manual de contratacion y de compra de bienes y servicios
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MANUAL DE CONTRATACION Y DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS COMFAMILIAR ATLANTICO MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 2 de 32 1. OBJETIVO ................................................................................................. 4 2. ALCANCE.................................................................................................. 4 3. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................ 5 3.1 Aplicación del Manual.................................................................................................................... 5 3.2 Principios Orientadores de la Gestión Contractual. .............................................................. 5 3.3 Definiciones...................................................................................................................................... 6 3.4 Fundamentos Legales.................................................................................................................... 7 3.5 Régimen de inhabilidades e incompatibilidades. Código del Buen Gobierno................ 8 4. AUTORIZACIONES ................................................................................. 12 4.1 Consejo Directivo.......................................................................................................................... 12 4.2 Director Administrativo ............................................................................................................... 12 4.3 Jefe División Administrativa y Financiera .............................................................................. 13 4.4 Jefe División Servicios Sociales ............................................................................................... 13 5. 5.1 PROCESO CONTRACTUAL ................................................................... 13 Etapa De Planeacion .................................................................................................................... 13 5.2 Etapa Pre-Contractual.................................................................................................................. 14 5.2.1 Procedimiento Para Escogencia de Contratista / Lineamientos Para Selección de Contratista .......................................................................................................................................... 15 5.2.1.1 Contratación Directa ............................................................................................................ 15 5.1.2.2 Preselección del contratista o Proveedor ...................................................................... 17 5.1.2.3 Preselección de contratistas para la adquisición de bienes ..................................... 17 5.1.2.4 Invitación a Cotizar......................................................................................................... 17 5.1.2.5 Selección de contratistas para la adquisición de bienes y/o servicios............ 18 5.3 Etapa Contractual.......................................................................................................................... 20 5.3.1 Elaboración y/o Revisión de documentos de contratación...................................... 20 5.3.2 Aprobación................................................................................................................................. 21 5.3.3 Numeración................................................................................................................................ 22 5.3.4 Distribución................................................................................................................................ 22 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 3 de 32 6. INTERVENTORES DE LOS CONTRATOS Y DEBERES ....................... 23 6.1 Control De Ingresos...................................................................................................................... 24 6.2 Control De Pagos .......................................................................................................................... 24 6.3 Control de los Procesos Judiciales.......................................................................................... 25 7. PRÓRROGAS DEL CONTRATO ............................................................ 25 8. EJECUCIÓN DEL CONTRATO ............................................................... 25 8.1 Anticipos ......................................................................................................................................... 25 8.2 Requisitos para el pago............................................................................................................... 26 8.3 Recibo de bienes o servicios ..................................................................................................... 26 8.4 Reevaluación del contratista...................................................................................................... 27 9. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ............................................................ 27 10. MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS.... 28 11. GARANTIAS ............................................................................................ 28 11.1 Cumplimiento ................................................................................................................................. 28 11.2 Buen Manejo y Correcta Inversión Del Anticipo ................................................................... 28 11.3 Calidad y Estabilidad de la Obra ............................................................................................... 29 11.4 Pago de Salarios y Prestaciones Sociales ............................................................................. 29 11.5 Responsabilidad Civil Contractual y Extracontractual ....................................................... 30 11.6 Otros................................................................................................................................................. 30 12. APROBACION......................................................................................... 32 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 4 de 32 1. OBJETIVO Este manual establece las normas y el proceso interno para la contratación y adquisición de bienes y/o servicios de La Caja de Compensación Familiar Comfamiliar Atlantico, así como también reglamentar el manejo de las cuantías autorizadas para la contratación, con el fin de garantizar su adecuada administración. La contratación y adquisición de bienes y/o servicios se debe efectuar buscando obtener las condiciones más favorables para La Caja en materia de calidad, oportunidad, garantías, soporte y precios. En este sentido, son criterios orientadores de la actividad contractual de La Caja, los principios que rigen el sistema de subsidio familiar, así como los de eficiencia, calidad, igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, economía, transparencia, buena fe y responsabilidad, dentro de lo consagrado en la ley y en la manera en que aparecen desarrollados en este procedimiento. 2. ALCANCE Este documento debe ser aplicado en La Caja por todos los funcionarios que intervengan directa o indirectamente en los procesos de contratación, en los cuales la entidad actúa como contratante. Las actividades realizadas en el ejercicio de las funciones asignadas a cada uno de los funcionarios responsables de los contratos tienen incidencia en la materia financiera y contable. Por tanto, es responsabilidad de estos contribuir a la elección de estos procesos con el envío de la información en forma oportuna, detallada y debidamente soportada a las áreas correspondientes. En aquellos casos en que la Caja sea contratista, la Oficina Jurídica revisará que los contratos se ajusten a la normatividad del subsidio familiar, a la misión y visón de La Caja y a las políticas de este manual en lo que fuere posible Se excluyen de este manual, las contrataciones laborales, los contratos de servicios públicos y las operaciones realizadas a través de las cajas menores. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 5 de 32 3. MARCO CONCEPTUAL 3.1 Aplicación del Manual Este manual establece las normas que deben observarse en La Caja para la Celebración de Contratos. Se considerará contrato todo acuerdo de voluntades entre La Caja y otra persona natural o jurídica, en virtud del cual al menos una parte se comprometa a dar, hacer o no hacer una cosa. Cuando en este manual se haga referencia genérica a los contratos, se entenderán comprometidas todas las órdenes de compras y servicios, ofertas mercantiles, convenios y contratos, salvo que del contexto se deduzca lo contrario. Los contratos de La Caja, así como sus modificaciones o prórrogas, no se suscribirán hasta tanto no se haya cumplido con todas las exigencias legales aplicables para su legalización. 3.2 Principios Orientadores de la Gestión Contractual. Siendo una entidad que promueve el desarrollo social y los valores familiares, la Caja en todas sus actividades, por muy mínimas que sean, siempre tendrá en cuenta una serie de principios que van acorde a su objetos social. Por ende las actividades contractuales, deberán seguir el mismo lineamiento que el resto de procesos que lleva la organización. Estos principios son: Transparencia: Normas y reglas, claras y conocidas cuya finalidad será ofrecer seguridad y favorabilidad a ambas partes. Eficiencia: Buscar el máximo y mejor resultado, invirtiendo la mejor cantidad de medios, tiempos y gastos, para optimizar los recursos de la Organización, y así crear mayor rentabilidad. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 6 de 32 Calidad: Asegurar la calidad de los productos y/o servicios a contratar, para así mismo certificar la calidad de nuestro producto, y cumplir con las expectativas que tengan nuestros clientes. Cumplimiento: Todo lo expresado y plasmado en este manual debe conocerse y cumplirse por todos los colaboradores que sean parte de algún proceso de contratación o compras en la Caja. 3.3 Definiciones Contrato / Convenio: Son contratos todos los actos jurídicos surgidos de un acuerdo de voluntades y que generan obligaciones para las partes, previstos en el derecho privado y público Contratos de Ingresos: Son aquellos por los que Comfamiliar se compromete a prestar un servicio o suministrar un bien, y en cuya contraprestación, el contratante adquiere una obligación de pago a favor de Comfamiliar Atlántico. Contratos De Egresos: Son aquellos por los cuales el contratista se obliga a prestar un servicio, ejecutar una obra o efectuar suministros y en contraprestación Comfamiliar se compromete a pagar en la forma, plazo y condiciones convenidas por ambas partes. Contratos De Egresos Temporales: Son contratos que tienen un período de ejecución relativamente corto y una fecha de expiración determinada. La forma y plazos para los pagos varían de acuerdo con lo que se convenga entre ambas partes. Ej.: Suministros por tiempo determinado, prestación de servicios a corto plazo, construcción de obras civiles, etc. Contratos De Egresos Sucesivos: Aquellos contratos cuya ejecución periódica sucesivo implica determinados pagos continuos. Estos de acuerdo al e indeterminados o de tracto tiempo de vigencia pueden ser: o indefinidos. Ej.: Arrendamientos, suministros continuos, prestación de servicios por tiempo no determinable, etc. Otros Contratos De Egresos: Aquí se agruparán todos aquellos contratos de difícil clasificación, o aquellos que no pertenecen a ninguno de los anteriores. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 7 de 32 Orden De Trabajo: Es un documento que se utiliza para solicitar una labor de mantenimiento y reparaciones locativas, sirviendo la misma de soporte para dicho pago. Las órdenes de trabajo se clasifican en: Dotación o Gastos de proyectos. Orden De Compra: Es un documento que se utiliza para solicitar compras de toda índole que necesite La Caja. Orden De Servicios: Es un documento que se utiliza para la prestación de servicios sociales y/o recreativos que se brindan en las distintas sedes de La Caja. 3.4 Fundamentos Legales Comfamiliar Atlantico es una persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, de duración indefinida que cumple funciones de seguridad social. Por lo tanto, y de conformidad con el articulo 39 de la Ley 21 de 1982, articulo 78 del Decreto 341 de 1988 y la Ley 789 de 2002 el proceso de negociación y de celebración de sus contratos se somete íntegramente al derecho privado, sin importar la naturaleza de los recursos con los que vayan a ser atendidos los pagos que pudieren ser debidos por La Caja. Los procesos de contratación de La Caja – es decir, los procesos mediante los cuales se escoge a una persona, se contrata con ella, se definen las obligaciones y se ejecuta el contrato – no se rigen ni en todo ni en parte por el Estatuto General de la Contratación Estatal ni por ninguna otra norma que regule la contratación publica o de las entidades estatales. Por regla general y con sujeción a la Ley y a los estatutos de la entidad, La Caja podrá celebrar todos los contratos permitidos por el derecho privado. A estos contratos se les aplicaran las disposiciones del derecho civil y cuando sea pertinente, las del derecho comercial. Debe tenerse en cuenta que en lo no previsto expresa o tácitamente en los contratos de La Caja, serán aplicables las disposiciones supletivas de la voluntad de los contratantes, contenida en la ley aplicable al contrato Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 8 de 32 3.5 Régimen de inhabilidades e incompatibilidades. Código del Buen Gobierno. Los contratos además de regirse a la normatividad aplicable a las cajas de compensación, se sujetarán a lo previsto en el régimen de inhabilidades e incompatibilidades reglamentadas en el Decreto 2463 de 1981 para los funcionarios de las Cajas De Compensación Familiar y de las asociaciones de Cajas y de los miembros de sus organismos de dirección, administración y fiscalización, así como las Reglas de Conflictos de Interés y Régimen de Transparencia estatuidas en la Ley 789 de 2002 o las normas que las adicionen o modifiquen, que impidan la celebración del negocio jurídico. En igual forma el proceso de contratación deberá acatar el Código de Buen Gobierno. Los artículos que se refieren a inhabilidades e incompatibilidades dentro del Decreto 2463 de 1981 son: ARTÍCULO 6°. Los miembros de los consejos o juntas directivas, revisores fiscales y funcionarios de las cajas y asociaciones de cajas no podrán, durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente a su cesación en las mismas, en relación con las entidades respectivas. a) Celebrar o ejecutar por sí o por interpuesta persona contrato o acto alguno; b) Gestionar negocios propios o ajenos, salvo cuando contra ellos se entablen acciones por la entidad a la cual sirven o han servido o se trate del cobro de prestaciones y salarios propios; c) Prestar servicios profesionales; d) Intervenir por ningún motivo y en ningún tiempo en negocios que hubieren conocido o adelantado durante su vinculación. Las anteriores prohibiciones se extienden a las sociedades de personas, limitadas y de hecho de que el funcionario o su cónyuge hagan parte y a las anónimas y comanditarias por acciones en que conjunta o separadamente tengan más del cuarenta por ciento del capital social. EXTENSIÓN DE LAS INHABILIDADES ARTÍCULO 7°. El cónyuge, los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil de los funcionarios a que se refiere la disposición precedente, así como quienes con tales funcionarios tengan asociación profesional, comunidad de oficina o sociedad de Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 9 de 32 personas o limitada, quedan comprendidos dentro de las incompatibilidades contempladas en el artículo anterior, sin embargo, se exceptúan las personas que contraten por obligación legal o en condiciones comunes al público. GRADOS DE CONSANGUINIDAD Y AFINIDAD TITULAR / CONYUGE er 1 Grado do 2 Grado er 3 Grado to 4 Grado Padres Suegros Hijos Yerno / Nuera Padrastro / Hijastro Adoptante / Adoptivo Consanguinidad Afinidad Consanguinidad Afinidad Civil Civil Abuelos Hermanos Cuñados Nietos Consanguinidad Consanguinidad Afinidad Consanguinidad Bisabuelos Tios Sobrinos Biznietos Consanguinidad Consanguinidad Consanguinidad Consanguinidad Primos Consanguinidad Sobre el particular, en el CONCEPTO 3941 DE 1998 expedido por la SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR, determinó el procedimiento para efectos de aplicar la excepción al régimen de inhabilidades. Este Despacho estima que la excepción al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, contenida en el Decreto 2463 de 1981, sólo es posible de un lado si existe la obligación de contratar con la persona cobijada con el impedimento porque así lo ordena la ley, y de otro lado cuando se hace una invitación pública a todos los que puedan estar interesados en la contratación y su selección se efectúe en igualdad de condiciones a todos los demás. Así las cosas y sólo en estas circunstancias la incompatibilidad o inhabilidad puede resultar irrelevante frente a la norma restrictiva; pues, se trata de una situación genérica y no constitutiva de exclusividad o preferencia para determinada persona. De tal suerte, que si bien es cierto el régimen de incompatibilidades, inhabilidades y responsabilidades estableció claramente que tanto los funcionarios en general de las cajas como quienes forman parte de sus organismos de dirección, administración y fiscalización, en este caso los miembros de los Consejos Directivos no podrán, durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente a su cesación en las mismas, celebrar o ejecutar por sí o por interpuesta persona Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 10 de 32 actos o contratos con la entidad en la cual prestaron sus servicios, en concepto de este Despacho y atendiendo el desarrollo doctrinal antes trascrito, dicha inhabilidad no abarca los contratos de carácter laboral, sin olvidar claro está la prohibición expresamente contemplada en el artículo 12 del Decreto en mención sobre los contratos laborales. NULIDAD DE LOS CONTRATOS REALIZADOS BAJO CAUSAL DE INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD. ARTÍCULO 8°. Constituye causal de nulidad la celebración de actos o contratos en contravención a los artículos 6° y 7°. Los funcionarios que en ellos intervengan o permitan su ejecución serán sancionados por la respectiva Caja o Asociación de Cajas con la pérdida del empleo, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que pueda caber al infractor. La Caja o Asociación de Cajas deberá informar a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los diez (10) días siguientes al conocimiento del hecho su ocurrencia y la determinación adoptada. NO PODRÁN CELEBRAR CONTRATOS POR sí O POR INTERPUESTA PERSONA CON lA CAJA: Quienes se encuentren contemplados dentro de las prohibiciones establecidas en el Decreto ley 2463 de 1.981. Los miembros de los consejos o juntas directivas, revisores fiscales y funcionarios de las cajas y asociaciones de cajas no podrán, durante el ejercicio de sus funciones, en relación con las entidades respectivas. Quienes por hechos irregulares fueron responsables de dar por terminado algún contrato. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el Contratista, el Consejo Directivo determinará la pertinencia de continuación, cesión o terminación del contrato. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 11 de 32 RÉGIMEN DE TRANSPARENCIA Los directivos, Administradores y empleados de la Corporación se abstendrán de realizar las actividades o conductas, señaladas en el artículo 21 de la Ley 789 de 2002, en el cual se establece el Régimen de Transparencia para las Cajas de Compensación Familiar y donde se determina la imposición de sanciones personales e institucionales a quienes violen esta disposición. MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERÉS Así mismo, el artículo 23 de la Ley 789 de 2002 señala los siguientes aspectos relacionados con los conflictos de interés en las Cajas de Compensación Familiar: Para garantizar una correcta aplicación de los recursos del sistema, es deber del representante legal de la Caja o sus entidades vinculadas, informar al Consejo Directivo o máximo órgano administrativo, aquellos casos en los cuales él o un administrador, miembro del Consejo Directivo, socio o asociado, Revisores Fiscales tenga parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad; primero de afinidad o único civil, con las personas que se relacionan a continuación: 1. Los socios, asociados o de personas jurídicas que hagan parte de la red de servicios contratadas directa o indirectamente por la entidad o de las entidades vinculadas por razón de inversiones de capital. 2. Los contratistas personas naturales y los socios o asociados de personas jurídicas con quienes la entidad o sus entidades vinculadas celebren cualquier tipo de contrato o convenio dentro del marco de la operación del régimen. 3. Los socios, asociados o de personas jurídicas receptoras de recursos de capital de la entidad o entidades vinculadas, conforme su objeto social lo permita. En estos casos el representante legal o la persona que tenga uno de los vínculos anteriores deberá abstenerse de participar en los procesos de selección, contratación o auditoría y la entidad deberá celebrarlos siempre y cuando éstos proponentes se encuentren en condiciones de igualdad con las demás ofertas o ser la mejor opción del mercado. Será causal de remoción del Consejo Directivo u Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 12 de 32 órgano administrativo la violación a la presente disposición, incluyendo una inhabilidad para desempeñar esta clase de cargos por un término de 10 años. PARÁGRAFO 1o. Es deber del representante legal de la entidad informar a los trabajadores de la entidad o entidades vinculadas sobre el contenido de la presente disposición y adoptar las medidas correspondientes tendientes a garantizar la periodicidad de esta información. En particular, esta debe ser una cláusula en los diferentes contratos que celebren la entidad o entidades vinculadas, para garantizar por parte de terceros el suministro de la información. PARÁGRAFO 2o. Es deber de las Cajas de Compensación Familiar establecer mecanismos caracterizados por una total transparencia en cuanto a los procedimientos a que deben acudir los proveedores para ser incluidos en el registro di correspondiente. 4. AUTORIZACIONES De conformidad con lo previsto en los estatutos de la Organización, El Director Administrativo es el representante legal de la Caja y como tal goza de autorización para suscribir los contratos que requiera esta para su funcionamiento. En sus faltas temporales o absolutas debe ser reemplazado por el suplente. 4.1 Consejo Directivo La suscripción de contratos superiores a la suma aprobada anualmente por la Asamblea De Afiliados, requerirá la aprobación del Consejo Directivo. 4.2 Director Administrativo El Director Administrativo tiene potestad para aprobar y celebrar los contratos hasta por la suma aprobada anualmente por la Asamblea De Afiliados. La Secretaria General como Directora Administrativa Suplente, tiene la misma autoridad para aprobar y celebrar los contratos, para firmar órdenes de Compra, Servicio y Trabajo en ausencia del Director Administrativo. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 13 de 32 4.3 Jefe División Administrativa y Financiera El Jefe de la División Administrativa y Financiera, cuenta con la autorización para firmar Órdenes de Trabajo y Órdenes de Compra inferiores a 4 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (S.M.L.M.V.). 4.4 Jefe División Servicios Sociales El Jefe de la División de Servicios Sociales, cuenta con la autorización para firmar Órdenes de Servicio que inferiores a los 4 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (S.M.L.M.V.). 5. PROCESO CONTRACTUAL Las etapas que componen el proceso de contratación que deberá cumplir la Caja son: Etapa de Planeación: El objetivo de esta etapa, es que el área interesada realice un análisis de la necesidad real, teniendo en cuenta la conveniencia y la oportunidad de la contratación. Etapa Pre-Contractual: La finalidad de esta etapa es definir la modalidad de contratación, realizar la selección del contratista, y buscar las respectivas autorizaciones de acuerdo a la cuantía. Etapa Contractual: Es el periodo comprendido entre la iniciación y la terminación o liquidación del contrato. Etapa de Liquidación: Establece el procedimiento para la elaboración y suscripción de las actas de terminación o liquidación de los contratos 5.1 Etapa De Planeacion Dentro de la etapa de planeacion, el responsable del área para la cual se adquiera o contrate el bien debe tener en cuenta varios aspectos: Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 14 de 32 Realizar un análisis donde se determine la necesidad real de la compra o de la contratación, teniendo en cuenta el beneficio posterior que esta traerá contra el costo en el que se incurrirá, y si este se acomoda a las condiciones económicas del momento. Solicitar la disponibilidad presupuestal, y esta compararla contra el costo de la compra o contratación y definir si es viable. Establecer si la ejecución de este contrato implica algún tipo de impuesto, permiso o licencia. Elaborar las condiciones y especificaciones técnicas que debe tener el objeto a comprar o el servicio a contratar. Solicitar la creación de centros de costos, producto, programa o servicio a la División Financiera y Administrativa, de acuerdo al procedimiento respectivo, cuando sea necesario crear códigos de productos, programas o servicios para áreas específicas. 5.2 Etapa Pre-Contractual La finalidad de esta etapa es de ejecutar todos los actos y procedimientos necesarios que conduzcan a la suscripción del contrato, para esto el encargado del contrato debe tener en cuenta: Establecer la figura de contratación que se desarrolla de acuerdo a la modalidad con el apoyo del Departamento Jurídico. Buscar las autorizaciones necesarias y a su vez informar y hacer participes a todas las áreas que se vean involucradas en la elaboración del contrato. Escoger el contratista indicado, en los casos que haya un proceso de selección. Determinar con el apoyo del Departamento Jurídico y la División Financiera y Administrativa, las condiciones económicas del contrato, objeto, la forma de pago, duración del contrato y las garantías de este. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 15 de 32 Realizar la requisición de contratación al Dpto. Jurídico y la Orden de compra al Dpto. de Compras y Almacén para su trámite, se debe anexar toda la información requerida. La Jefatura de Compras debe efectuar la compra de elementos de consumo para periodos establecidos de acuerdo con las necesidades, teniendo como fundamento las estadísticas de operación, los consumos históricos y las necesidades especificas que las áreas presenten a corto, mediano, o largo plazo. En estos contratos se deben pactar entregas periódicas y directamente en las instalaciones del almacén, quien tiene la responsabilidad de mantener el Stock mínimo requerido para su eficiente funcionamiento y el adecuado almacenamiento. Sin embargo el Jefe del Almacén de Suministros debe definir que elementos se deben manejar bajo este esquema y cuales se deben mantener como stock de almacén. 5.2.1 Procedimiento Para Escogencia de Contratista / Lineamientos Para Selección de Contratista Comfamiliar Atlántico, determinando los procesos de contratación, seleccionará al contratista que ofrezca las mejores condiciones en relación costo-beneficio. 5.2.1.1 Contratación Directa Los casos en los cuales La Caja puede celebrar un contrato directo sin requerir diferentes ofertas son: Contratos intuitu personae. Son los contratos que se celebran en consideración a las calidades personales de la otra parte, siempre que las especiales condiciones profesionales o personales del contratista le agreguen un valor especial al resultado que del contrato se espera. En estos casos no es necesario aplicar el proceso de selección de contratistas, sino que se podrá celebrar el contrato directamente con la persona que tenga las calidades que permitan obtener el resultado esperado. En este caso el Interventor del Contrato deberá realizar la requisición de contratación a la Oficina Jurídica o al Departamento de Compras para que realice el trámite correspondiente. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 16 de 32 También se considerarán como intuitu personae los convenios interinstitucionales de cooperación que Comfamiliar Atlántico celebre con entidades estatales u otras cajas o entidades sin ánimos de lucro que reúnan las condiciones legales requeridas y que sean reconocidas por su trayectoria. Cuando exista una necesidad inminente o urgencia motivada. Se considera que existe una situación de necesidad inminente o urgencia motivada cuando para asegurar la calidad y continuidad del servicio es necesaria la realización de una obra, el suministro o compraventa de bienes o la prestación de servicios de manera inmediata que no permita adelantar los trámites de la contratación. Igualmente se aplicará este proceso en los casos de calamidad pública. En este caso, el Interventor del Contrato deberá dejar una constancia escrita en la que justifique la necesidad inminente o la circunstancia urgente. Cuando se tengan en cuenta las condiciones especiales y reconocidas del proveedor y el conocimiento de su trabajo por parte de La Caja en la contratación de servicios de asesoría y consultoría, que suministren personas naturales y/o jurídicas, así como las investigaciones especializadas, los peritazgos y las asesorías en temas o proyectos que requieren conocimientos técnicos especializados, caso en el cual bastará con que el proveedor escogido presente una propuesta escrita del servicio a suministrar, la cual deberá ser aprobada por la instancia correspondiente, de acuerdo al monto de la respectiva contratación, y se elaborará el respectivo contrato u orden de servicios. En los casos de contratos para la adquisición de equipos de cómputo, software, tecnología y telecomunicaciones, si técnicamente el Jefe del Departamento de Sistemas de la entidad puede sustentar la escogencia de una marca determinada, las cotizaciones se harán con fundamento en dicho concepto técnico. En los casos en que exista un único proveedor del equipo de cómputo software, tecnología y telecomunicaciones requeridas, la contratación se hará con dicho proveedor. Otros Contratos: o Contrato de compraventa o arrendamiento de Inmuebles o Contrato de Prestación de Servicios o Contratos Interadministrativos Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 17 de 32 o Convenios de auxilios educativos o Convenios de colaboración empresarial. o Oferta Mercantil 5.1.2.2 Preselección del contratista o Proveedor Los proveedores que tengan la intención de cotizar para celebrar un contrato con Comfamiliar Atlántico deben cumplir, como mínimo requisito, las siguientes condiciones: Que se encuentre matriculado en cámara de comercio. Que se encuentre renovado al día. Que no se encuentre en liquidación. Que las actividades a desarrollar en el contrato estén contempladas en su objeto social. Estos candidatos se tendrán en cuenta y se invitaran a cotizar partiendo del registro en la Base de Datos de Proveedores de La Caja. 5.1.2.3 Preselección de contratistas para la adquisición de bienes De la Base de Datos de Proveedores de Comfamiliar Atlántico, El Coordinador de Compras realizara una preselección de los candidatos que tengan el perfil requerido para la actividad que quedara pactada en el contrato. En el caso que no exista un proveedor que cumpla con el perfil en la Base de Datos, se escogerá del mercado aquellos que realices la actividad que se requiere e iniciaran el proceso de registro en dicha base de datos. Estos proveedores se evaluaran acorde los requerimientos de la contratación. 5.1.2.4 Invitación a Cotizar Para invitar a cotizar, una vez hecha la preselección, Comfamiliar Atlántico dará a conocer a los candidatos los términos y condiciones para la contratación o la compra de bienes y servicios. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 18 de 32 El Departamento y el Interventor del contrato deberán asegurar que estos sean conforme a lo solicitado. El Departamento de Compras invitará a los proveedores preseleccionados mediante el formato de cotización, cuyo original deberá depositarse en el expediente de cada compra de bienes y/o servicios, el cual reposa en el Dpto. de compras. 5.1.2.5 Selección de contratistas para la adquisición de bienes y/o servicios Para la contratación y adquisición de bienes por montos inferiores a los cincuenta (50) S.M.L.M.V la compra se adjudica teniendo en cuenta el precio más bajo y mínimo con una (1) sola cotización. Para las superiores a (50) S.M.L.M.V. debe solicitar por lo menos tres (3) cotizaciones para la adquisición del bien. Los parámetros de evaluación para la adquisición de bienes serán: Precio Cumplimiento de las condiciones del bien. (Las ofertas que no cumplan con las especificaciones definidas serán rechazadas) Tiempos de Entrega Calidad Para la contratación de servicios por los montos inferiores a los cincuenta (50) S.M.L.M.V. se pueden adjudicar la orden de servicio con una sola cotización; para las superiores a cincuenta (50) deben solicitarse por lo menos dos (2) cotizaciones para la adquisición del servicio, El interventor del contrato, definirán, dependiendo de las características del servicio, los criterios a aplicar para la selección de proveedores. Los principales son: Precio Metodología para la prestación de servicio Experiencia y calidad En el caso que el servicio a contratar lo requiera, se definirán criterios adicionales para su evaluación como el plazo o requerimientos técnicos específicos. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 19 de 32 La dependencia (División, Departamento, Sección) interesada en la ejecución de un proyecto en donde se haga necesaria la elaboración de un documento legal, deberá solicitarlo a la Oficina Jurídica en el formato correspondiente, especificando las características mínimas básicas que debe contener el contrato, a saber: Necesidad del Contrato Nombre del Contratista y documento de identidad si se trata de es persona jurídica Nombre o Razón Social de la persona natural. Si entidad y nombre y número de documento de su representante legal. Objeto del mismo Clase de Contrato. Obligaciones de las partes. Valor. Duración (fecha de inicio/fecha de finalización). NIT de la persona jurídica con quien se va a contratar. RUT Responsabilidades Tributarias A lo anterior se deben anexar los siguientes documentos: Para personas jurídicas de derecho privado: Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería del representante legal. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de fecha actual. Fotocopia del RUT de la empresa. Fotocopia del pago de los parafiscales y seguridad social en los contratos que den lugar a ello. Para personas jurídicas de derecho público: Copia del Acto Administrativo de nombramiento y posesión. Certificación sobre la permanencia del representante legal en el cargo de fecha actual. Fotocopia de la reserva presupuestal. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 20 de 32 Para personas naturales: Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Fotocopia del RUT Fotocopia del pago de la seguridad social si se trata de contratos de prestación de servicios. 5.3 Etapa Contractual Esta etapa esta comprendida entre la suscripción del contrato hasta la liquidación de este, los factores a tener en cuenta de esta son: Suscribir el contrato. Constitución de las garantías si ello fuere necesario. Suscripción del acta de inicio, si ello fuere necesario. Hacer seguimiento constante al cumplimiento de las obligaciones pactadas en el momento de la suscripción por parte del interventor. El responsable del contrato deberá dar el visto bueno a las facturas o cuentas de cobro soportadas en contratos que hayan sido firmados, sin importar la cuantía de este. En caso de incumplimiento por parte del contratista, el responsable del contrato deberá hacer efectivas las pólizas de cumplimiento, aportando la documentación necesaria. El responsable del contrato debe tener un control del vencimiento de los contratos y sus pólizas, que conlleve a que estas no expiren antes de la finalización del contrato. 5.3.1 Elaboración y/o Revisión de documentos de contratación Presentada la documentación indicada, la Oficina Jurídica deberá elaborar y revisar los contratos conforme a los requisitos exigidos y a la información suministrada por el área que solicita el contrato. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 21 de 32 Para el caso de las órdenes de Compra u órdenes de Trabajo u órdenes de Servicios los responsables las elaborarán directamente en los aplicativos de SIGED y Sistema de Ordenes de Trabajo respectivamente. 5.3.2 Aprobación Con el texto definitivo la División respectiva coloca su Vo.Bo., luego procede a enviarlo a la firma del contratista. Devuelto el contrato por parte del Contratista la División responsable lo remitirá a la Oficina Jurídica y ésta lo enviará para la firma del Director Administrativo. Firmado el contrato por parte del Director Administrativo, éste será devuelto a la oficina Jurídica quién entregará un (1) ejemplar a la dependencia interesada con el fin de que se le entregue al Contratista para adelantar lo correspondiente a la constitución de pólizas por parte de las Compañías de Seguros a favor de Comfamiliar y pagar los impuestos de ley en el caso que se amerite y el Contratista tendrá un plazo de tres (3) días hábiles para legalizarlo. En caso que Comfamiliar Atlántico deba constituir las pólizas de Compañías de Seguros, la Oficina Jurídica remitirá el contrato a la División Financiera Administrativa para que gestione la constitución y pago de dichas pólizas y posteriormente enviárselo a la dependencia respectiva que lo remitirá al Contratista. En cuanto al pago de los impuestos la dependencia responsable del contrato deberá realizar los trámites correspondientes y entregar los recibos de pago de los impuestos a la entidad respectiva. Asimismo, cuando se exijan publicaciones en el diario oficial será responsabilidad de la división correspondiente adelantar esta gestión para formalizar el contrato. Para el caso de las órdenes de Compra serán Aprobadas por el Jefe de la División Financiera Administrativa o el Director Administrativo dependiendo del monto. Para el caso de las Ordenes de Trabajo de proyectos serán preaprobadas por el Coordinador de Proyectos e Interventoria y posteriormente dependiendo de la cuantía por el Jefe de la División Financiera Administrativa o el Director Administrativo y las Ordenes de Trabajo por Dotación o gasto dependiendo del monto las aprueba el Jefe de la División Financiera Administrativa o el Director Administrativo. Para el caso de las Órdenes de Servicios serán preaprobadas por el Jefe del Departamento Recreación y posteriormente el Jefe de la División Servicios Sociales o el Director Administrativo. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 22 de 32 5.3.3 Numeración Legalizado el contrato, la Oficina Jurídica llevará un control en la elaboración de los mismos, colocándole el número correspondiente e ingresándolo en el software de contratos. El número será colocado en el ángulo superior derecho de la primera página del contrato. Para las órdenes de Compra u órdenes de Trabajo u Servicios el aplicativo le asignará un número consecutivo para cada caso. 5.3.4 Distribución Una vez firmado el contrato por parte del Director, la Oficina Jurídica entregará un ejemplar del Contrato al contratista. Comfamiliar conservará los documentos originales, salvo en casos donde el contratista por razones legales deba ser el depositario del original, por ejemplo: contratos de arrendamiento en los cuales el contratista es arrendador, y en las promesas de venta de bienes que vaya a adquirir Comfamiliar. En dicho caso se mantendrá copia autenticada. La Distribución de los documentos es como sigue: Originales del Contrato y de las garantías serán guardadas en el Archivo Contratos de la Oficina Jurídica, con el objeto de que se conserve en Jurídica será la encargada de coordinar en conjunto de custodia. La Oficina con la oficina de Estadísticas la información Trimestral sobre Contratos, que debe reportarse a la Superintendencia del Subsidio. Copia del Contrato para la Oficina interesada, esta es la responsable directa y operativa del contrato, con el fin de que se ejerzan los correspondientes controles en su ejecución y cumplimiento. Celebrado el contrato la oficina jurídica diligenciará y enviará el formato Control de Contratos y Pólizas” a la División solicitante del “Registro y contrato y las copias a: Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 23 de 32 - Tesorería. - Auditoría. - Contabilidad - Planeación - Revisoría Fiscal Una vez aprobadas las órdenes de trabajo u Órdenes de Compra u Órdenes de Servicios los generadores de estos documentos los imprimirán y los entregará a los ejecutores del trabajo o proveedores de las compras. Observación 1: Los pagares e hipotecas correspondientes a préstamos del personal de la empresa serán guardadas en el Archivo de la Oficina Jurídica, con el objeto de que se conserve en custodia. Observación 2: Las pólizas y/o Letras correspondientes a Órdenes de Trabajo u Órdenes de Compra estarán bajo la responsabilidad y la custodia de la oficina de Tesorería. Observación 3: Las pólizas y/o Letras correspondientes a las Órdenes de Servicios estarán bajo la responsabilidad y la custodia de la oficina de Tesorería. 6. INTERVENTORES DE LOS CONTRATOS Y DEBERES El Departamento responsable de la ejecución y cumplimiento del contrato (Departamento, Sección) será la que ejercerá la interventoría directa sobre las obras o acciones objeto del mismo mediante funcionarios que se denominaran Interventores y estos asumirán la responsabilidad del contrato, es decir, evalúan y supervisan la ejecución de este. Podrá apoyarse, cuando se trate de obras civiles o de índole similar, en los Departamentos constituidos para ello, cuyos funcionarios estén en capacidad de ofrecer sugerencias o recomendaciones sobre el desarrollo del proyecto en cuestión. Asimismo, deberá suscribir el acta de iniciación antes de comenzar su ejecución, como también rendir informes sobre la ejecución y cumplimiento del mismo y solicitar a los Contratistas un informe de las actividades. Durante el desarrollo del contrato, todos estos documentos deben remitirse en original a la Oficina Jurídica para que reposen en el fólder respectivo. A su vez, el Jefe de la División a que pertenece esta oficina ejercerá la supervisión del contrato. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 24 de 32 Las deficiencias relacionadas con los contratos que Auditoría observe en el desarrollo de su plan de trabajo, serán informadas a la Dirección Administrativa. Todas las Órdenes de Trabajo o contratos de obras civiles, electromecánicos y de sistemas deben tener interventoría que garantice un efectivo control en la ejecución de las obras o trabajos contratados. Para apoyar la gestión de la operación y ejecución de los contratos las divisiones responsables tendrán una referencia para control de vencimientos e información general relativa a los mismos, a través de una base de datos manejada por un responsable designado por la Dirección, donde se coordinarán y se generarán los reportes a los interesados y a la Dirección misma. Mensualmente la Oficina Jurídica generará un listado de los contratos próximos a vencer, teniendo en cuenta la fecha de terminación y enviará copias a las Divisiones Interesadas. La responsabilidad de la ejecución estará a cargo de la División Financiera y Administrativa. Cuando la Caja asuma el papel de Contratista, el interventor será el que esté a cargo de la ejecución del contrato, sin perjuicio del seguimiento e inspección que se haga a través de los diferentes órganos de control. 6.1 Control De Ingresos Al producirse los ingresos serán controlados en la División Financiera y Administrativa en forma coordinada con el Jefe de Cartera y el Jefe de la División donde se genera el contrato, para su información y control particular. 6.2 Control De Pagos Los Jefes de División deberán ejercer un control y seguimiento a los contratos a cargo de su respectiva división, para que se cumplan en todos sus términos y se mantengan las pólizas actualizadas en cuanto al valor, como en la vigencia. La División encargada de vigilar la ejecución de los contrato o de las Ordenes de Trabajo u Ordenes de Compra revisará la factura o cuenta de cobro realizadas por el proveedor, por las Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 25 de 32 sumas que deban pagarse y con la debida oportunidad Tesorería elaborará el respectivo cheque, que debe seguir el procedimiento indicado para la Norma de Ordenación de Cuentas y Trámites de pago. En caso que el contrato esté vencido y no haya sido renovado la factura o cuenta de cobro deberá ir con el Vo.Bo. de la División solicitante y la Dirección Administrativa. La ejecución de los contratos podrá verificarse con la información contable y con los documentos de pago que reposan en Archivo, así como el monto cancelado. 6.3 Control de los Procesos Judiciales Los abogados contratados que atiendan procesos judiciales deberán rendir informes trimestrales sobre el estado de los procesos a la Oficina Jurídica para que esta pueda ejercer la supervisión de los mismos. 7. PRÓRROGAS DEL CONTRATO La prorroga de un contrato es la prolongación de su vigencia y debe pactarse antes de su vencimiento, al igual que los contratos existen desde cuando se cumplen con todas exigencias legales para su formación. 8. EJECUCIÓN DEL CONTRATO 8.1 Anticipos Los anticipos en la contratación y compra de bienes y/o servicios únicamente pueden ser hasta el 60% del valor total de la contratación sin IVA. Para todos los casos en que exista anticipo, se debe constituir la póliza de buen manejo de anticipo. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 26 de 32 8.2 Requisitos para el pago El pago de toda obligación que se deriva de un contrato debe estar soportado por una Factura o en un instrumento de cobro o en un documento equivalente que cumpla con todos los requisitos legales. Para la realización del pago, el Interventor del Contrato ha debido cumplir con los requisitos aplicables para cada caso. El cumplimiento será verificado por las áreas competentes de Comfamiliar Atlántico. El Departamento de Tesorería es el encargado del proceso de giro para el pago, previo cumplimiento de todos los requisitos de contratación y recepción del bien o servicio contratado por parte del Interventor del Contrato, y la autorización del pago correspondiente en cada caso específico. Cuando Comfamiliar Atlántico sea el contratista, el Interventor del Contrato deberá solicitar a la División Financiera la elaboración de la factura correspondiente al servicio prestado por La Caja, anexando una orden previa del cliente. 8.3 Recibo de bienes o servicios Cualquier bien de consumo dirigido a Comfamiliar Atlántico debe ser recibido por Almacén de Suministros, que deberá verificar que se cumplan, en la remisión, los requisitos pactados en las órdenes de servicio o contrato. Cuando se trate de bienes cuyos requisitos solo pueden ser definidos por el Interventor del Contrato, este diligenciará un informe de mercancía recibida. El Coordinador de Compras puede realizar inspecciones en las instalaciones del proveedor con el fin de realizar un control previo de la mercancía que La Caja va a recibir. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 27 de 32 El recibo de servicios de mantenimiento de infraestructura los hará el Jefe de Construcción y Mantenimiento, quien deberá informar sobre el servicio recibido. Los demás servicios serán recibidos por el Interventor del Contrato, quién diligenciará el informe correspondiente. 8.4 Reevaluación del contratista La reevaluación del contratista deberá realizarse posteriormente a la entrega del bien y/o servicio. Estará a cargo del Interventor del Contrato o del Coordinador de Compras. Los criterios a seguir para la reevaluación son: Cumplimiento en la fecha de entrega de productos o servicios Cumplimiento en la entrega total de lo solicitado Calidad en los bienes comprados o servicios contratados Cumplimiento en la entrega de cotizaciones Cumplimiento en los servicios post venta 9. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO La liquidación del contrato será realizada por el interventor según formato que para tal fin diseño La Oficina Jurídica, con los anexos correspondientes. En el acta se indica al menos: Las sumas pagadas al contratista. Las sumas pendientes por pagar. Las obligaciones y demás actividades o suministros a cargos del contratista, ejecutados y/o pendientes. La declaratoria de renuncia a cualquier reclamación judicial o extrajudicial posterior ante la otra parte o ante cualquier autoridad o tribunal, originada en las obligaciones y términos del acta de liquidación. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 28 de 32 En los casos cuando La Caja sea contratista, la Oficina Jurídica deberá realizar revisión de dichas actas. 10. MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS Para solucionar los conflictos que se suscitan por causa o con ocasión de los contratos de La Caja se podría acceder al siguiente procedimiento: Comfamiliar requerirá al contratista para solucionar la controversia por la vía directa. En caso de no producirse ningún acuerdo, se acudirá a la justicia ordinaria para dirimir la controversia, exceptuándose aquellos casos en que se haya pactado cláusula compromisoria. 11. GARANTIAS 11.1 Cumplimiento Cubre al contratante contra los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones emanadas del contrato relacionado. Tomador: Contratista Asegurado: Caja de Compensación Familiar Beneficiario: Comfamiliar Atlantico Vigencia: Plazo de ejecución total mas tres (3) meses Valor Asegurado: 20% del valor total del proyecto 11.2 Buen Manejo y Correcta Inversión Del Anticipo Ampara al contratante contra el uso o apropiación indebida que el contratista haga de los dineros que le hayan anticipado para el proyecto. Tomador: Contratista. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 29 de 32 Asegurado: Caja de Compensación Familiar. Beneficiario: Comfamiliar Atlántico. Vigencia: Plazo de ejecución total más tres meses. Valor asegurado: 100 % del valor total del anticipo 11.3 Calidad y Estabilidad de la Obra Para garantizar la estabilidad y calidad de las obras, la reparación y reemplazo de las mismas según sea el caso, por motivo de vicios y/o fallas en la construcción del proyecto. Tomador: Contratista. Asegurado: Caja de Compensación Familiar. Beneficiario: Comfamiliar Atlántico. Vigencia: Cinco (5) años a partir de la fecha del acta de entrega de la obra y recibido a satisfacción por parte de la Caja. Valor asegurado: 20 % del valor total del proyecto. 11.4 Pago de Salarios y Prestaciones Sociales Cubre al contratante contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista, relacionadas con el personal utilizado para la ejecución del proyecto. Tomador: Contratista. Asegurado: Caja de Compensación Familiar. Beneficiario: Comfamiliar Atlántico. Vigencia: el plazo de la ejecución de las obras y tres (3) años más. Valor asegurado: 5 % del valor total del proyecto. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 30 de 32 11.5 Responsabilidad Civil Contractual y Extracontractual Garantiza al asegurado el pago de indemnizaciones de que puede resultar civilmente responsable por los perjuicios patrimoniales que sufra a consecuencia de los daños a los bienes, a las personas y/o muerte(s) de terceras personas, con ocasión de la ejecución de la obra del proyecto. Tomador: Contratista. Asegurado: Caja de Compensación Familiar. Beneficiario: Terceros afectados. Vigencia: el plazo de la ejecución de las obras y tres (3) meses más. Valor asegurado: 5 % del valor total del proyecto. 11.6 Otros Sustracción Incendio Transporte Terremoto Enajenación Póliza tradicional automóvil. Vida Póliza Obligatoria. Invalidez, Vejez y Muerte Robo. Hospitalización Lucro Cesante Cirugías Rotura Maquinaria Gastos médicos Montaje Maquinaria Accidentes Corriente Débil. Educación Terrorismo Semovientes Vidrios planos Equipo Cascos Mercancías Fletes Aeronaves Colectivo Reaseguros Seriedad de la propuesta Y demás que expidan las compañías de seguros. Con el fin de orientar los tipos de garantías de acuerdo a la modalidad de contrato se establece: Para los contratos de: Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 31 de 32 OBRA : Garantías de - CUMPLIMIENTO - BUEN MANEJO DEL ANTICIPO. - PRESTACIONES SOCIALES - RESPONSABILIDAD CIVIL - CALIDAD Y ESTABILIDAD DE LA OBRA PRESTACION DE SERVICIOS : Trabajadores en Misión y/o Empleados Temporales CUMPLIMIENTO: Por el diez por ciento (10 %) del valor total del contrato y por el término del contrato y tres meses más. SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: póliza de cumplimiento legales para garantizar el pago de salarios, prestaciones de sus trabajadores en misión con ministerio de disposiciones sociales e indemnizaciones a favor vigencia anual, la cual deben constituir y depositar en el trabajo, según ley 50 de 1990. RESPONSABILIDAD CIVIL: Por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y por el término del contrato y tres meses más. BUEN MANEJO DEL ANTICIPO SUSTRACCION. CONCESIONES : Garantías de : - PRESTACIONES SOCIALES - CUMPLIMIENTO - RESPONSABILIDAD CIVIL MANTENIMIENTO: Dependiendo del tipo de riesgo y cuantía la división interesada establecerá el tipo de garantía. Para el caso de Órdenes de Trabajo Hasta 4 S.M.L.M.V. Se exige Letra de Cambio Si el monto es mayor de 4 S.M.L.M.V. y se da un anticipo se exige Póliza de Buen Manejo del anticipo, De Cumplimiento u otra que solicite la Dirección Administrativa. Órdenes de Compras: si es anticipo y dependiendo de monto se exige Póliza de Buen Manejo del anticipo. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa. MANUAL DE CONTRATACION Versión 1 División Departamento Organización General Oficina Jurídica Fecha de vigencia: Diciembre de 2012 Pagina 32 de 32 12. APROBACION Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Analista de Org. Y Métodos Jefe Oficina Jurídica Director Administrativo El anterior manual fue presentado al Consejo Directivo y Aprobado en el Comité 910. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin la autorización expresa de la Dirección Administrativa.
