DEFINICIÓN DE LA VISIÓN, MISIÓN, OBJETIVOS Y

Planeamiento Estratégico de la Biblioteca de la Facultad de
Farmacia y Bioquímica de la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos. San Martín Armijo, Carmen.
CAPÍTULO IV
DEFINICIÓN DE LA VISIÓN, MISIÓN, OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
DE LA BIBLIOTECA
Una vez establecida la posición estratégica externa e interna de la
Biblioteca se procederá a definir, o en este caso, formular a manera de
propuesta la Visión,
Misión y Objetivos de la Biblioteca de Farmacia y
Bioquímica. Para ello ya se analizaron tanto los aspectos externos que
condicionan su desarrollo como los aspectos internos de su funcionamiento.
Esto nos ha llevado a enfocarnos en el futuro de la Biblioteca y cómo la
veremos dentro de 5 años o más, y en qué situación queremos que esté.
Para ello es necesario trazarse un escenario ideal, más no irreal,
basándose en los recursos que se tienen y que se pueden obtener. El cómo
llegar a esta situación ideal será tarea de los objetivos y sus respectivas
estrategias, pero antes es necesario tener claro cual es ese escenario futuro.
4.1 Visión de la Biblioteca
La declaración de la visión reúne las aspiraciones de lo que una
organización quiere llegar a ser en el futuro, o cómo se ve en el futuro. Este
enunciado está descrito en tiempo presente. La visión sólo podrá darse
mientras se tenga una comprensión clara del lugar que ocupa hoy la
organización, y de ahí proponer las metas que quiere lograr. Asimismo debe
servir de motivación a la organización para seguir adelante.
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Dos preguntas claves que se pueden hacer al momento de formular la
visión de la unidad de información son (Corrall 1994):
-
¿Qué quiere llegar a ser o dónde quiere llegar a estar la biblioteca?
-
¿Cuál es la posición que desea ocupar en el mercado?
El autor Paredes (1996) propone una serie de elementos a tener en
cuenta para su redacción: ser amplia y detallada, positiva y alentadora, realista
en lo posible, proyectar sueños y esperanzas, incorporar valores e intereses
comunes y debe ser difundida interna y externamente.
Teniendo en cuenta estas premisas, esta es la Visión que se ha
formulado para la Biblioteca de la Facultad de Farmacia y Bioquímica:
Ser una Biblioteca Universitaria líder e innovadora en la oferta de servicios de
información a la comunidad farmacéutica y afines, satisfaciendo y anticipando
las necesidades de información de sus usuarios, tanto estudiantes como
profesionales. Cuenta con un personal altamente calificado y especializado, y
con tecnología de la información de punta, permitiendo el acceso a una amplia
gama de recursos de información a través de la Red del Sistema de Bibliotecas
de San Marcos.
4.2 Misión de la Biblioteca
La misión es el propósito de la organización, su razón de ser. Expresa el
camino hacia el logro de la visión, o la manera cómo la organización llegará a
ese futuro deseado.
El enunciado de la misión expresa el porqué y para qué existe la
organización. En el caso de las unidades de información, como lo señala
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Corrall (1994), éstas se desempeñan dentro de un escenario competitivo donde
la información se ha convertido en elemento clave, y por lo tanto, es necesario
dejar en claro cuál es la naturaleza de su quehacer, es decir, distinguir el rol
que cumple en la sociedad de la información, y qué la hace única con respecto
a otros actores que también forman parte activa del mundo de la información
(librerías, proveedores de sistemas de información, etc.). Es importante definir
nuestro mercado y los servicios que ofrecemos que nos hacen diferentes a los
demás.
Otra característica que debe presentar la misión es la amplitud de su
alcance, que permita la generación de objetivos y estrategias factibles que se
adecuen a los cambios del entorno y como tales estar sujetos a una continua
evaluación.
Es recomendable, en esta etapa, darle rienda suelta a la creatividad del
personal responsable.
Los componentes que se consideran al momento de formular la misión
(Contreras, 2000) son: los usuarios, productos/servicios, la competencia y la
tecnología. Paredes (1996) agrega a esto, la preocupación por la imagen
pública a la que aspira la organización. El enunciado de la misión, en la medida
que abarque cada uno de estos aspectos, estará cubriendo todo el campo de
acción de la organización.
Las preguntas claves (Corrall, 1994) que deberían formularse al
momento de determinar la misión son:
•
¿Por qué existe la biblioteca?
•
¿Cuál es su negocio?
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•
¿Quiénes son sus usuarios?
•
¿Qué necesidades debe satisfacer?
Con estos antecedentes, y luego de haber examinado el entorno y el
funcionamiento interno de la Biblioteca de Farmacia, formulamos un primer
esbozo de su Misión:
Determinar, anticipar y satisfacer las necesidades de información de la
comunidad farmacéutica, tanto de usuarios existentes como potenciales; a
través de servicios de información especializados, que permitan el acceso a
una amplia gama de recursos informativos de la rama farmacéutica y afines, y
de esta manera contribuir al desarrollo de las actividades científicas y la
investigación, y por ende a la mejora de la situación de la sociedad en materia
de salud.”
4.3 Objetivos de la Biblioteca
En la misión está definido el propósito fundamental y el contexto dentro
del cual se desarrollan las actividades de la biblioteca. Sin embargo, esto
necesita ser complementado con enunciados generales que indiquen los
principales programas o áreas de actividades que se trabajarán a largo plazo
indicando los resultados que se esperan obtener. Estos enunciados vienen a
ser los objetivos (algunos autores los denominan indistintamente metas), los
cuales proporcionan una definición más clara de las metas descritas en la
misión. Corrall (1994), los denomina objetivos funcionales, ya que reflejan el
tipo de servicio que la biblioteca es o quiere llegar a ser.
Los objetivos son enunciados que establecen qué es lo que se va a
lograr, pero no cómo (Quinn, 1993). En toda organización existen múltiples
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objetivos (Simon, 1964), desde los que se refieren a valores que habrán de
regir en la organización; los objetivos organizacionales generales, que
establecen la naturaleza de la organización y la dirección que adoptará,
pasando por metas menos permanentes que definen tareas específicas que
habrán de cumplir las unidades que componen la organización. Los objetivos
principales son los llamados estratégicos (Quinn, 1993), que afectan la
dirección general y la viabilidad de la entidad.
Al momento de formular los objetivos podemos tener en cuenta las
siguientes características señaladas por Paredes (1996):
•
Factible de lograrse
•
Estimulante
•
Conocido, entendido y aceptado por todos
•
Flexible
•
Generado a través de procesos participativos
•
Obligatorio
•
Relacionado y de acuerdo con la misión y visión establecidas
•
Redactado con verbos en infinito que den una sensación de logro
El autor Serna nos introduce el concepto de “proyectos estratégicos”
definiéndolo de la siguiente manera:
Son un número limitado de áreas estratégicas en las cuales la
organización debe poner especial atención y lograr un desempeño
excepcional con el fin de asegurar una competitividad en el mercado.
Los proyectos estratégicos son aquellas áreas “condición para que el
negocio logre sus objetivos.1
1
Serna Gómez, Humberto. Planeación y gestión estratégica. Bogotá: Legis Editores, 1994, p.21
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Teniendo en cuenta este concepto, formularemos los objetivos de la
Biblioteca de acuerdo a sus campos de acción, que luego del análisis realizado,
consideramos de mayor importancia para el desempeño de la Biblioteca en el
logro de la misión.
q
Gestión
Administrar la Biblioteca y sus servicios con énfasis en la comunicación y
coordinación a todo nivel: autoridades, personal y usuarios. Asimismo trabajar
sobre la base de un plan estratégico y un plan de trabajo que aseguren que la
práctica organizacional esté de acuerdo con la misión y objetivos trazados por
la organización a la cual pertenece.
q
Recursos Humanos
Proporcionar un ambiente de trabajo dentro del cual el personal se sienta
motivado a trabajar en grupo y capaz de responder positivamente a las
necesidades cambiantes de la Biblioteca y sus usuarios. Permitir al personal
desarrollar capacidades y aptitudes tanto profesionales como interpersonales.
q
Servicios
Identificar, anticipar, proporcionar y promocionar servicios que necesiten los
usuarios, y difundirlos de la manera más apropiada y efectiva a través de
tecnología de punta y conocimiento especializado del tema.
q
Usuarios
Capacitar a los usuarios, tanto internos como externos, en la búsqueda y
recuperación de la información, y en el uso de variados recursos informativos.
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q
Cooperación
Promover el concepto de cooperación en la Biblioteca, tanto dentro de la
universidad
como
con
organizaciones
externas,
formando
alianzas
o
consorcios.
q
Ambientación e Infraestructura
Proporcionar un ambiente que permita un nivel óptimo de estudio, aprehensión
de conocimientos y un adecuado trabajo interno del personal; así como
infraestructura tecnológica apropiada para el control, acceso y difusión de los
recursos informativos.
4.4 Estrategias
Una vez fijados los objetivos, se deberá definir cómo se van a lograr, y
para ello habrá que establecer una serie de alternativas estratégicas.
Las estrategias son las acciones que nos conducirán al logro de los
objetivos. Son un conjunto de medidas que deberán llevar a una organización
de una situación actual a una situación deseada en el futuro.
Mintzberg va más allá en su definición y nos presenta diferentes
dimensiones de la definición de estrategia, lo que él denomina las cinco Ps, la
estrategia como Plan, un curso de acción concientemente determinado para
abordar una situación específica; como plan también puede ser una Pauta de
acción, en el caso de estrategias específicas para enfrentar situaciones
competitivas;
como Patrón, un modelo o patrón en un flujo de acciones,
consistencia en el comportamiento; como Posición, la estrategia como medio
para ubicar a la organización en su entorno, una fuerza mediadora entre la
organización y medio ambiente o contexto interno y externo; y como
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Perspectiva, tiene que ver con la manera particular de la organización de
percibir su entorno, la visión compartida de una organización sobre cómo
enfrentar y posicionarse en el mercado. Todos estos conceptos se
interrelacionan; lo que podemos señalar es que, si bien los planes y las
posiciones pueden modificarse, la perspectivas son inmutables; y también
ocurre que una perspectiva se puede incorporar tanto en el comportamiento de
una organización que se estaría acercando más a un patrón que a un plan.2
Quinn nos aclara las definiciones de estrategias, metas u objetivos (los
utiliza indiferentemente), políticas y programas, que vale la pena mencionar.
“La estrategia es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas
de una organización, y a la vez, establece la secuencia coherente de acciones
a realizar”. El autor agrega que la estrategia es formulada basándose tanto en
los atributos como en las deficiencias internas de la organización, en los
recursos disponibles, con el fin de lograr una situación viable y original,
anticipando posibles cambios en entorno y acciones improvistas de la
competencia3. Aquí claramente vemos varios de los postulados de lo que es el
planeamiento estratégico.
Con respecto a las metas, nos dice: “establecen qué es lo que se va a
lograr y cuándo serán alcanzados los resultados, pero no establecen cómo
serán logrados”, las políticas “son reglas y guías que expresan los límites
dentro de los cuales debe ocurrir la acción”, y los programas “especifican paso
a paso la secuencia de las acciones necesarias para alcanzar los objetivos
principales”. El autor les agrega el término de “estratégicas” a aquellas metas,
2
Mintzberg, Henry. Las cinco Ps de la estrategia. En: El proceso estratégico: conceptos, contextos y
casos. México D.F.: Prentice Hall Hispanoamericana, 1993, p. 14-21
3
Quinn, James Brian. Estrategias para el cambio. En: El proceso estratégico: conceptos,
contextos y casos. México D.F.: Prentice Hall Hispanoamericana, 1993. p. 5
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objetivos y programas que afectan y guían a la dirección general y determinan
la viabilidad de la organización 4.
Las decisiones estratégicas son las que establecen la orientación
general de la organización y su viabilidad máxima frente a los cambios
predecibles e impredecibles, moldean las verdaderas metas de la organización
y contribuyen a delinear los límites dentro de los cuales se va a operar. 5
No existe una sola estrategia por objetivo, hay varias maneras de
lograrlo, por ello es necesario formular diversas opciones, y mediante la
evaluación ver cuál encaja mejor según el tipo de organización, lo que
queremos lograr, los recursos que tenemos disponibles y el público al que
vamos a servir.
En el siguiente rubro veremos la generación de las estrategias y
formularemos una serie de alternativas de acuerdo a los objetivos que se han
planteado.
4.5 Generación de Estrategias
Las estrategias, como ya se han definido anteriormente, son un grupo de
acciones mediante las cuales se logrará alcanzar los objetivos, y por ende la
misión. Un punto clave que hay que resaltar es el hecho de que habrá más de
una manera de lograr los objetivos; y es así que la formulación de estrategias
involucra identificar las diferentes opciones que se nos presentan, a partir del
diagnóstico realizado,
y tomar decisiones acerca de cuáles serían las más
adecuadas a nuestro tipo de unidad de información.
4
5
------------. op. cit.
-----------. op. cit.
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Corrall (1994) hace mención a diversos tipos y modelos de estrategias
genéricas aparecidas en la literatura sobre planeamiento, la mayoría dirigida a
asegurar una ventaja competitiva dentro del mercado. Esto puede resultar más
relevante para unidades de información que trabajan en un ambiente
predominantemente comercial, donde los servicios y productos tienen un costo;
sin embargo son pocas las unidades de información hoy en día que no trabajen
dentro de un mercado interno cada vez más competitivo, lo cual las lleva a
explorar oportunidades de generación de ingresos a través de usuarios
externos.
Para la generación de las estrategias se tendrán en cuenta las
oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades; así como la misión, visión y
objetivos, definidos anteriormente.
Con el fin de generar estrategias alternativas, se procederá a desarrollar
la Matriz FODA. La aplicación de la Matriz consistirá en la combinación de la
información proveniente de las matrices EFE y EFI, es decir, las oportunidades,
amenazas, fortalezas y debilidades más importantes, que
permitirán la
generación de diversas alternativas estratégicas, según las características de la
Biblioteca.
De acuerdo a la Matriz FODA, y para alcanzar los objetivos propuestos, la
Biblioteca debería desarrollar las siguientes estrategias.
q
Gestión
La gestión de la Biblioteca debe adoptar un esquema de planeamiento para el
desarrollo de sus actividades, tomando en cuenta: autoridades, personal y
usuarios como los principales elementos para el logro de servicios de calidad.
Para ello se han considerado las siguientes estrategias:
Cuadro N°10
Generación de Estrategias Alternativas: Matriz FODA
FORTALEZAS:
1. Se cuenta con infraestructura
tecnológica que controla y agiliza los
procesos de la información.
2. Valioso acervo bibliográfico
3. Mobiliario nuevo e infraestructura
más adecuada
4. Personal de la especialidad de
Bibliotecología
5. Bases de datos automatizadas de
libros y tesis
6. Soporte técnico del SISBIB.
DEBILIDADES:
1. Todos los contratados, la mayoría
practicantes, trabajan a medio tiempo
por las bajas remuneraciones, lo cual
ocasiona inestabilidad, desmotivación
y falta de especialización en el
trabajo.
2. Colecciones desactualizadas y
material obsoleto
3. Falta de presupuesto
4.Trabas burocráticas y falta
coordinación con Dirección
Administrativa
BIBLIOTECA DE LA FACULTAD DE
5.inadecuado funcionamiento de la
FARMACIA Y BIOQUÍMICA
hemeroteca
6.No existen bases de datos de
existencias ni analíticas de revistas
7. Deficiente delegación de funciones
8. Deficiente desarrollo de servicios
9. Deficiente promoción de la
Biblioteca entre usuarios internos y
externos
10. Falta de actividades de
planeamiento
11. La Sala de Internet no esta a cargo
de la Biblioteca.
OPOTUNIDADES:
ESTRATEGIA F/O
ESTRATEGIA D/O
1. Globalización económica y cultural - Reforzar apoyo y participación de la Red - Desarrollar servicios de calidad que
2.Convenios nacionales con otras
Telemática
afiance relación con usuarios internos
universidades
- Presentar más proyectos a las
- Planificar las actividades de la
3.Sistema de Bibliotecas y Red
autoridades de la Facultad
Biblioteca y delegar mejor funciones
Telemática
- Atraer a los usuarios externos mediante - Realizar convenios que permitan
4 Restricciones por parte de la
la difusión del valioso acervo
compartir recursos informativos y
competencia
bibliográfico
tecnológicos
5. Mayor interés y apoyo por parte de
- Generar recursos propios
Decanato
aprovechando el valioso acervo
6. Educación continua por parte de
bibliográfico
los profesionales
- Aprovechar disposición de Decanato
7. Incremento del gasto en
para mejorar relación con instancias
actividades científicas y
administrativas
tecnológicas a nivel universitario.
- Contratar a egresados, bachilleres y/o
8. Pocas bibliotecas de la
titulados en bibliotecología
especialidad de Farmacia
- Coordinar acciones con el SISBIB y la
9. Usuarios potenciales para la
Red Telemática para compartir
generación de ingresos
recursos informáticos e informativos.
- Propulsar capacitación de personal en
tratamiento de información en salud
AMENAZAS:
ESTRATEGIA F/A
ESTRATEGIA D/A
1. Biblioteca no mencionada en Plan
- Mejorar la educación de usuarios a
- Desarrollar el Plan Estratégico de la
Estratégico de Facultad
través del metodología interactiva y el
Biblioteca y participar en el de la
2. Falta de Ley del libro
personal especializado
Facultad.
3. Reducción presupuesto a
- Aprovechar la infraestructura
universidades públicas
tecnológica para sacar provecho de los
4.Competencia de otras bibliotecas
recursos informativos disponibles en
de materias afines
Internet
5. Internet como medio recurrente en
la búsqueda de información
6. Estudiantes con poco hábito de
lectura e investigación
7. Falta de interés de
docentes/profesionales en
Biblioteca, ésta no cubre sus
necesidades
8. Falta coordinación entre Jefatura
de Biblioteca y Comisión de
Biblioteca, Hemeroteca y
Publicaciones.
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•
Llevar a cabo un plan de trabajo anual, con una evaluación trimestral,
trabajar sobre la base de objetivos y metas con plazos de cumplimiento,
delegando tareas.
•
Desarrollar un plan estratégico y adoptarlo como parte de la cultura
organizacional de la Biblioteca.
•
Mejorar la imagen de la Biblioteca ante las autoridades de la Facultad
mediante la presentación de informes semestrales y anuales, con
cuadros estadísticos y gráficos que demuestren la demanda de
servicios, las necesidades más urgentes, y que además sustenten la
presentación de proyectos, y la participación en el desarrollo del Plan
Estratégico Institucional.
•
Presentar proyectos a las autoridades de la Facultad, aprovechando el
apoyo e interés que están poniendo en la Biblioteca actualmente, para el
desarrollo de colecciones, infraestructura y servicios.
•
Organizar equipos de trabajo. Casi todos se dedican a circulación y a
procesamiento de la información, pero el área de Hemeroteca y el
desarrollo de servicios ha quedado descuidado, por mencionar los más
importantes. Se puede destinar a alguien que se haga cargo de
Hemeroteca y otros que desarrollen y promocionen servicios.
q
Recursos Humanos
El personal de la Biblioteca debe sentirse no solo motivado para realizar el
trabajo sino sentirse retado. Es necesario proporcionar las mejores condiciones
para el
desarrollo del trabajo y exigir y proporcionar oportunidades de
permanente capacitación. De acuerdo a esto, se han considerado las
siguientes alternativas estratégicas:
•
Contratar no sólo personal practicante sino egresados, bachilleres y/o
titulados en Bibliotecología con mayor experiencia para realizar tareas
específicas, no para desarrollar labores de circulación.
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•
En base a las capacidades y cualidades del personal, asignarles tareas
donde desarrollen sus habilidades y creatividad. El trabajo de circulación
no debería tomar todo su tiempo.
•
Rotar al personal para que participe de los cursos de capacitación y
conferencias que organice el SISBIB u otras organizaciones.
•
Coordinar con REPEBIS la capacitación de personal en el tratamiento de
información sobre salud.
q
Servicios
Optimizar los servicios existentes y diseñar nuevos servicios de información,
identificando y anticipando las necesidades de nuestros usuarios, son los
puntos sobre los cuales se centran las siguientes estrategias:
•
Automatizar la colección de revistas y crear una base de datos de
artículos, para que los usuarios puedan acceder a esta información.
•
Coordinar con el SISBIB la instalación de los recursos elaborados por su
Unidad Informática. Así como se instaló la interface Win Libra para
acceder a la colección de libros y tesis, lo propio podría hacerse con el
Win Virgo para las revistas.
•
A través de la Red Telemática y en coordinación con el SISBIB acceder,
mediante las computadoras de la Biblioteca, a las bases de datos en CD
Rom de Proquest, Chemical Abstracts, Silver Platter, entre otras.
•
Coordinar con el SISBIB la publicación de las bases de datos de la
Biblioteca en la Web en la Página de la Facultad de Farmacia, a través
del sistema WWW ISIS 32 u otro que maneje el SISBIB.
•
Desarrollar una política para la atención a usuarios externos: un horario,
costo (carnet), requisitos, etc.
•
Servicio de reprografía, que evite el maltrato de la colección no
permitiendo el préstamo de libros para fotocopiarlos afuera, y de esta
manera, además, controlar la cantidad de copias que se sacan.
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•
Promocionar los servicios de la Biblioteca y sus colecciones a través del
desarrollo de alertas informativas y bibliográficas distribuidas por Internet
y por correo electrónico a usuarios internos, externos y potenciales,
listas de interés; servicio de diseminación selectiva de la información a
docentes; etc.
•
Habilitar las colecciones de Archivo Histórico y Sala Perú para el público.
q
Usuarios
Las estrategias buscarán capacitar a los usuarios en el uso de los recursos
informativos que les ofrece la Biblioteca, y concientizarlos con respecto al uso y
cuidado de la colección y su infraestructura.
•
Desarrollar charlas informativas al inicio de cada año académico que
sean interactivas, es decir, no sólo repasar teóricamente los servicios
sino demostrar cómo realizar búsquedas y recuperar la información a
través del terminal de computadora. Que los usuarios se familiaricen con
el sistema y manejen las herramientas de búsqueda. Preparar un tríptico
del reglamento y repasarlo, demostrando la valiosa colección que
alberga la Biblioteca y la importancia de cuidarla y conservarla en buen
estado.
Demostrar una actitud que inspire tanto confianza como
firmeza.
•
Evaluar la calidad de servicio que se le ofrece al usuario, el grado de
satisfacción y las carencias, mediante encuestas y estadísticas.
q
Cooperación
La cooperación intrauniversitaria y con organizaciones y/o unidades de
información externas, permitirá el ahorro de recursos humanos y financieros:
•
Promover la cooperación de la Biblioteca con otras bibliotecas de la
Universidad, que manejen una temática afín, como el caso de la
Facultad de Medicina, para compartir recursos informativos y facilitar el
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Marcos. San Martín Armijo, Carmen.
acceso a los mismos por parte de los usuarios de ambas Facultades.
Esto sería beneficioso también para la suscripción de revistas.
•
Aprovechar la Alianza estratégica entre San Marcos, la UNI y la
Universidad La Agraria, para compartir recursos informativos.
•
Desarrollar una política de desarrollo de colecciones basada en la
cooperación, formación de consorcios, contactos con unidades de
información afines e instituciones del ámbito de salud con quienes
compartir recursos y convertir en proveedores a la vez.
q
Ambientación e Infraestructura
Es importante contar con un ambiente e infraestructura que propicie el estudio
y el desarrollo óptimo del trabajo interno, asimismo es necesario tomar las
medidas adecuadas para la conservación y preservación de las colecciones.
Para ello se han considerado las siguientes estrategias:
•
Adquisición de equipos de cómputo para la sala de lectura y el trabajo
interno.
•
Ambientación de la hemeroteca y su sala de lectura, así como
la
compra de estantería adicional.
•
Organización de los ambientes para la Sala Perú y el Archivo Histórico.
•
Tomar medidas de prevención para la conservación de los documentos,
instalando deshumedecedores, ventiladores y realizando una limpieza
constante.
En el Anexo 5 esta el cuadro de indicadores de desempeño de las estrategias
propuestas.