Comprobacion de Gastos y Control de Saldos

Universidad Autónoma de Guerrero
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Fecha: 12/ENERO/2016
Procedimiento de Comprobación de Gastos y Control de Saldos
Proceso: EGRESOS
Revisión: 02
Políticas de operación:
Presentar el formato de comprobación de gastos en original y tres copias, registrado en el Sistema
de Contabilidad Gubernamental, así como también que los soportes originales de los CFDI y su
respectivo archivo XML, cumplan con los requisitos fiscales correspondientes.
Descripción de actividades:
1. El Responsable del Área de Recepción de documentos recibe las pólizas cheque mediante oficio y relación,
asignándole un número de folio para su control.
2. Las entrega al Responsable del Procedimiento de Comprobación de Gastos y Control de Saldos para el
registro del cargo correspondiente en el archivo electrónico de Control de Saldos y en las tarjetas de control de
saldos.
3. El Responsable del Área de Recepción recibe la comprobación del gasto en el formato registrado con
anterioridad en el Sistema de Contabilidad Gubernamental con los soportes anexos, Facturas CFDI con su
respectivo archivo XML, copia de la póliza cheque y/o vale.
4. Sella de recibido el formato de la comprobación de gastos.
5. Entrega una copia al interesado.
6. Registra la comprobación de gastos en el Sistema de Contabilidad Gubernamental.
7. Y turna al Responsable del Procedimiento de Comprobación de Gastos y Control de Saldos
comprobación de gastos.
dicha
8. El Responsable del Procedimiento de Comprobación de Gastos y Control de Saldos revisa los soportes de
los documentos mencionados en el punto número 3, verificando que reúnan los requisitos fiscales como lo
establece el Código Fiscal de la Federación, La Ley del Impuesto Sobre la Renta, así como los requisitos
internos de acuerdo a la Legislación Universitaria y los Contratos Colectivos de Trabajo de los Sindicatos.
9. En el caso de que las comprobaciones reúnan todos los requisitos establecidos, se pasan a firma con el Jefe
del Área de Auditoria.
10. Se sellan de revisado los formatos de la comprobación de gastos, así como también los soportes anexos.
11. El Jefe del Área de Auditoria autoriza su procedimiento en el Sistema de Contabilidad Gubernamental.
12. El Responsable del Procedimiento de Comprobación de Gastos y Control de Saldos envía dichas
comprobaciones al Área de Contaduría General mediante relación, para su aplicación en el sistema contable.
ELABORÓ
Nombre:
Puesto:
C.P. SAÚL AGUIRRE GARCÍA
RESPONSABLE DEL PROCEDIMEINTO
LIC. ALEJANDRO GONZALEZ ALVAREZ
PERSONAL OPERATIVO
LIC. ARACELI NAVA ALVAREZ
COORDINADORA DEL SGC - AI
REVISÓ
MC. MA. CONCEPCION MOJICA JUANCHI
AUDITOR INTERNO
Universidad Autónoma de Guerrero
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Fecha: 12/ENERO/2016
Procedimiento de Comprobación de Gastos y Control de Saldos
Proceso: EGRESOS
Revisión: 02
13. Ya entregadas las comprobaciones al Área de Contaduría, se registran los abonos correspondientes en el
archivo electrónico de Control de Saldos y en tarjetas de control de saldos de Auditoria Interna.
14. Se realiza la actualización de los saldos de la cuenta de Gastos a Comprobar.
15. Informa de manera trimestral al Jefe del Área de Auditoria Interna el estado que guardan los saldos de la
cuenta de gastos a comprobar.
16. Envía requerimientos trimestralmente a los trabajadores que tienen saldos pendientes por comprobar, para
que presenten la comprobación correspondiente.
17. El Jefe del Área de Auditoria Interna entrega al Rector el reporte trimestral de los saldos pendientes por
comprobar, para la toma de decisiones.
18. En el caso de que las comprobaciones no reúnan los requisitos establecidos, el Responsable del
Procedimiento de Comprobación de Gastos y Control de Saldos notifica a los interesados vía correo electrónico
y/o telefónico, para que se presenten a esta Área, con la finalidad de solventar las observaciones detectadas
en la comprobación.
19. Si es solventada la observación en tiempo y forma pasa al punto 9.
20. Si la comprobación no es solventada en el tiempo requerido, se cancela en el Sistema de Contabilidad
Gubernamental y se devuelve al interesado.
Rev.
Descripción del cambio.
Fecha de implementación
-FECHA
02
12/ENERO/2016
-N0 DEREVISION
ELABORÓ
Nombre:
Puesto:
C.P. SAÚL AGUIRRE GARCÍA
RESPONSABLE DEL PROCEDIMEINTO
LIC. ALEJANDRO GONZALEZ ALVAREZ
PERSONAL OPERATIVO
LIC. ARACELI NAVA ALVAREZ
COORDINADORA DEL SGC - AI
REVISÓ
MC. MA. CONCEPCION MOJICA JUANCHI
AUDITOR INTERNO