Qué grato es hallar la respuesta apropiada, y aún más cuando es

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Qué grato es hallar la respuesta apropiada, y aún
más cuando es oportuna
Martes, 30 de Marzo de 2010
Con el fin de administrar el registro de las comunicaciones oficiales que reciben las
dependencias, tanto internas como externas, y de asegurar su respuesta o trámite de forma
oportuna y confiable, la Unidad de Atención al Ciudadano (UAC) recomienda:
# Toda comunicación oficial deberá ser recibida y radicada en la Unidad de Atención al
Ciudadano a través del aplicativo CORDIS.
# Cuando una dependencia reciba a través de fax alguna comunicación, deberá enviarla a
la UAC para su radicación a través del formato registro de faxes recibidos las por las
dependencias.
# Si recibe en su bandeja de entrada una comunicación externa o de un cliente o usuario
del Ministerio que requiera respuesta oficial, deberá remitirla a la UAC a
[email protected] para que inicie el trámite
correspondiente.
# Al recibir un documento cuyo número de radicación o destinatario son diferentes a los
relacionados en la planilla o cuya temática no corresponda a ésta, dicho documento
deberá ser devuelto a la UAC en la tula de correspondencia a más tardar al día siguiente,
sin recibirlo previamente en el aplicativo CORDIS.
# Las administradoras de correspondencia no deben asignar actividades a través de
CORDIS para devolución de documentos.
# Toda comunicación oficial que tenga como fin dar respuesta a una solicitud, ya sea
interna o externa, será relacionada en el aplicativo CORDIS por la dependencia que la
originó, de tal manera que se genere el número de radicado y se imprimirá en el
documento físico la etiqueta que lo identifica.
# Los únicos servidores que están autorizados para firmar comunicaciones oficiales
dirigidas a otras instituciones, entidades, empresas o ciudadanos, sin excepción, son
aquellos que ocupen cargos directivos: Ministro, Viceministros, Secretario General,
Directores, Subdirectores, Jefes de oficinas asesoras e interventores o asesores a quienes
se les delegue esta función.
Recuerde, dar respuesta oportuna a nuestros clientes es la base de nuestra promesa
contemplada en el SIG "Listos para Servir Mejor". Al hacer su trabajo tenga presente:
# Servir con OPORTUNIDAD, una respuesta tardía puede ser inútil.
# Servir con PERTINENCIA, ajustémonos a las necesidades reales de nuestro cliente.
# Preparar las respuestas con COHERENCIA, nuestras respuestas y servicios estarán
fundamentados y relacionados con el cumplimiento de políticas educativas.
# Servir con EFICACIA, es necesario producir los resultados esperados y sentirnos
satisfechos de conseguirlo.
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# CALIDAD DE ATENCIÓN, con amabilidad, respeto y actitud positiva en la atención
personal y telefónica posicionaremos la calidad de nuestro trabajo como servidores
públicos.
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Consolidado oportunidad a la correspondencia interna y externa
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