Manual de contabilidad Impresión

ÍNDICE
MANUAL DE CONTABILIDAD ........................................................................................................ 2
1.
2.
3.
4.
5.
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 2
OBJETIVO.................................................................................................................................. 2
DEFINICIONES ........................................................................................................................... 2
ESTADOS FINANCIEROS ............................................................................................................. 2
CONTABLES .............................................................................................................................. 3
Estado de situación financiera....................................................................................................... 3
Estado de resultados ..................................................................................................................... 3
Estado de origen y aplicación de los recursos................................................................................ 3
Estado de flujo de efectivo............................................................................................................. 3
Estado de afectación patrimonial .................................................................................................. 4
6.
PRESUPUESTALES ...................................................................................................................... 4
Estado que muestra los ingresos y egresos mensual, acumulado y modificaciones al presupuesto... 4
Estado de avance del ejercicio presupuestal de ingresos mensual y acumulado.............................. 4
Estado de avance del ejercicio presupuestal de egresos mensual y acumulado ............................... 4
7.
USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA .............................................................................. 4
8.
CUENTA PÚBLICA ...................................................................................................................... 4
9.
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA .......................................................................................... 5
10.
SISTEMA CONTABLE .............................................................................................................. 5
11.
PÓLIZAS ............................................................................................................................... 5
Póliza cheque Ch .......................................................................................................................... 5
Póliza egresos Egr ........................................................................................................................ 5
Póliza diario Dr ............................................................................................................................ 5
Póliza recursos estatales RecE ...................................................................................................... 5
Póliza cierre Cr ............................................................................................................................ 6
12.
PROCESO DE REGISTRO EN SISTEMA CONTABLE ...................................................................... 6
Instrucciones................................................................................................................................. 6
17.
DIAGRAMA DE REGISTRO EN SISTEMA CONTABLE ................................................................... 8
Catálogo de cuentas
Manual de Contabilidad
1. Introducción
Con el propósito de generar información financiera- presupuestal que sea
útil para la toma de decisiones, control y vigilancia de los recursos públicos
tanto para la administración, la sociedad y las dependencias encargadas de
fiscalizar el control de dichos recursos, se implementa el presente manual
de contabilidad..
2. Objetivo
El presente manual tiene la finalidad de facilitar al responsable la
realización de los registros de las operaciones que afectan económicamente
a la entidad, para que produzca sistemática y estructuralmente la
información financiera por medio de las transacciones, y otros eventos que
afectan al Instituto, realizando estados financieros que permitan revelar de
forma concreta el ejercicio del presupuesto, las fianzas y los resultados del
Instituto a una fecha determinada o durante un período de tiempo a
evaluar, observando los postulados básicos de:
Sustancia
económica,
Entidad económica, negocio en marcha, devengación contable, asociación de
gastos con ingresos, valuación, dualidad económica y consistencia
3. Definiciones
Se entenderá por:
Instituto.- El Instituto Morelense de Información Pública y Estadística.
LIPEM.- La Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos
Personales del Estado de Morelos
4. Estados Financieros
La contabilidad tiene como finalidad generar información acerca de las
operaciones que afectan al Instituto, generándola de manera ordenada y
debidamente clasificada para su correcto entendimiento e interpretación,
con la finalidad que los usuarios puedan interpretar correcta la información
financiera de acuerdo con los fines del Instituto, generando información en
los estados financieros de forma consistente, veraz y oportuna,
principalmente para:
Elaboró: Dirección General de Administración
Página 2
Catálogo de cuentas
•
•
•
Dar transparencia a las operaciones;
Rendición de cuentas; y;
Facilitar la fiscalización.
Estados financieros que emite el Instituto:
Representación estructurada de la situación y desarrollo financiero de una
entidad a una fecha determinada o por un periodo definido.
Con el propósito de proveer información del Instituto acerca de su posición
financiera, del resultado de las operaciones y los cambios en su patrimonio
contable y los recursos (que son útiles en el proceso de la toma de
decisiones económicas, proporcionando información de la evolución de los
activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, cambios en el patrimonio, y en
la situación financiera), se emiten los siguientes:
5. Contables
Estado de situación financiera
Este estado, muestra la situación de los activos, pasivos y patrimonio del
Instituto a una fecha determinada.
Estado de resultados
Este estado, muestra la información relevante acerca de las operaciones
desarrolladas por el instituto durante un periodo determinado, en el cual se
determina el déficit o superávit mediante la comparación de los ingresos
presupuestales aprobados y la aplicación del presupuesto ejercido.
Estado de origen y aplicación de los recursos
Este estado, proporciona información relevante sobre los cambios
mostrados en aumentos y disminuciones del activo pasivo y patrimonio, con
la finalidad de valorar el aumento o disminución del efectivo en periodo.
Estado de flujo de efectivo
Este estado, muestra las entradas y salidas de dinero de la cuenta bancaria
del Instituto, con la finalidad de valorar el efectivo con el que se dispone en
un periodo determinado.
Elaboró: Dirección General de Administración
Página 3
Catálogo de cuentas
Estado de afectación patrimonial
Este estado, muestra las variaciones en la cuenta del patrimonio, aumentos
y disminuciones por adquisiciones, bajas, déficit o superávit de los
ejercicios anteriores aumento o disminución de reservas.
6. Presupuestales
Estado que muestra los ingresos y egresos mensual, acumulado y
modificaciones al presupuesto
Este estado, muestra el presupuesto solicitado, las modificaciones por
medio de transferencias, el presupuesto real ejercido con la finalidad de
valorar el saldo presupuestal disponible, mensual y trimestral.
Estado de avance del ejercicio presupuestal de ingresos mensual y
acumulado
Este estado, muestra el avance presupuestal de los ingresos, programados
efectivamente entregados, y los pendientes de liberar en términos
monetarios y porcentuales en periodos trimestrales.
Estado de avance del ejercicio presupuestal de egresos mensual y
acumulado
Este estado, muestra el avance presupuestal de los egresos, programados
efectivamente erogados, con la finalidad de medir el avance de la aplicación
del presupuesto en un periodo trimestral.
7. Usuarios de la información financiera
Consejeros del Instituto, Trabajadores del Instituto, Gobierno del Estado,
Poder Legislativo, Auditoria superior de fiscalización, las Personas en el
ejercicio de derecho de acceso a la información y protección de datos
personales.
8. Cuenta pública
Documento que integra los estados financieros contables y presupuestales,
la cual se elabora de manera trimestral y anual con la finalidad de medir el
estado que guarda las finanzas del Instituto, en éste adicionalmente se
muestra la siguiente información:
•
•
•
Libro diario;
Balanza de mayor;
Balanza de comprobación;
Elaboró: Dirección General de Administración
Página 4
Catálogo de cuentas
•
•
•
Conciliaciones bancarias;
Estados de cuenta bancarios;
Acta de sesión de aprobación de la cuenta pública;
Resumen ejecutivo de aplicación presupuestal;
9. Documentación comprobatoria
Es el documento original que comprueba y ampara la entrega del pago en el
ejercicio presupuestal de acuerdo con los lineamientos emitidos para estos
efectos.
10.
Sistema contable
Sistema diseñado para el Instituto, el cual permite el registro en pólizas, de
las operaciones de manera cronológica y detallada, con la finalidad de
producir información financiera de forma sistemática, clara, veraz,
oportuna, confiable, comparable y comprensible.
11.
Pólizas
Documento que asienta el registro de las operaciones contables en la cuenta
de gasto que corresponde la documentación comprobatoria.
Póliza cheque Ch
Documento que muestra el registro de las operaciones que su forma de pago
se realiza con cheque nominativo.
Póliza egresos Egr
Documento que muestra el registro de las operaciones que su forma de pago
se realiza por medio de transferencia en portal bancario por Internet.
Póliza diario Dr
Documento que muestra el registro de las operaciones que no representan
una salida de recurso presupuestal (Dinero), tal como la realización de
provisión de pago para acreedores y proveedores, registro de las
adquisiciones que forman parte del patrimonio, de ingresos pendientes de
depositar en la cuenta bancaria del Instituto y cancelación de pólizas.
Póliza recursos estatales RecE
Documento que muestra el registro de los ingresos efectivamente
depositados a la cuenta bancaria del Instituto.
Elaboró: Dirección General de Administración
Página 5
Catálogo de cuentas
Póliza cierre Cr
Documento que muestra el cierre contable del ejercicio presupuestal, en el
que los gastos realizados se comparan con los ingresos recibidos para
determinar el déficit o superávit presupuestal.
12.
Proceso de registro en sistema contable
1. Recepción de documentación comprobatoria del usuario analista B
2. Pegado de información ( Ver instrucción 1)
3. Ingreso al sistema contable ( Ver instrucción 2 )
4. Campo póliza, identificar y Seleccionar tipo de póliza
5. Campo fecha, Seleccionar fecha en la que se realiza el registro
6. Campo referencia ( Ver instrucción 3)
7. Campo concepto, Registrar el concepto (Ver instrucción 4)
8. Campo cuenta, identificar y registrar la cuenta contable a la que
pertenece el gasto (consultar catalogo de cuentas y clasificador por
objeto del gasto);
9. Campo observación, registrar la descripción detallada del gasto
generado (Ver instrucción 5)
10. Registrar el número de departamento que vincula el gasto (Ver
instrucción 6).
11. Campo cargo, Registrar el importe total de la documentación, si así le
corresponde de acuerdo con la naturaleza contable de la cuenta.
12. Campo abono, Registrar el importe total de la documentación, si así le
corresponde de acuerdo con la naturaleza contable de la cuenta.
13. Guardar la póliza generada botón guardar F4
14. Seleccionar botón imprimir para que muestre la póliza en vista
preliminar.
15. Seleccionar Botón imprimir Informe, para la impresión de la póliza.
16. Archivo de póliza con la documentación comprobatoria en carpeta
correspondiente.
Instrucciones
1. Pegado de documentación en hojas de papel de la siguiente manera:
Elaboró: Dirección General de Administración
Página 6
Catálogo de cuentas
i. Utilizar papel de reuso primordialmente;
ii. Ordenar la documentación por tipo de gasto; y
iii. Ordenar la documentación cronológicamente por fecha;
2. Ingreso al sistema contable:
i.
ii.
iii.
iv.
Seleccionar de menú;
Seleccionar movimientos;
Seleccionar Pólizas.
Seleccionar Botón nuevo
3. En este campo se podrá anotar el número de factura, número de
referencia de los depósitos realizados a la cuenta bancaria;
4. En este campo se registrará la descripción general de la
documentación comprobatoria con la finalidad de identificar el gasto
de manera eficiente;
5. Información mínima que se deberá registrar;
i.
ii.
iii.
iv.
Cantidad cuando así se requiera, (Impresos, marcos,
aplicación de poliéster y gastos análogos);
Detalle del servicio recibido o compras realizadas (
medidas, periodo del servicio recibido, fechas de
estancia por hospedajes);
Nombre del consejero o trabajador quien ejerció el
gasto (cuentas, viáticos, gastos médicos, gastos de
representación);
Descripción del evento, y lugar de realización (cuenta
de Difusión e información institucional y análogas);
6. Listado de departamentos:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
1 Pleno del consejo
2 Secretaria Ejecutiva
3 Dirección General de Socialización
4 dirección General del SEDA
5 dirección general Jurídica
6 dirección general de administración
7 Dirección general de Informática
8 SESEE
Elaboró: Dirección General de Administración
Página 7
Catálogo de cuentas
17.
Diagrama de registro en sistema contable
Analista B
Sistema
Contable
Archivo
Recepción de
documentación
Pegado de
documentación
Ver Instrucción 1
Ingreso sistema
contable
Ver Instrucción 2
Campo póliza
identificar y
seleccionar tipo de
póliza
Campo fecha
seleccionar fecha
en la que se
realiza el registro
Campo referencia
Ver Instrucción 3
Campo concepto
Ver Instrucción 4
Campo cuenta
consulta catalogo
Campo
observación Ver
Instrucción 5
Campo
departamento Ver
Instrucción 6
Campo cargo
Registro de
importe en dinero
Campo abono
Registro de
importe en dinero
Botón guardar
F4
Botón imprimir
muestra vista
preliminar de la
póliza
Botón imprimir
informe
Elaboró: Dirección General de Administración
Archivo en carpeta
Página 8