Procedimiento de Producto No Conforme (PNC)

SEPLAN/DGA-SGCPR/004/2008
Codificación
Procedimiento de Producto No Conforme (PNC)
1.0. Objetivo
2.0 Alcance
3.0. Actividades
REVISIÓN
Fecha
Página:
Establecer la metodología para asegurar que los servicios y productos que no cumplan o no sean conformes con los requisitos definidos, se iden:fiquen, se registren y controlen con el tratamiento adecuado para prevenir su uso o entrega no intencional, y consecuentemente asegurar que los productos o servicios no conformes no afecten al cliente. Este procedimiento aplica a todos los productos y servicios no conformes o que no cumplan requisitos, de los procesos de la SEPLAN, incluidos en el Sistema de Ges:ón de la Calidad.
DIAGRAMA DE FLUJO
4.0. Bitácora de revisiones
FECHA
08/12/08
No.
Actividad
Responsable
Frecuencia
Referencia
3.1
Identificación de los productos y servicios no conformes que surjan
en la labor diaria o bien que sean reportados por un externo (un
cliente, el ejecutivo, un ciudadano u otra dependencia)
Colaborador
Cada vez que se
detecte un Producto No
Conforme
N/A
3.2
Se registra la información relativa al PNC encontrado en el
Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas
Colaborador
Cada vez que se
identifique un PNC
Ver Anexo 5.1
3.3
Se comunica de la existencia del PNC al responsable del área
involucrada para que determine, en conjutno con los involucrados,
las acciones para corregirla.
Directores de Área,
Directores Generales
y/o Coordinadores
General
Cada vez que se
registre un producto no
conforme
Reporte de Acciones
Correctivas y
Preventivas
3.4
Se aplica la acción correctiva para que no ocurra de nuevo el PNC
por las causas que se presentó.
Personal involucrado
Cada vez que se
presente la existencia
de PNC
Procedimiento de
Acciones Correctivas,
Reporte de Acciones
Correctivas y
Preventivas
3.5
Se verifica si realmente se ha eliminado la situación que
provocaba el PNC.
Directores de Área,
Directores Generales
y/o Coordinadores
General
Una vez que se han
tomado las acciones
correctivas pertinentes
para el PNC.
Resultados de las
acciones tomadas
3.6
Se analizan los resultados obtenidos a partir del plan de acción
generado.
Personal involucrado
Cada vez que se
verifique el seguimietno
a un PNC
Resultados de las
acciones tomadas
3.7
Se determina la efectividad, y en su caso el cierre de las acciones
tomadas
Director/Coordinador
general de la UA y/o
auditores internos.
Una vez que haya
finalizado el plan de
acción
Plan de acción
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Se establece que el formato generado a partir de un PNC será el Reporte de Acciones correctiva y preventivas.
PUNTO MODIFICADO
REVISIÓN
3.2, 3.3, 3.4
1
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
Adriana Leticia Vázquez Lamas (DGA)
Adriana Leticia Vázquez Lamas (DGA)
Víctor Manuel González Romero (Secretario de Planeación)
Codificación
SEPLAN/DGA-SGCPR/004/2008
REVISIÓN
Fecha
Página:
5.0. ANEXOS:
LINEAMIENTOS GENERALES
5.1 Detección, Identificación y segregación de Producto No-Conforme.
Un producto no conforme puede ser cualquiera de los siguientes:
- Expediente de proyecto derivado a otra dependencia con información incompleta o incorrecta.
- Reporte de resultados de cualquier índole (de indicadores, de percepción, de informes) que no corresponda a los datos de origen o a los requerimientos del solicitante.
- Planes, programas, proyectos, convenios, informes y/o cualquier documento emitido por la dependencia que no se apegue a la normatividad aplicable.
- Sistemas de información y/o plataformas para la administración de información que no cumplan con los requerimientos solicitados por el cliente interno/externo.
- Reportes de avance de proyectos que no reflejen la realidad.
- Materiales y/o productos de almacén que no cuenten con las características de funcionalidad propias de su naturaleza. *Los materiales y productos comprados que al momento de su recepción en almacén no cumplan con los requerimientos de compra
especificados, no seguirán los pasos descritos en el presente procedimiento, sino que serán rechazados por el responsable de almacén, solicitando al proveedor el cambio y/o garantía de los mismos.
En caso de detectar un PNC, todo colaborador tendrá la responsabilidad de identificar el producto no conforme, colocando en el mismo la Tarjeta PNC y separándolo del resto para evitar que sea confundido o que por descuido pase como producto
conforme al siguiente paso del proceso.
5.2 Documentación del PNC.
Al detectar un PNC, será responsabilidad del personal que lo detecta dar aviso a su Director de Área, a fin de que se levante un Reporte de Acciones correctivas y preventivas a partir de dicho PNC.
Para el mejor entendimiento del PNC y la mejor determinación de la posible causa, se debe registrar el mayor número de información relevante, como la descripción del PNC, el caso específico afectado, la cantidad (cuando aplique) y la fecha.
5.3 Evaluación y disposición de los productos no-conformes.
La evaluación del PNC se realiza en primer lugar por el Director del área donde se detectó. Los Directores de área tienen la responsabilidad y autoridad para evaluar el producto no-conforme con respecto a los requisitos especificados, tanto internos
como los legales, reglamentarios o solicitados por el cliente, para confirmar la real existencia de la no-conformidad y proceder a su disposición.
El proceso de evaluación de las no-conformidades por el personal autorizado se realiza mediante las siguientes actividades:
1.
2.
3.
4.
Identificar la gravedad y magnitud del PNC
Estimar si es conveniente aplicar el proceso de retrabajo.
Registrar el resultado de la evaluación y completar la información en el Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas.
Definir y aplicar la disposición del servicio y/o producto no-conforme.
En caso de duda respecto a la magnitud y disposición de la no conformidad, los Directores de Área y/o Directores/Coordinadores Generales tienen la autoridad para determinar la disposición.
1
dic-08
1/2
prevenir su uso o entrega no Registro
N/A
Reporte de Acciones
Correctivas y
Preventivas
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
REVISIÓN
de Planeación)
1
1
dic-08
2/2
con los requerimientos de compra
escuido pase como producto
ndo aplique) y la fecha.
especificados, tanto internos