SYSplus FACTURACIÓN El proceso de ventas se compone

SYSplus FACTURACIÓN
El proceso de ventas se compone fundamentalmente de dos opciones que son las
facturas y las devoluciones, adicionalmente se puede complementar el proceso con la
cotización, que es un documento sin ninguna implicación distinta a ser usado luego en
una factura, y adicionalmente SYSplus Facturación contiene pedidos y las remisiones.
Una de las principales características de todo SYSplus es la consulta de informes por
pantalla o la generación de estos de manera impresa o imágenes en formato PDF. A lo
largo de este documento veremos y explicaremos las consultas por pantalla y el
registro de los documentos a fines a facturación.
Recordemos que SYSplus tiene un menú principal desde el cual se pueden ingresar a
los módulos con presionar un clic.
Figura 2.1. Menú principal
Para ingresar al módulo de facturación entre al programa y seleccione la compañía en
la que desea trabajar; haga clic sobre el botón Facturación del menú principal de
SYSplus o presione SHIFT + F2 en el teclado, en ese momento verá la pantalla principal
del módulo de facturación como se muestra en la figura 2.2.
FIGURA 2.2 . Ventana principal del módulo facturación.
1. En la primera en la parte superior que incluye el menú de acceso tradicional a las
opciones del modulo.
2. Como generalidad de SYSplus los módulos muestran los datos de la compañía
de trabajo y el usuario actual.
3. Otras de las generalidades de SYSplus mencionadas anteriormente son los
informes o consultas por pantalla en esta sección de la pantalla de facturación
encontramos botones de acceso de los informes Ventas por cliente, ventas por
artículo y ventas por vendedor, con solo presionar clic sobre cualquiera de estos
botones tendremos acceso a la información que detallaremos adelante en este
documento.
4. Finalmente la parte ubicada en el costado izquierdo de la pantalla muestra los
botones de acceso rápido a las principales opciones del programa, para
seleccionar una de estas opciones basta con hacer clic sobre el botón
respectivo, así por ejemplo para consultar o realizar una búsqueda de artículos
solo debe hacer clic sobre el primer botón que dice Artículos.
5. Para terminar esta parte corresponde a la parte central de la pantalla que es el
área de trabajo en donde se desplegarán las ventanas del programa y en donde
inicialmente aparece una ventana con las ventas por cliente en el periodo
seleccionado.
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CONSULTA DE CONSOLIDADO DE VENTAS
Una vez se abre el módulo de facturación y presionar sobre cualquier icono de la
sección 3 de la figura 2.2 el sistema despliega automáticamente una ventana de
consulta iniciemos revisando la información de V. x vendedor donde aparece detallado
código del vendedor, el nombre y la información de las ventas del periodo de tiempo
indicado.
Figura 2.3 Consulta de Ventas por vendedor (consolidado).
1. La consulta se efectúa en el periodo que se determine al definir una fecha inicial
y una fecha final, solo mostrar los documentos de ventas facturas y
devoluciones.
2. Filtros, como generalidad para todos los informes de consulta por pantalla
incluso la consulta de opciones como la búsqueda de artículos, tienen un check
para habilitar los filtros de consulta, al habilitar este check las consultas abrirán
un registro en blanco para todas las consultas donde podremos definir un filtro
para utilizaren la columna deseada, los filtros de SYSplus obedecen sentencias
SQL para traer los resultados, pro básicamente al definir funciones como
MAYOR QUE (>), Y MENOR QUE (<), IGUAL(=), la figura 2.3 muestra un
ejemplo en la columna Ventas, al habilitar el filtro y definir en el primer registro
que realice y traiga a la pantalla las ventas mayores a 3 unidades, para esta
consulta utilizamos la sintaxis > 3.
3. La información de estas consultas es traída a la pantalla de manera consolidada
pero en las consultas del modulo de facturación encontramos en la parte inferior
derecha de la pantalla los botones de detalle, con los cuales nos despliega una
ventana con el detalle de las ventas por cliente, artículo o documento.
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Figura 2.4. Detalle de ventas por cliente.
4. Ventas anuales. Desde esta opción podrá consultar las ventas anuales por
cliente, vendedor o artículo en forma gráfica como se muestra en la figura 2.5.
Figura 2.5 Gráfica de ventas anuales por vendedor
Para detallar cualquiera de las consultas realice los siguientes pasos:
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Seleccionar el período
Usted puede seleccionar el período de consulta de ventas por cliente sobre la ventana
de consolidados usando los botones con las flechas adelante y atrás ubicadas en la
parte superior de la ventana, como generalidad de SYSplus la selección de la fecha se
puede realizar desplazándose con las fechas o presionando clic izquierdo sobre el
nombre del mes para seleccionar rápidamente uno diferente y presionando doble clic
sobre los números del año allí pude utilizar los botones que desplazan hacia arriba o
abajo o digitar simplemente el año a consultar, así de esta manera si se hace clic sobre
el botón hacia adelante o hacia atrás el sistema cambia el período de consulta
mostrando el nuevo año y mes.
Figura 2.6 , Selección de la fecha
Opciones de consulta desde la ventana Ventas por vendedor
Sobre esta ventana de consolidado de ventas por vendedor usted puede rápidamente
consultar todos los detalles de la información de ventas; a continuación se explican las
opciones disponibles desde esta ventana.
Ubicar un vendedor: Para ubicar rápidamente un cliente ubíquese sobre la columna de
código o nombre dependiendo de cómo quiere buscarla y luego digite la parte inicial del
código o el nombre del vendedor hasta ubicarlo.
Consultar el detalle de ventas por vendedor: Una vez seleccionado el vendedor,
usted puede consultar las ventas detalladas para ese cliente en el período indicado;
simplemente haciendo doble clic sobre cualquier columna de dicho cliente o dando clic
sobre el botón Ver detalles o presionando la tecla F8. En ese momento el sistema
desplegará una nueva ventana con la consulta del movimiento detallado del vendedor
seleccionado.
Detalle ventas vendedor: En esta ventana aparece en la parte superior el código y
nombre del vendedor consultado, y se puede visualizar el tipo de documento generado
para cada cliente seleccionado, la fecha y detalles del documento; para que pueda
visualizar en detalle los documentos, simplemente debe dar clic sobre cualquier
columna del documento que se desea consultar o dando clic sobre el botón Consultar o
presionando la tecla F4. En ese momento el sistema mostrará una ventana con el
detalle del documento generado para el vendedor, donde puede consultarlo o imprimirlo
si desea.
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Actualización de ventas por vendedor: Usted puede actualizar la ventana de ventas
por vendedor para que pueda visualizar las últimas ventas realizadas para el vendedor
seleccionado simplemente dando clic en el botón Actualizar o presionando la tecla F2.
Ver ventas por artículo o por cliente: De forma similar a como se ha explicado para
las ventas por vednedor, sSi desea ver las ventas realizadas para cada artículo de clic
sobre la opción Por artículo en la parte superior derecha de la ventana, si por el
contrario desea visualizar las ventas por cliente seleccione el botón Por cliente.
Mostrar Consolidado de Ventas: Si se está trabajando en otra ventana o por alguna
razón usted cerró la ventana de ventas consolidadas, la cual no es necesario cerrar
para trabajar en el programa, usted puede volver a mostrarla haciendo clic sobre el
botón “Por cliente”, “Por artículo” o por “Vendedor” dependiendo de la opción que
desee. Estas ventanas de ventas consolidadas no se cierran con la tecla ESCAPE,
siempre hay que usar el botón con la [X] en la parte superior derecha de las mismas
para cerrarlas o usar la combinación de teclas CTR+F4.
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2. ARTÍCULOS
Desde esta opción podrá consultar, modificar, eliminar o crear artículos, adicionalmente
podrá consultar las existencias y los movimientos del artículo en un período de trabajo.
Esta opción se encuentra disponible desde la pantalla principal del módulo en la parte
izquierda de la ventana a través del botón Artículos. También puede tener acceso
desde cualquier opción del programa que pregunte un código de artículo haciendo doble
clic sobre la columna Artículo de una grilla de datos.
Las opciones disponibles son las mismas sin importar desde donde se llama la opción
excepto por el botón seleccionar el cual solamente aparece cuando se llama desde
otra opción del programa en cuyo caso este botón cierra la consulta de artículos y
retorna el código del artículo seleccionado sobre la grilla de datos al momento de
presionar F10 o hacer clic sobre el botón Seleccionar
Otra diferencia entre llamar la opción seleccionar desde el módulo de inventario o
desde otra ventana radica en el significado de hacer doble clic sobre un artículo, ya que
en caso de haber sido llamada desde inventario se activará
la opción
Consultar/Modificar artículo del artículo actualmente seleccionado, mientras que cuando
se ha llamado la búsqueda de artículos desde otra opción la acción equivale a
seleccionar el artículo.
La pantalla de búsqueda de artículos se muestra en la figura siguiente.
Figura 2.7. Búsqueda de artículos
La pantalla de búsqueda de artículos se divide en tres partes, la parte superior, donde
puede seleccionar las opciones de búsqueda, la parte central en donde se muestra el
resultado de la consulta de acuerdo con los parámetros indicados en la parte superior, y
la parte inferior en donde se encuentran los botones de acceso a las opciones
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disponibles para el mantenimiento del artículo; como son crear un nuevo artículo,
consultar/modificar un artículo existente, borrar un artículo, consultar movimientos,
existencias y precios de los artículos y actualizar los cambios efectuados a los artículos.
La búsqueda de artículos muestra el código, descripción, el código de barras o
referencia adicional del artículo, la unidad, la tarifa de IVA, existencia y precio de los
artículos; esta información es exclusivamente de consulta, usted no podrá modificar
ninguno de los datos directamente sobre la grilla, para ello deberá emplear la opción
“Modificar” presionando F4 o haciendo clic sobre el botón del mismo nombre, también
podrá llamar esta opción dando enter sobre el código consultado, siempre que su perfil
de usuario lo permita.
2.1 FILTRADO Y BÚSQUEDA DE ARTÍCULOS.
Inicialmente cuando usted abre esta opción se muestra un listado con todos los
artículos que componen el catálogo de la compañía ordenados alfabéticamente, sin
embargo usted puede limitar la consulta ya sea por el código principal, código de
barras, descripción principal y descripción adicional.
2.1.1 FILTRADO DE ARTÍCULOS
Para filtrar la información de una descripción en específico puede seleccionar la opción
buscar por Descripción haciendo clic sobre la opción Descripción y digitando luego en
la casilla buscar la palabra que puede contener la descripción y por último hacer clic
sobre el botón Buscar. En ese momento el sistema mostrará los artículos cuya
descripción contiene la información indicada, de esta manera usted podrá trabajar sobre
ese segmento del catálogo al igual que la búsqueda por descripción esta versión
permite realizar búsquedas de la mimas manera por descripción adicional, es decir que
el momento de habilitar la búsqueda el sistema buscara la palabra o palabras
ingresadas en el texto a buscar y traerá los artículos que contengan esta información en
la descripción adional que vernos delante de este documento. Si un artículo no suge en
la consulta no podrá borrarlo, mirar sus existencias y movimientos, en tal caso deberá
repetir la búsqueda con un criterio que incluya el artículo deseado o dejar vacía la
casilla buscar y presionar nuevamente el botón de búsqueda. El hecho de que uno o
más artículos no aparezca en la consulta no siempre quiere decir que no esté creado,
simplemente significa que no está incluido en el criterio de búsqueda especificado. Otra
causa de que no aparezca puede ser que en los datos generales esté como un artículo
inactivo.
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Figura 2.8 Búsqueda de artículos por descripción
El otro criterio de búsqueda de un artículo se presenta por el código del articulo o el
código de barras del articulo o referencia adicional realizada en las propiedades del
articulo con la función F7 que detallaremos más adelante. Pa utilizar este criterio de
búsqueda elija el código y márquelo en el espacio de buscar por, digite en el texto a
buscar el código que desea buscar, al presionar buscar y habilitar la condición de
búsqueda en cualquier posición el sistema traerá los artículos que en la propiedad de
código o código de barras o referencia adicional contienen los caracteres del texto a
buscar.
Figura 2.9: Búsqueda de artículos por código
2.1.2 BÚSQUEDA DE ARTÍCULOS
La búsqueda de artículos la puede hacer por código o descripción:
a.
Por código: Si usted conoce el código que desea buscar, ubíquese en la
columna código y digítelo, a partir de ese momento lo que escriba se resaltará lo
cual nos indica que está buscando sobre la columna de la grilla actualmente
seleccionada.
Figura 2.9: Digitar parte del código para la búsqueda.
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b. Por descripción: Para buscar un artículo por descripción deberá seleccionar la
columna descripción y escribir la parte inicial de la descripción hasta ubicar el
artículo deseado, luego podrá usar las flechas de desplazamiento del cursor
para ubicar específicamente el artículo deseado.
Figura 2.10. Digitar parte de la descripción del artículo para la búsqueda.
c. Otra forma de realizar la búsqueda de artículos es por medio del filtro de
artículos, como se explicó en el numeral anterior.
Una vez ubicado un artículo, usted podrá consultar/modificar el artículo, borrarlo,
consultar sus existencias, movimientos y precios, haciendo clic sobre la opción deseada
o presionando la tecla que aparece en el botón asociado. A continuación se explican las
opciones disponibles.
2.2. CREAR UN NUEVO ARTÍCULO
Esta función del modulo de facturación comparte las mismas acciones del
modulo de inventario.
Haciendo clic sobre el botón Nuevo o presionando la tecla F5 usted accederá a la
opción de crear un nuevo artículo y el sistema mostrará la pantalla que se muestra en
la figura.
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Figura. 2.11. Articulo Nuevo.
En la creación de un artículo se debe tener en cuenta dos procesos que son:
a. Los datos básicos del artículo resaltados en la figura 2.11, en la forma se encuentra
en negrilla: código, descripción, unidad principal del artículo, grupo, tarifas de IVA, son
parámetros obligatorios para registrar un nuevo artículo; además están la condición de
descripción variable, la descripción corta, subgrupo, marca; fecha de actualización, y
estampilla, arancel, estado del artículo (Activo, No vender o Inactivo), control de
existencias (Ninguno, Por Bodega o por lotes), y así mismo indicar los niveles de stock y
las opciones de ingreso de terceros y merma de almacenamiento como explicaremos
más adelante.
b. Datos adicionales del artículo como son: unidades adicionales, código de barras o
referencia adicional, precios, características adicionales
(peso, altura, etc), la
contabilidad y los ensambles en caso de ser un producto de varios componentes.
Parámetros de un nuevo artículo.
A continuación se explica el significado y consecuencias que tiene cada uno de los
parámetros de la creación de un nuevo artículo:
2.2.1. DATOS BÁSICOS
a. Código del artículo: EL código del artículo puede tener hasta 15 caracteres
alfanuméricos definidos por el usuario, (Recuerde que si en la configuración inicial del
programa en la opción de inventario/artículos/codificar con numeración consecutiva se
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le dijo que “SI”, no permitirá crear códigos alfanuméricos, sólo permitirá crear códigos
numéricos) este código es el que identificará el artículo para todos los procesos
realizados por el sistema, es único y una vez creado no puede ser modificado. Si
escogió algún tipo de codificación automática ya sea simple, por grupo o marca el
programa asignará el código al guardar el artículo descartando cualquier dato que se
haya digitado en el código y remplazándolo por el consecutivo que le corresponda.
b. Descripción del artículo: En este espacio puede describir plenamente el artículo,
esta descripción es de hasta 60 caracteres y puede variar dependiendo si la opción
descripción variable se selecciona o no, de ser así puede modificarse posteriormente
en un documento de lo contrario no.
c. Unidad Principal: Aquí se define la mínima unidad del producto a partir de la cual
se llevará el inventario de mercancía. En esta unidad se consultarán los reportes de
existencias, costos y movimientos de inventario, los informes de ventas por artículo y los
informes de compras por artículo. Por seguridad no se puede cambiar el nombre de
unidad principal una vez se haga el primer movimiento del artículo.
d. Grupo: Los artículos se pueden agrupar dependiendo de características comunes de
los productos, por ejemplo se pueden crear grupos de aceites, aseo, dulces, etc. estos
grupos se crean previamente en el sistema; para seleccionar un grupo simplemente
despliegue el listado presionando la flecha que aparece en la casilla grupo, hecho esto
aparecerá los grupos creados, para seleccionar un grupo puede utilizar las flechas de
desplazamiento para ubicar el grupo requerido, o presionar la barra de desplazamiento
con el Mouse para un desplazamiento más rápido, si al momento de crear un nuevo
artículo no esta creado el grupo correspondiente al producto se puede crear este dando
clic en el icono que se encuentra al lado de la casilla, este desplegará una ventana
donde puede crear el grupo. Seleccionar un grupo es indispensable para crear un
nuevo artículo, si no se selecciona ningún artículo el sistema le pedirá que ingrese uno,
de lo contrario no permitirá crear el nuevo artículo.
Figura2.12, Asignación de grupo a artículo
e. Marca: La marca corresponde al proveedor o al fabricante del artículo, este listado se
puede generar previamente en el sistema. Para seleccionar una marca, de clic con el
Mouse sobre las flechas de desplazamiento arriba o abajo, o digite directamente el
nombre de la marca sobre la cajilla, a medida que va escribiendo va apareciendo los
nombres que coincidan con el nombre digitado. Si no existe la marca del producto que
va a ser creado se puede utilizar la flecha amarilla que se encuentra al lado de la cajilla
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que desplegará la ventana de creación de marcas que le permitirá ingresar la marca
deseada. La marca creada aparecerá automáticamente en el listado de marcas. Un
artículo puede ser creado sin que se haya seleccionado una marca.
f. Subgrupo: Es una división de los grupos para delimitar más los productos con
características comunes; por ejemplo, un grupo podría ser Aceites, y subgrupos Aceites
de cocina y Aceites cosméticos. Los subgrupos se crean en el momento de crear el
grupo. Al igual que los grupos puede crearse directamente desde la ventana de nuevo
artículo presionando el asterisco al lado de la casilla de subgrupo. Para ubicarse en un
respectivo grupo puede utilizar las flechas de desplazamiento o la barra de
desplazamiento presionando con el Mouse. La opción de subgrupo no es obligatoria
para la creación del artículo.
g. IVA: En este espacio se definen las tarifas de IVA para el artículo, SYSplus incluye
las 3 tarifas más frecuentes, si usted quiere crear una nueva tarifa puede usar el icono
que se encuentra al lado derecho del campo de IVA, donde puede indicar las cuentas
contables que serán afectadas mediante la tarifa.
Figura 2.14: Tarifas de IVA
h. Estampilla: Este campo se define el valor de la estampilla o impuesto al consumo
que pagan los artículos como los licores, para calcular el impuesto al consumo
agregaremos el valor que tiene este al artículo que estamos creando, es decir que por
cada artículo se calcula el monto especificado. Este espacio de estampilla también se
puede utilizar para la liquidación de cuota de fomento de productos agrícolas para este
caso el valor es un porcentaje para calcular basado en el costo del producto.
Al anterior punto cambia según el parámetro de configuración encontrado en compras /
facturas / usar impoconsumo como porcentaje de fomento / que al estar en SI: El valor
indicado por artículo como estampilla o impocunsumo se usa como porcentaje de
fomento en facturas de compras. NO: Se usa como monto de impuesto al consumo
unitario.
i. Arancel: Indique el porcentaje de arancel que paga e artículo. Este dato lo usa
exclusivamente el módulo de importaciones de SYSplus.
j. Estado del artículo: El estado del artículo puede ser Activo (artículo normal que se
puede comprar, vender, trasladar de bodega, etc.), No vender (artículo que se puede
comprar o trasladar en el inventario pero no se puede vender, por ejemplo una materia
prima), e Inactivo (artículo que no se puede volver a usar en ningún documento de
inventario, compras o facturación).
k. Control de existencias: Define la forma como se realizará el control de existencias.
Puede ser ninguna, en caso de no llevarse ningún control de existencia del artículo,
bodega o lotes.
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l. Merma de almacenamiento: esta opción permite que por cada ingreso al inventario
de esta referencia se haga una salida automática por el porcentaje indicado en la casilla
contigua. Se usa en materias primas que tienen pérdida de humedad o por otras
razones y cuyas mermas no se miden específicamente si no se aproximan mediante un
porcentaje de las entradas.
m. Ingresos para terceros: Permite marcar un artículo para que las ventas del mismo
se contabilicen como un ingreso para terceros y no como un ingreso propio.
n: Niveles de Stock: En los niveles de stock se define la máxima cantidad de
mercancía que puede estar disponible y la mínima cantidad que debe quedar en
bodega, igualmente se define un número de días de disponibilidad de la mercancía.
Los días de disponibilidad definidos permiten al sistema sugerir la cantidad de
mercancía que debe ser solicitada dependiendo de la rotación de la misma.
Habiendo cumplido con los datos anteriores se podrá continuar con la segunda parte de
la creación del producto que se explica a continuación:
2.2.2. DATOS ADICIONALES
F6 Unidades: Esta opción hace referencia a los diferentes tipos de presentación que
tiene un artículo como por ejemplo docena, caja, etc. Para ingresar a esta opción de clic
sobre el botón unidades o presione la tecla F6, inmediatamente se activará la pantalla
de presentaciones que se muestra a continuación:
Figura 2.15: Ingreso de Unidades Adicionales
Esta pantalla nos presenta cuatro columnas en las cuales se define la Unidad que es el
nombre de la presentación que se va a crear; el Factor Cantidad que es la cantidad de
unidades principales de que consta esta presentación y la columna de Factor Precio
que es la cantidad por la que se multiplicará el precio unitario para determinar el precio
de esta presentación y finalmente la de inactivar o no una unidad que al estar marcada
determina que esta unidad del registro se encuentra activa.
Si desea crear una nueva presentación de clic sobre el signo más (+) en la barra de
símbolos o de ENTER al final de la grilla de datos, le agregará una nueva línea para que
pueda digitar la nueva presentación, tenga en cuenta que después de insertada una
línea no podrá dejarla en blanco pues no le permitirá grabar y le sacará error, por lo
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tanto debe ubicarse en esa línea y eliminarla tal como se explica a continuación: Para
borrar una presentación existente o una línea en blanco ubíquese sobre ella y de clic
sobre el menos (-) en la barra, el sistema le pedirá confirmación de la eliminación si esta
seguro presione el botón “Aceptar”, si desea ubicarse en las diferentes presentaciones
utilice los símbolos de flecha hacia atrás y flecha hacia delante, para grabar el registro
creado dé clic sobre el botón grabar o presione la tecla F2, para deshacer los cambios
realizados y salir de la ventana presione la tecla ESC o dé clic sobre el botón cancelar.
Nota: Antes de crear una presentación cerciórese de que las cantidades sean las
correctas, pues recuerde que un artículo después de haber tenido algún tipo de
movimiento no podrá ser modificado en sus presentaciones.
F7. Código de barras o referencia adicional: Esta opción le permite ingresar el código
de barras del artículo asignar un código o referencia adicional, igualmente eliminarlo y
editarlo. En esta ventana aparece inicialmente un espacio para el código de barras,
aparece la descripción del artículo, y la unidad en una lista desplegable para que usted
seleccione cada presentación del artículo y defina un código de barras para cada una.
Para ingresar un nuevo código de barras presione el símbolo más (+) en la barra de
símbolos en la parte inferior de la ventana, esto colocará una nueva línea para digitar el
código, para eliminar un código de barras existente presione el menos (-) en la barra, el
sistema le pedirá confirmación para borrar el código si está seguro presione la tecla
Aceptar; para desplazarse por los códigos de barras creados para el artículo utilice los
botones con las flechas hacia delante y hacia atrás. Para grabar de clic sobre el botón
Grabar o presione la tecla F2, si desea cancelar los cambios realizados y salir de la
ventana de clic sobre el botón Cancelar o presione la tecla ESC.
Figura 2.16 Códigos de Barras
F9 Precios: En esta opción aparecen los precios de venta definidos para el artículo en
tantas listas como se requiera cada una de las cuales puede tener unas fechas, horas o
días de la semana de vigencia. Adicionalmente se pueden fijar comisiones por unidad
por porcentuales por venta y por cobro así como definir porcentajes de descuento y
cantidad mínima para la que aplica el precio. Una columna importante de la definición
de precios es si el precio es automático o manual, en el primer caso SYSplus cambiará
automáticamente el precio de venta del artículo cuando cambie el costo o la lista de
precios de referencia.
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Figura 2.17 Precios de venta por artículo
F10. Adicionales: Usted puede ingresar datos adicionales del artículo a través de esta
opción, tales como peso, largo, ancho, alto, descripción adicional y puede seleccionar
una fotografía del mismo, para ello de clic sobre el espacio en blanco correspondiente a
fotografía, esta operación le desplegará una ventana de abrir donde podrá ubicar el
archivo de imagen correspondiente a la fotografía del artículo. Para grabar estos datos
adicionales de clic sobre el botón Grabar o presionar la tecla F2.
Figura 2.18, Ventana Datos Adicionales artículo.
F11. Contabilización del artículo: En esta opción aparecen datos referentes a la
contabilización del artículo como son las cuentas afectadas por el inventario para cada
artículo como son:
Inventario: cuenta donde se contabilizan los inventarios de la empresa y es facetada
según los naturaleza de los movimientos es decir las entradas y las salidas del
inventario, ejemplo 143501.
Ventas: la cuenta de ingreso al momento de realizarse una venta de mercancía.
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Costo ventas: es la cuenta donde se contabiliza el valor del costo de los artículos que
tienen en el momento de registrar la venta de mercancía o bienes y servicios.
IVA en compra: Es la cuenta del impuesto sobre las ventas descontable que nos afecta
al momento de hacer una compra.
IVA en ventas: Es la cuenta del impuesto sobre las ventas generado que nos afecta al
momento de hacer una venta.
Estampilla/Consumo: es la cuenta contable donde desea que se contabilice el valor del
impuesto al consumo o cuota de fomento según se requiera.
Compras: Es la cuenta de compras, cuando se lleva un sistema de inventario periódico.
Rete fuente compras: la cuenta contable que se afecta en las retenciones que se
practican en compras.
Rete fuente en ventas: la cuenta contable que se afecta con las retenciones que la
empresa practica en el momento de vender.
Base mínima: en este espacio debe indicar la base mínima que aplica al practicar las
retenciones.
Tarifa de retenciones: el porcentaje de las retenciones en la fuente que se practican
para el artículo que estamos definiendo.
Figura 2.19, contabilización de un producto.
Recordemos que las
contabilidad
cuentas deben estar previamente creadas en el módulo de
F12. Ensambles: Un artículo puede combinarse o unirse con otros y formar un
producto, a través de esta opción usted puede realizar la composición de un producto.
En la ventana se deben ingresar los siguientes datos en las columnas:
Componente: donde puede digitar el código del artículo o si lo prefiere puede dar doble
clic para abrir la ventana de búsqueda de artículo, una vez lo haya seleccionado lo
traerá a la ventana de composición, en la casilla descripción aparecerá el nombre del
artículo seleccionado.
Cantidad: ingrese la cantidad del artículo que compone el producto.
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Unidad: aparece automáticamente cuando se ingresa el código del artículo, puede
seleccionar la presentación del artículo desplegando la lista en la columna unidad
presionando la flecha hacia abajo.
Porcentaje: Si el componente del producto es proporcional a otro ingrediente indique el
porcentaje con respecto al componente principal. Este componente principal debe tener
un porcentaje de 100.
Base: Marque esta columna si este componente es a su vez un producto ensamblado
con base en otros componentes.
Merma: Si al componer el producto el componente sufre una merma que obligue a
incrementar la cantidad consumida en un determinado porcentaje indíquelo acá paa que
SYSplus pueda hacer correctamente el cálculo de requerimientos de materiales para
producción.
Para ingresar un nuevo componente de clic sobre el símbolo más (+), para eliminar un
artículo creado, de clic sobre el símbolo menos (-), puede utilizar las flechas adelante y
hacia atrás para ubicarse en el anterior o siguiente registro, igualmente se puede ubicar
en el primer registro utilizando la flecha hacia atrás con la línea vertical, o al final del
registro mediante la flecha hacia delante seguida de una línea vertical.
Adicionalmente se deben contestar dos preguntas
generales para todos los
componentes, la primera si el peso de los componentes es igual al peso del producto
ensamblado y la segunda si este producto se ensambla automáticamente cada vez que
se requiera hacer una salida del inventario ya sea por venta o cualquier otro motivo.
Figura 2.20, composición de productos
2.3. Modificar/Consultar un artículo
Esta opción le permite consultar o modificar los detalles del artículo, como son la
descripción, el grupo, la marca, el tipo de artículo, estado, etc.
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Si el artículo ya posee movimientos registrados usted no podrá modificar la unidad
principal ni tampoco las presentaciones, el tipo de artículo ni el control de existencias, ya
que éste cambio afectaría los movimientos previamente registrados que fueron
capturados con o sin detalles adicionales.
Figura 2.21, Modificar / Consultar artículo
Los botones que aparecen en la parte inferior de la consulta de artículos es la misma
que aparece en la creación de artículos a excepción del botón de existencias o F8 y
alertas solo aparecen en la consulta de artículos. Este último botón permite configurar
un recordatorio que aparecerá en pantalla cuando se use este artículo en cualquier
documento.
2.4. Eliminar un artículo
Si usted presiona F3 o hace clic sobre el botón “Eliminar” y su perfil de usuario lo
permite, el sistema pedirá una confirmación para borrar definitivamente un artículo.
Obviamente si el sistema ya encuentra registrados movimientos del artículo no le
permitirá eliminar el artículo. Una vez borrado el artículo el sistema volverá a la ventana
de búsqueda de artículos.
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Figura 2.22, Eliminar artículo
2.5. Movimientos por artículo
Si usted presiona la tecla F7 o hace clic sobre el botón “Movimientos” podrá consultar
en pantalla el detalle de los movimientos del artículo actualmente seleccionado en la
grilla de búsqueda de artículo en el período actual de trabajo. Desde esta nueva
ventana usted podrá hacer doble clic o presionar F4 para consultar el documento de los
movimientos realizados para el artículo, ubicándose sobre el documento que se quiere
consultar.
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Figura 2.23, Consulta de movimiento por artículo.
2.6. Consulta de Existencias.
Al presionar F8 sobre la ventana de búsqueda de artículo o hacer clic sobre el botón
“Existencias”, usted podrá consultar las existencias del artículo actualmente
seleccionado en la grilla en el período de trabajo actual.
Para consultar las existencias del artículo, puede utilizar esta opción, en esta ventana
aparece la cantidad de mercancía existente del artículo en las diferentes bodegas,
igualmente se puede determinar la cantidad de mercancía que esta reservada y la
cantidad ordenada. Puede consultar la cantidad de mercancía por lotes, para ello
presione la tecla F10 o de clic sobre el botón Lotes. Si desea observar con más detalle
la reserva de mercancía presione la tecla F11 o de clic sobre el botón Reservas, se
desplegará una ventana con detalles de las reservas de mercancía, igualmente si
desea consultar las ordenes de mercancía puede presionar la tecla F12 o dar clic sobre
el botón Ordenes, se muestra una ventana con las diferentes ordenes o pedidos para el
artículo seleccionado, puede ver en detalle el documento registrado dando clic sobre
cualquiera de las columnas de la orden especifica, o una vez seleccionada la orden,
presione la tecla f4 o de clic sobre el botón Consultar.
Figura 2.23, Consulta de existencias desde facturación.
2.7. Precios
Usted puede consultar los precios de un artículo desde la ventana de búsqueda de
artículos ubicándose sobre el artículo que desee y dar la tecla F9 o dando clic sobre el
botón Precios
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Figura 2.24, Consulta de precios desde la búsqueda de artículos
Desde esta opción puede consultar los precios de venta asignados al artículo en cada
una de las listas de precios creadas previamente por la opción del mismo nombre en el
menú de mantenimiento. Si desea modificar los precios o los parámetros de la lista debe
editar el artículo primero y desde la ventana de edición usar el botón de precios.
2.8. Actualizar
Esta función como su nombre lo indica, actualiza los datos de la ventana de búsqueda
de artículos para cuando se crea o modifica un artículo. Esta función se activa dando la
tecla F2 o simplemente dando clic sobre el botón Actualizar.
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3. CLIENTES
Acceda a esta opción a través del menú Principal del módulo Facturación seleccionando
el botón Clientes.
El sistema desplegará una ventana como la que se muestra a continuación.
Figura 2.25, Búsqueda de clientes.
De la misma forma explicada para los artículos esta ventana se divide en tres partes, la
parte superior en donde puede especificar los criterios de búsqueda de los clientes que
son: NIT, nombre, código y contacto etc, de acuerdo con los datos que usted
especifique el sistema retornará en la grilla de datos de la parte intermedia los clientes
que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. Si no aparece ningún cliente
reintente especificando menos datos o verifique que los datos indicados sean correctos.
Sobre la grilla de datos usted puede hacer doble clic para consultar y modificar el
tercero o presionar la tecla F4 o hacer clic sobre el botón modificar.
Por último la parte inferior que posee los botones que se explican a continuación.
23
F5. Nuevo: Esta opción permite desplegar la ventana de creación de un nuevo cliente,
esta ventana se divide en tres partes:
Figura 2.26, Nuevo Cliente
a. Identificación: Usted puede definir los datos concernientes a la identificación
del cliente iniciemos con el número de identificación es necesario definirlos sin
utilizar algún tipo de separador y sin incluir el digito de verificación, al terminar y
desplazarnos con el mause o presionando entre el sistema calculara de manera
inmediata el digito de verificación que le corresponde al nit registrado, el
siguiente punto de la identificación es la condición de definir el tipo de
identificación al cual corresponde el registro que se está ingresando, para esto
debe seleccionar con el mause o las flechas del teclado, al determinar en el tipo
de identificación que este registro es un Nit de persona natural, cedula de
ciudadanía, extranjería, pasaporte o registro civil o tarjeta de identidad, el
sistema habilita las casilla de primer nombre, segundo nombre, primer apellido y
segundo apellido para ser definidos, como mínimo este ingreso requiere primer
nombre y apellido; al determinar que el nit del registro que se está definiendo es
un nit de persona jurídica el sistema inhabilita las opciones de apellidos y
nombre y solo permite registrar en el espacion de razón social.
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b. Ubicación: Puede ingresar aquí detalles de la ubicación del cliente, como la
dirección, ciudad, teléfonos, fax, celular, mail y contacto. Para el caso de los
nuevos registros en la sección de la ubicación permite definir una zona para
clasificación de este cliente, así como en la opción de inventarios nos permite
crear un registro de agrupación para los artículos como los grupos, las marcas y
subgrupos, en el caso de los cliente la primer agrupación es la zona, además es
un registro básico y obligatorio para poder crear un cliente. para definir las zonas
de cliente podemos ingresar y codificar estos registros con el botón amarillo al
lado de la selección desde la ubicación del cliente, otro dato que difiere para la
creación de clientes con respecto a la consulta es la asignación de un vendedor
y con cobrador. En la forma F5 Nuevo lo encontramos como parte de la
ubicación para seleccionar los vendedores y cobradores registrados, la temática
de creación de vendedores desde esta ventana es igual que la zonas o grupos
del inventario al hacer clic sobre el botón derecho el sistema abrirá al ventana
para codificar los vendedores y cobradores la cual detallaremos mas adelante en
este documento.
c. Observaciones: Puede digitar en este espacio observaciones generales del
cliente registrado. Observaciones o notas que serán mostradas en la impresión
de la cartera o en el momento de utilizar el cliente para el registro de un
documento.
d. Pestañas de detalle del cliente
Cartera: desde esta opción podemos asignar información concerniente con la
cartera otorgada al cliente. Código o referencia como otro dato de identificación
usted puede determinar a los clientes un codificación interna diferente al número
de identificación, solo con digitar el numero requerido para el código en un
espacio de 15 caracteres, grupos de cartera aparte de la zona como sistema de
agrupación podemos definir los grupos de cartera para resumir la información de
su cartera de manera filtrada un ejemplo de esta utilización son los días de
cobro de cartera podemos definir a cada cliente cual es su día de cobro para
imprimir o consultar la cartera de los cliente que tienen ese grupo asignado.
Adicionalmente se puede asignar la lista de precios, el descuento máximo, el
cupo de crédito asignado (máximo valor de cartera que puede tener el cliente
antes de bloquearle la facturación), los días de crédito predeterminados y los
días de bloqueo (días de plazo adicionales al vencimiento pactado de las
facturas para bloquear al cliente si no ha cancelado) por último se pueden
ingresar datos informativos como las instrucciones de cartera (por ejemplo en
donde radicar facturas, horarios de atención etc.), las fechas de aniversario y de
inicio de relaciones comerciales con el cliente. Para su seguridad el acceso a
esta pestaña se controla mediante una opción específica de los accesos del
usuario.
25
Figura 2.28, Registro de cartera de un cliente nuevo.
Contactos: Permite ingresar la información de contacto de cada una de las
personas con las que se tiene relación al interior del cliente.
Figura 2.29, Registro de contactos por cliente.
Sucursales: la forma de F5: nuevo permite definir las sucursales de un cliente al
usuario que tenga permiso en sus accesos de crear un cliente, para registrar
sucursales adicionales al cliente, presione la tecla F11 o de clic sobre el botón
sucursales, el sistema desplegará una ventana en la que le pedirá los datos
principales de la sucursal a crear, como son el código, nombre, dirección,
ciudad, teléfono, vendedor, cobrador y observaciones. Para grabar los datos de
la sucursal de clic en el botón continuar o presione la tecla F2.
Figura 2.30, Registro de sucursales.
e. Impuestos: en este espacio usted puede definir o asignar mediante el valor de
una base mínima los porcentajes de Retención en la fuente, IVA e ICA, a
practicar en los documentos de venta que interfiera el cliente cn esta información
definida. La validación de la base mínima la verificara el sistema documento por
documentos en decir que si el valor de la factura de venta supera la base
mínima el sistema aplicara las retenciones según lo porcentaje definidos en cada
una de ellas.
26
Figura 2.31, Registro de impuestos de cliente nuevo.
f.
Contabilización: recordemos que uno de los objetivos fundamentales de SYSplus
es la contabilización de los documentos en línea y de manera fácil sin que el
usuario tenga conocimientos contables, uno de los aspectos para cumplir con lo
anterior es la posibilidad de asignar las cuentas contables a cada cliente desde
el momento de crearlo para que cada vez que se utilice este cliente se
contabilicen sus documentos de igual manera a la parametrizacion inicial dada.
Para esto puede colocar una cuenta de cartera donde se llevara los valores por
cobrar de este cliente, cuentas de ventas para separar los ingresos de las ventas
de este cliente, y las cuentas de retención en la fuente, IVA, e ICA donde se
desea llevar los valores que se practiquen en el momento de la venta.
Figura 2.32, Registro de contabilización de un nuevo cliente.
Utilice la tecla F2 o presione el botón grabar para salvar el registro, si desea cancelar el
registro actual sin salir de la ventana utilice la opción ESC o de clic sobre el botón
Cancelar.
F4. Modificar: Usted puede modificar o consultar un cliente existente a través de esta
opción. Ubíquese en el registro anterior a través del botón anterior o presionando la
tecla F4, o en el registro siguiente presionando F5 o de clic en el botón Siguiente, la
opción de modificar cambia con respecto a la de nuevo cliente en que los datos de
vendedor, cobrador zonas y grupo de cartera se encuentran dentro de la pestaña de
cartera, con el fin de independizar las funciones de un usuario, si desea cancelar los
cambios realizados en el registro actual de clic en el botón cancelar o presione ESC,
una vez haya realizado los cambios puede grabar mediante el botón del mismo nombre
o presionando F2.
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Figura 2.33, Modificar Cliente
F3. Eliminar: Si desea eliminar un cliente ubíquese inicialmente en el cliente a eliminar
y seleccione la opción eliminar o use la tecla F3, el sistema le pedirá verificación de la
eliminación del tercero, si esta seguro de hacerlo responda “Yes” cuando el sistema le
pregunte. Si el cliente ya tiene movimientos el sistema no permitirá eliminarlo.
Figura 2.32, Eliminar Cliente
F6 Ventas por Artículo: Esta opción muestra el detalle de artículos vendidos y
devueltos de cada cliente durante un período el cual usted está en libertad de fijarlo. Al
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presionar la tecla F6 o dando clic sobre el botón V x Artículo, el sistema despliega la
siguiente ventana:
Figura 2.33, Ventas Por Artículo
Desde esta pantalla usted puede consultar el detalle de los documentos que movieron
los artículos mostrados en esta ventana simplemente dando la tecla F8 o dando clic en
el botón Detalle.
F8. Cartera: En esta ventana se indica la cartera por cliente, para consultar cada
cliente, simplemente ubíquese en el cliente que desee consultar, luego seleccione el
botón F8 o de clic sobre el botón Cartera. Se desplegará una ventana como la que se
muestra a continuación.
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Figura 2.34, Cartera por cliente.
En esta ventana puede consultar en detalle la cartera del cliente seleccionado
actualmente, para ello ubíquese en cualquiera de las columnas y desplegará la ventana
particular seleccionada o puede utilizar también F4 o dar clic sobre el botón Consultar.
Desde esta ventana además puede consultar los diferentes abonos efectuados a cada
documento presionando la tecla F8 o dando clic en el botón Abonos
F9. Movimiento: Con esta opción puede detallar los movimientos del cliente que este
seleccionado en este momento, así como también consultar cada uno los documentos
que allí aparecen (F4 Consultar) y los abonos realizados a cada uno de ellos (F8
Abonos).
Figura 2.34, Consulta de Movimiento Cliente
1.5. REGISTRO DE DOCUMENTOS
En el registro de documentos como facturas, pedidos, remisiones, devoluciones y
cotizaciones hay ciertos criterios que son comunes los cuales se explican a continuación
de manera general.
Elementos del Documento
La ventana de registro de documentos se divide cuatro partes:
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Encabezado: La parte superior que sirve de encabezado al documento y permite
ingresar datos como el prefijo y número del documento, la fecha, el vendedor, el cliente,
entre otros dependiendo del documento a generar.
Detalle del documento: El detalle del documento es donde se registran los ítems que
conforman el documento con todos sus datos. La información se ingresa sobre una
grilla de datos en donde se captura el detalle de los artículos, cantidades, unidades y
valores que afectan el comprobante. El código del artículo es un elemento común en
los documentos.
Código: Código del artículo. Usted puede digitar manualmente el código
completo del artículo o hacer doble clic sobre la casilla del código o presionar F9
con lo que se traerá la opción de búsqueda de artículos sobre la cual podrá
seleccionar el artículo deseado por cualquiera de los métodos indicados en la
sección “Artículos” y luego presionar F10 o hacer clic sobre el botón
“Seleccionar”. Si el artículo no existe puede usar el botón “Nuevo” de la ventana
búsqueda de artículos para crearla sin cerrar su documento.
Liquidación: La tercera parte corresponde a la información adicional para la liquidación
total del documento, tales como ajustes, descuentos, retenciones, etc.
Botones: Por último la parte inferior que posee los botones para efectuar las diversas
operaciones del documento como grabar o cancelar los cambios del comprobante.
Figura 2.35,Elementos del documento
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1.5.2 Encabezado de los documentos
El encabezado del documento contiene los siguientes datos:
Prefijo: Cada documento posee como identificación un prefijo de cuatro (4) caracteres y
una numeración de seis dígitos (6), un documento puede tener varias numeraciones
definidas para sus registros, cuando usted selecciona la opción del documento
correspondiente el sistema automáticamente traerá el listado de los prefijos definidos
para ese tipo de documento para que usted seleccione el prefijo deseado y de esta
manera indirectamente la numeración del comprobante. Si usted no ha definido los tipos
de comprobante o los prefijos recibirán el mensaje “Debe registrar antes los prefijos”. En
este caso cierre la opción y defina por prefijos por la opción “Mantenimiento”,
“Numeración”, del menú principal.
Número: El número del comprobante se divide en dos, el prefijo que debe estar
previamente definido y el número propiamente dicho que identifica de manera exclusiva
al comprobante. Cuando usted ha definido más de un prefijo el sistema le permitirá
seleccionarlo presionando la inicial del prefijo o usando la pequeña flecha hacia abajo
en el extremo derecho de la casilla del prefijo. Una vez seleccionado el prefijo el sistema
traerá automáticamente el número actual de dicho prefijo y le permitirá cambiarlo o no
dependiendo de si lo definió como automático o no.
Fecha: Fecha del documento, es necesario que siempre esté en formato AAAA/MM/DD.
Cliente: Identificación del cliente sin putos y guiones, tal como se registro al crear el
cliente. Para buscar un cliente o crear uno nuevo puede usar la tecla F6 o hacer click
sobre el icono al lado del nombre del cliente con estos e abre la búsqeuda de clientes
que se explicó anteriormente.
Punto de venta: Ubicación donde se expide el documento, determina la bodega de
inventario a afectar y la caja que recibirá el dinero si hay lugar a ello. Se definen por la
opción de mantenimiento y Puntos de venta o haciendo click sobre el icono al lado del
campo punto de venta.
Vendedor: Nombre del vendedor asociado al documento. Si no se han registrado puede
hacer click sobre el icono al lado del campo vendedor.
Cada documento tiene asociados otros elementos dependiendo del tipo de
comprobante que se esté generando.
Figura 2.36, Encabezado de documento
32
1.5.3 Opciones del registro de detalle del documento
La grilla de detalle del documento es un completo sistema que le permite a usted
insertar un nuevo artículo o eliminar un artículo previamente existente además de
desplazarse rápidamente entre los artículos previamente registrados.
A continuación se detallan las opciones que usted puede tomar desde la grilla de
detalle.
Insertar un artículo: Para insertar un nuevo artículo simplemente utilice el botón ‘+’ de
la barra de navegación. Aunque visualmente se abre un renglón vacío en el renglón
donde estaba el cursor, donde podrá ingresar los nuevos datos, al grabar o imprimir el
documento este nuevo ítem quedará al final del documento.
Barra de navegación: en la parte inferior de la grilla usted cuenta con los siguientes
botones:
Opciones de búsqueda: Desde la grilla de detalle del documento usted puede llamar
las opciones de búsqueda de artículo haciendo doble clic sobre la columna artículo o
presionando la tecla F9; consultar existencias haciendo clic sobre la columna cantidad
o unidad o presionando la tecla F8.
Para grabar el comprobante definitivamente, usted puede presionar F2 o hacer clic
sobre el botón grabar. En ese momento el sistema enviará los cambios a la base de
datos y en ese mismo instante validará todos los parámetros informando de cualquier
inconsistencia, si todo es correcto procederá a guardar el documento y abrirá la
ventana de impresión de comprobantes desde la cual presionando F2 usted puede
generar una copia impresa del comprobante.
Si usted desea salir del comprobante sin grabar los cambios puede presionar el botón
“Salir” o utilizar el botón “X” en la esquina superior derecha de la ventana. Además si
quiere descartar los cambios pero no cerrar la ventana puede presionar la tecla ESC y
validar la confirmación solicitada por el sistema.
1.5.4 Consulta de documentos previamente registrados
Mediante el botón identificado con la lupa ubicado en el extremo derecho de la casilla
número del documento usted puede acceder a la ventana de búsqueda de documento
33
, desde la cual usted puede hacer una consulta de los documentos previamente
registrados.
Figura 2.37,Consulta de documentos registrados
Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar los
criterios de búsqueda de los comprobantes dependiendo del documento a generar, en
el ejemplo se esta consultando los comprobantes de facturas de venta, en este caso
los parámetros de búsqueda son: Número de documento, Fecha, Tercero y referencia,
de acuerdo con los datos que usted especifique el sistema retornará en la grilla de datos
de la parte intermedia los comprobantes que cumplen con el criterio de búsqueda
especificado. Si no aparece ningún documento reintente especificando menos datos o
verifique que los datos indicados sean correctos. Sobre la grilla de datos usted puede
hacer doble clic para consultar el comprobante o presionar la tecla F4 o hacer clic sobre
el botón consultar. Adicionalmente puede presionar F3 o hacer clic sobre el botón
eliminar para anular el documento.
1.6 FACTURAS DE VENTA
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Esta opción está disponible en la ventana principal del módulo, ingrese a ella
presionando el botón Facturas en el menú en la parte derecha de la ventana. En esta
opción se registran todas las facturas de venta de la empresa.
Figura 2.38, Factura de Venta
1.6.1. Encabezado de la Factura
Número: El número del comprobante se divide en dos, el prefijo que debe estar
previamente definido y el número propiamente dicho que identifica de manera exclusiva
al comprobante, este consecutivo se da automáticamente si así se definió en la opción
de mantenimiento, numeración. Para las facturas de venta adicionalmente se debe
tener registrada una autorización de numeración expedida por la DIAN que autoriza un
rango de números y de fechas válidas para las facturas. Estas autorizaciones se
registran mediante la opción de mantenimiento y autorizaciones como se explica más
adelante.
Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los precios de
venta que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos
incluidos. En caso que quede marcada esta casilla el precio se asume con todos los
impuestos, de lo contrario se suma al precio el IVA y el impuesto al consumo para el
cálculo del total por ítem.
Moneda: Si se especificó el parámetro de configuración GENERAL, GENERAL,
PREGUNTAR TASA DE CAMBIO EN DOCUMENTOS DE CARTERA en SI cada
documento de cartera preguntará los montos en moneda extranjera y la tasa de cambio
del dia para convertir a pesos el documento. Antes de grabar cualquier detalle de la
factura de venta es necesario que seleccionemos el tipo de moneda que se utilizara en
35
el registro del documento, los tipos de moneda los definimos con anterioridad cada
moneda esta codificada en el sistema, por simplificación el peso es la moneda principal
y en este caso se encuentra codificada con el 1. Si el parámetro de configuración está
en NO, no se preguntará la moneda.
Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente
seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar
las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega. Si se activa el parámetro
de configuración FACTURACION, DOCUMENTOS, INHABILITAR FECHA EN
DOCUMENTOS en SI los usuarios no podrán cambiar esta fecha y SYSplus asignará al
grabar la fecha actual del servidor sin importar la fecha de la terminal en pantalla.
Cliente: Se refiere al NIT o identificación del cliente tal como se registró inicialmente, si
el dato es correcto SYSplus traerá el nombre del cliente automáticamente. Si no se
preguntará si desea crearlo y en caso afirmativo se abrirá directamente la ventana de
nuevo cliente explica anteriormente. Dependiendo de las validaciones configuradas para
el cupo de crédito y documentos vencidos en cartera es posible que no pueda llamar
ese cliente en la factura en cuyo caso SYSplus mostrará la causa del problema. Con
base en el cliente se traen los días de crédito predeterminados y el vendedor asociado.
Punto de Venta: Puede especificar el punto desde el cuál se realizó la venta de
mercancía. Recordemos que todos los puntos de venta tiene asociado una bodega, es
decir que del punto de venta utilizado para la factura se realizaran lo movimientos de
mercancía del detalle del documento.
Vendedor: Usted puede seleccionar o indicar en esta casilla el nombre del vendedor.
Sucursal: Si el cliente tiene más de una sucursal, indique aquí el código de la sucursal
a la cual se le efectuará la factura, si el cliente no tiene sucursales definidas o estas
fueron inhabilitadas esta opción no permitirá realizar selecciones. Recuerde que cada
sucursal tiene una dirección, ciudad y teléfonos los cuales se traerán a la factura y
pueden imprimirse dependiendo de la definición del formato impreso.
Días Vence: Ingrese en este campo los días de vencimiento de la factura, la fecha de
vencimiento de la factura se dará automáticamente después de colocar el número de
días.
Cotización: recordemos que una factura de venta se puede realizar basada en otro
documento de facturación previamente registrado al cliente que le estamos facturando
para esto indique el número de cotización referido para la factura seleccionada. El
llamar el documento previo permite llevar un control de los documentos facturados
contra las cotizaciones, pedidos y cotizaciones. SYSplus lleva un control por cada ítem
de los documentos por lo que se pueden hacer facturas parciales de un pedido y no
perder el control de las cantidades pendientes por facturar. Para consultar los
documentos pendientes por facturar de ese cliente puede usar el icono de la
interrogación situado al lado de cada documento. Dentro de esta consulta puede ver a
su vez el detalle de los artículos pendientes usando el botón F8: Pendientes, estos
faltantes también pueden generarse mediante los reportes de faltantes por documento,
cliente, vendedor o artículo. Tenga cuidado de llamar el documento relacionado usando
la búsqueda de documentos o digitando el número completo de la cotización o
documento relacionado incluyendo el prefijo ya que si el número no está completo (por
36
ejemplo por no incluir todos los ceros) no se asociará correctamente a la factura y por
tanto el control de faltantes se verá afectado incorrectamente.
Figura 2.39, Documentos pendientes por cliente
Al traer la cotización o cualquier otro documento a la factura se pregunta si se desean
traer todos los ítems o no, si se contesta que sí SYSplus trae a la pantalla todos los
ítems del documento relacionad, si se contesta que NO el programa no trae ningún
artículo pero al digitarlos en el detalle se validará que pertenezca al documento
relacionado.
Pedido: Usted puede indicar el número de pedido referido para la factura seleccionada
en esta casilla. Aplica las mismas condiciones para el control de faltantes explicado para
la cotización. Tenga cuidado de indicar solamente un documento relacionado a la
factura ya que si se especifica cotización, pedido y remisión solo se tomará para el
control de faltantes el último documento que llame a la factura. Si el parámetro de
configuración FACTURACION, FACTURAS, VERIFICAR CODIGOS DEL PEDIDO está
en SI, SYSplus no traerá los artículos del pedido y el usuario deberá digitar uno a uno
los artículos. Esto se hace para obligar al usuario a confirmar que se factura
exactamente el artículo pedido normalmente usando un lector de barras para traer los
artículos. El pedido puede ser un dato obligatorio en la factura dependiendo de la
configuración FACTURACION, FACTURAS, NUMERO DE PEDIDO OBLIGATORIO.
Remisión:: Ingrese el número de remisión referido para la factura seleccionada, en este
caso SYSplus no afectará el inventario con la factura puesto que la remisión previa yo lo
hizo.
37
1.6.2. Detalle del documento
1.6.2.1. Columnas del detalle
Artículo: Digite aquí el código del artículo que se va a facturar, para consultar los
códigos de los artículos presione la tecla F9 o de doble clic sobre esta columna, lo que
abre la ventana de búsqueda de artículos que se explicó antes con la única diferencia
que trae un botón adicional de seleccionar que permite traer a la factura el artículo
actualmente seleccionado,. En todos los documentos de ventas se puede usar tanto el
código del artículo como el código de barras o referencia equivalente para llamar el
artículo.
Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado. Usted puede verificar desde esta
columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre
la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.
Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata,
caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la
unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la
columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida. También
puede presionar la letra inicial de la unidad para traerla rápidamente.
Lista: En esta columna puede seleccionar la lista de precios definida para el artículo
indicado, de esta manera se tomarán los precios unitarios respectivos. Las listas
disponibles dependen de la vigencia de las mismas y el punto de venta especificado en
el encabezado, si no le aparece disponible la lista deseada verifique las listas usando la
opción de mantenimiento y listas de precios.
Precio Unitario: Este valor corresponde al precio de venta unitario del artículo. Al
momento de ingresar el precio unitario o de que el sistema lo traiga automáticamente,
se afectaran las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del porcentaje del IVA
definido para el artículo seleccionado), Impoconsumo (si esta visible la columna
dependiendo de la configuración) y total por item. El precio de venta puede ser
modificado por el vendedor o no dependiendo de los parámetros de configuración
especificados.
%dto.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento al que haya lugar para el
artículo específico. Esta columna puede estar deshabilitado dependiendo de los
parámetros de configuración especificados, así como del descuento máximo asociado al
cliente.
Precio Neto: Es el valor del artículo después de los descuentos.
El sistema irá calculando automáticamente la suma de los totales individuales por
artículos para que usted vaya verificando el total del documento.
Figura 2.40, Detalle de Factura Venta
38
1.6.3. Datos de liquidación
En este espacio puede indicar detalles adicionales de la factura como se indica a
continuación:
Despachar a: Indique aquí el nombre a quien se despachará la mercancía o la
dirección de entrega de la mercancía.
Transportador: Puede ingresar en este espacio el nombre del transportador de la
mercancía. Adicionalmente si la configuración lo indica puede crear una tabla de
transportadores de forma que este campo no pueda llenarse con cualquier valor si no
debe ser escogido de una lista predeterminada.
Observaciones: Ingrese observaciones generales de la factura. Este campo es
ilimitado en pantalla pero puede tener restricciones al imprimirse dependiendo de la
definición del formato de impresión.
Si paga antes de: Indique la fecha hasta la cuál recibirá el descuento espeificado a
continuación
Descuente: Ingrese en este campo el porcentaje de descuento si paga antes de la
fecha definida. El sistema le traerá el valor correspondiente de este descuento.
Valor adicional: Puede indicar un valor adicional antes de IVA que se cobra en la
factura, tal como un flete u otro valor distinto a un artículo o servicio pero que afecta la
base del IVA y Retenciones.
Valor Extra: Puede indicar un valor adicional que se suma después de los impuestos y
por tanto no afecta la base del IVA o las retenciones.
Retenciones: SYSplus traerá la tarifa de retención en la fuente asociada al cliente, si no
se definió puede digitar el porcentaje de Retención en la fuente, el sistema calculará el
valor de la retención correspondiente. Si se indicó en la configuración el manejo de
retenciones por artículo esta casilla aparecerá deshabilitada.
Igualmente puede indicar el porcentaje de RetIva y RetIca si aplica.
Adicionalmente se pueden observar el resumen de los totales de la factura en extremo
derecho de la misma.
Figura 2.41, Detalles Adicionales Factura
39
Al grabar la factura de venta con F2 o el botón Grabar, SYSplus descontará el inventario
(siempre que no se haga la factura con base en una remisión y que la configuración lo
permita), además afectará la cartera del cliente, liquidará la comisión del vendedor,
actualizará los faltantes por documento y afectará la contabilidad de la empresa de
acuerdo a la definición de la interfaz contable hecha por la opción de mantenimiento e
interfaz contable. Todas estas operaciones ocurren en línea en el momento de grabar
sin que el usuario deba hacer ninguna operación adicional. Al final del proceso se
mostrará la ventana de impresión de la factura en donde el usuario puede imprimir la
factura o mandarla directamente por correo electrónico como un PDF anexo al correo
siempre que se haya configurado la cuenta de correo electrónico del usuario y que el
cliente tenga el campo de correo electrónico con una dirección válida.
1.7. REMISIONES
Puede ingresar a esta opción seleccionando el botón Remisiones en la ventana
principal del módulo. En esta opción se generan y consultan las remisiones de
mercancía.
Figura 2.42, Remisiones de mercancía.
1.7.1. Encabezado del documento de Remisiones
Número: El número del comprobante se divide en dos, el prefijo que debe estar
previamente definido y el número propiamente dicho que identifica de manera exclusiva
al comprobante, este consecutivo se da automáticamente si así se definió en la opción
de mantenimiento, numeración. Para las facturas de venta adicionalmente se debe
tener registrada una autorización de numeración expedida por la DIAN que autoriza un
rango de números y de fechas válidas para las facturas. Estas autorizaciones se
registran mediante la opción de mantenimiento y autorizaciones como se explica más
adelante.
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Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los precios de
venta que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos
incluidos. En caso que quede marcada esta casilla el precio se asume con todos los
impuestos, de lo contrario se suma al precio el IVA y el impuesto al consumo para el
cálculo del total por ítem.
Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente
seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar
las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega. Si se activa el parámetro
de configuración FACTURACION, DOCUMENTOS, INHABILITAR FECHA EN
DOCUMENTOS en SI los usuarios no podrán cambiar esta fecha y SYSplus asignará al
grabar la fecha actual del servidor sin importar la fecha de la terminal en pantalla.
Cliente: Se refiere al NIT o identificación del cliente tal como se registró inicialmente, si
el dato es correcto SYSplus traerá el nombre del cliente automáticamente. Si no se
preguntará si desea crearlo y en caso afirmativo se abrirá directamente la ventana de
nuevo cliente explica anteriormente. Dependiendo de las validaciones configuradas para
el cupo de crédito y documentos vencidos en cartera es posible que no pueda llamar
ese cliente en la factura en cuyo caso SYSplus mostrará la causa del problema. Con
base en el cliente se traen los días de crédito predeterminados y el vendedor asociado.
Punto de Venta: Puede especificar el punto desde el cuál se realizó la venta de
mercancía. Recordemos que todos los puntos de venta tiene asociado una bodega, es
decir que del punto de venta utilizado para la factura se realizaran lo movimientos de
mercancía del detalle del documento.
Vendedor: Usted puede seleccionar o indicar en esta casilla el nombre del vendedor.
Sucursal: Si el cliente tiene más de una sucursal, indique aquí el código de la sucursal
a la cual se le efectuará la factura, si el cliente no tiene sucursales definidas o estas
fueron inhabilitadas esta opción no permitirá realizar selecciones. Recuerde que cada
sucursal tiene una dirección, ciudad y teléfonos los cuales se traerán a la factura y
pueden imprimirse dependiendo de la definición del formato impreso.
Factura: recordemos que una remision se puede realizar basada en otro documento de
facturación previamente registrado al cliente que le estamos remisionando para esto
indique el número de factura referido para la remisión seleccionada. El llamar el
documento previo permite llevar un control de los documentos remisionados contra las
cotizaciones, pedidos y facturas. SYSplus lleva un control por cada ítem de los
documentos por lo que se pueden hacer remisiones parciales de una factura y saber
cuanto de lo factura ha sido entregado a la fecha. Para consultar los documentos
pendientes por remisonar de ese cliente puede usar el icono de la interrogación situado
al lado de cada documento. Dentro de esta consulta puede ver a su vez el detalle de los
artículos pendientes usando el botón F8: Pendientes, estos faltantes también pueden
generarse mediante los reportes de faltantes por documento, cliente, vendedor o
artículo. Tenga cuidado de llamar el documento relacionado usando la búsqueda de
documentos o digitando el número completo de la factura o documento relacionado
incluyendo el prefijo ya que si el número no está completo (por ejemplo por no incluir
todos los ceros) no se asociará correctamente a la remisión y por tanto el control de
faltantes se verá afectado incorrectamente. Indique aquí el número de factura a la cual
se aplicará la remisión, Cuando se hace primero la factura y luego la remisión SYSplus
41
supone que la factura no ha afectado el inventario por lo que la remisión siempre hace
la actualización de inventario.
Cotización: Indique el número de cotización asociada a la remisión. Es recomendable
que esta no haya sido usada previamente en un pedido o factura.
Pedido: Usted puede indicar el número de pedido referido para la remisión
seleccionada en esta casilla. Aplica las mismas condiciones para el control de faltantes
explicado para la factura. Tenga cuidado de indicar solamente un documento
relacionado a la remisión ya que si se especifica cotización, pedido y factura solo se
tomará para el control de faltantes el último documento que llame a la factura. El
número de pedido en la remisión puede ser obligatorio dependiendo de la configuración
FACTURACION, FACTURAS, NUMERO DE PEDIDO OBLIGATORIO.
1.7.2. Detalle del documento
Artículo: Digite aquí el código del artículo que se va a remisionar, para consultar los
códigos de los artículos presione la tecla F9 o de doble clic sobre esta columna, lo que
abre la ventana de búsqueda de artículos que se explicó antes con la única diferencia
que trae un botón adicional de seleccionar que permite traer a la remision el artículo
actualmente seleccionado,. En todos los documentos de ventas se puede usar tanto el
código del artículo como el código de barras o referencia equivalente para llamar el
artículo.
Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado. Usted puede verificar desde esta
columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre
la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.
Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata,
caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la
unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la
columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.
Lista: En esta columna puede seleccionar el tipo de lista definida para el artículo
indicado, de esta manera se tomarán los precios unitarios.
Precio Unitario: Este valor corresponde al precio unitario del artículo, el sistema
calculará automáticamente las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del
porcentaje del IVA definido para el artículo seleccionado), impoconsumo (si es visible
esta columna) y total, teniendo en cuenta este valor y la cantidad indicada.
%dto.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.
Precio Neto: Muestra el valor del artículo después de los descuentos realizados.
El sistema irá calculando automáticamente la suma de los totales individuales por
artículos para que usted vaya verificando el total del documento. Aunque la remisión no
tiene efectos contables ni de cartera se calcula un total como referencia para el cliente,
estos totales así como los precios unitarios y totales por ítem pueden omitirse en la
impresión de la remisión.
42
1.7.3. Datos de liquidación
En este espacio puede indicar detalles adicionales de la remisión como se indica a
continuación:
Despachar a: Indique aquí el nombre a quien se despachará la mercancía o la
dirección de entrega de la mercancía.
Transportador: Puede ingresar en este espacio el nombre del transportador de la
mercancía.
Observaciones: Ingrese observaciones generales de la remisión. Este campo es
ilimitado en pantalla pero puede tener restricciones al imprimirse dependiendo de la
definición del formato de impresión.
1.8. DEVOLUCIONES DE MERCANCÍA
Esta opción está disponible en la ventana principal del módulo, ingrese a ella
presionando el botón “Devoluciones” en el menú en la parte izquierda de la ventana. En
esta opción se registran los movimientos de Devoluciones de mercancía.
Figura 2.43, Devolución de mercancía.
1.8.1. Encabezado del documento de Devolución
El encabezado del documento contiene los siguientes datos:
Número: Prefijo que debe estar previamente definido y el número propiamente dicho
que identifica de manera exclusiva la devolución, este consecutivo se da
automáticamente si así se definió en la opción de mantenimiento, numeración.
43
Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los valores
que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos incluidos.
Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente
seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar
las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.
Cliente: Se refiere al NIT y nombre del cliente que se registrará en la devolución.
Sucursal: Si el cliente tiene más de una sucursal, indique aquí el código de la sucursal
a la cual pertenece la devolución.
Factura: Indique el número de factura referido para la devolución seleccionada. Para
consultar las facturas del cliente cuya fecha de expedición está dentro del rango de días
indicado en la configuración FACTURACION, DOCUMENTOS, NUMERO DE DIAS
MAXIMO PARA CRUZAR DOCUMENTO, de clic sobre el signo interrogación que
aparece en la parte derecha la casilla de factura y elija la deseada. Por fuera de este
rango no aparecerán las facturas y usted tendrá que digitar manualmente el número de
factura completo incluyendo el prefijo. Dependiendo del parámetro de configuración
FACTURACION,
DEVOLUCIONES,
PERMITIR
DEVOLVER
ITEMS
NO
FACTURADOS, SYSplus puede no permitir registrar una devolución sin indicar una
factura válida. SYSplus verifica que la factura pertenezca al cliente indicado.
Remisión: Si la configuración FACTURACION, DEVOLUCIONES, HACER
DEVOLUCIONES SOBRE REMISIONES está en SI, SYSplus puede hacer
devoluciones sobre una remisión que no ha sido facturada con el objeto de disminuir las
cantidades a facturar. Tal es el caso de mercancía en consignación o de entregas
parciales en donde el cliente devuelve parte de lo remisionado. Cuando se hace una
devolución sobre la remisión la devolución no afecta la cartera, las comisiones del
vendedor ni la contabilidad por que se supone que es la factura el hecho generador de
estas afectaciones y por no haber ocurrido la factura la devolución no debe hacer
ninguna operación, cuando se haga la factura de venta sobre esa remisión se facturarán
solamente los ítems remisionados no devueltos por tanto la cartera, comisiones y
contabilidad se afectará solo por lo efectivamente entregado al cliente.
Vendedor: SYSplus trae el vendedor de la factura sin embargo usted puede seleccionar
o indicar en esta casilla el nombre del vendedor.
Punto de Venta: Puede especificar el punto desde el cuál se realizó la
mercancía.
venta de
1.8.2. Detalle del documento
Artículo: Digite aquí el código del artículo que se va a devolver, para consultar los
códigos de los artículos presione la tecla F9 o de doble clic sobre esta columna, lo que
abre la ventana de búsqueda de artículos que se explicó antes con la única diferencia
que trae un botón adicional de seleccionar que permite traer a la devolución el artículo
actualmente seleccionado.
Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado.
Usted puede verificar desde esta
columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre
la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.
44
Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata,
caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la
unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la
columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.
Precio Unitario: Este valor corresponde al precio unitario del artículo, el sistema traerá
el precio indicado en la factura y calculará automáticamente las dos columnas
siguientes IVA (dependiendo del porcentaje del IVA definido para el artículo
seleccionado) y total, teniendo en cuenta este valor y la cantidad indicada.
%dto.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.
Consumo: Aparece el valor del impuesto al consumo indicado para el artículo
seleccionado actualmente, siempre que esta columna sea visible dependiendo de la
configuración FACTURACION, FACTURAS, OCULTAR IMPUESTO AL CONSUMO EN
ARTICULOS.
El sistema irá calculando automáticamente la suma de los totales individuales por
artículos para que usted vaya verificando el total del documento.
1.8.3. Datos de liquidación
En este espacio puede indicar detalles adicionales de la factura como se indica a
continuación:
Observaciones: Ingrese observaciones generales de la devolución. Este campo es
ilimitado en pantalla pero puede tener restricciones al imprimirse dependiendo de la
definición del formato de impresión.
Valor adicional: Puede indicar un valor adicional antes de IVA que se cobra en la
factura, tal como un flete u otro valor distinto a un artículo o servicio pero que afecta la
base del IVA y Retenciones.
Valor Extra: Puede indicar un valor adicional que se suma después de los impuestos y
por tanto no afecta la base del IVA o las retenciones.
Retenciones: SYSplus traerá la tarifa de retención usada en la factura de venta
relacionada. Igualmente puede indicar el porcentaje de RetIva y RetIca si aplica.
Al grabar la devolución con F2 o el botón Grabar, SYSplus cargará el inventario
(siempre que la factura de venta lo haya afectado), además afectará la cartera del
cliente (cuando se hace con base en una factura pero no cuando se hizo con base en
una remisión), afectará la comisión del vendedor, actualizará los devueltos por factura o
remisión y afectará la contabilidad de la empresa de acuerdo a la definición de la
interfaz contable hecha por la opción de mantenimiento e interfaz contable. Todas estas
operaciones ocurren en línea en el momento de grabar sin que el usuario deba hacer
ninguna operación adicional. Al final del proceso se mostrará la ventana de impresión
de la devolución en donde el usuario puede imprimirla o mandarla directamente por
correo electrónico como un PDF anexo al correo siempre que se haya configurado la
45
cuenta de correo electrónico del usuario y que el cliente tenga el campo de correo
electrónico con una dirección válida.
1.9. COTIZACIONES
Ingrese a cotizaciones de mercancía a través de la opción del mismo nombre en el
menú principal en la ventana general del módulo. En esta opción se registran las
cotizaciones generadas por la empresa.
Figura 2.44, Cotización de mercancía.
1.9.1. Encabezado del documento de Cotización
El encabezado del documento contiene los siguientes datos:
Número: Prefijo que debe estar previamente definido y el número propiamente dicho
que identifica de manera exclusiva la cotización, este consecutivo se da
automáticamente si así se definió en la opción de mantenimiento, numeración.
Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los valores
que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos incluidos.
Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente
seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar
las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.
Cliente: Se refiere al NIT o identificación del cliente. SYSplus trae el nombre del cliente
que se registrará en la cotización.
Sucursal: Si el cliente tiene más de una sucursal, indique aquí el código de la sucursal
a la cual se dirige la cotización.
46
Validez: Ingrese en este campo el número de días que tendrá vigencia la cotización
realizada. Pasado este número de días la cotización desaparecen los documentos e
ítems del control de faltantes.
Vendedor: SYSplus sugiere el vendedor asociado al cliente, sin embargo el usuario
puede seleccionar o indicar en esta casilla el nombre del vendedor.
Punto de Venta: Puede especificar el punto desde el cuál se realizó la
mercancía.
venta de
1.9.2. Detalle del documento
Artículo: Digite aquí el código del artículo que se va a cotizar, para consultar los
códigos de los artículos presione la tecla F9 o de doble clic sobre esta columna, lo que
abre la ventana de búsqueda de artículos que se explicó antes con la única diferencia
que trae un botón adicional de seleccionar que permite traer a la cotización el artículo
actualmente seleccionado.
Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado. Usted puede verificar desde esta
columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre
la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.
Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata,
caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la
unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la
columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.
Lista: En esta columna puede seleccionar la lista definida para el artículo indicado.
Precio Unitario: Este valor corresponde al precio unitario del artículo, el sistema
calculará automáticamente las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del
porcentaje del IVA definido para el artículo seleccionado) y tota, teniendo en cuenta este
valor y la cantidad indicada.
%dto.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.
Consumo: Aparece indicado en este espacio el valor del impuesto al consumo.
El sistema irá calculando automáticamente la suma de los totales individuales por
artículos para que usted vaya verificando el total del documento.
La cotización no tiene ningún efecto sobre el inventario, la cartera, las comisiones o la
contabilidad de la empresa, es simplemente un documento que puede imprimirse o
enviarse por correo electrónico automáticamente y que inicia un proceso de venta que
luego puede complementarse a través de los pedidos y la facturación para medir la
efectividad del proceso de cotización.
1.10. PEDIDOS
47
Usted puede ingresar a esta opción usando el botón llamado del mismo nombre en la
ventana principal del módulo. A través de esta opción usted puede crear y consultar
pedidos de mercancía. El pedido afecta el inventario a través de las reservas de
inventario, es decir no descuentan el inventario físico pero si controlan cuantas
unidades están comprometidas con clientes. A través del parámetro de configuración
INVENTARIO, EXISTENCIAS, ACCION A TOMAR SI LA EXISTENCIA ESTA
RESERVADA se puede controlar si la mercancía reservada puede usarse o no, es decir
si una cantidad reservada para un cliente puede usarse en una factura u otro
documento de otro cliente.
Figura 2.45, Pedidos de mercancía.
1.10.1. Encabezado del documento Pedidos
El encabezado del documento contiene los siguientes datos:
Número: Prefijo que debe estar previamente definido y el número propiamente dicho
que identifica de manera exclusiva el pedido, este consecutivo se da automáticamente
si así se definió en la opción de mantenimiento, numeración.
Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los valores
que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos incluidos.
Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente
seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar
las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.
Cliente: Se refiere al NIT o identificación del cliente. SYSplus trae el nombre del cliente
que se registrará en el pedido.
Sucursal: Si el cliente tiene más de una sucursal, indique aquí el código de la sucursal
a la cual se le efectuará el pedido.
48
Crédito: Número de días de crédito, se trae de los datos del cliente pero puede
modificarse. Este número de días se traerá a la factura cuando llame el pedido.
Validez: Ingrese en este campo el número de días que tendrá vigencia el pedido
realizado. Durante este número de días se mantendrá reservada la mercancía.
Vendedor: Sysplus trae el vendedor asociado al cliente aunque el usuario puede
modificarlo.
Punto de Venta: Puede especificar el punto desde el cuál se realizó la
mercancía.
venta de
Cotización: Puede traer una cotización previamente registrada para llevar el control de
cotizaciones versus pedido.
1.10.2. Detalle del documento
Artículo: Digite aquí el código del artículo que se va a pedir, para consultar los códigos
de los artículos presione la tecla F9 o de doble clic sobre esta columna, lo que abre la
ventana de búsqueda de artículos que se explicó antes con la única diferencia que trae
un botón adicional de seleccionar que permite traer a la cotización el artículo
actualmente seleccionado.
Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado.
Usted puede verificar desde esta
columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre
la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.
Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata,
caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la
unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la
columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.
Lista: En esta columna puede seleccionar la lista de precios a usar para el artículo
indicado.
Precio Unitario: Este valor corresponde al precio unitario del artículo, el sistema
calculará automáticamente las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del
porcentaje del IVA definido para el artículo seleccionado) y tota, teniendo en cuenta este
valor y la cantidad indicada.
%dto.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.
Consumo: En este campo se muestra el valor del impuesto al consumo si esta visible.
1.6.3. Datos de liquidación
En este espacio puede indicar detalles adicionales de la factura como se indica a
continuación:
49
Despachar a: Indique aquí el nombre a quien se despachará la mercancía o la
dirección de entrega de la mercancía.
Condiciones del pedido: Puede ingresar en este espacio el las condiciones de entrega
o facturación que pueden imprimirse en el pedido.
Observaciones: Ingrese observaciones generales de la factura. Este campo es
ilimitado en pantalla pero puede tener restricciones al imprimirse dependiendo de la
definición del formato de impresión.
Valor adicional: Puede indicar un valor adicional antes de IVA que se cobra en la
factura, tal como un flete u otro valor distinto a un artículo o servicio pero que afecta la
base del IVA y Retenciones.
Valor Extra: Puede indicar un valor adicional que se suma después de los impuestos y
por tanto no afecta la base del IVA o las retenciones.
Retenciones: SYSplus traerá la tarifa de retención en la fuente asociada al cliente, si no
se definió puede digitar el porcentaje de Retención en la fuente, el sistema calculará el
valor de la retención correspondiente. Si se indicó en la configuración el manejo de
retenciones por artículo esta casilla aparecerá deshabilitada. Igualmente puede indicar
el porcentaje de RetIva y RetIca si aplica.
SYSplus calcula el total por ítem y va a cumulando el total del documento incluyendo los
impuestos. Como el pedido deja las condiciones pactadas con el cliente y servirá de
base para la factura se preguntan las retenciones y demás datos adicionales y valor
extra que se usarán en la factura definitiva.
1.11. Ruteros
SYSplus le permite controlar las rutas de entrega de las facturas a los clientes a través
de la opción de ruteros del menú principal. Un rutero es básicamente una relación de las
facturas a entregas organizadas en una ruta y a cargo de un conductor o entregador. El
rutero no tiene implicaciones en cartera, inventario o contabilidad y tiene como objetivo
asistir en el control de tiempos de entrega.
50
Figura 2.46 Ruteros de entrega.
1.10.1. Encabezado del documento Pedidos
El encabezado del documento contiene los siguientes datos:
Número: Prefijo que debe estar previamente definido y el número propiamente dicho
que identifica de manera exclusiva el rutero, este consecutivo se da automáticamente si
así se definió en la opción de mantenimiento, numeración.
Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente
seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar
las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.
Vehículo: Identificación o placa del vehículo que hará la entrega y que debe estar
previamente registrado. Para buscar un vehículo use el botón al lado derecho de la
casilla vehículo, con lo que SYSplus mostrará el listado de vehículos previamente
registrados, desde esta opción con el botón F5:Nuevo puede crear un nuevo vehículo.
51
Figura 2.47. Registro de vehículos de entrega
Sobre esta ventana debe indicar la placa, el propietario y el tipo de vehículo
obligatoriamente, los demás datos son informativos y opcionales. Cada vehículo puede
tener un conductor predeterminado el cual se traerá al rutero cuando se usa el vehículo
en un rutero.
Conductor: Identificación del conductor del vehículo. Inicialmente se trae el conductor
asociado al vehículo sin embargo puede modificarse. Para crear un conductor debe
hacerlo usando el botón al lado del nombre del conductor.
Figura 2.48 Creación de un nuevo conductor
52
Ruta: Nombre de la ruta de entrega previamente registrada. Para crear una nueva ruta
puede usar el botón al lado del nombre de la ruta. Cada ruta se identifica únicamente
con un número y un nombre.
Fgura 2.49 Definición de rutas de entrega
Hora de salida: Ingrese la hora de salida del vehículo.
Auxiliares: Identificación y nombre de los auxiliares que han la entrega. Este dato es
opcional y no requiere que los auxiliares se creen previamente.
1.10.2. Detalle del documento
Factura: Prefijo y número de la factura de venta a entregar. Haciendo doble click sobre
la grilla del detalle se pueden consultar las facturas de venta pendientes por entregar
que muestra las facturas previamente grabadas que no han sido cargadas a un rutero.
Figura 2.50 Facturas por entregar.
Al traer una o varias facturas al rutero se muestran el cliente con identificación y
nombre, el vendedor, el valor total de la factura y el número de cajas que contiene la
factura, todos estos datos son de solo lectura y no pueden modificarse.
53
Al grabar el rutero se puede imprimir la relación de facturas a entregar con detalle de la
información del cliente como la dirección de entrega, teléfonos, etc. más los datos
básicos de la factura.
Una vez grabado el rutero se puede consultar usando el botón a la derecha del número
del rutero y desde esta búsqueda se puede, además de consultar y reimprimir la
relación de facturas a imprimir, generar otros dos documentos, el primero una relación
de la mercancía a cargar al vehículo consolidada por artículo y el segundo una relación
de facturas valorizado para reportar a la aseguradora.
Fgura 2.51 Consulta de ruteros.
1.12. VENDEDORES
Usted puede ingresar a esta opción usando el botón Vendedores en la ventana
principal del módulo. A través de esta opción usted puede crear y consultar los
vendedores de la compañía.
Figura 2.52. Ventana de vendedores
En esta ventana se puede visualizar los datos personales de vendedores de la
compañía como código, Nombre, dirección y teléfono y especificar si esta activo o no,
54
puede ingresar un nuevo vendedor, eliminar uno existente y desplazarse a través de la
grilla de datos utilizando la barra de navegación explicada previamente. Puede grabar el
registro presionando F2 o con clic en el botón Grabar o cancelar los cambios realizados
a través del botón Cancelar o presionando ESC.
Figura 2.53, Comisiones en Ventas.
Igualmente puede conocer los valores definidos para las comisiones por venta de los
vendedores presionando F5 o el botón Comisiones. Las comisiones pueden variar
dependiendo del monto de la factura por lo que se puede especificar un rango de
montos y la respectiva comisión.
Para asignar un presupuesto de ventas presione F8, donde podemos definir la meta en
ventas y en recaudo que luego podemos comparar con las ventas y recaudos reales a
través del informe de análisis de ventas por vendedor.
Figura 2.54 Presupuesto de ventas
1.12. MANTENIMIENTO
55
Este módulo le permite realizar mantenimiento a las diferentes opciones del módulo de
Facturación.
1.12.1. Grupos
Por medio de esta opción puede definir el código, nombre, el porcentaje de comisión y
valor de comisión y otros detalles del grupo y subgrupo como las cuentas que se
afectan en la contabilización del artículo, usted puede definir estas cuentas aquí, y el
sistema las llevará automáticamente en la contabilización del artículo, esto con el fin de
simplificar esta operación. Las cuentas que puede ingresar a través de la ventana de
Grupos son: cuenta de inventario, cuenta de ventas, cuenta de costo de ventas, cuenta
IVA compras, cuenta IVA ventas. Adicionalmente puede ingresar a esta ventana
presionando el botón que se encuentra en el extremo derecho en la casilla grupo o
subgrupo en cualquiera de las opciones del programa.
Figura 2.55 Grupo de inventarios
1.12.2. Marcas
Mediante esta opción usted puede definir las diferentes marcas asociadas a los
artículos del inventario. Igualmente puede acceder a la opción de definición de marcas
a través del botón en el extremo derecho de la casilla Marcas en cualquiera de las
opciones del programa.
56
Figura 2.56, Definición de Marcas
1.12.3. Bodegas
Con esta opción puede definir el código y nombre de las bodegas que se utilizarán para
los diferentes procesos de inventario de mercancía. Puede ingresar a esta ventana a
través del botón de asterisco en el extremo derecho de la casilla Bodegas en cualquiera
de las opciones del programa.
Figura 2.57, Bodegas
57
1.12.4. Numeración
Mediante esta opción se definen los prefijos de numeración de los diferentes
documentos generados por el sistema.
Figura 2.58, Registro de consecutivos
Inicialmente debe seleccionar en la parte superior de la ventana el documento al que le
asignará los parámetros de numeración, para ello despliegue la lista presionando la
flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla documento, una vez haya
seleccionado el documento requerido puede ingresar los datos requeridos. Cabe
resaltar que una numeración puede ser automática cuando el programa trae el número
al documento y no permite cambiarlo, o manual (sin marcar la columna Auto) en la que
el programa trae el número actual pero permite cambiarlo, esta opción manual tiene
problemas cuando se trabajan varios usuarios en red sobre el mismo documento ya que
en ese caso los conflictos de numeración los debe resolver el usuario.
Adicionalmente los prefijos de numeración amarran los centros de costo que afectarán
la contabilidad y la agencia que afectará a los documentos de los demás módulos.
1.12.5 Puntos de Venta
En esta ventana usted puede definir los diferentes puntos de venta que tenga la
empresa.
58
Figura 2.59, Puntos de venta.
Puede definir varios puntos de venta en una bodega, la única característica a tener en
cuenta en esta ventana, es que la bodega debe existir, de lo contrario el sistema no
permitirá la creación del punto de venta. Indique el código y nombre del punto de venta,
la bodega al cual pertenece y el responsable del mismo. El punto de venta controla el
comportamiento del POS (Pont Of Sale o programa de punto de venta) ya que permite
configurar dispositivos tales como las balanzas (puerto de conexión, tamaño del dato
que retorna y posición del peso en gramos o kilos dentro del dato que retornan, así
como el factor de conversión del valor reportado por la balanza), los cajones monederos
(puerto de conexión) y las impresoras de punto de venta que se conecten a las cajas,
por eso si se usa el POS debe existir un punto de venta por cada caja o punto de pago.
1.12.6 Autorización de numeración
En esta ventana puede indicar los números autorizados por la DIAN para la facturación
en la empresa.
59
Figura 2.60, Autorización de numeración.
Ingrese los siguientes datos de acuerdo a la resolución expedida por la DIAN: el prefijo,
el número de la resolución, fecha de registro de la autorización, el número inicial y final
autorizado y el vencimiento de la resolución. Finalmente puede grabar el registro
presionando F2 o dando clic en el botón Grabar o cancelar los cambios hechos con el
botón Cancelar o ESC.
1.12.7 Listas de precios
En esta ventana se definen los parámetros para la definición de listas de precios, puede
indicar aquí el código y nombre de la lista, el valor de porcentaje de comisión, el máximo
número de días de crédito, las fechas de inicio y final de la vigencia de la lista de
precios, el porcentaje de rentabilidad (sobre el precio de venta), porcentaje de utilidad
(sobre el costo), el monto de la comisión por unidad vendida y por último una casilla de
verificación que indica si los impuestos están incluidos, para ello debe tener el visto
bueno.
60
Figura 2.57, Lista de precios.
Desde esta opción se pueden también hacer revisiones a los precios a través del botón
F6:Revisar, esta opción permite analizar los artículos cuyo costo haya cambiado en un
rango de fechas y comparar el precio de venta actual con el sugerido con base en el
nuevo costo y el porcentaje de utilidad o rentabilidad según lo indicado por la
configuración FACTURACION, ARTICULOS, SUGERIR PRECIOS CON PORCENTAJE
DE MARGEN O UTILIDAD. El documento de revisión se puede imprimir y luego de
impreso y revisado confirmar, sólo en el momento que se confirme se actualizarán los
precios de los artículos relacionados.
Adicionalmente desde esta opción se pueden modificar manualmente los precios de los
artículos asociados a la lista de precios mediante fórmulas en donde se puede usar una
lista base y una expresión aritmética para calcular una lista nueva o pre-existente.
1.12.8 Formas de pago
En esta ventana puede definir las diferentes formas de pago que tiene la empresa,
ingrese un código para cada forma de pago, un nombre e indique la cuenta contable
correspondiente a cada una.
61
Figura 2.59, Formas de pago
1.12.11 INTERFAZ CONTABLE
Mediante esta opción usted puede generar una interfaz contable para cada uno de los
documentos de facturación. La ventana de interfaces esta dividida en dos secciones; la
primera es una grilla de datos donde aparecen los datos del documento, prefijo, nombre
de la interfaz, el tipo de comprobante contable generado, el prefijo contable, y la opción
de confirmar. Usted puede consultar o modificar la interfaz dando doble clic sobre la
interfaz que desea consultar.
62
Figura 2.63, Interfaz contable.
En la segunda sección aparecen los botones que se describen a continuación.
F5. Nuevo: Mediante esta opción usted puede crear una nueva interfaz contable. En la
parte derecha de la ventana aparece un ejemplo ilustrativo de cómo quedará la interfaz
contable dependiendo de los parámetros asignados.
En la sección izquierda se definen dichos parámetros como son:
Documento: Utilice la flecha hacia abajo para desplegar el listado de documentos y
luego seleccione de esta lista desplegable el documento al cuál le va a generar la
interfaz.
Prefijo: Indique aquí el prefijo del documento seleccionado, el sistema trae el prefijo
asociado al documento, si hay más de un prefijo, escoja del listado que se despliega
con la flecha hacia abajo el que utilizará.
Nombre: En este espacio defina el nombre que le dará a la interfaz que esta creando.
Comprobante: Corresponde al nombre del comprobante utilizado para la creación de la
interfaz contable, para ello despliegue la lista y seleccione el comprobante requerido,
este comprobante ha sido definido previamente en el módulo de contabilidad.
Prefijo contable: Se refiere al prefijo del comprobante contable, igualmente se define
en el módulo contable previo a la creación de la interfaz.
Cuentas de artículo: Aquí aparece un listado de las cuentas afectadas por el
inventario, seleccione si la cuenta es Debito, Crédito o no aplica, en la casilla al frente
de cada cuenta, dependiendo del documento de la interfaz creada.
Cierre del comprobante: Se refiere a las cuentas con las que se debe cerrar el
comprobante para que concuerden los valores totales del comprobante, como son:
63
cuenta del cliente, cuenta del proveedor, o constante, en caso de escoger esta última
opción indique en la casilla la cuenta que se utilizará.
Por último puede seleccionar si desea ver el comprobante en pantalla antes de grabarlo.
A medida que se van completando los parámetros se observa en el ejemplo como
quedaría la interfaz contable. Para grabar utilice la opción con el mismo nombre o
presione la tecla F2, si desea deshacer los cambios realizados sin salir de la ventana
presione ESC o de clic sobre el botón Cancelar.
Figura 2.64, Creación de nueva interfaz contable.
F4. Modificar: Esta opción permite consultar o realizar cambios a la interfaz
seleccionada. De clic sobre el botón modificar o teclee F4 o simplemente desde la grilla
de datos de doble clic sobre la interfaz a consultar.
F3. Borrar: Para eliminar una interfaz existente seleccione de la grilla de datos la
interfaz a borrar, presione F3 o clic sobre el botón Borrar, el sistema le pedirá
verificación antes de borrar definitivamente la interfaz.
1.12.10 FORMATOS DE IMPRESIÓN
64
Cada documento tiene asociado un formato de impresión, este formato se refiere a los
parámetros que cada empresa define para la impresión de sus documentos. Esta
ventana aparece como se muestra en la figura. Una grilla de datos con el tipo de
documento y el prefijo asociado al documento, para consultar puede dar doble clic sobre
cualquiera de las columnas o simplemente clic en Modificar o F4.
Figura 2. 60, Formatos de impresión.
En esta ventana puede realizar operaciones como crear un nuevo formato, modificarlo y
borrarlo. Cada opción se explica a continuación.
F5. Nuevo: Seleccione esta opción para crear un nuevo formato de impresión, para ello
de clic sobre el botón Nuevo o presione F5.
65
Figura 2.61, Nuevo formato de impresión.
Esta ventana se divide en 4 secciones:
Encabezado: En la primera sección se definen características generales del documento
al cual se le definirá el formato de impresión, inicialmente debe seleccionar el tipo de
documento, para ello despliegue la lista de documentos presionando la flecha hacia
abajo en la casilla documento. Igualmente debe seleccionar el prefijo del documento, la
impresora que va a utilizar, el tipo de letra, el espacio entre las líneas en el detalle del
documento, el número de repeticiones de ítems en el detalle, definir si desea permitir
varias páginas para el documento, de ser así debe seleccionar la casilla de verificación
mediante la barra espaciadora o dando clic en el cuadro correspondiente y por último
puede definir el tamaño del papel que va a utilizar en el documento.
Datos a imprimir: En la segunda sección de la ventana se definen los parámetros de
los datos que se desea aparezcan en el documento, esta ventana esta dividida en
columnas, en cada columna debe ingresar los datos correspondientes, tal como se
explica.
Dato: Indique en este espacio el dato especifico de la base de datos que quiere que
aparezca en el documento, por ejemplo el Artículo, la cantidad, el cliente, etc.
Imprimir: Establezca mediante una S o N si desea que el dato se imprima o no.
Posición X: Indique en esta columna el valor de la posición en X donde quiere que
aparezca el dato seleccionado.
66
Posición Y: Debe indicar igualmente el valor de la posición en Y.
Formato: Ingrese el formato, es decir la forma como quiere aparezca el dato a imprimir.
Long.: Debe ingresar en este campo la longitud del dato seleccionado.
Rep: Establezca mediante una S o N si el dato seleccionado se repite en el documento
a imprimir.
Font: Seleccione de la lista desplegable el tipo de letra que desea utilizar para el dato a
imprimir.
Tamaño: Indique el tamaño de la letra del dato seleccionado.
Líneas y cuadros: En esta tercera sección se definen parámetros para imprimir líneas,
cuadros y textos diferentes a los datos que aparecen en la base de datos. Debe
ingresar la información que se solicita en las casillas tal como se indica.
Tipo: Seleccione en esta casilla si lo que va imprimir es texto, línea, o cuadro, para
hacerlo debe desplegar la lista mediante la flecha y escoger la opción requerida.
Posición X y Posición Y: Indique los valores de la posición en X y Y donde quiere que
aparezca el texto.
Longitud X: Ingrese la longitud del texto en X.
Longitud Y: Indique la longitud del texto en Y.
Texto: Si lo que va a imprimir es texto, indique en esta columna la cadena de texto que
desea aparezca en el documento.
Tipo de letra: Seleccione el tipo de letra que desea utilizar para el texto.
Tamaño: Ingrese el tamaño de la letra seleccionada para el texto.
Por último puede grabar el formato del documento mediante el botón grabar o
presionando F2 o puede cancelar los cambios hechos presionando ESC o con clic en el
botón Cancelar.
F4: Modificar: Usted puede cambiar los parámetros definidos para el formato, para
hacerlo seleccione de la lista el documento a modificar y de clic sobre el botón del
mismo nombre o presione F4, esto desplegará la ventana de formatos del documento,
realice los cambios requeridos y guarde los cambios mediante la opción guardar.
F3: Borrar: si desea eliminar un formato definido, seleccione el formato a borrar y de
clic sobre el botón Borrar o presione F3, el sistema le pedirá verificación de la
eliminación del formato seleccionado.
67
Figura 2.62, Recontabilización de costos en venta contables
1.12.12 EXPORTAR DATOS
Figura 2.68, Exportación de movimientos
68
1.13 GENERACIÓN DE INFORMES
Por medio de la opción de informes de la página principal usted puede generar
cualquiera de los reportes del programa los cuales se agrupan por categorías en el
orden explicado. Para todos los informes es común el uso de ciertos criterios los cuales
se explican a continuación de manera general.
Figura 2.70, Ventana de reportes
Ordenamiento: Algunos reportes del programa preguntan el ordenamiento que se le
debe dar a la información en el informe, por ejemplo un catálogo de artículos puede
imprimirse por orden de código de forma ascendente o alfabéticamente por la
descripción. En los reportes que cuentan con dicha opción usted deberá elegir el
ordenamiento haciendo clic sobre el orden deseado de forma que el punto negro
aparezca al lado del ordenamiento deseado.
Rangos: La casi totalidad de los informes pregunta un rango de datos a incluir en el
informe mediante una casilla desde y una hasta, usted debe especificar los rangos
inicial y final de acuerdo con el tipo de rango indicado teniendo cuidado de especificar
un rango consistente y que incluya la información deseada, por ejemplo si desea sacar
un listado de la A a la C incluyendo los extremos deberá especificar rango inicial A y
final CZZ.
Agrupación: En algunos informes usted puede determinar en que forma se agrupará
los artículos para generar el reporte. Se puede agrupar los artículos por marca, por
subgrupo, por grupo o no realizar ninguna agrupación.
Casillas de verificación: Algunos informes dan la posibilidad de restringir la
información a incluir con base en algún criterio mediante las casillas de verificación. En
estos casos usted deberá marcar o desmarcar la casilla según su elección haciendo clic
sobre la misma.
Título del informe: Si usted desea especificar un título que aparezcan en el
encabezado de la primera hoja de un informe puede escribirlo en la casilla título de la
ventana de especificaciones del reporte. Si usted no escribe un título el sistema
compondrá uno con base en el ordenamiento y los rangos especificados al generar el
informe.
69
Figura 2.71, Selección de parámetros del reporte.
Para proceder a generar el informe presione F2 o haga clic sobre el botón “Imprimir”,
para exportar el informe haga clic en Exportar o presione F4, para cancelar la
generación del informe presione ESC o haga clic sobre el botón “Salir”
Una vez presionada la tecla F2 el sistema invocará la rutina de cálculo del reporte la
cual le preguntará el destino del reporte sobre una pequeña ventana similar a la
mostrada en la figura que incluye la siguiente información:
70
Figura 2.72, Ventana de impresión.
Impresora seleccionada: Mostrará el nombre de la impresora actualmente configurada
como predeterminada.
Destino del reporte: Usted puede escoger entre tres diferentes opciones: Impresora,
Vista preliminar o Archivo. Si selecciona vista preliminar el sistema mostrará en pantalla
el reporte generado página por página y le dará la posibilidad de imprimirlo o guardarlo
en un archivo con diferentes formatos estándar. Si selecciona archivo podrá almacenar
el reporte en un archivo dentro del disco duro para luego abrirlo desde la opción abrir
(icono de la carpeta abierta) de la opción de vista preliminar del reporte.
Figura 2.73, Vista preliminar de un reporte.
Cuando el sistema muestra la vista preliminar de un reporte es porque dicho reporte ya
fue generado y almacenado temporalmente en el disco por lo cual usted ya sabe
cuantas hojas componen el reporte y puede ver cualquiera de dichas páginas con solo
71
digitar el número o desplazarse entre las páginas usando los botones de la barra de
navegación. Además desde esta barra de herramientas usted puede acceder a
cualquiera de las opciones del menú de la vista preliminar que se explican a
continuación:
Archivo ( ): Desde esta opción del menú puede abrir un archivo previamente
almacenado en el disco; guardar ( ) el reporte actual para consultarlo más adelante o
imprimir ( ) el reporte a cualquiera de las impresoras instaladas en Windows.
Página: Ir a la primera página ( ), a la anterior página ( ), a la siguiente página ( ), a la
última página ( ) o ir directamente a una página específica indicando el número.
Zoom: Permite ampliar o reducir la vista del reporte, además de ajustar al tamaño de la
ventana a lo largo o a lo ancho.
1.13.1. ARTÍCULOS
Figura 2.74, Informes de Artículo
1.13.1.1. Lista de precios.
Este informe muestra las listas de precios de los artículos.
Opciones del informe
Ordenamiento: Permite ordenarlo por código o descripción.
Agrupación: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.
Rangos: Permite sacar el informe de acuerdo a un rango de Artículos, grupo, subgrupo
o marca; así como también seleccionar de qué lista de precios desea el informe y a qué
fecha de corte.
Casillas de verificación:
72
Una hoja por artículo: muestra una hoja por artículo donde están todas sus
especificaciones.
Mostrar porcentaje de margen o utilidad: muestra el margen de utilidad que se le aplicó
a cada una de las listas de precios.
Incluir listas no vigentes: incluye todas las listas de precios aunque no estén vigentes en
el momento de generar el informe.
Incluir tres listas por renglón: muestra en un solo renglón tres listas de precios distintas.
Datos del informe: El informe final muestra los siguientes datos:
Código, Descripción, Grupo, subgrupo, Marca, Precio Unitario, Consumo si lo tiene,
Unidad e IVA.
Las demás columnas que muestra el informe dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
Figura 2.75, Informe Lista de Precios
1.13.1.2
Valor del inventario
Este informe muestra el valor del inventario a precios de venta.
Opciones del informe:
Ordenamiento: Permite ordenarlo por código o descripción.
Agrupación: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.
73
Rangos: Permite sacar el informe de acuerdo a un rango de Bodegas, Artículos, grupo,
subgrupo o marca; así como también seleccionar de qué lista de precios desea el
informe y a qué fecha de corte.
Casillas de verificación:
Una hoja por artículo: muestra una hoja por artículo donde están todas sus
especificaciones.
Consolidar Existencias: Suma las existencias de las diferentes bodegas y muestra un
solo total.
Incluir listas no vigentes: incluye todas las listas de precios aunque no estén vigentes en
el momento de generar el informe.
Totalizar existencia * precio: muestra el valor total de cada artículo a precio de venta.
Mostrar precio sin impuesto: muestra el informe con los precios de venta antes de
impuestos.
Datos del Informe: El informe final muestra los siguientes datos:
Código, descripción, grupo, subgrupo, marca, existencia, Precio unitario, Unidad, IVA y
bodega.
Las demás columnas que muestra el informe dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
1.13.1.3 Ventas por artículo
Muestra el movimiento de cada artículo según un comprobante específico.
Opciones del informe
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe, se
debe señalar del cual deseo sacarlo: Facturas, Remisiones, Devoluciones, Pedidos y
cotizaciones.
Ordenamiento: Permite ordenar el informe por Código o Descripción.
Agrupación: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.
Rangos:
Artículos: De qué artículo a qué artículo deseo el informe.
Prefijos: De qué prefijo de documento a qué prefijo deseo el informe.
Fechas: De qué fecha a qué fecha deseo generar el informe.
Casillas de verificación:
74
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Incluir artículos en cero: Muestra los artículos que hayan tenido o no movimiento en el
comprobante señalado para el informe.
Datos del Informe: El informe muestra los siguientes datos:
Código, descripción, grupo, subgrupo, marca, cantidad, unidad, base, IVA.
Las demás columnas que muestra el informe dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
1.13.1.4 Faltantes en Ventas
Este informe muestra los faltantes que ha tenido cada documento con respecto a la
venta.
Opciones del Informe:
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales puedo sacar el informe: Pedidos,
Remisiones o cotizaciones.
Ordenamiento: El informe se puede ordenar por Código o Descripción.
Agrupación: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.
Rangos:
Artículos: De qué artículo a qué artículo desea el informe.
Fecha: De qué fecha a qué fecha desea el informe.
Casillas de verificación:
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Incluir artículos en cero: Muestra los artículos que hayan tenido o no movimiento en el
comprobante señalado para el informe.
Datos del Informe:
El informe final de faltantes en ventas arroja las columnas con los siguientes datos:
Código, Descripción,
Grupo, Subgrupo, Marca, cantidad, unidad, facturado,
remisionado y pedido.
Las demás columnas que muestra el informe dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
75
Reporte Faltantes por Artículo
1.13.1.5
Utilidad por artículo
Este informe muestra la utilidad que se obtuvo en cada artículo vendido.
Opciones del Informe:
Comprobantes: Son los documentos de los cuales podemos generar el informe:
Facturas, Remisiones, Devoluciones, Pedidos y cotizaciones.
Ordenamiento: El informe se puede ordenar por Código o Descripción.
Agrupación: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.
Rangos:
Artículos: De qué artículo a qué artículo desea el informe.
Fecha: De qué fecha a qué fecha desea el informe.
Casillas de verificación:
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Incluir artículos en cero: Muestra los artículos que hayan tenido o no movimiento en el
comprobante señalado para el informe
Datos del Informe: El informe final arroja las columnas con los siguientes datos:
Código, descripción, grupo, cantidad, unidad, base, costo y utilidad.
Las demás columnas que muestra el informe dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
Reporte Utilidad por Artículo
1.13.2 CLIENTES
76
Figura 2.76, Reportes de Clientes
1.13.2.1. Directorio de clientes
Este informe muestra un listado de los clientes de la empresa con sus datos principales.
Opciones del Informe:
Ordenamiento: Este informe se puede ordenar por NIT o nombre.
Agrupar por: Permite agrupar el informe por Ciudad, Zona, Vendedor, y si no se desea
agrupar se selecciona Ninguno.
Rango de Terceros: Se puede especificar un rango de terceros del cual deseo el
informe.
Agrupamiento: Pendiente
Casillas de verificación: Son las que le dan unas características especiales al informe.
Mostrar como libreta de contactos: muestra todos los datos del cliente para una mejor
ubicación.
Incluir Inactivos: Incluye todos los clientes de la empresa sin importar si están activos o
no.
Datos del Informe: El informe final muestra las columnas con los siguientes datos: Nit,
Nombre, dirección, teléfono y ciudad.
Los datos de este informe varían si la casilla de verificación de “Mostrar como libreta de
contactos” está marcada.
Reporte de Directorio clientes
77
1.13.2.2. Ventas por cliente
Este informe detalla las ventas que se le hicieron a un cliente durante un período.
Opciones del Informe:
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:
Facturas, remisiones, devoluciones, pedidos, cotizaciones.
Ordenamiento: Este informe se puede ordenar por Nit o nombre.
Agrupación: Se puede agrupar por Zona o no agrupar seleccionando Ninguna.
Rangos:
Clientes – prefijos: Se señala de que cliente a qué cliente se desea el informe, además
si el comprobante que se señaló para generar el informe maneja más de un prefijo,
señalar de cuál de ellos deseo el informe, o dejarlo en blanco para que lo saque de
todos.
Fechas: Es la fecha desde y hasta la cual deseo el informe
Casillas de verificación:
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Incluir clientes en cero: Incluye todos los clientes así no hayan tenido movimiento
durante el período seleccionado.
Datos del informe: El informe final arroja las columnas con los siguientes datos:
Nit, nombre, cantidad, subtotal, descuento, adicional, iva, extra, total, Rt. fuente, Rt. Iva,
Rt. Ica y Neto.
Las columnas del informe dependen directamente de las casillas de verificación que se
hayan señalado.
1.13.2.3 Artículos vendidos.
Este informe muestra los artículos que fueron vendidos a cada cliente con un
comprobante determinado.
Opciones del Informe:
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:
Facturas, remisiones, devoluciones, pedidos, cotizaciones.
Ordenamiento: El informe se puede ordenar código o descripción del artículo.
78
Agrupación: Es la forma en que se quiere salga agrupado el informe, este se puede
agrupar por, grupo, subgrupo, marca. o simplemente no agrupar seleccionando
Ninguna.
Rangos: Es desde y hasta donde se desea generar el informe.
Artículos: Se señala desde cuál y hasta cuál artículo se desea generar el informe.
Clientes: Se señala desde y hasta cual cliente se desea generar el informe.
Fecha: Es el período desde y hasta cual deseo generar el informe.
Casillas de verificación:
Mostrar detalle: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que generó el
informe.
Incluir clientes en cero: Incluye todos los clientes así no hayan tenido movimiento
durante el período seleccionado.
Datos del Informe: El informe final muestra las columnas con los siguientes datos: Nit,
Nombre, ciudad y teléfono del cliente; código, descripción, grupo, subgrupo, marca,
cantidad, unidad, base e IVA del artículo.
Las columnas del informe dependen directamente de las casillas de verificación que se
hayan señalado.
Reporte Artículos Vendidos
1.13.2.4
Utilidad por cliente
Este informe muestra la utilidad obtenida por cada cliente en un comprobante
determinado.
Opciones del Informe:
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:
Facturas, remisiones, devoluciones, pedidos, cotizaciones.
Ordenamiento: El informe puede ordenarse por Código o Descripción del artículo.
Agrupación: Es la forma en que se quiere salga agrupado el informe, este se puede
agrupar por, grupo, subgrupo, marca. o simplemente no agrupar seleccionando
Ninguna.
Rangos: Es desde y hasta donde se desea generar el informe.
Clientes: Se señala desde y hasta cual cliente se desea generar el informe.
Artículos: Se señala desde cuál y hasta cuál artículo se desea generar el informe.
79
Fecha: Es el período desde y hasta cual deseo generar el informe.
Casillas de verificación:
Mostrar detalle: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que generó el
informe.
Incluir clientes en cero: Incluye todos los clientes así no hayan tenido movimiento
durante el período seleccionado.
Detalles del Informe: El informe final muestra las columnas con los siguientes datos:
Código, descripción, grupo, subgrupo, marca, cantidad, unidad, base, costo, utilidad y
porcentaje del artículo; y nit, nombre y ciudad del cliente.
Hay otras columnas que arroja el informe que dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
Reporte Utilidad por Cliente
1.13.2.5 Faltantes por cliente
Muestra los artículos pendientes por facturar de un documento origen usado en un
documento final.
Opciones del Informe
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe.
Origen: Es el comprobante que fue utilizado en otro documento y del cual deseo saber
los pendientes.
Usos: Es el documento en el cual se utilizó el comprobante origen.
A continuación se muestran los comprobantes origen y los usos que puede tener cada
uno.
Ordenamiento: El informe puede ordenarse por Código o Descripción del artículo.
Agrupación: Es la forma en que se quiere salga agrupado el informe, este se puede
agrupar por, grupo, subgrupo, marca o simplemente no agrupar seleccionando Ninguna.
Rangos: Es desde y hasta donde se desea generar el informe.
Clientes: Se señala desde y hasta cual cliente se desea generar el informe.
80
Artículos: Se señala desde cuál y hasta cuál artículo se desea generar el informe.
Fecha: Es el período desde y hasta cual deseo generar el informe.
Casillas de verificación:
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Incluir clientes en cero: Incluye todos los clientes así no hayan tenido movimiento
durante el período seleccionado.
Datos del Informe: El informe final muestra los siguientes datos: Código, Descripción,
Grupo, subgrupo, Marca, Cantidad, Unidad, facturado, remisionado y pedido del
artículo; y nit, nombre, ciudad y teléfono del cliente.
Hay otras columnas que arroja el informe que dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
1.13.3
DOCUMENTOS
Figura Informes Documentos
1.13.3.1 Consecutivo
Este informe muestra un listado de comprobantes en orden consecutivo.
Opciones del Informe
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:
Facturas, remisiones, devoluciones, pedidos y cotizaciones.
Rango de prefijos: Si el comprobante señalado para el informe tiene más de un prefijo
y se desea generar el informe solo con uno de ellos, puede señalar aquí el prefijo
deseado.
81
Rango de números: Se debe señalar de qué número hasta qué número de
comprobante se desea generar el informe.
Casillas de verificación:
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Anulados: Incluye en el informe todos los comprobantes del rango indicado así hayan
sido anulados.
Datos del informe: El informe final arroja los siguientes datos del documento; número,
fecha de elaboración y vencimiento, tercero, vendedor, punto de venta, subtotal,
descuento, IVA y total.
Hay otras columnas que arroja el informe que dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
Figura Informe de consecutivos
1.13.3.2 Cronológico
Este informe genera un listado cronológico de los documentos, es decir en orden de
fecha de elaboración del documento.
Opciones del Informe
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales puedo genera el informe:
Facturas, Remisiones, Devoluciones, Pedidos, Cotizaciones.
Rangos de Fechas: Es la fecha desde y hasta la cual se desea generar el informe.
Casillas de verificación:
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Anulados: Incluye en el informe todos los comprobantes del rango indicado así hayan
sido anulados.
Datos del informe: El informe final arroja los siguientes datos del documento; número,
fecha de elaboración y vencimiento, tercero, vendedor, punto de venta, subtotal,
descuento, IVA y total.
Hay otras columnas que arroja el informe que dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado, a continuación se muestra el informe con detalle de
comprobantes:
82
FIGURA: Informe Cronológico de comprobantes detallado
1.13.3.3 Faltantes Ventas
Opciones del Informe
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe.
Origen: Es el comprobante que fue utilizado en otro documento y del cual deseo saber
los pendientes.
Usos: Es el documento en el cual se utilizó el comprobante origen.
A continuación se muestran los comprobantes origen y los usos que puede tener cada
uno.
Rango de Fechas: Es la fecha desde y hasta la cual se desea generar el informe.
Casillas de Verificación:
83
Incluir documentos sin faltantes: Incluye en el informe también los documentos que no
tiene faltantes.
Datos del Informe: El informe final arroja los siguientes datos:
Del comprobante: Fecha, número, vence y nit y nombre del tercero
Del Artículo: código, descripción, cantidad origen, unidad, precio unitario, faltante y valor
faltante.
FIGURA: Informe faltantes por documento
1.13.3.3 Utilidad en Ventas
Muestra la utilidad que se obtuvo en cada documento del reporte.
Opciones del Informe
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:
Facturas, Remisiones, Devoluciones, Pedidos, Cotizaciones.
Rango de Fechas: Es la fecha desde y hasta la cual se desea generar el informe.
Prefijo: En esta casilla se coloca el prefijo del documento si se desea sacarlo del alguno
en especial.
Casillas de verificación:
84
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Anulados: Incluye en el informe todos los comprobantes del rango indicado así hayan
sido anulados.
Datos del Informe: El informe final muestra los siguientes datos: la fecha y número del
documento, nit y nombre del cliente, vendedor, punto de venta, valor de venta, valor de
costo, utilidad y porcentaje.
Hay otras columnas que arroja el informe que dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
FIGURA: Informe Utilidad Por Documento
1.13.3.4 Impuesto ventas
Muestra un informe con los impuestos generados durante un período, los cuales fueron
producto de una venta.
Opciones del Informe
Rangos de Fechas: Se debe señalar desde y hasta que fecha se desea generar el
informe.
Prefijos: Se debe señalar de qué prefijo se va a generar el informe, o de lo contrario se
debe dejar en blanco para que incluya todos los prefijos.
Casillas de verificación:
Incluir anulados: Incluye en el informe los documentos que fueron anulados.
85
Incluir detalle de movimientos: Muestra los documentos en los cuales hubo movimiento
del impuesto generado.
Detalles del Informe: El informe final arroja los siguientes datos:
Consolidado: Muestra la fecha y un total por cada una de las bases de los productos
exentos y gravados, el consumo, el subtotal, el iva, el total, la retención en la fuente, el
Rte Iva y el Rte Ica.
Detallado: Muestra la fecha y el número de la factura, el tercero y todos los demás datos
que se muestran en el informe consolidado.
FIGURA: Informe Impuestos en Ventas
1.13.4 Vendedores
86
1.13.4.1 Vendedores
Este informe muestra un catálogo con los datos básicos de los vendedores.
Rango de Vendedores: Se indica desde y hasta cual vendedor se desea generar el
informe.
Detalle del informe: El informe final muestra los siguientes datos: Código, Nombre,
Dirección, Teléfono y activo.
87
1.13.4.2. Ventas Vendedor
Muestra las ventas que cada vendedor realizó durante un período determinado.
Opciones del Informe
Comprobante: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:
Facturas, Remisiones, Devoluciones, Pedidos, Cotizaciones.
Rango de Vendedores – Prefijos: En esta casilla se debe seleccionar desde y hasta
cuál número de vendedor se desea generar el informe, y en la casilla del frente de
prefijos, señalar el rango de prefijos del documento que generará el informe.
Rango de fechas: Es donde se señala desde y hasta que fecha se generará el informe.
Casilla de verificación:
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Incluir clientes en cero: Incluye en el informe los clientes que no tuvieron movimiento
durante el período.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos: Nit, nombre, ciudad
y teléfono del vendedor; fecha, número, cliente, subtotal, descuento, consumo, IVA,
extra, total, Rte. fuente, Rte. Iva y Rte Ica del documento; esto para cuando se saca el
informe detallado. Cuando el informe se saca consolidado, muestra los mismos datos
pero totalizados por vendedor.
1.13.4.3 Artículos vendidos
88
Este informe muestra los artículos vendidos por cada vendedor durante un período
determinado.
Opciones del informe:
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:
Facturas, Remisiones, Devoluciones, Pedidos, Cotizaciones.
Ordenamiento: Es como se desea salga ordenado el informe: por código o
descripción.
Agrupación: Es la forma en que se quiere salga agrupado el informe, este se puede
agrupar por, grupo, subgrupo, marca o simplemente no agrupar seleccionando Ninguna.
Rango de Vendedores: Se debe señalar desde y hasta cual vendedor desea generar
el informe, o si desea todos los vendedores puede dejar en blanco estas casillas.
Rango de artículos: Se debe señalar desde y hasta qué artículo desea generar el
informe, hay que tener en cuenta el ordenamiento que se dio pues si está por código en
esta casilla deben ir códigos pero si se indicó por descripción deben ir descripciones.
Rango de la agrupación (Grupo – Marca): Si en la agrupación señaló grupo o marca,
deberá indicar el rango correspondiente a esta opción.
Rango de fechas: Es el período del cual desea generar el informe.
Casilla de verificación:
Mostrar detalle: Muestra los datos del documento en el que fue movido el artículo.
Incluir artículos en cero: Incluye en el informe los artículos que no tuvieron movimiento
durante el período seleccionado.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos:
Código y nombre del vendedor; código, descripción, grupo, subgrupo, marca, cantidad,
unidad, base e Iva del artículo.
Las columnas de detalle del informe, dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
89
1.13.4.4 Faltantes por vendedor
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:
Pedidos, remisiones, cotizaciones.
Ordenamiento: Es la forma en que desea salga ordenado el informe: Código o
descripción.
Agrupación: Es la forma en que se quiere salga agrupado el informe, este se puede
agrupar por, grupo, subgrupo, marca o simplemente no agrupar seleccionando Ninguna.
Rango de Vendedores: Se debe señalar desde y hasta cual vendedor desea generar
el informe, o si desea todos los vendedores puede dejar en blanco estas casillas.
Rango de artículos: Se debe señalar desde y hasta qué artículo desea generar el
informe, hay que tener en cuenta el ordenamiento que se dio pues si está por código en
esta casilla deben ir códigos pero si se indicó por descripción deben ir descripciones.
Rango de fechas: Es el período del cual desea generar el informe.
Casilla de verificación:
90
Detalle de Comprobantes: Muestra los datos del documento en el que fue movido el
artículo.
Incluir artículos en cero: Incluye en el informe los artículos que no tuvieron movimiento
durante el período seleccionado.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos:
Código y nombre del vendedor; código, descripción, grupo, subgrupo, marca, cantidad,
unidad, facturado, remisionado y pedido del artículo.
Las columnas de detalle del informe, dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.
1.13.4.5 Utilidad por vendedor
Este informe muestra la utilidad que genera un vendedor por cada artículo vendido
durante un período determinado.
Opciones del Informe:
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales puedo generar el informe:
Facturas, Remisiones, devoluciones, Pedidos y cotizaciones.
Ordenamiento: Es la forma en que desea salga ordenado el informe: Código o
descripción.
91
Agrupación: Es la forma en que se quiere salga agrupado el informe, este se puede
agrupar por, grupo, subgrupo, marca o simplemente no agrupar seleccionando Ninguna.
Rango de Vendedores: Se debe señalar desde y hasta cual vendedor desea generar
el informe, o si desea todos los vendedores puede dejar en blanco estas casillas.
Rango de artículos: Se debe señalar desde y hasta qué artículo desea generar el
informe, hay que tener en cuenta el ordenamiento que se dio pues si está por código en
esta casilla deben ir códigos pero si se indicó por descripción deben ir descripciones.
Rango de fechas: Es el período del cual desea generar el informe.
Casilla de verificación:
Mostrar Detalle: Muestra los datos del documento en el que fue movido el artículo.
Incluir artículos en cero: Incluye en el informe los artículos que no tuvieron movimiento
durante el período seleccionado.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos:
Código y nombre del vendedor; código, descripción, grupo, subgrupo, marca, cantidad,
unidad, base, costo, utilidad y porcentaje de cada artículo; un total por cada vendedor y
un total del informe.
Las columnas de detalle dependen directamente de las casillas de verificación que se
hayan señalado.
92
1.13.4.6 Comisión Ventas
Calcula las comisiones de cada vendedor durante un período determinado.
Forma de cálculo: Por documento y por artículo.
Rangos: Vendedores, artículos y fechas.
Casilla de verificación: Detalle de comprobantes e incluir clientes en cero.
Columnas: Código, nombre.
Columna detalle: tipo documento, número, fecha, nombre cliente, base, porcentaje,
comisión.
Las opciones de agrupación y la casilla de verificación Detalle de comprobantes solo se
activan cuando se ha seleccionado Por artículo en forma de cálculo.
1.14 FACTURACION DE CONCEPTOS PERIODICOS REPETITIVOS
Mediante ésta opción se definen conceptos a facturar mensualmente o en cualquier otra
periodicidad a los clientes, por ejemplo cuotas de sostenimiento de clubes,
mensualidades en empresas de servicio, arrendamientos en administraciones de bienes
raíces, aportes en cooperativas, etc.
Basta con definir con concepto periódico por la opción Documentos->Facturas>Facturación periódica
Simplemente se debe definir un nombre para el concepto periódico y asignar el prefijo,
punto de venta, vendedor y plazo de la factura a generar, más todos y cada uno de los
ítems a incluir en la factura a generar a los clientes.
93
Una vez definido, cada vez que se requiera simplemente se debe ubicar el concepto a
generar, presionar F8 y el sistema preguntará el rango de clientes, vendedores, grupos
o zonas a las que se debe generar la factura.
Las facturas serán generadas automáticamente en el servidor de la base de datos y
pueden imprimirse luego una a una por la opción de consulta normal del programa o por
la nueva opción de impresión en lote especificando el número inicial y final a imprimir.
94
6. OPCIONES DE CONFIGURACION
Todo sistema requiere de unas reglas de trabajo que varían de una empresa a otra y
que van desde el nombre y NIT de la empresa hasta la posibilidad de permitir o no
modificar un precio de venta desde la factura o prohibir la venta a un cliente con cartera
vencida. Tales opciones son solo una pequeñísima muestra de las posibilidades de
configuración con que debe contar cualquier sistema que pretenda ser funcional. En
este módulo usted encontrará más de 100 preguntas que determinan las reglas que
aplicará el sistema al registro, consulta y eliminación de la información y que
determinarán el grado de exactitud y control que se desee aplicar a dicha información.
Sobre la ventana de configuración aparecerán estas preguntas agrupadas por módulo y
dentro de cada módulo por categorías. Cada pregunta deberá ser respondida de
acuerdo a las necesidades de la empresa dentro del marco de respuestas posibles
indicado y de acuerdo a la descripción de cómo afectan las diferentes respuestas el
comportamiento del programa.
Asegúrese de entender las implicaciones que tiene su respuesta sobre el
comportamiento del programa y si tiene dudas consulte a su asesor antes de cambiarla
para evitar inconsistencias en la información previamente almacenada.
6.1. Configuración del módulo Facturación
Las siguientes son las opciones de configuración que se aplican al módulo de
facturación:
Para grabar sus respuestas deberá presionar F2 o hacer clic sobre el botón grabar, para
salir sin grabar presione ESC.
FACTURACION
ARTICULOS CALCULAR PRECIOS MANUALES AL CAMBIAR
PORCENTAJE DE UTILIDAD O RENTABILIDAD SI
SI,NO SI:A pesar de no ser
automático el cambio del porcentaje recálcula el precio fijo del artículo aún antes de
cerrar la ventana de precios.
FACTURACION
ARTICULOS CAMBIO DE PRECIOS AUTOMATICO AL
CAMBIAR COSTO O PRECIO
COSTO
COSTO,PRECIO
COSTO:
La
utilidad/márgen se expresa sobre el costo y las listas de precios automáticas se
modifican al cambiar el costo del artículo. PRECIO1: Las utilidad o márgen se expresa
sobre el precio de lista 1, las listas automáticas cambian al cambiar la
FACTURACION
ARTICULOS CODIGO DE LA LISTA DE PRECIOS BASE PARA
CAMBIO DE PRECIOS AUTOMATICO
1
Indique el código de la lista de
precios base para el cambio automático de precios
FACTURACION
ARTICULOS COMISION POR ARTICULO Y PROPORCION
POR VENDEDOR
NO
SI,NO SI: La comisión es la multiplicación de la comisión
del artículo por una proporción asignada al vendedor en la tabla de comisiones. NO: la
comisón es directamente la del artículo
FACTURACION
ARTICULOS COMISIONES POR ARTICULO POR GRUPO O
POR LISTA DE PRECIOS GRUPO
GRUPO,LISTA,MARCA
GRUPO:
La
comisión del artículo se lee de la tabla de grupos al que pertenece. LISTA: La comisión
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se lee de la tabla de precios del artículo para la lista usada en la factura. MARCA: La
comisión depende de la marca asociada al artículo.
FACTURACION
ARTICULOS COSTO BASE PARA CALCULO DE PRECIOS DE
VENTA AUTOMATICOS
ULTIMO
ULTIMO,PROMEDIO,MAYORULTIMO: Usa
el ultimo costo, PROMEDIO: Usa el costo promedio, MAYOR: Usa el mayor entre el
costo promedio y el ultimo costo como base del cálculo
FACTURACION
ARTICULOS CREAR PRECIOS AL CREAR ARTICULOS
SISI,NO
SI: Por cada lista vigente al momento de crear un artículo se registrará un
precio para el artículo. NO: Los precios serán ingresados modificando el artículo.
FACTURACION
ARTICULOS DIFERENCIA EN PESOS MAXIMA A PERMITIR
PARA CAMBIAR PRECIOS 1
1,10,50,100 Indique el monto de la diferencia en
pesos entre el precio calculado y el vigente que permitira el sistema antes de sugerir
cambiar un precio
FACTURACION
ARTICULOS FACTOR DE CONVERSION PESO INCLUIDO EN
EL CODIGO DE BARRAS 0.001
Indique el factir de conversión a la unidad
principal que se usará para convertir el peso leido en elcódigo de barras
FACTURACION
ARTICULOS FORMA DE PAGO PARA BONOS FACTURADOS
9 Indique el código de la forma de pago usada para registrar los bonos de pago
expedidos al facturar artículos seleccionados
FACTURACION
ARTICULOS GRUPO DE MERCANCIA CON PRECIOS
VARIABLES Indique el código del grupo de mercancia para el que es posible modificar
los precios aún cuando la configuración no lo permita
FACTURACION
ARTICULOS IMPOCONSUMO COMO MAYOR VALOR DEL
COSTO Y DEL INGRESO NO
SI,NO SI:El valor del impoconsumo solo se usa
para el cálculo de retenciones pero hace parte del ingreso y del costo en ventas. NO: El
impoconsumo se maneja como cuenta corriente que suma al comprar y resta al vender
el producto
FACTURACION ARTICULOS IMPOCONSUMO INCLUIDO EN EL PRECIO BASE DE
VENTA ANTES DE IVA
NO
SI,NO SI: El impoconsumo se considrea incluído en
el precio de venta pero el IVA no. NO: Tanto el impoconsumo como el IVA estan ambos
incluidos en el precio o por fuera de este
FACTURACION
ARTICULOS LISTA DE PRECIOS A NOTIFICAR LOS CAMBIOS
A TODOS LOS USUARIOS 0
Indique el código de lista que activa un mensaje
instantaneo en todas las terminales activas informando los articulos que cambiaron de
precio hoy
FACTURACION ARTICULOS NOTIFICAR LOS CAMBIOS DE PRECIOS A TODOS
LOS USUARIOS SI SI,NO SI: Activa un mensaje instantaneo en todas las terminales
activas informando los articulos que cambiaron de precio hoy
FACTURACION ARTICULOS PERMITIR GENERAR BONOS DE PAGO AL
FACTURAR ARTICULOS SELECCIONADOS
NO
SI,NO SI: Permite que un
artículo facturado sea a su vez un medio de pago en posteriores facturas para por
ejemplo vender bonos o tarjetas perpago en almacenes
FACTURACION ARTICULOS PERMITIR PRECIOS DE VENTA MENORES QUE EL
COSTO NO SI,NO,USUARIO
NO: Impide que se registre un precio de venta
menor que el costo (más impuestos si aplican),USUARIO:verifica el acceso del usuario
definido por mantenimiento
FACTURACION ARTICULOS POSICIONES DE SEPARACION ENTRE EL CODIGO Y
LA CANTIDAD INCLUIDOS EN EL CODIGO DE BARRAS 3 1,2,3,4,5 Indique el número
de digitos que separan el codigo de la cantidad en el código de barras que entrega la
balanza
96
FACTURACION,ARTICULOS,PREFIJO PARA CODIGOS DE BARRAS QUE
INCLUYEN CODIGO Y CANTIDAD 24,Indique el prefijo que usan los códigos de barras
impresos por las balanzas electrónicas e incluyen código y cantidad del artículo
FACTURACION,ARTICULOS,REDONDEO AL MULTIPLO DE DIEZ EN PRECIOS0-2,1,0,1,2,5,,Indique 0: redondeo pesos, 1:redondeo a 10, 2: redondeo a 100,5:Redondeo
a multiplos de 50, -1:Redondeo a decimal, -2:redondeo a centavo.
FACTURACION ARTICULOS
SUGERIR NUEVO PRECIO AL CAMBIAR
PORCENTAJE DE UTILIDAD/MARGEN SI
SI,NO SI:Al cambiar el porcentaje de
utilidad/margen cambiará automáticamente el precio sin importar si el precio es
automático o no. NO: Sólo cambiara el precio si está marcado como automático
FACTURACION ARTICULOS
SUGERIR PRECIOS CON PORCENTAJE DE
MARGEN O UTILIDAD UTILIDAD UTILIDAD,MARGEN UTILIDAD: El precio sugerido
será el costo actual incrementado en el porcentaje de utilidad, MARGEN: El precio será
el costo dividido entre uno menos el porcentaje de margen
FACTURACION ARTICULOS TAMAÑO DEL CODIGO DE ARTICULO INCLUIDO EN
EL CODIGO DE BARRAS 0 Indique el número de caracteres al inicio del código de
barras que son el código del artículo o 0 cuando el código de barras no tiene más
información
FACTURACION ARTICULOS TRAER DESCUENTO ASOCIADO AL GRUPO DE
MERCANCIA
FACTURACION ARTICULOS VALIDEZ DE LOS BONOS DE PAGO
1
1,30,60,90,180,365,9999 Indique el máximo plazo para usar los bonos de pago
expedidos al facturar artículos como bonos o tarjetas prepago
FACTURACION ARTICULOS VALOR PREDETERMINADO DEL BONO DE PAGO
FACTURADO 0 Indique el valor predeterminado para el bono de pago generado al
facturar artículos seleccionados
FACTURACION
ARTICULOS VER
ARTICULOS
SIN
EXISTENCIA
EN
CONSULTA DE ARTICULOS
SI
SI,NO SI: Incluye todos los artículos sin
importar si tienen existencia o no, NO: Solamente se incluyen los artículos que tengan
existencia.
FACTURACION ARTICULOS VER COSTOS EN CONSULTA DE PRECIOS NO
SI,NO SI: muestra el último costo más IVA como precio mínimo desde la consulta de
precios.
FACTURACION ARTICULOS VER EXISTENCIA EN CONSULTA ARTICULOS SI
SI,NO SI: Muestra la existencia total de cada artículo desde la búsqueda de artículos.
En bases muy grandes puede demorar la consulta.
FACTURACION COTIZACIONES COLOR DE FONDO PARA LAS COTIZACIONES
Indique el color de fondo que desea para las cotizaciones en pantalla. Si
no se indica un color se usará el estándar de Windows.
FACTURACION
COTIZACIONES
DESCUENTO PIE COTIZACION IGUAL A
SUMA DE DESCUENTOS POR ITEM
NO
SI,NO SI: El descuento final es la
suma de descuentos por item ya previamente descontados de la mercancía. NO: El
descuento final es adicional a los descuentos por item.
FACTURACION
COTIZACIONES
DIAS DE VALIDEZ 15
3,10,15,30,60,90
Indique el número de días de validez a sugerir al hacer una cotización
FACTURACION COTIZACIONES LLEVAR CONTROL DE LAS REMISIONES
COTIZADAS NO SI,NO
SI:Pregunta el número de remisión asociada a la cotización
para poder imprimir faltante.
FACTURACION COTIZACIONES NUMERO DE ITEMS EN COTIZACION30 1255Indique el máximo número de items que puede contener una cotización.
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FACTURACION
COTIZACIONES
PERMITIR
MODIFICAR
COTIZACIONES
PREVIAMENTE REGISTRADAS SI
SI,NO SI: Permite desde la consulta hacer
cambios a una cotización previamente registrada.
FACTURACION COTIZACIONES PERMITIR MODIFICAR LA LISTA DE PRECIOS SI
SI,NO SI: Permite escoger una lista de precios al facturar, NO: Trae la lista del cliente o
la predeterminada para facturar y no permite que el vendedor la modifique.
FACTURACION COTIZACIONES PERMITIR MODIFICAR PRECIOS EN LA
COTIZACION SI SI,NO,PUNTO,USUARIO SI: Permite al usuario cambiar el precio de
venta sugerido al facturar, NO: Trae el precio de lista y el usuario no puede modificarlo,
PUNTO: Depende de la tabla de puntos de venta,USUARIO:verifica el acceso del
usuario definido por mantenimiento
FACTURACION
COTIZACIONES PORCENTAJE MINIMO DE UTILIDAD EN
COTIZACION AUTOMATICA Si se indica un porcentaje diferente de cero se traerán los
precios de venta como el costo más el porcentaje de utilidad indicado en la cotización
con precios mínimos
FACTURACION COTIZACIONES VALIDAR
EXISTENCIAS
DESDE
LA
COTIZACIONNO
SI,NO SI: Avisa si la existencia es insuficiente para atender la
cotización. NO: ignora que la existencia es insuficiente.
FACTURACION
COTIZACIONES
VERIFICAR DIRECCION DEL CLIENTE AL
COTIZAR
NO
SI,NO SI: Se muestran los datos de ubicación de la sucursal del
cliente al facturar para que el vendedor confirme dichos datos.
FACTURACION
DEVOLUCIONES
AFECTAR
CARTERA
CON
LA
DEVOLUCION
SI
SI,NO,PREGUNTAR SI: Siempre registra el crédito ne
cartera, NO: Hay que hacer manualmente la nota crédito de cartera. PREGUNTAR:
Deja pendiente la nota de cartera hasta que se confirme
FACTURACION
DEVOLUCIONES
CLAVE
ADMINISTRADOR
PARA
AUTORIZAR DEVOLUCIONES EN EL POS
Es la clave de un
administrador para que este pueda dar autorizaciones para realizar un devolución desde
el POS
FACTURACION
DEVOLUCIONES
DESCUENTO PIE DEVOLUCION IGUAL A
SUMA DE DESCUENTOS POR ITEM
NO
SI,NO SI: El descuento final es la
suma de descuentos por item ya previamente descontados de la mercancía. NO: El
descuento final es adicional a los descuentos por item.
FACTURACION
DEVOLUCIONES
DEVOLVER MERCANCIA A COSTO
PROMEDIO SI COSTO INSUFICIENTE
SI
SI,NO SI: Obliga al sistema a
registrar el reingreso de mercancia por devolución de clientes a costo promedio y no al
costo histórico que tenía el artículo al facturarse
FACTURACION
DEVOLUCIONES
HACER
DEVOLUCIONES
SOBRE
REMISIONES NO
SI,NO,PEDIDO
SI: Permite hacer devoluciones de
mercancía remisionada sin afectar la cartera y controlando la cantidad neta por facturar.
PEDIDO: Permite hacer la devolución sobre un pedido facturado o no.
FACTURACION
DEVOLUCIONES
INHABILITAR PRECIO UNITARIO EN
DEVOLUCIONES SIN FACTURA NO
SI,NO SI: Trae el precio de lista asociado al
cliente o predeterminado y no permite cambiarlo. NO: Trae el precio y permite al usuario
modificarlo
FACTURACION
DEVOLUCIONES
PERMITIR APLICAR DIRECTAMENTE LA
DEVOLUCIONA LA FACTURA DE VENTA PREGUNTAR PREGUNTAR, SIEMPRE,
NUNCA PREGUNTAR: Permite que el usuario escoja cruzar la factura con la devolución
de manera que el saldo de la factura se disminuya sin hacer otro documento.
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FACTURACION
DEVOLUCIONES
PERMITIR
DEVOLVER
ITEMS
NO
FACTURADOS
NO
SI,NO SI: Se puede devolver un artículo que no
pertenezca a la factura (se usa durante el proceso de implementación). NO: No permite
ingresar un artículo que no este previamente facturado
FACTURACION
DEVOLUCIONES
PREFIJO
PARA
APLICACIONES
AUTOMATICAS IGUAL A PREFIJO DEVOLUCION
NO
SI,NO SI:
La
aplicación se registra con el mismo prefijo de la devolución. NO: La aplicación toma el
primer consecutivo disponible dentro de la agencia.
FACTURACION
DEVOLUCIONES
PREGUNTAR CLAVE DE USUARIO AL
ENTRAR A REGISTRAR DEVOLUCIONES
NO
NO,SI SI: Cada vez que se
ingresa a la opción de devoluciones se pregunta nuevamente la clave del usuario para
validar su identidad
FACTURACION
DEVOLUCIONES
PREGUNTAR CLAVE DE USUARIO AL
GRABAR LAS DEVOLUCIONES NO
NO,SI SI: Cada vez que se ingresa a la
opción de devoluciones se pregunta nuevamente la clave del usuario para validar su
identidad
FACTURACION
DEVOLUCIONES
TRAER VENDEDOR DE LA FACTURA EN
LUGAR DEL VENDEDOR ASIGNADO AL CLIENTE
SI
SI,NO SI: Da prioridad
al vendedor de la factura sobre el asignado al cliente. NO: Trae el vendedor asigado al
cliente
FACTURACION
DOCUMENTOS
CALCULAR
RETENCIONES
POR
ARTICULO NO
SI,NO SI: Calcula la retención en la fuente con base en los
artículos sin usar el porcentaje del pie del documento ni la tarifa y base del cliente. NO:
Calcula las retención de acuerdo a las tarifas y bases del cliente
FACTURACION
DOCUMENTOS
CANTIDAD PARA TRAER PRECIOS
MINIMO POR GRUPO Y MARCA NO
SI,NO SI: La cantidad mínima para traer el
recio será la suma de las cantidades de los artículos por grupo y marca. NO: La
cantidad que determina el precio mínimo es la del artículo
FACTURACION
DOCUMENTOS
CLAVE
ADMINISTRADOR
PARA
GENERAR EL CIERRE FACTURACION DEL POS
Es la clave de
un administrador para imprimir el cierre de facturación desde el POS, si el vendedor no
tiene acceso_usuario para esta opción
FACTURACION
DOCUMENTOS
CODIGO DE ARTICULO A OMITIR EN LA
CONSOLIDACION DE PENDIENTES
Indique el código de artículo
que se debe omitir de los pendientes por documento. Ejemplo obsequio
FACTURACION
DOCUMENTOS
COLOR DE FONDO PARA EL CAMPO
DESPACHAR A
$00FFFFFF $00FFFFFF,$00FFFF80,$0080FFFF,$00FF80FF
Indique el color en formato RGB que quiere de fondo en el campo despachar a:
en los documentos de venta
FACTURACION
DOCUMENTOS
COLOR
DE
FONDO
PARA
LA
DESCRIPCION DE ARTICULOS EN DOCUMENTOS
$00FFFFFF
$00FFFFFF,$00FFFF00,$0000FFFF,$00FF00FF Indique el color en formato
RGB que quiere de fondo en la descripción del artículo en los documentos de venta
FACTURACION
DOCUMENTOS
CONTROLAR TRANSPORTADORES CON
CODIGO
NO
SI,NO SI:Permite definir un código a cada transportador y controla
que los documentos queden asociados a dicho código. NO: Usa el campo como una
observación del documento
FACTURACION
DOCUMENTOS
DEJAR PENDIENTES LOS ARTICULOS
NO INCLUIDOS AL TRAER DOCUMENTOS RELACIONADOS SI
SI,NO SI:
Permite entregas parciales y el programa controla qué articulos quedaron pendientes.
99
NO: Se descarga el documento relacionado completo sin importar cuales artículos no se
entregaron
FACTURACION
DOCUMENTOS
DISCRIMINAR
COMPONENTES
EN
ENSAMBLES AUTOMATICOS FACTURADOS
NO
SI,NO SI: Al facturar un
ensamble o kit de productos se facturan uno a uno sus componentes sin hacer un
ensamble. NO: El producto debe estar previamente ensamblado y se descuenta del
inventario al facturar
FACTURACION
DOCUMENTOS
ESPERAR PARA IMPRIMIR VARIAS
COPIAS DE LOS DOCUMENTOS SI
SI,NO SI: Una vez termina de imprimir el
sistema deja abierta la ventana de imprimir para esperar una nueva copia. NO: Una vez
impresa la factura se cierra la ventana de impresión.
FACTURACION
DOCUMENTOS
FACTURAR
ENSAMBLES
DISCRIMINANDO TARIFAS DE IVA DE LOS COMPONENTES NO
SI,NO SI:
Factura independientemente el total de cada tarifa de IVA y omite la tarifa del producto.
NO: Factura el producto con la tarifa de iva definida al producto
FACTURACION
DOCUMENTOS
FILTRAR LISTAS DE PRECIOS POR
AGENCIA
SI
SI,NO SI: Una agencia solo podrá usar las listas de precios
asignadas a ella. NO: Todas las listas de precios son comunes a todas las agencias
FACTURACION
DOCUMENTOS
FILTRAR PUNTOS DE VENTA SEGUN EL
PREFIJO
NO
SI,NO SI: Permite usar solamente los puntos de venta asociados
al prefijo. NO: Premite escoger cualquier punto de venta activo
FACTURACION
DOCUMENTOS
IMPRIMIR CANTIDADES Y PRECIOS EN
CERO NO
SI,NO SI: Imprime 0.00 en las posiciones del formato indicadas para la
cantidad y precios. NO: no imprime nada cuando la cantidad o el precio es cero, es util
si se generan documentos de descripción variable
FACTURACION
DOCUMENTOS
INCLUIR NOTAS DE CARTERA EN
REPORTE DE IMPUESTOS EN VENTAS NO
SI,NO SI: Incluye las notas débito y
crédito de clientes en el reporte de impuestos en ventas
FACTURACION
DOCUMENTOS
INDEPENDIZAR
VENDEDORES
POR
AGENCIA
SI
SI,NO SI: Cada vendedor debe tener una agencia registrada. NO:
Todos los vendedores pueden trabajar en cualquiera de las agencias
FACTURACION
DOCUMENTOS
INHABILITAR FECHA EN DOCUMENTOS
NO
SI,NO SI: La fecha del documento será siempre la fecha del sistema.
NO: Se suguiere la fecha del sistema pero el usuairo podrá modificarla
FACTURACION
DOCUMENTOS
INHABILITAR
VENDEDOR
EN
DOCUMENTOS DE VENTAS
NO
SI,NO SI:El vendedor será el asignado al
cliente sin que el usuario que registra pueda cambiarlo. NO: Se suguiere el vendedor
asignado al cliente pero el usuario puede cambiarlo
FACTURACION
DOCUMENTOS
LISTA DE PRECIOS FIJOS SIN TENER EN
CUENTA LA CANTIDAD
0
Indique el código de la lista de precios fija
que pasará por alto las cantidades mínimas configuradas
FACTURACION
DOCUMENTOS
LLEVAR CONTROL DEL NUMERO DE
VECES QUE SE IMPRIME UN DOCUMENTO.
NO
SI,NO SI: Permite imprimir el
número de reimpresion o copia de un documento
FACTURACION
DOCUMENTOS
MOSTRAR COLUMNA DE LOTE POR ITEM
NO
SI,NO SI:La columna del lote aparece en la grilla de los documentos de
ventas.NO: Es necesario indicar el lote usando la tecla F5
FACTURACION
DOCUMENTOS
MOSTRAR
COLUMNA
FACTOR
CANTIDAD EN DOCUMENTOS
NO
SI,NO SI: Muestra en pantalla la columna
del factor de cantidad por item segun la unidad para los documentos de ventas, NO: La
columna del factor de cantidad no se mostrara en la grilla
100
FACTURACION
DOCUMENTOS
NUMERO DE DIAS MAXIMO PARA
ASIGNAR DOCUMENTO A UNA RUTA
5
1,2,3,4,5,15,30
Indique
el
número de días máximo a tener en cuenta al asignar rutas a los documentos a entregar
FACTURACION
DOCUMENTOS
NUMERO DE DIAS MAXIMO PARA
CRUZAR DOCUMENTO
30
5,15,30,60,90,180,365
Indique el número de
días que el sistema verificará para traer el listado de faltantes
FACTURACION
DOCUMENTOS
ORDENAR ITEMS POR CODIGO DE
ARTICULO NO
SI,NO,UNIDAD
SI:Se imprimirán en orden de código los
items de los documentos. NO: se imprimen en el orden en que se digitaron. UNIDAD:
Para facilitar el alistamiento se orden por el nombre de la unidad
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR CAMBIAR BODEGA POR ITEM
NO
SI,NO SI: El usuario podrá especificar una bodega para los items
diferente de la del documento. NO: La columna bodega por item estará inhabilitada
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR CANTIDADES MAYORES AL
DOCUMENTO ORIGINAL NO
SI,NO SI:Permite digitar cualquier cantidad a pesar
de hacer el documento llamando los items de otro. NO: Valida que la cantidad digitada
no supere la cantidad originalmente digitada en el documento base
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR CANTIDADES NEGATIVAS EN
DOCUMENTOS
NO
SI,NO SI: Permite registrar un item con cantidad negativa.
NO: No se permite una cantidad negativa en los items de los documentos de ventas
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR CANTIDADES Y PRECIOS EN
CERO NO
SI,NO SI: Permite dejar un item con cantidad y precio en cero, por
ejemplo para descripciones variables. NO: No se puede dejar un item con total en cero
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR DESCUENTO DE PIE DE
DOCUMENTO EN PESOS SI
SI,NO NO: Solo permite digitar el porcentaje de
descuento si la configuración lo indica pero no el modificar el monto del descuento en
pesos
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR DESCUENTOS DE PIE DE
DOCUMENTO
SI
SI,NO SI: Habilita el campo de descuento en el pie de los
documentos. NO: Inhabilita los campos de descuento de pie de factura.
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR DESCUENTOS POR ITEM
SI
SI,NO SI: Habilita la columna de descuento por item en los documentos
de ventas, NO: Desaparece la columna de descuento en los documentos
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR
LLAMAR
DOCUMENTOS
PREVIAMENTE USADOS EN OTRO TIPO DE DOCUMENTO NO
SI,NO SI:Se
podrá usar un pedido o cotización para hacer una remisión y luego el mismo para hacer
una factura. NO:Si se uso un documento para hacer otro desaparece del listado
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR MODIFICAR MANUALMENTE
EL MONTO DE LAS RETENCIONES
NO
SI,NO SI: Permite digitar un valor
manual en el monto de las retenciones, el porcentaje se deja en cero. NO: Sólo se
permite digitar un porcentaje y con ese se calcula el monto.
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR
RENGLONES
DE
DESCRIPCION ADICIONALES
NO
SI,NO SI: Permite tener un renglón en el
documento con descripción adicional al item anterior sin código, cantidad ni precio
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR
VALOR
ADICIONAL
EN
DOCUMENTOS DE VENTA SI
SI,NO SI: Habilita el cmpo valor adicional en la
liquidación de los documentos de venta
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR
VALOR
EXTRA
EN
DOCUMENTOS DE VENTA SI
SI,NO SI: Habilita el campo valor extra en la
liquidación de los documentos de venta
101
FACTURACION
DOCUMENTOS
PERMITIR VARIAS OCURRENCIAS DEL
MISMO ARTICULO EN UN DOCUMENTO SI
SI,NO,PREGUNTAR NO: Da un
mensaje de error al intentar registrar el mismo artículo por segunda vez en un
documento
FACTURACION
DOCUMENTOS
PREGUNTAR NUMERO DE CAJAS POR
ITEM NO
SI,NO SI:El usuario podrá digitar el número de paquetes o cajas que
conforman la cantidad facturada.
FACTURACION
DOCUMENTOS
PREGUNTAR VENDEDOR POR CODIGO
O POR NOMBRE
NOMBRE
CODIGO,NOMBRE
FACTURACION
DOCUMENTOS
REDONDEAR SUBTOTAL E IVA POR ITEM
SI
SI,NO SI:Aplica el mismo redondeo que a los totales del documento al
subtotal por item y al IVA por item. NO: Calcula el IVA y subtotal por item con 2
decimales y solo redondea los totales del documento
FACTURACION
DOCUMENTOS
REDONDEO AL MULTIPLO DE DIEZ EN
TOTALES
0
-2,-1,0,1,2
Indique 0: redondeo pesos, 1:redondeo a 10, 2:
redondeo a 100, -1:Redondeo a decimal, -2:redondeo a centavo.
FACTURACION
DOCUMENTOS
SUGERIR DESCUENTO POR ITEM CON
BASE EN GRUPO DE MERCANCIA Y LISTA DE PRECIOS
NINGUNO
AMBOS,GRUPO,LISTA,NINGUNO,MARCA
AMBOS: Trae el descuento
del grupo de mercancia más el descuento de la lista de precios. GRUPO/MARCA: Trae
el descuento del grupo/marca. LISTA: Trae el descuento de la lista. NINGUNO: No
sugiere ningún descuento
FACTURACION
DOCUMENTOS
SUGERIR SOLAMENTE LAS LISTAS DE
PRECIOS VIGENTES
SI
SI,NO SI: Sólo pueden hacerse documentos con
listas de precios vigentes en la fecha y hora del mismo. NO: El sistema no verifica la
validez de las listas
FACTURACION
DOCUMENTOS
SUMAR CANTIDADES PENDIENTES AL
CONSOLIDAR DOCUMENTOS
NO
SI,NO,PREGUNTAR SI: Al consolidar varios
documentos pendientes se suman las cantidades de artículos comunes. NO: Cada
nuevo artículo se agrega al final sin importar si ya existia en el documento destino
FACTURACION
DOCUMENTOS
TRAER DOCUMENTOS PENDIENTES DEL
CLIENTE DE CONTADO EN DOCUMENTOS DE OTROS CLIENTES NO
SI,NO
SI: Permiter registrar una factura o remisión de un pedido o cotización
originalmente hecha con el NIT de contado
FACTURACION
DOCUMENTOS
TRAER
PRECIO
MINIMO
SEGUN
CANTIDAD NO
SI,NO SI:Trae el precio más bajo que cumpla con la cantidad
mínima especificada. NO: Trae el precio de la lista asignada al cliente o digitada en el
documento
FACTURACION
DOCUMENTOS
TRAER PRECIOS MINIMO SUMANDO
CANTIDADES POR GRUPO Y MARCA
NO
SI,NO SI: La cantidad mínima para
traer el recio será la suma de las cantidades de los artículos por grupo y marca. NO: La
cantidad que determina el precio mínimo es la del artículo
FACTURACION
DOCUMENTOS
VALIDAR DESCUENTO MAXIMO POR
CLIENTE
NO
ITEM,PIE,NO ITEM: El descuento por item máximo será el
configurado para el cliente. PIE: El descuento máximo de pie de factura será el
configurado para el cliente.
FACTURACION
DOCUMENTOS
ZONA DE CARTERA PARA CLIENTES
CON PRECIO MENOR QUE EL MINIMO
Indique el código de la zona a
la que debe pertenecer un cliente para permitir un precio menor que el mínimo si el
usuaio puede registrarlos
102
FACTURACION
FACTURAS ACCION A TOMAR SI EL CLIENTE TIENE
CARTERA VENCIDA AVISAR
AVISAR,PROHIBIR,IGNORAR
AVISAR:
Muestra la advertencia y deja continuar. PROHIBIR: No permite registrar una factura si
el cliente tiene cartera vencida
FACTURACION
FACTURAS ACTUALIZAR
PRECIOS
AL
TRAER
DOCUMENTOS
NO
SI,NO SI: Cambia el precio pactado en el pedido o la
cotización reemplazándolo por el precio de lista actual
FACTURACION
FACTURAS ACUMULAR PUNTOS DE VENTAS POR
VENDEDOR NO
SI,NO SI: Activa el plan de liquidación de puntos para vendedores
y para clientes por recaudo
FACTURACION
FACTURAS ACUMULAR PUNTOS POR VENTAS A CLIENTE
REGULARES NO
VENTA,RECAUDO,NO
VENTA: Activa el plan de fidelización
de clientes acumulando un punto por cada cierto valor de ventas dependiendo del factor
indicado. RECAUDO: Acumula puntos al registrar los recibos de caja dependiendo de la
letra indicada. Requiere puntos vendedor
FACTURACION
FACTURAS AFECTAR INVENTARIO CON LA FACTURA
SI
SI,NO SI:El registro de la factura afecta las existencias del artículo
siempre y cuando no haya un número de remisión. NO: es obligación del usuario
registrar la remisión manualmente para afectar el inventario
FACTURACION
FACTURAS BUSCAR FACTURAS POR DETALLE DEL
CLIENTE EN LUGAR DE POR VENDEDOR
NO
SI,NO SI:
Reemplaza
la
búsqueda por vendedor por la búsqueda por detalle del cliente (pacientes) en las
facturas
FACTURACION
FACTURAS CODIGO DE LA LISTA DE PRECIOS A MOSTRAR
EN ARTICULOS
1
0
Indique el código de la lista de precios que desea
consultar al buscar artículos. 0 para el precio de referencia
FACTURACION
FACTURAS CODIGO DE LA SEGUNDA IMPRESORA
Predeterminada
(PREDETERMINADA)...
(PREDETERMINADA):
Imprime en la impresora definida como predeterminada en la configuracion de
impresoras del equipo.
FACTURACION
FACTURAS CODIGO DEL CLIENTE PARA VENTAS DE
CONTADO 00
Indique el código de cliente que se usará para la ventas de
contado en efectivo, si se indica ese cliente el sistema generará automáticamente el
recibo de caja con la factura
FACTURACION
FACTURAS COLUMNAS DE DESCUENTO POR ITEM
ADICIONALES
NO
SI,NO SI:Separa el descuento por item en tres columnas
independientes con su total respectivo en la liquidación. NO:Toma un solo descuento
por item por artículo
FACTURACION
FACTURAS CONTABILIZAR EN LINEA LAS FACTURAS DE
VENTA Y DEVOLUCIONES DE CONTADO
SI
SI,NO SI:
Actualiza
la
contabilidad con cada factura de contado. NO: Se omite la contabilización, requiere
proceso de contabilización en batch posterior
FACTURACION
FACTURAS CONTROLAR FACTURACION MENSUAL POR
CADA CLIENTE
NO
SI,NO SI: Cada mes se marca como facturado al hacer la
factura de forma que se pueda controlar que clientes no se han facturado este mes para
controlar servicios mensuales
FACTURACION
FACTURAS CRUZAR ANTICIPOS DE CLIENTES EN LA
LIQUIDACION DE LA FACTURA NO
SI,NO Permite cruzar automáticamente
anticipos previamente registrados con el cliente desde la factura de venta empezando
por los más antiguos
103
FACTURACION
FACTURAS DESCONTAR GARANTIA DE LA LIQUIDACION
DE LA FACTURA
NO
SI,NO SI:Permitie digitar un valor por concepto de
retegarantía en la factura que se descuenta del neto a pagar en la liquidación. Depende
de la configuración de cruzar anticipo en la factura
FACTURACION
FACTURAS DESCONTAR IVA DE PRODUCTOS DECRETO
2799 NO
SI,NO
FACTURACION
FACTURAS DESCUENTO PIE FACTURA IGUAL A SUMA DE
DESCUENTOS POR ITEM NO
SI,NO SI: El descuento final es la suma de
descuentos por item ya previamente descontados de la mercancía. NO: El desceunto
final es adicional a los descuentos por item.
FACTURACION
FACTURAS DIAS DE RECAUDO MAXIMO PARA ACUMULAR
PUNTOS AL VENDEDOR 135
Indique el máximo número de días de
recaudo para acumular puntos al vendedor
FACTURACION
FACTURAS FACTOR DE CONVERSION DE PUNTOS 1000
100,1000,2000,5000,10000 Indique el monto equivalente a un punto del plan de
fidelización de clientes
FACTURACION
FACTURAS FECHA A PARTIR DE LA CUAL ACUMULAR
PUNTOS A CLIENTES POR RECAUDO
Indique la fecha en formato
AAAA/MM/DD a partir los documentos de ventas acumularán puntos por recaudo para
el cliente
FACTURACION
FACTURAS GENERAR PEDIDO AUTOMATICAMENTE CON
LA FACTURA NO
SI,NO SI: Genera un pedido automáticamente por cada factura.
FACTURACION
FACTURAS GRUPO DE ARTICULOS CON PROMOCIONES
AUTOMATICAS DE UNIDADES GRATIS
Indique el código del grupo de
mercancía al que pertenecen los artículos con promociones de unidades gratis por cada
CANTMIN unidades
FACTURACION
FACTURAS GRUPO DE MERCANCIA PARA CONTROL
MENSUAL DE FACTURACION
Indique el grupo de inventario
correspondiente a los items con control de facturación mensual
FACTURACION
FACTURAS GRUPO DE MERCANCIA PARA INGRESOS DE
TERCEROS
Indique el código del grupo de mercancía para los ingresos
de terceros que no generan impuestos
FACTURACION
FACTURAS IMPRIMIR ADICIONALMENTE CERTIFICADO DE
RETENCION AL IMPRIMIR FACTURAS CON RETENCION EN LA FUENTE NO
SI,NO SI: Imprime un formato predefinido de retención en a fuente a
continuación de la factura, no se recomienda para formas personalizadas ya que implica
cambiar el papel
FACTURACION
FACTURAS INCREMENTAR
NUMERACION
AUTOMATICAMENTE EN FACTURAS DE VARIAS HOJAS
NO
SI,NO SI:
La
numeración de las facturas se incrementa automáticamente en el número de hojas
preimpresas consumidas
FACTURACION
FACTURAS MOSTRAR OBSERVACIONES DEL CLIENTE AL
LLAMARLO EN LA FACTURA
NO
SI,NO SI:Al digitar el cliente se MUESTRAN
las observacions de la factura las observaciones del cliente
FACTURACION
FACTURAS NUMERO DE DIAS PARA CONSULTA DE
FACTURAS DE VENTA AL BUSCAR
0
0,3,7,15,30,60,90
Indique
el
número de días a traer en la búsqueda de facturas. 0: No limita la busqueda trayendo
todas las facturas, puede ser muy demorado cuando el numero de facturas diarias es
alto
104
FACTURACION
FACTURAS NUMERO DE ITEMS EN FACTURA
30
1-255 Indique el máximo número de items que puede contener una factura de
venta.
FACTURACION
FACTURAS NUMERO DE PEDIDO OBLIGATORIO
NO
SI,NO SI: No se puede facturar un artículo que no haya sido previamente
pedido. NO: Se puede omitir el pedido al facturar y utilizar cualquier item del inventario
FACTURACION
FACTURAS NUMERO DE RECIBO DE CAJA IGUAL AL DE
FACTURA PARA VENTAS DE CONTADO NO
SI,NO SI: El número del recibo será
idéntico al de la factura sin importar la numeración actual de recibos (el prefijos de
recibos no puede ser automático). NO:El número de recibo se controla por el
consecutivo
FACTURACION
FACTURAS NUMERO DE REMISION OBLIGATORIO NO
SI,NO SI: No se puede facturar sin indicar un número de remisión. NO: Se
puede omitir la remisión al facturar
FACTURACION
FACTURAS OCULTAR IMPUESTO AL CONSUMO EN
ARTICULOS SI
SI,NO SI: No se mostrará el impoconsumo en el detalle de las
facturas de venta
FACTURACION
FACTURAS OCULTAR
NOMBRE
DEL
CLIENTE
EN
ENTREGAS DE FACTURAS NO
SI,NO SI: Oculta el nombre del cliente en la
pantalla de entrega de facturas para no influenciar a los entregadores
FACTURACION
FACTURAS PERMITIR HACER RECIBO DE CAJA DESDE LA
FACTURA PARA VENTAS DE CONTADO SI
SI,NO SI:Permite usar la tecla F4
para registrar el pago de la factura actual. NO: Se debe usar la opción de pagos de
cliente o recibos de caja para cancelar la factura una vez grabada.
FACTURACION
FACTURAS PERMITIR MENOR VALOR DEL RECIBO HECHO
DESDE LA FACTURA
SI
SI,NO NO: Siempre de graba el recibo de caja por
el valor total de la factura cuando se presiona F4
FACTURACION
FACTURAS PERMITIR MODIFICAR LA LISTA DE PRECIOS
SI
SI,NO SI: Permite escoger una lista de precios al facturar, NO: Trae la
lista del cliente o la predeterminada para facturar y no permite que el vendedor la
modifique.
FACTURACION
FACTURAS PERMITIR MODIFICAR LOS DESCUENTOS POR
ITEM ADICIONALES NO
SI,NO NO:Trae los descuentos asociados a la lista de
precios pero no permite al usuario modificarlos
FACTURACION
FACTURAS PERMITIR MODIFICAR PRECIOS EN LA
FACTURA
SI
SI,NO,PUNTO,USUARIO
SI: Permite al usuario cambiar el
precio de venta sugerido al facturar, NO: Trae el precio de lista y el usuario no puede
modificarlo,PUNTO: Depende de la tabla de puntos de venta,USUARIO:verifica el
acceso del usuario definido por mantenimiento
FACTURACION
FACTURAS PERMITIR PRECIO MENOR AL PRECIO DE LA
LISTA SI
SI,NO SI: Permite al usuario cambiar el precio de venta por debajo del
precio asignado a lista de precios, NO: Siempre tomará como precio el de la lista
cuando este sea menor.
FACTURACION
FACTURAS PORCENTAJE DE PROPINA A SUGERIR COMO
VALOR EXTRA EN LA FACTURA DE VENTA
0
Indique el porcentaje
sobre la base de la factura que se cobrará al final de la misma como valor extra y podrá
descontarse en el recibo de caja
FACTURACION
FACTURAS PREFIJO DE FACTURA QUE PREGUNTA BASE Y
PORCENTAJE PARA EL CALCULO DEL TOTAL POR ITEM
El prefijo
de factura indicado preguntará base y porcentaje en lugar de precio unitario y descuento
para el cálculo del total por item
105
FACTURACION
FACTURAS PREFIJO DEL RECIBO PARA VENTAS DE
CONTADO R001
Indique el prefijo del recibo de caja que se usará para
cancelar las ventas de contado
FACTURACION
FACTURAS PREFIJO PARA VENTAS DE CONTADO EN
EFECTIVO 0000
Indique el prefijo de las facturas que desea sean
canceladas automáticamente con efectivo.
FACTURACION
FACTURAS PREGUNTAR LETRA PARA LIQUIDAR PUNTOS
POR VENDEDOR
NO
SI,NO SI: Pregunta una letra para con esa calculan los
puntos por vendedor
FACTURACION
FACTURAS REEMPLAZAR PRECIOS MENORES A $1 AL
TRAER DOCUMENTO RELACIONADO
NO
SI,NO SI: Cualquier precio en una
remisión, pedido o cotización menor o igual a $1 se reemplazará por el precio de lista
vigente
FACTURACION
FACTURAS RESTRINGIR VENDEDORES POR PUNTO DE
VENTA
NO
SI,NO SI: Sólamente se podrán hacer facturas del vendedor en el
punto de venta asignado a el en la tabla de vendedores
FACTURACION
FACTURAS SELECCIONAR FORMATO DE IMPRESION
SEGUN NUMERO DE ITEMS
NO
SI,NO SI: El formato de impresión se toma
no del prefijo de la factura si no según el número de items si es menor o igual al número
de items del formato. NO: Toma el formato del prefijo de la factura
FACTURACION
FACTURAS SUBGRUPO
DE
ARTICULOS
CON
PROMOCIONES AUTOMATICAS DE UNIDADES GRATIS
Indique
el código del subgrupo de mercancía al que pertenecen los artículos con promociones
de unidades gratis por cada CANTMIN unidades
FACTURACION
FACTURAS SUGERIR LISTA DE PRECIOS SEGUN DIAS DE
VENCIMIENTO
SI
SI,NO SI:Solo permite indicar una lista cuyo número de
días máximo sea inferior al vencimiento del documento
FACTURACION
FACTURAS TERCERO PARA REPLICAR FACTURA COMO
COMPRA EN COMPAÑÍA RELACIONADA
Indique el NIT del tercero que
permite replicar la venta como compra en una compañía relacionada
FACTURACION
FACTURAS VALIDAR DIAS DE VENCIMIENTO MAXIMO POR
CLIENTE
NO
SI,NO SI: No permite aumentar el número de días de vencimiento
de una factura por encima del dato almacenado para el cliente.
FACTURACION
FACTURAS VALIDAR NUMERO DE LA REMISION
NO
SI,NO SI: El número de remisión digitado debe estar previamente registrado
obligatoriamente. NO: El dato pedido puede digitarse de manera informativa
FACTURACION
FACTURAS VALIDAR NUMERO DEL PEDIDO NO
SI,NO
SI: El número de pedido digitado debe estar previamente registrado
obligatoriamente. NO: El dato pedido puede digitarse de manera informativa
FACTURACION
FACTURAS VENCIMIENTO DE PUNTOS POR CLIENTE EN
AÑOS 1
1,2,3,5 Indique el número de años de vigencia de los puntos de
fidelización de clientes
FACTURACION
FACTURAS VERIFICAR CODIGOS DEL PEDIDO
SI
SI,NO SI: Al hacer la factura con base en un pedido no se copian
automáticamente los códigos pero si se verifica que corresponda al pedido. NO: Trae
automáticamente el contenido del pedido a la factura
FACTURACION
FACTURAS VERIFICAR CUPO DE CREDITO AL AGREGAR
ITEMS NO
SI,NO SI: Por cada item que se agrega a la factura se va verificando el
cupo de crédito disponible. NO: Solo se verifica el cupo de crédito al grabar la factura,
permite hacer recibo antes de grabar para poder registrar.
106
FACTURACION
FACTURAS VERIFICAR DIRECCION DEL CLIENTE AL
FACTURAR NO
SI,NO SI: Se muestran los datos de ubicación de la sucursal del
cliente al facturar para que el vendedor confirme dichos datos.
FACTURACION
GENERAL
COLOR VENTANA PRINCIPAL
$00FF8000
0x00000-0xFFFFFF Indique el color en formato RGB que quiere de fondo en la
ventana principal del módulo
FACTURACION
GENERAL
MOSTRAR CONSULTA DE VENTAS POR
CLIENTE AL ENTRAR AL MODULO
NO
SI,NO SI:Muestra automáticamente
el acumulado de ventas por mes de cada cliente al entrar al módulo de facturación
FACTURACION
GENERAL
PREVISUALIZAR IMPRESION DE DOCUMENTOS
SI
SI,NO SI:Al imprimir cualquier documento aparece la opción preguntando
el destino. NO:Imprime directamente a la impresora predeterminada.
FACTURACION
PEDIDOS
ACCION A TOMAR SI EL CLIENTE TIENE
CARTERA VENCIDA AVISAR
AVISAR,PROHIBIR AVISAR:
Muestra
la
advertencia y deja continuar. PROHIBIR: No permite registrar una factura si el cliente
tiene cartera vencida
FACTURACION
PEDIDOS
ACTUALIZAR
PRECIOS
AL
TRAER
DOCUMENTOS
SI
SI,NO SI: Cambia el precio pactado en el pedido o la
cotización reemplazándolo por el precio de lista actual
FACTURACION
PEDIDOS
CODIGO DE ARTICULO A OMITIR EN LA
CONSOLIDACION DE PENDIENTES
Indique el código de artículo
que se debe omitir de los pendientes por documento. Ejemplo obsequio
FACTURACION
PEDIDOS
CODIGO DE LA SEGUNDA IMPRESORA
Predeterminada
(PREDETERMINADA)...
(PREDETERMINADA):
Imprime en la impresora definida como predeterminada en la configuracion de
impresoras del equipo.
FACTURACION
PEDIDOS
COLOR DE FONDO PARA LOS PEDIDOS
Indique el color de fondo que desea para los pedidos en pantalla. Si no se indica
un color se usará el estándar de Windows.
FACTURACION
PEDIDOS
DESCUENTO PIE PEDIDO IGUAL A SUMA DE
DESCUENTOS POR ITEM NO
SI,NO SI: El descuento final es la suma de
descuentos por item ya previamente descontados de la mercancía. NO: El descuento
final es adicional a los descuentos por item.
FACTURACION
PEDIDOS
DIAS DE VALIDEZ 3
3,10,15,30,60,90
Indique el número de días de validez del pedido antes que el sistema lo inactive
automáticamente
FACTURACION
PEDIDOS
INCLUIR
PEDIDOS
PENDIENTES
POR
FACTURAR EN VALIDACION DE CUPO DE CREDITO NO
SI,NO SI: Descuenta
del cupo disponible los pedidos pendientes por facturar
FACTURACION
PEDIDOS
NUMERO DE COPIAS A IMPRIMIR DE FORMA
PREDETERMINADA 1
1,2,3,4,5
Indique el número de copias que se
mandarán a la impresora de forma predeterminada
FACTURACION
PEDIDOS
NUMERO DE ITEMS EN PEDIDO 30
1-255
Indique el máximo número de items que puede contener un pedido de clientes.
FACTURACION
PEDIDOS
PERMITIR MODIFICAR LA LISTA DE PRECIOS
SI
SI,NO SI: Permite escoger una lista de precios al facturar, NO: Trae la
lista del cliente o la predeterminada para facturar y no permite que el vendedor la
modifique.
FACTURACION
PEDIDOS
PERMITIR MODIFICAR PRECIOS EN EL PEDIDO
SI
SI,NO,PUNTO,USUARIO
SI: Permite al usuario cambiar el precio de
venta sugerido al facturar, NO: Trae el precio de lista y el usuario no puede modificarlo,
107
PUNTO: Depende de la tabla de puntos de venta,USUARIO:verifica el acceso del
usuario definido por mantenimiento
FACTURACION
PEDIDOS
PREFIJO PARA INGRESAR AL INVENTARIO
PENDIENTES POR ENTREGAR
Indique el prefijo del pedido que se
usará para el registro de pendientes por entregar que generará una entrada al inventario
automática
FACTURACION
PEDIDOS
VALIDAR CUPO DE CREDITO EN EL PEDIDO
IGNORAR
AVISAR,PROHIBIR,IGNORAR
AVISAR:Verifica y avisa si del
cupo de crédito disponible aunque no lo afecta. IGNORAR:No valida el cupo de crédito
disponible. PROHIBIR:Ademas de avisar del cupo de credito, no permite registrar el
documento si no cuenta con disponible.
FACTURACION
PEDIDOS
VALIDAR EXISTENCIAS DESDE EL PEDIDO
SI
SI,NO SI: Avisa si la existencia es insuficiente para atender el pedido.
NO: ignora que la existencia es insuficiente.
FACTURACION
PEDIDOS
VERIFICAR CUPO DE CREDITO AL AGREGAR
ITEMS NO
SI,NO SI: Por cada item que se agrega a la factura se va verificando el
cupo de crédito disponible. NO: Solo se verifica el cupo de crédito al grabar la factura,
permite hacer recibo antes de grabar para poder registrar.
FACTURACION
PEDIDOS
VERIFICAR DIRECCION DEL CLIENTE AL
HACER PEDIDOS NO
SI,NO SI: Se muestran los datos de ubicación de la
sucursal del cliente al facturar para que el vendedor confirme dichos datos.
FACTURACION
POS AGREGAR ARTICULOS GRATIS SI SE COMPLETA LA
CANTIDAD MINIMA POR GRUPO/SUBGRUPO SI
SI,NO
FACTURACION
POS CAMBIAR FECHA DE BLOQUEO AUTOMATICAMENTE
AL CAMBIAR FECHA DE LA FACTURA NO
SI,NO SI: El sistema modificará
automáticamente la fecha de bloqueo contable cada vez que se grabe una factura con
fecha posterior al bloqueo impidiendo nuevos registros de fechas anteriores
FACTURACION
POS CAPTURAR SOLO CODIGOS DE BARRAS
SI
SI,NO SI: No pregunta cantidad, unidad o precio unitario, solo permite digitar o
leer códigos de barras. NO: Habilita todos los campos del detalle de la factura
FACTURACION
POS DESCUENTO DE PIE DE FACTURA COMO VALOR
EXTRA DESPUES DE IVA SI
SI,NO
FACTURACION
POS HABILITAR UNIDADES ALTERNATIVAS NO
SI,NO
SI: Permite al usuario seleccionar una unidad diferente a la leída del código de
barras
FACTURACION
POS IMPRIMIR AUTOMATICAMENTE AL GRABAR LA
FACTURA
SI
SI,NO SI: Imprime siempre que raba una factura. NO: Pregunta si
desea imprimir la factura o nopermitiendo al usuario no imprimir algunas facturas
FACTURACION
POS IMPRIMIR
DEVOLUCIONES
DE
ARTICULOS
NEGATIVOS SI
SI,NO SI: Imprime el item facturado y su devolución con cantidad
negativa en renglones separados. NO: Ignora el item facturado y devuelto
FACTURACION
POS MANEJAR TABLA DE PUNTOS DE CLIENTE
ACUMULADOS PARA VARIAS AGENCIAS
NO
SI,NO SI:
Los
saldos
acumulados, por vencer y vencidos es leído de una tabla global actualizada por el envio
y no de la tabla de puntos cliente. NO: El acumulado se actualiza localmente en cada
operación
FACTURACION
POS NOMBRE DEL PERFIL DEL DRIVER OPOS PARA EL
SCANNER DE CODIGO DE BARRAS SERIAL O USB
Si posee un
driver OPOS para el lector indique el nombre del perfil indicado en la documentación del
driver. Deje la respuesta vacia si usa la interfaz de teclado para leer los códigos de
barras
108
FACTURACION
POS NOMBRE DEL PERFIL DEL DRIVER OPOS PARA LA
BALANZA SERIAL/USB
Si posee un driver OPOS para la balanza
indique el nombre del perfil indicado en la documentación del driver. Deje la respuesta
vacia para leer el puerto serie directamente mediante los parámetros indicados por la
opción de configuración del POS
FACTURACION
POS PERMITIR CREAR CLIENTES DESDE EL POS NO
SI,NO SI: Permite crear y modificar clientes desde el POS. NO: Sólo se pueden
crear o modificar los datos del cliente desde el módulo de cartera o facturación.
FACTURACION
POS PERMITIR DESCUENTOS DE PIE DE DOCUMENTO
NO
SI,NO
FACTURACION
POS PERMITIR DEVOLVER ITEMS NO FACTURADOS
NO
SI,NO SI: Se puede devolver un artículo que no pertenezca a la factura
(se usa durante el proceso de implementación). NO: No permite ingresar un artículo que
no este previamente facturado
FACTURACION
POS PERMITIR DIGITAR NOMBRE DEL CLIENTE EN LA
FACTURA
NO
SI,NO SI: La tecla F12 ubica el cursor sobre el nombre del cliente
para digitarlo en la factura. NO: La tecla F12 ubica el cursor sobre el NIT del cliente para
digitarlo
FACTURACION
POS PERMITIR MODIFICAR PRECIOS NO
SI,NO SI:
Permite al usuario modificar el precio unitario del artículo
FACTURACION
POS PERMITIR PRECIOS DE VENTA EN CERO
NO
SI,NO SI: Permite que se facture un item a cero pesos. NO: Obliga a que todo
artículo tenga un precio de venta mayor que cero
FACTURACION
POS PERMITIR TRAER CODIGOS DE ARTICULOS DESDE LA
BUSQUEDA NO
SI,NO SI: Al presionar F9 y buscar un artículo el usuario puede
traer ese código a la factura. NO: Por seguridad se obliga al usuario a digitar el código
de barras
FACTURACION
POS PERMITIR VALOR RECIBIDO MENOR AL VALOR DE LA
FACTURA
SI
SI,NO SI: Permite grabar una factura sin indicar forma de pago
aunque el sistema graba el recibo por el valor de la factura en efectivo. NO: Obliga al
usuario a digitar el monto recibido y calcula las vueltas
FACTURACION
POS PREGUNTAR VENDEDOR EN CADA NUEVA FACTURA
NO
SI,NO SI: Permite cambiar el vendedor en cada nueva factura
ubicandose en el encabezado de la factura. NO: Toma el vendedor con que se ingresó
al pos.
FACTURACION
REMISIONES ACCION A TOMAR SI EL CLIENTE TIENE
CARTERA VENCIDA AVISAR
AVISAR,PROHIBIR AVISAR:
Muestra
la
advertencia y deja continuar. PROHIBIR: No permite registrar una factura si el cliente
tiene cartera vencida
FACTURACION
REMISIONES ACTUALIZAR
PRECIOS
AL
TRAER
DOCUMENTOS
NO
SI,NO SI: Cambia el precio pactado en el pedido o la
cotización reemplazándolo por el precio de lista actual
FACTURACION
REMISIONES CODIGO DE LA SEGUNDA IMPRESORA
Predeterminada
(PREDETERMINADA)...
(PREDETERMINADA):
Imprime en la impresora definida como predeterminada en la configuracion de
impresoras del equipo.
FACTURACION
REMISIONES NUMERO DE FACTURA OBLIGATORIO NO
SI,NO SI: No se puede remisionar un artículo que no haya sido previamente
facturado. NO: Se puede omitir la factura al remisionar y utilizar cualquier item del
inventario
109
FACTURACION
REMISIONES NUMERO DE ITEMS EN REMISION
30
1-255 Indique el máximo número de items que puede contener una remisión de
venta.
FACTURACION
REMISIONES NUMERO DE PEDIDO OBLIGATORIO
NO
SI,NO SI: No se puede remisionar un artículo que no haya sido previamente
pedido. NO: Se puede omitir el pedido al remisionar y utilizar cualquier item del
inventario
FACTURACION
REMISIONES PERMITIR MODIFICAR LA LISTA DE PRECIOS
SI
SI,NO SI: Permite escoger una lista de precios al facturar, NO: Trae la
lista del cliente o la predeterminada para facturar y no permite que el vendedor la
modifique.
FACTURACION
REMISIONES PERMITIR MODIFICAR PRECIOS EN LA
REMISION SI
SI,NO,PUNTO,USUARIO
SI: Permite al usuario cambiar el
precio de venta sugerido al facturar, NO: Trae el precio de lista y el usuario no puede
modificarlo, PUNTO: Depende de la tabla de puntos de venta,USUARIO:verifica el
acceso del usuario definido por mantenimiento
FACTURACION
REMISIONES PERMITIR VARIOS DESPACHOS PARCIALES
DEL MISMO PEDIDO/FACTURA SI
SI,NO SI: Cuando quedan faltantes de un
pedido o factura se despachan con una nueva remisión más adelante. NO: Se debe
hacer devolución de lo no entregado ya que no se permitirá una nueva remisión sobre
ese pedido
FACTURACION
REMISIONES VALIDAR CARTERA AL REMISIONAR
NO
SI,NO SI: Verifica que el cliente tenga cupo de crédito disponible y no tenga
documentos vencidos al momento de hacer la remisión
FACTURACION
REMISIONES VALIDAR NUMERO DE LA FACTURA
NO
SI,NO SI: El número de factura digitado debe estar previamente registrado
obligatoriamente. NO: El dato pedido puede digitarse de manera informativa
FACTURACION
REMISIONES VALIDAR NUMERO DEL PEDIDO NO
SI,NO
SI: El número de pedido digitado debe estar previamente registrado
obligatoriamente. NO: El dato pedido puede digitarse de manera informativa
FACTURACION
REMISIONES VERIFICAR CODIGOS DEL PEDIDO
NO
SI,NO SI: Al hacer remisión con base en un pedido no se copian
automáticamente los códigos pero si se verifica que corresponda al pedido. NO: Trae
automáticamente el contenido del pedido a la remisión
FACTURACION
REMISIONES VERIFICAR DIRECCION DEL CLIENTE AL
REMISIONAR NO
SI,NO SI: Se muestran los datos de ubicación de la sucursal del
cliente al facturar para que el vendedor confirme dichos datos.
FACTURACION
RUTERO
CONTABILIZAR RUTERO NO
SI,NO SI:
Genera un movimiento contable que permite pasar la cuenta por pagar de un auxiliar a
otro de la cartera para distinguir facturas expedidas de facturas entregadas
FACTURACION
RUTERO
NUMERO DE DIAS PARA LLAMAR FACTURAS AL
RUTERO
2
2,3,5,7,10,15,30,90,360
Indique el máximo número de días a
mirar para sugerir las facturas a traer al rutero
FACTURACION
TIENDAV
CODIGO DE LA LISTA DE PRECIOS A PUBLICAR
EN LA TIENDA VIRTUAL
0
Indique el código de la lista de precios que
se publicará en la tienda virtual en internet
FACTURACION
TIENDAV
CODIGO DEL LENGUAJE A REPORTAR A LA
TIENDA VIRTUAL 3
1,2,3,4,5
Indique el código de lenguaje para subir las
descripciones a la tienda virtual
110
FACTURACION
TIENDAV
SUBIR CANTIDADES DISPONIBLES A LA TIENDA
VIRTUAL
SI
SI,NO SI:Reporta la cantidad actual disponible como un dato del
artículo en la tienda virtual
FACTURACION
TIENDAV
SUBIR IMAGENES A LA TIENDA VIRTUAL
SI
SI,NO SI:Genera un archivo .jpg con el código del artículo como nombre
y los sube a la carpeta images de la tienda virtual
FACTURACION
TRANSPORTE
CODIGO
DE
LA
DIRECCION
TERRITORIAL PARA EL RANGO DE MANIFIESTOS
454
FACTURACION
TRANSPORTE
PORCENTAJE INGRESO POR REMESAS
A CREDITO 30
FACTURACION
TRANSPORTE
PORCENTAJE INGRESO POR TIQUETES
A CREDITO 10
FACTURACION
VENDEDORES
COMISIONES EN VENTA INCLUYENDO
IMPUESTOS NO
SI,NO SI: La comisión se liquida sobre el total de la factura
incluyendo IVA y CONSUMO. NO: La comisión se liquida sobre la base de la factura.
FACTURACION
VENDEDORES
INCLUIR PENDIENTE POR FACTURAR EN
% DE CUMPLIMIENTO EN ANALISIS DE VENTAS
NO
SI,NO SI: El pendiente
por facturar afecta el % de cumplimiento de las ventas en el informe de análisis de
ventas por vendedor. NO: El cumplimiento no tiene en cuenta el pendiente por facturar,
solo las ventas realizadas.
FACTURACION
VENDEDORES
PRESUPUESTO
DE
VENTAS
INCLUYENDO IVA NO
SI,NO SI: La meta fijada incluye el impuesto a las ventas.
NO: La meta es sólo la base de las ventas
Para grabar sus respuestas deberá presionar F2 o hacer clic sobre el botón grabar, para
salir sin grabar presione ESC.
111