GESTION DE CONTROL RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS 1

GESTION DE CONTROL
RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS
CÓDIGO
EV-CON-PR-04
VERSIÓN
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1.OBJETIVO:
Facilitar el desarrollo de las actividades de los entes externos para que el suministro de la información requerida se realice por
cada responsable de manera oportuna y veraz, soportada en documentos, informes y reportes confiables y verificables. Así
mismo, rendir los informes que los organismos de control soliciten o estén reglamentados, en cumplimiento con el objetivo del
proceso Gestión de Control.
2.ALCANCE:
Inicia con la identificación de las necesidades de generación de los informes requeridos por los entes de control, continua con la
identificación y recepción de la información y termina con la generación de informes internos y externos.
3.LIDER DEL PROCEDIMIENTO:
Jefe Oficina de Control interno
4.REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES:
4.1 REFERENCIAS NORMATIVAS
Ver normograma
5.DEFINICIONES:
Acompañamiento: son estrategias o mecanismos empleados para viabilizar el conocimiento al auditado.
Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. La secuencia ordenada
de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o función.
Auditoría interna: Examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una
entidad que permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados
obtenidos y la satisfacción d los diferentes grupos de interés.
Avance al plan de mejoramiento: informe del cumplimiento de las actividades contenidas en el Plan de Mejoramiento que
permite conocer el grado de cumplimiento.
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de
Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la
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CHIP: Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública
Comité Coordinador de Control Interno: Comité establecido al más alto nivel jerárquico de la universidad Surcolombiana de
Coordinación del Sistema de Control Interno en los términos del artículo 13 de la ley 87 de 1993, como un órgano de articulación
y asesoría al Rector y del nivel directivo, cuyo principal objetivo es el de brindar apoyo en el análisis y toma de decisiones en
materia de control interno.
Ente de control: Organismo encargado de vigilar el cumplimiento de la normatividad o manejo eficiente de los recursos de
aquellas instituciones que por ley general les corresponde ser auditadas.
Entes Externos: Entidades u organismos del estado que evalúan nuestra gestión en forma estructurada, fortaleciendo con ello
las políticas de democratización y de moralización y transparencia en la administración educativa pública.
Evaluación al sistema de control interno contable: consiste en determinar mediante pruebas, la existencia y efectividad de los
mecanismos de control y verificar las actividades propias del proceso contable, que garantiza que la información financiera,
económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el PGCP.
Informe de Austeridad: tiene como objetivo la verificación del cumplimiento de las disposiciones que en materia de restricción,
austeridad y eficiencia de gasto que aplican para la Universidad.
Planes de Mejoramiento Institucional: Elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para
corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno. Estos se enmarcan dentro de un contexto de tiempo y
espacio, requieren de la definición de estrategias, objetivos (medibles y cuantificables) y asignación de responsabilidades.
Plan de Mejoramiento Contraloría General de la República (CGR): el conjunto de las acciones correctivas o preventivas que
debe adelantar un sujeto de control fiscal en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de subsanar y
corregir las causas que dieron origen a los hallazgos administrativos identificados por la Contraloría General de la República,
como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia,
eficacia, equidad o mitigar el impacto ambiental.
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida.
Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.
Proceso de Gestión: secuencia de los procesos orientados en forma interrelacionados en la transformación de elementos de
entradas y salidas en forma eficiente.
Proceso de resultado: nivel de satisfacción relacionado con una serie de factores que interactúan entre sí para medir el
resultado final.
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Proceso relevante: es una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada, para conseguir
un resultado que satisfaga plenamente los objetivos, las estrategias de la Universidad y los requerimientos del cliente.
Representante de la Alta Dirección: es un Directivo del Primer Nivel de la Entidad designado por el representante, distinto al
jefe de la Oficina de Control Interno, quien debe dar cumplimiento a la dispuesto en la Resolución No. 129 de 2007 de la
Universidad Surcolombiana o la norma que la modifique.
Oficina de Control Interno: Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo,
encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la
continuidad del proceso administrativo, la re-evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos
necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
SIRECI: Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes.
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6.
6.1
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
6.1.1 SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
Nº
1
2
3
ACTIVIDAD
Recepcionar
el
informe de auditoría
1.
1
expedido
por
la
Contraloría General
de la República.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
La Rectoría de la Universidad recepciona el
informe definitivo de la auditoría realizada por la
Contraloría
General
de
la
República.
Posteriormente, dicho despacho procede a remitir Rector
mencionado informe a la Oficina de Control
Interno.
REGISTRO
Informe de Auditoría de
la CGR y Comunicación
Oficial
Se convoca a reunión a los Líderes de los
Procesos, con el fin de presentar el Informe de
Comunicación Oficial y/o
Convocar a reunión
Jefe
oficina
de
correo electrónico y EVa los Líderes de los auditoría y definir los responsables de establecer
CAL-FO-03 registro y
las acciones de mejora que subsanen cada Control Interno
Procesos.
control de actividades.
hallazgo.
La Oficina de Control Interno diligencia el formato
de Plan de Mejoramiento en lo relacionado con la
Jefe de la Oficina
Remisión de Plan de descripción y la causa de los Hallazgos.
de
Control Formato
plan
de
Mejoramiento para
Interno- Líder del mejoramiento de la CGR
su
respectivo Posteriormente, se remite el Plan de Mejoramiento
y correo electrónico.
a los Líderes de los Procesos responsables, para Proceso
diligenciamiento.
Responsable.
el respectivo diligenciamiento del mencionado
plan.
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EV-CON-PR-04
Recepcionar Plan de
Mejoramiento
diligenciado
2.
por
parte
de
los
responsables.
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Se recepciona el Plan de Mejoramiento Jefe de la Oficina Plan de mejoramiento
diligenciado por parte de los responsables de de
Control (Formato CGR)- correo
establecer las acciones de mejora que subsanen Interno-Auditor
electrónico.
cada hallazgo.
La Oficina de Control Interno y la Oficina Jurídica,
revisan el Plan de Mejoramiento diligenciado por
Revisar el Plan de los responsables. En caso de existir sugerencias
Mejoramiento.
se devuelve o se cita a reunión al responsable(s)
para realizar los ajustes pertinentes al mismo.
Jefe Oficina de Correo electrónicoControl
Interno- EV-CAL-FO-03 registro y
AuditorOficina control de actividades.
Jurídica - Lideres
de los Procesos
3.
Se consolida el Plan de Mejoramiento el cual Jefe Oficina de
Consolidar el Plan
contiene el total de los hallazgos cada uno con sus Control Interno –
de Mejoramiento.
acciones de mejora entre otros.
Auditor Interno
Vicerrectoría
Se remite el Plan de Mejoramiento a la Contraloría Administrativa y/o
Remitir
4.
el Plan de
General de la República a través del aplicativo Jefe de la Oficina
Mejoramiento al Ente
SIRECI.
de
Control
de Control.
Interno.
Mediante comunicación oficial se remite a los Jefe de Oficina
Remitir el Plan de Líderes de los Procesos el Plan de Mejoramiento Control
Interno5.
Mejoramiento a los suscrito con la Contraloría General de la Auditor.
Líderes
de
los República.
Procesos.
Finalmente este Plan es publicado en portal
institucional.
Plan de mejoramiento
(Formato CGR).
Certificado de recepción
del
Plan
de
Mejoramiento CGR.
Comunicación oficial y/o
correo
electrónicoPágina web.
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6.1.2 AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO
Nº
1.
ACTIVIDAD
Expedir
comunicación
oficial
para
seguimiento
al
Plan
de
Mejoramiento.
DESCRIPCION
El Jefe de la Oficina de Control Interno, expide
comunicación oficial estableciendo el tiempo
máximo para la entrega de los documentos que
soportan el avance del Plan de Mejoramiento.
Jefe de la Oficina
Control Interno
Comunicación oficial
Se designa mediante comunicación oficial y/o
correo electrónico a los auditores que realizarán el
los seguimiento a las acciones establecidas en el Plan
de Mejoramiento.
Jefe de la Oficina
Control Interno
Comunicación oficial y/o
correo electrónico.
Auditor -Secretaria
Comunicación
oficial
suscrita
por
el
responsable del Plan de
Mejoramiento -Acta de
Visita
Auditor Interno
Soportes y Formato de
Plan de Mejoramiento
CGR.
2.
Designar
Auditores.
3.
Recepcionar
Se recepciona por parte de los responsables los
documentos
documentos que soportan el avance del Plan de
soportes
del Mejoramiento.
avance al Plan de
Mejoramiento.
4
Revisar y
Registrar en el
Formato de Plan
de Mejoramiento
la
información
soporte.
Se revisa la información recibida y/o recolectada
que soporta el cumplimiento de las acciones de
mejora. Posteriormente, se procede a registrar en
el Formato de
Plan de Mejoramiento, la
información soporte.
RESPONSABLE
REGISTRO
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Se remite mediante correo electrónico al Jefe de Jefe
de
la Oficina de Control Interno, el formato de Plan de Control
Mejoramiento diligenciado, para su revisión y Auditor
aprobación.
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5
Se remite al Jefe
de la Oficina de
Control Interno, el
formato de Plan
de Mejoramiento
diligenciado.
6
Jefe de la Oficina de
Se remite el avance del Plan de Mejoramiento a la
Certificado de recepción
Control Interno y/o
Remitir el informe Contraloría General de la República a través del
de avance del Plan de
Vicerrectoría
de avance del aplicativo SIRECI.
Mejoramiento CGR.
Administrativa.
Plan
de
Mejoramiento
7
Publicación
del
Se publica en el portal institucional de la Jefe de la Oficina de
avance del Plan
Página web.
Universidad, el avance del Plan de Mejoramiento.
Control Interno
de Mejoramiento
6.2 INFORME TRIMESTRAL (SUIP - SIGEP)
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Se solicita la información pertinente al Área de
Solicitar
Personal para la elaboración del informe trimestral
1
información
de seguimiento a la información reportada en el
(SUIP-SIGEP).
Realizar
Se realiza seguimiento a la información requerida
seguimiento a la para que ésta sea allegada a la Oficina de Control
2
información
Interno de manera oportuna.
requerida.
Oficina
-Interno
RESPONSABLE
Correo electrónico.
REGISTRO
Jefe de la Oficina
Control
Interno- Comunicación oficial
Auditor Interno
Auditor Interno.
Comunicación Oficial y/o
correo electrónico.
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La información recibida se revisa, analiza, y
Aplicar técnicas y
conceptúa, para efectos de la elaboración del
herramientas de
Auditor Interno.
informe de auditoría.
auditoría.
4
Elaborar y remitir Se elabora y se remite el informe de auditoría al Jefe de la Oficina de
Informe de auditoríainforme
de Jefe de la Oficina de Control Interno, para su Control
InternoCorreo electrónico.
auditoría.
revisión y aprobación.
Auditor Interno.
5
6
7
Papeles de Trabajo
Remitir el informe El informe definitivo que se realiza trimestralmente, Jefe
Oficina
de Comunicación Oficial o
de auditoría.
control
Interno
- medio digital
se remite al Rector de la Universidad.
Auditor
Certificar Informe Con el soporte del informe de auditoría del SUIP- Jefe
Oficina
de Certificado DAFP
Trimestralmente
InternoSIGEP, se procede a certificar en la plataforma del Control
ante el D.A.F.P.
Auditor.
Departamento Administrativo de la Función
pública-D.A.F.P.
Publicación
informe.
del Se publica el informe de auditoría de SUIP-SIGEP Jefe de la Oficina de Página web.
Internoen la página web de la Universidad Control
Auditor-Secretaria
Surcolombiana.
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6.3 INFORME VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO NORMAS DE USO DE SOFTWARE
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
Se informa al Centro de Tecnologías de Jefe de Oficina de Comunicación oficial
Información y Comunicaciones-CTIC, cual será Control Interno.
el auditor designado para la realización de la
visita de verificación de legalidad de los software
Informar visita de
1.
utilizados en la Universidad. De igual forma se
verificación.
solicita la asignación de un Ingeniero de
sistemas para que realice el acompañamiento si
se considera necesario.
2.
3.
4.
5.
Realizar visita
levantamiento
información.
Se realiza visita al CTIC y se diligencia el Auditor Interno.
de cuestionario establecido por la Dirección
de Nacional de Derechos de Autor- D.N.D.A.
EV-CON-FO-06 Acta
de Visita
Utilizando técnicas de auditoría, se selecciona Auditor
Interno
e Papeles de trabajo
una muestra sobre la cual se debe realizar la Ingeniero de Sistemas.
Verificar la legalidad
inspección de los software que se encuentren
del software.
instalados en los equipos de cómputo de la
Universidad.
De acuerdo al resultado obtenido de las pruebas Auditor Interno.
EV-CON-FO-01
Elaborar el informe. realizadas, se elabora el informe de seguimiento
Informe de Auditoría
de verificación de legalidad de software.
Remisión
informe
revisión
de Se remite el informe de auditoría al Jefe de la Jefe de la Oficina de EV-CON-FO-01
para Oficina de Control Interno para su revisión y Control Interno
Informe de Auditoría
y aprobación.
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aprobación.
6
7
Diligenciamiento de Una vez aprobado el informe, se procede a
cuestionario en la diligenciar el cuestionario indicado por la
Dirección Nacional D.N.D.A.
de Derechos de
Autor-D.N.D.A.
Se publica el informe de seguimiento de
Publicación
del
verificación de legalidad de software en la página
Informe.
web de la Universidad Surcolombiana.
Jefe de la Oficina de Constancia D.N.D.A
Control Interno.
Jefe Oficina de Control
Interno
–
Auditor- Página web.
Secretaria.
6.4 INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Se solicita al Área Financiera la información de los
estados financieros y las notas a los mismos de la
1
Solicitar información vigencia anterior, los cuales deben estar
debidamente firmados para la realización del
informe Anual de Control Interno Contable.
La información recibida se analiza y evalúa para
Análisis
y asignarle una calificación al control interno
evaluación de la contable, aplicando el formato determinado por la
2
información
Contaduría General de la Nación, sobre el cual se
recibida.
debe validar la información consignada a través de
evidencias.
RESPONSABLE
REGISTRO
Jefe de la Oficina de Comunicación Oficial
Control
InternoAuditor Interno
Auditor Interno
Papeles de Trabajo y
formato de la CGN.
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CÓDIGO
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Elaborar
informe.
EV-CON-PR-04
y
VERSIÓN
5
VIGENCIA
5
6
Página
De acuerdo con la calificación asignada, se elabora Auditor Interno
remitir y se remite el Informe de Control Interno Contable
al Jefe de la Oficina para su revisión y aprobación.
Se presenta en reunión, al líder del Área
Financiera, el Informe de Control Interno Contable.
4
2016
Presentar el informe
al Líder del Proceso En caso de existir sugerencias o comentarios al
auditado.
informe, el Jefe de la Oficina de Control Interno y/o
auditor tomarán la decisión de ajustar o no el
mismo.
Jefe de la Oficina de
Control
InternoAuditor InternoLíder
del
Área
Financiera.
Se diligencia la calificación realizada al Control Auditor Interno
Rendir
la Interno Contable de la vigencia anterior, en la
calificación a la página web de la Contaduría General de la Nación.
Contaduría General
de la Nación
11 de 13
Informe de Control
Interno Contable y/o
Correo electrónico.
Informe de Control
Interno Contable.
EV-CAL-FO-03
Registro y Control de
actividades.
Registro
de
la
rendición en la página
Remisión
del Se remite el Informe final de control interno Jefe de Oficina de
Informe de control contable al Rector.
Control
Interno
- Comunicación Oficialinterno contable.
Auditor Interno
1.
7
Publicación
Informe.
del
Se publica el informe de Control Interno Contable Jefe
Oficina
de
en la página web de la Universidad Surcolombiana. Control Interno – Página web
Auditor- Secretaria.
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CÓDIGO
EV-CON-PR-04
VERSIÓN
5
VIGENCIA
6.5 INFORME DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PÚBLICO
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Trimestralmente se solicita a las Áreas pertinentes, la
información relacionada a los gastos públicos, según
Solicitar
lo establecido en las normas de Austeridad y Eficiencia
1
información.
en el Gasto Público.
2
3
4
5
Revisar
consolidar
información.
del
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RESPONSABLE
REGISTRO
Jefe de la Oficina de Comunicación Oficial
Control
Interno
Auditor Interno
y Se revisa la información obtenida y se consolida para Auditor Interno
la efectos de la elaboración del informe.
Se elabora y se remite el Informe de Austeridad y
Elaborar y remitir
Eficiencia en el Gasto Público al Jefe de la Oficina de
informe.
Control Interno, para su revisión y aprobación.
El informe definitivo que se realiza trimestralmente, se
Remitir
el remite al Rector de la Universidad.
Informe.
Publicación
Informe.
2016
Papeles de trabajo
y/o medio magnético.
Jefe de Oficina de Informe de Austeridad
Control
Interno- – Correo electrónico
Auditor
Jefe de Oficina de Comunicación Oficial
Control Interno
Se publica el informe de Austeridad en la página web Jefe
Oficina
de
de la Universidad Surcolombiana.
Control Interno – Página web
Auditor- Secretaria.
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VERSIÓN
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VIGENCIA
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7.OBSERVACIONES:
Los informes elaborados en la Oficina de Control Interno son: Informe Anual de Control Interno Contable con destino a la
Contaduría General de la República. Informe Trimestral sobre Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público con destino a la
Rectoría. Informe semestral de Avance del Plan de Mejoramiento con destino a la Contraloría General de la República. Informe
ejecutivo anual del Sistema de Control Interno, Informe Trimestral de Control Interno (SUIP-SIGEP) e Informe de verificación de
cumplimiento de normas de uso de software con destino a la Dirección Nacional de Derechos de Autor-D.N.D.A.
8. CONTROL DE CAMBIOS
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION
DESCRIPCION DE CAMBIOS
VERSION
01
02
03
04
05
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-01 Febrero 3 de 2011
Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012
Formato CAL-FO-17 Mayo 26 de 2016
Aprobación documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Elaboro
Reviso
Aprobó
JOSE GERARDO VIDARTE CLAROS
Jefe de la Oficina de Control Interno
EQUIPO DE CALIDAD
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador Oficina Calidad
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