La fórmula para disminuir drásticamente los costos de

Practical
InSights
Manuel Hinojosa
Business Director
La fórmula para disminuir
drásticamente los costos de
administración de efectivo
Con el alto nivel de competitividad en el entorno actual, es fundamental optimizar
todos los recursos financieros en las empresas o instituciones. Uno de los procesos donde existe mayor oportunidad de reducir costos es la Administración de
Efectivo (Cash Management Optimization, CMO), para aquellas instituciones que
manejan altos volúmenes de efectivo, como el sector bancario o minorista (retail).
“El Modelo de Administración de Efectivo
(MAE) optimiza la movilización de efectivo
entre las entidades participantes –internas y
externas-, definiendo una serie de
procesos, modelos estadísticos y
soluciones tecnológicas.”
El Modelo de Administración de Efectivo (MAE) optimiza la movilización de efectivo entre las entidades participantes –internas y externas-, definiendo una serie
de procesos, modelos estadísticos y soluciones tecnológicas. De esta manera
garantizan que la demanda sea previsible, y que los recursos financieros se
utilicen de forma eficiente.
“CMO resulta en Reducciones del orden del 30 ó 40% del saldo
de efectivo y reducciones del 20% del volumen.”
Este modelo va más allá de atender eficientemente la demanda en los puntos de
efectivo (tiendas, cajeros automáticos - ATM´s -, sucursales o bóvedas) en el momento adecuado, sino que busca un punto de
equilibrio entre varios factores. Se debe
disminuir el dinero inmovilizado (aquel que
no puede ser invertido para generar recursos financieros adicionales), satisfacer la
demanda real de efectivo en sus diferentes
puntos, y reducir el costo de transportar
dinero a través de Empresas de Traslado
de Valores.
Por ejemplo, en algunos casos se ha
comprobado la reducción de más del 60%
de faltantes de efectivo en ATMs y una
disminución de hasta el 40% en el efectivo
inmovilizado.
El MAE analiza y determina la asignación
eficiente de topes y niveles de seguridad
para determinar el número óptimo de envíos
y montos. Esta fórmula logra mayor disponibilidad de efectivo donde se requiera
realmente y libera recursos excedentes
para otros compromisos e inversiones.
Para lograr esto, el diseño de los procesos
de MAE debe de ser multi-canal, flexible y
modular, con un enfoque de crecimiento
bajo demanda.
“La optimización de la Administración
de Efectivo es un paso importante
que permite centralizar la planeación
del efectivo dentro de la institución y
sentar las bases para un modelo de
servicios compartidos en el mediano
plazo, generando así aún mayores
ahorros.”
Ahora bien, para poder establecer las mejoras y procedimientos para optimizar el costo
de mover y guardar efectivo, las instituciones
tienen que establecer patrones de consumo;
rutas, riesgos y costos de traslado así como
horarios y restricciones de entrega, acompañado de una implantación de una herramienta tecnológica de alta especialización.
El Modelo de Administración de Efectivo
puede involucrar miles de puntos de efectivo con muchas y complejas variables como:
ubicación, estacionalidad, costo del dinero,
tipo de punto de efectivo, entre otras. Por
eso, la optimización de este proceso a
través de herramientas rudimentarias es
prácticamente imposible. Las instituciones
de retail y banca, más allá de contar con
personal especializado en cada una de
sus áreas, requieren de una infraestructura
técnica y de recursos humanos especializados en AE para optimizar sus procesos de
gestión de efectivo.
A pesar de su aparente complejidad, la implementación del MAE representa importantes
beneficios como:
Facilitar la centralización de la operación.
Reducir costos, tareas manuales, errores
en arqueos y cuadres contables, duplicidad
de funciones y errores en facturación.
Aumentar la eficiencia, nivel de servicio y
control en la operación.
En nuestra experiencia en implementación
de este modelo, hemos visto casos donde la
planeación ha disminuido en más de 80% los
traslados de emergencia.
Sin embargo, lo más importante, es saber
cuánto dinero podrían estar ganando o perdiendo si incorporaran todas estas variables
en un modelo estadístico de pronóstico y
planeación.
Definitivamente, uno de los mayores ahorros
se encuentra en la reducción del dinero
improductivo, lo que “libera” recursos para
ser destinados a otras actividades de mayor
rentabilidad. Además, un MAE ofrece mejor
información estadística para la toma de
decisiones, seguimiento y control, mayor
visibilidad sobre la oferta y demanda de
efectivo, límites del improductivo y menor
cantidad de efectivo en tránsito por canal.
La optimización de la Administración de
Efectivo es un paso importante que permite
centralizar la planeación del efectivo dentro
de la institución y sentar las bases para un
modelo de servicios compartidos en el mediano plazo, generando así aún mayores
ahorros. Dado el potencial de ahorro en el
proceso de AE, principalmente en el sector
bancario y de retail, se ha puesto especial
interés en este tema, debido a los importantes ahorros (15-40% de disminución de
niveles de inventario) que les puede generar.
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