1 1. OBJETIVO Establecer lineamientos y procedimientos para

DOCUMENTO: CONTROL PRESUPUESTAL DE ADQUISICIONES
Revisión No. : 1
Inicia Aplicación: Marzo 2012
Núm. DAF-PR- 004
HOJA: 1 DE 3
ELABORO: ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
REVISO: ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
AUTORIZO: GERENTE
GENERAL
Ana Peña
Hugo Cristóbal
Javier Rubio.
1. OBJETIVO
Establecer lineamientos y procedimientos para optimizar el control de las erogaciones por
concepto de inversiones y gastos, de acuerdo con el Presupuesto anual de Operaciones
aprobado por la Empresa.
2. ALCANCE.
El presente procedimiento es para todas las Compañías y oficinas del Grupo.
3. PROCEDIMIENTO
3.1. El usuario generará la requisición vía módulo de Compras o a través del
“FORMATO DE REQUISICIÓN” la cual deberá contar con los siguientes
requisitos:
3.1.1. Codificación para que el registro se lleve adecuadamente al gasto y centro de
costos correspondientes. Esta información puede ser consultada en la “GUIA
CONTABILIZADORA” disponible en la Intranet de la Empresa en la dirección
www.geoprocesados.com
3.1.2. Fecha
3.1.3. Cantidad y unidad de medida
3.1.4. Descripción detallada y código de los artículos.
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3.2. El área encargada de compras iniciara el proceso de cotización de los productos
solicitados para la preparación del análisis comparativo de precios provenientes de
al menos 3 diferentes proveedores, dicho análisis será entregado al área usuaria.
3.3. El usuario será responsable de obtener la autorización del Gerente de Área
presentando el comparativo de precios previamente elaborado en el área de
compras.
3.4. Una vez obtenida la autorización:
3.4.1. Se procederá con la validación de presupuesto disponible para la partida en
cuestión.
3.4.2. Posterior a la liberación por el área de control presupuestal mediante sello
indicativo de que el gasto ha sido presupuestado, se podrá iniciar o continuar
con el proceso de compra.
Todo gasto no considerado en el presupuesto, debe ser específicamente justificado para
su erogación por lo que de no haber presupuesto disponible para los conceptos solicitados,
el usuario procederá con:
3.4.2.1. Elaboración de la justificación utilizando el formato
“AUTORIZACION
DE
GASTOS
E
INVERSIONES
EXTRAORDINARIAS” (DAF-PR-003 Anexo 1)
3.4.2.2. Obtención de aprobaciones del Gerente de Área, Gerente General y,
en su caso, de la Dirección, para poder continuar con el proceso de
compra.
3.5. El área de compras genera la Orden de Compra de los artículos, adjuntando el
análisis comparativo elaborado anteriormente y la cotización con la mejor oferta.
3.6. En caso de requerirse anticipo, el área de compras será la responsable de coordinar
el pago del mismo con el área de cuentas por pagar, previa obtención de la
documentación correspondiente (Factura).
3.7. Una vez recibido el producto, el usuario deberá verificar que la entrega corresponde
a lo solicitado y firmar el acuse de recibo con la fecha de recepción.
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3.8.Para la liberación de la orden en cuentas por pagar, el área de compras entregará la
siguiente documentación soporte:
3.8.1
3.8.2
3.8.3
3.8.4
Orden de Compra o de Servicio.
Factura
Acuse con firma de recibido del producto o servicio
Solicitud de Pago
3.9. Posterior a la liberación de la orden de compra el área de cuentas por pagar registra
el pasivo del proveedor, para posteriormente continuar con la programación de pago
de pasivos.
4. ANEXOS
4.1. Autorización de Gastos e Inversiones Extraordinarias.
4.2. Diagrama de Flujo del Control Presupuestal de Adquisiciones.
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