Instructivo Apostilla de La Haya - Ministerio de Relaciones Exteriores

Ministerio de Relaciones Exteriores
Dirección General para Asuntos Consulares y Vinculación
Convención de la Apostilla de La Haya
Instructivo para la Legalización
de Documentos Públicos Extranjeros
1. Introducción
2. Qué es la Apostilla y para qué sirve
3. Convenio de la Haya
4. Cómo y dónde se realiza
5. Costo del trámite
6. Quién puede/debe efectuarlo
7. Vigencia del documento tramitado
8. Cuántas veces debo asistir al organismo para hacerlo
9. Documentos que se pueden apostillar
10. Países signatarios, participantes y no participantes
11. Convenio de Apostilla de la Haya del 5/10/1961
12. Modelo de Apostilla para Uruguay
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La mejora sustancial de la calidad de vida y el servicio a las y los
compatriotas, vivan donde vivan, está entre los principales pilares de la
Cancillería y es objetivo fundamental de este gobierno.
La iniciativa fue llevada adelante por el Ministerio de Relaciones Exteriores
y el Ministerio de Economía y Finanzas, quienes oportunamente pusieron a
consideración de la Asamblea General el proyecto de ley referente al
“Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos
Públicos Extranjeros”, firmado en La Haya el 5 de octubre de 1961.
En la Convención se estableció este sistema de validez internacional que
remplaza las formalidades de la legalización consular a través de la emisión
de un sello, denominado Apostilla. La adhesión a la misma es un enorme
avance en la gestión de documentación.
El trámite consiste en colocar sobre el documento un apostillado o anotación
que certifica la autenticidad de los documentos públicos expedidos en un país
e invocados en otro. Así, se reconoce la eficacia jurídica de los documentos
entre países miembros, sin necesidad de la mencionada legalización consular.
La aplicación de este procedimiento permite disminuir enormemente el costo
y la cadena de legalizaciones de los documentos públicos que deben ser
presentados en nuestro país y/o en el país receptor miembro del Convenio:
partidas de Registro de Estado Civil, certificados de antecedentes judiciales,
títulos de estudio, certificados y/o constancias públicas, entre otros.
Esta, una de las principales metas de la gestión, ha sido llevada adelante en
clara respuesta al pedido planteado en los Encuentros Mundiales de Consejos
Consultivos de uruguayos en el exterior.
Hasta ahora, como país no integrante del Convenio, los documentos públicos
emitidos en Uruguay, llamados a surtir efecto en otros países debían seguir
un procedimiento en cadena de legalizaciones que involucraba la
participación de varias autoridades para obtener validez en el extranjero. Lo
mismo ocurría con la documentación extranjera que debía ser legalizada en
el consulado uruguayo correspondiente para obtener la validez de ese país.
Con esta medida Uruguay da un salto cualitativo en la modernización del
servicio consular, a la par que otras medidas llevadas adelante por la
Dirección General para Asuntos Consulares y Vinculación de la Cancillería.
Asimismo, beneficia de modo indirecto la inversión extranjera, aunque cabe
aclarar que dentro de este convenio no se incluyen documentos privados con
carácter comercial o aduanero.
La Convención entra en vigor para Uruguay a partir del 14 de octubre de
2012.
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2. Qué es la Apostilla de la Haya y para qué sirve
La Apostilla consiste en colocar sobre el propio documento público una
Apostilla o anotación que certifica la autenticidad de los documentos
públicos expedidos en un país e invocados en otro.
Los países firmantes de la Convención de la Apostilla reconocen, por
consiguiente, la autenticidad de los documentos que se han expedido en
otros Estados Parte y que estén apostillados.
La Apostilla de La Haya suprime el requisito de legalización diplomática y
consular de los documentos públicos que se originen en un Estado Parte del
Convenio y que se pretendan utilizar en otros Estados Parte. Los
documentos emitidos en un Estado Parte del Convenio que hayan sido
certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro
Estado Parte del Convenio, sin necesidad de otro tipo de acreditación de
autenticidad.
El poder del convenio consiste en la certificación inmediata de que la firma y
el sello del documento público emanan de una autoridad competente.
Vale aclarar que este trámite, al igual que la legalización, únicamente
certifica que la firma o sello que muestra el documento fue emitido por un
funcionario público o de fe pública en ejercicio de sus funciones, pero no
certifica la validez del contenido del documento.
3. Convenio de la Haya
El XII Convenio de la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional
Privado de 5 de octubre de 1961, también conocida como la Convención de
la Apostilla, suprime el requisito de legalización de los documentos públicos
extranjeros sustituyéndolo por la apostilla.
La Apostilla solo tiene validez entre los Estados Parte del Convenio, por lo
que si el país donde se necesita utilizar el documento no pertenece al
Convenio, será necesaria entonces la legalización diplomática y consular.
4. Cómo y dónde se realiza
Se deberá presentar la documentación a apostillar, previamente legalizada
por el Organismo competente, cuando corresponda, en el Ministerio de
Relaciones Exteriores, Centro de Atención Ciudadana.
(Cuareim 1384, esquina Colonia) planta baja, en horario de atención al
público).
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5. Costo del trámite
Cada apostillado tendrá el valor que le fije la reglamentación
correspondiente, sin perjuicio de los costos que por concepto de legalización
perciban otros organismos nacionales.
Cuando se trate de documentos procedentes de la Republica destinados a
producir efectos en el extranjero -sin perjuicio de la realización del
respectivo tramite de apostillado- el interesado deberá legalizar
previamente los mismos ante los organismos competentes (Por ejemplo:
Suprema Corte de Justicia, Ministerio de Educación y Cultura, Ministerio de
Salud Pública).
Cabe destacar que el trámite de legalización ante cada organismo, implica
un costo adicional a la Apostilla, el cual es fijado por el organismo
competente y que deberá ser consultado en cada caso por el interesado.
Asimismo, se resalta que el trámite de Apostilla, al igual que con la
legalización, no exime del requisito de la traducción del documento.
6. Quién puede/debe efectuarlo
El trámite no necesariamente debe ser personal, puede realizarlo un familiar
o un tercero.
7. Vigencia del documento tramitado
El documento no posee vencimiento
8. Cuántas veces debo asistir al organismo para hacerlo
Es necesario asistir una única vez. El trámite se realiza en el momento y
requiere la presentación de la documentación a apostillar, el abono del
arancel correspondiente y el retiro de la documentación apostillada.
9. Documentos que se pueden apostillar (ejemplos)
Documentos Notariales: Primeras Copias, Testimonios de Protocolización,
Testimonios por exhibición y Certificados Notariales (a modo de ejemplo:
primeras copias de Poderes, Testimonios Notariales de Sociedades,
Asociaciones, Fundaciones y demás personas jurídicas); documentos
privados con firmas certificadas, (a vía de ejemplo, autorizaciones para
viajar y declaraciones juradas), previa legalización ante la Suprema Corte
de Justicia.
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Exhortos internacionales (sentencias y laudos arbitrales) a ser invocados
en el extranjero.
Títulos Universitarios en original o Copia Certificada (previamente
legalizados por el Ministerio de Educación y Cultura)
Certificados de Antecedentes Judiciales
Testimonios de partidas originales expedidas por el Registro Civil
Certificados de salud (por ejemplo: esquemas de vacunación, historias
clínicas, certificados médicos, etc.) previamente legalizados por el Ministerio
de Salud Pública.
Certificados de Sanidad Animal
10. Países signatarios, participantes y no participantes
Países signatarios en:
http://www.hcch.net/index_es.php?act=conventions.status&cid=41
Países participantes en:
http://www.hcch.net/index_es.php?act=conventions.status&cid=41
Países no participantes:
http://www.hcch.net/index_es.php?act=conventions.status&cid=41
11. Convenio de Apostilla de la Haya del 5/10/1961
http://www.hcch.net/index_es.php?act=conventions.text&cid=41
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12. Modelo Apostilla para Uruguay
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