Naturaleza y propósito de la planificación

TEMA 5.- NATURALEZA Y PROPOSITO DE LA PLANIFICACIÃ N
5.1 LA NATURALEZA DE LA PLANIFICACIÃ N
Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de alcanzarlos, es decir, desarrollar planes.
La planificación establece un puente entre una situación actual y una situación deseada.
Se divide en dos partes;
• El establecimiento de los objetivos o fines de la organización; debemos responder a una serie de
preguntas;
♦ ¿Qué queremos lograr?
♦ ¿A dónde queremos ir?
♦ ¿Por qué motivos?
En definitiva los objetivos expresan los estados futuros deseados.
• El desarrollo de planes para alcanzar los objetivos fijados; fijar los objetivos no sirve de nada si
no desarrollamos un plan para alcanzarlos. Un plan es un medio para conseguir las metas. Es un
esquema que indica de que manera pretende una empresa de obtener los fines.
Esta parte consiste en responder la pregunta siguiente;
♦ ¿Cómo lograr los objetivos fijados?
LAS VENTAJAS
La planificación se traduce en una serie de ventajas para la organización permitiendo el adecuado
desenvolvimiento de las demás funciones administrativas (organización, etc…)
La planificación da sentido a las funciones de organización y administración, y hace posible llevar a cabo
la función de control que no es viable si no se fija de ante mano unos objetivos que lograr.
La planificación es la base para decidir;
• Organización; solamente una vez que conocemos los objetivos que queremos lograr y los planes
que debemos seguir para logarlos, podremos diseñar una estructura que nos permitan ejecutar
dichos planes y alcanzar los objetivos.
• Dirección; la planificación nos permite seleccionar que tipo de personal y cuando contratarlo.
AsÃ− como la manera de conseguir que los individuos colaboren de forma voluntaria a la
consecuencia de los objetivos organizacionales.
¿Qué estilos de liderazgo y motivación? ¿Y que sistema de comunicación son más eficaces para
dirigir al personal?
• Control; se define como la comparación entre los objetivos fijados y los resultados alcanzados. Con
el fin de detectar las desviaciones y establecer las medidas correctores necesarios. Por lo tanto si no
conocemos nuestros objetivos no podremos fijar los estándares y por lo tanto no podremos
determinar el grado de consecuencia de los objetivos.
1
En general, la planificación ayuda a los directivos a afrontar el futuro incierto.
No garantiza el éxito, pero ayuda a alcanzarlo.
Y en general las empresas que planifican obtienen mejores resultados que aquellas que no lo hacen.
En definitiva planificar es la forma racional de asignar recursos escasos en las empresas.
5.2 EL PROCESO DE PLANIFICACIÃ N
La función de planificación debe seguir un esquema lógico. La consideramos de 8 etapas;
Autores KOONTZ, WEIHRICH
• Toma conciencia del problema; la planificación es la toma de decisiones anticipadas y al igual que
el proceso de decisiones se inicia con la percepción de un problema, un vacÃ−o entre la situación
actual y una situación futura que puede consistir en una amenaza o una oportunidad.
Esta toma de conciencia, es una caracterÃ−stica de las organizaciones preactivas que constantemente están
intentando anticiparse a los cambios, observando la competencia, evaluación de las necesidades de los
clientes y evaluando las fuerzas y debilidades.
• Establecimiento de objetivos; consiste en expresar en forma de objetivos y metas la situación
deseada futura. Consiste en contestar a la pregunta, ¿Qué queremos lograr? ¿en que momento?
y ¿qué utilidad esperamos de ello?
Los objetivos deben ser cuantificables y deben tener un plazo de consecución para que sean operativos.
Primero se fijan los objetivos globales y después se desglosan en objetivos funcionales y departamentales.
• Análisis de contingencias; antes de diseñar los planes debemos analizar las circunstancias en la
que dichos planes se van a desarrollar, tendremos que llevar un análisis interno y externo de la
organización.
• Definición de lÃ−neas alternativas; consiste en identificar los planes alternativos que podemos
seguir para alcanzar los objetivos fijados.
• Evaluación de las alternativas; consisten en evaluar los cursos de acción alternativos en función
de los requerimientos y de los resultados. Teniendo en cuenta los objetivos y las contingencias en las
que se desarrollan las alternativas.
• Selección de una alternativa; consiste en determinar cual de los cursos de acción posible se va a
poner en práctica. Es cuando la empresa decide que plan va a seguir.
• Formulación de planes derivados; el plan tiene un núcleo central cuya ejecución requiere una
serie de acciones complementarias. Los planes derivados establecen las actividades necesarias para el
sostenimiento y buen logro del plan principal.
Tiene como finalidad proveer los recursos necesarios en cantidad y calidad adecuadas y en el momento
oportuno para desarrollar el plan principal.
• Presupuestación; es traducir los planes a números, concretándolos al máximo posible. Y la
2
presupuestación afecta tanto al plan principal como al derivado.
5.3 TIPOS DE PLANIFICACIÃ N Y DE PLANES
En primer lugar podemos distinguir varios tipos de planificación en función del nivel jerárquico del que se
lleve a cabo. (transparencia 3.1)
Una segunda tipologÃ−a de la organización es la de Anckoff, se fundamenta en la orientación temporal que
presenta la planificación.
Esta clasificación distingue 4 formas de planificación;
• Planificación Reactiva; la intención del planificador es recuperar una situación anterior. Busca
descubrir la causa perturbadora y eliminarla. Es una planificación autocrática, que valora la historia
y la experiencia.
• Planificación Inactiva; en actuar para que todo siga igual. Evitando que se produzcan cambios.
Cuando una crisis pone en peligro la estabilidad, es intenta eliminar la amenaza y no la causa. Se
caracteriza en la recopilación exagerada de información y el abuso de comités.
• Planificación Preactiva; trata de anticipar el futuro y prepararse para aprovechar las oportunidades
y eliminar las amenazas.
• Planificación Interactiva; considera que el futuro es controlable y que depende de lo que hace la
empresa y los demás. Implica el diseño del futuro deseable y de los métodos que permiten
llegar a él. Ejemplo; oligopolio.
Estos 4 tipos no se encuentran en la realidad de forma pura, una vez que hemos visto los tipos de
planificación, vamos a ver los tipos de planes. Existen distintos criterios de clasificar los planes, de tal
manera que podemos distinguir diferentes tipos en función de su extensión temporal (corto, medio y largo
plazo), de su ámbito de aplicación (generales o funcionales), de sus caracteres (grado de complejidad,
coste, nivel formalización, etc…).
Nosotros vamos a utilizar una clasificación que abarque todas estas dimensiones, asÃ− distinguimos dos
clases de planes:
• Planes estratégicos; establecimiento de grandes lÃ−neas de acción para el logro de los objetivos
de la organización, es decir, de los objetivos estratégicos. CaracterÃ−sticas; es que son objetivos
ambiguos vagos y extensos y a plazo no inmediatos.
• Planes tácticos u operativos; son los encargados de instrumentalizar los planes estratégicos, para
que planes estratégicos tengan utilidad de ser concretando mediante planes de menor alcance y
extensión.
Funciones;
♦ Especifican las responsabilidades individuales y de grupo. En el cumplimiento de los planes
genéricos y el logro de las principales metas organizacionales.
♦ Sirven de apoyo a las tareas cotidianas.
Los planes tácticos pueden ser;
♦ Planes Permanentes; se utilizan para afrontar situaciones repetitivas, puede ser de 3 tipos;
◊ PolÃ−tica es un enunciado genérico que guÃ−a la toma de decisiones.
3
La polÃ−tica en tanto guÃ−a como define una zona de actuación por lo que limita el área en que se puede
tomar una decisión.
La polÃ−tica en tanto genérica permite su interpretación.
Consecuentemente las personas al aplicarlas ejercerá algún grado de discrepacional.
Ejemplo; las vacantes se cubrirán con personal propio.
◊ Procedimientos es un conjunto de pasos sucesivos a seguir al realizar una actividad
concreta. Deja escaso margen a la discrepcionalidad.
◊ Reglas es un enunciado especÃ−fico de alguna que debe o no hacerse en una
situación dada.
Ejemplo; no fumar en esta área, no desconecte este Terminal.
En general, estos planes permanentes tienen una serie de ventajas;
◊ Nos dan referencias para manejar tipos especÃ−ficos de situaciones.
◊ Ahorra tiempo ya que no tenemos que elegir nuestro comportamiento.
◊ Asegura que el comportamiento de distintas personas ante situaciones parecidas sea
consistente.
◊ Son medida de control en el empleo de recursos.
♦ Planes de 1 solo uso; son aquellos que se crean para una finalidad y un tiempo especÃ−fico,
tras el cual se modifican o desaparecen. Existen 2 tipos;
◊ Programas es un plan que contiene especificaciones de tiempo, lugares y recursos
para la realización de tareas concretas.
◊ Presupuestos es todo plan en términos numéricos, suelen estar referidos a
expresiones monetarias de asignaciones de recursos para periodos de tiempo.
5.4 LA PROBLEMÃ TICA DE LOS OBJETIVOS
La fijación de los objetivos es la fase inicial de la planificación a partir de la cual diseñamos los planes
para alcanzar los objetivos.
Un objetivo es un estado o condición futura deseada por la organización. De esta definición se deduce dos
caracterÃ−sticas fundamentales;
• Los objetivos deben ser definidas por adelantado
• Definir una meta hacia cuyo logro se dirigirán los esfuerzos
Todos los objetivos deben reunir unos aspectos fundamentales;
• Deben ser medibles, deben recoger de la forma más concreta posible lo que se quiere alcanzar y
cuando. La cuantificación facilita la consecuencia y seguimiento de las acciones.
• Deben estar centrados en resultados, las medidas deben establecerse en relación a los output y no en
relación de actividad para conseguirlos.
• Deben ser realizables, los objetivos deben ser percibidos como alcanzables por las personas
encargadas en ellos por que si no es asÃ−, producen falta de motivación.
• Deben ser flexibles, deben poder ser modificados en caso de que surjan acontecimientos no previstos.
4
El enfoque sobre los objetivos de la organización no han permanecido constante a lo largo del tiempo sino
que evoluciona a medida que lo hace la realidad empresarial.
En la actualidad el enfoque de los objetivos se resume;
• Superación del planteamiento tradicional, sobre la maximización del beneficio como único
objetivos.
• Reconocimiento de la existencia de objetivos múltiples, variables y susceptibles de conflictos entre
sÃ−.
• Aceptación de que las empresas puedan tener distintos objetivos en función de sus
caracterÃ−sticas, tamaños, estructura, etc…
5.5 LA ADMINISTRACIÃ N POR OBJETIVOS
Los objetivos se pueden establecer de distinta forma. Tradicionalmente la persona de más alto rango en la
organización fijaba los objetivos de los que se encontraban en niveles inferiores. Una vez que el superior
fijaba los objetivos se los comunicaba a sus subordinados.
Este enfoque tradicional es autoritario, de tal manera que no tiene en cuenta para nada a los subordinados a la
hora de establecer tareas futuras.
En el otro extremo tenemos el enfoque de participación, que es el de la administración por objetivos
divulgada por P. DRUCKER.
Este enfoque se basa en la idea de que la participación del subordinado en la traslación de los objetivos
generales a objeto particulares, tendrá una influencia más sobre la actuación futura del subordinado.
Existen distintas fases en el proceso de la APO;
1ª fase Reunión inicial en la que el superior transmite a sus subordinados las directivas establecidas
por la alta dirección. El subordinado suministra información sobre sus condiciones de trabajo.
2ª fase Lista previa de objetivos. tras la reunión el subordinado desarrolla personalmente una lista de
metas que reflejen sus obligaciones potenciales. Estas metas deben recoger la información que le
proporcionó el superior.
3ª fase Compromiso. El superior y subordinado debe llegar a un acuerdo sobre los objetivos a alcanzar. El
superior no debe imponer objetivos y el subordinado no debe aceptar objetivos que consideren inviables. Del
acuerdo surge el compromiso de los logros de los objetivos.
4ª fase Revisiones periódicas para evaluar el proceso del subordinado hacia el cumplimiento de los
objetivos. Estos objetivos se pueden modificar en caso de que sea necesario.
5ª fase Evaluación de resultados. Debe ser siempre en términos positivos. Si ha existido problemas
deben de tratar de evitar y si ha existido éxito debe premiarse.
5.5.1 VENTAJAS
• Mejora de la comunicación y del conocimiento de los objetivos y responsabilidades individuales
• Mejora de la motivación
• Mejora del proceso de valuación de los subordinados
5.5.2 INCONVENIENTES
5
• Falta de implicación de la alta dirección
• Consideración de que el tiempo consumido en el proceso es una pérdida de tiempo
• Personas (directivos y subordinados) inadaptados al sistema
Organización y Administración de Empresas II
Tema 05: NATURALEZA Y PROPÃ SITO DE LA PLANIFICACIÃ N
página
6
6