expedición de paz y salvos

EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVOS
ELABORACIÓN
Elaborado por:
Luis Arcesio Arenas Sánchez
Cargo: Auxiliar Administrativo
REVISIÓN
Revisado por:
Luis Fernando Plazas Henao
Cargo: Almacenista General
APROBACIÓN
Aprobado por:
Rafael López hoyos
Cargo: Secretario de Despacho
PROCEDIMIENTO
Código: P-SAD-60
Versión: 02
Expedición de paz y salvos
Fecha: 30/08/2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 3
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 3
6. CONTENIDO..................................................................................................... 5
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 6
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 6
9. ANEXOS ............................................................................................................ 6
PROCEDIMIENTO
Código: P-SAD-60
Versión: 02
Expedición de paz y salvos
Fecha: 30/08/2011
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto la expedición de paz y salvos a servidores
públicos en proceso de retiro del servicio.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los servidores públicos de la administración
central en proceso de retiro del servicio, incluye la participación directa de la
Dirección de Servicios Administrativos.
3. DEFINICIONES
3.1 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes
dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la
Entidad: Despacho del Gobernador, Oficina Privada, Oficinas, Secretarías de
Despacho.
4. NORMATIVIDAD
- Constitución Política. Artículos 122, 345, 209 y 269.
- Ley 87 de 1993.
- Ley 734 de 2002.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CLASIFICACIÓN
PROCESO: Servicios Administrativos.
SUBPROCESO: Gestión de Recursos Físicos y Mantenimiento.
5.2 INTERRELACIONES
PROCEDIMIENTO
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Versión: 02
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PROVEEDOR: Dirección de Servicios Administrativos.
CLIENTE: Servidores públicos de las unidades administrativas o dependencias de
la administración central.
5.3 RIESGOS Y CONTROLES
5.3.1 Riesgos
Posible entrega de paz y salvo de no conformidad.
5.3.2 Puntos de control
Verificación de que servidor público solicitante se encuentra a paz y salvo por
elementos asignados. (Actividades 2 y 3).
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6. CONTENIDO
No.
DESCRIPCIÓN
1
Presentar solicitud de expedición de
paz y salvo.
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3
4
5
6
7
Revisar inventario del solicitante a
través del sistema PCTG almacén.
Confrontar personalmente en
dependencia e inventario a cargo.
la
Expedir paz y salvo para la firma del
Superior Inmediato si está conforme a
la relación.
Hacer reposición o localizar
elemento si falta algún elemento.
PRODUCTOS
RESPONSABLE
TIEMPO
Solicitud
Servidor público
solicitante
1 Día
Consulta de
inventario
Confrontación
inventario
1 Día
Auxiliar
Administrativo
Paz y salvo
expedido
1 Día
1 Día
el
Coordinar entrega de paz y salvo, una
vez hecha la aclaración o reposición.
Aclaración
inventario
Servidor público
solicitante
3 Días
Paz y salvo final
Auxiliar
Administrativo
1 Día
Paz y salvo firmado
Almacenista
General
1 Día
Firmar paz y salvo, certificando la
conformidad de los bienes.
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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN
Código
Nombre
No aplica
Paz y salvo
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN
Recolección
Indización
Auxiliar
Base de Datos
Administrativo
PCT
Clasificación
Consecutivo
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1 Manual del Usuario PCT.
9. ANEXOS
No aplica.
ACCESO
CONSERVACIÓN
Personal
Autorizado
Auxiliar
Administrativo
Tiempo de
Retención
1 mes
DISPOSICIÓN
FINAL
Método
Archivo
Hojas de Vida