ptcpr-05_v.2_manual de toma, transporte y almacenamiento de

MANUAL DE TOMA,
ALMACENAMIENTO Y
TRANSPORTE DE MUESTRAS
PTCPR-05
Versión 2
Vigente Desde:
Junio 02 de 2009
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1. OBJETIVO
Estandarizar los métodos y controles a tener en cuenta para garantizar la calidad
de las muestras durante los procedimientos de toma, recolección y transporte.
2. ALCANCE
Aplica para la toma, recolección y transporte de muestras en Bogotá y fuera de
Bogotá.
3. CONDICIONES GENERALES – TOMA DE LA MUESTRA
3.1. Recoja la muestra para citología cervical antes de obtener la muestra para VPH.
3.2. Recoja la muestra para la prueba de VPH antes de aplicar ácido acético o yodo
si se va a realizar colposcopia.
3.3. Para la toma de muestras utilice únicamente los dispositivos especiales
suministrados por PREVIGIN LTDA (hc2 DNA Collection Device de Digene), kit
que contiene un cepillo y un tubo con 1mL de medio de transporte de muestras.
3.4. No utilizar el kit anterior en mujeres embarazadas. En este caso se debe
solicitar con anticipación un dispositivo especial (Female Swab Specimen
Collection de Digene).
3.5. Los dispositivos enviados para la toma de muestra contienen una solución de
transporte: no desechar la solución ni añadir ningún líquido.
3.6. Los dispositivos para toma de muestra se pueden almacenar a temperatura
ambiente (de 15 a 30 ºC). No utilizarlos después de la fecha de caducidad
indicada en la bolsa.
La muestra tomada debe llegar a PREVIGIN con el cepillo dentro del tubo y sumergido
dentro de la solución de transporte, debidamente marcada y herméticamente cerrada.
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3.7. Elimine el exceso de moco del orificio cervical y del ectocérvix circundante con
una torunda de algodón y deseche la torunda.
3.8. Tome la muestra de la siguiente manera:
Paso 1: Introduzca el cepillo de 1 a 1,5 cm dentro del
orificio cervical hasta que las cerdas exteriores
más largas toquen el ectocérvix. Gírelo 3
vueltas completas en sentido contrario a las
agujas del reloj.
NO INTRODUZCA EL CEPILLO COMPLETAMENTE
DENTRO DEL CANAL CERVICAL
Paso 2: Retire el cepillo del canal. Evite que las cerdas
toquen la parte exterior del tubo y cualquier
otro objeto
Paso 3: Introduzca el cepillo hasta el fondo del tubo
de transporte y rompa la varilla por la
marca.
NO DESECHAR EL CEPILLO NI LA SOLUCIÓN DE
TRANSPORTE.
Paso 4: Cierre bien el tubo, de tal forma que se
evite la fuga de la solución de transporte.
4. ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE LA MUESTRA
4.1. Rotule la muestra utilizando un marcador de punta fina y tinta indeleble,
colocando el nombre o identificación de la paciente, la fecha de toma de la
muestra y el nombre del médico solicitante, diligenciando los espacios
establecidos en el rótulo del dispositivo suministrado.
4.2. No utilice cinta de enmascarar ni esparadrapo para rotular la muestra, pues
dificulta la verificación del estado de recepción de la muestra y su manipulación
en el laboratorio.
4.3. Asegúrese que el dispositivo quedó herméticamente cerrado para evitar pérdida
de la solución de transporte y contaminación de la muestra. En el caso que
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esto suceda, la prueba no podrá ser procesada y se solicitará la toma y envío
de una nueva muestra.
4.4. De igual manera, se solicitará la toma de una nueva muestra si el dispositivo
llega sin el cepillo con el que se tomó la muestra o si se evidencian claros
signos de contaminación de la muestra por pérdida de las condiciones de
almacenamiento requeridas para la misma durante su transporte.
4.5. La muestra se puede mantener en las siguientes condiciones para asegurar su
estabilidad:
• A Temperatura ambiente (de 18ºC a 25ºC) por dos (2) semanas.
• En refrigeración de 2ºC a 8ºC por tres (3) semanas.
• Congelada a -20ºC por tres (3) meses.
Enviar al laboratorio en el menor tiempo posible, dentro de un recipiente de paredes
rígidas y que permita asegurar las condiciones ambientales requeridas para la
muestra.
NOTA: Si la temperatura ambiente de la región donde se encuentre ubicado (a)
supera los 25ºC, conserve la muestra refrigerada y envíela en una nevera portátil
con gel refrigerante, con el fin de asegurar que se mantenga en óptimas condiciones
durante su transporte hasta la recepción en PREVIGIN.
5. RECOLECCION DE MUESTRAS EN BOGOTA (Procedimiento interno)
5.1. RESPONSABLES:
* Secretaria Recepcionista
* Mensajero
5.2. PROCEDIMIENTO
5.2.1.
Realizar oportunamente el envío o entrega de los dispositivos para la toma
de muestras y llevar el correspondiente control de su suministro.
5.2.2.
Recibir la solicitud del servicio proveniente en general de los consultorios
médicos ginecológicos y de los laboratorios clínicos que toman o reciben la
muestra.
5.2.3.
Programar la recolección y transporte de muestras.
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5.2.4.
Recoger las muestras en el horario establecido con el cliente.
5.2.5.
Verificar que las muestras estén marcadas y acompañadas de la
correspondiente remisión u orden de servicio.
5.2.6.
Registrar la actividad realizada en el formato PTCFR-06 “Registro de
Recolección de Muestras”, relacionando la fecha de recolección,
identificación del cliente y de la paciente, fecha de solicitud del servicio,
condiciones de recepción de las muestras y las observaciones adicionales
pertinentes y necesarias para el control del servicio suministrado.
5.2.7.
Transportar las muestras en el interior de una nevera portátil dotada con
pilas refrigerantes (a pesar que éstas cuenten con amplia estabilidad
inclusive a temperatura ambiente de 18ºC a 25ºC.)
5.3. MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD
5.3.1.
Utilizar guantes desechables para manipular las muestras que son
recibidas por parte del cliente.
5.3.2.
Devolver al cliente las muestras que no se encuentren bien tapadas, que se
hayan derramado o se encuentren impregnadas de material biológico en el
exterior del dispositivo de transporte.
5.3.3.
Transportar las muestras siempre en el interior de la nevera portátil.
5.3.4.
Informar a la Dirección del Laboratorio si ha sufrido algún accidente con
material biológico durante la manipulación de las muestras.
5.3.5.
Mantener siempre toallas desechables, guantes desechables y bolsas
plásticas para utilizar en caso de derrame de las muestras durante su
transporte.
5.3.6.
Introducir el material contaminado dentro de una bolsa plástica y
posteriormente eliminarlo en las canecas rojas para desecho de material
biosanitario.
5.3.7.
Lavar las manos con jabón antibacterial al llegar a PREVIGIN y antes de
comer o de realizar cualquier actividad.
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CONTROL DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES
Versión
1
Vigente Desde
Cambio Realizado
Motivo del Cambio
Se adicionan las condiciones
de
almacenamiento
y
transporte de muestras fuera
de Bogotá
Es
necesario
garantizar
la
conformidad de las muestras que
llegan fuera de Bogotá, teniendo en
cuenta
que
las
condiciones
ambientales de cada región del país
son diferentes.
Se adicionan las medidas de
bioseguridad a tener en cuenta
durante la manipulación y
transporte de las muestras
Es
necesario
asegurar
el
cumplimiento de las normas de
bioseguridad de quienes manipulan y
transportan las muestras en Bogotá,
con el fin de evitar riesgos para su
salud.
Octubre de 2008
NOMBRE
CARGO
FECHA REVISION Y APROBACION
FECHA ULTIMA REVISION
ELABORADO Y REVISADO
ZULLY IVETTE PAZMIÑO TORRES
DIRECTORA PROGRAMA VPH
Junio 02 de 2009
Mayo 28 de 2010
APROBADO
DR. JOSE MARIA FUENTES OJEDA
DIRECTOR CIENTÍFICO
Junio 02 de 2009
Mayo 28 de 2010