Procedimiento de Producto No Conforme (PNC)

Codificación
SEPLAN/DGA-SGC- REVISIÓN
Fecha
PR/004/2008
Página:
2
04/12/2012
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Procedimiento de Producto No Conforme (PNC)
1.0. Objetivo
2.0 Alcance
3.0. Actividades
Establecer la metodología para asegurar que los servicios y productos que no cumplan o no sean conformes con los requisitos definidos, se identifiquen, se registren y controlen con el tratamiento adecuado para prevenir su uso o
entrega no intencional, y consecuentemente asegurar que los productos o servicios no conformes no afecten al cliente.
Este procedimiento aplica a todos los productos y servicios no conformes o que no cumplan requisitos, de los procesos de la SEPLAN, incluidos en el Sistema de Gestión de la Calidad.
DIAGRAMA DE FLUJO
No.
Responsable
Frecuencia
Referencia
Registro
3.1
Identifica el producto y/o servicio no conformes que surja en la
labor diaria o bien que sean reportados por un externo (un
cliente, el ejecutivo, un ciudadano u otra dependencia)
El Servidor Público
Cada vez que se
detecte un Producto
No Conforme
N/A
N/A
3.2
Registra la información relativa al PNC encontrado en el
Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas
El Servidor Público
Cada vez que se
identifique un PNC
Ver Anexo 5.1
Reporte de Acciones
Correctivas y
Preventivas
3.3
Comunica de la existencia del PNC al responsable del área
involucrada, para que determine en conjunto con los
involucrados las acciones para corregirla.
Director de Área,
Director o Coordinador
General
Cada vez que se
registre un producto
no conforme
Reporte de Acciones
Correctivas y
Preventivas
N/A
3.4
Procede colocando una etiqueta al PNC, incluye los datos que
le permita un control físico total del mismo (cuando aplique,
sobre todo en equipos tangibles)
El Servidor Público
involucrado
Cada vez que recibe
físicamente un equipo
tangible
N/A
Etiqueta en equipos
(físicamente tangibles)
3.5
Aplica la acción correctiva para que no ocurra de nuevo el PNC
por las causas que se presentó.
El Servidor Público
involucrado
Procedimiento de
Cada vez que se
Acciones Correctivas,
presente la existencia Reporte de Acciones
de PNC
Correctivas y
Preventivas
3.6
Verifica si realmente se ha eliminado la situación que
provocaba el PNC.
3.7
Analiza los resultados obtenidos, a partir del plan de acción
generado.
3.8
Se determina la efectividad, y en su caso el cierre de las
acciones tomadas
Inicio
3.1 Identificación de los
productos y servicios no
conformes
3.2 Registro de producto o
servicio no conforme
3.3 Comunicación a
involucrados y disposición
de como tratarla
3.4 Manejo de productos y
servicios no conforme
3.5 Verificar las
correcciones
Actividad
NO
¿Se eliminó la no
conformidad
SI
3.6 Análisis de datos
3.7 Aplicación de acciones
correctivas
Fin
4.0. Bitácora de revisiones
FECHA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
08/12/2008 Se establece que el formato generado a partir de un PNC será el Reporte de Acciones correctiva y preventivas.
04/12/2012 Todos, para mejorar redacción, además de que se incluyó el punto 3.4
N/A
Una vez que se han
Director de Área,
tomado las acciones
Director o Coordinador
correctivas pertinentes
General
para el PNC.
Resultados de las
acciones tomadas
N/A
El Servidor Público
involucrado
Cada vez que se
verifique el
seguimietno a un PNC
Resultados de las
acciones tomadas
N/A
Director o Coordinador
generaly/o Auditor
interno
Una vez que haya
finalizado el plan de
acción
Plan de acción
N/A
PUNTO MODIFICADO
3.2, 3.3, 3.4
Todos.
REVISIÓN
2
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
Adriana Leticia Vázquez Lamas
Directora General Administrativa
Adriana Leticia Vázquez Lamas
Directora General Administrativa
Mtro. Carlos Eduardo Anguiano Gómez
Secretario de Planeación
Codificación
SEPLAN/DGA-SGC- REVISIÓN
Fecha
PR/004/2008
Página:
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04/12/2012
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5.0. ANEXOS:
LINEAMIENTOS GENERALES
5.1 Detección, Identificación y segregación de Producto No-Conforme.
Un producto no conforme puede ser cualquiera de los siguientes:
- Expediente de proyecto derivado a otra dependencia con información incompleta o incorrecta.
- Reporte de resultados de cualquier índole (de indicadores, de percepción, de informes) que no corresponda a los datos de origen o a los requerimientos del solicitante.
- Planes, programas, proyectos, convenios, informes y/o cualquier documento emitido por la dependencia que no se apegue a la normatividad aplicable.
- Sistemas de información y/o plataformas para la administración de información que no cumplan con los requerimientos solicitados por el cliente interno/externo.
- Reportes de avance de proyectos que no reflejen la realidad.
- Materiales y/o productos de almacén que no cuenten con las características de funcionalidad propias de su naturaleza. *Los materiales y productos comprados que al momento de su recepción en almacén no cumplan con los requerimientos
En caso de detectar un PNC, todo colaborador tendrá la responsabilidad de identificar el producto no conforme, colocando en el mismo la Tarjeta PNC y separándolo del resto para evitar que sea confundido o que por descuido pase como
producto conforme al siguiente paso del proceso.
5.2 Documentación del PNC.
Al detectar un PNC, será responsabilidad del personal que lo detecta dar aviso a su Director de Área, a fin de que se levante un Reporte de Acciones correctivas y preventivas a partir de dicho PNC.
Para el mejor entendimiento del PNC y la mejor determinación de la posible causa, se debe registrar el mayor número de información relevante, como la descripción del PNC, el caso específico afectado, la cantidad (cuando aplique) y la
fecha.
5.3 Evaluación y disposición de los productos no-conformes.
La evaluación del PNC se realiza en primer lugar por el Director del área donde se detectó. Los Directores de área tienen la responsabilidad y autoridad para evaluar el producto no-conforme con respecto a los requisitos especificados, tanto
internos como los legales, reglamentarios o solicitados por el cliente, para confirmar la real existencia de la no-conformidad y proceder a su disposición.
El proceso de evaluación de las no-conformidades por el personal autorizado se realiza mediante las siguientes actividades:
1.
2.
3.
4.
Identificar la gravedad y magnitud del PNC
Estimar si es conveniente aplicar el proceso de retrabajo.
Registrar el resultado de la evaluación y completar la información en el Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas.
Definir y aplicar la disposición del servicio y/o producto no-conforme.
En caso de duda respecto a la magnitud y disposición de la no conformidad, los Directores de Área y/o Directores/Coordinadores Generales tienen la autoridad para determinar la disposición.