LA TEORÍA DE LOS COSTOS-DESEMPEÑOS OCULTOS EN EL

Conferencia magistral / 1
LA TEORÍA DE LOS COSTOS-DESEMPEÑOS
OCULTOS EN EL MODELO SOCIOECONÓMICO
DE LAS ORGANIZACIONES
Véronique Zardet1 y Nathalie Krief2
INTRODUCCIÓN
El método de costos-desempeños ocultos fue creado en 1973 por el Dr.
Henri Savall a partir de dos ideas:
• las estrategias de cambio son una necesidad para las empresas y se
apoyan en el potencial humano;
• el cambio necesita una evaluación económica, luego el cálculo
económico tiene que ser renovado en consecuencia.
El método de los costos ocultos busca la reconciliación entre la
dimensión económica y la dimensión social de la empresa con el objetivo de
un management más eficaz y mejor tolerado. Este concepto permite a la
empresa descubrir su margen de maniobra para aumentar el desempeño
económico sin deteriorar el desempeño social y sin fuentes de
financiamiento exteriores adicionales.
Proponemos en la primera parte presentar el concepto de costosdesempeños ocultos, luego analizaremos la complementariedad entre el
diagnóstico cualitativo y la evaluación de los costos ocultos. Finalmente,
presentaremos las aportaciones teóricas y operacionales respecto a otros
métodos en la perspectiva de una estrategia de cambio.
1
Catedrática de ciencias de gestión, Universidad Lumière Lyon 2, codirectora del
ISEOR.
2
Profesora de ciencias de gestión, Universidad Lumière Lyon 2, Jefe de
departamento en el ISEOR.
2 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
1. PRESENTACIÓN DEL CONCEPTO DE COSTOS-DESEMPEÑOS
OCULTOS
1.1. Origen del concepto
Si se admite que la modernización tiene un costo y que para modernizar se
necesita dinero, las empresas no prestan atención al costo de la ausencia o
demora en la modernización.
La modernización no es sólo técnica, sino que concierne a las
actividades, servicios y funcionamiento de las organizaciones.
La falta de modernización tiene un costo social y económico. Un costo
social porque en las empresas las personas se quejan de la repetitividad y las
condiciones materiales del trabajo, la comunicación-coordinaciónconcertación limitada, el potencial humano desaprovechado, una estrategia
poco activa, poco ambiciosa y una calidad limitada en los servicios a
usuarios. Estas insatisfacciones del personal y de los clientes consumen una
parte de los recursos de la empresa: se trata de costos ocultos, es decir
consecuencias
de
estas
pérdidas,
sobresalarios,
sobretiempos,
sobreconsumos, no-producción, falta de creación de potencial estratégico y
riesgos.
1.2. Definición de los costos-desempeños ocultos
1.2.1. Costos ocultos y costos visibles
Si consideramos los costos-desempeños ocultos como los datos evidenciados
por el sistema de información contable de la empresa (presupuesto,
contabilidad general, contabilidad analítica, balance y cuenta de resultados,
sistema de indicadores financieros), los costos-desempeños ocultos son los
elementos de gastos y de productos no evidenciados por este sistema de
informaciones.
Un costo visible, así como un desempeño visible, puede ser definido por
tres características:
• un nombre,
Conferencia magisterial / 3
•
•
una medida,
y un sistema de control continuo.
Consideramos que cualquier elemento de costo que no tiene una de estas
características es un costo oculto. Por ejemplo, en una empresa los gastos de
personal representan un costo visible, pero los reclamos de los clientes
suelen ser un costo oculto ya que no se reflejan como tal en las cuentas.
1.2.2. Disfuncionamientos y costos ocultos
El ejemplo de la figura siguiente (figura n° 1) describe una serie de
disfuncionamientos que se producen a partir de una falta de formación del
personal en informática.
Podemos definir los costos-desempeños ocultos de manera más precisa
como consecuencia económica de un disfuncionamiento. Los costos ocultos
son la traducción monetaria de las perturbaciones que sufre la empresa y de
los mecanismos organizacionales que pone en práctica para paliar los efectos
de estos disfuncionamientos, es decir las regulaciones de los mismos.
Figura n° 1: Ejemplo de «hilera» de disfuncionamientos
ERRORES DE
CAPTURA
FALTA DE
FORMACIÓN DEL
PERSONAL EN
INFORMÁTICA
DESMOTIVACIÓN
TIEMPO DE
CAPTURA
MÁS LARGO
AUMENTO DEL
NÚMERO DE
AUSENCIAS
TIEMPO DEL
RESPONSABLE
PARA REGULAR
EL AUSENTISMO
EL PROCESO DE
ABASTECIMIENTO DE
STOCKS POR
INFORMÁTICA NO ES
FIDEDIGNO
RUPTURA DE
STOCKS
INTERRUPCIÓN
DEL TRABAJO
UNA PERSONA
BUSCA LAS
MATERIAS O
SUMINISTROS
MÁS URGENTES
RETRASO EN LA
PRODUCCIÓN
PUESTO
VACANTE
© ISEOR 1982
4 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
Un disfuncionamiento es una diferencia entre el funcionamiento
esperado de una empresa y el funcionamiento real. Como tal, es el resultado
de las interacciones entre las estructuras de la empresa y los
comportamientos humanos (figura n° 2).
Figura n° 2: La hipótesis fundamental del análisis y de la estrategia
socieconómica
Desempeño social (grado de
satisfacción de los actores
internos y externos)
Estructuras
Comportamientos
Desempeño económico de
la empresa
Disfuncionamientos
Costos ocultos
Fuente: H. Savall. Méthode de diagnostic socio-économique, Revue Française de
gestion, 1978.
Los disfuncionamientos son clasificados en seis familias: condiciones de
trabajo, organización del trabajo, comunicación-coordinación-concertación,
gestión del tiempo, formación integrada e implementación de la estrategia.
Estos disfuncionamientos provocan costos ocultos que se clasifican en cinco
grupos de indicadores: ausentismo, accidentes de trabajo, rotación del
personal, calidad de los productos (bienes y servicios) y productividad
directa. El objetivo es mejorar las interaciones entre las estructuras y los
comportamientos para reducir los disfuncionamientos y sus consecuencias
financieras: los costos ocultos.
La particularidad de los costos ocultos es que se los puede considerar
como compromisos financieros clandestinos porque están al margen de los
procedimientos y se difunden y dispersan en toda la empresa. Son algo así
Conferencia magisterial / 5
como “polvo”. No sólo se encuentran costos ocultos en un determinado
servicio o una unidad de la empresa. De hecho, los disfuncionamientos se
producen en cualquier momento por parte de todos los actores. Un costo
oculto nunca es provocado por una sola persona, se produce al interactuar
varias personas y varios departamentos de la empresa.
1.2.3. Indicadores y componentes de costos ocultos
La empresa sufre no solamente sobrecargos o sobregastos sino también una
falta de productos en el sentido contable.
Los costos ocultos están relacionados con cinco indicadores:
•
•
tres con predominio social: ausentismo, accidentes de trabajo,
rotación del personal;
dos con predominio económico: calidad de los productos (bienes y
servicios) y productividad directa.
En cada indicador, los costos ocultos se traducen en sobrecargos o
sobregastos (sobresalarios, sobretiempos, sobreconsumos) que “contaminan”
los gastos de la empresa, y por no-productos (no-producciones y no-creación
de potencial estratégico) que representan la pérdida de valor añadido de los
bienes y servicios que se dejaron de producir. En este caso el costo oculto es
una pérdida inmediata de valor añadido.
Ahora bien, los costos ocultos no sólo son pérdidas o déficits.
Representan una fuente de recursos mal utilizados y parcialmente
aprovechables, es decir una fuente de recursos potenciales y de
mejoramiento del desempeño global sostenible de la empresa. Los costos
ocultos suelen representar 50% de sobregastos y 50% de no-productos.
Los costos ocultos tienen un nivel elevado. Las experiencias del ISEOR
con mil diagnósticos realizados en unos 30 países diferentes y en empresas
que emplean entre 10 hasta 30 000 personas son considerables: entre 13 000
€ y 50 000 € por persona y por año, lo que representa de 15% a 30% del
costo de producción o del volumen de negocios.
6 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
Según los sectores de actividad, el promedio de costos ocultos medios
que el ISEOR ha calculado en sus investigaciones dentro de las empresas y
organizaciones es el siguiente (figura n° 3):
SERVICIOS
INDUSTRIAS
Figura n° 3: Ejemplos de costos ocultos en una muestra de las 1000
empresas y organizaciones
Sectores de
actividad
En € por persona
y por año
En % de la
masa salarial
ELECTRÓNICA
46 000 €
220 %
METALURGIA
18 000 €
80%
VIDRIO
38 000 €
15%
ELECTRODOMÉSTICA
12 000 €
50%
AGRO-ALIMENTARIA
11 000 € *
45%
BANCOS
17 000 € *
45%
MANTENIMIENTO DE
TELECOMUNICACIONES
16 000 € *
40%
DELEGACIÓN
8 000 € *
35%
DISTRIBUCIÓN
9 000 € *
* SUB-EVALUADO
40%
© ISEOR 1991
Un disfuncionamiento no tiene costo; son las regulaciones necesarias
para resolver el problema las que engendran un costo.
2.
COMPLEMENTARIEDAD
ENTRE
EL
DIAGNÓSTICO
CUALITATIVO Y LA EVALUACIÓN DE LOS COSTOS OCULTOS
2.1. Articulación entre el diagnóstico cualitativo y la evaluación de los
costos ocultos
2.1.1. Desempeño social y desempeño económico
El management socioeconómico es un concepto de management innovador
que integra el desempeño social (humano y social) y el desempeño
económico, ambos estrechamente relacionados, así como las dos facetas de
un mismo objeto.
Conferencia magisterial / 7
El desempeño social puede ser definido mediante seis puntos sensibles
de la calidad de funcionamiento de una organización, fuentes de los
problemas que encuentra una persona en su vida profesional. Estos
problemas han sido evidenciados por las investigaciones del ISEOR. Se trata
de las condiciones de trabajo, la organización del trabajo, la comunicacióncoordinación-concertación, la gestión del tiempo, la formación integrada y la
implementación de la estrategia. Son como seis patologías que si las
curamos logramos mejorar la calidad integral de la empresa, la cual consta
de tres niveles: calidad del management, calidad del funcionamiento y
calidad de los productos (bienes o servicios).
El desempeño social se mide por el nivel de satisfacción de los actores,
tanto de las personas dentro de la empresa como los clientes o usuarios.
El desempeño económico sostenible se compone de dos partes:
resultados inmediatos y creación de potencial. Hay que repartir el
desempeño entre estos dos componentes ya que maximizar los resultados
inmediatos en detrimento de la creación de potencial no permite preparar
bien el futuro.
Los resultados inmediatos representan acciones que tienen un efecto
sobre los resultados a corto plazo de la empresa, es decir los de menos de un
año. Los resultados inmediatos conciernen a la productividad, la eficacia, la
competitividad, la rentabilidad y el autofinanciamiento a corto plazo.
La creación de potencial concierne a todas las acciones que tienen
implicaciones a medio y largo plazo, es decir más allá de un año. Las
acciones realizadas ahora no tienen impacto positivo sobre el resultado a
corto plazo sino sobre los resultados futuros de la empresa, potenciando
asimismo su porvenir.
Mejorar de manera simultánea el desempeño social y el desempeño
económico de la empresa mediante una estrategia socioeconómica permite
aumentar los resultados a corto plazo y desarrollar la creación de potencial
(figura n° 4).
8 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
Figura n° 4: Umbral de supervivencia-desarrollo
Resultado
inmediato
Umbral de
supervivencia
Umbral de
desarrollo
Inversión estratégica
autofinanciada por la
creación de potencial
© ISEOR 1976
Los disfuncionamientos gravan el desempeño social y el costo de sus
regulaciones, que son costos ocultos, provocando una pérdida de desempeño
económico global.
La empresa tiene que garantizar sus resultados inmediatos, es decir su
supervivencia a corto plazo y, al mismo tiempo, desarrollar acciones de
creación de potencial para generar recursos que aseguren su supervivencia y
su desarrollo a medio y largo plazo.
Conferencia magisterial / 9
2.1.2. El diagnóstico socioeconómico: diagnóstico cualitativo y cuantitativo
Figura n° 5: Ejemplo de disfuncionamientos en una universidad mexicana –
Departamento El Hombre y su Ambiente– Expresión del personal académico
(junio 1997)
CONDICIONES DE TRABAJO
ACONDICIONAMIENTO Y ARREGLO DE LOCALES
FALTAN LOCALES
INADECUADOS
Y
ALGUNOS
DE
LOS
EXISTENTES
SON
(a veces)
“Las aulas no alcanzan. El trimestre pasado no tuve aula. Usaba la sala de
juntas. Al final encontré un lugar frío, oscuro, maloliente. Los alumnos
sienten que no tienen lugar.”
LA ESTRUCTURA DE LOS LOCALES NO ESTÁ ADAPTADA A LA
PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
(a veces)
“Con la construcción del edificio se prevé un período de 2 o 3 años. El
problema de docencia durará más de un año y medio, y para área y
departamentos otro año más.”
LA INADAPTACIÓN
INSATISFACCIÓN
DE
LOS
LOCALES
ES
UN
FACTOR
DE
(a veces)
“Van a venir asesores de la Universidad de Londres cada trimestre a
trabajar con nosotros. Nos da pena porque el laboratorio es como bodega.
Nos van a prestar la sala de educación continua.”
© ISEOR 1997
En este extracto del diagnóstico realizado en una universidad mexicana,
en un departamento acádemico, sobre el tema “condiciones de trabajo” y el
sub-tema “acondicionamiento y arreglo de locales”, tenemos tres ideas
principales (ideas-clave de problemas genéricos):
•
•
•
faltan locales y algunos de los existentes son inadecuados,
la estructura de los locales no está adaptada a la prestación de
los servicios,
la inadaptación de los locales es un factor de insatisfacción.
10 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
Para cada idea-clave formulada por el investigador, tenemos una o más
frases que representan las expresiones de las categorías de personal
entrevistadas durante el diagnóstico.
A partir de estas expresiones se podrán calcular los costos ocultos de las
regulaciones generadas por los disfuncionamientos.
El diagnóstico socioeconómico es sobre todo una fase de escucha de
todos los actores implicados en el proceso. Cada persona, cualquiera que sea
su empleo o su responsabilidad jerárquica o funcional, es testigo de
disfuncionamientos. Cada miembro de la empresa tiene una visión diferente
con respecto a la de sus colegas. Es útil confrontar estas visiones y analizar
las convergencias y especificidades. Esta fase de escucha se realiza a través
de entrevistas semi-dirigidas con los actores, lo que les permite expresarse
sobre los seis temas de disfuncionamientos que constituyen el modelo del
desempeño social: condiciones de trabajo, organización del trabajo,
comunicación-coordinación-concertación, gestión del tiempo, formación
integrada e implementación estratégica.
Las informaciones recogidas en las entrevistas son de tres órdenes:
•
•
•
informaciones de descripción de los disfuncionamientos que
representan anomalías muy definidas; se trata de disfuncionamientos
concretos, materializados y observables con una frecuencia de
aparición (por ejemplo, una vez al mes). La anomalía corresponde a
un disfuncionamiento elemental;
informaciones sobre el análisis de los efectos de los
disfuncionamientos, es decir las consecuencias descubiertas o
potenciales de la anomalía; estas informaciones permiten identificar
la regulación operada;
informaciones sobre el análisis de las causas de los
disfuncionamientos; es el factor identificado por la persona como
origen de la anomalía y representa la causa aparente.
En el ejemplo siguiente que detalla el cálculo de costos ocultos en una
universidad mexicana (figura n° 6), aparecen en las tres primeras columnas
los tres conceptos: anomalía, causa, efecto.
La fase de evaluación de las regulaciones de los disfuncionamientos y de
cálculo de los costos ocultos complementa la fase cualitativa de escucha de
Conferencia magisterial / 11
los actores sobre sus insatisfacciones. Permite evaluar los impactos de estas
insatisfacciones en cuanto a utilización de recursos así como sobre los
resultados económicos de la empresa u organización.
El diagnóstico cualitativo y la evaluación cuantitativa y financiera de los
disfuncionamientos permiten crear un pequeño choque cultural y una toma
de conciencia por parte de los actores de la empresa para moverla a buscar
soluciones a los problemas evidenciados.
12 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
EVALUACIÓN DE LOS COSTOS OCULTOS
DEPARTAMENTO “EL HOMBRE Y SU AMBIENTE”
Indicador: PRODUCTIVIDAD DIRECTA
Figura n° 6: Ejemplo de cálculo de costos ocultos en una universidad mexicana (junio 1997)
DISFUNCIONAMIENTOS
ELEMENTALES
Tiempo que
pierde un
profesor en
trámites
administrativos
para comprobar
si ya están:
viáticos,
materiales,
equipos, aulas
con
computadora,
convenios.
CAUSAS
INVOCADAS
Teléfono
ocupado.
Persona que no
está en su lugar
o está ocupada.
Distancia entre
aulas,
laboratorio y
edificio central.
FRECUENCIA
INDICATIVA
EFECTOS ECONÓMICOS
DETALLE DEL
CÁLCULO
una vez por
semana
1h de
seguimiento
adicional al
normal a la
semana para
70
profesores
SOBRESALARIOS
SOBRETIEMPOS
SOBRECONSUMOS
NOPRODUCCIÓN
NO
CREACIÓN
POTENCIAL
RIESGOS
TOTAL
$ 203,000
$ 203,000
70
profesores x
1h x 45 sem
x $ 64.45
$ 203,000
$ 203,000
© ISEOR 1997
Conferencia magisterial / 13
2.1.3. Interpretación del nivel de costos ocultos
La unidad en la cual se identifican los costos ocultos es sobre todo un
centro de cálculo. Es decir que los costos ocultos evaluados no son
totalmente provocados por esta unidad. Ahí se descubren los
disfuncionamientos y los costos ocultos provocados
•
•
•
en parte, dentro de esta unidad,
en parte, en los procesos que preceden a los de esta unidad,
en parte, en los procesos que siguen a los de esta unidad.
Una interpretación correcta del nivel detectado de costos ocultos
necesita evitar tres tipos de errores:
•
•
•
la comparación de costos ocultos de unidades diferentes no
es pertinente porque el nivel de costos ocultos depende de la
participación de los actores al identificar los
disfuncionamientos;
los costos ocultos son parcial y no totalmente recuperables
porque parte de los mismos son costos fisiológicos
(“normales”) y no patológicos;
los costos ocultos son, por una parte, cargos, es decir gastos
a reducir y por la otra, falta de producción correspondiente al
desempeño de las actividades.
2.2. Resultados de evaluación de la reducción de los costos ocultos
En el método socioeconómico el incremento del desempeño económico
procede de la reducción de los disfuncionamientos. Ello requiere una
movilización de todas las personas y no sólo de algunos voluntarios.
Efectivamente, todos los actores en las organizaciones participan en la
creación y difusión de costos ocultos.
Nuestras investigaciones, realizadas dentro de muchas
organizaciones y empresas, demuestran que es posible reducir
parcialmente los costos ocultos con acciones de desarrollo “suave”.
La figura n° 7 representa un ejemplo de reducción de los costos
ocultos en una industria donde se aplicó el método socioeconómico. Un
año después del principio de la acción, los costos ocultos se redujeron en
11 700 € por persona y por año. Estos resultados fueron logrados gracias
14 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
a la reducción del ausentismo, de los accidentes de trabajo, del
mejoramiento continuo de la calidad y productividad.
Figura n° 7: Resultados cualitativos, cuantitativos y financieros de acciones
socioeconómicas
Ejemplo de resultados evaluados en un pequeño equipo en una
acción piloto de gran envergadura (por persona y por año)
INDICADORES
RESULTADOS
CUALITATIVOS
Ausentismo
- Mayor motivación a la
asistencia
- Horarios
personalizados
RESULTADOS
CUANTITATIVOS
Reducción del
ausentismo por
enfermedad al 3%
RESULTADOS
FINANCIEROS
800 €
Accidentes de
trabajo
- Mejor formación y
sensibilidad frente a los
riesgos de accidente
- Menor descuido
No evaluado
Rotación del
personal
- Menos riesgos de
rotación sobre las
nuevas contrataciones
- Formación facilitada
No evaluado
Calidad de
productos
(bienes, servicios)
Productividad
directa
- Menos defectos
- Mejor regulación de
los defectos
- Menos artículos
perdidos
Reducción a la mitad
de la tasa de rechazo
- Mayor rapidez
- Menores plazos
+ 16.2% sobre el
período
Reducción de los
plazos en 2.5 semanas
7 700 €
TOTAL
11 700 €
3 200 €
© ISEOR 1983
En este otro ejemplo (figura n° 8) podemos ver, en tres empresas
diferentes, una reducción neta de 3 000 a 5 000 € por persona y por año,
una vez deducido el costo de inversión en la acción piloto.
Los resultados de las investigaciones del ISEOR en mil empresas y
organizaciones demuestran que se pueden reducir los costos ocultos
entre 20% y 80% del importe de los que han sido identificados mediante
intervenciones de mejoramiento del desempeño socioeconómico.
Conferencia magisterial / 15
Figura n° 8: Algunos resultados financieros de intervenciones socioeconómicas
co-realizadas por el ISEOR y las empresas.
CRISTALERÍA
Reducciones de
costos ocultos
Costos
completos de la
intervención
Excedente financiero
obtenido
540 000 €
77 000 €
Es decir 463 000 €
5 000 € per cápita
METALURGIA
38 000 €
15 000 €
Es decir 23 000 €
5 500 € per cápita
BANCOS
61 000 €
15 000 €
Es decir 46 000 €
3 000 € per cápita
RESULTADO ANUAL
© ISEOR 1981
Existen diferentes modalidades para obtener una reducción de los
costos ocultos:
•
•
podemos reducir la frecuencia de los disfuncionamientos:
ausentismo, errores, accidentes…;
también podemos mejorar la forma de regulación de estos
disfuncionamientos. Por ejemplo, en un banco donde el
ausentismo fue bajo (3%), los costos ocultos se redujeron sin
que el índice de ausentismo se redujera. Una mejor
capacitación de las personas, una mejor cooperación,
permiten absorber más fácilmente la falta de trabajo de los
ausentes.
3. APORTACIONES TEÓRICAS Y OPERACIONALES DEL
CONCEPTO DE COSTOS-DESEMPEÑOS OCULTOS
3.1. Aumentar la visibilidad estratégica y ayudar en la toma de
decisión
Los costos ocultos permiten modificar los criterios de toma de decisión
estratégica. En el modelo existen tres razones estratégicas, indicadores
de alerta estratégica y de vigilancia económica, muy importantes para
evaluar un proyecto de decisión estratégica, de reestructuración, de
cambio de organización, de cambio tecnológico… Estas razones son las
siguientes:
16 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
• la relación entre los costos ocultos y los costos visibles. Éste es
un indicador de pérdida de energía; un aumento del mismo
significa que hay muchos disfuncionamientos en la empresa y
mucha pérdida de energía y recursos potenciales;
• la relación entre los costos externalizados y los costos
internalizados. Este indicador permite ver los costos ocultos
seguros o probables que la empresa deberá asumir por efecto
boomerang debido a su práctica de externalización (por ejemplo,
desempleo);
• la razón tiempo indirectamente productivo sobre tiempo
directamento productivo es un indicador de nivel de
profesionalismo: cuando se reduce, se refleja una pérdida de
calidad profesional en el trabajo y en la organización.
El concepto de costos ocultos tiene cuatro tipos de impacto sobre el
management de una organización: un control, una medida, una
interpretación de las situaciones observadas y el más importante, una
sensibilidad económica. De hecho, los costos ocultos permiten
desarrollar la sensibilidad económica del personal de confianza y de
base. Es un aprendizaje integrado que modifica los comportamientos
profesionales.
El management socioeconómico propone, según nuestra base de
datos científicos, elegir estrategias que combinan y equilibran los
resultados a corto y largo plazo en lugar de maximizar los resultados a
corto plazo, ya que la maximización acarrea efectos contraproducentes
de reacción por parte de los actores mediante los disfuncionamientos
(ausentismo, huelga, baja de productividad etc…) que provocan costos
ocultos los cuales, a su vez, reducen los resultados económicos.
La estrategia socioeconómica es una alternativa con respecto a las
estrategias dominantes de tipo tecno-económicas o a veces hiper
politizadas, cuando las organizaciones descuidan los objetivos
económicos.
Una estrategia de reducción de costos ocultos consiste, por una parte,
en disminuir los gastos pagados al exterior de la organización (teléfono,
accesorios, materias primas), por otra, en elaborar una estrategia de
desarrollo sostenible (nuevas actividades, nuevos productos,
mejoramiento de la calidad…).
La relación entre costos visibles y costos ocultos se conoce muy bien
en la actualidad: si la empresa intenta reducir demasiado rápida e
intempestivamente los costos visibles, los costos ocultos aumentan. ¡Un
Conferencia magisterial / 17
costo visible sale por la puerta y vuelve disfrazado de costo oculto por la
ventana!
Cuando se quiere reducir los costos, se necesita aceptar
provisionalmente un incremento de ciertos costos visibles. La inversión
en capacitación y en condiciones de trabajo es necesaria y, además, más
adelante tendrá una contrapartida con la reducción global de los costos y
el incremento sostenible de valor añadido.
También se pueden reducir los disfuncionamientos y los costos
ocultos con esta inversión estratégica, sin que sea necesario incrementar
los costos ejercidos por la empresa.
La reducción de los costos ocultos requiere una opción estratégica de
la empresa:
•
¿En qué proporción quiere la empresa mejorar sus resultados
inmediatos, reducir los gastos visibles, aumentar las ventas?
•
¿O crear potencial, mejorando la calidad del management, del
funcionamiento y de los productos (bienes y servicios)?
Resumiendo, la reducción de los costos
mejoramientos de desempeño en cuatro factores:
•
•
•
•
ocultos
acarrea
el mejoramiento de la calidad,
la creación de potencial fuente de autofinanciamiento del
desarrollo sostenible,
los resultados económicos: servicios auto-producidos e autofinanciados,
las remuneraciones del personal, de los accionistas (y del
Estado, a través de los impuestos).
El balance económico es un instrumento de gestión que permite
introducir una reflexión sobre los costos ocultos en el momento de tomar
una decisión. Por una parte, se evalúa el costo adicional originado por la
acción o el proyecto contemplado. Por otra, se calcula la reducción de
costos ocultos acarreados por la misma.
Se trata del principio muy conocido en el campo del análisis
financiero de una decisión clásica de inversión, ahora trasponiéndolo a
las acciones inmateriales y completado por el cálculo de la variación de
costos ocultos.
18 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
La dialéctica entre el tiempo indirectamente productivo y la
regulación de los disfuncionamientos es un problema muy agudo.
Cuanto más ocupados están los actores en regular los
disfuncionamientos, menos disponen de tiempo indirectamente
productivo para comunicar, informar, capacitar, preparar y evaluar el
trabajo y realizar la reflexión estratégica.
3.2. Aportación de los costos ocultos respecto a otros métodos
El método de costos ocultos tiene dos particularidades:
•
•
es un método participativo para descubrir fuentes internas de
recursos. Estas reservas permiten conducir acciones que
mejoran los desempeños económicos y sociales, sin necesidad
de financiamientos externos adicionales;
es también un método de management de personas con mayor
atención, más exigente, con más negociación y diálogo
profesional, y es tolerado durante más tiempo por los actores
que el autoritarismo o el laxismo.
3.2.1. Aportación respecto a la contabilidad analítica
En el aspecto más técnico de contabilidad y de control de gestión, el
método de los costos ocultos viene a rescatar la contabilidad analítica
que está funcionando mal en la mayoría de las empresas. En algunos
casos es demasiado sofisticada y difícil de interpretar, por ejemplo en las
grandes empresas industriales; en otros, ni siquiera existe realmente.
Los principales límites de la contabilidad analítica son:
• El buen funcionamiento de la contabilidad analítica exhaustiva es
muy complejo y muy costoso;
• La sofisticación de las secciones analíticas hace ilusorio el
significado de los costos e inútil la capacidad de interpretación de
los resultados calculados (método de secciones homogéneas de
costos por producto). La causa es la imputación por claves de
repartición fijidas de manera rudimentaria;
• El método de “análisis de desvíos” no permite hacer una
identificación estimulante de las causas profundas, no son palancas
para actuar. Se basa en una comprobación de elementos
sintomáticos amorfos (materias, mano de obra, precio…) y no en
actos humanos que originan los costos observados;
Conferencia magisterial / 19
• La contabilidad analítica sólo considera a los costos ocultos de
manera implícita y parcial. Dado que los costos ocultos están
diluidos dentro de las cuentas de gastos, no llaman la atención de
los controladores de gestión. Ahora bien, tendrían que influir sobre
el análisis y el origen de los desvíos;
• Los ambiciones de la contabilidad analítica (“calcularlo todo,
explicarlo todo, comprenderlo todo”) son desmesuradas, ya que no
son jamás totalmente realizables, debido a los excesivos costos de
procesamiento de las informaciones con respecto a los resultados
esperados;
• La contabilidad analítica se concentra en las actividades productivas
industriales. Renuncia a evaluar las actividades indirectas y se
fundamenta en imputaciones “a destajo” mediante claves de
desglose burdas.
3.2.2. Aportación para el control de gestión
El método de los costos ocultos evidencia la necesidad de volver a
definir el papel de los especialistas en control de gestión. Su rol se
complementa con el de la jerarquía: atender a los jefes de departamentos
para interpretar los desempeños económicos y ayudarlos en sus microdecisiones. Desarrolla su papel de asesor y de experto en atención a la
jerarquía.
3.2.3. Aportación para la construcción del presupuesto
Finalmente, se redefinen las técnicas presupuestarias. Clásicamente, las
empresas preparan presupuestos de “reproducción”. Es decir, se toma el
presupuesto del año anterior y se le agregan unos puntos porcentuales de
aumento o variación. En lugar de eso, con la técnica de los costos
ocultos, se construye un plan de acciones prioritarias para reducir los
disfuncionamientos más relevantes. Se puede estimar la reducción de
costos ocultos y se corrige el presupuesto. Se trata de un nuevo método
más relevante para preparar presupuestos que hoy se aplica con éxito en
muchas empresas-piloto (figura n° 9).
20 / La teoría de los costos ocultos en el modelo socioeconómico
Figura n° 9: Construcción del presupuesto integrando previsiones
de costos-desempeños ocultos
PRESUPUESTO DE REPRODUCCIÓN
PLAN DE ACCIONES PRIORITAIRIAS
Proyecto de reducción de los
disfuncionamientos
BALANCE ECONÓMICO
de los proyectos de reducción de disfuncionamientos
GASTOS
PRODUCTOS
Corrección de los
«presupuestos de
reproducción»
PRESUPUESTOS PREVISIONALES
DEFINITIVOS
© ISEOR 1979