Plan de acción para mejorar los procesos ayuda

Caso de estudio | Seguros | Seguros de Occidente
Plan de acción para mejorar los procesos
ayuda al asegurador a obtener más contratos
y a procesar reclamaciones más rápidamente
Cliente
Seguros de Occidente
Industria
Propiedad y contra accidentes
Vida
Salud
Tamaño
130 empleados
Ubicación
Ciudad de Guatemala, Guatemala
Departamentos usando OnBase
Reclamaciones
Nuevos prospectos
TI
Operaciones
Finanzas
“Este proyecto es algo que
no podríamos haber hecho
solos. Ahora que disponemos
de un plan de acción hecho
a la medida, será más fácil
lograr nuestros objetivos:
emitir pólizas de seguro
más rápidamente y procesar
reclamaciones con prontitud".
– Marta Julia Fernández, Gerente de Proyectos de TI
El desafío
Como la mayoría de las empresas de seguros, Seguros de Occidente (Occidente)
quería incrementar su cuota de mercado y superar a la competencia. El
asegurador estaba usando OnBase satisfactoriamente para administrar los
procesos empresariales electrónicamente pero los gerentes de Occidente sabían
que no estaban utilizando la solución a su máxima capacidad. Occidente
necesitaba crear un plan a corto y largo plazo para obtener mejoras continuas
en los procesos y sistemas.
Occidente contactó al Grupo de soluciones empresariales (ESG, por sus siglas en
inglés) de Hyland, creador de OnBase, para asistir a la empresa a optimizar sus
operaciones.
La solución
ESG realizó una evaluación de información empresarial (EIA, por sus siglas
en inglés) para analizar los procesos y sistemas de seguro de Occidente. En
esta evaluación se identificaron las áreas en las que los empleados, procesos
y tecnología de Occidente estaban trabajando en conjunto de forma eficiente y
analizaron las áreas en las que no se estaban logrando eficiencia.
Pocas semanas después de la evaluación, ESG le proporcionó al asegurador un
documento detallando un plan de acción para ayudar a la empresa a entender
mejor los procesos que requerían mejoras, dónde y por qué. Occidente ayudó a
sus empleados a utilizar las aplicaciones existentes de mejor manera para hacer
las tareas diarias más eficientes y rentables, reduciendo la cantidad de tiempo
que tomaba otorgar nuevas pólizas y procesar reclamaciones.
"El equipo ESG sabe lo que hace, La diferencia
y es agradable trabajar con ellos. Investigación enfocada y efectiva: “El equipo de Hyland recopiló información al
reunirse con nuestro personal y revisar nuestros procesos en el mismo lugar
Son abiertos al diálogo – a
de
los hechos. Sus preguntas se enfocaron en nuestros procesos operativos,
pesar de su experiencia, saben
objetivos y estrategias”, dice Mario Roberto Valdeavellano, Director General.
escuchar a sus clientes”.
“Lo que nos impactó más fue la diferencia con la mayoría de servicios de
– Mario Roberto Valdeavellano, Director General,
Seguros de Occidente
consultoría empresarial. Los temas fueron específicos y detallados. La
reuniones fueron verdaderamente efectivas, especialmente cuando llegó el
momento de obtener información de nuestro personal”.
Enfoque integral: El equipo ESG de Hyland analiza problemas empresariales, no
sólo problemas técnicos. “Necesitábamos ayuda a comunicar cómo los distintos
equipos podrían usar OnBase para satisfacer sus necesidades individuales”, dice
Fernández. “El equipo ESG nos ayudó a realizarlo desde la primera reunión”.
Esbozar estrategias ejecutables para necesidades a corto y largo plazo: “La
recomendación número uno de Hyland fue la creación de un comité de ECM”,
dice Fernández. “La estrategia luego nos llevó a reactualizar nuestros procesos
de digitalización existentes y a construir una solución electrónica de carpetas.
Nos sugirió cómo facilitar la transición de nuestros equipos de un entorno de
papel a uno electrónico para completar nuestro trabajo más rápidamente”.
Mejora de procesos priorizados: "El equipo ESG tenía la aptitud para liderar las
sesiones de descubrimiento, formular preguntas puntuales y diseñar las
soluciones inmediatamente", dice Fernandez. "Ahora podemos implementar
sus recomendaciones y resolver nuestros más grandes desafíos rápidamente".
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