Open System of Seoul (Part 5)

V.FUNCIONES
PRINCIPALES DEL
PROGRAMA
Sistema OPEN de Seúl
Tal como se presenta en la figura 6,el menú principal consiste de 8 temas de búsqueda. Alternativamente el
usuario puede ver directamente los servicios haciendo clic en uno de los 54 servicios.
Está enlazada con la página web de la Ciudad de Seúl. El
Gobierno Municipal ofrece páginas web en inglés, chino y
japonés.
( Fig. 6. Pantalla de Menú Principal)
2) Sistema OPEN
Las solicitudes de proceso son directamente accesibles a
través del Menú Principal del sistema OPEN web.
( Fig. 7. Pantalla de la Página Web en Inglés)
3) Sitio de Ciber para solicitudes
En este sitio, es posible recibir y
manejar las solicitudes civiles vía
internet, además ofrecer el documento
de las peticiones a domicilio. También,
este sitio apoyado por su página web
especial (www.cyber.seoul.kr) sirve
todas las solicitudes civiles, el cálculo
de la comisión de compra-venta de
bienes inmuebles, el cálculo del
impuesto de rodaje, el pago de
impuesto estatal, etc.
(Fig. 8. Pantalla de Menú de Ciber-Consulta)
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1) Seúl Focus
V. FUNCIONES PRINCIPALES DEL PROGRAMA
1. Explicación del Menú Principal
Sistema OPEN de Seúl
El sistema de búsqueda permite tanto al usuario como a los ciudadanos buscar información, tanto por categoría del
servicio, o por búsqueda por el texto o combinado ambos métodos.
( Fig. 9. Pantalla de Búsqueda de DB)
Gracias al enlace con la Página Web del Ministerio de Legislación (http://www.moleg.go.kr) y con el sistema de
búsqueda de reglamentos autónomos de Seúl, se pueden buscar los reglamentos relacionados con las solicitudes, y
sobre todo, respecto a los 54 servicios, los usuarios pueden encontrarlas más fácil y rápidamente.
Para el buen enlace con esta red exterior de informaciones, siempre hay que monitorear la red de instituciones correspondiente, para así ofrecer la información correcta.
( Fig. 10. Pantalla de Búsqueda de Reglamentos Relacionados)
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5) Reglamentos Relacionados
V. FUNCIONES PRINCIPALES DEL PROGRAMA
4) Buscando información
Sistema OPEN de Seúl
Se explican detalladamente las 54 actividades abiertas, los requisitos para la solicitud de peticiones civiles, el procedimiento de manejo y los artículos relacionados mediante el enlace por actividades.
La página para cada uno de los 54 servicios ofrecidos, da información detallada junto con los documentos necesarios para solicitario, sus procesos administrativos, y otras regulaciones relacionadas al servicio que solicita.
( Fig. 11. Pantalla de Información de los Servicios )
( Fig. 10-2. Pantalla Principal de Búsqueda de Reglamentos Gubernamentales
(Página Web del Ministerio de Leyes))
Click
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6) Información de los Servicios
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( Fig. 10-1. Pantalla Principal de Búsqueda de
Reglamentos Autonómicos de Seúl)
Sistema OPEN de Seúl
Esta página es un menú para ingresar, corregir y eliminar datos de los departamentos de trabajo. Puedan realizarse
estas operaciones después de confirmar el ID y la contraseña del administrador responsable.
( Fig. 12. Pantalla de la Página del Administador)
La página de Opinión Pública es para recibir la opinión pública sobre la calidad administrativa del sistema OPEN
con el fin de :
- Investigar la apertura de las informaciones de cada actividad.
- Entender la utilidad de las informaciones abiertas.
- Inducir a la participación activa de los ciudadanos.
- Reflejar la petición de los ciudadanos.
(Fig. 13 Pantalla de Opinión Pública (Encuesta))
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7) Página de Datos para el Administrador
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8) Opinión Pública
Sistema OPEN de Seúl
El programa del Sistema tiene un eficiente método de verificación de usuario para garantizar seguridad. Una ventana pidiendo verificar la autenticidad del administrador aparece en cuanto éste solicita al sistema ingresar datos.
Tanto la identificación como la contraseña son enviadas al servidor del sistema y también a la base de datos para
verificar ambas informaciones con la tabla de personal en la base de datos. Una vez confirmado el proceso de autenticidad, el administrador puede obtener los datos que el cliente ha puesto en la solicitud del servicio y procesar así
dicha solicitud.
( Fig. 14. Gráfico sobre el Proceso del Oficial Administrativo)
Servidor de DB
Cliente
Servidor
de Web
Verificación de identificación y contraseña
Al cliquear en Página de "Ingreso de Datos del Administrador" aparece una pantalla para verificar los datos. Una
vez completado el proceso de verificación de la identificación y de la contraseña, el administrador puede comenzar
a intresar y corregir la información de la solicitud. El modelo de abajo es de la "Autorización y Proceso para
Proyecto de Edificio". El proceso de ingreso de datos se muestra en la Fig 2 {pág 18}.
Véase la "Figura 2" antes presentada para explicar el procesamiento del ingreso de datos
( Fig. 15. Pantalla de Ingreso de ID y Contraseña del Administrador)
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1) Autenticidad del Oficial Administrativo
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2) Ingreso de Datos
2. Proceso del Ingreso de Datos
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( Fig. 17. Pantalla después de pulsar la actividad "Permiso y Deliberación de Construcción)
Al oprimir el servicio "permiso y deliberación de construcción", se presenta la pantalla de la figura 17, y luego con
un click en el botón "registro de servicios " se puede registrar un nuevo servicio. Aquí "servicio la actividad" representa un caso de petición civil. Debe registrar el serviciola actividad sólo una vez, y en un servicio se introducen
varios documentos concernientes, así es posible introducir varios documentos después de registrar un servicio.
( Fig. 16. Pantalla de autenticidad definitiva del usuario después de introducir el ID y la Contraseña del mismo)
Sistema OPEN
Sistema OPEN
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Como se ve en la Figura 16, en la que solamente el servicio "permiso y deliberación de construcción" está activado,
para que el administrador ingrese datos.
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Registro de Casos (El primer registro de datos)
Sistema OPEN de Seúl
Sistema OPEN
Luego, en caso de introducir el documento, haga click en la denominación correspondiente entre la lista. Entonces
se despliega la pantalla con el registro, introduzca aquí el documento.
( Fig. 19. Lista de Registro de "Registro de Actividades")
Sistema OPEN
En esta pantalla de registro de un caso nuevo se introduce la denominación de obra, el lugar, el nombre del
administrador responsable, el número de teléfono y la cooperación de otros departamentos, haga click en la
sección concerniente.
- Denominación de Obra : Se usa como una tecla única que no permite repetición.
- Lugar : Se introduce domicilio del lugar o del solicitante. En caso de introducir el domicilio del solicitante, se
entra hasta un nombre de barrio para la protección de privacidad.
- Cooperación en Obra : En caso de que una actividad sea tratada por varios departamentos, se determina que
esos departamentos introduzcan el documento o no.
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Registro de Documentos
Después del registro de una actividad, aparece la denominación del servicio registrado en la lista como en la Figura 19.
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( Fig. 18. Pantalla después de pulsar el botón "Registro de Actividad")
Sistema OPEN de Seúl
Sistema OPEN
Sistema OPEN
Menú
- Editar Caso: Cuando es necesario hacer correcciones en el nombre de un caso, en su ubicación, cambio de
administrador, o del teléfono de contacto.
- Solicitud para Cerrar Caso - cancelar el Caso: El pedido se envia al Departamento de Auditoría e Inspección en
donde lo cancelan. (El administrador que ingresó los datos NO puede cancelar el caso)
- Caso Finalizado: esta opción se selecciona cuando un Caso ya no requiere más ingreso de documentos. El programa de la computadora puede automáticamente cerrar el caso al recibir todos los documentos requeridos
para el Caso.
- Registro de Documento: es cuando los documentos se ingresan o se finalizan de ingresar.
Al seleccionar el "Ingreso de Documento" en "la Figura 20", se despliega la pantalla tal como aparece en "la
Figura 21". Aquí cuando elige "Proceso de servicio" por cada actividad (véase la Figura 5 - El diagrama de análisis
de Proceso) y luego "Título de Documento", aparece la pantalla con la que se puede elegir "Oficial Máximo
Decisivo". Después de elegir hasta "Oficial Máximo Decisivo" y hacer click en el botón de "Registro", se presenta
una pantalla con la introducción del contenido del documento.
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( Fig. 21. Pantalla de Introducción del Proceso de Actividad, de la Denominación de documentos en el registro del documento)
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( Fig. 20. Pantalla Inicial en Registro de Documentos)
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Sistema OPEN
En la "Figura 22-1", el "Proceso de Servicio", "Título" y "Lugar" son contenidos introducidos en el momento del
registro de actividades. El "Estado de aprobación en proceso" se introduce automáticamente, por lo que la fecha
de aprobación está enlazada con la aprobación cibernética por su etapa. La columna de "Contenido" muestra el
proceso visualizando la fórmula estándar de introducción, la cual es completada por el oficial responsable del
ingreso de datos.
Sistema OPEN
En la "Figura 22-1", La "Fecha Prevista para la siguiente Fase ", se introduce por las regulaciones del caso o por el
administrador que ingresa los datos. En caso de que no se introduzca el siguiente documento en la fecha fijada, el
ordenador lo chequea automáticamente y oferta al responsable como demora de introducción de documento.
Como se ve en la "Figura 22-2", si lleva a cabo la introducción de todos los documentos, haga click en el botón
"Registro", y se termina la introducción.
Si hay otro documento, introdúzcalo siguiendo los pasos arriba mencionados.
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( Fig. 22-2. Pantalla de Introducción de Contenidos de Documento)
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(Fig. 22-1. Pantalla de Introducción de contenido de documento)
Sistema OPEN de Seúl
Se revisan los contenidos introducidos en las tres maneras siguientes : Primero, se revisa por el ordenador.
Segundo, se revisa manualmente por errores, las faltas de ortografía que son imposibles de revisar por el ordenador. Tercero, la persona encargada de la auditoría revisa en forma directa las posibilidades de introducir datos
falsos o de omitir unos documentos intencionalmente.
La primera revisión se llena a cabo por el ordenador automáticamente, chequea todos los documentos ingresados
durante el día, imprime la lista de casos de introducción tardía y de demora de la fecha determinada a procesarla, y
luego informa automáticamente al departamento correspondiente.
La segunda inspección también es diaria y la realiza la Oficina de Auditoría e Inspección de cada oficina de distrito o gu y ayuntamiento, e informan a los departamentos concernientes.
La tercera inspección es mensual o bimensual y el funcionario de la Auditoría del Ayuntamiento va directamente a
cada oficina de gu y centros dependientes de trabajo para revisar la posibilidad de omisión de documentos y
demoras intencionales o falsa información, comprobándola con los datos ingresados al sistema OPEN. Se recrimina estrictamente al oficial irresponsable.
Revisión de Información
Omitida e
Introducción Tardía
Revisión de Información Omitida e Introducción Tardía
Sistema OPEN
- La demora en ingresos se revisará en caso de que haya una diferencia entre la fecha de aprobación y la fecha
de ingreso de datos.
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3. Revisión de información omitida e introducción tardía
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Ingreso Tardío
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El “Proceso del Servicio”, “Título” y “Dirección” son datos ingresados cuando el caso se registrá inicialmente.
El "Proceso de Servicio", "Título", y "Dirección" son ingresados al registrar el caso por primera vez. La fecha de
decisión en el "Estado de la solicitud/caso" se da electrónicamente paso por paso. El "Contenido" incluye los
resultados del proceso del documento, muestra el formato estandard de los datos ingresados por el oficial responsable.
Sistema OPEN
- La confirmación del proceso demorado se lleva a cabo cuando el programa de la computadora verifica una diferencia entre la fecha de vencimiento para el proceso y la fecha de ingreso del siguiente documento. Se le informa del caso al oficial asignado.
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Sistema OPEN
Demora del proceso
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Confirmación de datos demorados
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El Sistema OPEN categoriza 10 áreas estadísticas categorizadas por servicio. Datos desechados también se pueden
recuperar. Además pueden imprimirse variados datos estadísticos, incluyendo un período específico, así como el
número de casos procesados por cada departamento.
Sistema OPEN
Sistema OPEN
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4. Estadística e Informe
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Demora en el proceso
Sistema OPEN de Seúl
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5. Administración de Casos y Documentos Eliminados
Los oficiales responsbles de ingresar datos sólo pueden solicitar, pero no llevar a cabo la eliminación de un caso o
documento. Esto se hace con el objeto de prevenir que un oficial/administrador encubra un proceso incorrecto borrando la evidencia, y la función es similar a la papalera del programa Windows en donde documentos eliminados se
guardan por un tiempo en caso sea necesaria su recuperación. La eliminación de documentos y/o casos ocurre por
las razones siguientes:
1. Cuando se ingresan errors que no se pueden corregir.
2. Cuando errores introducidos son corregibles, pero es más económico reintroducir los datos.
3. Cuando ya no es importante publicar ciertos casos o cuando la lista de información no le es importante al
ususario, todo el caso con sus documentos se elimina para ahorrar memoria.
6. Auditoría Cibernética e Inspección
Como el Sistema OPEN puede también actuar como inspector cibernético, se lo usa como auditor e inspector de
actividades sin ir físicamente al lugar de la escena. Y este análisis de documentos en Internet es possible con sólo
estar conectado a OPEN. Cuando se observa un proceso inadecuado de principios o regulaciones, el equipo inspector visita las oficinas y audita los documentos pertinentes. La Oficina de Auditoría e Inspección de la
Municipalidad/Ayuntamiento realiza con regularidad inspecciones cibernéticas de los documentos ingresados para
confirmar si los casos se procesan de acuerdo a las regulaciones, para ver si hay demoras inapropiadas en los casos,
o si algún caso favorece a un individuo en particular. Como resultado de esta inspección cibernética, en el año 2000
se disciplinó en un caso, se dieron 10 avisos de disciplina, y se ordenaron 32 correcciones. La inspección
cibernética se ha establecido como una manera efectiva de impedir la corrupción. Un equipo de inspección, disfrazado, logró exponer un caso de soborno de oficiales cuando visitaron un negocio de salud/limpieza en las fechas
publicadas en el Internet.