manual de procesos y procedimientos

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCION GENERAL DE TRABAJO, HIGIENE
Y SEGURIDAD OCUPACIONAL
DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS SINDICALES
TABLA DE CONTENIDOS
1.
2.
INTRODUCCION
OBJETIVO
OBJETIVOS ESPECIFICOS
3. ALCANCE
4. COMPONENTE INSTITUCIONAL
VISION INSTITUCIONAL
MISION INSTITUCIONAL
ATRIBUCIONES DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL
5. MARCO CONCEPTUAL
6. CLASIFICACION DE PROCESOS
7. CODIFICACION DE PROCESOS
8. METODOLOGIA
9. PROCESOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL
MAPAS DE PROCESOS
MACROPROCESO
CLASIFICACION DE PROCESOS
CODIFICACION DE PROCESOS
10. VALIDEZ DEL MANUAL DE PROCESOS
3
3
3
4
5
5
5
5
6
7
9
10
15
15
17
17
23
24
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1. INTRODUCCION
El Manual de Procesos y Procedimientos, es una herramienta que permitirá al Ministerio de Trabajo
Empleo y Previsión Social (MTEPS), integrar una serie de acciones encaminada a agilizar el trabajo
derivado de su mandato, y mejorar la calidad de servicios, comprometiéndose con la búsqueda de
alternativas que mejoren la satisfacción del usuario.
Este Manual está dividido en dos partes, la primera comprendida por el componente institucional, teórico
conceptual, normativo y donde se describe la metodología utilizada para la elaboración del mismo. En la
segunda parte, se desarrollan los macroprocesos y se expone en una secuencia ordenada las principales
operaciones o pasos que componen cada procedimiento y la manera de realizarlo. Contiene además, las
unidades organizacionales y puestos que intervienen, precisando sus responsabilidades.
Es importante señalar que los manuales de procesos y procedimientos son la base del sistema de calidad y
del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las
normas, sino, que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en
materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organización.
2. OBJETIVO
El presente Manual de Procesos y Procedimientos de Servicios Priorizados de la Dirección General de
Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional (DGTHSO), tiene como objetivo principal, fortalecer los
mecanismos de sensibilización que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del
Autocontrol y del mismo Método Estándar de Control Interno.
Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de
las actividades, con el fin de dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al
cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
El presente Manual de Procesos y Procedimientos en su calidad de instrumento administrativo-operativo
tiene como objeto:




Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones, de algunos servicios
priorizados, de la Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional y de la
Dirección General de Asuntos Sindicales.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilitar las labores de auditoría, la evaluación, control interno y su vigilancia.
Página | 3






Incrementar la eficiencia de los funcionarios, estableciendo parámetros claros sobre lo qué deben
hacer y cómo hacerlo.
Ayudar en la coordinación de trabajo y evitar duplicidad de funciones.
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
Presentar la visión integrada de cómo opera el MTEPS.
Precisar la secuencia lógica de los pasos que se compone cada uno de los procedimientos.
Servir como medio de integración y orientación para funcionarios de nuevo ingreso, facilitando su
inducción e incorporación a su unidad orgánica.
3. ALCANCE
El presente Manual de Procesos y Procedimientos, abarca procesos de la Dirección General de Trabajo,
Higiene y Seguridad Ocupacional y de la Dirección General de Asuntos Sindicales, de acuerdo al siguiente
detalle:
Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Registro Obligatorio de Empleadores - ROE
Presentación Trimestral de Planillas de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo
Visado de Planillas de Aguinaldo
Registro de Finiquitos
Registro y Visado de Contratos de Trabajo (Nacionales)
Registro y Visado de Contratos de Trabajo (Extranjeros)
Sistema de Registro de Asistencia
Registro Convenio Salarial
Registro de Convenios Laboral
Fondos en Custodia
Ingreso y Revisión de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros
Auxilios
Verificación y Aprobación de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de
Primeros Auxilios
Registro Nacional de Profesionales / Técnicos de Seguridad Ocupacional y Mediana del
Trabajo
Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional
Diseño de Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional
Programación, Ejecución y Evaluación de la Capacitación en Higiene y Seguridad
Ocupacional
Dirección General de Asuntos Sindicales
17. Registro Único de Organizaciones Sindicales
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18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Actualización del Registro Único de Organizaciones Sindicales
Reconocimiento de Directivas Sindicales y Declaratoria Sindical Permanente
Declaratoria en Comisión Sindical Transitoria
Denuncia por Violación de Fuero Sindical
Ampliación de Mandato de Directiva Sindical
Desembolso para Eventos Sindicales
Desembolso para Refacción de Sedes Sindicales
Personería Jurídica de Organizaciones Sindicales
4. COMPONENTE INSTITUCIONAL
El Ministro de Trabajo, Empleo y Previsión Social, es la principal autoridad en dar cumplimiento a las
normas laborales y en promover la generación de empleos dignos y sostenibles del país, y se constituye
en el líder de la construcción de una Bolivia digna, soberana y productiva.
VISION INSTITUCIONAL
"Al 2015 el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social ha ejecutado con efectividad políticas de
preservación y promoción de empleo digno, ha ampliado y mejorado la protección y dignificación del
trabajo, fiscalizando y garantizando el ejercicio de los derechos fundamentales y socio laborales de las
trabajadoras y los trabajadores del Estado Plurinacional; ha contribuido a cualificar la gestión pública y las
condiciones de trabajo de las servidoras y los servidores públicos; ha promovido políticas de fomento,
control y fiscalización del sistema cooperativo, implantando una Gestión Pública por Resultados, logrando
ser una entidad eficaz, eficiente, transparente, participativa, prestando servicios de calidad; cuenta con
personal competente y comprometido con el proceso de cambio; bajo una plataforma del gobierno
electrónico"
MISION INSTITUCIONAL
"Contribuir a la preservación y promoción de empleo digno; garantizar, proteger y promover el
cumplimiento de los derechos socio laborales de las trabajadoras y los trabajadores, así como de las
servidoras y servidores públicos; promover el desarrollo de la economía social cooperativa y erradicar
toda forma de explotación, exclusión y discriminación".
ATRIBUCIONES DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL
Se detallan a continuación las atribuciones del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social,
relacionadas al objeto del presente Manual:
a. Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social
cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad
de oportunidades.
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b. Resolver en última instancia todo asunto administrativo que corresponda al Ministerio.
c. Garantizar la inserción y estabilidad laboral de toda la población, considerando la equidad de
género, así como de las personas con discapacidad, prohibiendo el despido injustificado.
d. Promover, garantizar y desarrollar una normativa administrativa para el acceso al trabajo e
inamovilidad laboral de las mujeres en estado de embarazo y del progenitor, hasta que la hija o el
hijo cumpla un año de edad.
e. Proteger las relaciones laborales emergentes de la actividad económica de las pequeñas unidades
productivas urbanas y rurales, por cuenta propia y gremialistas.
f. Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma análoga de explotación y servidumbre.
g. Prevenir y resolver los conflictos individuales y colectivos emergentes de las relaciones laborales.
h. Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa
de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible.
i. Impulsar, reconocer y garantizar el derecho a la negociación colectiva, en el marco del diálogo
social y tripartismo en materia de trabajo.
j. Promover y vigilar el cumplimiento de la legislación nacional y los convenios internacionales en
materia de su competencia.
5. MARCO CONCEPTUAL
El Manual de Procesos y Procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades
que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad organizacional, o de dos o más de
ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
Como parte integrante de un sistema de gestión de procesos, el manual de procesos y procedimientos no
es un fin en sí mismo, sino un instrumento facilitador del mejoramiento continuo de las formas de trabajo
institucionales que buscan el incremento de la eficacia, eficiencia y transparencia.
Mapa de Procesos
El mapa de procesos es una representación gráfica que ayuda a identificar y visualizar los procesos que
existen en una institución o unidad organizacional y su interrelación entre ellos.
Macroproceso
Secuencia o grupo de procesos que gestionan y dirigen la organización.
Proceso
Un proceso puede definirse como el conjunto de actividades sistematizadas a través de las cuales un
conjunto de insumos son transformados en uno o varios productos con utilidad incremental para un
cliente interno o externo.
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Subproceso
Un subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica que cumple propósitos
claros. Un subproceso es un proceso en sí mismo, cuya funcionalidad es parte de un proceso más grande.
Procedimiento
Un procedimiento puede definirse como “la forma específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso”. Los procedimientos documentados posibilitan el establecimiento de la forma de llevar a cabo
una actividad o un conjunto de actividades, centrándose en la forma en la que se debe trabajar o que se
deben hacer las cosas para llevar a cabo una determinada tarea.
6. CLASIFICACION DE PROCESOS
Para conocer y analizar una entidad y producir mejoras en su funcionamiento es imprescindible
determinar claramente los procesos que la componen y sus características principales. En otras palabras,
es necesario conocer en forma precisa cuáles son los procesos que se desarrollan en la entidad,
diferenciando entre aquellos que contribuyen directamente a cumplir su misión y objetivos y los que
apoyan y facilitan a los primeros. Utilizando este criterio para diferenciar sus características principales, la
clasificación más apropiada de los procesos que componen una organización, es la siguiente:
Procesos Sustantivos, Primarios o de Cliente
Son Procesos Sustantivos, Primarios o de Cliente todos aquellos que conducen directamente al
cumplimiento de los objetivos o finalidad de la entidad, dando por resultado un producto (bien o servicio)
que es recibido por un cliente externo.
Estos procesos tienen las siguientes características:
Su relación directa con la misión y objetivos de la organización los coloca en la prioridad para su mejora
en relación al resto de los procesos y actividades de la organización.
La definición, alcance y proyección de estos procesos están determinados primordialmente por las
aspiraciones, necesidades y expectativas del usuario/ciudadano.
Si el proceso falla, el primero en recibir el impacto y enterarse es el destinatario final (usuario/ciudadano).
Un ejemplo clásico es la no recepción del bien / servicio solicitado.
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Procesos de Apoyo, Secundarios o Administrativos
Aunque pueden ser invisibles para el destinatario final, su existencia y operatividad aseguran que los
objetivos de los procesos primarios se cumplan. En muchos casos se los conocen como “de apoyo”,
denominación que evidencia su finalidad: aportar sustentabilidad operativa a los procesos primarios y así
lograr la satisfacción de los clientes.
Los Procesos Sustantivos, de Apoyo, Secundarios o Administrativos cumplen, en general, con las
siguientes características:
Se desprenden del análisis y el diseño de los procesos primarios. Es decir, cuando se implementan los
elementos operativos dirigidos a satisfacer al cliente, surgen como parte indispensable para sustentar el
desarrollo de los mismos.
Su falla puede producir algún impacto en el cliente externo pero sólo en forma indirecta, es decir como
consecuencia de su incidencia negativa en el desarrollo de las actividades de los procesos primarios.
Generalmente están relacionados con los clientes internos y su alcance y grado de eficiencia es
monitoreado primordialmente por los recursos humanos de la organización.
Procesos de Gestión
Su finalidad es la de monitorear y evaluar los avances y la eficiencia de la organización vista como un
conjunto de procesos interrelacionados por un mismo objetivo o misión. Facilitan y apoyan los procesos
relacionados directamente con los clientes. Para diferenciarlos de los procesos de Apoyo o
Administrativos, es importante destacar que rara vez están relacionados con la operatividad diaria sino
que son más atemporales y desarrollados en el tiempo. Un claro ejemplo de Procesos de Gestión son el
Planeamiento Estratégico o la información generada para la toma de decisiones de las autoridades.
Los Procesos de Gestión presentan, en general, las siguientes características:
Su actividad y desarrollo son llevadas adelante por personal con responsabilidades jerárquicas
relacionadas con la Alta Dirección.
Aunque las actividades mejor identificadas con este tipo de procesos estén encuadradas con el
planeamiento, la asignación de recursos y la definición de objetivos, su misión también se centra en
coordinar y cohesionar el resto de los procesos, tareas y actividades de la organización.
El alcance de este Manual no contempla este tipo de procesos.
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CLASIFICACION DE PROCESOS
PROCESOS SUSTANTIVOS
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS DE GESTION
FINALIDAD
Cumplimiento de los
objetivos fundamentales de la
entidad
DESTINATARIO
Tocan al beneficiario final. Su
desarrollo tiene relación
directa con las aspiraciones,
demandas y expectativas del
usuarios/ciudadano
Si fallan, los clientes externos
son los primeros en enterarse
Dar apoyo operativo
para el cumplimiento de
los objetivos de los
procesos sustantivos
Generalmente dirigidos
a un cliente interno.
Pueden no ser visibles a
los clientes externos
Organizar y facilitar la
conducción de la totalidad
de los procesos de la
entidad
La propia organización y la
coordinación de todos los
procesos
Se desprenden del
diseño y análisis de los
procesos primarios
Tienen incidencia en el
desarrollo futuro de la
entidad
CARACTERISTICAS
Generalmente son los
primeros en
automatizarse y sufrir
algún método de
autocontrol
Cuadro 1. Clasificación de procesos
7. CODIFICACION DE PROCESOS
La codificación de los procesos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, se realiza en base a
los macro procesos identificados y a los procesos, subprocesos y procedimientos que de él se despliegan.
El código de los procesos está conformado por un conjunto de caracteres alfanuméricos con el objetivo
de permitir una identificación clara e inequívoca de cada uno de ellos.
Para ello, los códigos están elaborados sobre la siguiente estructura:
Código
Proceso
01
Código
Macroproceso
-
TRA
-
01
-
Código
Subproceso
01
Código
Procedimiento
Gráfico 1. Codificación de Procesos
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8. METODOLOGIA
Para la actualización, normalización, documentación y difusión del Manual de Procesos y Procedimientos
del MTEPS, se ha adoptado una metodología que permite cumplir con estándares de calidad, en el
servicio y en la gestión organizacional, y que además lo configura como una herramienta de acceso y
consulta permanente por parte de todos los usuarios internos y externos.
En primer lugar se hizo necesario establecer la misión del servicio pues esta permite identificar el objetivo
fundamental del mismo y su razón de ser, articulado a ello se identificó hacia quienes se dirige el servicio,
para finalmente establecer la mejor forma de prestarlo, así:
•Qué hacemos
para cumplir
nnuestro
mandato?
PROCESO
•Cómo lo
hacemos?
•Para quienes lo
hacemos?
PRODUCTOS Y
SERVICIOS
CLIENTES
Gráfico 2. Concepto de Proceso
De esta manera cada proceso trabajado, cuenta con una ficha de descripción del mismo que especifica
una serie de detalles inherentes al proceso en cuestión. El formato y detalle de cada campo desarrollado
se muestra en el cuadro siguiente:
Página | 10
FICHA DE DESCRIPCION
MACRO PROCESO –
PROCESO SUBPROCESO PROCESO/SUB
PROCESO/PROCEDIMIENTO
PROCESO/SUB
PROCESO/PROCEDIMIENTO
 Hoja de Descripción del
Proceso/Sub
Proceso/Procedimiento
Procedimientos (Flujogramas)
 Anexos (Formularios)
 Guía de Usuario
4.
CODIGO
1.
MISION DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO
Razón de ser del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento
2.
ALCANCE DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO
A quienes se dirige y/o afecta el servicio
3.
OBJETIVOS DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO
Finalidad del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento
RESPONSABLE DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO
Nombre de la unidad o cargo que se responsabiliza de todo el
Proceso/Sub Proceso/Procedimiento
6.
RECURSOS NECESARIOS
Recursos requeridos para llevar ejecutar el
proceso en términos, humanos, tecnológicos,
financieros, infraestructura, de acuerdo al caso
COMPONENTES DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO
SUB PROCESOS
CODIGO
Subprocesos que hacen al
proceso
7.
5.
PROCEDIMIENTO
Procedimientos que hacen al subproceso
INSUMOS/PRODUCTOS/AREAS INVOLUCRADAS
INSUMOS
PRODUCTOS
Identificación de los principales insumos y
requisitos necesarios para iniciar el
Proceso/Sub Proceso/Procedimiento
Identificación del producto con el cual
finaliza el Proceso/Sub
Proceso/Procedimiento
8.

CODIGO
AREAS INVOLUCRADAS
INTERACCIONES
Unidades organizacionales con las que se comparte la
responsabilidad del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento
10. DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL PROCESO/SUB
PROCESO/PROCEDIMIENTO
Listado de documentos que son utilizados en el Proceso/Sub
Proceso/Procedimiento

Listado de las unidades
organizacionales que
intervienen en el desarrollo del
Proceso/Sub
Proceso/Procedimiento
9. PASOS DEL PROCESO/SUB
PROCESO/PROCEDIMIENTO
Indice de las Hojas de Descripción del
Proceso/Sub Proceso/Procedimiento y
respectivos flujogramas
11. REGISTROS UTILIZADOS EN EL
PROCESO/SUB
PROCESO/PROCEDIMIENTO
Listado de principales registros que permiten el
seguimiento del Proceso/Sub
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Proceso/Procedimiento
12. TIEMPO MEDIO DE EJECUCION
13. NORMATIVA RELACIONADA
Tiempo en el cual debe realizarse el Proceso/Sub
Proceso/Procedimiento en función de experiencias previas
Listado de normas y políticas que deben tomarse en
cuenta para el desarrollo del Proceso/Sub
Proceso/Procedimiento
14. OBSERVACIONES
Cuadro 2. Ficha de Procesos
A partir de la ficha se desarrollaron los procesos, ya optimizados, en la hoja de descripción del proceso,
sub proceso y/o procedimiento de acuerdo a lo corresponde.
PROCESO (Código):
Nombre
SUBPROCESO (Código):
Nombre
PROCEDIMIENTO (Código):
Nombre
RESPONSABLE
Nombre del
puesto
encargado de
realizar la tarea
especificada
No.
TAREA
Descripción de la tarea o acción a ejecutarse
DOCUMENTOS/
FORMULARIOS
Documentos de entrada, que
inician, y/o salida, que
genera, la tarea
Cuadro 3. Hoja de Descripción de Procesos
Finalmente, los procesos, subprocesos y/o procedimientos, son expuestos gráficamente, por los que se
presentan en los correspondientes flujogramas, bajo el siguiente formato:
Página | 12
PROCEDIMIENTO (Código) : Nombre
Página 1 de 1
CARGO RESPONSABLE
Actor 1
APROBADO POR:
Actor 2
VERSIÓN DEL PROCESO:
VIGENTE: SI
NO
ELABORADO: Fecha de elaboración
Actor 3
RESPONSABLE DEL PROCESO:
Tarea
Area Responsable
Cuadro 4. Flujograma
Para la elaboración de los flujogramas la simbología utilizada es la siguiente:
CUADRO DE SIMBOLOS
Estado de Inicio: Se utiliza para indicar el inicio del diagrama de
flujo.
Tarea o actividad: Representa la realización de una operación o
actividad relativa a un procedimiento.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo donde
son posibles varios caminos alternativos. Normalmente tiene dos
salidas “Si” o “No”, abierto/cerrado.
Documento: Representa cualquier tipo de documento que entra,
se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Retorno: Se utiliza para retornar a una tarea específica, detalla el
paso al que se debe regresar.
Página | 13
Fin: Indica la finalización del diagrama de flujo.
Estado de detención: Denota una pausa en el procedimiento,
que puede ser semanal, trimestral, anual o variable dependiendo
el caso.
Referencia a procedimiento: Denota enlace a otro
procedimiento.
Base de Datos: Se utiliza para representar el almacenado de los
datos en el sistema.
Referencia a otra página: Articula dos componentes de un
diagrama en páginas diferentes, a través de un conector en la
salida de una página y otro en la entrada de la siguiente página.
Conectores: Conectan los símbolos señalando el orden en que se
deben realizar las distintas operaciones.
Cuadro 5. Simbología de Flujograma
Página | 14
9. PROCESOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL
Sobre la base precedente, a continuación se presentan los componentes específicos de los procesos
objetos del presente documento.
Mapa de Procesos
DIRECCION GENERAL DE TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL
Registro vía Web para
empresas nuevas
Ingreso en Ventanilla
Ingreso y Revisión
Verificación y
Aprobación
Inspecciones Técnicas
in situ
Posesión
Presentación
Trimestral de
Informes
Planes de Higiene y
Seguridad
Ocupacional y
Manual de Primeros
Auxilios
Registro Obligatorio
de Empleadores
Multas ROE
Registro Nacional de
Profesionales /
Técnicos de
Seguridad
Ocupacional y
Medicina del Trabajo
Presentación Anual
de Informes
Rezagadas
Presentación de
Planillas
Observadas
Revisión
Aguinaldo
Archivo
Retroactivas
Registro de Finiquitos
Registro y Visado de
Contratos
Extranjeros
Nacionales
Manual
Laboral
Control de Asistencia
Programación,
Ejecución y
Evaluación
Planillas trimestrales
Primas
Atención a usuario
Higiene y Seguridad
Ocupacional
Investigación de
Accidentes de Trabajo
Diseño
Cronograma
Presentación
TRABAJO, HIGIENE
Y SEGURIDAD
OCUPACIONAL
PROCESOS RELEVADOS
Actualización, Reimpresión o Perdida del
ROE
Baja Permanente o
Temporal del ROE
Atención de
Denuncias
Comités Mixtos de
Higiene y Seguridad
Ocupacional
Revisión de documentos
Capacitación en
Higiene y Seguridad
Ocupacional
Conflictos Colectivos
(Pliego de
Reclamaciones)
Sistema de Registro
de Asistencia
Automática
Registro
Convenios Salariales
Verificación
Convenios Laborales
PROCESOS RELEVADOS
Registro
PROCESOS RELEVADOS
Sistema Estadístico
Visado de Certificado
de Trabajo
Inspectoría
Nacionales
Extranjeros
Fondos en Custodia
PROCESOS RELEVADOS
Certificación de Años
de Servicio
Gráfico 3. Mapa de Procesos de la Dirección General de Trabajo Empleo y Previsión Social
Página | 15
DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS SINDICALES
Autorización de la
Personería Jurídica
PROCESOS RELEVADOS
Personería Jurídica
Modificación de
Estatuto Orgánico
de Organizaciones
Sindicales
Programación
Capacitación
Sindical
Ejecución
Registro Único de
Organizaciones
Sindicales
Organizaciones
Sindicales
Denuncia por falta
de rendición de
cuentas
Reconocimiento de
Directivas
Sindicales
Condecoraciones
Dirigentes
Sindicales
Aprobación de
rendición de
cuentas
Cambio de Razón
Social de
Organizaciones
Sindicales
ASUNTOS
SINDICALES
Declaratoria en
comisión sindical
transitoria
Directivas
Sindicales
Rendición de
Cuentas de
Organizaciones
Sindicales
Ampliación de
Mandato de
Directiva Sindical
Apoyo a la gestión
económica de las
Organizaciones
Sindicales
Desembolso para
eventos sindicales
Desembolso para
refacción de sedes
sindicales
Apoyo económico a
Organizaciones
Sindicales
Denuncia por
violación a fuero
sindical
Actualización del
Registro Único de
Organizaciones
Sindicales
PROCESOS RELEVADOS
PROCESOS RELEVADOS
Solicitud de
desembolso de
Cuenta de Multas,
atrasos y sanciones
disciplinarias
Rendición de
cuentas de Multas,
atrasos y sanciones
disciplinarias
Instrucción de
desembolso a
empleadores
Gráfico 4. Mapa de Procesos de la Dirección General de Asuntos Sindicales
Página | 16
Macroproceso
Se encuentran, al igual que los procesos, subprocesos y procedimientos, identificados en la codificación
de procesos.
Clasificación de Procesos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social
Los procesos que son parte de este Manual de Procesos y Procedimientos, corresponden en su totalidad a
procesos sustantivos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, el cuadro siguiente especifica:
Atribución, referida a la atribución otorgada al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social para
cumplir con su mandato.
Finalidad: al cumplimiento de los objetivos del Ministerio
Destinatario: beneficiario final
Características: acciones por incumplimiento
Producto: resultado final
ATRIBUCION
ROE
Planillas
Trimestrales de
Sueldos y
Salarios y
Accidentes de
Trabajo
Planillas de
Aguinaldo
FINALIDAD
DESTINATARIO
CARACTERISTICAS
Inaccesibilidad a
servicios del
Ministerio de
Trabajo, Empleo y
Previsión Social
Imposibilidad de
acceder a
licitaciones,
procesos de
contratación o
financiamiento
bancario
Sanciones
económicas por
incumplimientode
la presentación
de planillas
trimestrales
Inspección laboral
Certificado de
Registro
Obligatorio de
Empleadores
Sanciones
económicas por
incumplimientode
la presentación
Declaración
Jurada de
Presentación de
Planillas de
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Registrar a
empleadores en
general
Sociedades
Comerciales,
Empresas
Unipersonales,
Sociedades
Cooperativas,
Sociedades
Civiles,
Asociaciones
Civiles y Empresas
Públicas
Verificar el
cumplimiento de
la normativa
vigente, en
materia salarial
Sociedades
Comerciales,
Empresas
Unipersonales,
Sociedades
Cooperativas,
Sociedades
Civiles,
Asociaciones
Civiles y Empresas
Públicas
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
Verificar el
cumplimiento de
la normativa
vigente, en
Sociedades
Comerciales,
Empresas
Unipersonales,
PRODUCTO
Declaración
Jurada de
Presentación de
Planillas
Trimestrales
Página | 17
ATRIBUCION
Registro de
Finiquitos
Registro y
Visado de
Contratos de
Trabajo
Nacionales
Registro y
Visado de
Contratos de
Trabajo
Extranjeros
Sistema de
Registro de
Asistencia
Registro
Convenio
Salarial
Registro
Convenio
FINALIDAD
DESTINATARIO
CARACTERISTICAS
PRODUCTO
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Erradicar el trabajo
forzoso o cualquier
otra forma análoga
de explotación y
servidumbre
Erradicar el trabajo
forzoso o cualquier
otra forma análoga
de explotación y
servidumbre
materia salarial
Sociedades
Cooperativas,
Sociedades
Civiles,
Asociaciones
Civiles y Empresas
Públicas
de planillas de
aguinaldo
Inspección laboral
Aguinaldo
Verificar el pago
oportuno y justo
de finiquitos
Empleado/Trabaj
ador/Obrero/Ben
eficiario
Sanciones
económicas por
incumplimiento
en la cancelación
oportuna del
aguinaldo
Finiquito
registrado
Verificar que el
contrato laboral
se encuentre bajo
los lineamientos
de Ley
Verificar que el
contrato laboral
se encuentre bajo
los lineamientos
de Ley
Empleadores y
Empleados
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Erradicar el trabajo
forzoso o cualquier
otra forma análoga
de explotación y
servidumbre
Autorizar el
sistema de
control de
asistencia de las
empresas
Empleadores y
Empleados
Verificar el
cumplimiento de
pagos
retroactivos e
incrementos
salarial
Verificar el
cumplimiento de
Empleadores y
Empleados
Denuncias por
incumplimiento
de Convenio
Salarial
Inspección laboral
Empleadores y
Empleados
Denuncias por
incumplimiento
Erradicar el trabajo
forzoso o cualquier
Empleadores y
Empleados
Contrato laboral
visado
Sanciones
económicas por
incumplimiento
en la fecha de
presentación del
contrato
Contrato laboral
visado
Registros de
Asistencia
autorizados
Incremento
salarial
Página | 18
ATRIBUCION
Laboral
otra forma análoga
de explotación y
servidumbre
Fondos en
Custodia
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
Ingreso y
Revisión de
Planes de
Higiene y
Seguridad
Ocupacional y
Manual de
Primeros
Auxilios
Verificación y
Aprobación de
Planes de
Higienes y
Seguridad
Ocupacional y
Manual de
Primeros
Auxilios
Registro
Nacional de
Profesionales/
Técnicos de
Seguridad
Ocupacional y
Mediana del
Trabajo
FINALIDAD
los convenios
laborales
suscritos entre los
empleadores y
empleados
Custodiar los
montos por
concepto de pago
de finiquitos no
efectivizados
DESTINATARIO
CARACTERISTICAS
PRODUCTO
de Convenio
Laboral
Inspección laboral
Empleado/Trabaj
ador/Obrero/Ben
eficiario
Sanciones
económicas por
incumplimientoen
la fecha de pago
de finiquito
Seguridad del
pago del finiquito
custodiado al
beneficiario
Verificar el
cumplimiento de
la elaboración,
revisión y
aprobación de
Planes de Higiene
y Seguridad
Ocupacional
Actividad
Económica
Sanciones
económicas por
incumplimiento
de esta obligación
Inspecciones
laborales
Plan de Higiene y
Seguridad
aprobado
Verificar el
cumplimiento de
la elaboración,
revisión y
aprobación de
Planes de Higiene
y Seguridad
Ocupacional
Actividad
Económica
Accidentes
laborales
Sanciones
económicas por
incumplimiento
de esta obligación
Inspecciones
laborales
Plan de Higiene y
Seguridad
aprobado
Registrar a los
Profesionales/
Técnicos a nivel
Nacional
Profesionales /
Técnicos
interesados
Inaccesibilidad a
contratos para la
elaboración de
Planes de Higiene
y Seguridad
Ocupacional
Registro de
Profesional /
Técnico
autorizado
Página | 19
ATRIBUCION
Comités Mixtos
de Higiene y
Seguridad
Ocupacional
Diseño de
Capacitación en
Higiene y
Seguridad
Ocupacional
Programación,
Ejecución y
Evaluación de
la Capacitación
en Higiene y
Seguridad
Ocupacional
Registro Único
de
Organizaciones
Sindicales
Actualización
del Registro
Único de
Organizaciones
oportunidades
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Proteger y garantizar
el trabajo digno en
todas sus formas
(comunitario, estatal,
privado y social
cooperativo)
considerando la
equidad laboral, de
ingresos y
medioambiental, así
como la igualdad de
oportunidades
Garantizar el derecho
de los trabajadores a
la libre sindicalización
y organización para la
defensa de sus
intereses,
representación, la
preservación de su
patrimonio tangible e
intangible
Garantizar el derecho
de los trabajadores a
la libre sindicalización
y organización para la
FINALIDAD
DESTINATARIO
CARACTERISTICAS
PRODUCTO
Verificar el
establecimiento
de Comités
Mixtos de Higiene
y Seguridad
Ocupacional
Actividad
Económica
Inspección laboral
Informes
Trimestrales
Informe Anual de
actividades
Difundir
conocimientos y
practicas básicas
en temas de
higiene y
seguridad
ocupacional
Actividades
Económicas /
Empleados
Accidentes
laborales
Denuncias
Inspecciones
laborales
Programa de
difusión y
capacitación
Difundir
conocimientos y
practicas básicas
en temas de
higiene y
seguridad
ocupacional
Actividades
Económicas /
Empleados
Accidentes
laborales
Denuncias
Inspecciones
laborales
Programa de
difusión y
capacitación
Registrar a las
Organizaciones
Sindicales
Organizaciones
Sindicales
Desconocimiento
de la organización
sindical por la
parte patronal
Organización
sindical registrada
Actualizar la base
de datos de los
Registros de las
Organizaciones
Organizaciones
Sindicales
Desconocimiento
de la organización
sindical por la
parte patronal
Organización
sindical registrada
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ATRIBUCION
Sindicales
Reconocimient
o de Directivas
Sindicales y
Declaratoria
Sindical
Permanente
Declaratoria en
Comisión
Sindical
Transitoria
Denuncia por
Violación de
Fuero Sindical
Ampliación de
Mandato de
Directiva
Sindical
Desembolso
para Eventos
Sindicales
defensa de sus
intereses,
representación, la
preservación de su
patrimonio tangible e
intangible
Garantizar el derecho
de los trabajadores a
la libre sindicalización
y organización para la
defensa de sus
intereses,
representación, la
preservación de su
patrimonio tangible e
intangible
Garantizar el derecho
de los trabajadores a
la libre sindicalización
y organización para la
defensa de sus
intereses,
representación, la
preservación de su
patrimonio tangible e
intangible
Garantizar el derecho
de los trabajadores a
la libre sindicalización
y organización para la
defensa de sus
intereses,
representación, la
preservación de su
patrimonio tangible e
intangible
Garantizar el derecho
de los trabajadores a
la libre sindicalización
y organización para la
defensa de sus
intereses,
representación, la
preservación de su
patrimonio tangible e
intangible
Garantizar el derecho
de los trabajadores a
la libre sindicalización
y organización para la
defensa de sus
FINALIDAD
DESTINATARIO
CARACTERISTICAS
PRODUCTO
Sindicales
Reconocer a las
Directivas
Sindicales
Organizaciones
Sindicales
Desconocimiento
de la organización
sindical por la
parte patronal
Resolución
Ministerial que
aprueba la
solicitud de
Reconocimiento
de la Directiva
Sindical
Organizaciones
Sindicales
Desconocimiento
de la organización
sindical por la
parte patronal
Resolución
Ministerial de
Declaratoria
Sindical
Transitoria
Desconocimiento
de la organización
sindical por la
parte patronal
Resolución
Ministerial (en
cuatro copias),
Informe Técnico
Jurídico y Sindical
Organizaciones
Sindicales
Ampliar el
mandato de la
Directiva Sindical
Organizaciones
Sindicales
Apoyar
económicamente
a organizaciones
sindicales
Organizaciones
Sindicales
Evento sindical
realizado
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ATRIBUCION
Desembolso
para Refacción
de Sedes
Sindicales
Personería
Jurídica de
Organizaciones
Sindicales
intereses,
representación, la
preservación de su
patrimonio tangible e
intangible
Garantizar el derecho
de los trabajadores a
la libre sindicalización
y organización para la
defensa de sus
intereses,
representación, la
preservación de su
patrimonio tangible e
intangible
Garantizar el derecho
de los trabajadores a
la libre sindicalización
y organización para la
defensa de sus
intereses,
representación, la
preservación de su
patrimonio tangible e
intangible
FINALIDAD
DESTINATARIO
Apoyar
económicamente
a organizaciones
sindicales
Organizaciones
Sindicales
Reconocer la
personería
jurídica de las
Organizaciones
Sindicales
Organizaciones
Sindicales
CARACTERISTICAS
PRODUCTO
Sede sindical
refaccionada
Cuadro 6. Procesos Sustantivos del MTEPS, objeto del presente documento
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Codificación de Procesos
La codificación de los procesos presentados es la siguiente:
MACRO PROCESO
01
Trabajo, Higiene
y Seguridad
Ocupacional
PROCESO
01-TRA
Trabajo
SUBPROCESO
01-TRA-01
Registro Obligatorio
De Empleadores
PROCEDIMIENTO
01-TRA-01-01
Registro Vía Web
Empresas Nuevas
01-TRA-01-02
01-TRA-01-03
Actualización
Reimpresión de
Certificado ROE
Baja Permanente o
Temporal
Elaboración de
Cronograma
Registro de Planillas
Trimestrales, vía web
Rectificación de
Planillas Trimestrales
Registro Vía Web de
Planillas de Aguinaldo,
vía web
Registro de Contratos
Nacionales
Registro y Visado de
Contratos Extranjeros
Refrenda de Finiquitos
Casos Especiales:
Empleado Ausente
Casos Especiales:
Conciliaciones
Casos Especiales:
Fallecimiento
Presentación de
Poderes para Cobro
Control de Asistencia
Registro de Convenios
Salariales
Convenios Laborales
Depósitos
Pago de Fondos en
Custodia Menores a Bs.
10,000.Pago de Fondos en
Custodia Mayores a Bs.
10,000.Devolución del
Depósito al Empleador
Ingreso y Registro de
PHSOMPA
01-TRA-01-04
01-TRA-02
Planillas Trimestrales
de Sueldos, Salarios y
Accidentes de
Trabajo
01-TRA-02-01
01-TRA-02-02
01-TRA-02-03
01-TRA-03
01-TRA-04
01-TRA-03-01
Contratos
01-TRA-04-01
01-TRA-04-02
01-TRA-05
Finiquitos
01-TRA-05-01
01-TRA-05-02
01-TRA-05-03
01-TRA-05-04
01-TRA-05-05
01-TRA-06
01-TRA-07
01-TRA-08
01-TRA-09
01-TRA-06-01
01-TRA-07-01
Fondos en Custodia
01-TRA-08-01
01-TRA-09-01
01-TRA-09-02
01-TRA-09-03
01-TRA-09-04
01-HSO
Higiene y
Seguridad
01-HSO-01
Planes de Higienes y
Seguridad
01-HSO-01-01
Página | 23
MACRO PROCESO
PROCESO
Ocupacional
SUBPROCESO
Ocupacional
PROCEDIMIENTO
01-HSO-02-01
01-HSO-03
02
Asuntos
Sindicales
02-ASI
02-ASI-01
Comités Mixtos de
Higiene y Seguridad
Ocupacional
Personería Jurídica
01-HSO-03-01
01-HSO-03-02
01-HSO-03-03
02-ASI-01-01
02-ASI-01-02
02-ASI-02
Directivas Sindicales
02-ASI-02-01
02-ASI-02-02
02-ASI-02-03
02-ASI-02-04
02-ASI-02-05
02-ASI-03
Apoyo Económico a
Organizaciones
Sindicales
02-ASI-03-01
02-ASI-03-02
Registro Nacional de
Profesionales y
Técnicos en materia de
Higiene, Seguridad
Ocupacional y Medicina
del Trabajo
Posesión
Informes Trimestrales
Informe Anual
Autorización de la
Personaría Jurídica
Registro Único de
Organizaciones
Sindicales
Reconocimiento de
Directivas Sindicales y
Declaratoria en
Comisión Permanente
Declaratoria en
Comisión Sindical
Temporal
Denuncia por Violación
a Fuero Sindical
Ampliación de Mandato
de Directiva Sindical
Actualización del
Registro Único de
Organizaciones
Sindicales
Desembolso para
Eventos Sindicales
Desembolso para
Infraestructura Sindical
Tabla 1. Codificación de Procesos del MTEPS
10. VALIDEZ DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, el presente Manual de Procesos y
Procedimientos requiere de revisiones periódicas para su actualización, ya que el propósito a corto plazo
es enfocarlo como documento de calidad. Sus modificaciones deben ser sugeridas a la Dirección General
de Planificación, para su análisis, modificación, presentación a la instancia correspondiente, aprobación e
implementación.
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