compartida con las
más altas autoridades del banco central, ministerio de hacienda/finanzas y
superintendencia del sistema bancario para la aprobación del mismo en cada uno de
sus países—tercera versión.
5) La tercera versión del Plan de Trabajo se transforma en su equivalente en dólares
americanos para determinar ítems importantes del presupuesto financiero.
6) El Plan de Trabajo determina principalmente la proyección del costo de los siguientes
ítems en el presupuesto: a) los expertos de corto plazo de asistencia técnica y
capacitación, b) viajes regionales de expertos residentes y del coordinador, y c) gastos
de viajes de funcionarios del FMI a la región y/o a un país específico para dar
asistencia técnica y/o capacitación. Además, los tres departamentos de asistencia
técnica del FMI proyectan en dólares el costo de “backstopping” (control de calidad)
y administración de proyectos que va implicar implementar el Plan propuesto,
teniendo en cuenta el tiempo que los funcionarios en la sede utilizarán a tal fin.
7) La demanda de capacitación reflejada en el Plan en término de cursos, seminarios y
talleres se proyecta en dólares tomando en cuenta el costo promedio de pasajes,
hoteles, comida, etc. de los participantes.
8) El centro proyecta directamente sus “gastos de oficina,” y lo mismo hace el FMI y el
Banco de Guatemala con sus “gastos de oficina en especie,” es decir, su contribución
no-monetaria al presupuesto del centro.
9) El “Trust Fund Fee” fue aprobado por el Consejo del FMI a 7 por ciento, el cual se
aplica al costo total de la asistencia técnica y capacitación, incluyendo backstopping y
administración de proyectos.
10) Teniendo en cuenta todos los elementos mencionados arriba, el FMI (anteriormente,
la Oficina de Administración de Proyectos y actualmente el Instituto de Desarrollo de
la Capacidad) aprueba el presupuesto financiero anual si está en línea con los
recursos disponibles según determinado en el paso (1) arriba—si no lo está, el centro
debe discutir nuevamente prioridades con cada país miembro. (Recursos financieros
no gastados en años anteriores se podrían usar para financiar asistencia técnica y
capacitación adicional en el próximo período y/o para extender el ciclo de
financiamiento).
DETERMINATION AND APROVAL OF THE ANNUAL FINANCIAL BUDGET IN
THE REGIONAL CENTERS
This note aims to clarify the procedure that the Regional Centers, including CAPTAC-DR,
follow to determine and approve their annual budget. The latter—presented only for
information to the Steering Committee—quantifies the Work Plan (in man-weeks) endorsed
by the Committee, taking into account available resources determined in the Program
Document multi-year budget (5 years).
Each funding cycle of the center has a multi-year budget of 5 years determined by the IMF—
Office of Technical Assistance Management, currently the Institute for Capacity
Development, in coordination with area and functional departments—and proposed to donors
and recipient countries to establish the center and / or finance a new funding cycle. Each
donor and recipient country signed with the IMF a memorandum of understanding (LoU),
pledging to fund the center in a specific amount. The multi-year budget quantifies the
medium-term technical assistance and training strategy presented in the Program Document
agreed by all stakeholders (beneficiary countries, donors and IMF).
The multi-year budget puts limits on the annual budget (see below). The center presents the
latter during the Steering Committee meeting for information of its members, unlike the
Annual Work Plan, which is for endorsement of the Committee.
The annual budget in U.S. dollars is determined by the following steps:
1) The IMF (formerly by the Office of Technical Assistance Management and currently
by the Institute of Capacity Development following the recent merged of both units)
determines the overall annual budget taking into account that the budget be
sustainable over the 5-year funding cycle and avoiding a frontloading of expenditure
at the beginning and / or end of funding cycle.
2) The long-term resident experts design the annual work plan in man-weeks based on
the request for technical assistance and training received from the beneficiary
countries and the three regional councils—first version of the Plan.
3) This first version is shared for comment and coordination with IMF staff at
headquarters—Institute of Capacity Development and area and functional
departments. At the same time, other key providers of technical assistance to the
region are informed and/or requested comments—second version.
4) The second version of the plan is shared with the highest authorities of the central
bank, ministry of finance and banking supervision agencies in each member country
for their approval—third version.
5) The third version of the work plan in man-weeks is quantified in U.S. dollars to
determine key items in the financial budget.
6) The Work Plan in man-weeks determines mainly the cost of following items in the
financial budget: a) short-term experts, b) regional travel of resident experts and
coordinator, and c) travel expenses by IMF staff to the region and/or a specific
country to provide technical assistance and/or training. In addition, the three IMF
technical assistance departments project in dollars terms the cost of backstopping
("quality control") and project management that will involve implementing the
proposed work plan.
7) The demand for training reflected in the Plan in terms of courses, seminars and
workshops is taking into account to project the average cost of tickets, hotels, food,
etc. of participants.
8) The center projects directly its "office expenses," and so does the IMF and the Bank
of Guatemala with their "office expenses in kind," i.e., non-monetary contribution to
the budget.
9) The "Fee Trust Fund" was approved by the IMF Board to be 7 percent, which applies
to the total cost of provision of technical assistance and training, including
backstopping and project management.
10) Taking into account all the factors mentioned above, the IMF (formerly, the Office of
Technical Assistance Management and currently the Institute of Capacity
Development) approves the annual financial budget if turns out to be in line with
available resources as determined in step 1 above—if it is not, the center has to
discuss again TA priorities with each beneficiary country. (Unspent resources from
previous years will be used for additional TA provision or extension of the funding
cycle).