Diapositiva 1

XIII Encuentro Nacional de Experiencias en
Mejoramiento Continuo de la Calidad en Salud
FIRMA DIGITAL PARA
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Oficina General de Información y Sistemas
Instituto Nacional de Salud
OFICINA EJECUTIVA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA (OEEI)
Forma parte de la Oficina General de Información y Sistemas, tiene funciones de
coordinación permanente con los órganos directivos, de asesoría, de apoyo y de línea de
la institución.
PROBLEMÁTICA Y SITUACIÓN PREVIA
• Demora en proceso de adquisiciones y extravió de documentos, generando un clima
laboral no saludable.
• Elaboración de más de una copia de expedientes y su traslado físico al área encargada de
adquisiciones para su atención y evaluación del estudio de mercado, causando:
Costos de Transportes
Costo de Tiempo
Costo de Papel
IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS
OBJETIVOS
• Minimizar tiempos de espera y atención que se usan en el proceso de adquisiciones de
Bienes y Servicios en el Instituto Nacional de Salud.
• Disminuir uso excesivo de papel por documentos digitales, haciendo uso de las
Tecnologías de la Información.
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
PRINCIPALES HITOS DEL PROYECTO
RESULTADOS OBTENIDOS
ÓRGANOS DEL INS (Uso de Firma Digital)
o Logística: Proceso de adquisición de BB y SS.
Aprobaciones de requerimientos. Aprobaciones de modificaciones.
o Economía: Proceso de Solicitudes de Certificado Presupuestal.
o Presupuesto: Proceso de Certificación Presupuestal.
TIEMPO REDUCCIÓN DEL PROCESO
o Tiempo de atención de un servicio desde la generación de requerimiento por parte del área usuaria
hasta su etapa final (tiempo aproximado de 3 días).
o Reducción al mínimo de tiempo que la oficina ejecutiva de logística invierte en dar respuesta al
seguimiento de los expedientes de adquisición de bienes y servicios.
AHORRO DE PAPEL
o Se vio reducido a diciembre de 2015, el 30% en el consumo de papel con relación al consolidado a
diciembre de 2014.
RESULTADOS OBTENIDOS
RESULTADOS ORIENTADOS HACIA EL USUARIO INTERNO/EXTERNO
o Obtener la documentación digital de manera segura y dinámica facilitando la continuidad del proceso
administrativo: Estudio de mercado, cotizaciones entre otros.
o Avance en temas de innovación, confidencialidad y agilidad en el proceso de adquisiciones.
o Brindar accesibilidad y seguridad en el proceso por ser una plataforma web puede ser accedida desde
cualquier ubicación física con acceso a internet.
RESULTADOS FINANCIEROS
o Alto porcentaje de reducción de documentos físicos, copias e impresiones.
o Facilita el seguimiento de los expedientes.
RESULTADOS DE LA EFICIENCIA ORGANIZACIONAL
o Mejoró la atención de los procesos de adquisición de bienes y servicios institucionales.
o Disminuyó el tiempo de disposición de recursos humanos para los trámites administrativos.
o Garantiza seguridad de los procesos y mejoró el clima laboral.
SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
o Se asignó recursos humanos de la oficina ejecutiva de
estadística e informática.
o Se identificaron nuevos riesgos luego de la fase final del
proyecto y se realizó el seguimiento de los mismos para
analizar su impacto
o Se aplicó control de cambios de aquellos riesgos de nivel
alto
o Se tiene programado implementación de firma digital a
un segundo proceso administrativo: Proceso de viáticos
MEJORA DEL PROCESO
o Para seguir brindando una mejor solución en temas de Firma Digital se ha realizado la
Adquisición de un módulo de seguridad en hardware HSM’s que permite apoyar
escenarios de implementación desde dispositivos portátiles, hasta aparatos de centros
de datos de alto rendimiento.
EQUIPO DE TRABAJO
Líder
Proyecto
Director
General
Director
Ejecutivo
Med. Eduardo Zorrilla
Analista
funcional
Analista
Técnico
Programa
dor
OGIS /
OEEI
Ing. Jaime Honores
Consultores
Externos
RENIEC
XIII Encuentro Nacional de Experiencias en
Mejoramiento Continuo de la Calidad en Salud
¡GRACIAS!
Oficina General de Información y Sistemas
Instituto Nacional de Salud