Mantenimiento de recursos bibliográficos

Mantenimiento de recursos bibliográficos
PRO-21-1-03-03
FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016
MACROPROCESO
Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Preparación y Mantenimiento del servicio
Tabla de contenido
1.
OBJETIVO ......................................................................................................... 2
2.
ALCANCE .......................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ................................................................................................ 2
3.1.
3.2.
4.
RESPONSABILIDADES ........................................................................................ 2
4.1.
4.2.
5.
Directrices ............................................................................................. 2
Lineamientos ......................................................................................... 2
Responsable del proceso ......................................................................... 2
Responsabilidades ................................................................................. 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................... 3
5.1. Diagrama de flujo: Mantenimiento de recursos bibliográficos ................................... 3
5.2. Descripción de actividades: Mantenimiento de recursos bibliográficos ....................... 3
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................... 5
8.
INDICADORES ................................................................................................... 5
9.
RIESGOS .......................................................................................................... 6
10.
CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 7
11.
APROBACION .................................................................................................... 7
Mantenimiento de recursos bibliográficos
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FECHA PUBLICACIÓN 12/01/2016
MACROPROCESO
Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Preparación y Mantenimiento del servicio
1. OBJETIVO
Realizar el mantenimiento a los recursos bibliográficos, con el fin de conservarlos y de evitar su
deterioro.
2. ALCANCE
El proceso inicia una vez se reporta algún daño del material, y finaliza cuando se haya reparado.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices:

PDI

o 1.2. Garantizar el desarrollo permanente de la colección y su actualización.
Reglamento Sistema Bibliotecas
3.2. Lineamientos:
El usuario debe reportar el daño del material, si este es superficial, en biblioteca en la cual realizó la
solicitud de préstamo.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB
4.2. Responsabilidades :
Auxiliar de Biblioteca:
Evalúa estado del material bibliográfico devuelto. Si determina que es grave, informa al gestor de
Información sobre el daño. Deja nota respectiva en registro del usuario. Si el material bibliográfico está en
buenas condiciones, lo reintegra a colección. Deja nota respectiva en registro del usuario.
Coordinador de Servicios de Información:
Evalúa gravedad del daño causado al material bibliográfico. Puede solicitar reposición si el daño es grave
o reparación si el daño es leve.
Gestor de Información:
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MACROPROCESO
Recursos Académicos


NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Preparación y Mantenimiento del servicio
Evalúa gravedad del daño causado al material bibliográfico. Puede solicitar reposición si el daño
es grave o reparación si el daño es leve. Cambiar el estado en sistema symphony del material
bibliográfico, sí este requiere de reparación.
Enviar listado de material bibliográfico que requiere mantenimiento por su uso.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo: Mantenimiento de recursos bibliográficos
5.2. Descripción de actividades: Mantenimiento de recursos bibliográficos
ENTRADA
PROVEEDOR
No
1
Gestor de Servicios de Sistema de Biblioteca
SALIDA
Material reparado
CLIENTE
Servicios de Sistema de Biblioteca
ACTIVIDAD
Revisar estado del
material
2
Reintegro del material
a su colección
3
Cambiar localización
de material a 'En
empaste'
4
Reporte de daño de material.
DESCRIPCIÓN
Se recibe el material bibliográfico y se
revisa su estado. Puede contener los
siguientes daños: Hojas desprendidas,
hojas mojadas, partes del libro rotas,
carátulas desprendidas. Se determina
el estado del material.
RESPONSABLE
SISTEMA
COORDINADOR
SERVICIOS SERSB - 10002015
AUXILIAR
BIBLIOTECA En caso de que el material esté en buen SERVICIOS
estado, se reintegra a su colección.
SISTEMA
BIBLIOTECAS
En Symphony se cambia el estado del
material con la siguiente ubicación "En
Empaste".
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
GESTOR
SERVICIOS DE
Evaluar la gravedad del Se determina el estado de gravedad del
INFORMACIÓN daño
daño: mínimo o severo.
SERSB
Symphony
DOCUMENTOS
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Recursos Académicos
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Recursos Bibliográficos
Si el daño del material es mínimo, se
hacen las reparaciones
correspondientes.
NIVEL 2
Preparación y Mantenimiento del servicio
AUXILIAR
BIBLIOTECA SERVICIOS
SISTEMA
BIBLIOTECAS
5
Reparar el material
6
Se registran en Excel los datos básicos
del material con el siguiente contenido:
Registro de material
Título, Autor, Clasificación Dewey,
para empastar en Excel
Código, ID último usuario, Observación
(tipo de daño).
7
Se genera una lista de los materiales a
empastar y se le envía por correo al
COORDINADOR
Generar y enviar
Asistente Administrativo y al
SERVICIOS listado de material para Coordinador de Servicios.
SERSB - 10002015
empastar
El material se alista en la estantería
correspondiente a material a empastar.
GESTOR
SERVICIOS DE
INFORMACIÓN SERSB
JEFE
ADMINISTRATIVO
- SBADM 10001992
Recibir listado de
material a empastar
Se recibe el material a empastar.
9
Notificar al proveedor
JEFE
Se comunica con el respectivo
ADMINISTRATIVO
proveedor de empaste para que inicie el
- SBADM proceso de reparación y retiro del
10001992
material bibliográfico.
10
Revisar el estado del
Se verifica que el material devuelto por
material entregado por
el proveedor este en buen estado.
el proveedor
11
Cambiar el estado del
material en el sistema
8
En Symphony se cambia el estado del
material especificando en la ubicación,
la colección a la que pertenece.
Formato de envío
libros empaste
COORDINADOR
SERVICIOS SERSB - 10002015
COORDINADOR
SERVICIOS SERSB - 10002015
Symphony
6. DEFINICIONES
Daño: Lesión sufrida por el material bibliográfico por el uso inadecuado de consulta. Se considera daño
grave cuando no es posible una lectura del contenido del material bibliográfico. El daño leve, equivale a
una reparación que no interrumpe la consulta del material bibliográfico.
Empaste: Proceso de arreglo del material bibliográfico, en lo referente a cambio de portada, ajuste de
lomos y refilado de hojas.
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Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Preparación y Mantenimiento del servicio
Mantenimiento: Revisión, arreglos y ajustes al material bibliográfico que una vez devuelto, es necesario
hacer intervención física para colocarlo nuevamente disponible para el préstamo.
Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos
adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)





No aplica
FORMATO ENVIO LIBROS EMPASTE
ISO-9001_2008
PDI: Sistema de Bibliotecas 2011-2015
REGISTRO DE NOTAS FINAL
REGLAMENTO SISTEMA DE
BIBLIOTECAS
8. INDICADORES
FICHA DEL INDICADOR
MATERIAL ENVIADO A EMPASTAR
Código del indicador
IND-21-1-03-031
Responsable del
indicador
Coordinador de servicios de información
Objetivo
Determinar el porcentaje de material que se envía a empastar
Método de Medición
Se toma la cantidad de libros enviados a empaste, se divide entre la cantidad total
de libros que conforman la colección y se multiplica por el cien por ciento
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
[# libros empastados / # libros que conforman la colección] x 100%
Variables
Numerador: Número de libros enviados a empaste por deterioro
Denominador: Número de libros que conforman toda la colección
Limitaciones
No registrar el envío de un libro a empaste en el formato destinado para tal fin
Fuente de datos
Sistema Sympony
Archivos de cada área
Granularidad
Por sala/biblioteca
Periodicidad
Semestral y anual
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Recursos Académicos
Meta
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Preparación y Mantenimiento del servicio
No aplica
Observaciones
FICHA DEL INDICADOR
MATERIAL QUE REQUIERE MANTENIMIENTO
Código del indicador
IND-21-1-03-032
Responsable del
indicador
Coordinador de servicios de información
Objetivo
Determinar la cantidad de material bibliográfico que requiere de mantenimiento
Método de Medición
Sumar la cantidad de material bibliográfico que pasó por mantenimiento de leve
gravedad. Una vez obtenida esa información, se acumula un total del período para
compararlo con el período anterior.
Unidad de Medida
Unidades.
Fórmula
[ #Títulos devueltos para mantenimiento / #Títulos en préstamo] * 100%
Variables
Numerador: Cantidad de material bibliográfico identificado con daños leves que
requieren reparación en su estructura física.
Denominador: Cantidad de títulos de material bibliográfico facilitados en
préstamo para uso académico durante un período determinado.
Limitaciones
No aplica
Fuente de datos
Registro listado de mantenimiento en Excel.
Granularidad
Por sala/biblioteca
Periodicidad
Semestral.
Meta
No aplica
Observaciones
9. RIESGOS


OPERATIVO
No detectar el deterioro del material bibliográfico significativo que merezca mantenimiento
preventivo.
Enviar a encuadernación material que se pueda reparar localmente.
CALIDAD DE SERVICIO

Suspender el préstamo de material bibliográfico que no sea apto para su consulta.
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Recursos Académicos
NIVEL 1
Recursos Bibliográficos
NIVEL 2
Preparación y Mantenimiento del servicio
ADMINISTRATIVO
Mantenimiento de colección permanente en los procesos de devolución y colocación en
colección.

10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
13/05/2015
Publicación
12/01/2016
11. APROBACION
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
FECHA
Manuela Peña Infante
Ingeniera Procesos
13/05/2015
Ricardo Florez
Jefe Servicios
30/11/2015
Alberto Monsalve
Coordinador Servicios
30/11/2015
Ricardo Florez
Jefe Servicios
30/11/2015
REVISÓ
APROBÓ