PROTOCOLO DE UN ACTO

PROTOCOLO
PROTOCOLO DE UN ACTO
1.- EL ORDEN DEL ACTO
2.- DISCURSOS
Realmente, cuando se habla del protocolo de un acto, se hace referencia a dos
cuestiones esenciales: orden del acto (contenido) y colocación de invitados.
Ambos son temas complejos que varían según sea la filosofía del acto y las
características del local donde se celebre.
PROTOCOLO
ORDEN DEL ACTO
Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los actos
desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan. Suele
ser el acto central que motiva la invitación y en él el anfitrión se dirige a todos para exponerles
el motivo de la reunión o celebración, al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de
honor o en especial a la persona a la que se dirige. De forma incorrecta, este momento se
conoce como el acto institucional. Por lo general, suele poner fin a la parte formal de los
programas.
En actos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse
con la interpretación de los himnos oficiales (a los que nos referiremos en otro capítulo).
Una vez que se ha constituido la presidencia, quien preside lee el orden del día
anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la
intervención) a los que hagan uso de la palabra. Lo más recomendable es que el que preside
disponga de un folio con el orden del día, que lee en cada momento.
Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra, debe hacerlo desde el
mismo sitio donde preside, sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión hasta el atril
o micrófono. En estos casos, debe disponer de un micrófono fijo en su puesto, aunque los
demás intervengan desde un atril.
El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. Si el anfitrión ha cedido la
presidencia a una autoridad o invitado de honor, debe cederle igualmente la conducción del
acto. En todos los actos debe haber orden del día y una persona que conceda la palabra, pues no
hay por qué suponer que los invitados conozcan al que habla. Debe ser presentado. Sin
embargo, nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los demás) porque
se supone que ya es conocido.
Excepcionalmente la concesión o uso de la palabra puede efectuarse por megafonía con
voz anónima, recurso muy indicado para eventos de masiva asistencia donde los discursos no
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constituyen por sí mismos la parte central del acto o actos, o cuando la prelación de los
intervinientes fuera muy similar.
Cuando el que preside el acto anuncia la intervención de una autoridad de superior rango
lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: “Hace uso de la palabra...”. De no darse tal
circunstancia “Tiene la palabra...”. Hay que evitar expresiones como “Concedo la palabra...”,
“Puede hacer uso de la palabra...”, etc.
DISCURSOS
Por término general, los discursos van de menor a mayor rango. Es decir, habla primero
el de menor rango y en último lugar quien preside. Lo razonable es que en primer lugar se dirija
el anfitrión principal, con el fin de dar la salutación inicial, agradecer la asistencia y explicar los
motivos principales del acto. Si el anfitrión presidiera el acto, la primera intervención debe ser
asumida por algún representante cualificado de la entidad anfitriona, pues lo lógico es que lo
primero sea dar la bienvenida y agradecer la asistencia. Después irán sucesivamente el resto de
las intervenciones de acuerdo al rango (de menos a más) y finalmente la de quien preside.
Así, en un acto relativo a la inauguración de una empresa, cuyo acto preside el consejero
de Industria, y en el que está previsto intervengan el propio consejero, el presidente de la
empresa, el director de la factoría en cuestión, y el director general del Ministerio de Industria,
el orden lógico de los parlamentos sería el siguiente:
•
Director de la factoría
•
Director General del Ministerio.
•
Presidente de la empresa.
•
Consejero de Industria.
Podrían opinar algunos que el director general del ministerio debería de hablar después
del presidente de la empresa, pues tiene un rango superior. Eso con ser cierto, no debe tenerse
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en cuenta por cuanto que el presidente de la empresa es el anfitrión y si no preside es porque ha
cedido tal honor al consejero (pero no olvidemos que sólo ha cedido un puesto, no todos).
En el caso de un acto, en materia sanitaria, que organiza la comunidad autónoma y al que
asiste su presidente, el orden de las intervenciones podría ser el siguiente:
ƒ
Consejero de Sanidad.
ƒ
Secretario General del Ministerio de Sanidad.
ƒ
Alcalde del Municipio.
ƒ
Delegado del Gobierno.
ƒ
Presidente de la comunidad.
También puede ser correcto que el anfitrión que presida un acto, antes de conceder la
palabra al primer orador, haga una salutación y agradezca la asistencia. Pero siempre debe
ceder la palabra en primer lugar a una persona de su propio equipo para que exponga en
profundidad lo que motiva el mismo. Es deseable en estos supuestos, que el primer
interviniente haga su exposición desde un punto de vista técnico, dejando el capítulo de las
valoraciones para su jefe superior.