SOLUCIÓN PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

SOLUCIÓN PARA EL CONTROL DE LOS
ACTIVOS FIJOS TANGIBLES EN EL
SISTEMA CEDRUX.
1Ing. Javier
Ramirez Hernández,
2
Ing.Lilian Alvarez Almanza,
3
Ing.Alien Fernández Fuentes,
4
Ing.Yuriel
Martínez Ordaz
1,2,3,4UCI,
Centro de Informatización y Gestión de Entidades (CEIGE), Universidad de las Ciencias Informáticas,
carretera San Antonio km 2 ½, Reparto Lourdes, Boyeros, Ciudad de La Habana, [email protected],
2 [email protected], 3 [email protected], 4 [email protected].
RESUMEN. El desarrollo de la informática en la
actualidad se hace cada vez más visible y las grandes
empresas internacionales han logrado una mayor
eficiencia en sus procesos con el apoyo del mismo. En
Cuba se trabaja fuertemente en lograr informatizar sus
empresas, un ejemplo de esto es el Sistema Integral de
Gestión CEDRUX, el cual se desarrolla en la UCI y
cuenta con un subsistema dedicado a gestionar los
Activos Fijos Tangibles (AFT) de las empresas.
dar un paso más en el camino hacia la independencia
tecnológica, dentro del proyecto de informatización que
se lleva a cabo en nuestro país.
Palabras claves: Activo Fijo Tangible, sistema, software
libre.
SOLUTION FOR CONTROL OF TANGIBLE FIXED
ASSETS IN THE SYSTEM CEDRUX.
Existen varios software que brindan la funcionalidad de
controlar los AFT, pero son propietarios, poco
confiables y sus licencias son muy caras, inclusive
algunos son creados en nuestro país, como es el caso de
Versat-Sarasola y Rodas XXI, pero aún así no están
desarrollados con software libre y son aplicaciones de
escritorio que necesitan máquinas con buenas
prestaciones para que su correcto funcionamiento.
ABSTRACT. The development of information
technology is now becoming increasingly visible and
large international companies have achieved greater
efficiency in its processes in support of it. In Cuba is
working hard to get computerize their businesses, an
example of this is CEDRUX Integrated Management
System, which develops in the UCI University of
Informatics Science and has a subsystem dedicated to
managing the Tangible Fixed Assets (TFA) of
enterprises.
El subsistema de AFT del CEDRUX se desarrolló
completamente con software libre y además es una
plataforma web, lo cual facilita la toma de decisiones a
los altos directivos, pues es multientidad y genera un
gran número de reportes, además de llevar la
trazabilidad de todas las acciones que se realizan con los
AFT de la entidad.
There are several software that provide functionality to
control the TFA, but they are proprietary, unreliable
and their licenses are very expensive, even some are
created in our country, such is the case of Versat-XXI
Sarasola and Rodas XXI, but were not developed with
free software tools, are also desktop applications to
work properly require high performance computers.
Con su uso se pretende lograr un avance significativo en
la calidad y rapidez del proceso de gestión y control de
los activos fijos tangibles de las empresas cubanas, y
The TFA subsystem of CEDRUX was fully developed
with free software; it’s a web platform, supports
multiple business entities at a time and generates a large
number of reports, which facilitates decision-making to
senior management, in addition to carrying the
traceability of all actions being conducted on the TFA of
the entities.
Its use is intended to achieve a breakthrough in the
quality and speed the process of distribution of Cuban
enterprises, and take another step on the road to
technological independence in the computerization
project is carried out in our country.
Keywords: Tangible Fixed Assets, system, free software.
INTRODUCCIÓN
Es visible hoy en día el auge que han alcanzado las
nuevas tecnologías de la informática y las
telecomunicaciones a nivel mundial. Es por eso que
instituciones tales como las dedicadas a la gestión
empresarial se han inclinado hacia la realización de
sistemas automatizados que hagan más eficiente y
económico el trabajo.
En este sentido, los sistemas para la planificación de
recursos empresariales (ERP), han acaparado un gran
auge por las múltiples ventajas que brinda, siendo
reconocido el papel que desempeñan en el
fortalecimiento de las relaciones intra empresariales y
la eficiencia interna de las organizaciones que los
utilizan.
Cuba, incluso estando bloqueada económicamente
por la potencia más grande del mundo, ha derivado en
grandes esfuerzos para la informatización de la
sociedad. La dirección de nuestro país, como parte
del fortalecimiento de la gestión de las entidades y la
informatización de la sociedad cubana, ha venido
planteado la necesidad de informatizar los procesos
de gestión de las entidades presupuestadas y
empresariales a escala nacional utilizando plataformas
más confiables, eficientes y basadas sobre
plataformas libres.
Esta decisión ha estado influenciada por la necesidad
de una comunicación acertada entre los diferentes
departamentos de las entidades que permita dar
respuestas coordinadas; la insuficiente gestión de los
procesos, así como de los cambios y mejoras que
estos pueden presentar; la escasez de un adecuado
intercambio de información y contenidos por todos
los agentes implicados en un canal logístico, desde las
materias primas hasta los productos terminados; y la
urgencia de mejorar en el país la eficiencia y los
niveles de productividad con una reducción de los
costes y manteniendo un acertado seguimiento,
previsión y control de los procesos en todas las áreas
de la empresa.
Este escenario marcó el surgimiento del Sistema
Integral de Gestión Empresarial Cedrux, concebido en
su proyección inicial como un paquete de soluciones
integrales de gestión, basado en los principios de
independencia tecnológica y en la inclusión de las
funcionalidades generales presentes en los procesos
de la economía cubana.
Cedrux, conocido también como ERP cubano, cuenta
con la atención directa de varios Organismos de la
Administración Central del Estado (OACE), y en su
desarrollo participa un equipo multidisciplinario
compuesto por especialistas de diferentes entidades
del país y la Universidad de las Ciencias Informáticas,
quienes a partir del análisis realizado sobre las
necesidades básicas para las empresas cubanas, los
requerimientos gubernamentales pertinentes y las
funcionalidades presentes en sistemas similares a
nivel mundial, determinaron desarrollar en una
primera etapa un completo rango de funcionalidades
de varias áreas de las existentes en las empresas, entre
las que destacan: Contabilidad General, Costos y
Procesos, Capital Humano, Planificación Financiera y
Logística, construida dentro de una sola plataforma de
negocios.
Dentro de esta última se pueden definir procesos de
vital importancia en el correcto funcionamiento de
una entidad, se hace referencia a los procesos de
registro y control de los medios materiales, al control
de los activos fijos (medios en explotación), la
gestión de servicios y al proceso de facturación, las
cuáles constituyen el objeto de análisis de este
trabajo.
Son los activos fijos tangibles una parte
cuantitativamente valiosa en
todo proceso
empresarial, por lo que mantener un buen
seguimiento y control de los mismos en una entidad
se convierte en una actividad crítica para lograr una
administración exitosa
No obstante de existir en Cuba productos que
lograban integrar diferentes funciones del área
económica, entre las que se encuentran las
mencionadas con anterioridad, éstos no satisfacían
las demandas de los organismos cubanos.
Generalmente estos productos están enfocados a un
sector específico o se han desarrollado para funcionar
según las características de otra economía, como la
europea. Además de las limitaciones que constituye el
elevado precio de un producto extranjero, está la
dependencia que se crea a un suministrador externo,
en quienes se seguiría invirtiendo hasta lograr adaptar
el Sistema a las necesidades de la economía cubana,
aún cuando estos sean productos de reconocido
prestigio internacionalmente.
Por otra parte, los productos cubanos de este tipo, no
han logrado integrar todas las áreas de la gestión
económica, lo que ha influido en la calidad con que se
llevan a cabo los procesos en las entidades cubanas,
además de limitar el intercambio eficiente de
información entre las diferentes áreas. Se debe añadir
el inconveniente que representa la ausencia de un
adecuado sistema de soporte, así como las
restricciones causadas por la vejez de las tecnologías
utilizadas.
Debe destacarse además, la dificultad que constituye
para la calidad y rapidez con que se realizan estos
procesos, el hecho de que en la mayoría de las
entidades se realicen de forma manual, y se necesite
de mucho tiempo y coordinación para el traspaso de
los documentos oficiales de un área a otra de la
empresa y entre empresas. Esto también provoca
errores sistemáticos en los datos ofrecidos, ya sea por
un mal control en las entidades o a la propia
naturaleza humana. El hecho de la realización manual
de estos procesos ha incidido altamente en
manifestaciones de corrupción en los niveles de
dirección intermedia del sector empresarial, todo esto
condicionado por la falta de mecanismos eficientes de
control interno en las empresas.
Surge así el siguiente problema a resolver: ¿Cómo
informatizar la gestión y control de los activos fijos
tangibles manteniendo una integración con los demás
procesos de gestión empresarial?
Para resolver el problema se trazó como objetivo
principal: Desarrollar el sistema de gestión y control
de los activos fijos tangibles como parte del Sistema
Integral de Gestión Cedrux.
Con ello las empresas cubanas podrán obtener un
sistema integrado de control de los activos fijos
tangibles, configurable, novedoso, desarrollado sobre
tecnologías libres y orientado a la web, que permita
un avance significativo en la calidad, rapidez y
seguridad en la previsión, seguimiento y control de
los activos fijos tangibles; que contribuirá a lograr
que Cedrux pueda constituirse en un estándar de
sistema de información automatizado a ser
generalizado en nuestro país, dentro de la estrategia
de informatización proyectada por el gobierno
cubano.
DESARROLLO
En la actualidad existen varios software que permiten
el manejo y control de los AFT, a nivel internacional
están los muy conocidos: Openbravo y Condor, los
dos son sistemas ERP que tienen un módulo dedicado
a la gestión de AFT. Aunque desde el punto de vista
de la solución estos sistemas serían capaces de
resolver el problema de la gestión de los AFT por su
alto nivel de configuración y los servicios que
proveen, tienen la desventaja de que algunos de ellos
utilizan tecnologías que no son accesibles a Cuba
debido a las restricciones impuestas por Estados
Unidos. Sistema como OpenBravo está basado en la
plataforma J2EE cuya máquina virtual es propiedad
de SUN, empresa norteamericana, aunque ha
comenzado a liberar el código sigue estando bajo las
leyes de su gobierno; además J2EE requiere un
consumo de memoria elevado en comparación con
PHP/Apache. Como otra desventaja aparece que el
diseño de estos ERP ha sido para empresas
capitalistas que tienen un modelo de gestión y de
procesos muy diferente a las empresas o unidades
presupuestadas cubanas, donde la economía es
centralizada y operan otros mecanismos. Por último,
estos software son propietarios por tanto no
constituyen una opción viable, pues representan
gastos muy elevados al país por conceptos de
licencias y mantenimiento.
A nivel nacional también se han desarrollado sistemas
ERP que tienen un módulo dedicado a los AFT, esto
son: Versat-Sarasola y Rodas XXI, los cuales están
instalados en una gran parte de las empresas cubanas.
Estos software no resultan soluciones factibles para
las entidades cubanas debido a que fueron
desarrollados sobre plataformas de software
propietario, por lo que no cumplen con la
independencia tecnológica que se desea alcanzar en el
país. Además, las soluciones nacionales constituyen
aplicaciones de escritorio lo que trae como desventaja
que el usuario deba instalar la aplicación en cada
estación de trabajo. Son productos que se caracterizan
por abordar solamente partes del problema de la
gestión de la empresa o la unidad presupuestada, no
soportan mecanismos estándares de integración con
otras aplicaciones donde la mayoría fueron
desarrollados para un ambiente multiusuario, casi
ninguno bajo conceptos de informática multicapa y
distribuida en la red.
Para comenzar a desarrollar la aplicación se
entrevistaron varios expertos en el tema, con el
objetivo de analizar los procesos relativos a la gestión
de activos fijos tangibles que se realizan en las
empresas. De las entrevistas y el estudio de varios
documentos normativos que rigen el tratamiento de
los activos fijos tangibles se extrajeron los que se
enumeran a continuación.
Procesos del negocio de Activo Fijo Tangible.
1. Apertura
El proceso de Apertura tiene el objetivo de fijar un
inventario inicial de Activos Fijos Tangibles en el
Subsistema y por tanto el uso de esta opción tiene un
carácter transitorio y está disponible hasta que se
ejecute el Cierre de Apertura.
En este proceso se registran los datos de los Activos
Fijos Tangibles existentes en la entidad al momento
de comenzarse a trabajar con el Módulo.
2. Cierre de Apertura
El cierre del proceso de Apertura solo debe ejecutarse
cuando el total de los valores de los Activos Fijos
Tangibles captados y el de sus amortizaciones
acumuladas coincida con los respectivos saldos que
muestren los Submayores y el Mayor de la entidad.
Se ejecuta por una sola vez y consiste en bloquear la
utilización de la opción Apertura.
3. Alta
Es la adquisición de Activos Fijos Tangibles nuevos,
de uso, construidos con medios propios y contratados
con terceros.
4. Movimientos
Son los distintos movimientos que se pueden realizar
en una empresa a los AFT, por los siguientes motivos:
enviar a reparar un AFT, realizar ajustes en el
inventario, realizar traslados internos y traslados de
activo a ocioso o de ocioso a activo.

Es el cambio administrativamente dispuesto
de ubicación física o de destino económico
de un Activo Fijo Tangible entre
establecimientos, dependencias o de un área
de responsabilidad a otra, dentro de una
misma entidad.
5. Baja
Las bajas se originan por dos motivos distintos:
ventas de AFT o bajas que incluyen los Activos Fijos
Tangibles que habiendo terminado o no su vida útil
programada, el informe técnico determina que no
tiene valor de uso. Incluye además la entrega de
Activos Fijos Tangibles que se ceden en condición de
Donación, así como la baja por obsolescencia
tecnológica.
6. Modificaciones
A un AFT se le realizan además de los movimientos,
modificaciones a su valor. Las modificaciones de
valor que se le pueden realizar a un activo se pueden
dividir en: Adiciones, Adaptaciones, Avalúos.

Es el desembolso en que se incurre para
agregarle algo nuevo a un Activo Fijo
Tangible y que aumenta su valor.

Ajuste de inventario por faltante

Ajuste de inventario por sobrante
Movimiento de alta que se origina cuando se
detecta un sobrante al efectuarse inventarios
o comprobaciones.

Traslado de activo a ocioso
Traslado de un Activo Fijo Tangible que se
encuentra en Activo al estado Ocioso.

Traslado de ocioso a activo
Traslado de un Activo Fijo Tangible que se
encuentra Ocioso al estado Activo, pues se
incorpora nuevamente a la actividad.

Traslado interno
Avalúos
El avalúo es el ajuste de los saldos de las
cuentas de Activos Fijos que resulten de los
certificados periciales de valores emitidos
por las entidades autorizadas a emitirlos.
Movimiento de baja que se origina cuando se
detecta un faltante al efectuarse inventarios,
comprobaciones o robos.

Adaptaciones
En los casos en que al ejecutarse la
adaptación o mejora sea necesaria la
sustitución de partes, éstas se dan de baja,
bien por su valor en Libros si existiese o por
una estimación efectuada por peritos.
Enviar a reparar
Es el movimiento que se origina cuando se
envía un Activo Fijo Tangible a reparar,
dentro o fuera de la entidad.

Adiciones
7. Inventario
Listar todos los Activos Fijos Tangibles que se
encuentran registrados contablemente, en cada área de
responsabilidad en una Hoja de Inventario Físico de
Activos Fijos Tangibles,
donde se muestren
impresos, por centro de costo los activos fijos de su
responsabilidad, su cantidad y descripción a los
efectos de que durante la toma física y después en el
área de Contabilidad se verifique la existencia del
activo fijo.

Inventario Parcial
Las verificaciones parciales tienen como
objetivo hacer comprobaciones de una parte
proporcional de las existencias físicas de
Activos Fijos Tangibles, representada por los
incluidos en una o varias áreas de
responsabilidad.

Inventario Total
Las verificaciones totales tienen como
objetivo hacer
comprobaciones de las
existencias físicas de Activos Fijos
Tangibles, representada por los incluidos en
todas las áreas de responsabilidad de la
entidad.
8. Depreciación
La depreciación representa la pérdida del valor que
sufren los Activos Fijos Tangibles debido al desgaste
ocasionado por el uso normal o extraordinario durante
los períodos que presten servicios o participen en la
producción.
Propuesta de patrones arquitectónicos
Para la informatización de estos procesos
manteniendo la premisa de que pudiesen funcionar
como sistemas independientes pero a la vez pudieran
integrarse para formar un sistema integral de gestión,
además de que pudiesen agregársele funcionalidades
y personalizar las existentes a un costo mínimo, se
hizo necesario un estudio de la arquitectura propuesta.
La Arquitectura del Software es el diseño de más alto
nivel de la estructura de un sistema, programa o
aplicación.
El objetivo principal de la Arquitectura del Software
es aportar elementos que ayuden a la toma de
decisiones y, al mismo tiempo, proporcionar
conceptos y un lenguaje común que permitan la
comunicación entre los equipos que participen en un
proyecto. [1] En el desarrollo del sistema se utilizaron
las siguientes:
Cliente/Servidor
La arquitectura cliente/servidor es un modelo para el
desarrollo de sistemas de información en el que las
transacciones se dividen en procesos independientes
que cooperan entre sí para intercambiar información,
servicios o recursos. [2]
Modelo-Vista-Controlador
Modelo Vista Controlador (MVC) es un patrón de
arquitectura de software que separa los datos de una
aplicación, la interfaz de usuario, y la lógica de
control en tres componentes distintos. El patrón MVC
se ve frecuentemente en aplicaciones web, donde la
vista es la página HTML y el código que provee de
datos dinámicos a la página. [3]
Tecnologías utilizadas
Los lenguajes de programación utilizados se
relacionan a continuación: PHP, XML, HTML,
XHTML y JavaScript. Fue utilizado UML como
lenguaje para visualizar, especificar, construir y
documentar los artefactos del sistema.
Para el desarrollo fueron utilizadas otras tecnologías
como: JSON como formato ligero de intercambio de
datos; Css (Cascading Style Sheets,) ,formato usado
en las páginas web para dar estilo a documentos
HTML y XML, separando el contenido de la
presentación; AJAX para crear aplicaciones
interactivas mediante la combinación de tres
tecnologías ya existentes: HTML, CSS, Document
Object Model (DOM), JavaScript, XML y XSLT;
PostgreSQL para extraer y almacenar información de
la base de datos; PGAdmin III como aplicación
gráfica para gestionar el gestor de bases de datos
PostgreSQL; Wamp 5 como servidor web; Mozilla
Firefox como navegador web; Notepad++ como
editor de código fuente; Zend Studio como IDE para
el desarrollo de aplicaciones Web; Subversion como
sistema de control de versiones y TortoiseSVN como
cliente; Visual Paradigm como herramienta de
modelado que utiliza “UML”: como lenguaje de
modelaje; Zend Framework para desarrollo de
aplicaciones Web y servicios Web con PHP; ExtJS
utilizado en el desarrollo de aplicaciones Web con
AJAX; Doctrine como sistema ORM (object
relational mapper) para PHP 5.2+ que tiene un DBAL
(database abstraction layer) incorporado; UCID
Framework que abarca la integración del Framework
ExtJs con el sistema incluyendo el integrador de
interfaz, el generador de interfaz dinámica y la
impresión de documentos, integra la iconografía, los
diferentes temas de escritorio de la aplicación, el
multilenguaje;
IoC para la integración entre
componentes y subsistemas, la inversión de control se
hace necesaria para gestionar las dependencias entre
subsistemas y el framework.
Estrategias de Integración
La aplicación está especificada por tres capas: capa de
Presentación (View), Negocio (Controller) y Acceso a
Datos (Models). La integración vertical consiste en el
flujo de los datos desde la vista hacia la capa de datos
y viceversa, pasando por los diferentes elementos que
componen la arquitectura. Esta consta de cuatros
nodos de integración, el que se encuentra entre la
vista y el controlador, el que está entre el controlador
y el modelo, el que vincula el modelo con el
Framework Doctrine y el que se encuentra entre el
Doctrine y la Base de Datos. Todo el código dentro
un mismo componente utiliza llamadas a métodos o
eventos de forma directa.
Cada componente tiene su registro de los datos de los
módulos en un fichero XML que será mapeado por el
Framework para el funcionamiento del mismo, dicho
fichero tiene por nombre IoC y registra las
funcionalidades que ofrecen los métodos de las clases
control de los componentes del sistema. El IoC
especifica respuestas deseadas a sucesos o solicitudes
de datos concretas, dejando que otro módulo o
componente lleve a cabo las acciones de control que
se requieran en el orden necesario y para el conjunto
de sucesos que tengan que ocurrir. La base de datos es
accedida de forma directa mediante controladoras y
los componentes rehusados son integrados mediantes
interfaces sencillas, garantizando así una total
integración de las capas en el sistema.
Como se explicaba anteriormente, uno de los
elementos más importantes presentes en la estrategia
de integración es el IoC. Es un concepto junto a unas
técnicas de programación en las que el flujo de
ejecución de un programa se invierte respecto a los
métodos de programación tradicionales, en los que la
interacción se expresa de forma imperativa haciendo
llamadas a procedimientos (procedure calls) o
funciones.
Tradicionalmente
el
programador
especifica la secuencia de decisiones
y
procedimientos que pueden darse durante el ciclo de
vida de un programa mediante llamadas a funciones.
En su lugar, en la inversión de control se especifican
respuestas deseadas a sucesos o solicitudes de datos
concretas, dejando que algún tipo de entidad o
arquitectura externa lleve a cabo las acciones de
control que se requieran en el orden necesario y para
el conjunto de sucesos que tengan que ocurrir.
El flujo habitual se da cuando es el código del usuario
quien invoca a un procedimiento de una librería. La
inversión de control sucede cuando es la librería la
que invoca el código del usuario. Típicamente sucede
cuando la librería es la que implementa las estructuras
de alto nivel y es el código del usuario el que
implementa las tareas de bajo nivel.
Con el objetivo de poder informatizar todos los
procesos del negocio mencionados con anterioridad y
que se realizan en las empresas se implementaron las
siguientes funcionalidades o requerimientos del
sistema.
1. Gestionar grupo-subgrupo
Consiste en gestionar (adicionar, modificar, eliminar,
listar, buscar) los grupos y/o subgrupos de activos
fijos de la entidad. Los grupos y/o subgrupos se
introducen en el sistema en forma de árbol. El sistema
automáticamente añade la vida útil y la tasa fiscal a
los activos fijos tangibles que se asocien al último
nivel del árbol grupo-subgrupo, pero cuando se
inserta el activo fijo tangible el usuario puede
cambiarla. Los activos fijos tangibles pueden
cambiarse de grupo en el momento que el usuario lo
desee.
2. Gestionar atributo
Consiste en gestionar (adicionar, modificar, eliminar,
listar, buscar) todos los atributos que van a tener los
grupos y/o subgrupos de activos fijos tangibles en la
entidad.
3. Gestionar nomenclador por atributo dinámico
Consiste en seleccionar el atributo que
nomenclar e introducir todos aquellos
valores que puede tener el atributo, lo cual
al usuario su trabajo, pues solo escoge del
valor que le desea poner al atributo.
se desea
posibles
le facilita
listado el
4. Configurar grupo-subgrupo
Consiste en asociarle atributos a los grupos y/o
subgrupos de activos fijos tangibles. Los atributos que
se le asocien a un grupo automáticamente el sistema
también lo asocia a sus subgrupos. Los atributos se
configuran en todos los niveles del árbol de gruposubgrupo.
5. Gestionar nomenclador de raza
Consiste en gestionar (adicionar, modificar, eliminar,
listar, buscar) las razas de los activos fijos de la
entidad, en caso de que estos sean animales. Las razas
se introducen en el sistema en forma de árbol. La raza
no es más que los grupos en que se subdividen
algunas especies biológicas, a partir de una serie de
características que se transmiten por herencia
genética.
6. Gestionar marca-modelo
Requisitos generales de la aplicación de Activos
Fijos Tangibles.
Consiste en gestionar (adicionar, modificar, eliminar,
listar, buscar) las marcas y los modelos de los activos
fijos de la entidad, en caso de que estos lo necesiten.
Las marcas y sus respectivos modelos se introducen
en el sistema en forma de árbol.
7. Gestionar nomenclador de tipo de combustible
12. Gestionar activos fijos tangibles a documentos
Consiste en gestionar (adicionar, modificar, eliminar,
listar, buscar) los tipo de combustible de los activos
fijos de la entidad, en caso de que estos lo necesiten.
Los tipos de combustible se introducen en el sistema
en forma de árbol.
Consiste en seleccionar el tipo de documento que
deseo realizar y agregarle los activos fijos tangibles a
los que les voy a realizar algún movimiento u
operación. En caso de que el movimiento sea un alta,
un ajuste por sobrante o una apertura se introducen
los datos de los activos fijos, en otro caso solo se
selecciona el activo fijo tangible.
8. Gestionar nomenclador de activo fijo tangible
Consiste en nomenclar o nombrar todos los activos
fijos tangibles que posteriormente serán dados de alta
en la entidad, aquí se introduce el CNMB (código del
clasificador de activos fijos tangibles). El
nomenclador de activo fijo tangible se va a adicionar
en forma arbolea. Cuando nomenclo un activo fijo
tangible, selecciono el grupo-subgrupo al que
pertenece y en caso de que lo necesite, la raza, la
marca-modelo y el tipo de combustible.
13. Importar activo fijo tangible
Consiste en importar los activos fijos tangibles de la
entidad que estén almacenados en Excel, PDF o
PostgreSQL. Esta opción servirá de gran ayuda al
instalar el subsistema de activos fijos tangibles en una
entidad que llevara la gestión y control de sus activos
en algunas de estas extensiones, pues no tendrían que
entrarlos a mano uno a uno.
9. Gestionar nomenclador de área física
14. Realizar apertura
Consiste en gestionar (adicionar, modificar, eliminar,
listar, buscar) las distintas áreas físicas que existen en
la entidad. Las áreas físicas se ubican dentro de las
áreas de responsabilidad que son creadas en el
subsistema de estructura y composición de CEDRUX.
Consiste en seleccionar un documento de apertura e
introducirle todos los activos fijos existentes en el
área donde se realiza la apertura. Una vez concluida
la recogida de los datos de todos los activos fijos
tangibles se procede a cerrar la apertura.
10. Realizar configuración
Para cerrar la apertura el sistema realiza el cuadre,
verificando que la sumatoria del saldo y depreciación
de los activos fijos tangibles de todas las áreas
coincide con la sumatoria del saldo de los activos
fijos tangibles que se encuentran en contabilidad
general, si está correcto bloquea el documento, a
partir de aquí no se pueden realizar cambios a este
documento.
Consiste en realizar las configuraciones del
subsistema, las cuales van a ser, configurar el cierre y
la depreciación, además va a permitir cambiar de
fecha en el sistema. La configuración del cierre puede
ser diario, de periodo o solamente anual. La
configuración de la depreciación puede ser Diaria,
Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral o Anual.
Para pasar de fecha el sistema habilita el calendario y
el usuario puede cambiar de día dentro del período
contable, al realizar esta acción todos los documentos
que no estén en el último estado pasan de día. Los
documentos pueden pasar de fecha ya que la única
fecha que se va a guardar es la de confirmación. Sólo
se puede cambiar la fecha para una posterior dentro
del período contable y una vez que se haya cambiado
la fecha para una posterior no se puede volver atrás.
11. Gestionar documento
Las operaciones que se realizarán en el sistema se
harán a partir de la creación de documentos. Estos
pueden ser primarios como el modelo de
movimientos y las hojas de inventario, o de sistema
como las modificaciones, tanto de valor como de
propiedad, y la hoja de inventario inicial en el proceso
de apertura. Todos estos documentos el sistema los
gestionará de igual manera, sin importar si es
primario o no. De esta forma se garantiza una
homogénea forma de contabilización.
15. Gestionar ubicación física
Consiste en ubicar los activos fijos tangibles que se
han dado de alta en la entidad, en alguna de las áreas
físicas creadas.
16. Realizar movimientos
Consiste en crear documentos para los siguientes
movimientos de activos fijos tangibles: Alta, Ajuste
por sobrante, Ajuste por faltante, Baja por retiro,
Venta, Traslado a ocioso, Enviar a reparar y Devolver
de reparación, pues es obligatorio que todo
movimiento de activos fijos tangibles esté amparado
por el documento de autorización y aprobación
establecido.
Además permite realizar conciliación, la cual consiste
en mostrar los activos fijos tangibles que tuvieron
algún problema al realizar el inventario, ya sea por
motivo de sobrante o faltante y analizar si aunque no
estaba en el área donde se realizó el inventario se
encuentra en otra área de la entidad. La aplicación
permite tomar alguna de las siguientes alternativas de
solución:
DA = Vi – Vrec (1)
N

En caso de que el activo sea sobrante pero
esté faltando en otra área de la entidad no se
realiza ninguna acción con ese activo pues
simplemente se lleva para allá.
TD = DA x 100 (2)
Vi – Vrec

En caso de que el activo sea sobrante y no
esté faltando en ninguna otra área de la
entidad, se le hace una entrada en el sistema
y queda registrado el activo.
DA: Depreciación anual
En caso de que el activo sea faltante y esté
sobrando en otra área de la entidad, no se
realiza ninguna acción con ese activo pues
simplemente se lleva para allá.
Vrec: Valor de recuperación

En caso de que el activo sea faltante y esté
sobrando en otra área de la entidad donde
hace falta ese activo y no se necesite en el
área donde está faltando, se realiza un
traslado al activo para el área donde está
sobrando.

En caso de que el activo sea faltante y no
esté sobrando en ninguna otra área de la
entidad, se le da de baja al activo del
sistema.
Consiste en crear módulos de activos fijos tangibles
de una misma área de responsabilidad. El módulo se
puede adicionar sólo si tiene como mínimo dos
AFT.El sistema registra el módulo con activos fijos
tangibles de cualquier grupo y calcula el valor del
módulo sumando el valor de los activos fijos
tangibles que lo componen y la depreciación
acumulada de igual manera.

17. Calcular depreciación
La depreciación representa el desgaste que sufren los
Activos Fijos Tangibles durante el transcurso de su
vida útil. Es uno de los elementos que conforman el
costo de un producto o servicio. El método de
depreciación aplicado es el que presupone un desgaste
uniforme de los medios a través del tiempo. Se
computa aplicando un porcentaje fijo sobre el valor
del Activo Fijo Tangible. La depreciación se calcula
en los siguientes momentos:
1. En el momento en que se ejecute la
operación, para las siguientes operaciones:
 Baja
 Ajuste por faltante
 Enviado a ocioso, si el usuario configura
esta operación como que va a detener
depreciación se calcula en el momento, si
no masivamente.
2. En el momento que el usuario haya
configurado que desea depreciar (se deprecia
masivamente).
El sistema calcula la tasa de depreciación por el
Método de Línea Recta atendiendo a la siguiente
fórmula:
Donde:
TD: Tasa de depreciación
Vi: Costo total o valor inicial
N: Vida útil
18. Gestionar módulo
19. Realizar cierre
Consiste en comprobar que no queden pendientes
documentos en el periodo en que se está realizando el
cierre, en el caso de que haya algún documento
pendiente a confirmación aún, el sistema lo pasa de
fecha para el próximo periodo. Se deben haber
depreciado los activos fijos tangibles de la entidad y
se emite un comprobante de operaciones a
contabilidad.
20. Realizar inventario
Consiste en generar un documento de inventario, que
puede ser total o parcial, y registrar el resultado de la
verificación realizada. Si el activo está en el lugar que
le corresponde, el usuario debe marcar el activo como
verificado, sino automáticamente el sistema lo
registra como un faltante. En caso de que haya un
sobrante en el área donde se está realizando el
inventario se tiene que registrar el activo fijo tangible
como sobrante.
21. Realizar modificaciones de propiedad
Consiste en seleccionar el activo fijo al cual se le
desea realizar la modificación y cambiar los datos de
los campos que corresponden a las propiedades
específicas de cada activo, que no son más que los
atributos de los grupos que heredan los activos fijos
tangibles que corresponden a él.
22. Realizar modificaciones de valor
Consiste en seleccionar el activo fijo al cual se le
desea realizar la modificación, seleccionar el tipo de
modificación que se desea realizar (adición,
adaptación o avalúo) y luego cambiar el valor del
activo, la vida útil o la depreciación acumulada, en
dependencia de cuánto haya influido la modificación
realizada en estos tres aspectos.
23. Submayor de activo fijo tangible
Consiste en listar los activos fijos tangibles de la
entidad para mostrar sus datos principales (Código,
Descripción, Área de responsabilidad, No. Inventario,
Vida útil, Tasa fiscal, Tasa calculada, Depreciación
acumulada/TC, Depreciación acumulada/TF, Valor
contable). Si consulta cada unos de esos activos fijos
tangibles puede obtener más datos del mismo,
inclusive los movimientos en los que ha estado
involucrado.
Ventajas
Con la utilización de la solución, los especialistas
comprobaran una mejora sustancial en la eficiencia y
control de las actividades que actualmente
desempeñan, a través de la informatización de la
mayoría de sus actividades, disponiendo de este modo
de más tiempo para el análisis y la planificación de
las actividades estratégicas de la entidad.
A los usuarios se les proveerá una completa y
moderna plataforma de aplicaciones Web, la cual será
fácilmente accesible desde cualquier puesto de
trabajo, evitando de este modo las limitantes de las
aplicaciones de escritorio y además se disminuirán los
ciclos de reposición de equipamiento informático por
este concepto. La rotura de una estación no afectará el
trabajo, pues con el uso de la tecnología Web podrán
continuar desarrollando su labor sin que esto implique
pérdida parcial o total de su trabajo. Además están
creadas las condiciones necesarias para la inclusión
de nuevos módulos y la conexión a otras aplicaciones
existentes en la entidad, brindando de esta forma una
altísima adaptabilidad a las nuevas condiciones y
cambios que ocurran en las entidades.
A través de la vinculación directa de los especialistas
representantes de órganos y organismos del Estado al
equipo de desarrollo se logrará la actualización
constante de las funcionalidades bases de la solución
a partir de las regulaciones del gobierno. Esto
brindará un importante valor añadido a las entidades
que la implanten.
La arquitectura del subsistema está diseñada para
permitir su reutilización y su mejora constante en
ambientes empresariales, además esto es debido
también a su correcta implementación y genericidad,
lo cual permite que pueda ser aplicable en cualquier
empresa del país e internacionales también. Estas
facilidades le permiten que además se integre de
forma sencilla con el sistema Cedrux en su totalidad.
La aparición de este subsistema en el ámbito nacional
permitirá mejorar los procesos que se realizan sobre
los AFT en las empresas. También favorecerá la
centralización y estandarización legal de las acciones,
además de emitir un aporte significativo al llamado
del ahorro de recursos por concepto de sustitución de
importaciones y suprimir los costos de compra de
sistemas para estos fines.
Es un sistema novedoso desarrollado sobre
tecnologías libres, aún cuando en el mundo los
principales sistemas de gestión están implementados
sobre tecnologías de software propietario. Permite
realizar un número de funcionalidades que hace de
este sistema muy aplicable para cualquier entorno
web y posee una apariencia en forma de aplicación
desktop gracias a la tecnología Ajax, ExtJs.
CONCLUSIONES
Una vez realizado el presente trabajo se pudo arribar a
las siguientes conclusiones:

El análisis realizado a los procesos de
negocio del subsistema de AFT permitió
conocer estos con mayor claridad e
identificar los requerimientos de la
aplicación.

Se
obtuvieron
un
conjunto
funcionalidades reales a implementar.

Se obtuvo un subsistema para la gestión y
control de activos fijos tangibles acorde a
las necesidades y a las políticas tecnológicas
actuales de nuestro país.
de
BIBLIOGRAFÍA
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