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1 Documentos contables vamos a conocer... 1. Las escrituras y los estatutos sociales 2. Obligaciones contables de los empresarios 3. Estructura y contenido de los libros contables 4. La legalización de libros PRÁCTICA PROFESIONAL Registro de las operaciones en los libros de empresarios individuales y al finalizar esta unidad... Conocerás los documentos y características de la constitución de una sociedad mercantil, así como la forma de administrarla. Comprenderás la necesidad de llevar unos registros de las operaciones y los distintos documentos soporte que emplean los empresarios para cumplir con la normativa. Aprenderás a realizar los trámites y gestiones necesarios para legalizar la documentación contable y a registrar las operaciones en los libros registros de pequeños empresarios. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 6 23/05/14 19:22 7 CASO PRÁCTICO INICIAL situación de partida José Pérez y María Ruiz son antiguos compañeros del colegio que se encuentran en la oficina del banco en el que tienen depositados sus ahorros. José Pérez sabe que María está cursando estudios de gestión administrativa. Aprovechando esta circunstancia, la invita a tomar un café para exponerle una serie de dudas que le han surgido al iniciar un proyecto empresarial junto con su hermana, que trabaja por las mañanas en una guardería pero que está dispuesta a ayudarlo por las tardes. José duda sobre la conveniencia de realizar su actividad como empresario individual o como empresario social. Ni siquiera tiene claro que pueda crear una sociedad mercantil siendo solo un socio. Al mismo tiempo, lo asustan las formalidades de la constitución de una sociedad. Por otra parte, José se siente intimidado por la complejidad de los documentos contables. María le explica que tiene diferentes alternativas a la hora de crear su empresa y que esa decisión es muy importante, ya que en materia contable las obligaciones de llevanza de libros y registro son muy diferentes. Desde el punto de vista de María, teniendo en cuenta que el negocio de José es pequeño y que desea realizar él mismo el registro de las operaciones, le recomienda que adopte la forma jurídica de empresario individual. Esto le permitirá registrar sus operaciones en unos libros registro de ingresos y gastos, además de anotar los inmovilizados que adquiera en un libro registro de bienes de inversión. José no está muy convencido y empieza a dudar de su capacidad para llevar las cuentas él mismo; además, su negocio experimentará un crecimiento muy rápido, según sus previsiones. Con lo cual sería inevitable el adoptar una contabilidad más profesional con libro Diario y libro de Inventarios y Cuentas anuales. estudio del caso Ante las dudas planteadas por José y la acuciante necesidad de solucionarlas antes de iniciar la apertura de su empresa, María lo invita a acompañarla a su Instituto para exponerle las dudas a su profesor de Contabilidad. Antes, deciden hacer un listado de las dudas que le han surgido en la conversación. 1. ¿Puede una sola persona crear una sociedad mercantil? Si es así, ¿qué documentos debemos realizar y qué pasos seguir para legalizar mi empresa? 4. ¿Cuál es la estructura de los libros contables obligatorios y qué implica su legalización y qué implica la obligación de depósito de cuentas? 2. En el caso de que la empresa decida crearla junto con su hermana, ¿cómo se definen las relaciones entre los socios y quién puede administrar el negocio? 5. En el caso de que finalmente opte por ser un empresario individual y dado que se trata en inicio de una microempresa, ¿qué documentación deberá llevar y cuál es el formato de los libros registro para empresarios no sometidos al impuesto sobre sociedades sino al IRPF? 3. Si decide crear una sociedad mercantil, ¿qué documentos contables deberá llevar, tanto obligatoria como voluntariamente? Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 7 23/05/14 19:22 Unidad 1 8 1. Las escrituras y los estatutos sociales recuerda Persona jurídica Nuestro Derecho define a la persona jurídica como una institución que es sujeto de derechos y obligaciones, que ejerce por medio de un representante. Todas las sociedades anónimas y limitadas son personas jurídicas. Como ya hemos estudiado en el curso anterior, existen dos formas de llevar a cabo una actividad empresarial. Podemos realizar esta actividad por nuestra propia cuenta y riesgo o mediante la creación de una sociedad. La creación de una sociedad se realiza mediante escritura de constitución y da lugar al nacimiento de una nueva persona; en este caso, una persona jurídica. La escritura de constitución es el documento en el que los socios expresan su intención de crear una sociedad. Es, por tanto, un contrato que obliga a los socios a cumplir una serie de obligaciones; entre ellas, la más importante es la de aportar su parte del capital en la empresa. Una vez se firma ante notario, se crea la sociedad, debiendo el administrador llevar dicha escritura al Registro Mercantil para que se registre su creación y, por tanto, dando publicidad de la misma. En la escritura de constitución se especifican las aportaciones de los socios y los estatutos. Los estatutos son las reglas de funcionamiento de la sociedad, determinan su funcionamiento y sirven de referencia para resolver conflictos entre los socios. La administración de la sociedad, pudiendo establecer un solo administrador, varios administradores o un consejo de administración. En las empresas de mayor tamaño se debe crear un consejo de administración, que se encargará de la toma de decisiones más relevantes y cederá la gestión del día a día a una persona u órgano ejecutivo de dirección. ELEMENTOS QUE DETERMINAN LOS ESTATUTOS Normas para la disolución y liquidación. Estructura y cuantía del capital y las reservas. saber más Administración solidaria Dos o más administradores que ejercen la gestión de la empresa indistintamente. Tienen los mismos poderes y la firma de uno de ellos basta para comprometer a la sociedad. La gestión es más dinámica, siempre que exista confianza. Administración mancomunada Dos o más administradores que ejercen la gestión de la empresa conjuntamente. Es necesaria la firma de todos los administradores para comprometer a la sociedad. Esto hace que la gestión sea menos ágil, pero más segura. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 8 Clases de acciones o participaciones sociales y sus privilegios. Fijación de mayorías reforzadas en acuerdos de especial importancia a adoptar en los consejos o en las juntas de socios. Es importante dejar claro que la creación de una sociedad no implica que necesariamente exista más de un socio. La normativa española permite la creación de sociedades unipersonales, siempre que se haga constar en su denominación social. Esto no implica que se pueda prescindir de las formalidades anteriores: deben otorgar escritura de constitución y proceder a su registro en el Registro Mercantil de igual forma que las demás. Los únicos empresarios excluidos de esta obligación son los empresarios individuales, que actúan bajo su cuenta y riesgo, es decir, como persona física sujeta a IRPF. 23/05/14 19:22 Documentos contables 9 2. Obligaciones contables de los empresarios Todas las empresas y empresarios están obligados a llevar la contabilidad y una serie de libros. Estos libros dependerán, en primer lugar, de la forma jurídica de la empresa, y, en segundo lugar, del régimen fiscal concreto a que esté sometida dicha empresa. 2.1. Obligaciones contables de las personas físicas (sujetas al IRPF) caso práctico inicial Los apartados siguientes explican cuáles son los libros obligatorios, dónde se deben legalizar y la formulación de las cuentas anuales. Se consideran personas físicas los empresarios individuales, las comunidades de bienes y las sociedades civiles. Las actividades económicas que pueden desarrollar se dividen en: saber más a) Actividades mercantiles sometidas al Código de Comercio: Con la Ley de Emprendedores (Ley 14/2013, de 27 de septiembre) el empresario es libre de constituirse en emprendedor de responsabilidad limitada, pero si lo hace deberá cumplir obligaciones similares a una sociedad (garantías para los acreedores, inscripción en el Registro Mercantil, etc.). Esto le permite salvaguardar su vivienda habitual hasta un valor de 300 000 €. • Régimen de estimación directa: – Modalidadno rmal. – Modalidadsimpl ificada. • Régimen de estimación objetiva. b) Actividades no mercantiles: agrícolas, profesionales, deportivas y de artistas. • Actividades agrícolas, deportivas y de artistas en régimen de estimación directa, modalidades normal y simplificada. El emprendedor de responsabilidad limitada • Actividades agrícolas en régimen de estimación objetiva. • Actividades profesionales en régimen de estimación directa, modalidades normal y simplificada. Libros obligatorios para personas físicas ACTIVIDADES MERCANTILES EN RÉGIMEN DE ESTIMACIÓN DIRECTA NORMAL Legislación mercantil Legislación fiscal • Libro Diario • Libro Diario • Libro de Inventarios y Cuentas anuales • Libro de Inventarios y Cuentas anuales • Libros de IVA ACTIVIDADES MERCANTILES EN RÉGIMEN DE ESTIMACIÓN DIRECTA SIMPLIFICADA Legislación mercantil Legislación fiscal • Libro Diario • Libro registro de ventas e ingresos • Libro de Inventarios y Cuentas anuales • Libro registro de compras y gastos • Libro registro de bienes de inversión • Libros de IVA ACTIVIDADES MERCANTILES EN RÉGIMEN DE ESTIMACIÓN OBJETIVA Legislación mercantil Legislación fiscal • Libro Diario • Libro registro de bienes de inversión (únicamente aquellos que deduzcan amortizaciones por sus elementos de activo) • Libro de Inventarios y Cuentas anuales • Libro registro de ventas e ingresos (por las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones) Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 9 23/05/14 19:22 Unidad 1 10 Las actividades no mercantiles no tienen libros obligatorios según la legislación mercantil; sin embargo, sí deben cumplir con las obligaciones de registro fiscales. EJEMPLO Estructura de Libro Registro según el IRPF: LIBRO REGISTRO DE COMPRAS Y GASTOS N.º operación Fecha Concepto Proveedor / Acreedor Base imponible N.º fra. Tipo IVA IVA soportado Importe facturado IVA soportado Importe facturado LIBRO REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS N.º operación Fecha Concepto Cliente / Deudor Base imponible N.º fra. Tipo IVA LIBRO REGISTRO DE BIENES DE INVERSIÓN N.º operación Fecha alta Concepto Proveedor inmov. Vida útil Valor adquisición Valor residual Base Amortización amortización 2.2. Obligaciones contables de las personas jurídicas (sujetas al IS) Se consideran personas jurídicas las corporaciones, asociaciones y fundaciones de interés público reconocidas por la ley, así como las sociedades de interés particular, sean civiles, mercantiles o industriales, a las que la ley conceda personalidad propia, independiente de la de cada uno de sus asociados. Todas las sociedades mercantiles deben llevar: • Libro Diario. • Libro de Inventarios y Cuentas anuales. • Libro o libros de actas. • Libros de IVA (cuando les corresponda). Además de estos libros obligatorios para todas las sociedades mercantiles, según el tipo de sociedad llevarán los siguientes libros adicionales: • Sociedades de responsabilidad limitada, sociedades limitadas laborales y sociedades de garantía recíproca: libro registro de los socios. • Sociedades de responsabilidad limitada unipersonal: libro registro de la sociedad. • Sociedades anónimas, sociedades anónimas laborales y sociedades comanditarias por acciones (en caso de que la sociedad posea acciones nominativas): libro registro de acciones nominativas. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 10 23/05/14 19:22 Documentos contables 11 Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y libro Diario. Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán solventarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables. saber más Impuesto sobre sociedades (IS) Este impuesto obliga al pago de un tributo a las empresas que adoptan forma jurídica de sociedades, debiendo ingresar en la Hacienda Pública un porcentaje determinado sobre los beneficios obtenidos durante el ejercicio económico desarrollado. 2.3. Obligaciones contables de todo empresario respecto al IVA Los sujetos pasivos de IVA deben: • Llevar contabilidad y los registros que se establezcan. • La contabilidad debe permitir determinar de forma precisa el IVA repercutido [cuenta (477)] y el IVA soportado [cuenta (472)]. • Registrar todas las operaciones realizadas, dentro de los plazos establecidos para la liquidación y el pago del impuesto. Libros registro relativos al IVA • Libro registro de facturas expedidas: recoge facturas y documentos sustitutivos expedidos. • Libro registro de facturas recibidas: recoge facturas recibidas, documentos de aduanas por los bienes importados y las facturas o documentos expedidos en los casos de autoconsumo, adquisiciones intracomunitarias e inversión del sujeto pasivo. • Libro registro de bienes de inversión: para sujetos pasivos que deben practicar la regularización de deducciones por los bienes de inversión. • Libro registro de operaciones intracomunitarias: recoge las transferencias y adquisiciones intracomunitarias de bienes y, desde el 1 de enero de 2010, también las prestaciones de servicios. EJEMPLO Estructura de Libro Registro según el IRPF: LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EMITIDAS A EFECTOS DEL IVA N.º registro Fecha N.º fra. NIF Cliente Base Tipo IVA IVA Tipo RE RE Total factura LIBRO REGISTRO DE BIENES DE INVERSIÓN A EFECTOS DEL IVA N.º operación Fecha Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 11 Inmovilizado Proveedor N.º fra. Total importe Prorrata aplicada IVA deducible 23/05/14 19:22 Unidad 1 12 3. Estructura y contenido de los libros contables 3.1. Libro de Inventarios y Cuentas anuales caso práctico inicial Leyendo y analizando este apartado el alumnado podrá responder a las dos últimas cuestiones planteadas en el estudio del caso. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. El libro de Inventarios se compone de: A. Balance inicial detallado de la empresa: es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Este debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. MODELO DE BALANCE INICIAL (1) (2) (3) (4) (5) (1) Número de unidades. (2) Cuentas y descripciones. (3) Precios por unidad. (4) Valor de cada partida. (5) Total de las partidas que forman una sola cuenta. B. Balance de comprobación de sumas y saldos: presentará todas las cuentas con saldo de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor. C. Inventario de cierre: comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripción con la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio, así como el detalle de las obligaciones en el pasivo. Este inventario de existencias supone el recuento físico de todas las unidades que componen las existencias de la empresa, junto con su precio y valor total. D. Cuentas anuales Las cuentas anuales comprenden: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. El Balance de situación comprenderá, con la debida separación, el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 12 23/05/14 19:22 Documentos contables 13 BALANCE DE SITUACIÓN DE PYMES A 31-12-20XX ACTIVO Número de cuenta PATRIMONIO NETO Y PASIVO Título de la cuenta Importe A) ACTIVO NO CORRIENTE Número de cuenta Título de la cuenta Importe 180 303,62 A) PATRIMONIO NETO 314 733,70 II. Inmovilizado material 180 303,62 A1) FONDOS PROPIOS 314 733,70 (220) Terrenos y bienes naturales 72 203,62 I. Capital 206 551,54 (221) Construcciones Capital 206 551,54 VII. Resultado del ejercicio 108 182,61 Resultado del ejercicio 108 182,16 108 100,00 B) ACTIVO CORRIENTE (102) 254 632,50 II. Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar 194 531,29 (430) Clientes 192 328,87 C) PASIVO CORRIENTE (472) Hacienda Pública, IVA soportado VI. Efectivo y otros activos líquidos equivalentes (570) Caja, € (572) Bancos c/c (129) 2 202,42 120 202,42 IV. Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar 120 202,42 110 200,20 60 101,21 (400) Proveedores 6 010,12 (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 10 002,22 54 091,09 TOTAL 434 936,12 TOTAL 434 936,12 La Cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos, excepto cuando proceda su imputación directa al patrimonio neto. Los ingresos y los gastos se clasificarán de acuerdo con su naturaleza, y se distinguirán los resultados de explotación de los que no lo son. CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS DE PYMES Número de cuenta Título de la cuenta Importe (Debe) Importe (Haber) 1. Importe neto de la cifra de negocios 162 273,26 Ventas de mercaderías 162 273,26 4. Aprovisionamientos –24 040,48 Compras de mercaderías –24 040,48 6. Gastos de personal –30 050,62 (640) Sueldos y salarios –24 040,50 (642) Seguridad Social a cargo de la empresa (700) (600) –6 010,12 A) RESULTADO DE EXPLOTACIÓN 108 182,16 C) RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS 108 182,16 D) RESULTADO DEL EJERCICIO 108 182,16 El Estado de cambios en el patrimonio neto tiene dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 13 23/05/14 19:22 Unidad 1 14 La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. También se informará de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores. El Estado de flujos de efectivo pone de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros (origen) y los pagos (destino) realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. Este estado de flujos de efectivo no es obligatorio para las empresas que puedan formular modelos abreviados de cuentas anuales. La Memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. 3.2. Libro Diario El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Las operaciones se contabilizarán mediante asientos contables, por orden cronológico, según se vayan produciendo. Para saber el orden de las anotaciones, se atenderá a la fecha de la factura, la fecha de la anotación bancaria, etc. según el documento a contabilizar. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. 3.3. Libro Mayor El libro Mayor recoge todos los movimientos de una cuenta que se han anotado previamente en el libro Diario. En el libro Diario se contabilizan todas las operaciones cronológicamente en forma de asiento contable, y posteriormente se crea una ficha por cada cuenta contable, que transcribe todos sus movimientos, formando el libro Mayor. El libro Mayor es un conjunto de fichas de cada cuenta contable, y en cada una de ellas aparece la fecha del movimiento, el número de registro, la contrapartida, la valoración en el debe o en el haber y el saldo. A diferencia del libro Diario, el libro Mayor no es un libro obligatorio; sin embargo, es muy útil para saber, por ejemplo, el dinero efectivo que hay en caja, cuánto se debe a un proveedor, etc. En la ficha de caja o en la ficha de ese proveedor, se conocería su saldo automáticamente. 3.4. Otros documentos y libros contables Además de los libros y documentos que hemos citado, existen otros que son de carácter voluntario. Entre los voluntarios, podemos citar: • Los libros de almacenes. Son libros y documentos empleados para el control de las existencias de los almacenes. • Los libros de caja o bancos. Son los libros y documentos empleados para el control del saldo de tesorería en caja y bancos. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 14 23/05/14 19:22 Documentos contables 15 4. La legalización de libros Los libros obligatorios para los empresarios deberán ser legalizados en el Registro Mercantil. 4.1. Obligación de legalizar Todos los empresarios que lleven contabilidad deberán legalizar los libros que obligatoriamente han de llevar, con arreglo a las disposiciones legales vigentes, en el Registro Mercantil de su domicilio social. En los supuestos de cambio de domicilio, tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen. Los libros que obligatoriamente debe legalizar todo empresario son: • El libro de Inventario y Cuentas anuales. • El libro Diario. También existe obligación de legalizar los siguientes libros: • El libro de actas. • El libro registro de socios. • El libro registro de acciones nominativas. • El libro registro de la sociedad. Asimismo, podrán ser legalizados por el Registro Mercantil los libros de detalle del libro Diario y cualesquiera otros que lleven los empresarios en el ámbito de su actividad. 4.2. La presentación de los documentos en el Registro Mercantil La presentación de los documentos contables en el Registro Mercantil deberá ajustarse a los plazos y formalidades que indica la normativa, pudiendo ser sancionada la sociedad o emprendedor de responsabilidad limitada que incumpla estos requisitos. Las sociedades deberán presentar para su legalización todos los libros que obligatoriamente deban llevar con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas. Los libros contables se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico. El registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formalización sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención, en la que se expresará el correspondiente código de validación. Por tanto, al realizar la presentación telemática a través de la plataforma del Registro Mercantil, se nos generará un certificado de presentación con un código identificativo equivalente al certificado en papel y con sello de registrador. Este código es muy importante y en caso de inspección fiscal se nos requerirá para que la Administración Tributaria examine nuestros libros. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 15 23/05/14 19:22 Unidad 1 16 Como vemos, las obligaciones contables de legalización se han adaptado plenamente a las nuevas tecnologías, aprovechando los medios de presentación telemática que aumentan la eficiencia y eficacia del proceso. Esta circunstancia se recogió en la Ley 14/2013 de Emprendedores de 27 de septiembre de 2013 que transforma en obligatoria la presentación telemática de los documentos contables en Registro. 4.3. Cómo realizar la legalización en Registro Mercantil En base a la obligación de presentación telemática de la documentación mercantil para su legalización en Registro debemos realizar la misma con arreglo a las instrucciones facilitadas por el Registro Mercantil. Antes de la presentación se necesita: • Tener uno de los certificados reconocidos (firma digital) válidos para poder realizar el envío. Serán válidos los certificados emitidos por la FNMT y se admitirán también certificados emitidos por entidades privadas autorizadas como CAMER FIRMA. • Inscribirse como usuario de la página del Colegio de Registradores. Con el alta se deberá suministrar una serie de datos: nombre, domicilio, datos bancarios, etc. Los libros se generan con el programa Legalia que se puede descargar gratuitamente desde la web del Registro Mercantil. Iniciada la presentación de la instancia se rellenarán todos los datos de los libros. Una vez cumplimentada la instancia con los datos requeridos se deberá acceder a la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores, para lo cual se debe disponer del certificado electrónico. Por lo general, las aplicaciones informáticas de gestión contable disponen de un módulo de enlace para la presentación de libros y cuentas anuales en el Registro. Finalizada la remisión telemática de los libros al Registro, se procederá a su tratamiento y se le remitirá vía telemática a la empresa una acreditación justificante de su presentación en fecha, siempre y cuando sea una presentación correcta. En caso contrario, se le notificará telemáticamente a la empresa para su subsanación. En base a la normativa mercantil el empresario deberá conservar una copia digital de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondientes a los libros presentados. 4.4. Plazos y coste de la legalización de libros Los libros deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones. Conforme a este plazo, si la empresa lleva su contabilidad con arreglo al año natural, apertura de ciclo contable a 1 de enero y cierre a 31 de diciembre, la presentación debe hacerse entre el 2 de enero y el 30 de abril del año siguiente al del ejercicio que se cierre. Los honorarios de los Registradores Mercantiles, como los de los demás fedatarios públicos, están regulados por la Administración. Para poder determinar el importe a pagar se deben identificar los libros a presentar y aplicar la tarifa correspondiente: Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 16 23/05/14 19:22 Documentos contables 17 N.º DE LIBROS HONORARIOS (€) IVA (tipo general) TOTAL (€) 1 16,98 3,57 20,55 2 21,49 4,51 26,00 3 25,99 5,46 31,45 4 30,50 6,41 36,91 5 35,01 7,35 42,36 6 39,52 8,30 47,82 7 44,02 9,24 53,26 8 48,53 10,19 58,72 9 53,04 11,14 64,18 Fuente: Registro Mercantil de Madrid. Los honorarios están sometidos a retención fiscal en el caso de personas físicas y deben liquidarse en el momento de la presentación. 4.5. Obligación de conservar los libros Los empresarios conservarán los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo que se establezca otra cosa por disposiciones generales o especiales, según nos dice el C.Co. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de libros y demás documentación y, si hubiese fallecido, la obligación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido. La legislación tributaria, sin embargo, define otros plazos. La Ley General Tributaria establece que a los cuatro años prescribe la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por tanto, según la normativa tributaria, deben conservarse los libros, documentos y justificantes durante cuatro años, que es el periodo de prescripción. Asimismo, la Ley del impuesto sobre sociedades permite compensar bases imponibles negativas durante 15 años para los periodos impositivos iniciados a partir de 1 de enero de 2002 y, durante ese tiempo de compensación, la Administración puede exigir la acreditación de bases negativas mediante la exhibición de la contabilidad y soportes documentales. saber más Terminología profesional Para denominar algunos textos legales de especial importancia, se emplean abreviaturas que nos sirven para identificarlos. En el ámbito profesional, utilizamos C.Co. para el Código de Comercio y C.C. para el Código Civil. ACTIVIDADES 1. Responde a las siguientes cuestiones: a) ¿Qué procedimientos seguirías para legalizar los libros contables si hubieras realizado las anotaciones y asientos contables mediante una aplicación informática? b) ¿Cuál es la fecha tope dentro del año natural para efectuar dicha legalización? c) ¿Cuánto tiempo deben conservarse los libros contables y la documentación relacionada? d) ¿Por qué las empresas dividen su actividad en ejercicios contables? e) Destinatarios de la información contable. ¿Quiénes son los interesados en la información contable? Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 17 23/05/14 19:22 Unidad 1 18 ACTIVIDADES FINALES 1. Identifica en cuáles de las siguientes formas jurídicas que puede adoptar una empresa es imprescindible formalizar escritura de constitución y recoger en ella unos estatutos sociales. a) Sociedad anónima. b) Empresario individual. c) Sociedad cooperativa. d) Sociedad de responsabilidad limitada. e) Sociedad civil. 2. ¿Qué libros deben llevar todas las sociedades mercantiles? 3. ¿Dónde legaliza los libros una sociedad que tiene varias sucursales en distintos municipios? 4. José Pérez Pérez decide crear su propia empresa de comercialización de productos fotográficos. Ante las posibilidades jurídicas que se le ofrecen, escoge ser empresario individual y realizar su operativa bajo su propia cuenta y riesgo, acogiéndose a la modalidad tributaria de estimación directa simplificada. Las operaciones que realiza en el mes de septiembre, primer mes de su creación, son las siguientes: Fecha Operación Concepto Denominación Base IVA Importe 02/09 Gasto Alquiler de local María Domínguez 1 000,00 € 210,00 € 1 210,00 € 02/09 Inversión Ordenador para tratamiento de imagen Apple 1 200,00 € 252,00 € 1 452,00 € 03/09 Inversión Mobiliario Mueble Ofix 6 500,00 € 1 365,00 € 7 865,00 € 03/09 Gasto Seguro empresa Mapfre 05/09 Gasto Cámaras fotográficas Nikon 05/09 Gasto Instalación línea telefónica Movistar 07/09 Inversión Máquina de revelado digital 08/09 Gasto 230,00 € 0,00 € 230,00 € 4 525,00 € 950,25 € 5 475,25 € 30,00 € 6,30 € 36,30 € Fujifilm 7 500,00 € 1 575,00 € 9 075,00 € Cámaras fotográficas Canon 5 152,00 € 1 081,92 € 6 233,92 € 10/09 Gasto Papel fotográfico HP 12/09 Gasto Cámaras de video Sony 12/09 Gasto Publicidad 15/09 Inversión 400,00 € 84,00 € 484,00 € 3 250,00 € 682,50 € 3 932,50 € Publi Papel 250,00 € 52,50 € 302,50 € Equipo climatizador Air Confort 3 000,00 € 630,00 € 3 630,00 € 17/09 Ingreso Ventas semana Cliente Caja 550,00 € 115,50 € 665,50 € 24/09 Ingreso Ventas semana Cliente Caja 720,00 € 151,20 € 871,20 € 28/09 Ingreso Servicio de fotografía institucional Ayuntamiento 3 500,00 € 735,00 € 4 235,00 € 30/09 Gasto Luz local Iberdrola 150,00 € 31,50 € 181,50 € 01/10 Ingreso Ventas semana Cliente Caja 800,00 € 168,00 € 968,00 € Sabe que puede amortizar los muebles y el equipo climatizador en 10 años, mientras que la maquinaria de revelado y el equipo informático los puede amortizar en 8 y 4 años, respectivamente. Se estima que la máquina de revelados tendrá un valor de recuperación del 10 % al finalizar su vida útil. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 18 23/05/14 19:22 Documentos contables 19 Registra las operaciones anteriores en los libros registro fiscales: • Libro registro de ventas e ingresos. • Libro registro de compras y gastos. • Libro registro de bienes de inversión. 5. Define en qué documento contable podrías encontrar la información que se te solicita a continuación: • Inversión en inmuebles de la empresa. • Resultados obtenidos en la actividad de la empresa. • Importe y cambios experimentados en la empresa respecto a su patrimonio neto. • Los flujos de caja producidos por las operaciones de cuentas del balance. • El detalle completo de movimientos de una cuenta determinada. • El detalle exhaustivo de las distintas existencias de la empresa. • Los arqueos de caja. • El registro de un hecho económico identificando origen y destino. • Los acuerdos de distribución del resultado, así como los principios contables que se han aplicado en una empresa. 6. Una pequeña empresa vitivinícola de Lugo, que se crea el 15 de febrero de 20XX, establece su ejercicio económico con apertura el 1 de septiembre y cierre el 31 de agosto. Determina las obligaciones registrales de esta sociedad y señala lugar y plazo para la presentación de sus cuentas. 7. Representa, mediante un esquema, los registros en los diferentes libros contables del ciclo que corresponde a un ejercicio económico. 8. Redacta en papel adecuadamente rayado el siguiente inventario: Inventario n.º 1, de situación económica, de Don Pedro Manso Alonso, al comienzo de sus operaciones, el 06/01/20XX. En esta fecha, decide iniciar un negocio, y cuenta para ello con 18 925,38 € depositados en el banco. entra en internet 9. Observa e identifica todas las fases estudiadas referidas a la contabilidad de una empresa que encontrarás en estas páginas web: <www.gabilos.com> <www.contabilidad.tk> 10. Te recomendamos que visites las páginas web del Registro Mercantil, de la Asociación de Notarios y de la Agencia Tributaria, donde podrás ampliar toda la información contenida en esta unidad: <www.registradores.org> <www.notariado.org> <www.agenciatributaria.es> Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 19 23/05/14 19:22 Unidad 1 20 PRÁCTICA PROFESIONAL Registro de las operaciones corrientes de un profesional en el libro registro de gastos, ventas y bienes de inversión Partiendo de los modelos de libros registro para profesionales que se han facilitado durante el desarrollo de esta unidad, trataremos de aplicarlos a la práctica profesional con una simulación de las operaciones llevadas a cabo por un profesional liberal. Nuestro cliente es un ingeniero informático que se dedica a la creación y mantenimiento de páginas web para empresas y particulares. Decide ejercer su actividad por cuenta propia, que inicia el 1 de octubre al hacerse cargo de las páginas web que había creado mientras trabajaba para otra empresa como empleado. Durante el mes de octubre, nos indica que ha realizado las siguientes operaciones: 01/10 Pago del alquiler del estudio donde tiene su despacho, por importe de 650 €, a Inmobiliaria Piso, S.A. 05/10 Adquiere un ordenador Apple por valor de 4 250 €. 06/10 Se le pasa por banco un recibo de 120 € de la compañía Ono por la instalación telefónica. 07/10 Se le carga en cuenta recibo de la luz por 65,35 €. 20/10 Entrega fin de proyecto de la web de Foto Luz, S.L. (B-28105234) percibiendo 5 000 € por los servicios. 30/10 Factura por mantenimientos de las webs a sus clientes: A-28000158 Ferreterías Martillo 550 € B-28010398 Alimentación, S.L. 450 € 25489654-L María Díaz de Vivar 220 € B-28020325 Bicicletas Ándale, S.L. 650 € A-28001582 Peluquerías Rizo, S.A. 1 000 € TRABAJO A REALIZAR Registro de las operaciones del ejercicio: Con los datos del caso propuesto y tomando como modelo las tablas expuestas a lo largo de la unidad, realiza el registro en los libros fiscales de las operaciones anteriores. Deberás realizar: • Libros de ingresos y gastos. • Libro de bienes de inversión. • Libro de facturas emitidas y recibidas. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 20 23/05/14 19:22 Documentos contables 21 EN RESUMEN Escritura de constitución ante notario CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD Estatutos sociales Inscripción en el Registro Mercantil LIBRO DIARIO Libros contables LIBRO MAYOR OBLIGACIONES CONTABLES DE LAS SOCIEDADES LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES Obligaciones registrales EVALÚA TUS CONOCIMIENTOS 1. De acuerdo con la normativa mercantil vigente, los libros contables serán legalizados en: a) El Registro Mercantil. b) Hacienda. c) El Ayuntamiento. 2. De acuerdo con la normativa mercantil vigente, los libros contables obligatorios son: a) Diario y de Facturas Emitidas y Recibidas. b) Diario, Mayor y de Inventarios y Cuentas anuales. c) Diario e Inventarios y Cuentas anuales. 3. Según el artículo 30 del Código de Comercio, «los empresarios conservarán los libros, correo, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados…». a) Durante 5 años. b) Durante 1 año. c) Durante 6 años. 4. ¿Qué plazo legal tiene la empresa para la legalización a posteriori de los libros contables? a) No hay plazo para la legalización a posteriori de los libros contables. Tratamiento de la docu contable Ud01.indd 21 Legalización Resuelve en tu cuaderno o bloc de notas b) Un mes. c) 4 meses contados a partir del cierre del ejercicio. 5. Conforme con la normativa mercantil vigente, el libro de caja es un libro contable: a) Principal. b) Obligatorio. c) Auxiliar. 6. El Balance: a) Informa de lo que la empresa tiene y de lo que debe, pero no de lo que le deben a ella. b) Informa de lo que la empresa debe y de lo que le deben a ella, pero no de lo que tiene. c) Tiene dos partes: activo y pasivo. 7. ¿Qué es el libro Mayor? a) El libro que recoge los cargos y abonos de todas y cada una de las cuentas de la empresa, así como la fecha y el saldo tras cada operación. b) El libro que recoge contablemente todas y cada una de las operaciones de la empresa. c) El libro en que se anotan las mayores deudas de la empresa. 23/05/14 19:22
