manual

SISTEMA
PARA LA
DETECCIÓN
DE
ESTUDIANTES
EN RIESGO
ACADÉMICO
MANUAL DEL USUARIO
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
Sistema de Información que permite caracterizar al estudiante al momento de ingreso a la
universidad, generando una valoración integral del estudiante en las dimensiones:
Socioeconómica, Salud y Académico-Cognitiva.
1. ENTORNO GENERAL
fig. 1.0
Descripción: El Entorno General vienen siendo el año y periodo académicos de ingreso de
estudiantes para los cuales se va a realizar el proceso de identificación de parámetros y posterior
la caracterización del estudiante. Por lo tanto es importante identificar qué año y periodo de ingreso
es el que se va a utilizar para el proceso.
Opción: Entorno General  Consultar Entorno
Se acciona el botón Consultar mostrando los entornos existentes (fig1.1).
Fig. 1.1
Se acciona el link Crear (fig. 1.1) que muestra la vista de registro de Entornos (fig. 1.2)
Fig. 1.2
Se registra el periodo académico para el cual se realizará el proceso de detección y caracterización
y se activa el botón Guardar (fig. 1.2) para almacenar el registro en la base de datos.
2. DIMENSIONES
Fig. 2.0
Descripción: Para determinar el posible nivel de riesgo en que se encuentra un estudiante al
ingresar a la universidad se han definido cinco dimensiones (Económica, Académica, Cognitiva,
Salud, Social) las cuales cada una al final del proceso de caracterización tendrá un valor que
definirá el nivel de riesgo. Cada dimensión consta de una serie de ítems y a su vez a cada ítem se
le asignan una serie de parámetros.
Opción: Dimensiones  Consultar Tipo Dimensión
Permite consultar, crear, editar, eliminar y generar un reporte de las dimensiones con sus
respectivas dimensiones y parámetros.
Fig. 2.1
Para registrar un nueva Dimensión se activa el link Crear (fig. 2.1) y se muestra la vista de creación
de Dimensiones (fig. 2.2)
Vista para el registro de una nueva dimensión. Se ingresa la descripción o nombre de la dimensión
y se activa el botón guardar para almacenarla en la base de datos.
Fig. 2.2
Activando el botón Consultar (fig. 2.1) se visualiza un listado con las Dimensiones mencionadas
anteriormente (fig. 2.3).
Fig. 2.3
Para visualizar los ítems de cada dimensión se debe activar el link Ver Ítems (Link encerrado en
rojo en la fig. 2.3) y este lleva a la vista de ítems de la dimensión seleccionada (fig. 2.4).
Fig. 2.4
Activando el link Crear (fig. 2.4) de la vista de ítems se cargará la vista de creación de ítems (fig.
2.5).
Fig. 2.5
Se activa el botón Guardar (fig. 2.5) para almacenar el nuevo ítem de la dimensión seleccionada
en la base de datos.
Desde la vista de ítems para una dimensión seleccionada, se elige el ícono de ver parámetros (fig.
2.6) que envía a la vista de los parámetros de un ítem seleccionado (fig. 2.7).
Fig. 2.6
Fig. 2.7
Se selecciona el Link Crear (fig. 2.7) ya se carga la vista de creación de Parámetros.
Vista que permite el registro de un parámetro para el ítem seleccionado. Se introduce la
descripción y se activa el botón Guardar (fig. 2.8) para ser almacenado en la base de datos.
Fig. 2.8
REGISTRO DE PORCENTAJES A LOS ÍTEMS PARA UN PERIODO ACADÉMICO
Opción: Dimensiones  Registrar Porcentajes Ítems por Periodo
Descripción: Dado un Periodo (Entorno) Cada Dimensión consta de una serie de ítems y cada
uno de estos ítems tiene un valor en porcentaje para calcular el nivel de riesgo. Para un periodo
académico (Entorno) se selecciona la dimensión y posteriormente se registran los porcentajes a
cada ítem, la sume total debe ser del 100%.
Se selecciona el periodo (Entorno) y se activa el botón Consultar (fig. 2.9) para visualizar las
Dimensiones.
Fig. 2.9
Se selecciona alguna de las dimensiones para visualizar sus ítems con sus respectivos porcentajes
ya sean para ser registrados o actualizarlos y posteriormente se activa el botón guardar para ser
registrados o actualizados en la base de datos (fig. 2.10).
Fig. 2.10
REGISTRO DE RANGOS Y PESOS A LOS PARÁMETROS PARA UN PERIODO ACADÉMICO
Opción: Dimensiones  Registrar Rangos Pesos por Periodo
Descripción: Dado un periodo académico se definen los porcentajes de los ítems de cada
dimensión, al realizarse el proceso de identificación de parámetros de un estudiante debe haber un
solo parámetro por ítem que coincida con la información del estudiante, el parámetro identificado
tiene un valor o peso, el cual va hacer utilizado posteriormente para la caracterización del
estudiante.
Para un periodo académico se selecciona la dimensión luego el ítem y por último se registrará para
cada parámetro el valor desde, el valor hasta y el peso.
fig. 2.11
Se consulta las Dimensiones y se selecciona alguna de ellas.
En la Fig. 2.12 Se selecciona un ítem específico y se carga la vista de Rangos Pesos la cual
contiene los parámetros del ítem seleccionado junto con sus rangos y sus pesos respectivamente.
Fig. 2.12
Fig. 2.13
Se registran los rangos y el peso de cada parámetro y se activa el botón Guardar para
almacenar o actualizar la información en la base de datos.
PROCESO DE COPIA DE PORCENTAJES A LOS ITEMS PARA UN PERIODO ACADÉMICO
Opción: Tipos Dimensiones  Duplicar Porcentajes Ítems por periodo
Proceso que permite copiar desde un periodo académico los porcentajes de los ítems para un
nuevo periodo.
Fig. 2.14
PROCESO DE COPIA DE RANGOS Y PESOS A LOS PARÁMETROS PARA UN PERIODO
ACADÉMICO
Opción: Tipos Dimensiones  Duplicar Rangos Pesos por Periodo
Proceso que permite copiar desde un periodo académico los rangos y pesos de los parámetros
para un nuevo periodo.
Fig. 2.15
3. NIVELES DE RIESGO
Fig. 3.0
Descripción: El objetivo final del proceso es identificar en qué nivel de riesgo se encuentra el
estudiante por lo tanto es necesario tener información de soporte como lo son los tipos de niveles
de riesgo que se van a utilizar en el sistema, los valores equivalentes cognitivos por periodo y los
rangos de valores equivalentes cuantitativos por periodo para poder caracterizar al estudiante.
CONSULTA Y REGISTRO DE NIVELES DE RIESGOS
Opción: Niveles de Riesgo  Consultar Niveles de Riesgo
Se registran los niveles de riesgo como MUY ALTO, ALTO, MEDIO ALTO, MEDIO, MEDIO BAJO,
BAJO y MUY BAJO
Fig. 3.1
Niveles de Riesgo
REGISTRO DE VALORES CUALITATIVOS EQUIVALENTES A LOS TIPOS DE RIESGO
Opción: Niveles de Riesgo  Registrar Valor Riesgo Cognitivo por Periodo
Seleccionando un periodo académico se registra el nivel de riesgo equivalente al nivel de riesgo
que se da como resultado de la prueba cognitiva.
Fig. 3.2
Se seleccionan los valores equivalentes y se activa el botón Guardar para almacenar o
actualizar la información en la base de datos
REGISTRO RANGO DE VALORES CUANTITATIVOS EQUIVALENTES A LOS NIEVELES DE
RIESGOS
Opción: Niveles de Riesgo  Registrar Valor Riesgo por Periodo
Seleccionando un periodo académico se registra el rango de valores que concentra el nivel de
riesgo.
Fig. 3.3
Se registra el rango de valores de cada nivel de riesgo y se activa el Botón Guardar para
almacenar o actualizar la información en la base de datos.
PROCESO DE COPIA DE VALORES COGNITIVOS EQUIVALENTES A LOS TIPOS DE RIESGO
Opción: Niveles de Riesgo  Duplicar Valores Riesgos Cognitivos por Periodo
Este proceso realiza una copia de los niveles de riesgo equivalentes a los niveles de riesgo
resultado de la prueba cognitiva desde un periodo académico a un nuevo periodo.
Fig. 3.4
PROCESO DE COPIA DE RANGO DE VALORES CUANTITATIVOS EQUIVALENTES A LOS
TIPOS DE RIESGOS DE UN PERIODO ACADEMICO A OTRO
Opción: Niveles de Riesgo  Duplicar Rango de Valores Riesgo
Este proceso realiza una copia de los rangos registrados en un periodo académico para un nuevo
periodo.
Fig. 3.5
4. CARGUE DE INFORMACIÓN
Fig. 4.0
Descripción: La información para detectar los parámetros de las dimensiones ACADEMICA y
COGNITIVA son el resultado de un curso precalculo y de una prueba cognitiva respectivamente y
estos resultados son guardados en archivos planos, debido a esto se utiliza una opción de cargue
de archivos en formato .xls y esta información quedará almacenada en la base de datos para
determinado periodo.
Opción: Cargue de Información  Dimensión Académica
Opción que permite cargar un archivo plano con la información del curso precálculo para un
periodo dado.
Fig. 4.1
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO
El archivo debe ser de extensión .xls donde la primera fila y cada columna debe contener los
encabezados en el siguiente orden Código, Nota Final, % Asistencia, Quíz y Seleccionado para
tutoría. Las siguientes filas deben contener los valores respectivos a cada columna.
Fig. 4.2
CARGUE DE INFORMACIÓN PARA LA DIMENSIÓN COGNITIVA
Opción: Cargue de Información  Dimensión Cognitiva
Opción que permite cargar un archivo plano con la información de la prueba cognitiva para un
periodo dado.
Fig. 4.3
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO
El archivo debe ser de extensión .xls donde la primera fila y cada columna debe contener los
encabezados en el siguiente orden Código y Nivel de Riesgo. Las siguientes filas deben contener
los valores respectivos a cada columna.
Fig. 4.4
5. PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE PARÁMETROS Y CARACTERIZACIÓN DEL
ESTUDIANTE
Descripción: Este proceso es el que permite identificar los parámetros que coinciden con la
información registrada en las diferentes pruebas realizadas al estudiante al ingresar a la
universidad y posteriormente realizar la caracterización del mismo.
Fig. 5.0
Opción: Identificación de Parámetros  Procesar Información
Se selecciona el periodo (Entorno) para realizar el proceso y el usuario deberá activar el botón
Ejecutar (Fig. 5.1), el sistema valida que no exista información o parámetros detectados para el
periodo académico seleccionado, el sistema se encargará de identificar los parámetros,
almacenarlos en la base de datos y posteriormente a la identificación el mismo sistema se
encargará de caracterizar estudiante por estudiante para dar paso a la vista de resultado de
consolidado de valoraciones (Fig. 5.2)
Fig. 5.1
Fig. 5.2 Resultado
de la identificación y caracterización de estudiantes .
LISTADOS: EL usuario puede visualizar o descargar el listado general y el listado Agrupado
resultado de la caracterización de estudiantes.
Fig. 5.3
Listar General: Archivo en Excel con los resultados obtenidos
Fig. 5.4
Listar Agrupado: Archivo en Excel con los resultados obtenidos agrupados por programa
académico.
Fig. 5.5
VER DETALLE DEL ESTUDIANTE
El usuario al activar el link Ver Detalle podrá visualizar la siguiente información del estudiante:






Datos Personales
Información Familiar
Parámetros Identificados
Consolidado de Valoración de riesgos
Planes de apoyo (agregar nuevo apoyo)
Información académica (Solo si existe)
INFORMACIÓN DETALLADA DEL ESTUDIANTE
Datos Personales
Fig. 5.6
Información Familiar
Fig. 5.7
Ítems – Parámetros Identificados para cada dimensión
Fig. 5.8
Consolidado de Valoración de Riesgos.
Fig. 5.9
Planes de Apoyo: En esta vista se brinda la posibilidad de registrar los apoyos que se le ofrecen
al estudiante. El usuario activa el link Registrar Apoyo, Ingresa la descripción y activa Guardar.
Fig. 5.10
Datos Académicos: Visualiza la información académica del estudiante de los periodos que ha
cursado.
Fig. 5.11
El usuario activa el link Ver Detalle de algún periodo para visualizar las notas de ese periodo.
Fig. 5.12
Listar Instrumento de caracterización Archivo en formato PDF con todos los detalles del
estudiante caracterizado. El usuario activa el Link Listar
Fig. 5.13
Fig. 5.14-1 INSTRUMENTO DE CARACTERIZACIÓN
Fig. 5.14-2 (INSTRUMENTO DE CARACTERIZACIÓN)
6. MÓDULO DE ESTADÍSTICAS
Descripción: Módulo de estadísticas que describe, resume y visualiza algunos datos
originados en la caracterización de los estudiantes.
Fig. 6.0
Opción: Estadísticas  Dimensión Nivel Género
Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto
agrupado por dimensión.
fig. 6.1
Fig. 6.2 Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por
dimensión.
Opción: Estadísticas  Programa dimensión Género:
Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto
agrupado por Programa Académico.
Fig. 6.3
Fig. 6.4 Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por
Programa Académico.
Opción: Estadísticas  Dimensión Condicionalidad Género
Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto
agrupado por Condicionalidad.
Fig. 6.5
Fig. 6.6 Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por
Condicionalidad
7. LISTADOS
Descripción: Información de soporte resultado de la caracterización de los estudiantes
para un periodo dado.
Fig. 7.0
Opción: Listados  Estudiantes con Apoyos:
Fig. 7.1
Listar Excel:
Fig. 7.2 Lista los estudiantes que recibieron apoyos y las respectivas descripciones.
Listar Agrupado
Fig. 7.3 Lista de manera agrupada los apoyos que obtuvo cada estudiante.
Opción: Listados  Por Programa Estudiantes Caracterizados:
Fig. 7.4
Descripción: Lista los estudiantes caracterizados agrupados por Programa académico
Fig. 7.5
Fig. 7.6
Opción: Listados  Por Condicionalidad Estudiantes Caracterizados
Descripción: Esta opción permite Consultar y listar los estudiantes caracterizados teniendo en
cuenta la condicionalidad en que se encuentra cada estudiante.
Fig. 7.7
Fig. 7.8
Listar General:
Fig. 7.9 Muestra un listado general teniendo en cuenta la condicionalidad de cada estudiante.
Listar Agrupado por Condicionalidad
Fig. 7.10
Listar Agrupado por Programa
Fig. 7.11
8. CONSULTAS
Fig. 8.0
Descripción: Esta función es idéntica al proceso de caracterización del estudiante que se realiza
posterior a la identificación de parámetros de la opción procesar información. Tiene como opción
adicional la de seleccionar un solo estudiante para llevar a cabo el proceso de caracterización.