dirección administrativa

RENAP
Nº 1 / FEBRERO 2016 / Año 1
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
ÍNDICE
Estructura
Organizacional
Pág. 3. Indice 1/ Presentación Dirección Administrativa
5
2/ Sub­Dirección Recursos Humanos
7
2.1 Depto. Reclutamiento y Selección
8
2.2 Depto. Gestión de Recursos Humanos
8
2.3 Depto. Nóminas
8
3/ Sub­Dirección Administrativa
9
3.1 Depto. de Compras
10
3.2 Depto. Servicios Generales y Almacén
11
3.3 Depto. Mantenimiento y Servicios Básicos
13
3.4 Depto. de Seguridad
15
3.5 Depto. de Archivo y Gestión Documental
16
Pág. 5. Presentación: Palabras
Directora Administrativa
Pág.7. Pág. 11.
Sub­Dirección
Sub­Dirección
Administrativa
Recursos Humanos
OFICINA NO.58
ESQUIPULAS ANTES
OFICINA NO. 58
ESQUIPULAS AHORA
Dirección Administrativa ­RENAP­ 3
QUÉ
HACEMOS?
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Buscando maneras de mejorar lo
que hacemos en Administrativo
Ing. Telma Mirella Lorenzana Noriega: Directora Administrativa
Información Registro Nacional de las
Personas ­RENAP­
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA El Decreto Número 90­2005 "Ley del Registro Nacional de las
Personas", en el artículo 44 indica que la Dirección Administrativa estará a cargo de organizar y ejecutar
las actividades administrativas de la Institución. Propone al Directorio del RENAP, por medio del Director
Ejecutivo, la política en la administración y control de los recursos humanos, financieros y materiales. Entre sus principales funciones están: ­ Planificar, organizar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades de la Dirección.
­ Asegurar el cumplimiento de las normas establecidas e instrucciones emanadas de Dirección Ejecutiva. ­ Supervisar y controlar el adecuado funcionamiento de los Departamentos de la Dirección, aplicando el
Reglamento Interior de Trabajo y otras leyes relacionadas. ­ Evaluar los requerimientos emanados de las diferentes Direcciones y tomar las decisiones
correspondientes. ­ Velar por la correcta aplicación de la legislación vigente y de las normas emitidas por los entes rectores
del gobierno central en cuanto a las compras o adquisiciones y control de almacén. ­ Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las acciones tendientes a satisfacer las
necesidades básicas en materia de servicios básicos y especiales, tales como electricidad, teléfono, agua,
enlaces, reparación de vehículos, resguardo y suministro de materiales y útiles de oficina, seguros de
vehículos, mantenimiento y reparación de instalaciones, mobiliario y equipos de oficina de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria que se tenga. ­ Suministrar a las Dependencias de la Institución, el combustible necesario para la realización de sus
actividades, conforme a los lineamientos de la Autoridad Superior. ­ Organizar, administrar y dar mantenimiento al parque vehicular, propiedad de la Institución, que se
encuentran asignados a la misma.
5 Dirección Administrativa ­RENAP­
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Buscando maneras de mejorar lo
que hacemos en Administrativo
Sub­Dirección Recursos Humanos:
El reclutamiento y selección de personal, es vital para
el cumplimiento de las funciones que realiza en el
Registro Nacional de las Personas ­RENAP­.
Ing. Telma Mirella Lorenzana Noriega: Directora Administrativa
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA El Decreto Número 90­2005 "Ley del Registro Nacional de las
Personas", en el artículo 44 indica que la Dirección Administrativa estará a cargo de organizar y ejecutar
las actividades administrativas de la Institución. Propone al Directorio del RENAP, por medio del Director
Ejecutivo, la política en la administración y control de los recursos humanos, financieros y materiales. "La tecnología reinventará los negocios, pero las relaciones humanas seguirán
siendo la clave del éxito" (Stephen Covey)
Entre sus principales funciones están: ­ Planificar, organizar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades de la Dirección.
­ Asegurar el cumplimiento de las normas establecidas e instrucciones emanadas de Dirección Ejecutiva. ­ Supervisar y controlar el adecuado funcionamiento de los Departamentos de la Dirección, aplicando el
Reglamento Interior de Trabajo y otras leyes relacionadas. ­ Evaluar los requerimientos emanados de las diferentes Direcciones y tomar las decisiones
correspondientes. ­ Velar por la correcta aplicación de la legislación vigente y de las normas emitidas por los entes rectores
del gobierno central en cuanto a las compras o adquisiciones y control de almacén. ­ Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las acciones tendientes a satisfacer las
necesidades básicas en materia de servicios básicos y especiales, tales como electricidad, teléfono, agua,
enlaces, reparación de vehículos, resguardo y suministro de materiales y útiles de oficina, seguros de
vehículos, mantenimiento y reparación de instalaciones, mobiliario y equipos de oficina de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria que se tenga. ­ Suministrar a las Dependencias de la Institución, el combustible necesario para la realización de sus
actividades, conforme a los lineamientos de la Autoridad Superior. ­ Organizar, administrar y dar mantenimiento al parque vehicular, propiedad de la Institución, que se
encuentran asignados a la misma.
5 Dirección Administrativa ­RENAP­
6 Dirección Administrativa ­RENAP­
DEPARTAMENTOS
RECURSOS HUMANOS
En la administración de empresas, se denomina recursos
humanos (RR. HH.) al trabajo que aporta el conjunto
de los empleados o colaboradores de una organización.
Pero lo más frecuente es llamar así al sistema o proceso
de gestión que se ocupa de seleccionar, contratar,
formar, emplear y retener al personal de la
organización.
Su objetivo principal es proveer de manera adecuada y oportuna el
personal idóneo y calificado para ocupar los puestos vacantes,
contribuyendo así al logro y consecución de los objetivos Institucionales.
Se gestionan los requerimientos de nuevas contrataciones, traslados,
convocatorias internas y externas tanto de puestos administrativos como del
Sistema de Carrera Registral.
Licda. Mayra Lisseth Valle Cuches
El objetivo básico es alinear el área o profesionales de
RR. HH. con los objetivos de la organización, lo que
permitirá implantar la estrategia organizacional a través
de las personas, quienes son consideradas como los
únicos recursos vivos e inteligentes capaces de llevar al
éxito organizacional y enfrentar los desafíos que hoy en
día se percibe en la fuerte competencia mundial.
Sub­Directora de
Recursos Humanos
Licda. Alma Elizabeth
Amaya Cardona
El Departamento de Gestión de Recursos Humanos se encarga de contratar
al personal seleccionado para ocupar los puestos vacantes dentro de la
Institución, identificándolos con su carné e introduciéndolos al quehacer
de la Institución, registramos todos las acciones que generan nuestros
trabajadores desde un permiso por horas hasta una licencia para
ausentarse de sus labores por seis días consecutivos o más. Se promueve
el bienestar laboral para lo cual se cuenta con la clínica médica al servicio
de todos los trabajadores, se organizan de manera periódica jornadas
médicas, dermatológicas, nutricionales, de gimnasia entre otras buscando
mejorar la salud de los trabajadores. Asimismo, promueve la evaluación de
desempeño dando seguimiento a los resultados y a las acciones de mejora
para cada uno de los trabajadores y resguardamos lo más valioso de
nuestros trabajadores, su record laboral.
Es imprescindible resaltar que no se administran
personas ni recursos humanos, sino que se administra
con las personas viéndolas como agentes activos y
proactivos dotados de inteligencia, creatividad y
habilidades. En el RENAP, la Sub­Dirección de Recursos Humanos
está conformada por: Jefatura Reclutamiento y
Selección, Jefatura Gestión de Recursos Humanos, y
Jefatura de Nóminas.
Licda. Laura Antonieta Hernández Marroquín
El Departamento de Nóminas de la Subdirección de Recursos Humanos,
es el encargado de procesar la información del recurso humano que
trabaja en la Institución, para realizar los pagos y deducciones
correspondientes; a fin de que sus retribuciones les sean pagadas
oportunamente, en tiempo y forma, con base a los lineamientos de las
leyes, decretos, reglamentos, acuerdos y otros establecidos. Además, las
principales funciones del Departamento es la de elaborar anualmente el
Presupuesto Analítico de Puestos, la nómina mensual de pagos, generar
información de los descuentos, retenciones efectuados al personal, entre
otros.
Lic. Rony Domingo Ibáñez Ramírez
Dirección Administrativa ­RENAP­ 7
8 Dirección Administrativa ­RENAP­
ADMINISTRATIVA
Sub­Dirección Administrativa:
La administración trata acerca de la gestión en el
corto plazo, mientras se desarrollan los planes a
largo plazo.­Jack Welch.
Sub­Directora
Administrativia
Ing. Claudia Desireé
Maldonado Montúfar
El proceso administrativo y sus componentes como: planeación, organización, dirección
y control, resultan de la mayor importancia para la isntitución dentro del sistema de
toma de decisiones.
La planeación es la primera fase de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los
siguientes pasos: investigación del entorno, planteamiento de estrategias, políticas y
propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.
La organización, la segunda fase, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos
que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la institución, la
función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos
disponibles como son humanos, materiales y financieros.
La dirección es la tercera fase del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la
ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las
metas de la organización..
Y el control, la fase de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo
general de una institución.
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Dirección Administrativa ­RENAP­ 10
Servicios Generales
Departamento de Compras
En e l D e p a r t a m e n t o d e C o m p r a s ; s e r e c i b e n l a s
solicitudes de bienes y servicios, que ingresan de las
distintas Direcciones del RENAP para iniciar el proceso de
compra. A través de los procedimientos establecidos en la
Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57­92 y su
Reglamento y como complemento a ello se cuenta con el
Manual de Normas y Procedimientos para las Compras y
Contrataciones del RENAP Jefe del
Departamento de
Compras
Licda. Amabilia del
Carmen Oliva Ortíz
Determina las modalidades de compra, previo a revisar
que las solicitudes de bienes y servicios no se encuentren
en la Modalidad de Contrato Abierto de no estarlo se
realiza la contratación a través de los montos establecidos
en la Ley (modalidades especificas y excepciones, o
realizamos los procesos para los eventos de cotización,
licitación, subasta inversa), para llevar a cabo los eventos:
se realizan las bases que regirán dichos procesos, se da
capacitación a las juntas y comisiones nombradas por la
autoridad competente. Es el departamento de servicios generales el
Lic. José Luis Maza
Jefe Servicios
Generales
responsable de proveer a las dependencia del
RENAP, los servicios relacionados con el
mantenimiento vehicular, combustible, personal
para limpieza, insumos de cafetería, fotocopias,
correspondencia, servicio de ascensores, control de
parqueos, además coordina y supervisa el adecuado
uso del equipo de transporte de la institución y
personal para limpieza, fundamentado su accionar
en las políticas y objetivos institucionales; y tiene
baja su cargo a:
ALMACEN, Jefe de Almacén Yury Guillermo Muralles Aguilar, LA CALIDAD NUNCA ES UN
ACCIDENTE SIEMPRE ES EL
RESULTADO DEL ESFUERZO
INTELIGENTE
Para la Adjudicación en las modalidades específicas de adquisición relacionadas con la compra directa
utilizamos los principales criterios; calidad, precio y tiempo de entrega, determinamos cual es la oferta
más conveniente y favorable para los intereses de la institución. En los procesos donde se realizan contratos se apoyan a las comisiones receptoras y liquidadoras de
los bienes y servicios contratados, se conforman los expedientes para tramite del pago y posterior
liquidación de los mismos, en las modalidades específicas únicamente se conforma expediente para su
trámite de pago. Utilizamos el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones d el Estado
GUATECOMPRAS y el Sistema de Gestión SIGES para el compromiso y devengado de las
adquisiciones generadas por las solicitudes de bienes y servicios. Cuyas funciones son: recibir y llevar el control de pedidos o requisiciones
ingresados al almacén, coordinar la provisión de materiales, insumos, suministros,
mobiliario y equipo requeridos por las diversas Direcciones y Unidades
administrativas del RENAP, se encarga de coordinar supervisar el envío de
suministros a las oficinas del RENAP en todo el país, manteniendo el sistema de
control de existencias, para evitar la carencia de insumos, materiales y equipo. CENTRO DE CORRESPONDENCIA Encargada Rebeca Betzabé Carrera Sotoj,
Cuyas funciones inician en la clasificación, rastreo y distribución del Documento
Personal de Identificación ­DPI­, a todas las oficinas del RENAP a nivel
departamental y metropolitano, así como los DPI´S solicitados a través del
Departamento de Atención al Migrante y Servicio en el Extranjero y la
distribución a través del Courier de los DPI´S solicitados por Servicios
Electrónicos, se encarga del envío de toda la correspondencia y equipo de
computación desde y hacia todas las oficinas de RENAP.
El personal del Departamento de Compras esta a su disposición en asesoría y acompañamiento para los
diferentes procesos que necesiten realizar, en las siguientes extensiones 1876 Jefatura; 1874 Asistente de
Jefatura; 1960 Encargados Adquisición y Compra Directa; 1793 SIGES
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12 Dirección Administrativa ­RENAP­
CENTRO DE FOTOCOPIADO Encargada Marta Luz del Rosario Rosales Rodriguez,
Cuyas funciones son atender a todas las
direcciones que necesiten el servicio de
fotocopias.
Mantenimiento y
Servicios Básicos
Arq. José León Pensamiento Velasco
PERSONAL PARA LIMPIEZA Auxiliar de servicios Cuahuctemoc Diriangen Moreno Gago,
Cuyas funciones inician con la coordinación y supervisión de todo el personal para
limpieza en distintas oficinas de la institución, es responsable de brindar el servicio
de cafeteras, agua pura e insumos para la limpieza y cafetería.
LOGISTICA DE TRANSPORTE Y MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Encargado
de servicios de apoyo Julio Enrique Molina Quintanilla,
Cuyas funciones son coordinar toda la logística y solicitudes de vehículos como el
mantenimiento adecuado y uso de los mismos, coordinar toda la logística de rutas
de reparto de DPI e insumos, además de velar por que todos los vehículos de la
institución estén aptos para su funcionamiento, preparar todas las órdenes y
solicitudes de bienes de los respectivos mantenimientos de los vehículos. El departamento de mantenimiento es el responsable de coordinar y ejecutar
labores de mantenimiento y reparación de las instalaciones y servicios en los edificios
que ocupan las oficinas del Registro Nacional de las Personas ­RENAP­.
Consistiendo estos servicios en: realizar el mantenimiento de las instalaciones
eléctricas y de generadores eléctricos, trabajos de cerrajería, trabajos de plomería
en los sanitarios, lavamanos y tuberías, reparación de mobiliario, pintura de
paredes, colocación de rótulos, instalacion de rampas de acceso, traslados de
oficinas y cualquier otro trabajo de mantenimiento y reparación en general. Coordina la preparación de la documentación útil para la ejecución de proyectos,
tales como planos y especificaciones técnicas; y es el encargado de montaje de
eventos propios de la institución..
COMBUSTIBLE
Encargada de combustible Yojana Edith Cisneros Lopez, Cuyas funciones son la recepción de solicitudes y entrega de cupones para
combustible, recepción de liquidaciones de combustible, además de llevar el
control en los respectivos libros contables y el control de todas las bitácoras de los
vehículos de la institución.
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