el intercambio electronico de datos (edi).

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EL INTERCAMBIO ELECTRONICO DE DATOS (EDI).
1.- CONCEPTO GENERAL, SIGNIFICADO E IMPORTANCIA.......................................................2
2.- CONSIDERACIONES JURÍDICAS DEL EDI..................................................................................3
3.- IMPLANTACIÓN Y FACTORES CRÍTICOS EN SU DESARROLLO. .......................................4
4.- BENEFICIOS Y COSTES DEL EDI. .................................................................................................6
5.- LA INICIATIVA EMPRESARIAL.....................................................................................................7
6.- LOS SISTEMAS DE BANCA ELECTRÓNICA: UN "EDI NACIONAL" ....................................8
7.- OFERTA DE SOFTWARE PARA EL DESARROLLO DEL EDI..................................................9
8.- INFOVÍA DE TELEFÓNICA, INFOEDI.........................................................................................10
8.1.- CARÁCTERÍSTICAS GENERALES. .....................................................................................................10
8.2.- DESCRIPCION DEL SERVICIO INFOEDI ESTRUCTURA DEL SERVICIO INFOEDI..........10
8.3.- CONECTIVIDAD. MEDIOS DE ACCESO (INFOVÍA)..............................................................11
8.4.- CONEXIÓN CON OTROS SERVICIOS ......................................................................................12
8.5.- VENTAJAS ...................................................................................................................................12
9.- CONCLUSIONES. ..............................................................................................................................12
10.- ANEXO LEGISLATIVO.LEGISLACIÓN FACTURA TELEMÁTICA. ...................................13
10.1.- LEY 37/1992, DEL 28 DE DICIEMBRE DE 1992. .............................................................................13
10.2.- REAL DECRETO 1624/1992, DEL 29 DE DICIEMBRE. INCLUSIÓN DE UN ARTÍCULO 9.BIS AL RD
2402/1985, DE 18 DE DICIEMBRE............................................................................................................13
10.3.- REAL DECRETO 80/1996, DE 26 DE ENERO...................................................................................14
10.4.- ORDEN MINISTERIAL 7157/1996, DEL 29 DE MARZO DE 1996......................................................15
10.4.1.- ANEXO I: Carácteristicas técnicas que deben cumplir los soportes informáticos, para la
conservación de datos relativos a las facturas electrónicas emitidas en los sistemas de intercambio
de facturación por medios telemáticos..............................................................................................23
10.4.2.- ANEXO II: Contenido del diario a conservar en soporte magnético u óptico por el
promotor. ..........................................................................................................................................24
10.4.3.- ANEXO III: Estructura del lista resumen a conservar por los usuarios .............................24
11.- OTRAS CUESTIONES DE INTERES RELACIONADAS. LA FACTURA ELECTRÓNICA
GANA LA BATALLA. ¡ADIÓS AL PAPEL!........................................................................................25
12.- BIBLIOGRAFIA RELACIONDA CON EL TEMA......................................................................26
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1.- Concepto general, significado e importancia.
Hoy en día, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequeña que sea,
se encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles
de automatización de las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que
se encuentren integrados los programas de contabilidad con los que gestionan la
tesorería o la nómina y que estos datos se procesen muy rápidamente.
Pero suele suceder que dos empresas que mantienen una intensa relación comercial
cliente-proveedor y que disponen de sendos sistemas informativos contables avanzados,
realicen sus transacciones económicas introduciendo las órdenes de compra, las facturas
y el resto de documentos en sobres, que posteriormente son enviados por correo.
La solución que desde hace varios años están adoptando muchas empresas se denomina
EDI o Intercambio Electrónico de Datos. El EDI básicamente consiste en transmitir
electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones
informáticas, en un formato normalizado.
Los sistemas EDI (Electronic Data Interchange/ Intercambio Electrónico de Datos) son
un tipo de SIOs (Sistemas de Información Interorganizativos) que han aumentado
considerablemente su presencia en el mundo de los negocios en los últimos años. Tanto
es así que han pasado de considerarse fuente de ventajas competitivas a un imperativo,
sobre todo en ciertos sectores económicos, por lo que mucha s grandes empresas, por
ejemplo las del automóvil se niegan a hacer negocios con otras que no cuenten con EDI.
El intercambio electrónico de datos (EDI), trata por tanto, de sustituir el soporte físico
(papel) de los documentos mercantiles que intercambian las entidades, por transacciones
electrónicas entre sus respectivos ordenadores, y una vez acordados los formatos para
cada tipo de documento, transmitir su contenido de acuerdo a un determinado formato y
sintaxis fijado de antemano.
En definitiva, podemos definir EDI como el Intercambio Electrónico de Documentos
Normalizados Universalmente, que se realiza entre aplicaciones informáticas. Esta
definición introduce los tres componentes fundamentales para conseguir una correcta
aplicación del EDI: las Telecomunicaciones, como canal de distribución de la
información. la Estandarización a través de la normalización EDIFact, y la Integración
de la Información, como vía de automatización de los procesos informáticos. De esta
manera, cualquier compañía que realice una adecuada implementación del EDI puede
beneficiarse de las ya conocidas ventajas que éste aporta: seguridad y rapidez en el
intercambio de la información, eliminación de la intervención manual y de los errores,
automatización de procesos y reducción de costes administrativos y de gestión.
EDI es conocido por los múltiples beneficios que reporta a la empresa, proliferando en
la literatura empresarial historias de éxito de este sistema. Sin tratar de mitificar
podemos esquematizar los beneficios de EDI en:
a) Relacionadas con la calidad de la información: Se logra mayor exactitud de la
información, reduciendo los errores, por evitar la reentrada de datos.
b) Relacionados con la organización del trabajo y la reducción de tiempo: La
transmisión de información entre organizaciones es más ágil; mejora el cash-flow, a
través de la gestión electrónica del efectivo y la transferencia electrónica de fondos;
se puede trabajar independientemente de los tiempos de apertura de los socios
comerciales; el ciclo de ventas- facturas - pagos se agiliza.
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c) Relacionados con la mejora de las relaciones comerciales: El sistema favorece
dichas relaciones, al disminuir los tiempos para atender a la clientela y ofrecer a
ésta mejor información, por ejemplo, en el momento de mostrar catálogos de
productos y precios. De hecho algunos autores relacionan EDI con el TQM (Total
Quality Management), ya que EDI como TQM permite mejorar la satisfacción de
los clientes a través de una mejora de la disponibilidad de la información.
d) Relacionados con la reducción de costes: Aumenta la productividad, lo que se
traduce en la eliminación de muchos trabajos relacionados con recoger, enviar y
recibir información; se aminora el flujo de papel entre empresas y descienden los
costes de fax, correo y teléfono. También hay reducción de inventarios y costes
derivados, al disminuir o incluso desaparecer los tiempos necesarios para llevar a
cabo las órdenes; se pueden instalar sistemas del tipo JIT o MRP, para la
planificación, programación y control de la producción, al haber una mayor rapidez
en las confirmaciones de las ofertas de los pedidos.
2.- Consideraciones jurídicas del EDI.
Determinados problemas jurídicos podrían aparecer en la contratación con medios
electrónicos como la inexistencia de una legislación específica que regule esta nueva
forma de contratación que provoca una situación de inseguridad por que sería
aconsejable que se definan aspectos legales como el pago, el lugar de celebración, etc.
También en lo referente a la validez de los contratos celebrados a través de medios
electrónicos, habida cuenta de que los contratos son válidos independientemente de la
forma en que se hayan celebrado, siempre que estos reúnan los elementos esenciales
(consentimiento, objeto cierto y causa) y siempre que no sean contrarios a las leyes, a la
moral y al orden público.
Antes de iniciar las relaciones comerciales por contratación electrónica, las partes deben
acordar las reglas que van a ser válidas. Sería aconsejable que el contrato de iniciación
de las relaciones fuera lo más completo posible, tratando de cubrir las lagunas existentes
en materia de contratación electrónica.
También hay que destacar que la orden Ministerial de 22 de Marzo de 1996 regula la
facturación electrónica, y que como autorizaba la Ley y Reglamento del IVA, la
repercusión del impuesto se efectuará mediante factura o documento análogo, que
podrá emitirse telemáticamente.
Para los usuarios hay obligaciones como conservar en soporte magnético y en el orden
de transmisión o recepción los ficheros de facturas trasmitidos y recibidos y adoptar las
medidas de seguridad necesarias.
El centro servidor entonces se convierte en notario electrónico que emite certificados de
usuarios, de cambio de tráfico y de relaciones de intercambio.
Introducir EDI aparte de desembolsos económicos, provoca fuertes cambios en los
hábitos y formas de competir, resultando una compleja operación que requiere tomar
medidas estratégicas, orientadas a la sensibilización y divulgación como paso previo
para resolver aspectos técnicos y a una comunicación más directa del producto.
Hoy en día no existe legislación específica que regule la contratación vía EDI,
provocando una falta de seguridad y amparo jurídico, en las empresas que usan esta
tecnología, que sería deseable subsanar. En cualquier caso no ha de extrañarnos esta
carencia, máxime cuando el avance continuo de la tecnología telemática provoca un
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retraso irremediable en materia legislativa, la cual debería regular, al menos, los
siguientes problemas de EDI:
•
La determinación del momento y lugar de perfeccionamiento de los
contratos, lo cuál es importante para determinar la ley aplicable.
•
El riesgo de funcionamiento defectuoso del sistema, que da lugar a que
difiera el mensaje enviado del recibido.
•
Riesgo de fraude, es decir, presencia en el sistema telemático de un sujeto
que envía mensajes en nombre de otro (que es defraudado) suplantando su
identidad,...
3.- Implantación y factores críticos en su desarrollo.
El proceso de implantación de EDI, como el de cualquier otra Tecnología de la
Información, es complicado, y se puede considerar como un instrumento que conlleva
un cambio cultural. Este proceso debe encargarse a un equipo de proyecto con una
amplia base multifuncional, representado a todos los departamentos afectados por EDI;
de esta forma se maximizan los esfuerzos del trabajo al existir tanto un apoyo como un
conocimiento de las áreas que se beneficiarán/modificarán con el sistema.
A continuación se proponen una serie de fases básicas en el proceso de implementación
de EDI: Análisis de la factibilidad , Planificación preliminar, Desarrollo y Puesta en
marcha y seguimiento.
a) El análisis de la factibilidad tratará de determinar si este sistema de
comunicación es viable en la empresa, en base a un análisis coste/beneficio del
mismo. En los costes se tendrá en cuenta los derivados de las compras
necesarias en hardware y software, el alquiler de redes,..., en incluso la
reorganización de diversas funciones empresariales. A pesar de que los costes
son fácilmente tangibles, inteligibles y observables, los beneficios son
complicados de calcular, debido a los Múltiples impactos positivos de este
sistema. Se debería tener en cuenta la experiencia de otras empresas que
conocemos y que ya han usado EDI. Si de este análisis inicial se determina que
existen oportunidades razonables para el EDI, es, sobre todo, por el personal de
la alta dirección y de los directivos de las áreas funcionales afectadas, para que
el sistema pueda funcionar. La involucración a largo plazo de la dirección es
básica para el proceso de desarrollo de estos sistemas.
b) En la fase planificación preliminar deben establecerse, como mínimo, los flujos
de información afectados por el sistema y el impacto de EDI en la organización.
En cuanto a los primeros deberá determinarse el camino seguido por los datos y
documentos que se van a intercambiar., con lo que se analizarán:
•
La viabilidad de traducir a un formato estándar los documentos afectados.
•
Los interlocutores con los que se habrá de intercambiar información.
•
Las aplicaciones informáticas que se verán afectadas a fin de establecer cuál
podrá ser su nivel de integración con el sistema EDI.
Respecto a los interlocutores, sería importante que elijamos a socios con los que
mantenemos una buena relación, ya que ello ayudará a eliminar las tensiones que serán
inevitables al inicio de la implementación del sistema.
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En relación con el impacto que EDI tendrá en la organización, deberemos aprovechar la
oportunidad que supone la implantación de este sistema.
c) En la fase de desarrollo se tendrán como objetivos primordiales:
1.- Establecer definitivamente con qué socios se va a utilizar EDI.
2.- Determinar los acuerdos de intercambio necesarios con estos.
3.- Cubrir las necesidades técnicas.
d) Puesta en marcha y seguimiento de una prueba piloto, comprobando que el
mismo trabaja correctamente, al tiempo que se detectan y solucionan los
posibles errores, con el fin de asegurar el aprendizaje organizacional y
permitiendo un funcionamiento paralelo del nuevo sistema con el que se
pretende sustituir, con lo que se consigue una sustitución paulatina, muy
adecuada por motivos de seguridad.
El análisis del sistema EDI no debe acabar con la puesta en marcha del mismo, sino que
la empresa debe efectuar un seguimiento con el fin de determinar si cumple con los
objetivos para los que se implantó, si origina algún problema o si existen nuevas áreas
dónde podría incorporarse.
Brevemente, la guía de los primeros pasos para poder hacer EDI serían los siguientes:
• Asociarse a AECOC. En el caso de los proyectos EDI promovidos por AECOC
y/o que utilizan el estándar EANCOM, la dirección o direcciones electrónicas
significativas de una empresa se construyen en base al estándar EAN de codificación
de Puntos Operacionales (13 dígitos). Para la confección de estos códigos se utiliza
el correspondiente código de empresa (5 dígitos) asignado por AECOC en España.
Evidentemente, las empresas ya asociadas a AECOC podrán utilizar su
correspondiente código.
•
Dotarse del "hardware" necesario. La configuración mínima sería la siguiente:
1. Un PC compatible, a partir de un 486 con 8 Mb de RAM (recomendable
PENTIUM con 16 Mb de RAM).
2. Un modem.
3. Una línea telefónica (o una línea X.25 según necesidades y posibilidades).
• Adquirir una Estación de Usuario EDI. A la hora de escoger entre un software u
otro pueden y deben influir una serie de variables como son la plataforma hardware
donde se instalará (p. ej. PC o AS/400), el sistema operativo (DOS, WINDOWS,
UNIX,...), el volumen de tráfico estimado (la velocidad de proceso del software será
decisiva para volúmenes grandes), etc. AECOC considera de importancia capital el
hecho de que el software EDI haya sido previamente homologado (es un requisito en
los proyectos tutelados por AECOC) para así minimizar errores, incompatibilidades
y, sobre todo, para garantizar la facultad de dicho software para intercambiar los
mensajes en uso corriente.
• Firmar un contrato con una Red de Valor Añadido, que actúa como el
equivalente al servicio de correos, transportando y encaminando los documentos
intercambiados. En el caso del Servicio AECOM (servicio EDI bajo la tutela de
AECOC que utilizan principalmente empresas del sector de gran consumo,
prestatarios logísticos,...), dicha labor la lleva a cabo la empresa Telefónica Servicios
Avanzados de Información S.A. (TSAI). En el caso de desear utilizar los servicios de
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otra red (BT, IBM, GEIS, etc.), pueden dirigirse a AECOC para confirmar la
disponibilidad de la interconexión.
• Realizar el enlace entre la informática interna y el software de conexión al
Servicio AECOM. Esta labor puede desarrollarla el propio departamento de
informática de la empresa o bien su proveedor de software habitual. Las empresas
que suministran el software de conexión suelen también ofrecer sus servicios.
4.- Beneficios y Costes del EDI.
Toda organización, independientemente de su tamaño, debe obtener de la introducción
de los procedimientos de EDI un cierto número de beneficios mínimos:
• Menores costes de explotación: mayor productividad del personal antes dedicado
a la introducción de datos o gestión de documentos. Seguro que podemos llegar a
establecer los costes directos del personal que repasa las facturas o gestiona los
pedidos. Este personal, simplificando, puede realizar tareas de gestión (resolver
incidencias con los proveedores, p.ej.) pero también dedica parte de su tiempo a
tareas que no aportan valor a la empresa (p. ej. repasar las facturas, cosa que ya
podría realizar el ordenador y ofrecer directamente los resultados). Se trata, pues, de
potenciar la gestión y eliminar la rutina para aumentar así la productividad.
•
Mayor disponibilidad de los datos:
1. Transmisión electrónica (minutos). Los documentos nos llegarán antes que
por procedimientos tradicionales.
2. No introducción de datos (no demora). A menudo se piensa que el EDI no
aporta más rapidez que el fax. Esta apreciación cambia radicalmente si
pensamos que con EDI no deberemos reintroducir los datos en nuestro
ordenador para iniciar los procesos oportunos (p. ej. repaso de las facturas
con los albaranes).
3. Los datos no contienen errores. Es mucho más difícil que un documento que
nos llega por EDI y que, por tanto, ha sido generado directamente desde un
ordenador, contenga errores de origen. Pero además, el hecho de no tener que
reintroducir datos en destino también evita que nos podamos equivocar
nosotros en este proceso.
4. Simplificación del funcionamiento al normalizarse las transacciones (facturas
o pedidos iguales para todos).
5. Disminución de gastos de tratamiento de una transacción. Tareas ya
comentadas como la introducción de datos en el ordenador, repaso de
facturas, etc. tienen un coste económico elevado para la empresa. Utilizar el
EDI posibilita reducir a cero el coste de estas tareas relacionado con nuestros
interlocutores EDI.
6. Disminución de gastos de transmisión de una transacción. El envío o
recepción de un documento EDI nos puede costar alrededor de 15 ptas. Si
pensamos en procedimientos tradicionales como el correo (sello, papel, tinta,
sobre, manipulación...), teléfono (una conversación de 5 minutos puede
costar, en media alrededor de 300 ptas.) o fax (alrededor de 45 ptas. por
documento), podemos ver que comparativamente, y si el número de
transacciones EDI es elevado, éste es también un posible factor de
amortización de la inversión.
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Sin embargo hay que señalar tambien que hay varios conceptos de gasto en la
implantación del servicio, brevemente:
•
Asociación a AECOC: Cuota de entrada de 100.000 ptas. más una cuota anual
que depende del volumen de facturación de la empresa (mínimo 24.500
ptas./año), aunque en AECOC son más de 12.500 las empresas asociadas entre
las cuales posiblemente ya figurará la suya.
•
Hardware: Nos referimos fundamentalmente a la plataforma donde se instalará
la Estación de Usuario EDI. La opción más habitual es hacerse con un PC
Compatible y un modem para las comunicaciones, que pueden adquirirse en
cualquier comercio especializado o bien utilizarse alguno disponible en la
empresa. Los precios son, pues, sobradamente conocidos.
•
Estación de Usuario EDI: un software sobre PC puede rondar las 300.000 ptas.,
incluyendo normalmente un curso de formación y el mantenimiento por un año.
En el caso de softwares en otras plataformas superiores tipo AS/400, es mejor
contactar directamente con el proveedor, pues los precios dependen de multitud
de variables.
•
Alta a la Red de Valor Añadido: En el caso de la red de TSAI, la cuota de alta
es de 35.000 ptas.
•
Tráfico: es el coste de la utilización del Servicio EDI. La estructura de tarifas
varía según la red contratada, pero a riesgo de equivocarnos sensiblemente al
generalizar, y para un volumen de transacciones medio/alto se tiende hacia las
15 ptas. por documento transmitido o recibido.
•
Enlace con la informática interna: Muy variable, dependiendo de multitud de
factores como grado de integración, hardware y software disponibles, etc. En un
estudio realizado por AECOC se llegó a valores medios de 200.000 ptas. por
cada documento integrado. Debería, de todos modos, consultarse a una empresa
especializada.
5.- La iniciativa empresarial
Estos sectores son, precisamente, los que están demandando con más fuerza la
incorporación de la entidad financiera como un nuevo interlocutor EDI, lo que supone la
creación de una plataforma de comunicación entre el cliente, el banco y el proveedor,
basada en el intercambio electrónico de documentos universalmente estandarizados: el
EDI Financiero. Por tanto, el avance del EDI financiero está siendo impulsado por la
iniciativa de aquellas compañías que han alcanzado una madurez operativa en el EDI
comercial, y que comienzan a demandar a sus bancos la posibilidad de intercambiar la
información financiera en formato EDIFact. Es importante destacar que la utilización
del EDI comercial ha sido una imposición por parte de estas compañías (por lo general,
grandes empresas fabricantes y distribuidoras) a sus proveedores. La reacción de los
proveedores ha sido bien diferente: una parte de estos han utilizado el EDI de forma
defensiva, y con el único fin de mantener la relación comercial con el cliente. Estas
empresas, normalmente por razones de infraestructura informática, son un claro ejemplo
de una mala aplicación del EDI, donde hace únicamente las funciones de correo
electrónico. Muchos otros proveedores han aprovechado para hacer una buena
implementación, automatizando procesos internos con la información intercambiada vía
EDI (logística, pedidos, gestión de stocks, etc.), e incluso, han extendido su utilización a
la relación con otros agentes, como por ejemplo, proveedores de segundo nivel. Por
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tanto, las empresas que están en disposición de intercambiar documentos EDI con los
bancos responden normalmente a un perfil determinado:
• Como característica principal, son compañías con un gran volumen de pagos o
de cobros y, por consiguiente, un gran número de proveedores o de clientes.
• Son compañías que ya han incorporado el EDI dentro de su negocio, manejan
los formatos, y han invertido recursos en la integración con sus procesos,
llegando a automatizar un ciclo completo de intercambio con sus interlocutores,
como por ejemplo el ciclo de pedidos a proveedores (pedido - aviso de
expedición-factura).
• Buscan una sinergia departamental entre áreas financieras y áreas productivas
(logística, distribución, etc.). No es extraño encontrarnos con compañías que
solicitan información sobre EDI y que desconocen que ya está siendo aplicado
en algún departamento de su organización. Normalmente, las empresas que
demandan EDI para entornos financieros, conocen bien los beneficios ya
proporcionados por éste a otras ramas de la compañía, y buscan el enlace entre
ambos (por ejemplo, generación automática de órdenes de pago a partir de las
facturas electrónicas).
Por tanto, y aunque todavía incipiente, existe un dinamismo empresarial que está
contribuyendo a generar un aumento de interés por parte de los bancos en todas las
iniciativas EDI que se están desarrollando en nuestro país.
6.- Los sistemas de banca electrónica: un "EDI nacional"
Las entidades financieras han dado solución a estos problemas a través de los sistemas
de banca electrónica, sistemas que vienen implantando en sus empresas clientes, en
algunos casos, desde hace más de diez años.
Analizando el funcionamiento de estos sistemas, nos damos cuenta que, en la mayoría
de los casos, constituyen un pequeño EDI financiero. Hoy día, cualquier empresa puede
realizar la mayoría de las operaciones cotidianas con su entidad sirviéndose de la banca
electrónica: recibir la información de sus cuentas, enviar remesas de recibos,
transferencias, nóminas, etc., todo ello utilizando las telecomunicaciones como medio
de transmisión de la información. Recordemos que la canalización telemática de la
información era uno de los requisitos necesarios cuando definíamos el EDI Financiero.
Pero además, toda la información intercambiada entre el banco y sus clientes viaja en un
formato normalizado a escala nacional: el formato CSB.
Hace más de veinte años, la elaboración de los cuadernos CSB por parte de la banca
española, supuso la estandarización nacional de todas las operaciones bancarias
tradicionales. Por tanto, y aunque con la restricción de ser formatos únicamente válidos
para nuestro país y mucho menos completos que EDIFact, se cumple la segunda
característica recogida en la definición del EDI: la normalización.
Profundizando un poco más, los formatos CSB son un exitoso estándar nacional que
han trascendido a la mera utilización entre el banco y el cliente, y que es incorporado
por la mayoría de las empresas fabricantes de software financiero en las aplicaciones de
gestión empresarial. Esto permite a las compañías una integración de la información que
intercambian con el banco con estas aplicaciones; valgan como ejemplo la mayoría de
los programas de tesorería, que pueden ser alimentados directamente con la información
de saldos y movimientos (CSB 43) recibida del banco. Por su parte, los bancos
incorporan directamente las órdenes que les llegan en formato CSB, en sus sistemas de
validación y proceso, lo que quiere decir que también existe integración por parte del
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banco. En consecuencia, estamos ante una forma de relación banco-cliente, que bien
puede ser considerada como un EDI sectorial y local, lo que explica la lentitud de la
banca en el proceso de migración hacia formatos universales.
7.- Oferta de software para el desarrollo del EDI.
EDI*STAR (TELEINFORMATICA)
PLATAFORMA EN LA QUE TRABAJA : Todo tipo de plataformas: PC Windows,
Windows NT, UNIX, AS/400
PROTOCOLOS UTILIZADOS: OFTP, Red Telefónica Conmutada (X28), X25, Xmodem.
SINTAXIS QUE SOPORTA: Todos : AECOM, EANCOM, EDIFACT, ODETTE, etc
FUNCIONALIDADES DESTACADAS
• Dispone de herramientas para la integración completa con los sistemas de
gestión.
• Fácilmente integrable con Bases de Datos (OBC, DB2/400, SQL Server, ...)
• Planificador de tareas (traducción, envío, recepción,...)
• Módulo de Gestión de documentos con entrada manual y salida impresora.
• Audit-log para el seguimiento estricto de todas las tareas.
• Módulo de Factura Telemática según los requerimientos de la Agencia
Tributaria.
• Envío y recepción de mensajes binarios y mensajes de texto libre.
• Alto rendimiento en los procesos de integración y traducción.
EDIWIN (EDI COMUNICACIONES, S.L. - EDICOM)
PLATAFORMA EN LA QUE TRABAJA : PLATAFORMAS BASADAS EN
WINDOWS 32 BITS (WINDOWS 95 Y WINDOWS NT).
PROTOCOLOS UTILIZADOS: OFTP, X400, SMTP (Internet), FAX
SINTAXIS QUE SOPORTA: EDIFACT (formatos AECOM, EANCOM, EDIFACT),
Guías de Implantación sectoriales predefinidas y configurables gráficamente por el
usuario.
FUNCIONALIDADES DESTACADAS:
• Entorno intuitivo, aprovecha al máximo la potencia visual de Windows.
• Altas prestaciones de traducción y envío. Alcanza velocidades de traducción de
30.000 seg./min. (600 facturas/min. aprox.)
• Integración con el SII en un solo paso, a partir de cualquier estructura de
ficheros y codificación existente.
• Versatilidad en las comunicaciones, permite la conexión a diferentes VANs:
TSAI, IBM, GEIS, FONOCOM, etc.
• Mapeado de valores EDI con códigos internos, integrados en la estación.
EDI Workstation (ORIGIN SPAIN).
PLATAFORMA EN LA QUE TRABAJA : Windows (3.X, 95, NT) DEC, VAX, VMS,
Alpha, DOS, UNIX (AIX, SCO, HP, UX).
PROTOCOLOS UTILIZADOS: OFTP, X25, X400, XMODEM, 3270.
SINTAXIS QUE SOPORTA: EDIFACT (EANCOM, ODETTE, etc.), ANSIX12,
UNTDI.
FUNCIONALIDADES DESTACADAS.
• Permite modo de funcionamiento automático y desatendido.
• Planificador de tareas.
• Multi-usuario con restricciones de seguridad para cada módulo.
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•
•
•
•
•
Traducción de códigos enteros a estándar y viceversa de forma automática.
AUDIT-LOG que incluye errores e histórico de flujo de trabajo.
Histórico de mensajes (enviado, traducido, recibido, etc.)
Multi-Van: IBM, GEIS, BT, etc.
Permite entrada manual de documentos.
Impresión de documentos.
8.- Infovía de Telefónica, InfoEDI.
8.1.- Carácterísticas generales.
El servicio InfoEdi de Telefónica surge como respuesta a este tipo de usuarios
ofreciendo una centralización de herramientas y servicios para proporcionar una vía
económica y fácil de acceso a los servicios de transmisión EDI generando así una mayor
universalización del servicio.
Las nuevas tecnologías de la información, sustentadas en las características
diferenciadoras de la red Internet a nivel mundial e Infovía/Red IP en España, se han
convertido en un factor crítico para la mejora de la competitividad empresarial. En este
entorno surge el servicio InfoEdi de Telefónica con el objetivo fundamental de
posibilitar nuevos modos de estrategias empresariales y territoriales.
El servicio InfoEdi se basa en las siguientes características:
Servicio orientado a Pequeñas y Medianas Empresas, con mínimos requerimientos tanto
hardware como software. Ello posibilitará el acceso a los beneficios de EDI a un gran
número de usuarios que, por problemas de coste o infraestructura habían decidido
continuar el procesamiento de sus documentos comerciales mediante sistemas
tradicionales. El software necesario por parte del usuario consistirá únicamente en un
navegador estándar.
Modo de acceso al servicio estandarizado y universal. Los protocolos de comunicación
con el servicio InfoEdi son los utilizados por Infovía/Red IP o Internet, de bajo coste e
implantados en múltiples plataformas.
Bajo coste en la comunicación de datos, a la par que alta velocidad de transmisión.
Conectividad con el servicio EDI prestado por TSAI, principal servicio a nivel nacional.
El acceso al sistema posibilitará al usuario la conectividad con la Red de Valor Añadido
de TSAI, así como otras ventajas añadidas tales como conexión con la red mundial de
mensajería X.400 a través del servicio MENSATEX.400 prestado por TSAI y con el
servicio de fax de altas prestaciones MEGAFAX, también de TSAI.
Sencillez de uso. Sin ninguna experiencia previa, el usuario podrá manejar de manera
amistosa el sistema de formularios para cumplimentar los documentos que desee enviar
o procesar los recibidos.
Permite a grandes empresas unificar su relación con otros interlocutores (p.e.
distribuidores).
8.2.- DESCRIPCION DEL SERVICIO INFOEDI ESTRUCTURA DEL SERVICIO
INFOEDI.
Usuarios del servicio InfoEdi: empresas con bajo volumen de tráfico EDI, que se
conectan al servidor InfoEdi de TSAI por medio de una conexión a la red Infovía/Red
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IP, y que obtienen mediante este servicio los beneficios del uso del EDI que hasta ahora
sólo eran accesibles a las grandes empresas.
Usuarios EDI: grandes empresas con tráfico alto de mensajes EDI que usan el servicio
EDI estándar prestado por TSAI aprovechando al máximo las posibilidades y beneficios
del mismo.
Servidor InfoEdi: Servidor de TSAI encargado de actuar como interfaz entre los
usuarios InfoEdi y la RED de valor añadido de TSAI.
Servidor EDI: en el Servidor EDI prestado por TSAI cada empresa tiene asignado un
buzón a través del cual el usuario envía y recupera la información que sus interlocutores
comerciales le envían.
Servidores Megafax: encargados del servicio avanzado de fax prestado por TSAI.
Servidor Mensatex.400: servicio de mensajería público prestado por TSAI. Realiza
funciones de almacenamiento, encaminamiento y reenvío de mensajes, permitiendo el
intercambio de mensajes entre usuarios X.400.
Infovía/Red IP: Red que proporciona a los usuarios InfoEdi un acceso sencillo y
económico al servidor InfoEdi de TSAI.
RED X.25/IBERPAC: es la Red X.25 de Transmisión de Datos de Telefónica. Su
amplia difusión geográfica permite accesos muy baratos desde cualquier punto. Como
procedimientos de acceso pueden ser utilizadas líneas X.25 o líneas telefónicas
convencionales por accesos X.28 o X.32.
8.3.- CONECTIVIDAD. MEDIOS DE ACCESO (INFOVÍA)
Mediante INFOVIA/RED IP el usuario dispondrá de un medio de conexión al servicio
InfoEdi sin la necesidad de crear una infraestructura propia. Los únicos requisitos
técnicos que debe cumplir el usuario son:
Disponer de un ordenador personal:
Procesador 486 o superior.
8 Mb de RAM (aconsejable 16 Mb para W95).
Dispositivo gráfico VGA (aconsejable SVGA).
Capacidad de disco de 20 Mb como mínimo.
UART 16550 aconsejable.
Disponer de un equipo de comunicaciones (adaptador RDSI o módem 14.400bps
o superior) para acceder a la red a través de la Red Telefónica Básica o la RDSI
(Red Digital de Servicios Integrados).
Disponer de un navegador o de la aplicación software de acceso a
INFOVIA/RED IP.
La conexión a INFOVIA/RED IP proporciona un acceso:
Uniforme en todo el territorio nacional con idénticas condiciones de coste para
todos los ciudadanos.
Sencillo, sin necesidad de contratación previa por parte del usuario, mediante
marcación de un número determinado, único para todo el territorio nacional.
Económico, independientemente de su ubicación física, de la velocidad del
módem utilizado y de la Red Básica o RDSI, utilizada para acceder al servicio.
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8.4.- CONEXIÓN CON OTROS SERVICIOS
Es fundamental la conexión del sistema InfoEdi al resto del mundo EDI. Esto se
consigue mediante una conexión directa al Centro de Compensación EDI de TSAI. Así
se garantizan los elementos de seguridad y los niveles de calidad del servicio, al estar el
medio de comunicación bajo el control de TSAI. Esta garantía es imposible si la
interconexión de los servidores se realiza a través de una red como la INTERNET.
Además todo el conjunto forma parte del Centro de Servicios prestados por TSAI, con
lo que se beneficia de los servicios complementarios que presta (C.I.A.U., operación
24x7, seguridad, etc.).
Adicionalmente, se contempla la comunicación con el mundo X.400. Esto se consigue
mediante la conexión con el servicio MENSATEX.400 prestado por TSAI. De esta
forma es posible intercambiar mensajes EDI con usuarios de sistemas X.400. También
se logra el acceso a las salidas fax y telex de MENSATEX.400, con lo que se puede
enviar un documento a un destinatario carente de medios informáticos.
8.5.- VENTAJAS
Además de los beneficios de todo servicio EDI, el servicio InfoEdi ofrece una serie de
ventajas adicionales como son:
• Los usuarios no necesitan comprar y mantener el software EDI (herramientas de
traducción y comunicación) ya que éste reside en el servidor InfoEdi. Esto
supone un abaratamiento del servicio, y una reducción de la complejidad del
sistema del usuario.
• Método de acceso sencillo y económico mediante Infovía/Red IP.
• Mayor rapidez de implantación del sistema EDI. En el momento en que los
usuarios son dados de alta en el servicio pueden empezar inmediatamente el
intercambio de documentos con aquellas empresas del mundo EDI con las que
tengan una relación comercial establecida.
• Mantenimiento del software EDI transparente al usuario ya que éste se realiza
directamente en el servidor.
• Posibilita a las pequeñas empresas entrar en el mundo EDI para establecer
relaciones comerciales con las grandes empresas que hasta ahora eran las únicas
que podían amortizar los costes de implantación del servicio.
• Confidencialidad y seguridad en el intercambio de información. Aunque el
acceso al servicio sea a través de una red pública (Infovía/Red IP) la integridad
de los intercambios está asegurada ya que al ser dicha red propiedad de
Telefónica posibilita un mayor control de las comunicaciones.
• Para las grandes empresas, posibilita la captación de nuevos interlocutores y
unificación de procesos de tratamiento de la información.
9.- Conclusiones.
La utilización intensiva de herramientas ligadas al sector de las telecomunicaciones
introducirá cambios importantes en muchas de las actividades típicas del contable. De
entre todas las novedades que ligadas a esta tecnología repercutirán en la profesión
contable, el EDI es la más inminente. Actividades como la facturación o el control de
las existencias, con el EDI son automáticas. Esto supone, cuando el EDI está
perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informáticas, que la mayoría de los
asientos se realizan de forma automática.
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Algunas otras aplicaciones de las telecomunicaciones, como la utilización de agentes
informáticos también tendrán un considerable impacto en la profesión contable.
Si los contables deberán reciclarse para asumir las nuevas actividades que traerá el EDI,
también los auditores verán modificadas muchas de sus formas de trabajar. Es previsible
que la proliferación de sistemas EDI lleve a la utilización cada vez más acentuada de
técnicas de auditoría asistida por ordenador (TAAC). Los auditores tendrán acceso a
archivos electrónicos de documentos, que pueden almacenarse en discos WORM (Write
Once Read Many times). Este soporte es ideal para posteriormente realizar auditorías o
inspecciones ya que permite grabar los datos en ellos una sola vez y leerlos cuantas
veces se desee. Ante la imposibilidad de comprobar manualmente si coinciden todos los
documentos aportados con los asientos contabilizados, el auditor actualmente utiliza
técnicas estadísticas. Con el uso creciente de los soportes informáticos, se podrá evitar
el muestreo, verificando automáticamente la validez de los registros.
A medio plazo, el departamento financiero de las empresas puede verse seriamente
afectado por el outsourcing. Es decir, que tareas tradicionales del departamento
contable-financiero las realicen proveedores. Según Keegan y Portik (1995), una de las
principales tareas del departamento financiero será precisamente identificar qué
compañías son capaces de realizar mejor los servicios.
Otra característica de este fin de siglo es el avance imparable de la normalización en
todos los aspectos de la economía, que afectará a la profesión contable. Estos intentos
de normalización no sólo involucran a las prácticas contables, gracias el esfuerzo de los
organismos internacionales de contabilidad sino a otros niveles, como el de la
contabilidad normalizada a través de las redes de comunicación.
La organización del departamento de Contabilidad de cualquier empresa pasa
necesariamente por la captura y organización de los "papeles". Se podría sustituir la
palabra "papeles" por el término más general de "documento", independientemente de si
el soporte físico es papel, un fichero informático o una sucesión de impulsos eléctricos.
10.- Anexo Legislativo.Legislación factura telemática.
10.1.- Ley 37/1992, del 28 de Diciembre de 1992.
Capitulo V. Repercusión del Impuesto. Artículo 88. Dos:
"La repercusión del impuesto deberá efectuarse mediante factura o documento análogo,
que podrán emitirse por vía telemática, en las condiciones y con los requisitos que se
determinen reglamentariamente".
10.2.- Real Decreto 1624/1992, del 29 de Diciembre. Inclusión de un
artículo 9.bis al RD 2402/1985, de 18 de Diciembre.
Artículo 9.bis:
1. Las facturas transmitidas por vía telemática a que se refiere el artículo 88, apartado
dos, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, tendrán la misma validez que
las facturas originales.
La información contenida en la factura emitida y recibida debe ser idéntica.
La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o
profesional emisor o receptor su transformación en lenguaje legible, así como su
emisión en soporte de papel.
2. Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistema
de facturación telemática deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de Administración
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Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de
transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas en este artículo.
La Agencia Estatal resolverá sobre la solicitud en el plazo de los seis meses
siguientes a su recepción, sin perjuicio del requerimiento de cuantos datos o nuevas
informaciones resulten necesarios para la resolución del expediente, en cuyo caso se
interrumpirá dicho plazo.
Las modificaciones del sistema autorizado deberán comunicarse previamente a la
Agencia Estatal , entendiéndose aceptadas si no se deniegan en el plazo de los seis
meses siguientes.
Durante la tramitación de la solicitud inicial o de la modificación del sistema, el
Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal podrá
realizar controles en el establecimiento del emisor, del receptor o del prestador del
servicio de teletransmisión.
Una vez autorizado el sistema, los interesados presentarán a la Administración
tributaria una declaración de inicio de su uso con una anticipación mínima de treinta
días a su puesta en servicio.
3. Las facturas deben conservarse con su contenido original y en el orden cronológico
de su emisión por el empresario o profesional emisor y de su recepción por el
empresario o profesional receptor, en los plazos y condiciones fijados por este Real
Decreto. Sólo deberán conservarse en soporte papel, durante los plazos señalados,
una lista semestral de los mensajes emitidos y recibidos y de correcciones o
anomalías eventuales.
4. La Administración tributaria podrá comprobar en cualquier momento en los locales
de los empresarios y profesionales autorizados, así como de los prestadores del
servicio de teletransmisión que el sistema cumple las condiciones exigidas en la
autorización, mediante las operaciones técnicas necesarias para constatar su
fiabilidad. El resultado de la comprobación se recogerá en diligencias, haciéndose
constar la conformidad del sistema o el incumplimiento de las condiciones exigidas.
Sin perjuicio de la incoación del expediente sancionador que, en su caso, proceda, la
negativa a permitir el acceso a los locales o la resistencia u obstrucción a la
realización de los controles determinarán la caducidad automática de la
autorización. El incumplimiento de las condiciones establecidas para el
funcionamiento de los sistemas telemáticos, determinará la suspensión de la
autorización, concediéndose al interesado un plazo de tres meses para que regularice
la situación, produciéndose, en otro caso, la caducidad de la autorización del sistema
de facturación telemática.
5. Lo dispuesto en este artículo no será de aplicación hasta que el Ministro de
Economía y Hacienda dicte las correspondientes normas de aplicación.
10.3.- Real Decreto 80/1996, de 26 de Enero.
Modificación del anterior RD 1624/1992. Se modifican los apartados 2 y 3 del artículo
9bis, que quedarán redactados de la siguiente forma:
" 2. Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistema
de facturación telemática, deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de Administración
Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de
transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas en este artículo. La
Agencia Estatal resolverá sobre la solicitud en el plazo de seis meses siguientes a su
recepción, sin perjuicio del requerimiento de cuantos datos o nuevas informaciones
resulten necesarios para la resolución del expediente, en cuyo caso se interrumpirá
dicho plazo. Las modificaciones del sistema autorizado deberán comunicarse
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previamente a la Agencia Estatal entendiéndose aceptadas si no se deniegan en el plazo
de los seis meses siguientes. Durante la tramitación de la solicitud inicial o de la
modificación del sistema, el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la
Agencia Estatal podrá realizar controles en el establecimiento del emisor, del receptor o
del prestador del servicio de teletransmisión. Una vez autorizado el sistema, los
interesados presentarán a la Administración tributaria una solicitud de autorización de
su uso con una anticipación mínima de treinta días a su puesta en servicio.
3. Las facturas deben conservarse con su contenido original y en el orden cronológico
de su emisión por el empresario o profesional emisor y de recepción por el empresario o
profesional receptor, en los plazos y condiciones fijados por este Real Decreto. Sólo
deberán conservarse en soporte papel, durante los plazos señalados, una lista secuencial
de los mensajes emitidos y recibidos y de correciones o anomalías eventuales."
10.4.- Orden Ministerial 7157/1996, del 29 de Marzo de 1996.
7158 La ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido,
contempla en su artículo 88. Dos la posibilidad de que la emisión de facturas o
documentos análogos, se efectúe por vía telemática, con los mismos efectos y
trascendencia que se atribuyen a la tradicional facturación en soporte papel. Dicho
artículo dispone que las condiciones y los requisitos se determinarán
reglamentariamente. Al amparo de dicha remisión, el Real Decreto 1624/1992, de 29 de
diciembre, dio redacción al artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 diciembre,
el cual ha sido modificado por el Real Decreto 80/1996 de 26 de enero.
El apartado 5 del mencionado artículo 9 bis establece que lo dispuesto en el mismo no
será de aplicación hasta que se dicten por el Ministro de Economía y Hacienda las
correspondientes normas de aplicación. Al amparo de dicha autorización a fin de dar
cumplimiento al dispuesto en ella, se dicta la presente Orden, que tiene por objeto
adecuar el ordenamiento español en materia de facturación al ámbito comunitario, en el
que la aceptación del sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos está
generalizada.
En aras de minorar la presión fiscal indirecta del contribuyente, así como de facilitar
todo aquello que redunde en beneficio de la economía nacional sin menoscabo de la
gestión y control tributario, y en cumplimiento de lo dispuesto en el mencionado
artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, la presente Orden desarrolla el régimen
jurídico aplicable a los sistemas de facturación por medios telemáticos, definiendo el
marco jurídico de las obligaciones formales y materiales en todos los sujetos que
intervienen en el mismo, sustituyendo las facturas en soporte papel por facturas
electrónicas que deberán conservarse en soportes magnéticos u ópticos de acuerdo con
las especificaciones contenidas en la presente Orden.
Los principios que informan los sistemas de facturación telemática contemplados en la
presente Orden son:
• El interés general que supone la aprobación de un sistema de facturación por
vía telemática.
• Eficacia tanto en la gestión empresarial y profesional, como en el control
administrativo.
• Respeto absoluto al principio de integridad de los datos, debiendo
conservarse íntegramente en los ficheros magnéticos y con el máximo nivel
de detalle, la información contenida en las facturas. Reconocimiento a todos
los efectos fiscales del carácter de justificante de las facturas en soporte
electrónico, siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente
Orden.
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Por otra parte, la necesidad de dotar de efectividad el principio de justicia tributaria
recogido en el artículo 31 de la Constitución, plantea entre otras exigencias, la de dotar
de la máxima eficacia posible la actuación de la inspección de los tributos. En este
sentido, y dado el alto grado de implantación de los medios informáticos para la levanta
de la contabilidad es necesario, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 36 del
Reglamento General de la Inspección de los Tributos, aprobado por Real Decreto
939/1986, de 25 de abril, y de conformidad con la habilitación de la disposición final
del mismo texto, dictar la disposición adicional contenida en la presente Orden, por la
que se establece la obligación de conservar en soporte magnético u óptico determinados
ficheros y documentos llevados por medios informáticos.
En su virtud, este Ministerio ha dispuesto:
Primero. Conceptos y definiciones.
Uno. Factura electrónica.- Se entenderá por factura electrónica un conjunto de registros
lógicos, almacenados en soportes susceptibles de ser leídos por equipos electrónicos de
procesamiento de datos, que documentan las operaciones empresariales o profesionales,
con los requisitos exigidos en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. En las
líneas de las facturas electrónicas, que en todo caso deberán respetar los mencionados
requisitos, podrán sustituirse las descripciones de los bienes o servicios que constituyan
el objeto de las operaciones facturadas por sus correspondientes códigos estables. Se
entiende por códigos estables aquellos códigos alfanuméricos que identifican de forma
única e inequívoca, entre otros, los bienes, servicios, lugares, personas, etcétera, cuya
información se transmite a través de un sistema de intercambio de facturación por
medios telemáticos y que tienen un carácter de permanencia en su aplicación, y con
idéntico significado para cualquier usuario del sistema. Las listas de códigos estables y
la descripción de los mismos deberán constar en tablas históricas que puedan ser
utilizadas automáticamente por los programas de los usuarios para el tratamiento de los
ficheros producidos.
Dos. Sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- A los efectos de la presente
Orden, se entenderá por sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos,
aquel sistema en el que intervienen un promotor del mismo, uno o más centros
servidores, los usuarios del sistema y, en su caso, los prestadores de servicios
informáticos, con la finalidad de efectuar intercambios de facturas por medios
electrónicos conforme a las especificaciones definidas por la presente Orden y la
normativa que se dicte en desarrollo de la misma. Los sistemas que operen con varios
centros servidores deberán adoptar un único estándar de normas de intercambio
electrónico de datos, de manera tal que se respeten íntegramente los formatos físicos y
lógicos de los documentos intercambiados entre emisor y receptor. Asimismo, deberán
especificarse los mecanismos de intercambio entre centros servidores que aseguren la
continuidad del control definido en esta Orden.
Tres. Promotor de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.Tendrán tal consideración los empresarios, profesionales, o sus agrupaciones, que sean
titulares de la autorización de un sistema de intercambio de facturación por medios
telemáticos, conforme al artículo 9 bis, punto 2, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de
diciembre.
Cuatro. Usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- Se consideran
como tales a los empresarios, profesionales o sus agrupaciones que sean autorizados a
operar en cualquiera de los sistemas definidos en esta Orden, conforme al párrafo 5 del
artículo 9 bis, punto 2, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.
Cinco. Centro Servidor de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- Se
entiende por tal el prestador del servicio de teletransmisión o asimilado que asegura la
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transparencia e integridad de los datos transmitidos entre usuarios o partícipes del
mismo, al que se refiere el artículo 9 bis, punto 4, del Real Decreto 2402/1985, de 18 de
diciembre.
Seis. Prestador de Servicios Informáticos.- Se entiende por tal, a los efectos de un sistema de
intercambio de facturación por medios telemáticos, a los empresarios, profesionales o
sus agrupaciones que desarrollen o comercialicen programas o equipos suministrados a
uno de dichos sistemas.
Segundo. Ambito de aplicación.
Lo dispuesto en esta Orden será de aplicación en todo el territorio español, sin perjuicio
de lo que se disponga en Convenios y Tratados internacionales. Tanto el promotor como
los usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos,
deberán ser residentes en territorio español o actuar en el mismo mediante
establecimiento permanente. No obstante, los usuarios podrán utilizar este sistema en
relación con sus operaciones aunque el receptor de las mismas no sea residente en
territorio español.
El centro servidor deberá tener el carácter de residente en territorio español, o actuar en
el mismo mediante establecimiento permanente, debiendo estar ubicadas en dicho
territorio las instalaciones que soporten físicamente los documentos electrónicos
intercambiados, las aplicaciones informáticas y los estados de control correspondientes.
Tercero. Características técnicas de los so
portes Informáticos.
Las características técnicas que deben cumplir los soportes informáticos para la
conservación de datos relativos a las facturas electrónicas emitidas en los sistemas de
intercambio de facturación por medios telemáticos, deberán ajustarse a lo dispuesto en
el anexo I.
Cuarto. Procedimiento de autorización de la implantación o modificación de un
sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.
Uno. Solicitud.- Los interesados en promover la implantación de un sistema de
intercambio de facturación por medios telemáticos, o la modificación de uno ya
autorizado, deberán dirigir un escrito de solicitud al Departamento de Inspección
Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Dicha
solicitud podrá ser presentada ante la Delegación de la Agencia Estatal de
Administración Tributaria que corresponda por razón del domicilio del promotor.
Dos. Documentación a aportar.- Deberá adjuntarse al escrito de solicitud una memoria
detallada con el siguiente contenido mínimo:
1. Motivación de la solicitud, con especial referencia a las razones que aconsejan la
implantación de un sistema de intercambio de facturación a través de medios
telemáticos en el colectivo de contribuyentes afectado.
2. Estatutos que regulan las relaciones a establecer entre todos los participantes del
sistema.
3. Estudio económico con estimación de las ventajas que la implantación del
sistema representa.
4. Descripción general del sistema y de los estándares de intercambio propuestos.
5. Configuración física y lógica del sistema incluyendo:
6. Protocolo de comunicaciones.
7. Formatos o estructuras de ficheros a transmitir y conservar por los usuarios.
Análisis orgánicos y funcionales de los programas relacionados con la
facturación electrónica con indicación de los lenguajes de programación
utilizados.
Programas suministrados a los usuarios, fuentes y ejecutables, por el promotor o
los centros servidores.
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8. Tablas completas de codificación de mensajes, incluidos los de error de las
comunicaciones.
9. Descripción de las medidas de seguridad incorporadas en los centros servidores,
así como de las fórmulas o mecanismos que aseguran la integridad y exactitud
de la información transmitida.
10. Características técnicas y especificaciones en general de las opciones de
entornos de usuarios aceptados por el promotor, tanto de equipos como de
programas, así como los manuales de usuario y de explotación correspondientes.
11. Modelo de contrato de adhesión al sistema de intercambio de facturación por
medios telemáticos y sus anexos, que como mínimo deberá identificar a las
partes contratantes, código de usuario, fecha de inicio de las operaciones,
compromiso explícito por parte del promotor de haber comunicado las
especificaciones jurídicas y técnicas autorizadas al sistema, así como de
informar al usuario de cuantas modificaciones se produzcan y su reconocimiento
y aceptación expresa por parte del usuario. Asimismo, deberá definir de forma
precisa la identificación temporal de los momentos de emisión y recepción, el
cifrado, en su caso, normas de seguridad, de aceptación y de tratamiento de
excepciones, entre otras la repudiación, la modificación y la anulación de
documentos.
12. Acreditación del cumplimiento de los requisitos y condiciones exigidos por la
Ley 31/1987, de 18 de diciembre, de Ordenación de las Telecomunicaciones,
modificada por la Ley 32/1992, de 3 de diciembre.
13. Identificación de los centros servidores del sistema.
A petición de la Inspección de los Tributos, se aportará cualquier otro tipo de
información y documentación adicional necesaria para la resolución del expediente.
Tres. Modificación de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos.- Cualquier
alteración en las especificaciones técnicas de un sistema, así como los supuestos de
sucesión, fusión, absorción o transformación del promotor, o cualquier otra variación
que implique cambio en la titularidad de la actividad del mismo, se considerarán
modificaciones y deberán ser autorizadas siguiendo el procedimiento establecido en este
apartado.
Cuatro. Resolución de las solicitudes de autorización de la implantación o de modificación de un sistema
de intercambio de facturación por medios telemáticos.- Previamente a la concesión de la
autorización, podrán realizarse, tanto en el establecimiento del emisor como en el del
receptor o en el de los dos prestadores del servicio de teletransmisión, los controles
pertinentes conforme a lo dispuesto en el párrafo 4 del artículo 9 bis, punto 2, del Real
Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.
El Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria resolverá de forma
expresa, en el plazo de seis meses, las solicitudes de autorización y modificación. El
mencionado plazo se interrumpirá por el requerimiento al promotor de cuantos datos o
nuevas informaciones resulten necesarias para la resolución del expediente.
La solicitud de modificaciones de un sistema de intercambio de facturación por medios
telemáticos se entenderá aceptada si no se deniega en el plazo de seis meses.
Las resoluciones dictadas por el Director del Departamento de Inspección Financiera y
Tributaria serán reclamables en vía económico-administrativa, previo recurso de
reposición, si el interesado decidiera interponerlo.
Serán causas de denegación de la autorización el incumplimiento de cualquiera de las
disposiciones establecidas en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, en esta
Orden, y en las Resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que la
desarrollen y, en particular:
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1. La falta de colaboración con la Inspección de los Tributos respecto a la
comprobación del cumplimiento de los requisitos fijados para el establecimiento
del sistema.
2. La carencia de medidas de seguridad suficientes que permitan garantizar la
existencia, exactitud e integridad de las comunicaciones y su correcta transmisión, o
en caso contrario, la conservación adecuada de los mensajes de error conformes a
esta Orden.
3. La inexistencia de programas y ficheros de datos necesarios que permitan la
reconstrucción completa del camino de auditoría del sistema.
4. La falta de procedimientos y controles que aseguren la conservación del contenido
original, y en el orden cronológico, de la información que está obligado a tener a
disposición de la Administración Tributaria durante el período de prescripción.
Cinco. Registro de las autorizaciones de Sistema de Intercambio de Facturación por Medios Telemáticos.El Departamento de Inspección Financiera y Tributaria llevará un Registro con el
debido detalle de las autorizaciones de implantación, así como de sus modificaciones.
Las modificaciones debidamente autorizadas surtirán los efectos en todos los usuarios o
partícipes sin que sea preciso solicitar modificación por los mismos de forma
individualizada. A estos efectos, deberán ser notificados por los promotores del sistema
de las referidas modificaciones.
Quinto. Procedimiento de autorización a usuarios de un sistema de intercambio de
facturación por medios telemáticos.
Uno. Solicitud.- Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones que deseen operar
como usuarios de un sistema de intercambio de facturación por medios telemáticos,
deberán dirigir una solicitud de autorización al Departamento de Inspección Financiera
y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, con una anticipación
mínima de treinta días a su puesta en servicio.
La solicitud se acompañará de una copia legitimada del contrato de adhesión al sistema
de intercambio correspondiente. En el supuesto de que el sistema dispusiera de varias
opciones de conexión al mismo, deberá hacerse mención expresa de la opción elegida.
Se efectuarán tantas solicitudes como sistemas a los que se desee adherirse.
Es requisito previo al inicio de este procedimiento, que el sistema de facturación al que
se solicita la incorporación haya sido autorizado con anterioridad.
Dos. Resolución de las solicitudes de autorización de usuarios de un sistema de
intercambio de facturación por medios telemáticos.- El Director del Departamento de
Inspección Financiera y Tributaria resolverá sobre las solicitudes de autorización
recibidas, en el plazo de un mes desde su recepción, sin perjuicio del requerimiento al
usuario de cuantos datos o nuevas informaciones resulten necesarias para la resolución
del expediente de autorización, en cuyo caso se interrumpirá dicho plazo.
Transcurridos los plazos señalados anteriormente sin mediar resolución expresa del
Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, se entenderá
concedida la autorización.
Las relaciones de usuarios autorizados se comunicarán al promotor, que las pondrá en
conocimiento de los centros servidores, al objeto de que procedan a la conservación de
los datos de control conforme a lo dispuesto en esta Orden.
Las resoluciones dictadas por el Director del Departamento de Inspección Financiera y
Tributaria serán reclamaciones en vía económico-administrativa, previo el recurso de
reposición, si el interesado decidiera interponerlo.
Será causa de denegación de la autorización el incumplimiento de cualquiera de las
disposiciones establecidas en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, en esta
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Orden y en las Resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que la
desarrollen, y en particular:
1. La falta de aportación de la información solicitada.
2. La falta de colaboración con la Inspección de los Tributos respecto a la
comprobación del cumplimiento de los requisitos fijados para el establecimiento
del sistema.
3. El incumplimiento de los requisitos derivados de las especificaciones jurídicas y
técnicas contenidas en el expediente de autorización del sistema al que solicita
su adhesión.
4. La falta de procedimientos y controles que aseguren la conservación del
contenido original y, en el orden cronológico, de la información que está
obligado a tener a disposición de la Administración Tributaria durante el período
de prescripción. Así como la inexistencia de programas y ficheros de datos
necesarios que permitan la reconstrucción completa del camino de auditoría del
usuario.
Tres. Registro de las autorizaciones de usuarios.- El Departamento de Inspección Financiera y
Tributaria llevará un registro con el debido detalle de las autorizaciones concedidas.
Sexto. Obligaciones del promotor de un sistema de intercambio de facturación por
medios telemáticos.
Uno. Obligaciones.- El promotor es responsable de la adopción de los controles suficientes
para asegurar el cumplimiento de las condiciones y requisitos establecidos en esta
Orden, en las resoluciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que se
dicten en desarrollo de la misma, así como en el expediente de autorización, y,
asimismo, estará obligado a:
a) Facilitar a la Inspección de los Tributos el acceso a sus instalaciones y a
proporcionar todo tipo de datos, antecedentes y justificantes, incluidos los
registrados en soportes electrónicos, y permitir la obtención de copias y la
realización de las pruebas necesarias para verificar si el sistema ajusta sus
especificaciones a los requerimientos administrativos. Asimismo, deberá
facilitar los documentos y pruebas de auditoría informática que, en su caso, se
realicen sobre el sistema por auditores externos.
b) Conservar, durante el período de prescripción del derecho de la Administración
para determinar las deudas tributarias afectadas por las operaciones
correspondientes, un fichero histórico de los usuarios del sistema de intercambio
de facturación por medios telemáticos gestionado con indicación de su fecha de
alta y baja, en su caso, así como razón social, número de identificación fiscal y
código interno de usuario. Copia de este fichero será presentada ante el
Departamento de Inspección Financiera y Tributaria con carácter anual durante
el mes de enero de cada año.
c) Disponer, en los centros servidores, de los debidos procedimientos y controles
que aseguren la conservación del contenido original, en orden cronológico, de la
información que está obligado a tener a disposición de la Administración
Tributaria durante el período de prescripción.
d) Conservar durante el mismo período un diario por el método de partida doble de
la actividad de cada centro servidor, en el que figuren debidamente saldadas, a
nivel de cada transmisión, las facturas recibidas con las imputaciones realizadas
en la recepción, y las facturas transmitidas con sus respectivos orígenes en la
emisión de cada centro servidor. Los asientos incorporarán como referencia
obligatoria un número interno y seriado de operación.
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El contenido del diario mencionado en el párrafo anterior se conservará en
soporte magnético u óptico, con las características que se desarrollan en el
Anexo II de la presente Orden.
e) En los supuestos de intercambio de facturas electrónicas con mediación de más
de un centro servidor, será obligatoria la información relativa al código de centro
servidor interlocutor de origen o destino de la información en el diario antes
mencionado.
f) El promotor deberá conservar separadamente, durante el período de
prescripción, el diario histórico de los mensajes de incidencias que se produzcan,
que contendrá información suficiente que permita identificar a los usuarios
afectados, día y hora de la transmisión e identificación de la incidencia ocurrida,
así como del documento en el que se originó.
En los casos de incidencias o anomalías en la transmisión, se realizarán los
asientos de ajustes que procedan conforme al diario histórico de mensajes de
incidencia.
g) Notificar a los usuarios del sistema todas las modificaciones debidamente
autorizadas, así como los supuestos de suspensión o caducidad.
h) Comunicar al Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria
los casos de cese y cualquier cambio en la titularidad de la actividad por el
promotor. La comunicación deberá efectuarse mediante un escrito dirigido al
Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, haciendo
constar las circunstancias de dicho cese o cambio, la fecha del mismo y, en su
caso, la identificación de la persona o entidad que vaya a sucederle en la
actividad del promotor. Dicho escrito deberá presentarse en el plazo máximo de
los treinta días naturales siguientes a la fecha del cese.
Dos. Responsabilidad en el caso de centros servidores ajenos al promotor.- En el caso
de que los centros servidores del sistema sean ajenos al promotor, las obligaciones
también serán exigibles a los mismos.
Séptimo. Obligaciones del usuario de un sistema de intercambio de facturación por
medios telemáticos.
Cualquier usuario autorizado a operar en un sistema de intercambio de facturación por
medios telemáticos estará obligado a:
a) Conservar de forma adecuada, en soporte magnético u óptico y en el mismo
orden de transmisión o recepción, e íntegramente, los ficheros de facturas
transmitidos y recibidos.
Los ficheros aludidos deberán contener la información con el detalle en el
concepto de factura electrónica y con el desglose exigido por el Real Decreto
2402/1985, de 18 de diciembre, y deberán conservarse de forma separada del
resto de los demás documentos transmitidos o recibidos telemáticamente, cuya
conservación viene genéricamente recogida por el artículo 30 del Código de
Comercio.
Las facturas emitidas e intercambiadas a través del sistema desarrollado en esta
Orden, podrán figurar en serie distinta de aquellas que existan para las facturas
ordinarias emitidas en soporte papel.
b) Adoptar las medidas de seguridad necesarias, tales como doble copia,
regrabación periódica, o cualquier otra que, técnicamente, permita garantizar la
lectura y recuperación de los datos que deba conservar durante el período de
prescripción al objeto de facilitar su visualización en pantalla, su impresión en
soporte papel o copia en soporte magnético a petición de la Inspección de los
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Tributos. Los soportes aludidos deberán respetar las características reguladas en
el anexo I de la presente Orden.
c) Conservar un listado recapitulativo en soporte magnético u óptico y en papel,
por cada transmisión efectuada o recibida; opcionalmente, podrán integrarse en
un listado resumen diario todas las transmisiones efectuadas en el mismo día,
conservando el orden de transmisión, con carácter secuencial y con la estructura
que se define en el anexo III.
Los listados recapitulativos se conservarán en orden cronológico, con la debida
separación de facturas emitidas y facturas recibidas, generando dos libros, para
cuya llevanza se estará a lo dispuesto en los artículos 62 y siguientes del
Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto
1624/1992, de 29 de diciembre. Esta obligación se entiende sin perjuicio de la de
anotar simultáneamente en el Libro-Registro correspondiente el resto de la
facturación emitida y recibida.
d) El usuario que asigne códigos estables deberá realizar la correcta descripción de
los mismos, de forma que permita su identificación biunívoca e inequívoca.
Todos los usuarios del sistema deberán asegurarse de la exactitud y estabilidad
de las descripciones de los códigos utilizados, así como conservar las tablas
históricas de los mismos durante el período de prescripción.
e) Facilitar a la Inspección de los Tributos el acceso a sus instalaciones, la
realización de las pruebas que se estimen necesarias y la obtención de copias de
los datos en papel o soporte magnético u óptico, de todos o parte de los ficheros
originales, incluidas las tablas de códigos estables. Igualmente deberá ordenar
cualquier proceso informático que le sea requerido sobre los mencionados
ficheros y cuantos documentos sean necesarios, al objeto de facilitar el control
del sistema y la propia situación fiscal del contribuyente inspeccionado.
f) A petición expresa de cualquier cliente o parte interesada, imprimir las facturas
que le sean solicitadas en soporte papel.
Octavo. Obligaciones de los prestadores de servicios informáticos.
Los prestadores de servicios informáticos estarán obligados a colaborar con la
Inspección de los Tributos en la realización de los controles fiscales sobre promotores,
centros servidores o usuarios de cualquiera de los sistemas de intercambio de
facturación por medios telemáticos autorizados, debiendo aportar a requerimiento de
ésta cuanta información sea precisa incluyendo documentación de análisis, copias de
programas fuentes y ejecutables, a los solos efectos de la función inspectora y de control
del sistema.
Los programas informáticos que realicen la generación de las facturas electrónicas, los
que gestionen las comunicaciones entre sistemas y los que realicen su consulta,
impresión y visualización, deberán respetar íntegramente el contenido de los ficheros
conforme a las especificaciones del sistema al cual se destinen y generar los estados que
se definen en soporte papel.
Noveno. Procedimiento de control y revisión.
Además del control administrativo previsto en las autorizaciones de los sistemas de
intercambio de facturación por medios telemáticos, el Departamento de Inspección
Financiera y Tributaria elaborará un plan anual de actuaciones que permitan efectuar un
seguimiento del buen funcionamiento de los sistemas de facturación autorizados.
En la ejecución de dicho Plan se podrá actuar en cualquiera de los locales de los sujetos
integrantes de los sistemas de intercambio y recabar cuanta información y
documentación se precise para el control de los mismos, inclusive la obtención de
copias de datos y aplicaciones y documentación complementaria.
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Se podrán adoptar las medidas cautelares que se estimen precisas al objeto de garantizar
el cumplimiento de lo dispuesto en esta Orden y, en especial, en los supuestos de cese o
cambio de titularidad en la actividad.
Las actuaciones realizadas se recogerán en diligencias dándose traslado de copia de las
mismas a los órganos inspectores que correspondan.
En los supuestos de caducidad o suspensión a que se refiere el apartado 4 del artículo 9
bis del Real Decreto 2402/1985, es competente el Director del Departamento de
Inspección y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para adoptar
el acuerdo motivado.
Disposición adicional.
Los empresarios profesionales o sus agrupaciones que lleven por medios informáticos
sus libros, facturación o registros fiscalmente exigibles, deberán conservar en soporte
magnético u óptico, durante el período de prescripción, además, los ficheros y
documentos siguientes:
a) Ficheros de datos, tanto históricos como maestros generados por sus
aplicaciones informáticas y de los que se deriven los libros a diligenciar.
b) Fichero de los programas fuentes, con los cuales se procesan los ficheros de
datos anteriores.
c) Todos aquellos ficheros, programas y documentación necesarios que permitan la
reconstrucción total del camino de auditoría informática del sistema de
información del contribuyente u obligado tributario.
En los supuestos en los que el desarrollo y mantenimiento del sistema informático se
haya efectuado por un prestador de servicios informáticos externo, el obligado tributario
deberá adoptar las medidas necesarias que garanticen la colaboración de dicho
prestador, para atender las pruebas auditoras referidas en el párrafo anterior.
10.4.1.- ANEXO I: Carácteristicas técnicas que deben cumplir los soportes
informáticos, para la conservación de datos relativos a las facturas electrónicas
emitidas en los sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos.
Los ficheros generados o recibidos por los promotores, usuarios y centros servidores, en
su caso, que intervienen en un sistema de facturación por medios telemáticos definidos
por la Orden ministerial y que deban ser conservados, se ajustarán a las siguientes
características técnicas:
a) Cinta magnética:
Pistas: 9.
Densidad: 1.600 ó 6.250 BPI.
Código: EBCDIC ó ASCII en mayúsculas con campos numéricos no
empaquetados, sin caracteres de control o tabulación.
Etiquetas: Sin etiquetas.
Marcas: Sin marca en principio de cinta y con marca de fin de fichero y fin de
cinta.
b) Disquetes:
De 3 1/2" doble cara. Doble densidad. 720 KB. Sistema operativo MS-DOS.
Código ASCII en mayúsculas, con campos numéricos no empaquetados, con
terminadores de registro, hexadecimal OD 0A, y sin otros caracteres de control o
tabulación.
Los campos numéricos deberán estar justificados por la derecha y los
alfanuméricos por la izquierda.
El soporte magnético deberá tener una etiqueta adherida en el exterior en la que
se harán constar los datos que se especifican a continuación y necesariamente,
por el mismo orden:
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1)
2)
3)
4)
NIF del emisor o receptor del fichero según corresponda.
Apellidos de los ficheros contenidos en el soporte.
Número total de registros que contiene el soporte.
Densidad del soporte: 1.600 ó 6.250 BPI para el caso de cintas, y 720 KB
ó 1,44 MB en el caso de los disquetes de 3 1/2".
En el supuesto de que el archivo conste de más de un soporte magnético, todos llevarán
su etiqueta numerada secuencialmente: 1/n, 2/n,... n/n, siendo n el número total de
soportes. En la etiqueta del segundo y sucesivos soportes solo será necesario consignar
los datos indicados en los números uno, dos y tres anteriores.
Otros soportes legibles por medios electrónicos: Si las características de los equipos no
permiten ajustarse a las especificaciones técnicas exigidas, deberán dirigirse por escrito
al Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, exponiendo sus
propias características técnicas con objeto de encontrar, si lo hubiera, un sistema
compatible con las características técnicas de los equipos de la Agencia Estatal de
Administración Tributaria.
10.4.2.- ANEXO II: Contenido del diario a conservar en soporte magnético u
óptico por el promotor.
En la partida:
• Número interno seriado de operación, tomando el número 1 la primera
comunicación del año, sin rupturas. Identificación del tipo de comunicación, si
se trata de recepción o emisión ordinaria o de autofacturación.
• Código de centro servidor interlocutor.
• Código de usuario emisor o receptor.
• Número de comunicación, seriado para cada usuario, tomando el número 1 la
primera comunicación del año, sin rupturas. Este número lo proporcionará el
sistema de control del centro servidor.
• Fecha y hora de inicio de la transmisión.
• Tiempo de la transmisión.
• Bytes transmitidos.
• Número de facturas transmitidas.
• Código de conformidad de la transmisión.
En las contrapartidas:
• Referencia que contendrá el número interno de la partida de origen de la
imputación.
Código de centro servidor interlocutor.
• Código de usuario imputado, receptor o emisor.
• Número de facturas imputadas.
10.4.3.- ANEXO III: Estructura del lista resumen a conservar por los usuarios
Cabecera de listado:
• Versión u opción del sistema de intercambio de facturación por medios
telemáticos.
Fecha de transmisión.
• Líneas del listado, una por factura:
• Número de la comunicación.
• Hora de inicio de la transmisión de datos.
• Número de factura.
• Fecha de factura.
• Código del centro servidor interlocutor.
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• Código del emisor o destinatario de la factura según proceda.
• Número de líneas de la factura.
• Importe bruto de la factura.
• Minoraciones del importe bruto.
• Incrementos del importe bruto.
• Subvenciones vinculadas al precio.
• Bases imponibles.
• Cuotas resultantes.
• Importe íntegro de la factura.
Pie del listado:
• Contendrá los totales de los campos numéricos que componen las líneas del
listado.
11.- Otras cuestiones de interes relacionadas. La factura electrónica gana la
batalla. ¡adiós al papel!
El Ministerio de Economía y Hacienda ha firmado una orden ministerial que completa
la legislación sobre facturas telemáticas y abre una nueva era en la que las facturas
podrán emitirse, recibirse y almacenarse en soportes informáticos.
Consciente de la importancia de la factura electrónica para el desarrollo del EDI
(Intercambio Electrónico de Documentos) y la productividad de las empresas, AECOC
ha estado trabajando desde 1991 para conseguir su aprobación y regulación. Si bien se
lograron importantes avances con la inclusión de este concepto en la ley del IVA de
1992 y en el Reglamento del IVA en diciembre del mismo año, hasta la fecha las
empresas no han podido suprimir completamente el papel al exigir este reglamento la
aparición de la Norma de Aplicación que ahora se ha publicado.
A partir de ahora ya no será necesario que el proveedor envíe una factura en papel a su
cliente ni que éste la archive y clasifique; bastará con utilizar mensajes EDI y guardarlos
en soportes informáticos. De esta forma se consigue la total automatización del proceso
administrativo y contable de las facturas. Esta es una excelente noticia para pequeñas,
medianas y grandes empresas, que desde este momento podrán beneficiarse de todas las
ventajas del EDI sin que exista ninguna barrera legal. Así, nuestras empresas pueden ya
sustituir el costoso y arcaico sistema de metros de estanterías llenas de facturas - propias
o de proveedores- por simples y limpios soportes informáticos. Uno o dos CDROM,
cintas o diskettes podrán contener perfectamente ordenada toda la facturación de un
año.
Para que nuestras empresas puedan utilizar facturas electrónicas deberán tramitarlas a
través de un Sistema de Intercambio de Facturación por Medios Telemáticos (SIFMT)
registrado. Un SIFMT está constituido por una asociación promotora, un estándar de
Intercambio Electrónico de Documentos, un centro servidor y unos softwares de
usuario. AECOC, en representación de todas sus empresas asociadas, presentará a la
Agencia de Administración Tributaria la solicitud para que el Servicio EDI-AECOM
actúe como un Sistema de Intercambio de Facturas por Medio Telemáticos. Una vez
aprobada esta solicitud, las empresas adheridas al Servicio EDI-AECOM podrán
comenzar a emitir facturas electrónicas, previa comunicación de la fecha de inicio de la
facturación telemática a la Agencia de Administración Tributaria.
¿Qué pasos se han dado en los últimos meses?
1.- AECOC, junto con las Redes de Valor Añadido EDI, los proveedores de Software
EDI de usuario y la Agencia Estatal de Administración Tributaria, han acordado una
única interpretación de la O.M.
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2. - AECOC ha solicitado, con fecha 19 de Diciembre de 1996 la autorización del
Servicio AECOM como servicio de intercambio de facturación por medios telemáticos.
Según queda establecido en la citada O.M., la resolución debe producirse en un máximo
de 6 meses.
¿Cuáles son los próximos pasos a dar?
1.- Las empresas usuarias del EDI deben implantar la versión de la factura INVOIC 95.
Esto es de vital importancia, pues será la única versión de factura reconocida por la
AEAT como legal.
2.- La A.E.A.T. autorizará al Servicio AECOM asignándole un número de SIFMT
(plazo máximo 6 meses). La resolución será comunicada por AECOC a sus asociados
tan pronto como se produzca.
3.- Una vez obtenida la autorización, las empresas que deseen utilizar el SIFMT deberán
firmar un contrato de adhesión. Dicho contrato, que no supone contraprestación
económica, se firmará con el promotor (AECOC) y es distinto (adicional) al firmado
con la red de valor añadido.
4.- Una vez obtenida la autorización y firmado el contrato con el promotor, nunca antes,
las empresas asociadas a AECOC que usen los estándares AECOM/EANCOM tendrán
simplemente que enviar una carta de solicitud a la A.E.A.T., informando de su voluntad
de supresión del papel en las facturas, haciendo mención al sistema ya autorizado. En un
mes podrán suprimir el papel.
12.- Bibliografia relacionda con el tema.
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Intercambio Electrónico de Datos: Pautas para su Implantación y Factores Críticos.
Enrique Claver Cortés; María Reyes González Ramírez
Boletín de Estudios Económicos 1998, 53 (163).
EI intercambio electrónico de datos; Pautas para su implantación y factores críticos.
Claver cortes Enrique. Revista: Boletín de Estudios Económicos. 1998, 53 (163)
Lección 50. El EDI. http://www.sedeco.com.arlesc3.htmI
Documento http://www.aecoc.es/notes/aecoc5/2456.htmI
Guía de primeros pasos para poder hacer EDI
http//.html.
www.aecoc.es/notes/faq1/info
¿Qué es EDI WEB?. Antecedentes. Objetivos. Descripción y ventajas.
http://www194.224.55.22/infoedi/edewique.htm
EDI
la
respuesta.
Intercambio
electrónico
de
documentos.
http://www.eancol.org/edi.htm
EDI intercambio electrónico de datos. http://www.dyssa.com/dy/edi.htmI
Implantación de EDI. http://www.eancol.org/implmedi.htm
1992; Reglamentación del EDI en la sociedad que cambia.
http://info1.jurídicas.unam.mx/avance/8/2/762.htm
El Intercambio electrónico de datos EDI en la contabilidad.
http://ciberconta.unizar.es/biblioteca/0003/edi.htmI