SIIGO CONTADOR - Portal de Clientes Siigo

SIIGO CONTADOR
Creación Claves de Usuario
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
Presentación
¿Qué son Claves de Usuario?
¿Cuál es la Ruta Para Crear Claves de Usuario?
¿Cuáles con los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Claves de
Usuario?
4.1
Opciones Generales
4.2
Opciones de Menu
Presentación
El presente documento ofrece una guía que explica el funcionamiento de cada una
de las opciones al crear claves de usuario, esta información no es posible copiarla
entre empresas, es necesario crear cuantos usuarios se requieran en cada una de
las empresas creadas.
CREACION CLAVES DE USUARIO
¿Qué son Claves de Usuario?
La clave de usuario es la contraseña que se asigna a cada funcionario que va a
trabajar en el sistema, en la cual se autorizan o restringen algunas funciones u
opciones del menú para el manejo del programa, de acuerdo a las necesidades del
cargo que desempeña el funcionario.
Importante:
La creación o modificación de las opciones en las claves de usuario,
solo pueden ser realizadas por una clave de administrador
¿Cuál es la Ruta Para Crear Claves de Usuario?
La ruta para crear claves de usuario es: Parámetros – Registro de Claves Parámetros
¿Cuáles con los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Crear Claves de Usuario?
Al momento de ingresar a esta opcion, se habilita la siguiente ventana:
Los campos que aquí se presentan se describen a continuación:
•
Id Usuario: Se registra la Identificación del usuario, es un campo
alfanumérico y se recomienda ser un nombre corto con el cual se identifica,
tiene una longitud hasta de 8 caracteres.
•
Admón.: Este campo se debe marcar si la clave que se desea crear sea una
clave de Administrador
•
Nombre: Digitar el nombre con el que cual se identificará al usuario que se
le está creando la clave.
•
Clave: Digitar la clave que se desea asignar al usuario. La clave puede ser
mínimo de de cuatro posiciones alfanuméricas.
•
E-mail: Digitar una dirección de correo electrónico valida del usuario al cual
se le asignara la clave que se está creando, esta dato será de vital
importancia para hacer el envió de Notificaciones de Tareas Programadas
y/o de Informes Contables y financieros.
Una vez registrados los anteriores datos, el sistema solicita los datos periodicidad
para el cambio de clave
•
Fecha Expiración: Fecha en la cual el sistema solicitará cambio de clave.
En el caso en que se requiera dar un tiempo ilimitado de acceso al usuario
se registra la fecha en formato 9999/99/99. El sistema trae en forma
automática la fecha de ingreso al sistema
•
Días de Aviso: Lapso de días durante los cuales el sistema avisará a través
de un mensaje que es necesario el cambio de la clave. Son número de días
antes de la fecha de expiración. El sistema lee la fecha del computador.
Ejemplo
-
Fecha de expiración de la clave 2014/12/31
Fecha de la maquina 2014/12/25
Al momento de ingresar al sistema genera el siguiente mensaje, es decir
hace la resta en días
•
Longitud Mínima: Número de caracteres que tendrán las claves.
•
Días de Prolongación: Número de días en los cuales se prolongará la clave
luego de la fecha de expiración. De igual forma el software valida la fecha
del computador
•
Obliga cambio de clave al primer ingreso: Al marcar la opción se obliga
al usuario a cambiar la clave al momento de ingresar por primera vez con
esa clave. En este caso al momento de ingresar el sistema habilita la
siguiente ventana.
Importante:
En la ventana el sistema solicita la clave actual, la nueva clave y
confirmación de la nueva clave; este cambio será realizado por el
usuario solo una vez.
El sistema valida entre letras mayúsculas y minúsculas
A continuación se habilitan los permisos que se pueden o no asignar a una clave,
para ello el sistema divide esta definición en dos:
1. OPCIONES GENERALES
2. OPCIONES DE MENU
Las cuales se describen a continuación:
1. OPCIONES GENERALES
El sistema habilita la siguiente ventana donde se permiten o restringen algunos
parámetros:
•
Cambia Año: Marcar si el usuario al momento de ingresar al programa
pueda cambiar el año. El sistema lee el año con el que está trabajando la
clave de administrador o el año con el cual la clave de administrador realizo
su último ingreso. Si el usuario ingresa con un año diferente sin tener el
permiso marcado el sistema mostrara la siguiente pantalla:
•
Anula Documentos: Si desea que el usuario anule documentos que ya
están contabilizados marque la opción. Si el usuario ingresa a anular un
documento sin tener el permiso habilitado el sistema mostrara la siguiente
pantalla:
•
Borra Documentos: Si desea que el usuario borre documentos que ya
están contabilizados marque la opción. Si el usuario ingresa a borrar un
documento sin tener el permiso marcado el sistema mostrara una la
siguiente ventana:
Importante:
Se puede solamente autorizar anular documentos y no autorizar
borrarlos; pero no es posible el caso contrario es decir autorizar solo
borrar documentos sin anular
•
Descuentos: Si desea que el usuario asigne descuentos en las facturas de
venta marque la opción.
•
Borra Cuentas: Si desea que el usuario borre cuentas marque la opción. Si
el usuario ingresa a borrar una cuenta contable sin tener el permiso
habilitado el sistema mostrara la siguiente pantalla:
•
Borra NIT: Para permitir borrar terceros se debe marcar la opción
Importante:
SIIGO solo permite borrar parámetros que no han tenido
movimiento o saldo, de lo contrario así el proceso se realice
con clave de administrador no es posible eliminar el parámetro.
En caso de no marcar la opción y querer borrar el parámetro
que no tenga saldo ni movimiento el sistema habilitara la
siguiente pantalla
•
Lista Anulados: Marcar la opción para que el usuario pueda generar el
informe de los comprobantes anulados marque, adicional se debe inactivar
esta opción del menú general.
•
Cambia Atrib. Cta.: Marcar esta opción para permitir al usuario poder
cambiar las características de las cuentas. Si el usuario ingresa a cambiar las
características de una cuenta contable sin tener el permiso habilitado el
sistema no genera ningún mensaje, solo lo devuelve al encabezado de la
cuenta y no realiza ningún cambio. Tendrá funcionalidad si no tiene
permisos para crear cuentas contables
•
Usa Mod. Admón.: Marcar esta opción para permitir que el usuario tenga
acceso a la opción que se encuentran en Administración –– Cambio de
Fecha. Si el usuario ingresa a esta opción sin tener el permiso habilitado el
sistema mostrara una pantalla donde indica OPCION NO AUTORIZADA.
•
Verifica actua. Parcial: La actualización parcial sucede cuando se está
guardando algún documento y por algún motivo no se graba correctamente.
Al ingresar nuevamente el programa hace un proceso de recuperación o
actualización de ese documento, el cual permite recuperar los ítems
digitados a través del archivo temporal Z17. Marcar si desea que el usuario
pueda recuperar el tipo y número documento que se estaba actualizando.
Adicionalmente se debe tener presente que el marcar esta opción no tiene
incidencia en el borrado de comprobantes pero si en el manejo de listas de
precio
•
Creación NIT: Seleccionar si desea que el usuario cree terceros. Si el
usuario ingresa a crear un tercero sin tener el permiso marcado, así tenga
habilitada la opción en el menú el sistema mostrara la siguiente pantalla:
•
Crea Cuentas: Seleccionar si desea que el usuario cree cuentas contables.
Si el usuario ingresa a crear una cuenta sin tener el permiso marcado, así
tenga habilitada la opción en el menú el sistema mostrara la siguiente
pantalla:
•
Cambia Mes: Marcar si desea que el usuario al momento de ingresar al
programa pueda cambiar el mes. El sistema lee el mes con el que está
trabajando la clave de administrador o el mes con el cual la clave de
administrador realizo su último ingreso. Si el usuario ingresa con un mes
diferente sin tener el permiso habilitado el sistema mostrara la siguiente
pantalla:
•
Cambia Día: Marcar si desea que el usuario al momento de ingresar al
programa pueda cambiar el día. El sistema lee el día con el que está
trabajando la clave de administrador o el día con el cual la clave de
administrador realizo su último ingreso. Si el usuario ingresa con un día
diferente sin tener el permiso habilitado el sistema mostrara la siguiente
pantalla:
•
Borra en Bloque: Seleccione la opción si desea que el usuario borre en
bloque comprobantes que han sido previamente grabados. Si el usuario
ingresa a realizar borrado sin tener el permiso marcado, así tenga habilitada
la opción en el menú el sistema mostrara la siguiente pantalla:
•
Mod. Datos de NIT: Si desea que el usuario modifique los datos de los
terceros marque la opción. En caso de no seleccionar la opción y el usuario
ingresa a modificar los datos del tercero el sistema le permite digitar el
cambio y al terminar de repasar el NIT el sistema mostrara la siguiente
pantalla:
•
Control ejecución pres: Si desea que el usuario le controle la ejecución
presupuestal aplica solamente para los usuarios que adquieran el modulo de
Presupuesto
•
Cambia Valor Ret.: Si desea que el usuario pueda cambiar el valor de la
retención en la fuente en el momento de facturar marque la opción. Si no se
marca la opción el sistema mostrara el porcentaje y valor pero no como
campo modificable como se visualiza a continuación:
Importante:
Es necesario que en la apertura de cuentas contables, la cuenta de
retención en la fuente 1355150000 este detallada como cuenta de
retención y se le haya asignado un porcentaje, de lo contrario como
el sistema no habilita el campo de porcentaje ni de retención
quedara con un valor de retención en la fuente de cero
•
Consulta flujo trabajo otros usuarios: Si desea que el usuario pueda
consultar las tareas o el flujo de trabajo de otro(s) usuario(s) en la opción
de seguimiento de tareas debe marcar esta opción. Para ello es necesario
primero haber parametrizado la opción de Administración de Tareas.
•
Accesa al Portal de clientes: Si desea que el usuario ingrese a opciones
del portal de clientes desde la opción de ayuda del menú principal
•
Crea o modifica modelos contables: Si desea que el usuario cree o
modifique los modelos contables.
•
Crea Centros de Costo: Parámetro que le permite al usuario realizar la
creación del catalogo de centros y subcentros de costo, en caso de no haber
seleccionado la opción al momento de ingresar a crear centros de costo el
sistema presentara el siguiente mensaje:
•
Crea Ciudades: Parámetro que le permite al usuario realizar la creación de
las ciudades, en caso de no haber seleccionado la opción al momento de
ingresar a crear ciudades el sistema presentara el siguiente mensaje:
2. OPCIONES DE MENU:
Una vez se han definido las anteriores opciones el programa habilitara la siguiente
ventana:
A través de esta opción el programa permite asignar a la clave de usuario; los
módulos con los respectivos submenús a los cuales el administrador va a dar
acceso.
Para asignar permiso sobre una o algunas opciones de menú, estas se deben
seleccionar y posteriormente dar clic sobre el icono
que se encuentra en la
mitad de la pantalla, con esta función el sistema traslada estas opciones a la parte
derecha de la pantalla. Si se desean asignar todas las opciones del menú y
submenús el icono a utilizar es
Así como se asignan permisos también pueden retirar, y el proceso se realiza de la
misma forma, pero en este caso con él
se eliminan algunas opciones, para
ser eliminadas todas las opciones de menu y submenus se utilizar el icono
Una vez se han asignado todos los permisos se guardan los cambios con la tecla de
función F1 o con el icono
Si se asignaron permisos sobre Entrada de Comprobantes, el programa mostrará la
siguiente pantalla para seleccionar los documentos a los que se le dará acceso al
usuario, empleando para ello los mismos iconos explicados anteriormente.
Una vez terminado este proceso se puede ingresar al sistema con la clave de
usuario.
IMPORTANTE:
• Si en las opciones generales se restringió alguna opción al
usuario y posteriormente se asignó en la opción de menú
el programa respeta la restricción asignada en las
opciones generales.
Ejemplo.
Si se restringió la opción de crear NIT y en la opción de
menú se asignó permiso a la opción de Apertura de
terceros, el programa no le permitirá a ese usuario crear
NIT.
•
Al momento de realizar la creación o modificación de los
permisos de una clave de usuario, es necesario salir de
SIIGO y volver a ingresar para que el sistema tome los
cambios.